Curso virtual:

Elaboración del Plan Institucional

de Archivos - PINAR

Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

Contenido Temático
Formulación de la visión estratégica del
1 PINAR

Formulación de los objetivos de la visión

2 estratégica

Ejemplo: Formulación de la visión

3 estratégica y los objetivos

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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

FORMULACIÓN DE LA VISIÓN
1 ESTRATÉGICA DEL PINAR

Consiste en el compromiso de la alta dirección de

la entidad por mejorar su función archivística,
basados en la evaluación de impacto de los
aspectos críticos frente a los ejes articuladores.

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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS DE LA VISIÓN

2 ESTRATÉGICA DEL PINAR

• Tomando como base la visión estratégica deben

desplegarse los objetivos que permitirán hacer medible
el cumplimiento de la visión estratégica con el fin de
solucionar los aspectos críticos priorizados.
• Se formulan teniendo en cuenta los aspectos críticos y
los ejes articuladores que conformaron la visión.
• Sobre los objetivos de la visión estratégica se formularán
los planes programas y proyectos de la función
archivística de la entidad.
• Recuerde que los objetivos deben iniciar con un verbo <div>Icons made by <a
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Módulo 1: Importancia y beneficios
Unidad 2: Visión estratégica
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EJEMPLO: FORMULACIÓN DE LA VISIÓN
3 ESTRATÉGICA Y LOS OBJETIVOS
Retomemos el ejemplo que se examinó en la unidad 1.
Un municipio de categoría 6 identificó los aspectos
críticos y los jerarquizó de acuerdo a su impacto,
siguiendo la metodología presentada en el Manual
Formulación del Plan Integral de Archivos.
Después de la jerarquización, la entidad
decidió seleccionar los tres aspectos críticos y en los
tres ejes articuladores más relevantes, tal y como
se muestra en el siguiente cuadro, donde se resalta
en amarillo los aspectos y ejes priorizados:
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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

SELECCIÓN DE LOS ASPECTOS CRÍTICOS

A Y LOS EJES ARTICULADORES

ASPECTOS CRÍTICOS VALOR EJES ARTÍCULADORES VALOR

Las instalaciones locativas de los depósitos de archivo
se encuentran ubicadas en una zona de posible 28 Preservación de la información 33
inundación
No se han elaborado las Tablas de Retención Administración de Archivos 31
26
Documental - TRD
Los archivos de gestión se encuentran desorganizados 25 Acceso a la información 30
Fondo documental acumulado 23 Fortalecimiento y articulación 22
La entidad no tiene articulada la gestión documental Aspectos tecnológicos y de seguridad 21
18
con la gestión del cambio
Las historias laborales se encuentran desorganizadas 17
Fuente: Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR.
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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

FORMULACIÓN DE LA VISIÓN
B ESTRATÉGICA

A partir de esa priorización, el municipio formuló la siguiente

visión estratégica:

“El municipio garantizará la preservación de la

información, la administración de los archivos y el acceso
a la información con miras a mejorar las instalaciones
locativas del archivo, las Tablas de Retención Documental
y la organización de los archivos de gestión”.
Fuente: Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR
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Módulo 1: Importancia y beneficios
Unidad 2: Visión estratégica
FORMULACIÓN DE LOS
C OBJETIVOS
A continuación, la entidad formuló unos
objetivos que respondieran a la visión
estratégica, y por ende, a los aspectos
críticos y ejes articuladores priorizados:
ASPECTOS CRITICOS/EJES ARTICULADORES
Las instalaciones locativas de los depósitos de
archivo se encuentran ubicadas en una zona de
posible inundación
No se han elaborado las Tablas de Retención
Documental - TRD
Los archivos de gestión se encuentran
desorganizados
Preservación de la información (conservación,
almacenamiento)
Administración de Archivos (infraestructura,
presupuesto, normatividad y política, procesos y gestión documental
procedimientos, personal)
Acceso a la información (transparencia,
participación y servicio al ciudadano) / y
organización documental
Fuente: Archivo General de la Nación. Manual Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR
OBJETIVOS
Mitigar riesgos puntuales de los depósitos de archivo
Elaboración de las Tablas de Retención Documental
Creación de instrumentos archivísticos para los archivos de
gestión
Establecer los programas específicos para los archivos de
gestión
Formular procesos de gestión documental
Formular políticas para la preservación de información
Evaluar el impacto de la mala preservación de la información
Capacitar a los funcionarios del municipio en temas de
Mejorar la infraestructura de los depósitos de archivo
Determinar una herramienta tecnológica para la gestión
documental
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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

Ejercicio práctico 1 

Le invitamos a realizar el ejercicio

práctico 1, donde definirá y priorizará
los aspectos críticos de su entidad y
formulará la visión estratégica y sus
respectivos objetivos.
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Módulo 1: Importancia y beneficios

Unidad 2: Visión estratégica

Siguiente módulo: Formulación de

planes y proyectos y mapa de ruta

La definición de la visión estratégica y de los objetivos es

el punto de partida para la formulación de planes y
proyectos y del mapa de ruta (seguimiento y control).
Estos contenidos se desarrollarán en el siguiente módulo.

Allí continuaremos con el desarrollo de este ejemplo

sobre un hipotético municipio de categoría 6 que adoptó
la metodología propuesta en el Manual Formulación del <div>Icons made by <a href="http://www.dariusdan.com" title="Darius
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