Ley del Sistema Nacional de Archivos 24 de febrero de 1990 LEY N. 7202 ARTCULO 1.

- Dctase la siguiente Ley del Sistema Nacional de Archivos: CAPITULO I Disposiciones Generales ARTCULO 1.- Crese el Sistema Nacional de Archivos, que estar compuesto por el conjunto de los archivos pblicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a l. ARTCULO 2.- La presente ley y su reglamento regularn el funcionamiento de los rganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los dems entes pblicos, cada uno con personalidad jurdica y capacidad de derecho pblico y privado, as como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas Regulaciones. ARTCULO 2.- Refrmase el ARTICULO 106 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, No. 6683 del 14 de octubre de 1982 y sus reformas, para que diga de la siguiente manera: ARTICULO 3.- Todos los documentos con valor cientfico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio cientfico cultural de Costa Rica. La determinacin del valor cientfico cultural del documento corresponder a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos. Se consideran de valor cientfico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, grficos, audiovisuales y legibles por mquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografas, filmes, grabaciones, cintas magnticas, "diskettes", y los dems que se sealen en el reglamento de esta ley. ARTICULO 3.- Derganse los ARTICULOS 2 y 8 y refrmanse los ARTICULOS 1, 3, 6 y 7 de la Ley de Creacin del Timbre de Archivos, No.43 del 21 de diciembre de 1934 y sus reformas, para que en lo sucesivo digan de la siguiente manera: ARTICULO 4.- Los documentos que se consideren de valor cientfico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos pblicos del pas. Una vez cumplidos los plazos de remisin, sern transferidos a la Direccin General del Archivo Nacional. ARTICULO 4.- Esta ley deroga la Ley del Archivo Nacional, No.3661 del 10 de enero de 1966.

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ARTICULO 5.- Los documentos de valor cientfico-cultural son de inters pblico y no podrn salir del territorio nacional sin la previa publicacin de un decreto que lo autorice. Quienes infrinjan la presente ley mediante exportacin ilegal de estos documentos, sern penados con una multa de diez a cincuenta mil colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor. Lo recaudado por concepto de estas multas pasar a engrosar los fondos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. ARTICULO 6.- El Ministerio de Hacienda conceder exoneracin de impuestos para la introduccin en el pas de documentos con valor cientfico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos en que se declaren con ese valor. ARTICULO 7.- Los actos jurdicos de transferencia de documentos que pasen a ser propiedad del Estado, estarn exentos del pago de impuestos, tasas, timbres o cualquier tipo de gravamen. ARTICULO 8.- Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley, como producto de su gestin, cualquiera que sea su soporte: papel, pelcula, cintas, "diskettes", sern propiedad de esas instituciones durante su gestin y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artculo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podr apropiarse de ellos. Posteriormente formarn parte del fondo documental que custodia la Direccin General del Archivo Nacional. ARTICULO 9.- Si algn funcionario pblico, o cualquier particular, transgrediere las disposiciones del artculo anterior, ser sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los artculos 208 y 209 del Cdigo Penal. En cualquier caso, adems, se le obligar a devolver los documentos. ARTICULO 10.- Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o de acceso restringido, perdern esa condicin despus de treinta aos de haber sido producidos, y podrn facilitarse para investigaciones de carcter cientfico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales. CAPITULO II De la Junta Administrativa del Archivo Nacional ARTICULO 11.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por ley No. 5574 del 6 de septiembre de 1974, ser la mxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuar como rgano rector de dicho sistema, y tendr como objetivos principales dotar de un edificio funcional a la Direccin General del Archivo Nacional, lo mismo que mantener una estrecha relacin archivstica y tcnica entre los archivos del sistema. Su domicilio estar en la ciudad de San Jos, y ser el mismo que tenga la Direccin General del Archivo Nacional. Adems, tendr las siguientes funciones: a) Velar por el mantenimiento del edificio mencionado. b) Financiar la compra del equipo tcnico, el mobiliario y el material necesarios para el ptimo funcionamiento de la Direccin General del Archivo Nacional, previa recomendacin del departamento respectivo y del director general de la institucin. c) Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones pblicas y privadas, as como las contrataciones directas. Todo ello con sujecin a lo dispuesto en la Ley de la Administracin Financiera de la Repblica, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus reformas. ch) Promover y colaborar econmicamente en la realizacin de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Direccin General del Archivo Nacional.

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d) Contratar al personal administrativo, tcnico y profesional que la Direccin General del Archivo Nacional necesite. e) Establecer las polticas archivsticas del pas y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. f) Formular recomendaciones tcnicas sobre la produccin y la gestin de documentos. g) Velar por la ptima organizacin de los archivos pblicos de Costa Rica. h) Formular recomendaciones tcnicas sobre la administracin de documentos producidos por medios automticos. i) Asesorar al Consejo Superior de Educacin sobre los planes de estudio relacionados con las tcnicas archivsticas que se imparten en las escuelas privadas y en los colegios tcnicoprofesionales del pas. j) Coordinar con los centros de educacin superior la formacin profesional en el campo de la archivstica. k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o tcnicos en ciencias afines con la archivstica. l) Todas las dems funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos. ARTICULO 12.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional estar integrada por los siguientes miembros: - El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante. - El Ministro de Planificacin Nacional y Poltica Econmica, o su representante. En caso de que se hagan representar, cada ministro deber escoger a una persona de reconocida experiencia y preparacin relacionadas con la archivstica, la historia o la administracin pblica, para el caso. - Un acadmico representante de la Academia de Geografa e Historia de Costa Rica, escogido por sta. - Un profesional en archivstica y un profesional en historia. Ambos representarn a las escuelas de esas ciencias existentes en los centros de educacin superior estatal, y sern nombrados por el Consejo Nacional de Rectores. - Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley, que ser designado por el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se escoger en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna ser miembro de la Asociacin Costarricense de Archivistas, y los tres debern ser graduados en archivstica, en un centro de educacin superior. - Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las funciones propias de la Direccin General del Archivo Nacional, escogida por la Junta Administrativa de sta, de una terna enviada por el Director General. Los ltimos cinco miembros, fungirn por un perodo de dos aos y podrn ser reelegidos. ARTICULO 13.- Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional devengarn una dieta por cada sesin a la que asistan, cuyo monto ser fijado en el reglamento de esta ley. No podrn celebrarse ms de seis sesiones al mes. No obstante, los miembros podrn prestar sus servicios en forma ad honrem, si as lo desean. En el mes de junio de cada ao, debern presentar un informe de su labor ante la persona o entidad a la que representan, con copia para la Junta Administrativa del Archivo Nacional. ARTCULO 14.- Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo Nacional integrar su directorio y acordar el da, la hora y el lugar para sesionar. El Directorio estar compuesto por: un presidente, que ser el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un

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vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y un vocal. La eleccin se har por mayora absoluta en votacin de los directores. La ausencia del presidente ser suplida por el vicepresidente y, en su defecto, por los otros directores, de preferencia por el vocal. El qurum para todas las sesiones ser de cuatro directores; las resoluciones sern tomadas por mayora absoluta de los votos presentes, y en caso de empate decidir quien preside. ARTCULO 15.- El presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional ejercer su representacin judicial y extrajudicial. ARTICULO 16.- Para el cumplimiento de los fines de la Junta Administrativa y de la Direccin General del Archivo Nacional, aquella nombrar al personal administrativo, tcnico y profesional necesario, que depender directamente del director general del Archivo Nacional. El salario de este personal ser fijado de acuerdo con la Ley General de Salarios de la Administracin Pblica. ARTCULO 17.- El director general del Archivo Nacional deber asistir a las sesiones, en las que tendr voz pero no voto, y ejecutar todos los acuerdos. ARTCULO 18.- Se autoriza a las instituciones y corporaciones descentralizadas y municipalidades, para que le concedan emprstitos a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Tambin se autoriza a estas entidades y a los Poderes del Estado para que le hagan donaciones a la Junta. ARTCULO 19.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional someter a la aprobacin de la Contralora General de la Repblica, que fiscalizar sus operaciones, los presupuestos ordinarios y extraordinarios, as como sus modificaciones. ARTCULO 20.- Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para que abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las cuentas corrientes que considere oportunas. Tambin buscar nuevas fuentes de financiamiento. Asimismo, se le autoriza para que venda, sin fines de lucro, los servicios y las publicaciones de carcter cultural y educativo que patrocina. ARTICULO 21.- La Junta Administrativa del Archivo Nacional se financiar de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Creacin de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, y en otras leyes vigentes sobre la materia. CAPITULO III De la Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 22.- La Direccin General del Archivo Nacional ser una entidad de servicio pblico que funcionar como un rgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Para efectos de la organizacin y el cumplimiento de sus funciones, estar constituida por: la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Direccin General, la Subdireccin, la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, y los departamentos, secciones y unidades necesarios para el cumplimiento de sus fines. ARTCULO 23.- La Direccin General tendr, entre otras, las siguientes funciones: a) Ejecutar las polticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos. b) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, grficos, audiovisuales, y legibles por mquina, pertenecientes a la

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Nacin, que constituyan el patrimonio documental nacional, as como la documentacin privada y particular que le fuere entregada para su custodia. c) Preparar y publicar guas, inventarios, ndices, catlogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos. ch) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sobre la archivstica y ciencias afines. d) Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del pas o del extranjero, en cuanto sean de inters cientfico- cultural. e) Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copia o reproduccin de los fondos que conserva la Direccin General del Archivo Nacional. f) Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institucin, si stos no fueren de acceso restringido. g) Expedir los testimonios de instrumentos pblicos insertos en los protocolos notariales depositados en la Direccin General del Archivo Nacional. h) Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la seleccin y eliminacin de documentos. i) Suministrar al usuario la informacin solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido. j) Inspeccionar y asesorar en archivstica a los archivos administrativos pblicos, y a los privados y particulares, cuando stos lo soliciten. k) Valorar los documentos de los archivos para efectos de seleccin. l) Adiestrar en archivstica y en materias afines a los funcionarios de los archivos. ll) Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, informacin acerca de los documentos de valor cientfico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, ndices, registros, censos o micropelculas de esos documentos. m) Cualquier otra funcin relacionada con el quehacer archivstico. ARTCULO 24.- La Direccin General del Archivo Nacional actuar segn las disposiciones contenidas en la legislacin notarial concernientes a la institucin. ARTCULO 25.- La Direccin General del Archivo Nacional tendr una biblioteca especializada en el campo archivstico y en las ciencias afines, al servicio de los usuarios. ARTCULO 26.- Los investigadores que utilicen los fondos documentales de la Direccin General del Archivo Nacional, entregarn a la biblioteca de sta dos ejemplares del resultado de su estudio. ARTICULO 27.- La Direccin General del Archivo Nacional tendr un jefe con la denominacin de director general. En ausencia de ste, lo suplir el subdirector, con sus mismas atribuciones. ARTICULO 28.- El director general del Archivo Nacional ser responsable de la buena marcha de la Direccin General del Archivo Nacional y, sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeo de su cargo, tendr las siguientes atribuciones: a) Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestin institucional de la entidad a su cargo. b) Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Direccin General del Archivo Nacional. c) Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo. ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pblica, de aquellos documentos que a juicio de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos tuvieren valor cientfico- cultural. d) Ejercer la funcin ejecutiva de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

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e) Autorizar por escrito la salida de documentos de la Direccin General del Archivo Nacional, dentro del pas, para cualquier efecto. ARTICULO 29.- Para acatar lo dispuesto en el artculo 28, inciso ch), de la presente ley, el Director General del Archivo Nacional solicitar la publicacin del respectivo decreto, en el que se enumerarn los efectos de la declaratoria. ARTCULO 30.- La Direccin General del Archivo Nacional es un archivo final. Asumir, adems, las funciones de un archivo intermedio, para lo cual contar con los servicios administrativos necesarios. CAPITULO IV De la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos ARTICULO 31.- Crase la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, como el rgano de la Direccin General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre seleccin y eliminacin de documentos, de acuerdo con su valor cientfico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminacin de documentos de los entes productores a los que se refiere el artculo 2 de la presente ley. ARTICULO 32.- La Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos estar integrada por los siguientes cinco miembros: el presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su representante, quien la presidir; el jefe del Departamento Documental de la Direccin General del Archivo Nacional; un tcnico de ese departamento nombrado por el Director General del Archivo Nacional; el jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentacin; y un reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. El director general del Archivo Nacional ser el director ejecutivo de la institucin, quien asistir a las sesiones con voz pero sin voto. ARTCULO 33.- Cada una de las entidades mencionadas en el ARTCULO 2 de la presente ley integrar un comit institucional de seleccin y eliminacin, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentacin. El comit tendr las siguientes funciones: a) Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos. b) Consultar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trmite administrativo. ARTCULO 34.- La resolucin sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor cientfico- cultural se tomar por mayora de los votos presentes. En caso de empate, decidir el presidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados sern transformados en material no legible. ARTCULO 35.- Todas las instituciones a que se refiere el artculo 2 de la presente ley, incluida la Direccin General del Archivo Nacional, estarn obligadas a solicitar el criterio de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algn tipo documental. Tambin debern considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisin, las que sern comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional. ARTICULO 36.- Ser penado con seis meses a tres aos de prisin, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminacin de documentos con transgresin de lo que dispone el artculo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.

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ARTICULO 37.- Los miembros de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos trabajarn en forma ad honrem. Se reunirn cada vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del director general del Archivo Nacional. ARTCULO 38.- La Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos dictaminar, en los casos en que se intente llevarlos fuera del pas, los documentos a que se refiere el artculo 5 de la presente ley. CAPITULO V De los archivos administrativos pblicos ARTICULO 39.- Son archivos administrativos pblicos, los archivos de gestin y los archivos centrales. Los de gestin son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artculo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentacin producida por su unidad, que forme su prearchivala y que deba mantenerse tcnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirn las funciones antes descritas, en la archivala que organicen, en la que centralizarn la documentacin de todo el ente. ARTCULO 40.- La prearchivala consistir en la documentacin que se encuentre en gestin, en las diferentes unidades o secretaras de las instituciones productoras, y se organizar de acuerdo con los principios de procedencia y orden original y otros lineamientos que dicte la Junta Administrativa del Archivo Nacional o la Direccin General del Archivo Nacional. Usualmente comprende documentos producidos en los ltimos cinco aos. La archivala es aquella documentacin que ha finalizado su trmite administrativo, y es conservada, organizada y facilitada en los archivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. A stos llega por transferencia de los archivos de gestin y de los archivos centrales, respectivamente, y por lo general comprende documentacin con menos de treinta aos de haberse originado. ARTICULO 41.- Todas las instituciones debern contar con un archivo central y con los archivos de gestin necesarios para la debida conservacin y organizacin de sus documentos, lo que deber hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos y de la Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 42.- Los archivos centrales tendrn, entre otras, las siguientes funciones: a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institucin, de acuerdo con los plazos de remisin de documentos. b) Coordinar con la Direccin General del Archivo Nacional la ejecucin de las polticas archivsticas de la institucin respectiva. c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institucin. Asimismo, transferir a la Direccin General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el perodo de vigencia administrativa. ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio pblico. d) Velar por la aplicacin de polticas archivsticas y asesorar tcnicamente al personal de la institucin que labore en los archivos de gestin. e) Colaborar en la bsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestin de la entidad.

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f) Los archivistas que laboren en el archivo central debern asistir a la asamblea general de archivistas, cada ao. g) Solicitar asesoramiento tcnico a la Direccin General del Archivo Nacional, cuando sea necesario. h) Integrar el comit a que se refiere el artculo 33 de la presente ley. i) Solicitar a la Comisin Nacional de Seleccin y Eliminacin de Documentos autorizacin para eliminar documentos. El jefe formar parte de la Comisin, de acuerdo con el artculo 32 de la presente ley. j) Rendir un informe anual a la Direccin General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivstico de la institucin. Esta Direccin dar a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. k) Entregar a la Direccin General del Archivo Nacional, segn lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripcin, en los que est registrada toda la documentacin. l) Cualquier otra por disposicin de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. ARTICULO 43.- Cada archivo central tendr dentro de su personal, cuando menos, a un tcnico profesional en archivstica y a los tcnicos necesarios de la misma especialidad. ARTICULO 44.- Todos los archivos pblicos elaborarn, de acuerdo con el reglamento de esta ley, los instrumentos de descripcin y los auxiliares necesarios, para hacer los documentos fcilmente accesibles al usuario. ARTICULO 45.- Para microfilmar los documentos de los archivos, o parte de ellos, deber consultarse a la Direccin General del Archivo Nacional sobre la planificacin y la realizacin del proceso. ARTCULO 46.- Cada institucin pblica transferir a la Direccin General del Archivo Nacional, la archivala existente en su archivo central, de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de la presente ley, y segn las disposiciones de la Direccin General del Archivo Nacional. El plazo de envo no ser mayor de veinte aos, contados a partir de la fecha en que se origin el documento. ARTCULO 47.- La institucin no podr transferir archivala a la Direccin General del Archivo Nacional sin la previa autorizacin de sta. ARTICULO 48.- Se decretar apremio corporal en materia civil, a solicitud del director general del Archivo Nacional, contra el representante de cualquiera de las instituciones citadas en el artculo 2 de la presente ley que no transfiera su documentacin en los plazos reglamentarios, una vez requerido por escrito por el director general del Archivo Nacional. ARTCULO 49.- La institucin que se haga cargo de la documentacin de otra institucin pblica o privada, deber mantener estos documentos con respeto del principio de procedencia. ARTCULO 50.- Si una entidad desapareciera, entregar sus documentos y los respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 51.- La Direccin General del Archivo Nacional designar a funcionarios que peridicamente inspeccionarn la situacin archivstica

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de cada una de las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley, quienes rendirn un informe a la Junta Administrativa del Archivo Nacional por medio del director general. ARTICULO 52.- Las dependencias a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley, estn obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y descritas, las fotografas, los negativos, las pelculas, las grabaciones y cualquier otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias pblicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos de inters cientfico-cultural. Estos documentos finalmente sern custodiados por la Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 53.- La Presidencia de la Repblica y los ministros de Estado, al terminar sus funciones, entregarn a la Direccin General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trmite de gestin. Igualmente, entregarn las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deber realizarse a ms tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecern en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarn directamente al archivo intermedio de la Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 54.- Las dependencias a las que se refiere el ARTICULO 2 de esta ley, podrn solicitar a la Direccin General del Archivo Nacional el prstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por esta Direccin, de acuerdo con los plazos que se estipulen en el reglamento de la presente ley. CAPITULO VI De los archivos privados y particulares ARTICULO 55.- Son archivos privados los que custodian documentos producidos por organizaciones de carcter privado. Los archivos particulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos por una persona o familia. En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien los conserva. ARTCULO 56.- Las instituciones privadas y los particulares podrn organizar sus archivos con el asesoramiento de la Direccin General del Archivo Nacional y, si lo desean, esos archivos formarn parte del Sistema Nacional de Archivos. ARTCULO 57.- Si un archivo privado o particular formara parte del Sistema Nacional de Archivos, tendr derechos y deberes similares a los de las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley. ARTCULO 58.- Las instituciones privadas y particulares podrn transferir a la Direccin General del Archivo Nacional los documentos que tengan en su poder, para que formen parte del patrimonio documental del Estado que custodia esta entidad. ARTCULO 59.- Los documentos donados a la Direccin General del Archivo Nacional sern conservados con indicacin del donante o de quien l indicare, salvo manifestacin contraria del propietario. ARTCULO 60.- Las instituciones privadas y los particulares, formen parte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrn pedir asesora en materia archivstica a la Direccin General del Archivo Nacional.

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ARTCULO 61.- Los particulares y las instituciones privadas debern informar a la Direccin General del Archivo Nacional, de la existencia de documentos de reconocido valor cientficocultural en su poder. ARTICULO 62.- Quienes se propusieren ceder o comerciar con los documentos a que se refiere el artculo anterior, y los que participaren en las respectivas transacciones, notificarn a la Direccin General del Archivo Nacional el nombre y el domicilio del futuro tenedor o propietario, y dentro de los treinta das siguientes de efectuado el contrato, si es que se realiza, lo harn de conocimiento de la misma Direccin General del Archivo Nacional. ARTCULO 63.- Las instituciones privadas y los particulares podrn entregar a la Direccin General del Archivo Nacional, copia de los documentos y de los instrumentos descriptivos de su fondo, o bien facilitarlos para su reproduccin. Artculo 2.- Rofrmase el artculo 106 de la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos, N 6683 del 14 de octubre de 1982 y sus reformas, para que diga de la siguiente manera: Artculo 106.- Toda persona fsica o jurdica, pblica o privada, responsable de la produccin o reproduccin de una obra, por medios impresos, magnticos, electrnicos, electromagnticos, o cualquier otro, deber inscribirla en el Registro Nacional de Derechos de Autor y Derechos Convexos, y depositar, dentro de los ocho das siguientes a su publicacin, un ejemplar de la reproduccin en cada una de las siguientes instituciones: Biblioteca de la Universidad de Costa Rica, Biblioteca de la Universidad Nacional, Biblioteca de la Asamblea Legislativa Biblioteca Nacional, Biblioteca del Ministerio de Justicia y Gracia, Direccin General del Archivo Nacional y Registro precitado. El ejemplar para el Registro deber acompaarse de los documentos de recibo de las otras instituciones. El incumplimiento de cualquiera de estas obligaciones se sancionar con el secuestro de toda la produccin de las obras, hasta tanto no se cumpla con ellas, o con una multa equivalente a su valor total. Artculo 3.- Derganse los artculos 2 y 8 y refrmanse los artculos 1, 3, 6 y 7 de la Ley de Creacin del Timbre de Archivos, N 43 del 21 de diciembre de 1934 y sus reformas, para que en lo sucesivo digan de las siguiente manera: Artculo 1.- Procdase, por medio del Poder Ejecutivo, a dotar de fondos a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para la construccin de un edificio destinado al Archivo Nacional, que sea slido, seguro contra el fuego y los temblores y con capacidad suficiente para el objeto que se destina. Con ese propsito se ocupar el terreno que para ese fin adquiri la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Artculo 3.- Para el objeto determinado en el artculo anterior, se establece el Timbre de Archivos. El Banco Central de Costa Rica emitir timbres especiales de los siguientes valores: cinco, diez, veinte, cien y doscientos colones. El producto de la venta de estos timbres, deducidos los costos, lo acreditar en la cuenta corriente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Artculo 6.- Por los testimonios y certificaciones de escrituras pblicas que expida el Archivo Nacional, por orden de una autoridad o a solicitud del interesado, se pagarn en timbres de archivos 10,00 cuando el valor de la operacin a que el testimonio o certificacin se refiera sea

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menor de 10.000,00; 20,00 si el valor de la operacin fuere de 10.000,00 hasta 49.999,99; timbres por 50,00, si fuere de 50.000,00 a 99.999,99; timbres de archivos por 100,00 cuando ese valor fuere de 100.000,00o ms. Por las escrituras de cuanta inestimable se pagar un timbre de 20.00. Por todas las certificaciones que emita el Archivo Nacional acerca de sus fondos documentales, excepto las notariales que sean entregadas para su custodia definitiva, deber pagarse un timbre de archivos de 200,00. Por todos los ndices notariales que se presenten cada quincena se pagar un timbre de 20,00 por cada frmula. Por todos los documentos que se presenten para ser inscritos en cualquiera de los registros que conforman el Registro Nacional, deber pagarse un timbre de archivos de 10,00, si su cuanta fuere menor a los 100.000,00. Si el valor de la operacin fuere de 100.000,00 ms, o su cuanta fuere inestimable, se pagar un timbre de 20,00. Por todas las certificaciones que se emitan en las oficinas pblicas del Poder central, las instituciones descentralizadas y las municipalidades, se pagar un timbre de archivos de 5,00. Artculo 7.- Los pedimentos de desalmacenaje de mercaderas debern llevar en el ejemplar destinado al administrador de la aduana o al jefe del Departamento de Paquetes Postales, un timbre de archivos de 20,00 que cancelarn dichos funcionarios con sello y fecha. Sin ese requisito no se atender la solicitud. Artculo 4.- Esta ley deroga la Ley del Archivo Nacional, N 3661 del 10 de enero de 1966. Artculo 5.- Rige a partir de su publicacin. Transitorio I.- Los fondos generados por el timbre de archivos pasarn directamente a la Junta Administrativa del archivo Nacional, hasta que est totalmente construido y equipado el nuevo edificio del Archivo Nacional. Posteriormente retornarn a la caja nica del Estado. Comuncase al Poder Ejecutivo Asamblea Legislativa..-San Jos, a los diecinueve das del mes de setiembre de mil novecientos noventa.- Juan Jos Trejos Fonseca, Presidente.- Ovidio Pacheco Salazar, Primer Secretario.Vctor E. Rojas Hidalgo, Segundo Secretario. Presidencia de la Repblica .- San Jos, a los veinticuatro das del mes de octubre de mil novecientos noventa. R.A. CALDERN F.- Los Ministros de Cultura, Juventud y Deportes, Aida Faingezich Waisleder, de Planificacin Nacional y Poltica Econmica, Helio Fallas Venegas y de Hacienda, Telmo Vargas Madrigal.

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