Gestin de los inventarios

Definicion: Los inventarios son recursos utilizables que se almacenados en algn punto determinado de la organizacin o minorista. Incluye materias primas, componentes, material en productos terminados. En el comercio minorista ser el conjunto disponibles para la venta. encuentran el comercio proceso y de artculos

Funciones bsicas: Actuar como amortiguador entre la demanda y el nivel de almacenamiento de la mercadera por efectos de su fabricacin o nivel de compras en el caso de los minoristas. Los inventarios constituyen contablemente activos para la empresa pero las interpretaciones pueden ser diferentes de acuerdo al sector de la empresa que lo mire, El sector de Ventas siempre va a querer tener el producto disponible para los clientes, pero para el rea de Finanzas los inventarios son un mal necesario cuyo capital se podra utilizar en otros negocios. Lo importante es evitar el tratamiento de los inventarios en forma parcializada de acuerdo con los objetivos e intereses de cada participante. Por lo tanto, se debe analizar su tratamiento en forma conjunta para poder abastecer un mercado, buscando resultados positivos de rentabilidad. Es importante equilibrar los requerimientos de inventarios con la disponibilidad de capital, tomando el costo-beneficio asociado alcanzando el nivel de servicio que se desea prestar al cliente. Este equilibrio se desarrolla por las siguientes decisiones: Balance entre el nivel de inventarios y el servicio al cliente Balance entre el nivel de inventarios y los costos asociados a los cambios en el nivel de produccin Balance entre los inventarios y las rdenes de pedido para reponer inventarios Balance entre el nivel de inventarios y los costos de transporte

Estos balances se deben de lograr para poder equilibrar a los inventarios con todas las consideraciones relacionadas con la organizacin y el mercado

Tipos de inventarios
Los tipos de inventarios que una organizacin puede planificar dependen absolutamente de las condiciones del mercado, que a su vez estn influenciadas por los impactos de los entornos polticos, econmicos, internacionales y financieros. De Seguridad: Se confeccionan cuando la cantidad de ventas y la produccin no pueden predecirse con exactitud, las oscilaciones de las ventas pueden ser muy

pronunciadas y los tiempos de produccin o adquisicin de productos puede ser muy prolongado y no poder abastecer la demanda. Tamao de lote: En la prctica es muy difcil lograr comprar o fabricar productos en las mismas cuotas que se vendern. Por lo tanto una estrategia para asegurar los productos para la venta es producir o comprar de a lotes para abastecer la demanda en el tiempo El inventario resultante se denomina de tamao de lote y su objetivo primordial es optimizar los costos de la operacin de inventarios. El tema importante del tamao de lote pasa por el grado de vencimientos de los productos De Anticipacin: Son inventarios que se preparan especialmente para afrontar toda una temporada de ventas. Tambien se desarrollan antes de que la planta o el comercio necesite cerrar por un tiempo. De transportacin: Se llaman as porque los productos se encuentran en los transportes de la distribucin. Los inventarios depositados que pueden estar varios das en un camin en el camino, mientras se encuentra en trnsito no tiene funcin til para las plantas o los clientes. Existe por el tiempo de transporte y genera un costo de oportunidad mientras la mercadera se encuentra en viaje. Inventario de especulacin: Son los que la organizacin genera aprovechando coyunturas favorables que puede ofrecerle el mercado en cada momento y que buscan favorecerse econmicamente. Se produce un proceso de acumulacin de productos especulando con momentos de escasez de oferta que pueden venir o aprovechando un momento econmico de gran inflacin. Este tipo de inventarios se diferencian de los anteriores, porque slo se desarrollan en forma coyuntural para especular en algn momento, mientras que los tipos de inventarios vistos anteriormente, se desarrollan para abastecer una demanda en forma habitual, anticipndose a temporadas de ventas o por seguridad de abastecer clientes..

Costos de operacin
Se deben diferenciar los modelos comerciales de los modelos de produccin

Tipos de costos de inventarios:

Costos de Ordenar: Son los costos involucrados en la actividad dirigida al reabastecimiento de mercadera. En los modelos comerciales se refiere a la colocacin de las rdenes de compra para recibir el producto en el momento adecuado. Incluyen todos los costos totales de personal, telfonos, actividades de seguimiento de proveedores, correo, etc.

En los modelos productivos se utiliza el costo de preparacin, que incluye los costos de de mano de obra y de materiales necesarios para poner en marcha la produccin. La frmula para resolver este tipo de costo es: COSTO DE ORDENAR = Co x n (t) n (t) = D/Q

Co = Costo unitario de cada pedido n (t) = Cantidad de pedidos colocados en un tiempo dado D = Demanda en el tiempo Q = Lote de compra Ahora resolveremos un caso utilizando la frmula anterior: Vamos a tomar el costo de ordenar en forma mensual en un comercio minorista que vende pinturas para automviles Co = Confeccionar cada factura cuesta $ 10 D = Vende 120 latas de 1 litro por mes Q = 2 latas por pedido promedio Por lo tanto su costo de ordenar mensual es = $ 10 x 120/2 = $ 600 Este costo es aplicable al modelo comercial mencionado en la pgina anterior. Este costo Co (ordenar) es de confeccionar facturas, incluye costos de mano de obra administrativo, costos de telfono, fax, Internet, etc. Relacionados con esta actividad. Se debe ir ajustando en el tiempo por las grandes variaciones de estos costos que son muy dinmicos, sobre todo en pocas de gran inflacin. Costos de tenencia de inventarios: Se producen por el motivo de mantener la mercadera almacenada a la espera de ser procesada o vendida, tambin se denomina costo de inmovilizacin, su frmula es la siguiente: Costo de Tenencia o de Inmovilizacin = Costo unitarios Cc x Stock promedio Cc es el costo por mantener una unidad almacenada e incluye varios costos que veremos en la pgina siguiente El stock promedio se toma segn la relacin = (Stock Inicial Stock Final) / 2 Los stocks iniciales y finales se toman al comienzo y al final del mes.

Ejemplo: Costo unitario: $ 50 Stock promedio: 5000 unidades Costo de tenencia = $ 50 x 5000 unidades: $ 250.000 por mes Tal como les mencion en la pgina anterior el costo de tenencia o de inmovilizacin de inventarios incluye varios costos, que ahora vamos a desarrollar en profundidad

Costos incluidos en la inmovilizacin de inventarios

Costos de Obsolescencia: Estos costos se producen principalmente por la prdida de valor de la mercadera en el tiempo, es un tema difcil de resolver el de mantener su valor, existen productos donde el tema de obsolescencia es ms agudo,. Cuanto ms corto sea el ciclo de vida del producto el riesgo es mayor de perder su valor. Al elegir surtidos de productos para vender en un comercio, este es un tema importante a tener muy en cuenta Costos por Deterioro: Muchos productos sufren golpes o roturas por mal manipuleo en los depsitos por lo tanto, venderlos a su valor es tarea muy difcil pues el cliente no est dispuesto a pagarlo como primer nivel, en estos casos intentar repararlos tiene su costo y en pocos casos quedan aptos para la venta. Seguros : En general la mercadera almacenada tiene que tener seguros, estos varan segn el valor de la mercadera y el riesgo De Oportunidad: El costo de oportunidad significa la inversin ocupada en mercadera en lugar de haber plantado otro negocio, aqu el costo del capital inmovilizado cobra importancia ms en tiempos en el que el costo del dinero es elevado. El costo de oportunidad es generalmente medido como valor de la tasa bancaria o tasa de retorno de una empresa. De Almacenamiento: Los costos de almacenar un producto estn muy relacionados con las condiciones especiales que con que se debe mantener la mercadera. Todos los cuidados especiales que se necesiten para mantener productos correctamente almacenados se consideran tambin costos de almacenamiento, ejemplos; Plantas, flores, animales que llevan cuidados especiales. Costo de inmovilizacin anual: De Obsolescencia. 4,00 % Por Deterioro. .2,00 % Por Seguros.3,00 % De Oportunidad..15,00% De Almacenamiento.. 2,00 % Total26,00% (r)

Ci = P x r
Ci= Costo de inmovilizacin de inventarios P = Precio de compra de la mercadera r = Tasa de inmovilizacin en el tiempo Para un precio de compra de $100

El costo de inmovilizacin Ci sera de $ 26 en un ao, es simple este clculo. Estos porcentajes son un ejemplo, cada fabricante o distribuidor debe asignar los porcentajes reales que tenga en un mes o en el ao, el porcentaje que ms influye es el del costo de oportunidad, como les mencion antes es la tasa anual vigente en el ao, para el ejercicio se tom 15%, pero puede ser diferente, es la tasa de inversin, depende del banco oficial del lugar. Costos de Adquisicin: Para los modelos comerciales, en este caso para el comercio minorista, es el costo directo asociado a la compra de un producto en un lapso de tiempo, su frmula es la siguiente: Costo de compra = Demanda x precio Comprando en grandes cantidades, generalmente se consigue un importante descuento de la mercadera, pero hay que considerar tambin, el aumento que se pueda dar en los costos de almacenamiento del producto, no sea cosa que estos sean superiores al descuento logrado y se convierta en una prdida de rentabilidad. Costos de agotamiento: Son los costos que se incurren cuando no se puede abastecer a la demanda, existen dos alternativas: 1) Que los pedidos no enviados queden pendientes y que luego el cliente los reciba En este caso aparecern costos adicionales para atender la mercadera pendiente (transportes, mano de obra) 2) Que el cliente luego no acepte pedidos diferidos Aqu los costos son muy superiores que en primer caso, se pierde el costo de ordenar, de almacenamiento, transporte, deterioro por el manipuleo y lo que es ms grave, se pueden perder clientes.

Administracin de inventarios (Almacenamiento)

Una de las formas que se utiliza para administrar estos inventarios es la utilizacin de una tcnica llamada anlisis de la Curva ABC. Anlisis de la Curva ABC El creador de esta sencilla tcnica fu el Ingeniero Wilfredo Pareto, que construy la teora que actuando sobre el 20% de las causas, se solucionan el 80% de los problemas Un aspecto importante para el anlisis y la administracin de un inventario es determinar qu artculos representan la mayor parte del valor del mismo, midindose su uso en dinero y si justifican su consecuente inmovilizacin monetaria. Estos artculos son aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario por consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total. Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artculos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artculos inventariados, alcanza solo el 20% del valor del inventario total. El grfico ABC es una Herramienta, que permite visualizar esta relacin y determinar cules artculos son de mayor valor, optimizando as la administracin de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones ms eficientes. Segn este mtodo, se clasifican los artculos en clases, generalmente en tres (A,B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos: ARTICULOS A: Los ms importantes a los efectos del control. ARTICULOS B: Aquellos artculos de importancia secundaria. ARTICULOS C: Los de importancia reducida. La designacin de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier nmero de clases. Tambin el % exacto de artculos de cada clase vara de un inventario al siguiente. Los factores ms importantes son los dos extremos: unos pocos artculos significativos y un gran nmero de artculos de relativa importancia. Esta relacin emprica formulada del Ingeniero Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy til y sencilla de aplicar a la gestin empresaria. Permite concentrar la atencin y los esfuerzos sobre las causas ms importantes de lo que se quiere controlar y mejorar. El mtodo o grfico ABC puede ser aplicado a: Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectan las mismas (optimizacin de pedidos). El valor de los stocks y el nmero de tems de los almacenes.

 Los costos y sus componentes. EL GRAFICO ABC COMO TECNICA DE GESTION DE INVENTARIOS Los beneficios de la empresa y los artculos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetracin en el mercado, facturacin, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetracin -comercializacin-, disponen de alta rentabilidad). Ejemplo de aplicacin A continuacin se desarrollar un ejemplo que permitir visualizar cmo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 10 artculos: TABLA N 1: Datos a obtener del inventario

Productos A B C D E F G H I J TOTAL

Ventas Precio Facturacin (unidades) (pesos) (pesos) 10000 10 100000 8000 15 120000 7000 13 91000 15000 20 300000 18000 18 324000 6000 14 84000 4000 11 44000 5000 16 80000 3000 12 36000 2000 14 28000 78000 1207000

En este ejemplo tenemos un inventario de solo 10 productos con una letra de identificacin para cada uno. Lo primero que se debe definir es porque variable vamos a definir la curva ABC, puede ser por ventas, por precios, por utilidades (ganancia) o valorando por la facturacin como en este caso. El mtodo de aplicacin tiene cinco pasos:

1. Paso: Ordenar los productos de mayor a menor por la variable elegida, en este caso tomamos como base la Facturacin, ahora lo hacemos y nos queda:

Productos E D B A C F H G I J

Facturacin 324000 300000 120000 100000 91000 84000 80000 44000 36000 28000

Ya ordenamos los productos de mayor a menor a los diferentes productos del inventario y vemos que E es el que ms factura en un perodo dado. 2. Paso: Obtener la participacin de cada producto respecto al total y su acumulado

Productos Facturacin E 324000 D 300000 B 120000 A 100000 C 91000 F 84000 H 80000 G 44000 I 36000 J 28000 TOTAL 1207000

Particip. % Acumulado 27% 27% 25% 52% 10% 62% 8% 70% 8% 77% 7% 84% 7% 91% 4% 95% 3% 98% 2% 100% 100%

En este cuadro, podemos observar que el producto E logra el 27% de la facturacin total, el D un 25% pero sumados ambos alcanzan un 52% de acumulado.

3. Paso: Ahora hacemos lo mismo que en el paso 2, pero lo analizamos respecto a la cantidad de productos, en este caso tenemos 10 en el inventario, entonces:

Productos E D B A C F H G I J TOTAL

Tipos 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 10

Particip .% Acumulado 10% 10% 10% 20% 10% 30% 10% 40% 10% 50% 10% 60% 10% 70% 10% 80% 10% 90% 10% 100% 100%

A cada tipo de producto le corresponde un 10% porque hay 10 productos y cada uno representa un 10% de este total Si tomamos 2 productos representan el 20% y si tomamos 3 es un 30% del acumulado de productos (son 10), se entiende? 4. Paso: En este paso tenemos que vincular los porcentajes acumulados de la facturacin y de los tipos de producto, desarrollados en los pasos 2 y 3.

Productos E D B A C F H G I J

Tipos Facturacin Acumulado Acumulado 10% 27% 20% 52% 30% 62% 40% 70% 50% 77% 60% 84% 70% 91% 80% 95% 90% 98% 100% 100%

Esta es la conclusin ms importante: Con el 10% de los tipos de productos en inventario se logra un 27% de la facturacin, con 2 productos, el E ms el D que representan un 20% juntos logran un 52% de facturacin en esta organizacin, En este caso un 20% de productos logra un 52%, la teora ABC habla de un 80% en este ejemplo no se da exactamente as, pero vamos a continuar analizando la curva ABC en el paso 5. 5. Paso: Ahora llega el momento de obtener los tres sectores del anlisis de los inventarios es decir los sectores A, B y C

Productos E D B A C F H G I J

Tipos Facturacin Acumulado Acumulado 10% 27% 20% 52% 30% 62% 40% 70% 50% 77% 60% 84% 70% 91% 80% 95% 90% 98% 100% 100%
CURVA ABC

Sector de Anlisis A B

120% 100% % de productos 80% 70% 60% 52% 40% 20% 0% E D B A C F H G I J 27% 62% 77% 84% 91% 95% 98% 100%

% de facturacin

Conclusiones: El sector A de la curva esta integrada por los productos E y D que representan el 52% de las ventas, a estos productos la empresa debe enfocar especialmente en sus estrategias y cuidados En el sector B se encuentran los productos B, A y el C son productos intermedios en cuanto al aporte de facturacin, En el sector C estn los productos ms crticos F, G, H, I y J, estos ltimos son los que menos aportan facturacin, hay que analizar eliminarlos y cambiarlos por otros o modificar su situacin competitiva (cambiar su precio, beneficios, envases, etc,) Consideraciones generales No siempre se deben tomar decisiones de eliminar o modificar productos del sector C sin considerar lo siguiente: Que alguno de estos productos no resulte ser complementario de algn producto del sector A, que se venda y tenga gran facturacin. Ejemplo: Si el producto analizado del sector C fuera cepillos de dientes, no se debera eliminar, porque es complementario de las pastas dentales que podran estar en el sector A y su no existencia podra perjudicar las ventas de estos productos. Otra situacin es analizar si el producto unitariamente se venda poco, pero presente resultados econmicos muy buenos, no se debe eliminar, puesto que si se redujera el precio, sus ventas y facturacin podran mejorar. Otra evaluacin que tambin se debera realizar es el momento del ciclo de vida que se encuentra el producto, si es nuevo y recin se lanz se le debe dar ms tiempo de integrar un stock. Por ejemplo: Una farmacia puede llegar a tener un promedio de 10000 productos, imagnese las evaluaciones que debe realizar para administrar, ms teniendo en cuenta que existen productos ms indispensables que otros y que por hay no se venden tanto o no presentan resultados econmicos unitarios muy importantes, aqu en un anlisis ABC hay muchas consideraciones a evaluar para traer nuevos productos o eliminarlos.

Nuevo ejemplo de aplicacin de la curva ABC. Ahora tenemos el caso de un anlisis de once productos, pero a diferencia del ejercicio anterior, el anlisis se desarrollar por las utilidades que generan los productos, no por la facturacin como en el caso anterior, el criterio por el cual analizar con el mtodo ABC se puede elegir (Facturacin, costos o utilidades)

Productos A B C D E F G H I J K TOTAL

Facturacin costos totales (pesos) (pesos) 100000 65000 120000 70000 150000 90000 300000 220000 200000 130000 130000 80000 230000 135000 360000 200000 320000 180000 250000 140000 220000 150000 2380000 1460000

Utilidad 35000 50000 60000 80000 70000 50000 95000 160000 140000 110000 70000 920000

Aplicando los pasos de clculo de la curva ABC ahora ordenamos los productos por el criterio de utilidades en forma descendente y entonces queda:

Productos H I J G D K E C F B A TOTAL

Utilidad 160000 140000 110000 95000 80000 70000 70000 60000 50000 50000 35000 920000

Particip.% Acumulado 17% 17% 15% 33% 12% 45% 10% 55% 9% 64% 8% 71% 8% 79% 7% 85% 5% 91% 5% 96% 4% 100%

Como vern se obtienen los porcentajes de utilidad respecto a su propio total y tambin los acumulados, es decir con el producto H se logra un 17%, si lo sumamos al I, ambos logran el 33% de utilidades respecto al total y as sucesivamente Ahora hacemos la tabla de la cantidad de productos, aqu el anlisis es para 11 productos, es decir cada producto representar un 11% respecto al total (11 productos)

Productos H I J G D K E C F B A total

Tipos 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11

Particip.% Acumulado 9,1% 9% 9,1% 18% 9,1% 27% 9,1% 36% 9,1% 45% 9,1% 55% 9,1% 64% 9,1% 73% 9,1% 82% 9,1% 91% 9,1% 100% 100,0%

Por ltimo combinando porcentajes de productos con porcentajes de utilidades podemos ya confeccionar la curva ABC.

Productos H I J G D K E C F B A

Tipos Acumulado 9% 18% 27% 36% 45% 55% 64% 73% 82% 91% 100%

Utilidad Acumulado 17% 33% 45% 55% 64% 71% 79% 85% 91% 96% 100%

Sector de Anlisis A B

Si queremos analizar los datos de este cuadro nos quedan las siguientes conclusiones: Con el 18% de los productos (el H + el I) se logra el 33% de las utilidades, estos son integrantes del sector de la curva (pues se toma hasta un20% de productos) Con un 45% de cantidad de productos se logra un 64% de las utilidades. Luego el resto de los productos comenzando desde el K se ubican en el sector C de la curva donde deberamos analizar aquellos productos que aportan poco a las utilidades del negocio, es decir los productos A y B son muy crticos, en caso de necesitar eliminarlos estos seran los primeros candidatos. Grficamente de podra ver la curva de utilidades que se va modificando al recorrer los diferentes productos
Curva ABC
120% 100% % de utilidad 80% 60% 40% 20% 0% 1 2 3 4 5 6 Productos 7 8 9 10 11 17% 45% 33% 55% 64% 71% 79% 85% 91% 96% 100%

Consideraciones Generales de la curva ABC:

Es un mtodo muy simple que permite efectuar un diagnstico de la existencia de productos en stock y sus implicancias en los resultados econmicos de una organizacin. Sin duda es una herramienta prctica y muy til para la toma de decisiones de incorporar o eliminar productos. Los criterios para su evaluacin se pueden elegir de antemano, ya sea ventas, facturacin, costos o utilidades como en el ltimo caso desarrollado.