UNIVERSIDAD PERUANA DE CIENCIAS APLICADAS

FACULTAD DE INGENIERÍA

CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO FINAL

Creación de app de Gestión de Inventarios para controlar el Stock mínimo,

Entradas y Salidas de Materiales´

GRUPO 7

PROFESOR:

Marcela Escobar Urueña

SECCIÓN:

IN84

INTEGRANTES:

N° Apellidos y Nombres Códigos

1 Cáceres Rodríguez Pablo Cesar U201923879
2 Guevara Peralta Jhanker Piero U201819552
3 Dominguez Huamani Alberto Alonso U201818000
4 Herrera Panduro, Jhonatan Henry U201714548
5 Paco Urbina, Sofia Milagros U201623429

2022-01
INDICE
1. Introducción .............................................................................................................................................. 3
1.1. Antecedentes del proyecto ............................................................................................................... 3
1.2. Alineamiento Estratégico: Organización y Proyecto .......................................................................... 3
2. Gestión de la Integración y del alcance .................................................................................................... 4
2.1 Project Charter .................................................................................................................................... 5
Project Charter .............................................................................................................................................. 5
A. Información General ............................................................................................................................... 5
B. Propósito del Proyecto (descripción del producto o servicio) .............................................................. 5
C. Objetivo del Proyecto ........................................................................................................................... 5
D. Alcance del Proyecto ............................................................................................................................ 6
E. Factores Críticos de Éxito del Proyecto ................................................................................................ 7
F. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel ..................................................................................... 7
G. Autoridad del Proyecto ......................................................................................................................... 8
• Autorización...................................................................................................................................... 8
• Gerente del proyecto ......................................................................................................................... 8
• Comité de Seguimiento (Dirección) ................................................................................................. 9
I. Firmas ................................................................................................................................................. 10
3. Gestión del tiempo.................................................................................................................................. 13
4. Gestión del costo .................................................................................................................................... 14
5. Análisis de los beneficios ........................................................................................................................ 16
5.1. Flujo financiero del proyecto ........................................................................................................... 16
5.2. Beneficios ......................................................................................................................................... 19
6. Gestión de riesgos y problemas: ............................................................................................................. 19
6.1 Riesgos: ............................................................................................................................................. 19
6.2 Problemas: ........................................................................................................................................ 21
7. Planes de Soporte en la Administración de Proyectos ........................................................................... 23
7.1. Plan de Comunicación ...................................................................................................................... 23
7.2. Planes de Calidad ............................................................................................................................. 23
8. Conclusiones: .......................................................................................................................................... 25
9. Bibliografía .............................................................................................................................................. 26
1. Introducción
1.1. Antecedentes del proyecto

En la actualidad, cada vez existen más empresas en el Perú que han crecido de microempresas a Mypes o
incluso algunas pocas a Grandes empresas. La cuestión, es que una de las principales diferenciaciones que
genera una brecha entre el crecimiento de una microempresa con el de una pequeña o mediana empresa, es
su organización con respecto a los inventarios y la correcta gestión de otras áreas de la empresa. Es así, que
todo parte de la organización de las personas y como pueden transmitir las personas estos conceptos de
organización hacia sus empresas en cuestión. En los últimos años, el correcto uso de la gestión de
inventarios viene tomando mayor acogimiento entre los empresarios, esto se debe a que han podido
observar que los mayores casos de éxito son aquellos que han aplicado una correcta gestión de inventarios
a sus empresas, tales casos como los de las empresas, Gloria, Backus, RANSA. En el caso de la empresa
RANSA, al ser una empresa de distribución y almacén, posee mayor énfasis y resulta necesario enfocar una
buena organización de la gestión de inventarios, esto mediante la creación de alguna aplicación o plantillas
en Excel que permitan un completo control de las entradas, salidas, stocks de inventario y diferentes
parámetros que se pueden experimentar en áreas de almacén y distribución. Durante el año 2020 y 2021, la
pandemia por el COVID estuvo latente y generó muchos problemas a diferentes empresas del país, es
debido a esto, que la reactivación económica del país aún sigue en camino. Este proyecto, lo que busca es
crear una app de Gestión de Inventarios completa, que pueda ayudar a organizar sus sistemas de inventarios
y distribución de las empresas. Este proyecto, va dirigido especialmente a empresas como RANSA, que se
especializan en la distribución y en el servicio de almacén de otros productos. De igual manera, la aplicación
de Gestión de Inventarios también busca ser de utilidad para empresas que ofrezcan otro tipo de servicios
o empresas de producción, ya que de todas maneras estas empresas necesitan una correcta información y
orden del stock que mantienen, así como de las entradas y salidas de sus productos correspondientes.

1.2. Alineamiento Estratégico: Organización y Proyecto

El Proyecto ´´Creación de app de Gestión de Inventarios para controlar el Stock Mínimo, entradas y salidas
de materiales´´ contiene 5 integrantes principales, los cuales cumplen un rol específico importante en la
empresa. El objetivo de nuestra empresa es crear una aplicación mediante programación en Excel que nos
permita llevar el correcto orden, seguimiento e información de los parámetros de inventarios de las
empresas que requieran de nuestros servicios de Gestión de inventarios. Es necesario precisar, que cada una
de las 5 personas integrantes de la empresa, tiene la misma importancia con respecto a las opiniones y/o
sugerencias que puedan dar para las tomas de decisiones de los proyectos a seguir en la empresa. El gerente
general de esta empresa es Pablo Cáceres, el cual se encargará de la organización, control y planificación
de las actividades que se encuentren involucradas en el proyecto a tomar. Además de esto, el gerente
general, se encarga de monitorear la información con respecto al desempeño de los demás miembros de la
empresa, los cuales son jefes de área en sus respectivas especialidades. Cumpliendo funciones como,
establecimiento de políticas de la empresa, análisis de software de las empresas y marketing. Nuestro
proyecto tiene, la siguiente Misión, Visión y Valores:

Misión: Satisfacer las necesidades de las empresas peruanas que requieren del servicio de creación de una
aplicación de Gestión de Inventarios
Visión: Convertirse en empresa líder en prestación de servicios de Gestión de Inventarios.
Valores:
✓ Responsabilidad
✓ Trabajo en equipo
✓ Efectividad
✓ Garantía de calidad al cliente
✓ Compromiso
✓ Honestidad
Pilares de la organización:
✓ Seguimiento en la calidad del servicio prestado
✓ Eficiente distribución del trabajo
✓ Constante capacitación
✓ Desarrollo de capacidades
✓ Correcto manejo de los recursos de la empresa

2. Gestión de la Integración y del alcance

2.1 Project Charter

A. Información General
Nombre del Proyecto
Patrocinador:
Preparado por:
Project Charter
Crear una app de gestión de Fecha de Preparación 16/05/2022
inventarios para controlar el
stock mínimo, entradas y
salidas de materiales
Director del proyecto Fecha de 16/05/2022
Modificación:
Analista de Datos Autorizado por: Director del
Ingeniero industrial proyecto
Ingeniero de sistemas

B. Propósito del Proyecto (descripción del producto o servicio)

El objetivo del presente proyecto es desarrollar una app que permita controlar la gestión de inventarios en
una sola base de datos. Con la ayuda de Microsoft Excel se tiene una tabla resumen con todos los materiales
de la empresa con sus respectivos códigos y en otra hoja, entradas y salidas de materiales según los
requerimientos de la empresa para obras o uso de instalaciones. La app ayudará a la empresa a tener una
visión detallada del estado de sus inventarios con la finalidad de evitar el sobrestock y a su vez, generar
ordenes de pedido a los proveedores en el tiempo correspondiente.

C. Objetivo del Proyecto

Metas de la Organización Objetivos del Proyecto
Control de entradas y salidas de mercadería Tener el control total de los inventarios. Tener acceso al
status de la mercadería, las entradas, movimientos,
facturación, salidas y todo tipo de operaciones realizadas.

Vigilar la calidad de los productos Permitir realizar el control de los lotes o fechas de
vencimiento de la mercadería. Para evitar deterioros o
caducidad, además de asegurar su adecuada venta.

Saber en que época se vende menos o más de ciertos

productos para que la empresa este preparada y tenga el
Identificar la estacionalidad inventario para cubrir la demanda.

Reducir costos por sobrestock o falta de inventario Evitar costos de almacenamiento fuera del presupuesto
previsto.
D. Alcance del Proyecto
Resultados del Proyecto.

• La documentación del equipo y material empleado para la elaboración y diseño de la app.

• La documentación de los resultados del análisis de las areas que abarca la gestión de inventarios.
• La documentación del análisis y modelamiento de la app.
• La documentación elaborada para el diseño y funcionamiento de la app.
• Resultado del analisis de las pruebas realizadas a la app con datos de ensayo.
• Presentación de los prototipos de la app.

Contenido del Proyecto.

• Presentación
• Resumen
• Introducción
• Fundamentación teórica
o Introducción
o Marco Teórico
o Objeto de estudio
o Campo de acción
o Análisis de las necesidades de la empresa
o Conclusiones
• Propuestas de solución:
o Introducción
o Objetivos del proyecto: App de gestión de inventarios
o Beneficios del proyecto: Controlar el stock mínimo, entradas y salidas de materiales
o Conclusiones
• Modelado del Negocio:
o Introducción
o Tipos de empresa que podrían hacer uso de la app
o Reglas para el correcto uso de la app
o Modelo de análisis de la app
• Requerimientos
o Introducción
o Especificaciones de los requerimientos de la app
o Seguridad del software
o Casos modelo en los que se enfoque la gestión de inventarios
o Matriz modelo del negocio y modelo del sistema
o Prototipo inicial del app
o Conclusiones
• Administración del proyecto:
o Introducción
o Project Charter
o Cronograma de ejecución del proyecto de la app
o Conclusiones
• Conclusiones
• Glosario de términos
• Bibliografía
 • Anexos

Exclusiones.

• No se tomará en cuenta como data admisible la información brindada por los proveedores, ya que la app
será desarrollada para la empresa y para gestión solo de sus inventarios y se trabajará con los datos
previstos por la misma.

Stakeholders claves.
Director del proyecto
Analista de datos
Ingeniero industrial
Ingeniero de sistemas

Hipótesis o Suposiciones.

-Los stakeholders brindarán las facilidades al resto del equipo para el correcto desempeño del equipo en favor de
los objetivos planteados.
-Experiencia del Ingeniero de sistemas en softwares similares anteriormente realizados en proyectos similares.
-El analista de datos brindará la información que se requiere para la correcta estructura de la app teniendo en
cuenta los datos con los que trabajará la app puesta en acción.

Restricciones.
-El horario de trabajo del ingeniero de sistemas será de lunes a domingo de 10 am a 9 pm.
-El horario de trabajo del analista será de lunes a sábado de 8 am a 10pm.
-El proyecto deberá realizarse hasta antes del 20 de junio.

E. Factores Críticos de Éxito del Proyecto

-No trabajar en base a los objetivos planteados desde el inicio del proyecto.
-Mala identificación de los posibles riesgos que podrían suceder antes y durante la elaboración de la estructura de la
app.
-Mala ejecución del plan de trabajo.
-Falta de compromiso por parte del grupo a cargo del proyecto.
-Presupuestos irreales.
-Mal manejo de los horarios y plazos.

F. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimación de recursos requeridos:

Recursos humanos:
-Director del proyecto
-Analista de datos
-Ingeniero industrial
-Ingeniero de sistemas
-Diseñador gráfico de la interfaz

Recursos materiales:
-Oficina de trabajo para el equipo y durante el tiempo de duración del proyecto. Debe contar con mesas de trabajo,
pizarra acrilica y sala de proyección
-5 laptops con un mínimo de 16gb de RAM y 500 gb de ROM. Además, con un procesador mínimo Intel Core i7.
-2 proyectores multimedia.

Costo Estimado del Proyecto:

-Oficina equipada 1500

- Proyectores multimedia 700 c/u
- Laptos (procesador minimo Intel Core i7) 4000 c/u
-Equipo (ingenieros, diseñador, entre otros) 5000

Beneficios Estimados:

Beneficios tangibles:

-Reducción de tiempos para elaborar reportes de inventarios

-Reportes de inventarios más detallados
-Registro de traslados
-Registro de cantidades exactas trasladadas de material

Beneficios Intangibles:
-Interfaz más didáctico
-Gestión de inventarios más optimizado
-Mejor manejo de inventario

Estimación de Fechas a Programar:

Fecha de inicio: 30/05/2022

Fecha de término: 10/07/2022

G. Autoridad del Proyecto

• Autorización

Herrera Panduro Jhonatan Henry

• Gerente del proyecto

Caceres Rodriguez Pablo Cesar

• Comité de Seguimiento (Dirección)

Paco Urbina Sofia Milagros

Guevara Peralta Jhanker Piero
Dominguez Huamani Alberto Alonso

H. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades

1. Herrera Panduro Jhonatan Henry (director del proyecto)

• Responsable de que se logre un Proyecto Exitoso

• Liderar el proyecto
• Comunicación con los equipos del equipo
• Organizar el proyecto
• Comunicación con todos los involucrados de manera interna y externa
• Adaptar el proyecto si el contexto lo requiere

2. Caceres Rodriguez Pablo Cesar (Gerente del proyecto)

• Guiar al equipo para cumplir las metas propuestas

• Garantiza que la organización dentro del proyecto se cumpla
• Cabeza del proyecto si el director no esta presente
• Toma de decisiones importantes dentro de los equipos

3. Paco Urbina Sofia Milagros (comité de seguimiento)

• Liderar un grupo dentro del proyecto

• Seguimiento de los objetivos
• Reportar los avances del proyecto
• Reportar fallas y problemas que se presenten

4. Guevara Peralta Jhanker Piero (comité de seguimiento)

• Liderar un grupo dentro del proyecto

• Seguimiento de los objetivos
• Reportar los avances del proyecto
• Reportar fallas y problemas que se presenten
5. Dominguez Huamani Alberto Alonso (comité de seguimiento)

• Liderar un grupo dentro del proyecto

• Seguimiento de los objetivos
• Reportar los avances del proyecto
• Reportar fallas y problemas que se presenten

I. Firmas
2.2 EDT

Nombre/Función Firma Fecha

Pablo Caceres (Gerente del proyecto) PABLO 17/05/2022

Jhanker Guevara (comité de

seguimiento) 17/05/2022

Alberto Dominguez (comité de ALBERTO 17/05/2022

seguimiento)
Jhonatan Herrera (director de proyecto) JHONATAN 17/05/2022
Sofia Paco (Comité de seguimiento) SOFIA 17/05/2022
 Diccionario EDT

N° de Identificación Nombre/número de Fecha de Organización/individu

de la cuenta de paquete de trabajo actualización os responsables
control
1. Evaluación de 18/05/2022 Sofia Milagros
necesidades
Descripción del entregable del paquete de trabajo
Trabajo involucrado: Consiste en el desarrollo de auditorías internas y el establecimiento de los
requisitos para el desarrollo de la app
Criterios de aceptación (cómo saber si el trabajo/entregable es aceptable)
Los criterios de aceptación serán aceptados si es que estos nos proporcionan la identificación de
los procesos, fallas y los responsables, así mismo con los requisitos legales y los recursos.

Supuestos
Entre el personal encargado del desarrollo de la tarea se encuentra el ingeniero que es el
encargado del desarrollo de las auditorías internas y el establecimiento de los requisitos.

Riesgos
• Que no se identifiquen las fallas en el tiempo establecido
• Que no se haya identificado los requisitos para el diseño y desarrollo de la app
Recursos Asignados
Personal: Ingeniero, Asesor legal
Software: Ms Project

Duración: 3 días

Costo: s./ 506

Fecha Límite: 20/05/22
Interdependencia:
Antes del entregable: Ninguna
Después del entregable: Reunir información de los procesos, fallas, responsables y requisitos

Aprobado por: Sofía Paco

Diccionario EDT

N° de Identificación Nombre/número de Fecha de Organización/individu

de la cuenta de paquete de trabajo actualización os responsables
control
1. Aplicación de 24/06/2022 Alberto Dominguez
la app
Descripción del entregable del paquete de trabajo
Trabajo involucrado: Se desarrolla la ejecución de la app por medio del Diseñador
Criterios de aceptación (cómo saber si el trabajo/entregable es aceptable)
Para que el entregable sea aceptado la app no debe tener problemas al ser ejecutado y debe
mostrar la información solicitada y programada por el diseñador

Supuestos
Para el desarrollo de la app se contó con data de igual manera con indicadores que ayudarán a
generar reportes logísticos
Riesgos
• Problemas al momento de ejecutar la app y que este impida que puedan correr los datos
establecidos
• Que los reportes logísticos no evidencian la realidad de la empresa

Recursos Asignados
Personal: Asistente logístico, diseñador
Software: Ms Project

Duración: 2 días

Costo: s./1608
Fecha Límite: 27/06/22
Interdependencia:
Antes del entregable: Diseño de la app
Después del entregable: Correcta aplicación y reportes de la app

Aprobado por: Alberto Dominguez

3. Gestión del tiempo

En la gestión del tiempo se realizó un cronograma de actividades utilizando el software Project Manager el
cual especifica el total de actividades, fases de secuencia y tiempo en el que el proyecto tarda en concretarse.
Con el fin de resumir la información, se tiene que el proyecto comienza el 18 de mayo del presente año y
tiene una duración de 31 días, siendo el termino el 29 de junio teniendo en cuenta que no se laboran los
sábados y Domingos.
4. Gestión del costo

Para llevar a cabo el proyecto que se está realizando acerca de crear una app de gestión de
inventarios, la cual permita el control y manejo óptimo del stock de materias primas, así como de
las entradas y salidas del proceso, se consideraron los siguientes roles:
• Jefe del proyecto:
o Encargado de planificar el cómo y cuándo se realizará el proyecto
o Encargado de supervisar de que todo lo concerniente al proyecto se lleve a cabo de
la manera en la que se planificó (respecto a, por ejemplo, los tiempos de duración
de cada etapa o a los recursos que se utilizarán para que este se lleve a cabo)
o Encargado de tomar las decisiones pertinentes en cada fase del proyecto para que,
de esta manera, se asegure que se termine a tiempo y que sea exitoso
• Ingeniero:
o Se encargará de diseñar la interfaz y el sistema operativo de la aplicación
o Se encargará de realizar las pruebas de funcionamiento de la aplicación
correspondientes
• Asistente de logística:
o Encargado de recibir y gestionar los materiales necesarios para realizar el proyecto,
así como de supervisar que la calidad de los mismos sea la óptima
o Encargado de controlar los inventarios con los que se cuenta durante la duración de
todo el proyecto
o Deberá estar atento a todos los requerimientos extras que pueda tener el ingeniero,
el diseñador o el jefe del proyecto respecto a los materiales y/o recursos que se
utilizarán para poder solicitarlos
• Diseñador web:
o Será el encargado del diseño de la app que será visible al público, de la parte que
interactuará con el usuario
o Será el encargado del diseño de la publicidad
• Asesor Legal:
o Encargado de analizar los posibles riesgos existentes respecto a la viabilidad legal
del proyecto (por ejemplo, que no se infrinjan los derechos de autor o derechos de
propiedad)
 o Encargado de realizar informes legales y sugerir acciones para salvaguardar la
propiedad intelectual del proyecto que se está realizando (patentar la idea de la
aplicación, que no se filtre la información con la que se está trabajando)
o Encargado de realizar los contratos correspondientes con las partes involucradas en
el proyecto, así como con los usuarios que quieran hacer uso de la aplicación
o Encargado de defender al equipo en caso tuviera que pasar por algún juicio legal

Roles Remuneración aproximada (S/.)

Jefe del proyecto 6533
Ingeniero 5000
Asistente de logística 1500
Diseñador web 3000
Asesor legal 1500

Entonces para los costos del proyecto se tiene en cuentan el siguiente cuadro resumen del Project
Manager:

A su vez, se procede a presentar el presupuesto total del proyecto de la creación de una app para la
gestión de inventarios.
5. Análisis de los beneficios
5.1. Flujo financiero del proyecto
Se presenta los cuadros necesarios para poder realizar el flujo financiero del proyecto en cuestión. Para
poder determinar si el proyecto es viable, se procede a realizar bel cálculo de los criterios de flujo
económico vistos en finanzas.
Se presenta datos de los flujos de caja económico del proyecto “Creación de una app para la gestión de
inventarios”.

Se calcula el COK:

Se calcula el WACC:

A continuación, se presenta el flujo de financiero del proyecto:

Los valores del VAN y TIR para medir la viabilidad del proyecto:

Según los cálculos obtenidos, se presenta el cuadro resumen de los resultados

Se procede a calcular el periodo de recuperación de inversión:

 5.2. Beneficios
El beneficio esperado parte desde el objetivo de minimizar los costos a los que las empresas se ven
perjudicadas al no contar con un control y en este caso especialmente de una app o software que ayude
a gestionar los inventarios correctamente. El principal problema surge debido a la acumulación de stock
o materias e insumos, esto generando caducidad y acumulación de estos, ya que estas empresas sin
control alguno realizan pedidos cada determinado tiempo sin tomar en cuenta la variable de la demanda.
Con el propósito de saldar las pérdidas, con la app para optimizar el inventario se prevén mayores
beneficios entre ellos

- El despacho de los productos antes de que superen su tiempo de caducidad

- Planificar la compra de insumos, materiales o productos
- Reducción de los costos de transporte, almacenaje o distribución hasta en un 22%
- Pronosticar la demanda en periodos de tiempo determinados
- Ayuda a analizar con mayor precisión las ventas a lo largo del año
- A partir de los resultados, la empresa podrá crear política de ventas, así como de inventarios
máximos y mínimos

6. Gestión de riesgos y problemas:

6.1 Riesgos:
En esta sección del trabajo se realizó la Matriz de Riesgos, la cual ayudará a determinar los posibles riesgos
que podrían afectar el desarrollo del proyecto de manera continua y eficiente. Para armarla, el equipo realizó
una lluvia de ideas, la cual permitiría proponer, filtrar y seleccionar los riesgos más significativos. Además,
se contó con el apoyo de un ingeniero de software y de un diseñador, encargados de la programación y del
diseño de la interfaz del programa, respectivamente, para que den sus opiniones y consideraciones respecto
a los temas concernientes al proyecto objetivo. En la siguiente tabla se podrá observar los posibles riesgos
que podrían ocurrir y las respuestas correspondientes: aceptar, mitigar, contingencia o evitar, según su
severidad y su descripción.
Tabla 1
Matriz de Riesgos del Proyecto

Fuente: elaboración propia

6.2 Problemas:
Para poder identificar el problema más importante para el proyecto, es decir, aquel que lo afectaría más, se
consideraron las diferentes áreas involucradas en el desarrollo del mismo, se analizaron los distintos
problemas que existirían en cada una de ellas y se realizó un conteo de los días que estos podrían retrasar
el curso del proyecto.
A continuación, se mostrará la cantidad de días que cada uno de estos inconvenientes retrasan al proyecto
y se realizará un gráfico de Pareto para identificar cuáles son los más significativos.
Tabla 2
Problemas identificados que pueden afectar el desarrollo del proyecto

Fuente: elaboración propia

Tabla 3
Gráfico de Pareto
 Fuente: elaboración propia

El Diagrama de Pareto permitirá que se identifiquen los problemas más importantes que podrían surgir
durante el desarrollo del proyecto, los cuales, según el análisis realizado, serían el no contar con personal
capacitado para la realización del proyecto, que se use una metodología de trabajo no adecuada durante el
desarrollo del proyecto, que se realice una mala estimación del tiempo que tomará la finalización del
proyecto, que se usen tecnologías o programas durante el desarrollo del proyecto y que exista una falta de
apoyo por parte de las personas encargadas de financiar el proyecto.

El no contar con personal capacitado para llevar a cabo las actividades del desarrollo del proyecto podría
significar atrasos permanentes durante la ejecución del mismo debido a que el no saber manejar los
programas necesarios puede llevar a tener que rehacer el software varias veces. Es por este motivo que es
de suma importancia el filtrar y seleccionar a las personas que trabajarán en el mismo. Es importante
también que se seleccione y desarrolle la metodología de trabajo que mejor se adecúe al proyecto y que
permita que se puedan cumplir con los objetivos del mismo, a tiempo y de la manera más eficiente posible.
Para lograr esto, también se deben establecer fechas límites que permitan entregar los resultados de cada
etapa del proyecto y que se estime de manera adecuada cuánto durará cada una de ellas. Finalmente, se
deben utilizar programas que faciliten el trabajo de las personas involucradas en el proyecto, que sean
programas confiables y que sean conocidos por los involucrados, además, la comunicación con las personas
encargadas de financiar el proyecto es vital ya que de ellos depende la continuidad del mismo.
7. Planes de Soporte en la Administración de Proyectos
7.1. Plan de Comunicación

Tabla 4: Matriz de Comunicación

MATRIZ DE COMUNICACIÓN
Nº ACTIVIDAD MEDIO DE COMUNICACIÓN RESPONSABLE FRECUENCIA DESCRIPCIÓN/TAREA AUDIENCIA
Detalla cada aspecto esencial de cada proyecto con Equipo del proyecto y
Director del
1 Elaborar proyect charter y WBS Reunión Una vez una presentación estructurada del trabajo requerido directivos de la
proyecto
para completar el proyecto. organización
Mantiene actualizada la información sobre el
2 Informe de estado de la tarea. Documento, reunión Secretaria Semanal Equipo del proyecto
progreso de las tareas desarrolladas.
Detalla los posibles riesgos a los que están expuestos
3 Reportar riesgos potenciales. Documento, reunión Prevencionista Una vez Equipo del proyecto
los trabajadores dentro de la empresa.
Especificar la fecha exacta con la duración del
4 Verificar cronograma de actividades. Documento Ingeniero industrial Una vez desarrollo para cada actividad de desarrollo del Equipo del proyecto
proyecto planificada.
Realice una inspección final del trabajo para ver si
5 Informar sobre nivel de calidad. Documento, reunión Ingeniero industrial Quincenal cumple con los estándares de calidad especificados o Equipo del proyecto
no.
Gerente de Demuestra la rentabilidad y confiabilidad del
6 Informe de viabilidad del proyecto. Documento, reunión Una vez Equipo del proyecto
proyectos proyecto.
Verifique si la construcción sigue las dimensiones
7 Comprobar el tamaño del plano. Documento, reunión Ingeniero civil Una vez Equipo del proyecto
especificadas en el plano o layout.
Determinar los requisitos para la continuación del
8 Determinar las necesidades básicas. Documento Ingeniero industrial Semanal Equipo del proyecto
proyecto.
Los recursos que representa el proyecto durante un
9 Contabilización de equipos y recursos necesarios. Documento Practicante Semanal Equipo del proyecto
determinado período de tiempo.
Definir los procesos requeridos para asegurar que el
Gerente de Equipo del proyecto y
10 Comprobar el alcance y la integridad del proyecto. Réunion Una vez proyecto complete todas las actividades requeridas
proyectos directivos
al realizar con éxito el trabajo.
Informes de presupuesto proyectado con base en el Equipo del proyecto y
11 Revisar el financiamiento del proyecto. Reunión Contador Una vez
capital disponible y el crédito. partes interesadas
Jefe de Planificar las acciones necesarias para el control del
12 Detallar el plan de contingencia. Reunión Quincenal Equipo del proyecto
administración proyecto en caso de accidente.
Comunicar los riesgos externos potenciales para
13 Evaluación de riesgos externos. Documento, reunión Ingeniero industrial Semanal Equipo del proyecto
desarrollar planes de contingencia.
Director del Evaluar periódicamente el logro exitoso de las Gerente del proyecto y
14 Programación de una auditoría de proyecto. Documento Quincenal
proyecto operaciones y objetivos del proyecto. directivos
Recursos donde podemos demostrar que se han
15 Verificar el estado final del proyecto. Documento Ingeniero civil Diaria Equipo del proyecto
logrado los resultados esperados.
Anticipa la compra semanal de materiales y/o
maquinarias que serán requeridas en nuestro
16 Planificación de compras. Reunión Ingeniero industrial Semanal Equipo del proyecto
proyecto, cuando sean comprados o contratados, y su
valor estimado.

Acción administrativa necesaria para remover un

Equipo de proyecto y
17 Notificar las licencias y permisos. Documento Ingeniero civil Una vez obstáculo legal bien establecido para el ejercicio del
directivos
derecho de un individuo en beneficio de la empresa.

18 Revisar los informes de control del proyecto. Documento Ingeniero civil Quincenal Publicar informes con el alcance del proyecto. Equipo de proyecto

La verificación de equipos fijos posibilita la operación

Equipo del proyecto y
19 Comprobar la instalación completa. Documento Ingeniero civil Semanal de servicios que contribuyen al cumplimiento de las
contratistas
funciones para las que están diseñados.

Director del Recopilar accidentes y conocimientos adquiridos

20 Lecciones aprendidas. Documento Una vez Equipo del proyecto
proyecto durante el desarrollo del proyecto.

Nota: Se detalla las actividades y los responsables de estas. Acompañados también de la frecuencia,
audiencia y entre otros.

7.2. Planes de Calidad

En el proyecto en cuestión, proponemos ciertos criterios que se implementarán para la Gestión de calidad
del proyecto de creación de una app de Gestión de Inventarios. En la siguiente tabla, se especificarán los
factores, las métricas que se usarán, las frecuencias, momentos de medición y momento de reporte,
especificando finalmente las herramientas de medición a usar.
 Tabla 5: Línea base de la Gestión de Calidad

Fuente: Elaboración Propia

Ya que se han establecido los factores de calidad, en este siguiente punto, se evaluará los costos de no
conformidad y los costos de conformidad. Tomando en cuenta que los costos de no conformidad se
dividirán en costos de fallos internos y costos de fallos externos. Además, los costos de conformidad se
dividirán en costos de evaluación y costos de prevención.

Tabla 6: Costos de la Gestión de Calidad

Fuente: Elaboración Propia

8. Conclusiones:

• Se puede concluir que la Matriz de Riesgos, determinará los posibles riesgos que podrían afectar el
desarrollo del proyecto de manera continua y eficiente. Para armarla, el equipo realizó una lluvia
de ideas, la cual permitiría proponer, filtrar y seleccionar los riesgos más significativos. Además,
se consideró la severidad de cada riesgo identificado y se desarrollaron propuestas de contingencia.
• Se concluye que el proyecto es viable según los criterios VAN y TIR obteniendo valores de 10
901.42 y 34.80%. A su vez se verificó que estén dentro de los rangos admitidos.
• El tiempo que debe pasar para recuperar la inversión será de 2.94 meses según estimaciones.
• Se puede concluir que los problemas más importantes que podrían surgir durante el desarrollo del
proyecto, serían el de no contar con personal capacitado para la realización del proyecto, que se use
una metodología de trabajo no adecuada durante el desarrollo del proyecto, que se realice una mala
estimación del tiempo que tomará la finalización del proyecto, que se usen tecnologías o programas
durante el desarrollo del proyecto y que exista una falta de apoyo por parte de las personas
encargadas de financiar el proyecto.
• Se concluye que los costos de no conformidad representan un mayor porcentaje con respecto a los
costos de conformidad. En el caso de los costos de no conformidad, estos tienen un costo total de
42 mil soles y en el caso de los costos de conformidad estos suman un costo total de conformidad
de 40500 soles.
9. Bibliografía

• FAEDIS. (s/f). Gestión de Inventarios. Edu.co. Recuperado el 17 de mayo de 2022, de

http://virtual.umng.edu.co/distancia/ecosistema/ovas/administracion_empresas/logistica/unidad_3
/DM.pdf
• Computrabajo. (2022, 13 mayo). Salario de Asistente legal en Perú.
https://www.computrabajo.com.pe/salarios/asistente-legal
• Indeed. (2022, 11 mayo). Jefe de proyecto salary in Perú.
https://pe.indeed.com/career/jefe-de-proyecto/salaries
• EstudiaPerú. (2021, 7 mayo). ¿Cuánto gana un profesional en el Perú? 【Ejemplos y
Consejos 2022 】. https://estudiaperu.pe/guias/cuanto-gana-un-profesional-en-el-
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o%20y%20sector%20econ%C3%B3mico.
• Computrabajo. (2022a, mayo 13). ¿Cuál es el sueldo de Auxiliar de logística?
https://www.computrabajo.com.pe/salarios/auxiliar-de-logistica
• Aula Creactiva. (2020, 5 febrero). → ¿Diferencia entre diseño gráfico y diseño web?
https://www.aulacreactiva.com/diferencia-diseno-grafico-diseno-
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20para%20mejorar%20una%20interfaz.