MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

DE LA

SECRETARIA GENERAL

DEL

MINISTERIO DEL INTERIOR

PRESENTACION

El Manual de Organizacin y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del Interior, es un documento normativo de gestin institucional que tiene por objeto la identificacin y armonizacin de la estructura organizativa, la asignacin de funciones especficas para cada cargo, as como la lnea de autoridad, responsabilidad y coordinacin de las unidades orgnicas componentes de la

Secretaria General, en armona con lo establecido en el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio del Interior.

Se invoca al personal integrante de la Secretaria General, el esmerado cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente Manual, posibilitando de esta manera la eficiente atencin al pblico as como la consecucin de los objetivos del Sector Interior.

INDICE
PAG PRESENTACION INDICE TITULO I GENERALIDADES A. B. Alcance Base Legal 05 05 01 02

TITULO II DEL DISEO ORGANICO A. B. Organigrama Estructural de la Secretaria General Cuadro Orgnico de Asignacin de Cargos TITULO III DE LAS FUNCIONES CAPITULO I DE LA SECRETARIA GENERAL A. Funciones Generales CAPITULO II DE LA OFICINA GENERAL A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Secretario General 2.Secretaria IV 3.Tcnico Administrativo II 4.Trabajador de Servicios III 08 09 09 10 10 11 08 06 07

CAPITULO III DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Director de Sistema Administrativo II 2.Tcnico Administrativo III 3.Tcnico en Archivo III 4.Tcnico Administrativo I 5.Auxiliar de Sistema Administrativo II 6.Digitador PAD 1 DEL AREA DE MESA DE PARTES A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Asistente Administrativo I 2.Auxiliar de Sistema Administrativo III CAPITULO IV DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Director de Sistema Administrativo II 2.Tcnico Administrativo III 3.Tcnico Administrativo II 4.Secretaria (o) II CAPITULO V DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Director de Sistema Administrativo II 2.Tcnico Administrativo III 3.Secretaria (o) III 4.Tcnico Administrativo I 5.Tcnico en Archivo II 20 21 21 21 22 23 23 17 18 18 19 19 19 16 16 16 17 11 12 13 13 13 14 15 15

CAPITULO VI DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL A. B. Funciones Generales Funciones Especficas de los Cargos 1.Director de Sistema Administrativo II 2.Tcnico en Archivo III 3.Tcnico en Archivo II 4.Secretaria (o) II 24 24 24 24 25 25

TITULO I GENERALIDADES
A. ALCANCE El contenido del Manual es de aplicacin a la Secretara General, sus unidades de lnea y su cumplimiento compete a todo el personal que labora en dicha dependencia. B. BASE LEGAL El Manual de Organizacin y Funciones de la Secretaria General del Ministerio del Interior se fundamenta en los dispositivos legales siguientes: 1. Resolucin Jefatural N 182-79-INAP/DNR, del 06NOV79, Normas Tcnicas Generales del Sistema de Racionalizacin. 2. Decreto Legislativo N 370 de 04FEB86, Ley Orgnica del Ministerio del Interior. 3. Resolucin Ministerial N 204-A-92-IN/DM de 28FEB92, que aprueba la Estructura Orgnica de los Organos no Policiales del Ministerio del Interior. 4. Resolucin Ministerial N 0829-95-IN-010305000000, del 04JUL95, que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio del Interior. 5. Resolucin Jefatural N 095-INAP/DNR, del 10JUL95, Normas para la formulacin del Manual de Organizacin y Funciones. 6. Resolucin Ministerial N. 0696-99-IN/0301 del 05JUL99. que aprueba la Directiva N. 008-99-IN-0305 Normas del Sistema de Racionalizacin sobre el Manual de Organizacin y Funciones y Manual de Procedimientos Tcnicos de los Organos del Ministerio del Interior.

TITULO II DEL DISEO ORGANICO

A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SECRETARIA GENERAL

ALTA DIRECCION

SECRETARIA GENERAL

OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

OFICINA DE PROCESAMIENTO

OFICINA DE RESOLUCIONES

OFICINA DE ARCHIVO GENERAL

AREA DE MESA DE PARTES

B.

CUADRO ORGANICO DE ASIGNACION DE CARGOS

N de Ord.

DENOMINACION UNIDAD ORGANICA

DENOMINACION DE CARGOS CLASIFICADO ESTRUCTURAL OBSERVA Secretario General Secretaria IV Tcnico Administrativo II Trabajador Servicios III Dir.Sistema Adm. II Tcnico Administrativo III Tcnico en Archivo III Tcnico Administrativo I Tcnico Administrativo I Aux.Sistema Adm. II Aux.Sistema Adm. II Digitador PAD 1 Asistente Adm. I Aux.Sistema Adm. III Director Sistema Adm. II Especialista Adm. II Especialista Adm. II Tcnico Administrativo III Tcnico Administrativo II Tcnico Administrativo II Secretaria II Director Sistema Adm. II Tcnico Administrativo III Tcnico Administrativo I Tcnico en Archivo II Secretaria (o) III Digitador PAD 1 Director Sistema Adm. II Tcnico en Archivo III Tcnico en Archivo II Secretaria (o) II Director General Cargo Confianza
Previsto STA-PNP

001 Secretara General 002 003 004 005 006 007 008 009 010 011 012 013 014 015 016 017 018 019 020 021 022 023 024 025 026 027 028 029 030 031

Oficina de Trmite Documentario

Director

Vacante Vacante

Previsto

Previsto

Area de Mesa de Partes Oficina de Procesamiento

Director

Vacante
Previsto Previsto

Vacante Vacante Vacante

Oficina de Resoluciones

Director

Vacante Vacante
Previsto

Oficina Archivo General

Director

Vacante Vacante Vacante Vacante

TITULO III DE LAS FUNCIONES CAPITULO I DE LA SECRETARIA GENERAL

A. FUNCIONES GENERALES 1. 2. Dirigir, normar, supervisar y evaluar el Sistemas de Trmite Documentario y Archivo del Ministerio. Centralizar y procesar la documentacin elevada por los Organos y Dependencias hacia la Alta Direccin; as mismo la emitida por los Despachos Ministerial y Viceministerial. Centralizar, registrar, tramitar, difundir y/o transcribir, archivar y custodiar las resoluciones y otras normas legales y administrativas de competencia sectorial. Dar fe de la autenticidad de las normas y documentos emitidos y/o pertenecientes al Sector. Apoyar en su campo las tareas administrativas de la Alta Direccin. Organizar, conducir y cautelar el Archivo General del Ministerio.

3.

4. 5. 6.

CAPITULO II DE LA OFICINA GENERAL

A. FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. Proponer a la Alta Direccin la Poltica a seguir en materia de trmite documentario. Dirigir, evaluar las acciones del Sistema de Trmite Documentario. Dar fe de la autenticidad de la documentacin emitidas por el Ministerio del Interior. Otras funciones que le asigne la Alta Direccin del Ministerio del Interior.

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

SECRETARIO GENERAL
Funciones Especficas 1. 2. Cumplir y hacer cumplir las funciones asignadas a la Secretara General. Dirigir, supervisar, evaluar y controlar el funcionamiento de las Unidades Orgnicas de la Secretara General. 3. Optimizar el funcionamiento del Sistema de Trmite Documentario y Archivo del Ministerio del Interior. 4. Firmar y tramitar la documentacin que disponga el seor Ministro, a los Organos del Sector o a Instituciones del Sector Pblico o Privado. 5. Coordinar en el mbito de su competencia con los diversos Organos del Sector, la formulacin de respuesta de la documentacin oficial dirigida al seor Ministro, en los plazos establecidos. 6. Preparar la documentacin para presentarla a los Despachos Ministerial y Viceministerial en las horas establecidas. 7. Coordinar el nombramiento de representantes del Sector ante las Comisiones Multisectoriales. 8. Constatar la conformidad de la documentacin necesaria en los diversos expedientes, obteniendo y consolidando la informacin pertinente. 9. Disponer la adopcin permanente de medidas para la conservacin y seguridad de la documentacin administrativa y legal del Ministerio. 10. Informar el cumplimiento de las funciones de su responsabilidad a la Alta Direccin. 11. Autorizar y dar fe con su firma la autenticidad de las normas y documentos emitidos o pertenecientes al Ministerio del Interior. Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. El Secretario General depende de la Alta Direccin. El Secretario General ejerce su autoridad en el mbito de la Secretara General y funcionalmente alcanza a todas las Unidades que conforman el Sistema de Trmite Documentario del Ministerio. Es responsable del eficiente funcionamiento del Sistema de Trmite Documentario y Archivo del Ministerio.

3.

Requisitos Mnimos 1. De conformidad al Art. 50 de la Ley del Poder Ejecutivo Promulgada mediante Decreto Legislativo N560 del 28MAR90 este cargo es de confianza; a tenor de lo dispuesto en el Decreto Ley N 25515 del 26MAY92, la asignacin para este cargo requiere Resolucin Suprema.

SECRETARIA IV
Funciones Especficas 1. 2. 3. 4.

CODIGO: T4-05-675-4

5. 6.

Organizar y coordinar las audiencias y reuniones en la agenda con la documentacin respectiva del Secretario General. Supervisar y ejecutar el apoyo especializado en conversacin oral y redaccin de un idioma al espaol o viceversa. Recepcionar, atender y anotar las llamadas telefnicas al Secretario General. Intervenir con criterio propio en la redaccin de documentos administrativos por medios informticos de acuerdo a indicaciones generales. Organizar el control y Seguimiento de los expedientes preparando peridicamente los informes de situacin. Administrar la documentacin clasificada del Secretario General.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Secretario General. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo secretaria bilinge. Conocimientos bsicos de informtica.

TECNICO ADMINISTRATIVO II
Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

CODIGO: T4-05-707-2

Apoyar en la formulacin de los documentos dispuestos por el Secretario General. Formular la relacin de documentos por la Alta Direccin o el Secretario General. Formular la relacin de Proyectos de Resolucin Suprema y Ministeriales. Dar informacin relativa al rea de su competencia. Llevar el control de los bienes de la Oficina. Coordinar la distribucin de materiales de la oficina. Organizar los diferentes archivos de la Secretara General.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Secretario General. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

10

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimientos bsicos de informtica. CODIGO: A3-05-870-3

TRABAJADOR DE SERVICIOS III

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5.

Limpiar los diferentes ambientes y muebles que ocupa la Secretara General. Conservar la buena presentacin de las paredes, puertas, ventanas y cortinas de la Secretara General. Solicitar oportunamente la dotacin del material necesario para la limpieza y conservacin de los ambientes. Informar al Secretario General el estado de conservacin y funcionamiento del material y equipo a su cargo. Identificar, controlar y anunciar el ingreso de personas que acuden a la Secretara General, conforme a disposiciones especficas del Secretario General.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Secretario General. Su mbito de responsabilidad comprende los diversos ambientes que ocupa la Secretara General.

Requisitos Mnimos 1. Secundaria completa. Experiencia en manejo de equipos de limpieza.

2.

CAPITULO III DE LA OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

A. FUNCIONES GENERALES Son funciones de la Oficina de Trmite Documentario: 1. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de recepcin, registro, clasificacin, distribucin, control, informacin y seguridad de la documentacin oficial dirigida al Ministro y Viceministro. 2. Programar, dirigir y controlar el registro documentario por el Sistema de Procesamiento Automtico de Datos.
11

3. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de Archivo de la Secretara General y del Archivo Central de la documentacin administrativa del Sector. 4. Coordinar y controlar la ejecucin del cumplimiento de los trmites en los plazos previstos, en observancia a las normas legales y administrativas, as como solicitar los informes de las Dependencias del Sector. 5. Otras funciones que en el mbito de su competencia le encomiende el Secretario General.

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

CODIGO: D4-05-295-2 Funciones Especficas 1. Organizar, programar, dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de las unidades orgnicas que conforman la oficina. 2. Controlar y supervisar permanentemente el cumplimiento de las normas establecidas en el Manual de Seguridad Documentaria para la tramitacin de la documentacin clasificada. 3. Presentar la correspondencia clasificada para ser aperturada por el Secretario General. 4. Presentar de inmediato al Secretario General aquella documentacin que tiene el carcter de URGENTE. 5. Mantener informado al Secretario General sobre el cumplimiento de las acciones programadas y otros que le hayan sido encomendadas. 6. Dirigir, controlar y supervisar la labor del personal a su cargo. 7. Aperturar la correspondencia de correo comn o certificado. 8. Supervisar el buen funcionamiento de la Mesa de Partes del Ministerio del Interior, de conformidad a las normas del Sistema de Trmite Documentario y Archivo. 9. Proponer al Secretario General el otorgamiento del estmulo o aplicacin de sanciones disciplinarias. 10. Asegurar los Archivos activos y pasivos de la Oficina a su cargo. Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. 3. Depende del Secretario General. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la Oficina de Trmite Documentario. Su responsabilidad se circunscribe al eficiente funcionamiento de la Oficina de Trmite Documentario.

12

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo profesional universitario. Capacitacin especializada en el rea de trmite documentario. CODIGO: T5-05-707-3

TECNICO ADMINISTRATIVO III

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Numerar las Guas de Destino y dems documentos formulados en la Secretara General. Preparar los sobres para tramitar la documentacin clasificada y otros documentos. Controlar la distribucin de los diferentes documentos mediante los cargos respectivos. Anotar correlativamente y en orden cronolgico la numeracin y destinatario de los diferentes documentos. Fotocopiar documentos conforme a instrucciones recibidas del Director. Legajar adecuadamente la documentacin cuyo trmite ha concluido. Aplicar los procesos tcnicos del Sistema de Trmite Documentario y Archivo. Informar diariamente al Director de Oficina el trmite dado a los diferentes documentos recepcionados en la Secretara General.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trmite Documentario. Responsable de la organizacin de los archivos de la Oficina de Trmite Documentario.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo no universitario o estudios universitario. Experiencia en el rea de trmite documentario y archivo.

TECNICO EN ARCHIVO III

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4.

CODIGO: T4-05-730-3

Custodiar los archivos activo y pasivo a cargo de la Oficina de Trmite Documentario. Facilitar los documentos de archivo para absolver las consultas requeridas. Seleccionar los documentos o expedientes para ser transferidos al archivo general. Mantener reserva de los documentos archivados y del contenido de los mismos.
13

5. 6.

Recabar la constancia respectiva de aquellas personas interesadas que solicitan copias certificadas de los expedientes. Colaborar, cuando las necesidades lo exijan, en la marcha administrativa de la Oficina.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trmite Documentario. Responsable de la organizacin de los ficheros de la Oficina de Trmite Documentario.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo no universitario o estudios superiores. Capacitacin tcnica en archivo.

TECNICO ADMINISTRATIVO I
Funciones Especficas 1.

CODIGO: T3-05-707-1 (2)

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Verificar la conformidad de los folios y requisitos de los expedientes o documentos presentados en Mesa de Partes, dirigidos a la Alta Direccin. Entregar los expedientes y documentos recepcionados al Jefe de la Oficina de Trmite Documentario, para las acciones respectivas. Verificar la inviolabilidad de la documentacin clasificada. Informar al pblico usuario el trmite de sus documentos, previa identificacin. Mantener reserva del contenido de los documentos recepcionados. Asegurar la conservacin e intangibilidad del cuaderno de registro de documentos. Extremar medidas de seguridad al recepcionar sobres sospechosos, exigiendo la presencia del mensajero hasta la verificacin del personal especializado.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trmite Documentario. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin tcnica en el rea.

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AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

CODIGO: A4-05-160-2 (2) Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. Registrar las tarjetas en el cuaderno respectivo. Archivar las tarjetas de registro en el fichero respectivo. Anotar en las tarjetas de registro el trmite dispuesto a los documentos o expedientes. Buscar antecedentes de la documentacin recibida para informar al Jefe de la Oficina. Constatar la conformidad de los folios de los documentos o expedientes, antes de formular la respectiva tarjeta.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del director de la oficina Tramite Documentario. Requisitos Mnimos Instruccin Secundaria Completa.

DIGITADOR PAD 1 (PREV)

Funciones Especficas 1.

CODIGO: A4-05-257-1

2. 3. 4.

Coordinar labores administrativas y tcnicas relacionado con el sistema de procedimientos automtico de datos de la Oficina de Trmite Documentario. Transcribir informacin segn orientaciones generales. Verificar y efectuar controles de calidad sobre la informacin procesada en pantalla. Colaborar en el planeamiento del trabajo y orientar al desarrollo del mismo.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina de Trmite Documentario. Es responsable de las actividades y funciones del cargo.

Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Instruccin secundaria completa. Capacitacin bsica de digitacin y archivo. Experiencia en el Area.
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DEL AREA DE MESA DE PARTES

A. FUNCIONES GENERALES 1. 2. Verificar y controlar la recepcin de documentos en el Ministerio del Interior. Llevar en forma adecuada el trmite de los documentos a las Unidades Orgnicas del Ministerio, extremando las medidas de seguridad en todo momento.

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

ASISTENTE ADMINISTRATIVO I
Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5.

CODIGO: P1-05-066-1

6. 7. 8. 9.

Supervisar y controlar el funcionamiento de la Mesa de Partes de la Secretara General. Controlar al servidor encargado de la recepcin de documentos, verificando el cumplimiento del horario establecido. Instruir al servidor de Mesa de Partes para que recepcione los documentos, de acuerdo a las normas establecidas. Proporcionar informacin a los interesados por intermedio de Mesa de Partes. Anotar, ordenar y registrar los documentos para trmite, previa anotacin cronolgica en los cuadernos respectivos, consignando el o los destinatarios. Controlar el uso de los sellos de clasificacin de los documentos. Verificar la distribucin de la documentacin. Informar diariamente al Director de la Oficina el trmite de los documentos. Coordinar el seguimiento de los documentos con las Unidades de Trmite Documentario del Sector.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del director de la Oficina de Trmite Documentario. Requisitos Mnimos Bachiller universitario o ttulo de Instituto Superior Tecnolgico.

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AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III

CODIGO: A4-05-160-2

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. Despachar la documentacin por correo. Recabar el cargo correspondiente de los receptores de documentacin, plenamente identificados. Custodiar los cuadernos de cargos de la documentacin tramitada. Informar diariamente al Jefe del Area, la distribucin de documentacin.

la

la

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Jefe del Area de Mesa de Partes. Requisitos Mnimos 1. 2. Instruccin secundaria completa. Conocimiento de digitacin y mecanografa.

CAPITULO IV DE LA OFICINA DE PROCESAMIENTO

A. 1. 2. 3. 4. FUNCIONES GENERALES Dirigir, coordinar y controlar las actividades de procesamiento interno de la documentacin oficial. Coordinar y controlar el cumplimiento de disposiciones impartidas por el Viceministro y Ministro, por los rganos y dependencias ejecutoras. Dirigir y controlar la clasificacin de los documentos a fin de efectuar una correcta derivacin segn su naturaleza o tipo de servicio requerido. Proponer las normas que contribuyan al cumplimiento eficiente y oportuno del ciclo de trmite documentario en las diversas etapas e instancias. Proponer normas metodolgicas para la formulacin de correspondencia del Ministro y Viceministro. Proponer normas para el uso de formularios para el procesamiento documental. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas de Agenda y la presentacin de la documentacin correspondiente al parte diario. Dirigir, coordinar y controlar las actividades de secretariado de la Secretara General.
17

5. 6. 7. 8.

9.

Formular y proponer las normas tcnico-metodolgicas para la administracin documentaria en el Ministerio. 10. Evaluar peridicamente la ejecucin de procedimientos de trmite documentario, detectando los problemas que se presentan y recomendando las medidas correctivas que se presenten.

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

CODIGO: D4-05-295-2 Funciones Especficas 1. 2. Organizar, coordinar y ejecutar la aplicacin de las actividades de los procedimientos Documentarios de la Secretara General. Disponer la elaboracin de los Proyectos de documentos de accin respectivos, y cualquier tipo de documento que disponga el Secretario General del MIN. Preparar, ordenar y presentar la documentacin que el Secretario General debe presentar a la Alta Direccin. Ejecutar y coordinar las disposiciones del Secretario General. Controlar la asistencia y comportamiento del personal asignado a la Secretara General, presentando el Parte diario correspondiente. Proponer normas para agilizar el Procesamiento Documentario. Coordinar con los Jefes de Oficina de la Secretara General, el mejor cumplimiento de sus funciones. Accionar mediante la Hoja de Accin rpida, los documentos urgentes y que requieren accin inmediata, derivndose al (los) Organo (s) respectivos del sector.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. 3. Depende del Secretario General. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la Oficina de Procesamiento. Es responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo profesional universitario. Capacitacin especializada en el rea administrativa.

18

TECNICO ADMINISTRATIVO III

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5.

CODIGO: T5-05-707-3

Revisar expedientes y provedos que disponga el Director de la Oficina de Procesamiento. Participar en comisiones relacionadas con las actividades administrativas de la Oficina. Proponer procedimientos para mejorar la buena marcha administrativa de la Secretara General y de la Oficina. Registrar los documentos en el file o cuaderno respectivo, para la visacin del Director de la Oficina. Presentar el informe diario al Director de la Oficina.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de Procesamiento. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios universitarios. Capacitacin tcnica. Conocimientos bsicos de informtica.

TECNICO ADMINISTRATIVO II
CODIGO: T4-05-707-2 Funciones Especficas 1. 2. 3. Registrar los Proyectos de Guas de Destino en el cuaderno de control respectivo. Formular la documentacin que disponga el Director de Oficina. Procesar informacin y preparar cuadros, resmenes e informes de acuerdo a instrucciones generales.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de Procesamiento. Responsable del eficiente cumplimiento de sus obligaciones. Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo no universitario o estudios universitarios. Conocimientos bsicos de informtica. CODIGO: T2-05-675-2

SECRETARIA (O) II
Funciones Especficas 1.

Revisar y prepara la documentacin para la firma respectiva

19

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la Oficina. Tomar dictado taquigrfico y digitacin documentaria variada. Coordinar la distribucin de materiales de la Oficina Coordinar reuniones y concertar citas. Registrar las llamadas telefnicas del servicio en el cuaderno respectivo. Llevar el archivo documentario de la oficina.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. Depende del Director de la Oficina de Procesamiento

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo de secretaria. Curso bsico de informtica.

CAPITULO V DE LA OFICINA DE RESOLUCIONES

A. FUNCIONES GENERALES 1. 2. Dirigir, controlar y supervisar las actividades de la Oficina de Resoluciones. Coordinar con los rganos competentes del Ministerio, la conformidad de aspectos legales y tcnico administrativos sobre los proyectos de las resoluciones propuestos para su aprobacin. Proponer normas y procedimientos metodolgicos para el trmite de resoluciones, en lo referente a la particularidad de los diversos casos que se presentan. Dirigir, coordinar y controlar las actividades previas para la presentacin de los proyectos de Resoluciones expeditos para el Acuerdo Ministerial y Acuerdo Supremo. Dirigir y controlar el registro, difusin y archivo de las Resoluciones y otros dispositivos aprobados. Formular y proponer normas para limitar la informacin sobre proyectos de Resoluciones que se encuentran en proceso de aprobacin, que por su naturaleza tienen carcter clasificado. Formular los proyectos de dispositivos del mbito sectorial que se emiten por la Alta Direccin.

3.

4.

5. 6.

7.

20

B.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

CODIGO: D4-05-295-2 Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. Programar, dirigir y controlar las actividades de la Oficina de Resoluciones. Evaluar las actividades de la Oficina de Resoluciones y determinar las medidas correctivas para el buen funcionamiento. Asesorar al Secretario General sobre asuntos de su competencia. Verificar la conformidad de los aspectos legales y tcnicos de los proyectos de Decretos Supremos y resoluciones con los rganos competentes, antes de su aprobacin. Coordinar y controlar la numeracin de los Decretos Supremos y Resoluciones Ministeriales emitidos por el Sector y distribuirlos a los rganos responsables de su cumplimiento. Archivar y asegurar los originales de los Decretos Supremos y Resoluciones emitidos por el Despacho Ministerial. Presentar los documentos para la firma del Secretario General. Participar en comisiones relacionadas con su funcin especfica.

5.

6. 7. 8.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. 3. Depende del Secretario General. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora en la Oficina de Resoluciones. Responsable del eficiente funcionamiento de su Oficina.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo profesional universitario. Capacitacin especializada en el rea administrativa.

TECNICO ADMINISTRATIVO III

CODIGO: T5-05-707-3 Funciones Especficas 1. 2. Estudiar y participar en las normas, procedimientos e investigaciones preliminares de procesos tcnicos. Analizar y emitir opinin tcnica sobre expedientes puestos a su consideracin.

21

3.

4. 5.

Numeral y fotocopiar los Decretos Supremos y Resoluciones Ministeriales y distribuirlos a los rganos responsables de su cumplimiento. Confeccionar cuadros, resmenes, formatos, fichas, cuestionarios relacionados al mbito de trabajo de acuerdo a instrucciones generales. Absolver consultas de carcter tcnico.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de Resoluciones. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin tcnica en el rea.

SECRETARIA (O) III

Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

CODIGO: T3-05-675-3

Recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentacin de la oficina. Redactar documentos de acuerdo a instrucciones recibidas del Director de la Oficina. Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva. Llevar el archivo de la documentacin clasificada. Coordinar la distribucin de materiales de oficina. Tomar dictado taquigrfico y digitar documentos confidenciales. Preparar y ordenar documentacin para reuniones y/o conferencias.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina de Resoluciones. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo de secretaria Conocimiento y dominio de informtica.

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TECNICO ADMINISTRATIVO I
Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6.

CODIGO: T3-05-707-1

Ejecutar actividades de recepcin, clasificacin, registro, distribucin y archivo de documentos. Ejecutar y verificar la actualizacin de registros, fichas y documentos tcnicos de la Oficina de Resoluciones. Coordinar actividades administrativas de la oficina. Estudiar expedientes tcnicos sencillos y emitir informes preliminares. Redactar sntesis informativas de los Proyectos de resoluciones y dems dispositivos. Apoyar la labor administrativa en el cumplimiento de sus funciones.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Resoluciones. Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin Tcnica en el rea.

TECNICO EN ARCHIVO II
Funciones Especficas 1. 2. 3.

CODIGO: T3-05-730-02

Clasificar, legajar, rotular fondos documentales. Formular informes estadsticos del registro de documentos. Participar en recoleccin de informacin relacionada con la actividad archivstica.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. Depende del Director de la Oficina Resoluciones. Responsable del eficiente cumplimiento de sus funciones.

Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o Estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin Tcnica en el rea.

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CAPITULO VI DE LA OFICINA DE ARCHIVO GENERAL

A. FUNCIONES GENERALES 1. 2. B. Organizar, controlar y administrar el archivo general del Ministerio Responsable de la integridad fsica de la documentacin del Ministerio.

FUNCIONES ESPECIFICAS DE LOS CARGOS

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO II

CODIGO: D4-05-295-2 Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Organizar, dirigir, coordinar y supervisar el funcionamiento de la Oficina. Asegurar los documentos de la Oficina del Archivo General. Proponer las medidas de seguridad de la documentacin que se encuentre en el archivo. Supervisar las fases del Proceso Archivstico. Formular y proponer normas tcnico-metodolgicas para mejorar la administracin del Archivo General. Organizar y supervisar los servicios archivsticos. Defender, conservar e incrementar el patrimonio documental del Sector.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad 1. 2. 3. Depende del Secretario General. Ejerce su autoridad funcional ante todo el personal que labora bajo sus rdenes. Responsable del eficiente funcionamiento de la Oficina a su cargo.

Requisitos Mnimos 1. 2. Ttulo profesional universitario. Capacitacin especializada en el rea de archivo.

TECNICO EN ARCHIVO III

Funciones Especficas 1. 2. 3.

CODIGO: T4-05-730-3

Preclasificar y archivar documentacin variada segn Sistema establecidos por la Oficina. Ejecutar acciones de transferencia y eliminacin de documentos. Informar sobre las actividades archivsticas.
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4. 5.

Absolver consultas sobre los servicios que brinda el archivo del Ministerio. Participar en la recoleccin de informacin de la documentacin que ingresa en el archivo del ministerio.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo General. Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin tcnica en el rea.

TECNICO EN ARCHIVO II
CODIGO: T3-05-730-2 Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. Clasificar, legajar, rotular fondos documentales. Codificar y organizar los documentos mediante fichas. Formular informes estadsticos sobre documentos que se encuentran en el archivo. Orientar y absolver consultas de los usuarios. Coordinar y verificar la limpieza y conservacin de los documentos y materiales que se encuentra en el archivo.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo General. Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo no universitario o estudios superiores. Conocimiento y dominio para operar sistemas computarizados. Capacitacin tcnica en el rea.

SECRETARIA (O) II
Funciones Especficas 1. 2. 3. 4. 5. 6.

CODIGO: T2-05-675-2

Revisar y prepara la documentacin para la firma respectiva. Redactar documentos de acuerdo a las instrucciones del Director de la Oficina. Tomar dictado taquigrfico y digitacin documentaria variada. Coordinar la distribucin de materiales de la Oficina. Coordinar reuniones y concertar citas. Registrar las llamadas telefnicas del servicio en el cuaderno respectivo.
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7.

Llevar el archivo documentario de la oficina.

Lneas de Autoridad y Responsabilidad Depende del Director de la Oficina de Archivo General. Requisitos Mnimos 1. 2. 3. Ttulo de secretaria Capacitacin tcnica en archivo. Dominio bsico de Informtica.

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