EVIDENCIA DE CONOCIMIENTO

CUESTIONARIO

NOMBRE COMPLETO
LADYS PAOLA GARZON REYES
DEL ESTUDIANTE
CÓDIGO
No. IDENTIFICACION 1002153734 SOL22051 RH
GRUPO
FECHA DE LA
NOVIEMBRE 19 DE 2022 HORARIO 7:00 a.m – 12:30 P.M
PRUEBA
MÓDULO DE
MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS
FORMACION
CALIFICACI
DOCENTE ASTRID MEZA BARRAZA
Ó
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL
CÓDIGO
OBSERVACIONES
Apreciados estudiantes. Esta prueba contiene una serie de preguntas que evaluaran los conocimientos relacionados con
el MANEJO Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Antes de iniciar la evaluación debes tener en cuenta:

 Anotar tu nombre completo en el espacio asignado
 Leer cuidadosamente cada una de las preguntas formuladas antes de responder
 Utilizar bolígrafo negro
 Contestar todas las preguntas.

DESARROLLO

1. Determine falso o verdadero según corresponda.

a. El acuerdo AGN 060 nos dice que todas las entidades deberán establecer, no importando su estructura, la
unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción,
radicación y distribución de sus documentos ( V )

b. El acuerdo AGN 060 nos dice que para las comunicaciones personales que lleguen, las entidades deberán
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento. ( F )

c. Los documentos contables, los folletos, las revistas y las publicaciones reciben el nombre de documentos no
radicables. ( V )

d. El registro de documentos es un procedimiento en el cual las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, para así oficializar su trámite y cumplir con los trámites de
vencimiento que establece la ley. ( F ) .

2. De las siguientes afirmaciones cual es la que define el concepto de ARCHIVO:

a. Conjunto de documentos producidos por personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, en ejercicio
de su actividad.

b. Gestión por la cual se le da cierre a un proceso, ordenando así la culminación del mismo.

c. Mueble utilizado para la organización de los documentos generados en una empresa

d. Es el lugar donde se custodian los documentos importantes para una organización.

e. Solo a y b.

f. a, b, d.
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g. Todas las anteriores.

3. De los siguientes documentos recibidos cuales se radican y cuáles no.

DOCUMENTO SI NO
Solicitud de cotizaciones X
Memorando remisorio X
Folleto informativo X
Tarjeta de invitación a evento X
Carta de publicidad X
Memorando interno X
Carta personal X
Comunicación de llamado de atención X
Envio de cheque como pago de factura X
Periódico El Heraldo del día X
4. La presente
grafica muestra los pasos que se deben seguir para la recepción de los documentos. Enuncie los pasos que falta
y describa que actividad se realiza en ellos y que tips se deben tener en cuenta.

Clasificación

Apertura

Radicación

RESPUESTA #4 – RECEPCIÓN: Se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo

anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los
trámites correspondientes.
– CLASIFICACIÓN: La clasificación es el proceso que permite agrupar de forma jerárquica los documentos, de
acuerdo con los principios de procedencia, orden original u otros factores. Por lo general, se consideran tres elementos
en este proceso: acciones, estructura orgánica y asuntos.
– APERTURA: Se trata de la apertura del sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la extracción del
documento y sus anexos.
– REVISIÓN: Realizar la corrección ortográfica de un documento. Cuando acaba el trabajo de escritura y formateado
de un documento tenemos que revisarlo ortográficamente en busca de errores u omisiones
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– RADICACIÓN: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento.
– REGISTRO: El registro cumple fundamentalmente la función de facilitar la localización de un determinado escrito o
documento además de: Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
– REPARTO: El procedimiento Entrega de Documentación proporciona el conjunto de actividades necesarias para
llevar a cabo la entrega de documentación asociada a cada departamento, desde la formalización de la entrega hasta la
revisión y validación de la misma
- DEPENDENCIA: Puede definir dependencias de archivo para trabajos y para secuencias de trabajos en estaciones de
trabajo de agentes dinámicos, de agrupaciones o de agrupaciones dinámicas estableciendo la palabra clave opens en la
definición de planificación del trabajo o de la secuencia de trabajos.
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