¿Cuál es el rol de las oficinas de Control

Interno?
La Función Pública respondió mediante un chat temático los interrogantes de los
servidores públicos acerca de la función de la oficina de Control Interno, dependencia
encargada de evaluar y realizar seguimiento continuo, de forma independiente, a la
gestión de las entidades y al mejoramiento de sus procesos. A continuación, se
exponen algunas preguntas de los ciudadanos que participaron en el chat:

¿Qué beneficios brinda la implementación de un Sistema de Control Interno?

Mediante la implementación del Sistema de Control Interno, la entidad cuenta con una
serie de herramientas que de forma razonable le van permitir alcanzar la eficiencia,
eficacia y transparencia en el ejercicio de sus funciones.

¿Qué funciones tiene la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las
entidades?
Las funciones de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces se enmarca en
cinco funciones: valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y
seguimiento, fomento de la cultura del control y relación con los entes externos.

¿Cuál es la misión de la Oficina de Control Interno?

La misión de la oficina de Control Interno debe estar centrada en asesorar a la
dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento
de las metas u objetivos previstos.

¿Qué informe se debe presentar al nuevo líder de la entidad en calidad de Control

Interno?
La Circular Conjunta 018 de 2015 establece los aspectos generales y etapas para el
proceso de empalme; así mismo, la Función Pública y el Departamento Nacional de
Planeación determinaron una serie de formatos para poder realizar el empalme, de
acuerdo con esta información se deberá elaborar un informe que responda a este
proceso que puede variar en extensión y contenido de acuerdo con la complejidad de
cada entidad.

La Circular dice que el jefe de Control Interno y el Personero deben elaborar un informe,
claro y pormenorizado del proceso de empalme. ¿Este informe debe ser presentado por
los dos o por cada uno aparte?
La circular establece para ambos servidores un informe, cada uno debe presentar
uno.

Si una entidad pública no cuenta con jefe de Control Interno de planta, pero sí cuenta con
asesores en este tema, ¿Es viable participar en los empalmes?
Para las entidades que no tienen creado el cargo, los representantes legales están en
la obligación de asignar las funciones de control interno a otro cargo dentro de la
entidad, este servidor es quien hace las veces de Jefe de Control Interno y deberá
participar en el proceso de empalme.
¿Cómo funciona el tema de los empalmes en las Empresas Sociales del Estado, por cuanto
las gerencias de éstas van hasta el 31 de marzo?
El proceso de empalme es para las administraciones centrales; no obstante, para las
entidades descentralizadas del municipio cada administración determinará lo que
deban incluir de éstas.

¿El control previo debe ser ejercido por Control Interno?

El control previo fue eliminado por la Constitución del 91; ahora, las oficinas de
Control Interno realizan procesos de auditoria y actividades de seguimiento que
facilitan la generación de alertas a la administración. Este es un tema preventivo que
no debe confundirse con el control previo.

¿El seguimiento a la contratación que hace la Oficina de Control Interno se puede hacer
aplicando una muestra de los contratos o tiene que ser a todos los contratos?
Efectivamente se pueden aplicar muestras, dependiendo del universo de contratos; en
general, no es posible atender todo el universo dada la capacidad de la Oficina de
Control Interno.

Dentro de los roles de la Oficina de Control Interno se encuentra la de asesoría y

acompañamiento, que generalmente se realiza con la asistencia del jefe de la oficina a los
diferentes comités. En el caso de que el jefe de Control Interno no sea invitado por la
administración a los comités, ¿Qué se puede hacer?
Este tema se debe tratar en el marco del Comité de Coordinación de Control Interno,
dando a conocer a la administración sobre sus roles y la importancia de poder
acompañar este tipo de procesos internos, se deberá hacer énfasis en que se trata de
un tema preventivo y que usted puede asistir con voz pero sin voto.

¿El rol de asesoría y acompañamiento se puede hacer porque los procesos lo solicitan o es
necesario entrar a ofrecer la asesoría y correr el riesgo de terminar haciendo las
actividades y perder la independencia?
Las actividades de asesoría y acompañamiento se pueden programar al inicio de cada
vigencia a través del Programa Anual, de modo tal que se establezcan claramente los
límites de la asesoría y evitar situaciones como las manifestadas.

¿Cómo pueden acceder la Oficina de Control Interno a las herramientas de las guías de
auditoría?
El interesado debe enviar la solicitud al correo
webmaster@funcionpublica.gov.co

¿Qué actividades están incluidas en el rol de administración del riesgo, además de realizar
la evaluación de los controles?
Frente a la administración del riesgo, la Oficina de Control Interno debe tener un papel
proactivo, a través de la medición de la efectividad de los controles, capacitando en la
metodología y haciendo seguimientos a la actualización de los mapas de riesgos
estén actualizados.

¿Hay alguna información que tenga restricción o que por confidencialidad no sea
suministrada al equipo auditor?
En principio, no existe ninguna información vedada o restringida a la Oficina de
Control Interno, pero se debe garantizar la confidencialidad de la información cuando
por ley sea necesario.

¿Cuáles son las formas más comunes de adelantar el rol de promoción de la cultura del
autocontrol?
No hay una forma común para fomentar la cultura del control, pero generalmente se
utilizan actividades lúdicas que permitan la apropiación de los conceptos del
autocontrol. Así mismo, pueden incrementar su efectividad a través de metodologías y
buenas prácticas, orientando a los procesos y sus líderes hacia éstas.

¿El periodo de los funcionarios que hacen las veces de los jefes de Control Interno
(secretarios generales y/o secretarios de planeación) también se debe tomar hasta la mitad
del periodo del alcalde electo?
Los servidores que tienen asignadas las funciones de Control Interno como son los
Secretarios de las alcaldías no les son aplicables los lineamientos de la Ley 1474 de
2011. Siguen siendo servidores de libre nombramiento y remoción, así tengan
asignadas las funciones de Control Interno.

¿Qué pasará con el perfil de los servidores de la Oficina de Control Interno, pues
conforme a la ley 87 deben ser multidisciplinarios más no auditores?
Es importante recordar que el perfil del jefe de Control Interno no se limita a la Ley 87
de 1993. Acorde con la Circular 100-02 de 2011, emitida por Función Pública, se
determina una serie de competencias sobre las cuales cada servidor debe propender
por profundizar.

¿El jefe de Control Interno y los servidores de la Oficina pueden adelantar auditorías
internas de calidad?
La Oficina de Control Interno puede adelantar auditorías de calidad siempre y cuando
estén formados como auditores internos de calidad.

¿Frente a la Circular 05 del 19 de octubre de 2015, qué lineamientos deben seguir los jefes
de control interno para elaborar el informe de control interno contable y el de los estados
financieros de la entidad?
El tema de Control Interno Contable debe ser consultado directamente a la Contaduría
General de la Nación, entidad competente para pronunciarse en la materia.

Si la oficina de control interno hace recomendaciones frente a una situación y se observa

que el funcionario competente no emprende la acción, ¿Con qué herramientas cuenta la
oficina para hacer frente a este caso?
En este caso se debe acudir el comité de coordinación de control interno para que se
tomen las decisiones necesarias, quedando en el acta la posición de la oficina de
control interno y la decisión del Comité.

¿Cuál es el rol de la Oficina de Control Interno ante los planes de mejoramiento, en

especial los suscritos con ocasión de las auditorias de la Contraloría?
Es importante recordar que la guía rol de las oficinas de Control Interno determina las
actividades en torno a los 5 roles de la oficina, que no se limita al tema de auditorías
internas; adicionalmente, la guía de auditoria refuerza los demás roles haciendo
énfasis en la asesoría y en el acompañamiento de esta oficinas. Si bien no le compete
a la oficina resolver o elaborar los planes de mejoramiento para el organismo de
control sí debe asesorar a los procesos con el fin de adelantar estas actividades con
mayor eficiencia y efectividad.