UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION Temtica Unidad 2 (Proceso Administrativo) Trabajo Colaborativo No.

2 Encontrar una lecturas, desarrollar en pequeo grupo colaborativos los talleres planteados. Deben escoger una empresa, puede ser dnde ustedes laboran, para que apliquen cada una de las funciones administrativas.

Planeacin Definicin de Planeacin En toda empresa es sumamente importante el trabajo de grupo, y si se pretende que este sea eficaz, las personas deben saber que es lo que se espera que logren. Esta es la planeacin. Importancia de la Planeacin La planeacin se considera como el fundamento de la administracin, es decir por adelantado QUE HACER, COMO, CUANDO HACERLO Y QUIEN HA DE HACERLO. La planeacin incluye la seleccin de los objetivos empresariales, as como la determinacin de los medios para alcanzarlos. Es la marcha de la empresa prevista y preparada para un tiempo determinado. Aplicacin de la Planeacin en las Distintas reas Funcionales de la Empresa Vivimos en una era tecnolgica, econmica, social y poltica en la cual la planeacin, al igual que las dems funciones administrativas, se ha convertido en un factor importante en la empresa Hoy en da casi todo el mundo planea. Es por esto que para los pequeos empresarios es sumamente til implementar la planificacin en las distintas reas funcionales de su negocio, ya que esta contribuye a disminuir las sorpresas y emergencias derivadas de acciones imprevistas. REA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS -El presupuesto y el flujo de efectivoResume las necesidades de efectivo que tendr la empresa en el periodo planificado.

REA DE MERCADO -Plan MercadoIncluye un anlisis minucioso de las ventas por productos vendidos y rea territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado. REA DE PRODUCCION -Programa de ProduccinConsiste en determinar todas las actividades requeridas para la produccin y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas. REA DE PERSONAL -Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa. Aspectos Fundamentales del Proceso de Planeacin Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situacin actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece. Los aspectos fundamentales de un proceso de planeacin son: 1. Fijar objetivos y metas posibles de alcanzar; 2. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos; 3. Identificar cules son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas; 4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas. 5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades especficas para cada actividad a desarrollar. Taller 1. Defina con sus propias palabras que es planeacin 2. Precisar la actividad a la que se dedica la empresa seleccionada 3. Desarrollar los aspectos fundamentales de la planeacin

Organizacin Definicin de Organizacin: Organizar es establecer relaciones efectivas entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y al mismo tiempo obtener satisfaccin personal al realizar las tareas que se les han asignado, con el propsito de trabajar como equipo y llegar a alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Importancia de la Organizacin De una u otra manera la mayora de las personas han sido miembros de una "organizacin" equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. La organizacin promueve la colaboracin y negociacin entre los individuos en un grupo y mejora as la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa Al mismo tiempo, la funcin organizadora crea reas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando as el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Autoridad Administrativa La autoridad en una empresa, puede definirse como: "El derecho legal de ordenar a otros una accin y de exigir su cumplimiento". Sin embargo, la obediencia se gana de varias maneras: por persuasin, motivacin, sanciones, solicitudes, restriccin o fuerza. Una persona con autoridad, influye en la actividad o comportamiento de otro individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra los subordinados. La funcin organizadora de la administracin, rene los recursos fsicos y humanos en una forma coordinada, combinndolos adecuadamente para alcanzar los objetivos planeados. Hay dos clases de Organizacin, la Formal e Informal. Organizacin Formal Se llama Formal a una organizacin, cuando las actividades de dos o ms personas, estn conscientemente coordinadas hacia un objetivo determinado. Lo ms importante de una Organizacin Formal es el propsito comn y consciente de las personas que se comunican entre si, adems estn dispuestas a actuar y compartir un objetivo. Organizacin Informal

La Organizacin Informal es aquella que surge de una forma libre y espontnea sin un propsito consciente de trabajar en equipo. Puede ser cualquier actividad personal conjunta que surja de la camaradera, amistad o intereses comunes. Para que los subordinados acaten las comunicaciones autoritarias, es necesario satisfacer cuatro condiciones: 1. La comunicacin se entiende por completo; 2. Al momento de la orden, el empleado entiende que se debe acatar para cumplir con los objetivos de la empresa; 3. Al momento de la orden, el empleado cree que es compatible con sus intereses y objetivos personales; 4. El empleado cree que esta fsica y mentalmente capacitado para cumplir la comunicacin. Responsabilidad Administrativa Los propietarios poseen autoridad en sus empresas y por lo tanto son responsables de sus empleados, del dinero y de los recursos. La responsabilidad para el administrador y/o propietario, es la obligacin de cumplir con las tareas asignadas con lo mejor de su habilidad y motivar a sus empleados para alcanzar los objetivos de la empresa. Asimismo, los empleados tienen responsabilidad y esta es la obligacin de alcanzar los resultados mutuamente determinados por medio de la participacin del superior y la propia. Delegacin de Autoridad y Responsabilidad En una pequea empresa, la organizacin es simple, generalmente es el propietario quien asume la mayora de las responsabilidades organizativas. Sin embargo, es necesario reflexionar sobre lo siguiente: que "cuando un hombre se da cuenta que puede llamar a otros para que lo ayuden a hacer un trabajo mejor que el que podra hacer solo, ha dado un gran paso en su vida". El empresario debe conceder autoridad y responsabilidad a sus subalternos para desempear trabajos que, por diferentes circunstancias no pueda desarrollar, pero al mismo tiempo el empresario sigue siendo responsable de la actividad global de la empresa. El principio de delegacin es importante porque permite una mejor distribucin del trabajo, genera un mejor desarrollo del personal que labora en la empresa y permite que los subalternos participen ms activamente en la organizacin. Aspectos Fundamentales del Proceso de Organizacin Entre los aspectos fundamentales de la organizacin tenemos:

Subdividir el trabajo, la autoridad y responsabilidad entre los trabajadores; Establecer claramente los deberes de cada empleado; Establecer las reas de autoridad y responsabilidad; Proporcionar a los empleados todos los recursos necesarios para que desempeen su trabajo.

Taller 1. Defina con sus propias palabras que es organizacin 2. Desarrollar los aspectos fundamentales de la organizacin

Direccin Definicin de Direccin La direccin se encarga de orientar, comunicar, capacitar y motivar al recurso humano de la empresa para que desempeen efectivamente, con entusiasmo y confianza su trabajo y contribuir as al logro de los objetivos de la empresa. Importancia de la Direccin La direccin es un ingrediente necesario para la administracin de xito y est estrechamente relacionada con el liderazgo. Estos dos elementos son el aspecto interpersonal de la administracin. El pequeo empresario es un lder en su empresa. Debe ser una persona motivadora, curiosa, enrgica y debe reunir todas las energas y recursos para superar cualquier barrera que le impida alcanzar sus objetivos. Al mismo tiempo, debe tener la habilidad para que sus subordinados cumplan adecuadamente sus funciones, realizando las rdenes que se emitan. El lder de la empresa debe emplear la direccin para identificar las aptitudes y motivaciones del personal y as brindar incentivos adecuados. Elementos Importantes para la Direccin Motivacin La motivacin es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realizacin de sus labores, consciente de que est obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo est contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, as como al logro de los objetivos de la empresa. Comunicacin Una buena comunicacin, es el intercambio de pensamientos, informacin, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o ms personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas. En la empresa, la informacin que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente. Liderazgo Liderazgo es la relacin en la cual una persona (el lder), influye en otros (los empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposicin en las tareas de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el lder y/o el grupo. Por lo tanto, el lder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiracin y deseo de trabajar.

Aspectos Fundamentales del Proceso de Direccin Como lineamientos de la direccin estn: 1. Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente; 2. Definir claramente las tareas de los empleados; 3. Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal; 4. Mantener una comunicacin eficaz con los empleados; 5. Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal; 6. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo; 7. Remunerar equitativamente al personal. Taller 1. Defina con sus propias palabras que es direccin 2. Desarrollar los aspectos fundamentales de la direccin

Control Definicin Para entender a que se refiere el control, es til formular la siguiente pregunta: Estn guiados los esfuerzos administrativos a la realizacin deseada de objetivos? Para responder a esta pregunta se necesita la evaluacin de resultados. Si los resultados no estn dentro de los que razonablemente espera, se aplican medidas correctivas. Esta evaluacin y correccin, si necesaria, constituye el trabajo del control administrativo. los los se es

La finalidad del control es asegurar que las actividades que se realizan, concuerden con los planes. El control debe estar relacionado con las acciones actuales. En otras palabras, se refiere a una regulacin de lo que esta sucediendo en el momento. Importancia del Control Aunque la funcin de control por lo general se halla en el ltimo lugar de la lista de las funciones administrativas, es una de las responsabilidades bsicas de un empresario que administra su negocio. En muchos aspectos se le puede considerar como la esencia de la administracin. Es la funcin que da significado y profundidad a las dems funciones. La importancia del control se basa en el hecho de que la labor del empresario consiste en lograr los resultados en cada rea funcional de la empresa. Aunque es el personal el que debe realizar el trabajo, corresponde al empresario la responsabilidad de los resultados. Debe desarrollar y utilizar el sistema de control para asegurar el nivel deseado de logros; dicho sistema le permitir saber en todo momento y sin contratiempos si el trabajo es adecuado. El Control Aplicado a las reas Funcionales de la Empresa El control, al igual que la planificacin, se relaciona con la empresa en general. Se puede hablar de control hasta en un sentido amplio como en uno especifico, segn se relacione con actividades de produccin, administracin de personal, mercadeo y finanzas. rea de Mercadeo Es el control que examina la planificacin de ventas, comparando las ventas previstas y las ventas realizadas en un periodo de tiempo determinado. rea Financiera

Se refiere principalmente al control de ingresos y egresos de la empresa en un periodo de tiempo determinado. Al mismo tiempo incluye el control de los registros contables y el comportamiento de los costos en relacin a la produccin de ventas. rea de Produccin Es el control que examina si se han producido los artculos en la cantidad y calidad planificada, respetando los costos establecidos. rea de Personal Este control evala las relaciones y rendimiento del equipo de trabajo. Al mismo tiempo examina tanto la aplicacin de disciplina, como el fomento de la seguridad laboral. Formas de Control Los medios que comnmente se utilizan para obtener los datos necesarios a fin de evaluar el desempeo del equipo al trabajo, son los siguientes: Observaciones Personales El mtodo de observaciones personales significa ir al rea de actividades y tomar nota de lo que se est haciendo. La calidad de trabajo, las actitudes de los empleados y la operacin en general son los tipos de cosas que podran observarse. Los contactos directos dan una imagen intima de lo que sucede y cierta sensacin de satisfaccin al ver que se hace el trabajo y hablar con quienes lo desempean. El nico inconveniente de esta forma de control es que requiere mucho tiempo del empresario, lo que le obliga a no entender adecuadamente el resto de sus funciones. Reportes Verbales Este medio de medir el desempeo se puede llevar a cabo por medio de entrevistas o reuniones de grupo. Por este medio el empresario no solo se enterara de lo que sucede, sino que tambin puede hacer sugerencias y ayudar en otra forma. Los Reportes verbales conservan ciertos elementos del mtodo de observacin personal, porque la informacin se transmite verbalmente y se incluye el contacto personal, las expresiones faciales, tono de voz y la evaluacin general del desempeo pueden ser observados y se pueden hacer preguntas para aclarar

cualquier malentendido o para obtener informacin adicional. Este tipo de control tiene la inconveniencia de que no queda registro escrito de lo informado. Reportes Escritos Son los reportes elaborados por los subalternos, presentando un resumen por escrito de las actividades llevadas a cabo en un periodo determinado. Al mismo tiempo estos reportes proporcionan una informacin permanente para su comparacin o estudio en alguna fecha futura. A menudo, los reportes escritos estn complementados por los reportes verbales y las observaciones directas. Aspectos Fundamentales del Proceso de Control 1. Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar; 2. Realizar el control en el momento oportuno; 3. Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores; 4. Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. Taller 1. Defina con sus propias palabras que es control 2. Desarrollar los aspectos fundamentales del control