Diseñe el futuro híbrido

de su empresa con
Microsoft Teams:
Guía de autoevaluación
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación 2

Destinatarios Índice
Líderes de TI y otras empresas que desean Introducción 3
imaginar el futuro de las reuniones
híbridas en sus organizaciones e identificar Las tres dimensiones del trabajo híbrido 4
soluciones tecnológicas para apoyarlas.
Presencia:
¿Dónde se encuentran
Tiempo de lectura físicamente los participantes? 5
estimado: 9 minutos
Participación:
¿Cuántas personas están involucradas y
cuál es la dirección de la comunicación? 8

Grado de colaboración:
Usar las herramientas correctas
para el trabajo 11
Satisfaga las necesidades de
colaboración únicas de su empresa 14
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación
Las empresas necesitan
una estrategia clara de
trabajo híbrido
El cambio gradual al trabajo híbrido se
transformó en un evento trascendental con
el inicio de la crisis sanitaria provocada por
la COVID-19. Después de meses en los que
prácticamente todos los empleados que podían
trabajar de forma remota lo hicieron, muchos
están regresando lentamente a los lugares
de trabajo al menos por tiempo parcial. Por
supuesto, una proporción considerable de la
fuerza de trabajo, en especial, los trabajadores
de primera línea en el comercio minorista, la
fabricación, la atención de salud y otras áreas,
nunca se fueron y adoptaron nuevas prácticas de
seguridad mientras seguían trabajando in situ.
Las organizaciones de todos los tamaños
están trabajando para encontrar el equilibrio
adecuado entre el trabajo remoto y presencial.
73 %
Un 73 % de los trabajadores
expresa el deseo de tener
opciones remotas flexibles
¹Índice de tendencias laborales de Microsoft de 2021
3
Muchas están descubriendo que los límites
tradicionales se han vuelto poco claros. Los
empleados expresan preferencias sólidas por
ambos. Una gran mayoría, un 73 %, expresa
el deseo de tener opciones remotas flexibles,
aunque al mismo tiempo un 67 % desea tener
más trabajo o colaboración presencial después
de la pandemia.¹
A medida que adoptan nuevas formas de trabajo
definidas por la flexibilidad, la inclusividad
y la facilidad de uso en experiencias remotas
y presenciales, las empresas están adoptando la
multifacética familia de productos de Microsoft
Teams. Desde salas de reuniones hasta oficinas
en el hogar, Teams les permite seguir su
estrategia de trabajo híbrido en función de
los resultados empresariales que buscan.
67 %
Un 67 % desea más colaboración
presencial después de la pandemia
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación 4

Las tres dimensiones 3 dimensiones de la colaboración

del trabajo híbrido 1 Presencia

¿Dónde se encuentran
La colaboración híbrida eficaz ayuda a que
todos se sientan como participantes iguales, físicamente los participantes?
ya sea en la oficina, en casa, en terreno o sobre
la marcha.

Ya sea que necesite crear espacios 2 Participación

cuidadosamente diseñados e incorporar
tecnología que reúna a las personas
¿Cuántas personas están
dondequiera que estén trabajando, entregar
involucradas y cuál es la
a las personas soluciones flexibles para las
llamadas individuales, o algo intermedio, sus
dirección de las comunicaciones?
decisiones tecnológicas deben surgir de las
necesidades del negocio. A fin de simplificar
la evaluación de esas necesidades, esta guía
examina tres dimensiones de colaboración: 3 Grado de colaboración

¿Qué tipo de actividades se

realizan durante la reunión, desde
una sencilla conversación hasta
una complicada sesión de pizarra?

Mediante el examen de cada una de estas

dimensiones, puede descubrir las soluciones
de Microsoft Teams que son adecuadas para
su negocio.
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Presencia:
¿Dónde se encuentran física-
mente los participantes?
Hoy en día, las organizaciones enfrentan una
diversa gama de escenarios en lo que se refiere
a la presencia. Algunas empresas adoptaron
el trabajo completamente remoto hace años.
Otras hicieron que su personal trabajara de
forma remota durante la pandemia, pero lo
están llevando de regreso a las oficinas, algunas,
de forma gradual, otras rápidamente. Incluso en
otros casos, las organizaciones tienen grandes
cantidades de trabajadores de primera línea,
para los que las opciones de trabajo remoto son
limitadas, aunque aún necesitan integrar a sus
empleados en el entorno digital inherente en
el trabajo híbrido.
5
Evalúe sus necesidades
Tenga presentes las respuestas a las siguientes
preguntas a medida que lee los procedimientos
recomendados y las soluciones.
• ¿Con qué frecuencia sus empleados
asistirán a las reuniones presenciales en
comparación con las reuniones remotas?
• ¿Necesitarán acceso a través de dispositivos
móviles, incluidos voz, video, chat y la
capacidad de ver archivos y presentaciones?
• ¿Los empleados usarán video
constantemente cuando estén en las
reuniones?
• ¿Qué utilizarán los empleados en el sitio
para acceder a las reuniones que incluyan
participantes virtuales?
• ¿Las reuniones siempre proporcionarán
la opción de participación remota o se
considerará una excepción?
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación
Procedimientos recomendados para
escenarios de presencia híbrida
Cuando las reuniones mezclan la presencia física
y virtual, tener una tecnología que se adapta
al objetivo y expectativas claras hace que sea
más fácil garantizar que todos los empleados
puedan colaborar con eficacia y sentirse
igualmente incluidos.
Permitir una participación remota
eficaz en reuniones híbridas
Los participantes remotos necesitan reuniones
que les permitan participar equitativamente
dondequiera que estén. La herramienta Reuniones
de Microsoft Teams está diseñada para admitir
reuniones híbridas que sean atractivas para todos.
La vista dinámica optimiza la
experiencia, ajustando el diseño
automáticamente a medida que
las personas se unen y comparten
contenido, ya sea de forma remota o
desde salas de conferencias.
Los componentes Fluid permiten
que las personas colaboren en Teams,
Outlook, OneNote y Whiteboard, lo que
optimiza el flujo de trabajo mientras
trabajan en conjunto.
El modo de moderador ayuda a las
personas a presentarse con confianza
e incluye la capacidad de personalizar
la forma en que su fuente de video
y contenido aparecen al público.
Descubra Reuniones de Microsoft Teams para
las reuniones híbridas que son más atractivas
y productivas.
6
Optimización de la experiencia híbrida presencial
En el caso de los participantes presenciales,
existe una gran oportunidad para que las
empresas reinventen sus espacios de reunión,
desde realizarlas alrededor de un escritorio
hasta charlas en el pasillo, presentaciones
o webinars, con experiencias perfectas que
combinan lo virtual y lo físico. Las Salas de
Teams ayudan a cerrar la brecha entre la
colaboración remota y en el sitio para otorgar
a los asistentes una presencia igualitaria.
Los altavoces inteligentes de las Salas
de Microsoft Teams pueden identificar
y diferenciar las voces de hasta
10 personas, lo que permite a los
asistentes seguir la transcripción.
El chat de reunión tiene una
visualización clara, de manera que
las personas en la sala puedan
verlo fácilmente y participar en la
conversación en tiempo real.
Una pizarra compartida permite a los
asistentes participar en reuniones de
Teams de forma remota o mediante
dispositivos, como un teléfono o una
tableta personal.
Descubra Salas de Microsoft Teams para unir
a los participantes digitales y presenciales de las
reuniones en sus espacios de conferencia.
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Consideraciones económicas
Microsoft Teams está disponible a través de
suscripciones para prácticamente cualquier
presupuesto, desde Teams Essentials
independiente hasta suscripciones de
Microsoft 365 completas. Usted paga
solo por lo que necesita y puede escalar
o reducir verticalmente para satisfacer la
demanda cambiante.
7
Consideraciones de tamaño del negocio
Las organizaciones más pequeñas se benefician
de la facilidad de uso y la simplicidad basada en
la nube de Teams. Las empresas más grandes
con personal de TI dedicado pueden obtener
los beneficios de las opciones de Microsoft
365 altamente configurables con seguridad
empresarial y capacidades de administración
de datos.
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Participación: Evalúe sus necesidades

¿Cuántas personas Tenga presentes las respuestas a las siguientes

preguntas a medida que lee los procedimientos
están involucradas recomendados y las soluciones.

y cuál es la dirección • ¿Con qué frecuencia las personas

participarán en reuniones cara a cara?

de la comunicación? • ¿Cuál es el tamaño típico de una reunión

grupal en su organización y cómo variará?
En la era prehíbrida, la cantidad potencial de
• ¿Con qué frecuencia tendrá reuniones con
participantes en una reunión estaba limitada
más de 10 participantes? ¿Más de 100?
por el tamaño de la sala. Ahora, la tecnología
¿Más de 1000?
permite que las organizaciones de todos los
tamaños realicen reuniones con cientos • En reuniones más grandes, ¿qué nivel de
o miles de participantes. Sin embargo, existe participación necesitarán los asistentes?
una diferencia entre simplemente permitir
• ¿La comunicación es unidireccional,
que las personas se reúnan y brindarles una
bidireccional o multifacética?
experiencia de alta calidad que satisfaga sus
necesidades específicas. • ¿Cuál espera que sea la proporción típica
entre presentadores y participantes?
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Procedimientos recomendados para dife-
rentes cantidades y tipos de participantes
Es posible que una empresa típica necesite apoyar
interacciones que van desde las llamadas cara a
cara hasta las reuniones grupales y los eventos de
grupos grandes. Sin embargo, puede ser costoso
permitir que varias aplicaciones admitan reuniones
de todos los tamaños. Además, este enfoque
puede provocar experiencias incoherentes del
presentador, el anfitrión y los participantes.
Mediante la integración de varias escalas de
participación en una plataforma única con
Microsoft Teams, puede simplificar la adminis-
tración y ofrecer experiencias excelentes
para todos.
Hacer que una llamada cara a cara sea
conveniente y productiva en un mundo híbrido
La capacidad de hacer y recibir llamadas
telefónicas en líneas fijas y teléfonos móviles sigue
siendo una función comercial crítica en muchas
organizaciones. Una solución telefónica moderna
le permite reemplazar las redes telefónicas
tradicionales de la oficina y superar problemas
comunes, como la cobertura de datos y la
integración.
Puede empoderar a los empleados para que
permanezcan conectados con llamadas de voz
y video mediante Teléfono Microsoft Teams en
equipos, tabletas, dispositivos móviles y teléfonos
de escritorio.
Una aplicación todo en uno
reúne llamadas, chat, reuniones
y colaboración.
9
Las características poderosas de
administración de llamadas, como los
operadores automáticos en la nube
y la recogida de llamadas grupales,
simplifican la configuración de su
sistema telefónico para satisfacer
sus necesidades empresariales.
La compatibilidad con un amplio
portfolio de dispositivos le permite
elegir lo que es adecuado para su
negocio y presupuesto.
Descubra Teléfono Microsoft Teams para
una solución de llamada moderna.
Simplifique y mejore los eventos en grupo
Desde las reuniones de personal hasta los
webinars con el cliente, la capacidad de
llegar a un público amplio permite a las
organizaciones crear una cultura más fuerte
y alcanzar más oportunidades. Es importante
seleccionar una plataforma que admita toda
la gama de sus necesidades y proporcione
una experiencia de participante enriquecida
adecuada para el evento.
Al usar los Webinars de Teams, puede organizar
y realizar reuniones interactivas y webinars para
hasta 1000 asistentes con Teams. Para eventos
aún más grandes, elija Eventos en directo de
Teams, que puede utilizar para transmitir hasta
a 20 000 asistentes.
La configuración fácil hace que
realizar un webinar sea tan sencillo
como configurar una reunión
de Teams.
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Las páginas de registro personalizadas
y los correos electrónicos a los asistentes
garantizan que la experiencia completa de
los eventos de su empresa sea profesional
y atractiva.
Las opciones de presentación
enriquecidas permiten al presentador
optimizar la experiencia del espectador
y controlar el nivel de interacción deseado.
Descubra cómo los Webinars de Microsoft Teams
pueden ayudarlo a llegar hasta a 1000 asistentes
a la vez.
Consideraciones económicas
Teléfono Microsoft Teams está disponible
a través de varias opciones de suscripción
10
a diferentes precios, con características que
se adaptan a sus necesidades y presupuesto.
Teams incluye llamadas de audio y video a través
de Internet entre los usuarios de Teams y sus
contactos sin cargo adicional. Se recomienda
a las organizaciones que desean hacer llamadas
externas con un teclado de marcación agregar
el Sistema Telefónico de Teams.
Consideraciones de tamaño del negocio
El Teléfono Teams con plan de llamadas es
adecuado para empresas de todos los tamaños.
Microsoft 365 E5 ofrece funcionalidades PBX
con el Sistema Telefónico de Teams. El Teléfono
Teams Estándar es un servicio independiente
que se puede agregar a muchos planes de
Microsoft 365. Se encuentran disponibles precios
personalizados para las organizaciones que
desean agregar el Teléfono Teams a los planes
E1 o E3 de Microsoft 365.
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación 11

Grado de puede admitir cualquier nivel de colaboración,

independientemente de dónde se encuentren
las personas.
colaboración: Evaluación de
Usar las herramientas sus necesidades
Tenga presentes las respuestas a las
correctas para el trabajo siguientes preguntas a medida que lee
los procedimientos recomendados y las
soluciones.
Es importante identificar cuántas personas
necesitan participar en varios tipos de reuniones • ¿Su equipo participará en una lluvia de
y dónde se encuentran para optimizar sus ideas visual en tiempo real con una pizarra
soluciones de colaboración híbrida. Sin embargo, u otras herramientas?
igual de importante es considerar los tipos de • ¿Sus empleados trabajan principalmente en
actividades en los que normalmente participarán. grupos o solos, o es una mezcla equitativa?

Por ejemplo, algunas reuniones tienen el sencillo • ¿Con qué frecuencia participarán las
propósito de comunicar información o compartir personas en sesiones de grupo creativas?
actualizaciones sobre un programa o proceso
• ¿Cómo participarán las personas que se
predeterminado. En otros casos, una reunión
encuentran en diferentes lugares en la
puede requerir un pensamiento creativo intenso,
que involucre imágenes, diagramas, dibujos, lluvia de ideas creativa?
texto y más. Con las herramientas adecuadas,
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación
Procedimientos recomendados para
admitir diferentes niveles de colaboración
Los diferentes tipos de colaboración requieren
diferentes herramientas. A veces, una sencilla
conversación de voz es suficiente. O bien,
los empleados podrían necesitar compartir
documentos o trabajar en coautoría en tiempo
real. Otra situación puede requerir una sesión
de lluvia de ideas interactiva y altamente visual.
Hacer que las presentaciones sean más
atractivas e interactivas
Para compartir información de forma más
eficaz, PowerPoint Live proporciona al
presentador notas, diapositivas, chat de
reuniones y participantes en una sola vista, sin
necesidad de una segunda pantalla, mientras
que los espectadores solo ven la presentación.
La funcionalidad de traducción
de diapositivas permite que los
participantes lean el contenido
en su propio idioma.
Los copresentadores pueden
tomar el control sin problemas y
acceder a la vista Moderador: ya no
es necesario pedirle a alguien más
que cambie las diapositivas.
Las presentaciones interactivas
ayudan a interactuar con el público
mediante hipervínculos y videos,
a la vez que usan el contenido a su
propio ritmo.
12
Colaboración intensa para los escenarios híbridos
La Pizarra en Teams es una experiencia
principalmente virtual, apta para teclado, que
permite que todos los asistentes de la reunión
intercambien ideas y colaboren en el mismo
lienzo digital.
La integración con componentes
Fluid permite a las personas continuar
la colaboración en otras ubicaciones,
como los chats de Teams.
Las notas, formas y plantillas ayudan
a los equipos a realizar reuniones
eficaces, visualizar ideas y enfocarse en
la creatividad, en lugar de la tecnología.
Las Notas rápidas permiten que las
personas agreguen rápidamente ideas
y comentarios al lienzo, en especial,
si están usando un dispositivo sin un
lápiz digital.
Llevar a los participantes remotos a la sala
Una plataforma de reuniones todo en uno
y una pizarra colaborativa interactiva, como
Microsoft Surface Hub 2S, pueden ayudar a los
equipos híbridos a mantener la continuidad y la
productividad del negocio, a la vez que siguen
ayudando a su empresa a crecer e innovar con
conexiones humanas naturales.
Las cámaras y los micrófonos de alta
calidad permiten a los participantes
remotos escuchar y ver la conversación
con claridad.
Diseñe el futuro híbrido de su empresa con Microsoft Teams: Guía de autoevaluación
Una pantalla 4K de alta resolución
y altavoces poderosos garantizan que
las personas en la sala se beneficien
de la participación remota.
La Optimización de reuniones
puede usarse para configurar varios
dispositivos de Sala de Microsoft
Teams o dispositivos Surface Hub
para unirse simultáneamente a las
reuniones.
Descubra Microsoft Surface Hub para
la colaboración en equipo.
13
Consideraciones económicas
Con PowerPoint Live y Whiteboard integrados
en Microsoft Teams, prácticamente cualquier
empresa puede disfrutar de una colaboración
digital avanzada en diferentes ubicaciones
y dispositivos. Cuando se trata de una experiencia
de pizarra digital, Surface Hub 2s se encuentra
disponible en dos tamaños para satisfacer
diversas necesidades y requisitos.
Consideraciones de tamaño del negocio
La colaboración profunda puede ser un requisito
para empresas de cualquier tamaño. Las
organizaciones deben invertir en herramientas
que proporcionen una experiencia fluida
y atractiva para los empleados a fin de maximizar
la creatividad y la innovación. Las herramientas
y dispositivos de colaboración de Microsoft están
diseñados para que cualquier empresa pueda
configurarlos y administrarlos fácilmente.
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Satisfaga las necesidades

de colaboración únicas
de su empresa
Independientemente de si su empresa es
una operación individual o una empresa
global, solo remota o híbrida por naturaleza,
lo importante es enfocarse en el valor y la
variedad de las reuniones que congregan
a las personas. De hecho, la transición al
trabajo híbrido es una oportunidad para
examinar con más profundidad qué aspectos
de las reuniones son simplemente los hábitos
organizacionales y cuáles impulsan realmente
la productividad y la innovación.
Con Microsoft Teams, obtiene una plataforma
que apoya la forma en que sus empleados
se reúnen hoy y crece con ellos mañana, una
plataforma que está diseñada para enfatizar la
interacción humana y optimizar los escenarios
híbridos.
Obtenga más información sobre las
soluciones de Teams para las reuniones
híbridas >

Mediante la elección de herramientas

que enfatizan los aspectos más valiosos
de las reuniones (y siempre manteniendo
la participación y la experiencia de los
empleados en primer lugar) puede ayudar
a su personal a realizar su mejor aporte sin
importar dónde estén trabajando.

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