1.

DETERMINE SUS OBJETIVOS,

AUDIENCIA y ORGANIZADORES
No debiera seguir con sus planes hasta que
haya contestado estas preguntas:

1. ¿Cuál es el propósito del evento?

¿Está reuniendo a la gente para
orar o para jugar?
2. ¿Cuál es la meta y el resultado
final que Ud. espera? ¿Que es lo que
quiere que lleven los asistentes después
de haber pasado ese tiempo juntos?
3. ¿Quienes espera que vengan? ¿Adolescentes,
personas mayores, familias, parejas,
o sólo mujeres?
4. ¿Está trabajando sola o con una comisión
de organización?
 TR-1

2. BOSQUEJE EL PROGRAMA A
GRANDES RASGOS
Ahora que ha determinado sus objetivos y sabe quien va a ser su
público, es tiempo para bosquejar su programa a grandes rasgos.

Antes de que continúe necesitará tener las respuestas a estas

preguntas:
1. ¿Qué estación del año será mejor para lograr los objetivos?
2. ¿En qué día debería comenzar y terminar el programa? ¿Martes a
jueves, o jueves a domingo?
3. ¿Habrá sesiones plenarias, y si las hay, cuántas y en qué
momento?
4. ¿Habrá división en grupos o seminarios? ¿Cuántos?
5. ¿A qué hora comenzará el programa el primer
día y a que hora terminará el último día?
6. ¿Va a tener exposiciones?
 TR- 2

3. BOSQUEJE EL PRESUPUESTO

Hágase estas preguntas:

1. ¿Hay algunos fondos para comenzar?

2. ¿Habrá que pagar una cuota de inscripción?

3. ¿Se espera que la inscripción cubra

todos los costos del evento?

4. ¿Qué está incluido en la cuota de

inscripción?

5. ¿Qué derechos estará dispuesta a

pagar el público que espera?

6. ¿Cuántos artículos audiovisuales y de

alta tecnología se necesitarán?

7. ¿Estarán incluidas en los derechos

de inscripción algunas comidas?

8. ¿Pueden conseguirse patrocinadores

para algunos aspectos del programa?
 TR- 3

4. ELIJA UN LUGAR

Ahora que conoce sus objetivos y tiene

una sensación del programa, y tiene su
lista de verificación en mano, está preparada
para encontrar un lugar para tener su encuentro.

¿Qué es importante considerar?

1. ¿Qué tarifa hotelera está dispuesto a pagar el público que

espera?
2. ¿Cuántas habitaciones necesita? ?Qué días?

3. ¿Cómo se harán las reservas?

4. ¿Qué clase de sala y cuanto espacio debe tener para las

reuniones?
5. ¿Servirán Uds. las comidas?

6. ¿Cuáles son sus necesidades audiovisuales previstas?

7. ¿Cómo se pagarán los servicios?
 TR - 4

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AUDITORIUM

TR-5
SALA DE AULA

TR- 6
CÍRCULOS

TR- 7
MEDIA LUNA

TR- 8
FORMA DE -U
TR-9
 SALA DE JUNTAS/CONFERENCIAS

¿ASIENTOS PARA CUANTAS PERSONAS?

TR-10

186 METROS CUADRADOS

Disposición de asientos en teatro:200

Círculos 160

Aula 130
Media luna 80

Vacío en el centro, en U 50

TR-11

5. COMPLETE EL PROGRAMA

$ Establezca el horario de cada día.

$ Elija los oradores para las sesiones

plenarias y devocionales.

$ Determine los tópicos del seminario

y quienes los va a presentar.

$ Asegúrese que los oradores saben que

 equipo audiovisual se proporcionará.

$ Pregúnteles si requieren algo adicional.

Déles una fecha tope para que le
devuelvan la información.

TR -12
 6. PONGA A PUNTO EL PRESUPUESTO
Ahora que usted conoce los gastos de hotel y los gastos del
programa, incluyendo lo que cuesten realmente los
audiovisuales, puede completar su presupuesto.

· Haga su tarea de casa antes de comenzar

a hacer la propaganda.

· Asegúrese que usted cubre su presupuesto

con los derechos de inscripción y/o subsidios o
patrocinios.

· Añada de un 10 a un 15% para contingencias.

TR-13
 7. PUBLIQUE EL EVENTO

· Planifique la forma de publicidad.

· Asegúrese de que la publicidad sea atractiva
y tenga todas las informaciones necesarias para
los interesados.
· Asegúrese de que quede bien clara la fecha
final de inscripción y las informaciones en
cuanto al financiamiento.
· Examine cuidadosamente su anuncio.

TR - 14
8. ENCAJE LAS PEQUEÑAS PIEZAS

Detalles y más detalles.

$ Defina el menú.

$ Defina que seminarios se llevarán a cabo

en las diferentes salas.

$ Planifique minuto a minuto los detalles del

programa diario.

$ Determine que sistema usará para controlar

la asistencia a los seminarios.

$ Instruya a sus ayudantes en sus

responsabilidades.

$ Esté segura que conocen todo el programa

de manera que puedan contestar
inteligentemente cualquier pregunta.
 TR- 15

9. ES EL DÍA DE APERTURA

$ ¡Ud. está lista! Sus ayudantes están en su lugar y sus visitas

están llegando.

· Haga planes para encontrarse con el

coordinador del complejo u hotel
diariamente.

· Esté alerta a las decisiones de último momento o cambios

que pueden ser necesarios hacer in situ.

· Hable con el controlador o contador

que está al cargo de su cuenta sobre
una base diaria para controlar los
cargos en la cuenta maestra.
 TR- 16

10.POSTERGUE EL APLAUSO

El encuentro pudo haberse terminado; la última persona se ha

marchado del hotel. Ud. ha arreglado su cuenta. Ud. ha salido de
su habitación y está en camino a su casa. ¿Piensa que se acabó
todo? Bueno, la adrenalina que la mantuvo durante la
preparación y el evento real puede haberse ido, pero Ud. aun no
ha terminado.

Reunión posterior a la convención.

Ud. comenzó su evento con una reunión de pre conferencia.

Ahora es tiempo de finalizar su evento con una reunión
(pos-conferencia). Esto en una forma excelente de hacer sus
programas futuros aun más exitosos que el que recién acaba de
terminar.
TR-17