Taller 2 Encuentro Sincrónico

Christian Camilo Rodríguez Alfonso

Jonathan Mauricio Amaya Franco

Yor Brillen Castaño Vargas

Mardori Muñoz Hernandez

Administración de negocios V

xxxxxxxxxxxxxx

Universidad del Quindío

xxxxxxx de 2022
 Taller 2 Encuentro sincrónico

Estimados estudiantes, en grupos de trabajo seleccionar un puesto de trabajo de algún

compañero y elaborar una ficha de análisis y descripción de puestos. Uno de los integrantes
carga la ficha a la plataforma Moodle debidamente marcado, tienen plazo de cargarla hasta
las 11:30 pm del 7 de noviembre de 2022.

DENOMINACIÓN DEL CARGO

GESTOR OPERATIVO

Gerente de Agencia (Organizacionalmente)

LÍDER INMEDIATO:
Líder de Operaciones (Operativamente)
ÁREA: Agencia
Administrativa
DIRECCIÓN:
Comercial
NIVEL DE CARGO: Operativo Administrativo
PERSONAL A CARGO: Ninguno

RELACIONES INTERNAS: Todos los colaboradores de la cooperativa

RELACIONES EXTERNAS: Entidades afines con la labor y público en general.

COMPETENCIAS
Orientación al Servicio
Orientación al logro
ORGANIZACIONALES Trabajo en equipo
Autocontrol
Integridad
Planificación y Organización
DE NIVEL Proactividad
Flexibilidad

RETOS Y REQUISITOS BÁSICOS DEL CARGO

FORMACIÓ BACHILLE ESTUDIANTE TÉCNICO TÉCNICO O PROFESIONA POSGRAD
 TECNÓLOGO
UNIVERSITARI LABORA
N R PROFESIONA L O
O L
ACADÉMICA L
X
ÁREA: En carreras Económicas, Financieras, Administrativas y afines.
 MENOS MÁS
EXPERIENCIA N/A 1-3 AÑOS 3-5 AÑOS
DE UN AÑO DE 5 AÑOS
CERTIFICADA:
X
ÁREA: Administrativas
Excel básico
CONOCIMIENTO EN:
Análisis de datos

OBJETIVO DEL CARGO

Asegurar la adecuada ejecución de las actividades operativas de la Cooperativa de acuerdo a la
normatividad interna y externa, responsabilizándose del seguimiento y control a las actividades diarias de
la Agencia.

RESPONSABILIDADES DEL CARGO

FUNCIONES PERIODICIDAD

1. Apoyar las labores administrativas del director de Agencia en su ausencia Ocasional

2. Conocer y aplicar los procedimientos, procesos e instructivos documentados
Permanentemente
en la Cooperativa relacionados con el cargo
3. Asegurar la eficacia de las operaciones de tipo administrativo generadas en
la agencia, tramitando las novedades con la Dirección de la Agencia y el
área de Operaciones según sea el caso
Diariamente
4. Administrar el correcto control, manejo y custodia del efectivo en la
Agencia, de acuerdo con los procedimientos establecidos Diariamente
5. Controlar los topes de efectivo asignados a la agencia, asegurando el
cubrimiento de la póliza todo riesgo adquiridas por la cooperativa. Diariamente
6. Ejecutar correcta y oportunamente los procedimientos de Gestión
Diariamente
Documental en todas las actividades atendidas por el cargo
7. Dar trámite al envío y recepción de correspondencia interna y externa de la
Diariamente
Cooperativa
8. Apoyar las labores logísticas (llamadas, verificación de datos, inscripción e
Ocasionalmente
informe) para la realización de las campañas sociales con los asociados
9. Responder por la custodia y garantizar el stock de títulos valores,
elementos de seguridad, tarjetas débito, garantías, entre otros; así como el
Diariamente
envío de las garantías constituidas y anuladas como resultado de los
procesos de crédito al área de Garantías
10. Verificar previa activación de la cuenta el motivo de modificación del
Diariamente
estado de la misma.
11. Realizar los trámites requeridos por los asociados conforme a los
procedimientos establecidos por la Cooperativa, garantizando que el
diligenciamiento de los formatos diseñados para una asociación, crédito o
Diariamente
producto de ahorro, estén conformes, suficientes y completos, sin dejar
espacios en blanco, sin tachones, ni enmendaduras; validando firmas y
huellas legibles
12. Revisión y realización de acta de asociaciones y retiros Diaria
13. Ejecutar los arqueos de productos (contratos de Cofiahorro, Cofiahorrito, Periódicamente
 CDAT´S, tarjetas de firmas, tarjetas débito, libretas de ahorro, y demás)
14. Informar sobre los próximos vencimientos de las inversiones (CDAT´S),
realizar el escaneo de estos a Contabilidad y terminar el proceso para la Diariamente
redención del mismo
15. Asegurar el eficiente servicio al cliente interno y externo de la cooperativa,
Diariamente
aplicando estrategias de calidad y servicio que generen fidelización

16. Verificar la correcta actualización de información de datos de los asociados

Diariamente
acorde a la utilización de los productos y servicios de la cooperativa.

17. Realizar el reporte y seguimiento de las operaciones relevantes y eventos

de error, conflicto en relación con la operación, la contabilidad, Permanentemente
reclamación y el servicio al cliente.

18. Brindar apoyo a la labor comercial en los diferentes trámites cuando sea
requerido por la Agencia Ocasionalmente

19. Realizar los desembolsos de los créditos, asegurando que se cumpla con los
procedimientos y reglamentos establecidos Ocasionalmente

20. Asegurar que los documentos e información que soportan la apertura de

productos, las solicitudes de crédito o las novedades administrativas y de Diariamente
servicio, estén acorde con las políticas comerciales y los procedimientos
establecidos para la operación del portafolio de productos y servicios de la
Entidad.
21. Preparar y elaborar con la periodicidad establecida por la entidad los
reportes e informes de carácter operativo y administrativo propios del Permanentemente
cargo (operaciones, asociaciones -ingresos y retiros del mes-, arqueos de
cierre de mes, créditos pendientes de desembolso)

22. Elaborar los cheques y otros, que se deriven de las operaciones diarias. Permanentemente

23. Cumplir por el adecuado funcionamiento de la Caja Menor de la Agencia,

acorde al Reglamento establecido para tal fin Permanentemente

24. Revisar que se dé cumplimiento de las consultas a listas restrictivas para las
diferentes figuras que se registren en la Cooperativa, asegurando que se Diariamente
realicen las correcciones que correspondan, y remitir el informe
consolidado mensual al área de Riesgos.

25. Apoyar la labor de cobranza de cartera asignada por el Director de Agencia. Ocasionalmente

26. Velar por el adecuado y completo escaneo de las tarjetas de firmas

generadas por la apertura de cuentas de ahorro en la agencia. Así mismo, Permanentemente
de su actualización.
27. Controlar, asegurar, conciliar y cuadrar la gestión de efectivo en la Agencia,
a nivel de bóveda, caja principal y ventanillas, verificando que el saldo Diariamente
diario cuadre perfectamente con el registrado en el sistema, o realizar el
ajuste cuando sea pertinente.
 28. Realizar los arqueos periódicos en el mes solicitados para caja general de
acuerdo a lo establecido al instructivo de Caja General Permanentemente

29. Tramitar el envío de los formatos establecidos por el área de Riesgos en las
Diario
transacciones diarias derivadas de la actividad comercial de la Cooperativa.

30. Registrar la visación de los retiros en caja de la constitución de CDAT’S,

ahorros programados, cheques, según los reglamentos de la Cooperativa Diario

31. Las demás funciones que le sean asignadas por los jefes inmediatos y que
correspondan a la naturaleza y objeto del cargo. Permanentemente

RESPONSABILIDADES DE NIVEL OPERATIVO

1. Materiales, Herramientas y Equipos: Se responsabiliza con todos los medios, equipos de trabajo y materiales
(papelería pre impresa, publicidad, implementos y útiles de oficina) que le sean asignados, velando por el buen uso
y buen estado del mismo. Chequeando su estado e informando sobre alguna falla que se evidencia para su arreglo,
así como el solicitar nueva papelería cuando esta se agote.
2. Custodia de Valores y Documentos: Se responsabiliza del cuidado y el uso adecuado de dinero, registros
contables, archivos contables, documentos y correspondencia que le sean asignados o según el tipo de cargo o
ejecución de funciones que aplique
3. Información Confidencial: Cumplir la cláusula de confidencialidad sobre la información de terceros y la
información que se maneja en los procesos de la Cooperativa. La cual no podrá ser extraída, exportada, enviada o
compartida por cualquier medio debido a que violaría lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el Manual de
Protección de datos de la Cooperativa
4. Calidad de Servicio: Velar porque los asociados y demás partes interesadas queden satisfechos con sus servicios,
así como contribuir al mejoramiento continuo de todos los procesos de la Cooperativa.
5. Relaciones con los Colaboradores: Mantener relaciones cordiales basada en el servicio, respeto, confianza y
solidaridad.
6. Cumplimiento de Reglamentos: Cumplir a cabalidad el Código de Buen Gobierno y Ética Organizacional vigente en
la Cooperativa en el desarrollo de sus funciones y actividades, así como con el Reglamento Interno de Trabajo y los
demás reglamentos establecidos para el ejercicio de su labor.
7. Política de Seguridad de la Información: Velar por el cumplimiento y cumplir con las disposiciones definidas en la
política de seguridad de la información y sus políticas específicas

8. Sistema Gestión de Calidad: Conocer y Ejecutar los procesos y procedimientos que apliquen al funcionamiento y
mejora de sus actividades y responsabilidades de acuerdo a los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad.
9. Comunicación: Mantener una adecuada comunicación con todas las áreas de la Cooperativa, con el propósito
de asegurar la estandarización de los procesos y la información. 
10. Autocontrol y Autorregulación: controlar su propio trabajo, detectar desviaciones y realizar correctivos en la
ejecución de las funciones diarias, actuando conforme a lo establecido en los procesos y demás normas internas.
11. Autogestión: Participar en la identificación, planeación, ejecución y evaluación de los procedimientos para
volverlos más eficientes, efectivos y eficaces frente a unos objetivos determinados.

12. Riesgos: Identificar, documentar y controlar los riesgos propios de su función informando primeramente al líder
inmediato, para reportarlos a la Gerencia de Riesgos con el fin de iniciar su tratamiento respectivo.  Así mismo dar
 cumplimiento a las responsabilidades establecidas en los Manuales de los Sistemas de Riesgo de COFINCAFE: Saro,
Sarlaft, SarC, SarL, SarM, SarS

RESPONSABILIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

NIVEL OPERATIVO
1. Conocer la política y los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo SG-SST
3. Procurar el cuidado integral de su salud

4. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud al empleador.

5. Participar en las actividades de capacitación en seguridad y salud en el trabajo.

6. Reportar los accidentes e incidentes y las enfermedades laborales de forma inmediata al jefe inmediato y al área
de Gestión Humana.
7. Informar oportunamente al jefe inmediato o a Gestión Humana sobre condiciones de riesgo detectadas en su área
de trabajo.
8. Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
Cooperativa.
9. Seguir las recomendaciones del plan de emergencias en el caso que sea requerido.

AUTORIDAD

 Las decisiones que puede tomar este colaborador deben estar sujetas a las funciones delegadas en el perfil de
cargo, dando cumplimiento a las políticas y reglamentos establecidos por la Cooperativa
 Las decisiones que superen las atribuciones delegadas deben ser consultadas a su superior inmediato según la
estructura organizacional

CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES

FECHA Y ACTA
VERSIÓN DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO
APROBACIÓN
01 Acta de Consejo de  Se realizó ajuste en el formato, unificando perfil y funciones
Administración #508  Se consolidó en un solo documento todos los requisitos del cargo: datos
29/06/2021 del cargo, competencias, requisitos en cuanto a formación académica,
experiencia laboral, conocimiento y responsabilidades
 Se fortalecieron los objetivos del cargo de cada perfil
 Se organizaron las responsabilidades de cada perfil de cargo
determinando funciones y eliminando actividades que están en los
procedimientos e instructivos.
 Se organizaron las responsabilidades de nivel, unificando las funciones
que a nivel general se requiere en los niveles operativo, táctico y
estratégico
 Se incorporó la periodicidad de cada una de las funciones
 Se actualizaron las funciones del Sistema de Gestión de SST de acuerdo
con cada nivel de cargo
 Se eliminó el detallado de funciones del SARLAFT y se incorporó una
 función general de nivel de cargo estipulando el cumplimiento del Manual
de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del
Terrorismo
 Se estructuró la información del cuadro de Autoridad
 Se incorporó el cuadro de control de revisiones y actualizaciones para
dejar claridad de cada modificación
·        Se realizó ajuste en las responsabilidades de nivel acorde a las
Acta de Consejo de instrucciones sobre seguridad y calidad de la información para la prestación de
02 Administración #540 los servicios financieros de acuerdo con las disposiciones emanadas en la
27/04/2022 circular 036 de enero de 2022 emitida por la Superintendencia de la Economía
Solidaria

Bibliografía

Recuperado de página web de Cofincafe https://cofincafe.com/acerca-de-nosotros-

cofincafe/

También se realizan consultas, de algunos documentos internos de la Cooperativa a los que

tuvimos cierto acceso.