Manual Access Noveno

COMPUTACION NOVENO AO
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FUNDAMENTOS DE BASES DE DATOS

Bases de datos

El trmino de bases de datos fu escuchado por primera vez en 1963, en un simposio celebrado en California,
Estados Unidos. Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin relacionada que se encuentra
agrupada estructurada.

Desde el punto de vista de la informtica, la base de datos es un sistema formado por un conjunto de datos
almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de programas que manipulen ese
conjunto de datos.

Conceptos de bases de datos:

Es la coleccin de datos aparentes usados por el sistema de aplicaciones de una determinada empresa.

Es un conjunto de informacin relacionada que se encuentra agrupada o estructurada. Un archivo por s
mismo no constituye una base de datos, sino ms bien la forma en que est organizada la informacin es la
que da origen a la base de datos.

Coleccin de datos organizada para dar servicio a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar los
datos de manera que aparezcan estar en una sola ubicacin

Caractersticas de las bases de datos:

Una base de datos contiene entidades de informacin que estn relacionadas va organizacin y asociacin. La
arquitectura lgica de una base de datos se define mediante un esquema que representa las definiciones de las
relaciones entre las entidades de informacin. La arquitectura fsica de una base de datos depende de la
configuracin del hardware residente. Sin embargo, tanto el esquema (descripcin lgica como la organizacin
(descripcin fsica) deben adecuarse para satisfacer los requerimientos funcionales y de comportamiento para el
acceso al anlisis y creacin de informes.

Ventajas en el uso de bases de datos:

La utilizacin de bases de datos como plataforma para el desarrollo de Sistemas de Aplicacin en las Organizaciones
se ha incrementado notablemente en los ltimos aos, se debe a las ventajas que ofrece su utilizacin, algunas de las
cuales se comentarn a continuacin:

1. Globalizacin de la informacin: permite a los diferentes usuarios considerar la informacin como un
recurso corporativo que carece de dueos especficos.

2. Eliminacin de informacin inconsistente: si existen dos o ms archivos con la misma informacin, los
cambios que se hagan a stos debern hacerse a todas las copias del archivo de facturas.

3. Permite compartir informacin.

4. Permite mantener la integridad en la informacin: la integridad de la informacin es una de sus cualidades
altamente deseable y tiene por objetivo que slo se almacena la informacin correcta.

5. Independencia de datos: el concepto de independencia de datos es quizs el que ms ha ayudado a la rpida
proliferacin del desarrollo de Sistemas de Bases de Datos. La independencia de datos implica un divorcio
entre programas y datos.

COLEGIO MARISTA DE ALAJUELA
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SISTEMAS RELACIONALES

Nuestro objeto de estudio sern los sistemas relacionales, estos son importantes porque ofrecen muchos tipos de
procesos de datos, como:

Simplicidad y generalidad
Facilidad de uso para el usuario final
Perodos cortos de aprendizaje
Consultas de informacin se especifican de forma sencilla.

Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es posible acceder a la
informacin contenida en dos o ms tablas. Ms adelante explicaremos que son las tablas.

Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la informacin ordenada de una
forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas:

Generalmente, contendrn muchas tablas.
Una tabla slo contiene un nmero fijo de campos.
El nombre de los campos de una tabla es distinto.
Cada registro de la tabla es nico.
El orden de los registros y de los campos no est determinado.
Para cada campo existe un conjunto de valores posible.

Diseo de las bases de datos relacionales

El primer paso para crear una base de datos, es planificar el tipo de informacin que se quiere almacenar en la
misma, teniendo en cuenta dos aspectos:

Informacin disponible
Informacin que necesitamos

La planificacin de la estructura de la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la gestin efectiva de la
misma.

El diseo de la estructura de una tabla consiste en una descripcin de cada uno de los campos que componen el
registro y los valores o datos que contendr cada uno de esos campos.

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La
definicin de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Los registros constituyen la informacin que va contenida en los campos de la tabla, por ejemplo: el nombre del
paciente, el apellido del paciente y la direccin de este. Generalmente los diferente tipos de campos que se pueden
almacenar son los siguientes: Texto (caracteres), Numrico (nmeros), Fecha / Hora, Lgico (informaciones lgicas
si/no, verdadero/falso, etc., imgenes.

El principal aspecto a tener en cuenta durante el diseo de una tabla es determinar claramente los campos
necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre especificando su tipo y su longitud.

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QU ES MICROSOFT ACCESS?

Access es una base de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que trabajan en el entorno Windows,
puede manejarse ejecutando unos cuantos clics de mouse sobre la pantalla.

Access contiene herramientas de diseo y programacin reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque
incluye bases de datos listas para ser usadas; estn preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede
realizar en un momento determinado. Ordenar libros, archivar documentacin, etc.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS RELACIONALES

Los principales objetos de las bases de datos son:

1. Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarn
ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ms adelante veremos
qu es un campo.

2. Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y
presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

3. Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y
visiblemente ms atractiva.

4. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

5. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

6. Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic

CONCEPTOS BSICOS DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL

Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos,
ni signos de exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio. La descripcin de un campo,
permite aclarar informacin referida a los nombres del campo. El tipo de campo, permite especificar el tipo de
informacin que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numrico: para introducir nmeros

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario

Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido

S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso,
etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc.

Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web

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Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Registro: es el conjunto de informacin referida a una misma persona u objeto. Un registro vendra a ser algo as
como una ficha.

Campo clave: campo que permite identificar y localizar un registro de manera gil y organizada.

Propiedades generales de los campos

PROPIEDAD DESCRIPCIN TIPO DE CAMPO
Tamao del campo Permite establecer la longitud mxima de
un campo de texto numrico.
Texto, numrico, contador
Formato Permite determinar la apariencia de
presentacin de los datos, utilizando los
formatos predefinidos o nuestros propios
formatos
Todos, excepto OLE y Memo
Lugares decimales Permite especificar el nmero de cifras
decimales para mostrar los nmeros.
Numrico y moneda
Mscara de entrada Permite controlar y filtrar los caracteres o
valores que los usuarios introducen en un
control de cuadro de texto, evitando
errores y facilitando su escritura.
Texto, numrico, fecha/hora,
moneda
Ttulo Permite definir una etiqueta de campo
predeterminada para un formulario o
informe
Todos
Valor predeterminado Introduce en el campo un valor cuando
se agregan nuevos registros (long. Mx.
255 caracteres)
Todos, excepto OLE y
contador
Regla de validacin Permite escribir la condicin que deben
satisfacer los datos introducidos para ser
aceptados
Todos, excepto OLE y
contador
Texto de validacin Define el texto del mensaje que se
visualiza cuando los datos no cumplen
las condiciones enumeradas en la regla
de validacin
Todos excepto OLE y contador
Requerido Permite especificar si es necesario que
exista un valor en un campo.
Todos excepto contador
Permitir longitud cero Permite especificar si una cadena de
longitud cero ("") es una entrada vlida
para el campo
Texto, memo
Indexado Define un campo como ndice o campo
clave.
Texto, numrico, contador,
fecha/hora.

Access tiene una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda la
ms importante es el tamao del campo, ya que este nos permitir hacer una estimacin del espacio ocupado por
nuestra base de datos en el disco duro.
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INICIAR Y SALIR DE ACCESS

Existen diversas maneras de iniciar Access, pero es importante que identifique el icono que representa a esta
aplicacin, el cual se muestra a continuacin:
Para iniciar Access ejecute alguna de las siguientes acciones:
En el Men de Inicio de Windows elija la opcin Programas y despus d clic en el icono de

Si existe un icono de acceso directo a Access en el escritorio de Windows, d doble clic sobre ste.

Al entrar a Access ver una pantalla similar a la siguiente:

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En este momento el panel de tareas tiene varias opciones:

1. Archivos: Muestra el cuadro de dilogo Abrir archivo, en donde puede seleccionar un archivo para abrirlo.

2. Base de datos en blanco: Abre un nuevo archivo en blanco en el que empezar a trabajar.

3. Pgina de acceso a datos en blanco: Abre una nueva pgina para el acceso a datos.

4. Proyecto (datos existentes): Abre un proyecto de datos ya existente.

5. Proyecto (datos nuevos): Abre un proyecto de datos nuevo.

6. Elegir archivo: Muestra el cuadro de dilogo Abrir archivo, en donde puede seleccionar un archivo
existente en el que basar el nuevo archivo.

7. Plantillas generales: Abre un cuadro de dilogo Plantillas para esta aplicacin. Para abrir un nuevo archivo
basado en una plantilla, seleccione una plantilla y haga clic en Aceptar.

8. Plantillas de Microsoft.com: Abre la Galera de plantillas de Microsoft Office Update.

Para salir de Access, solamente d clic en el botn cerrar , o vaya al men Archivo a la opcin Salir.

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ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS

Para abrir una base de datos de Access, inicie Access y elija la opcin del panel de tareas Archivos... Busque el
archivo de base de datos y d clic en el botn Abrir.

Si ya est ejecutndose Access, elija la opcin Abrir del men Archivo. Aparecer el cuadro de dilogo Abrir.
Busque el archivo de base de datos en Buscar en: encontrado el archivo d clic sobre l para seleccionarlo y oprima
el botn Abrir.

Visualizacin de archivos en rutas especiales

Historial: Muestra la lista de archivos recientemente abiertos.

Mis documentos: Muestra los archivos en la carpeta de Mis documentos.

Escritorio: Minimiza temporalmente la aplicacin para que pueda ver el escritorio de Windows.

Favoritos: Muestra la lista de Favoritos usados para organizar sus pginas favoritas.

Mis sitios de red: Muestra los archivos en cualquier carpeta de Web y/o red local, donde se guard
informacin.

Para cerrar una base de datos solamente damos clic en botn cerrar y esto automticamente cerrar la base de
datos actual.
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DESCRIPCIN DE LA PANTALLA PRINCIPAL

Access tiene una ventana similar a la que se muestra ms adelante, donde aparecer, adems de la barra de mens y
la barra de base de datos, la ventana de Base de Datos, que es el centro de control de la base de datos que se est
utilizando en un momento dado.

1. Barra de ttulo: Aparece el ttulo de la aplicacin.

2. Barra de mens: posee todos los comandos que se aplican durante el trabajo con una base de datos.

3. Barra de base de datos: contiene un acceso rpido a algunas de las opciones de los mens con la ventaja
de que se encuentran ms a la mano y basta dar un clic sobre la que se desea utilizar.

4. Ventana de Base de datos: Muestra la ventana de la base de datos con toda informacin para operar la base
de datos abierta.

5. Barra de Objetos: tiene una lista de todos los objetos que es posible crear y manipular en una base de datos
de Access.

6. Barra de estado: muestra el estado actual de la base de datos, en un momento determinado este puede
indicarnos las tareas que se estn ejecutando.
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PLANEANDO LA BASE DE DATOS

Antes de comenzar a la creacin de la base de datos es necesario conocer algunos puntos que nos permitirn tener
una base datos en ptima condiciones, el proceso de planeacin es igual de trascendente que el del desarrollo.

Un mal diseo de tablas y estructuracin de la informacin permite cometer errores como:

Un mal diseo de tablas

Nombre Direccin
Eduardo Castro Urb. Los Adobes, calle 4, casa 15-B, Alajuela
Melissa Salas Residencial Espaa, calle 2, casa 10, Heredia

Un buen diseo de tablas

Nombre Apellido Direccin Calle Ciudad N Residencia
Eduardo Castro Urb. Los Adobes 4 Alajuela 15-B
Melissa Salas Residencial Espaa 2 Heredia 10

Puntos para a considerar en la planeacin de una base de datos:

Determinar el propsito de la base de datos.

Determinar los campos que se requieren.

Determinar las tablas que se necesitan.

Determinar la llave primaria.

Determinar las relaciones entre las tablas.

Dibujar un diagrama de la base de datos.

CREACIN DE UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos seleccione la opcin Nueva en el men Archivo. Aparecer el panel de tareas activo,
seleccionamos la opcin Base de datos en blanco.

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A continuacin aparece el siguiente cuadro, seleccionamos nuestra ruta destino, la base de datos se llamar
Gimnasio, este archivo tendr extensin .mdb.

Ingresado el nombre de la base de datos procedemos a presionar el botn Crear. A continuacin se nos muestra la
ventana de base de datos.

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CREACIN DE UNA TABLA

Lo primero que har al trabajar con Access ser crear tablas que le permitan almacenar datos donde la informacin
ser organizada en forma de filas y columnas.

Para agregar una tabla d doble clic en la opcin Crear una tabla en vista de diseo. Aparecer una ventana similar
a la siguiente:

En esta ventana va a crear la estructura de la tabla, es decir, debe indicar qu campos contendr, de qu tipo y cuales
sern las propiedades de cada uno, adems de indicar cual ser la llave primaria y los ndices que se van a utilizar.
Cada rengln contendr los atributos de cada campo con los siguientes datos.

Nombre del campo

ste identifica al campo dentro de la tabla y permite al usuario saber en un momento dado qu informacin est
almacenada. El nombre del campo puede tener de 1 a 64 caracteres (letras, nmeros y algunos caracteres especiales
excepto puntos (.), signos de admiracin (!), corchetes ([ ]), acento grave (`), caracteres ASCII con valores del 0 al 31
y no puede comenzar con espacio en blanco. Es muy recomendable que use slo letras del alfabeto ingls y no utilice
espacios en blanco en los nombres de campo para no perder compatibilidad con otros manejadores de bases de datos,
por si en algn momento deseara migrar su base de datos.

Tipo de dato

Indica el tipo de valores que podr contener el campo que est definiendo. Access permite utilizar varios tipos de
datos que se pueden seleccionar de una lista que aparece cuando se coloca en el rengln Tipos de datos.

TIPO DE DATO DESCRIPCIN
Texto Puede contener hasta 255 caracteres (el tamao predeterminado es 50 caracteres).
Memo Puede almacenar grandes cantidades de texto (hasta 64,000 caracteres).
Numrico Permite almacenar datos numricos enteros o fraccionales y positivos y negativos.
Se emplean con datos con los que se vayan a realizar clculos, ya que si tiene
datos numricos como telfonos o cdigos postales es mejor utilizar el tipo Texto.
Fecha/Hora Almacena fechas y horas con las cuales se pueden realizar despus ciertos
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clculos como el nmero de das transcurridos entre fecha y Fecha por ejemplo.
Moneda
Permite almacenar datos numricos con el formato de moneda establecido en la
configuracin de Windows, permitiendo indicar el smbolo de moneda, el
separador de miles y el separador de decimales.
Autonumrico
Puede almacenar valores enteros que se incrementan automticamente cada vez
que se agrega un registro nuevo. Generalmente pueden utilizarse como campos
llave.
S/No
Permite almacenar valores lgicos. Se utilizan en aquellos casos donde slo hay
dos valores posibles para el campo: Verdadero o Falso, S o No, 0 o 1.
Objeto OLE
Se emplea para guardar datos generados en otras aplicaciones de Windows como
imgenes, sonidos, videos, etc.

Hipervnculo

Almacena un vnculo con un recurso en Internet que puede ser una direccin de
una pgina Web o una direccin de correo electrnico.
Asistente de bsqueda

Permite restringir la entrada de datos a una lista de valores o datos de otra tabla.

Descripcin

La descripcin es de uso opcional, pero es til para recordar exactamente que dato se debera almacenar en un
campo dado o para hacer observaciones que son importantes a la hora de manipular los datos. Tambin hace ms
sencillo el mantenimiento de la base de datos, considerado como un camino para la documentacin de la base de
datos.

Propiedades del campo

Las propiedades del campo dependen del tipo de dato que se haya escogido y aparecen en la parte inferior de la
pantalla de diseo de la tabla en una ficha llamada General, conforme a la que aparece enseguida:

Tamao del campo

Determina el nmero mximo de caracteres que puede contener un campo de tipo Texto o el tipo de nmero en un
campo de tipo numrico.

TIPO DE
NMERO
INTERVALO NMERO MXIMO
DE DECIMALES
TAMAO
Byte 0 a 255 Ninguno 1 byte
Entero -32768 a 32767 Ninguno 2 bytes
Entero largo -2147483648 a 2147483647 Ninguno 4 bytes
Doble -1.797 10308 a 1.797 10308 15 8 bytes
Simple -3.4 1038 a 3.4 1038 7 4 bytes

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Formato

El formato permite modificar la presentacin de los datos y varan de acuerdo al tipo de dato. El formato no afecta la
manera en que estn almacenados los datos.

Formatos para tipo Texto y Memo

CARCTER SIGNIFICADO
@ Carcter de texto requerido.
& Carcter de texto no requerido.
> Aparecen todos los caracteres a maysculas.
< Aparecen todos los caracteres en minsculas.

Los smbolos @ y & se aplican a cada carcter y los smbolos < y > aplican para toda la cadena.

Ejemplos:

FORMATO ENTRADA SALIDA
>
Carlos Ramrez CARLOS RAMIREZ
<
Marco Rojas MARCO ROJAS
(@@@)@@-@@-@@ 123456789 (123)45-67-89

Formatos para tipo Numrico y Moneda

Para los nmeros existen ms smbolos para dar formato y tambin existen algunos formatos predefinidos que
facilitan mucho su manejo.

Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al momento de ubicarse en la propiedad Formato, los
cuales son:

TIPO DE FORMATO SIGNIFICADO
General Muestra el nmero tal y como se introduce.
Moneda Aplica la configuracin de Moneda establecida en la
Configuracin regional del Panel de control de Windows.
Fijo Aplica la configuracin especificada en el Panel de control de
Windows, en Configuracin regional, para todo lo relativo a
importes negativos, smbolos decimales y de moneda y cifras
decimales.
Estndar Utiliza el separador de miles; aplica la configuracin
especificada en el Panel de control de Windows, Configuracin
regional, para todo lo relativo a importes negativos, smbolos
decimales y de moneda y cifras decimales.
Porcentaje Multiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje
(%).
Cientfico Utiliza la notacin cientfica estndar.

Tambin existen smbolos que pueden utilizarse para crear formatos propios.

CARCTER SIGNIFICADO
. (punto) Separador de miles.
, (coma) Separador de decimales.
0 Muestra un dgito o un cero, se utilizan cuando se desea que
sean mostrados los ceros a la izquierda o los ceros a la derecha
del punto decimal.
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# Muestra un dgito o nada.
$ Muestra el smbolo de pesos.
% Multiplica el valor por 100 y le agrega el smbolo de porcentaje
(%).
E+ o e+ Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de +.
E- o e- Muestra el nmero en notacin cientfica con un signo de -.

Ejemplos:

FORMATO ENTRADA SALIDA
General 999.5 999.5
Moneda 888.5 $ 888.50
Fijo 777.5 777
Estndar 6666.5 6,666.5
Porcentaje .20 20%
Cientfico 3897.5 3.89E+03

Formatos para tipo Fecha/Hora: Los formatos para fechas y horas permiten mostrar la fecha/hora de diversas
maneras, haciendo que el uso de este tipo de datos proporcione informacin clara.

Los formatos predefinidos aparecen en una lista desplegable, al colocarse en la propiedad Formato:

TIPO DE
FORMATO
EJEMPLO
Fecha general 15/08/03 19:40:00
Fecha larga Jueves, 15 de Septiembre de 2003
Fecha mediana 30-dic-02
Fecha corta 30/12/02
Hora larga 3:10:00 AM
Hora mediana 3:10 AM
Hora corta 3:10

Formatos para tipo de datos S/No: Puede establecer la propiedad Formato (Format) a los formatos predefinidos
S/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado o a un formato personalizado para el tipo de datos S/No.

FORMATO SIGNIFICADO
S/No Guarda ?1 para S y 0 para No
Verdadero/Falso Guarda ?1 para Verdadero y 0 para Falso
Activado/Desactivado Guarda ?1 para Activado y 0 para Desactivado
;Esterilizado;Frtil Guarda ?1 para Estril y 0 para Frtil

Lugares decimales: Indica el nmero de decimales a la derecha del punto decimal en un campo de tipo numrico o
moneda. El nmero de decimales por omisin es dos.

Mscara de entrada: Permite controlar la entrada de datos, a travs de smbolos en cada posicin, que indican
entradas vlidas para el campo.

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La siguiente tabla muestra algunos de los caracteres que se pueden utilizar.

CARCTER DESCRIPCIN
0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).
# Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco
en el modo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos
ms y menos permitidos).
L Letra (A a Z, entrada obligatoria).
Letra (A a Z, entrada opcional).
A Letra o dgito (entrada obligatoria).
a Letra o dgito (entrada opcional).
& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).
C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).
. , : ; - / Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha (el
carcter depende del valor del cuadro de dilogo Propiedades de
Configuracin regional en el Panel de control de Windows).
< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.
> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.
Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar
de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la
mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de
exclamacin en cualquier lugar de la mscara de entrada.
\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por
ejemplo, \A se muestra slo como A).

Los caracteres le permiten crear sus propias mscaras de entrada, pero tambin puede usar las mscaras de entrada ya
definidas en el Asistente para mscaras de entrada que aparece si da un clic en el botn de tres puntos suspensivos
que aparece cuando se coloca en la propiedad Mscara.

Cuando se oprime el botn aparece el Asistente para mscaras de entrada.

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Si crean mscaras de entrada que utilizar en varios campos de su base de datos, puede agregarlas a la lista de
mscaras de entrada que aparece en el Asistente, ste le indicar la forma en que debe construir y agregar a la listas
sus propias mscaras o cmo debe utilizar las ya creadas.

Ejemplos:

CAMPO
DE
EJEMPLO
DESCRIPCIN
MSCARA DE
ENTRADA
Cdigo
postal
Cinco dgitos de
entrada
obligatoria.
00000
RFC
Cuatro letras de
entrada obligatoria
en maysculas,
seis dgitos de
entrada obligatoria
y tres caracteres
cualesquiera de
entrada opcional.
>AAAA000000aaa
Contrasea
Un campo donde
se guardarn las
contraseas de
usuario. Requiere
que la entrada de
datos aparezca
como asteriscos,
aunque realmente
se guarde lo que
se est tecleando.
Contrasea
No. de
Inventario
Un nmero de
mnimo 5 a 10
dgitos mximo
que deben ser
introducidos de
izquierda a
derecha.
!#####00000

Ttulo

Establece un alias o nombre alternativo para el nombre del campo, utilizable en los formularios e informes.

Valor predeterminado

Es el valor del campo que aparecer automticamente al agregar un nuevo registro en la tabla.

Regla de validacin

Indica los valores permitidos para que el dato sea aceptado en el campo, es decir que permite limitar la entrada de
datos. Se pueden utilizar expresiones matemticas o funciones de Access u operadores lgicos y relacionales
dependiendo del tipo de dato de que se trate.

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Texto de validacin

Es el mensaje que aparecer cuando el usuario introduzca un dato que no sea aceptado por la regla de validacin.
Aparecer en un cuadro de mensaje con un botn de Aceptar.

Requerido

Si est en S, indica que al agregar un nuevo registro, el campo deber tener un valor y no puede quedar con valor
nulo, donde el valor nulo se refiere a un valor indefinido.

Permitir longitud cero

Si est en S, indica que se permiten cadenas vacas.
Indexado. El ndice permite que las bsquedas y acceso a datos sean ms rpidos y dinmicos.

Seleccin de la clave principal

La clave o llave principal es una manera de identificar de forma nica a cada registro de una tabla, as que Access
verificar que no se repitan los valores de los campos de la clave principal. La clave principal puede formarse con
uno o ms campos, generalmente no ms de tres, si se quiere una base de datos consistente. Si no se especfica una
clave principal, Access intentar crear una de forma automtica.

Para crear un clave principal hay que decidir primero qu campo o campos actuarn como clave principal. Estando
en la ventana de diseo de la tabla d un clic sobre el campo, despus de eso d otro clic en el icono de la llave que
aparece en la barra de herramientas.

Este procedimiento tambin puede ser realizado dando un clic sobre el campo, posteriormente abra el men
emergente con el botn derecho y d un clic en Clave principal.

Aparecer una llave del lado izquierdo del campo(s), indicando que esa es la llave principal.

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Ejemplo:

En nuestra base de datos Gimnasio necesitaremos los siguientes datos del alumno:

Matrcula
Nombre, apellidos, direccin, etc.
Actividad que realiza
Cuota mensual
Observaciones

Evidentemente esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver primero
unos conceptos bsicos en el diseo de una Base de Datos.

Creamos nuestra primera tabla con los siguientes pasos:

Pulse Clic en el botn Tablas de la Barra de Objetos, presionamos la opcin Crear una tabla en vista Diseo.
Introduzca de la misma manera los siguientes nombres de campos y sus respectivos tipos de datos:

Seleccione con un Clic el campo matricula. Despus, d un Clic en el botn Clave principal situado en la barra de
mens y convirtalo en el campo clave. El resultado ser el siguiente:

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Para guardar la tabla, puede cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo_Guardar. Le pedir un
nombre para la tabla. Asgnele como nombre: Alumnos y presione Aceptar.

Cerrada la ventana el resultado ser el siguiente:

La forma de introducir datos es de la siguiente manera, d clic con el botn derecho sobre la tabla y oprima ya con el
izquierdo la opcin Abrir, doble clic sobre la tabla alumnos.

Aparece una pantalla en forma de tabla con lneas y columnas donde podemos introducir los datos de los campos.
Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un clic en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace
falta escribir nada, ya que es Autonumrico. Introduzca los registros que aparecen a continuacin. Para pasar de un
registro a otro, simplemente pulse Enter.

Para salir de la tabla, utilice alguno de los dos mtodos anteriormente descritos (cierre la ventana o acceda a
Archivo_ Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el
botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes.
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CASO PRCTICO

La Base de Datos que construiremos a continuacin tratar de gestionar una empresa llamada "Alquileres Deluxe"
dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en Heredia y Alajuela que abarcarn
propiedades de todo el Pas.

Los datos que necesitaremos para construir la Base de Datos son:

I. Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc...)
II. Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, direccin, nmero de baos, etc.)

De un estudio de la situacin se decidi incluir los siguientes campos en la Base de datos:

1. Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada)
2. Nombre, apellidos, Cdula y direccin
3. Fecha de alquiler del contrato
4. Fecha de expiracin del contrato
5. Alquiler mensual que paga el cliente
6. Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...)
7. Tiene cochera?
8. Nmero de baos, habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, estado y Cdigo postal
9. Superficie en m/2
10. Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...)

Obviamente se podra gestionar esta informacin en una sola tabla incluyendo todos los campos, pero sera un mal
diseo tener tantos campos en una sola tabla. La redundancia de la informacin sera evidente y por ende el tamao
de la base de datos tendera a ser muy grande con el pasar del tiempo. Por ello, crearemos dos tablas; una controlar
los datos del cliente y otra los de la propiedad.

Instrucciones A:

1. Haga una Base de Datos en Access, nmbrela como: Inmobiliaria
2. Seguimos la siguiente tabla de datos:

Campo Tipo Tamao Otros
Codigo propiedad Texto 3 Campo Clave
Nombre Texto 50
Apellidos Texto 50
Direccion Texto 60
Ciudad Texto 40
Cedula Texto 13
Fecha de contrato Fecha/Hora
Fecha de expiracion Fecha/Hora
Alquiler mensual Nmero Entero
Oficina Vendedora Texto 50

21
3. Presionamos la opcin Crear una tabla en vista Diseo. Introduzca de la misma manera los siguientes
nombres de campos y sus respectivos tipos de datos:

4. Se ha tomado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma nos aseguramos que no
repitamos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar.

5. A continuacin, coloque en S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido.

6. En el campo Alquiler mensual, cambie las propiedades siguientes:
7. Formato: Moneda
8. Regla de validacin: <150000
9. Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

10. Escoja el campo Fecha de contrato y site el cursor en la casilla Mscara de entrada. Aparecer este botn
en la parte derecha deber pulsarlo. Access pregunta si quiere guardar la tabla.

22
11. Responda S y escriba como nombre: Clientes. A continuacin aparecer una ventana con ejemplos de
mscaras. Escoja la opcin Fecha corta y pulse en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos
correspondientes a la mscara.

Repita el paso nmero 11 para el campo Fecha de expiracin

Cierre la ventana de Diseo de tabla. Guarde los cambios.

Instrucciones B:

1. Seguimos esta tabla de datos:

Campo Tipo Tamao Otros
Codigo propiedad Texto 3 Campo Clave
Cochera S/No
Tipo de propiedad Texto 30
Superficie en m2 Numero Entero
Direccion Texto 60
Ciudad Texto 40
Codigo Postal Texto 5
Habitaciones Numero Entero
Baos Nmero Entero
Extras Memo

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2. Presione la opcin Crear una tabla en vista Diseo. Introduzca de la misma manera los siguientes
nombres de campos y sus respectivos tipos de datos:

3. Cierra la ventana de Diseo de tabla. Le preguntar si desea guardar los cambios en el diseo de tablas,
presione S, escriba como nombre: Propiedades.
4. El resultado final ser el siguiente:

ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS

Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a
travs de un campo en comn. Las relaciones permiten mantener la integridad de la base de datos y evitan la
redundancia de los datos.

Existen tres tipos de relaciones:

Relacin de uno a uno:

Tabla 1 Tabla 2
Campo persona Campo cdula
Carlos Prez 1-1445-7801
Jaime Castro 2-1245-8965

En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y
viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene
una nica Cdula.

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Relacin de varios a varios:

Tabla 1 Tabla 2
Campo pelcula Campo Actor
Air Force One Mark Hamill
nico testigo Alec Guiness
Star Wars Harrison Ford

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente
ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en
varias pelculas.

Relacin de uno a varios:

Tabla 1 Tabla 2
Autores Libros
Gabriel Garca Mrquez Cien aos de soledad
La santa
William Shakespeare Enrique IV
Hamlet

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo
puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un autor puede tener varios libros, pero
cada libro slo puede tener un autor.

Para crear las relaciones entre las tablas use el icono Relaciones que aparece en la barra de herramientas.

El cuadro de dilogo Mostrar tabla, muestra todas las tablas que contiene la base de datos.

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Seleccione la tabla o tablas que va a relacionar y d un clic en el botn Agregar. En el caso que se est revisando,
las dos tablas las que se agregarn son Clientes y Propiedades, el resultado ser el siguiente:

Para relacionar una tabla con otra hay que arrastrar el campo de la tabla que quiere relacionarse y soltarlo sobre su
correspondiente en la otra tabla. Es importante que tom en cuenta que los nombres de los campos que van a
relacionarse no tienen necesariamente que llamarse igual, pero es una buena costumbre hacerlo de esa manera; lo que
si es necesario, es que el tipo de dato coincida y que tengan la misma longitud.

Cuando arrastre un campo sobre el otro, aparecer un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

En el ejemplo, se arrastr el campo Codigo propiedad de la tabla Clientes sobre el campo Codigo propiedad de la
tabla Propiedades. Esos son los datos que aparecen en la esquina superior izquierda del cuadro de dilogo.

26
De seguido realice lo siguiente:

1. Seleccione la opcin Exigir integridad referencial para que al dar de alta un registro en la tabla Clientes
no pueda indicar un codigo de propiedad que no exista en la tabla Propiedades.

2. Elija la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados para que al cambiar una clave en la tabla
Clientes, sta se actualice en todos los registros que tengan la misma clave en la tabla Propiedades.

3. Seleccione Eliminar en cascada los registros relacionados para que al borrar un registro en la tabla
Clientes se borren todos los registros de la tabla Propiedades que tengan esa misma clave que se est
borrando. Debe tener cuidado al elegir esta opcin porque corre el riesgo de perder datos que no desea
borrar.

Al final, las tablas quedarn relacionadas como se muestra a continuacin.

Despus de eso ya puede cerrar la ventana de relaciones, pero antes de cerrarla se le preguntar si desea guardar los
cambios. D clic en S y con esto quedarn establecidas la relaciones.

INSERCIN DE DATOS EN LAS TABLAS

Una vez que se ha establecido la estructura de las tablas y las relaciones entre ellas, lo ms lgico es que se vayan
introduciendo algunos datos con los que se ir trabajando, para ello, estando en la ventana de Base de datos, d doble
clic sobre la tabla en la que va a introducir datos.

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Note que aparece el primer rengln vaco, lo cual indica que no se han introducido datos. En la parte inferior aparece
una pequea barra de desplazamiento que permitir ir recorriendo los registros de la tabla e indicar el nmero de
registro en el que se encuentre, as como el nmero de registros que en total contiene la tabla.

Introducir datos

Llene los siguientes datos en las tablas correspondientes:

Clientes:

Codigo
propiedad
Nombre Apellidos Direccion Ciudad
01 Marco Arias Cruz Urb. Cristo Rey Puntarenas
02 Ramn Ortega Castro Costado oeste Parque central Cartago
Cedula Fecha de contrato Fecha de expiracion Alquiler mensual Oficina Vendedora
1-2345-7890 11/02/2003 11/02/2004 150.000 Heredia
2-2356-8974 10/01/2002 10/09/2005 560.000 Alajuela

Propiedades:

Codigo
propiedad
Superficie
m/2
Direccion
01 200 Mercedes Norte
02 800 Fraijanes
03 300 Curridabat
Ciudad Codigo Postal Habitaciones Banos Extras
Heredia 2500 2 1 Cuenta con servicio de
Vigilancia y telfono
Alajuela 4050 4 2 Cuenta con piscina y jardn
San Jos 1100 3 2 Cuenta con telfono

Cuando hay una relacin entre las dos tablas de Uno a Uno, desde la tabla clientes a la tabla propiedades. Significa
que primero tendremos que dar de alta algn cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla propiedades. La
relacin que hemos establecido nos evita la introduccin de errores en la tabla propiedades, ya que, para introducir
una propiedad, previamente tendremos que tener dado de alta el cliente en la tabla clientes.

28
MANIPULACIN DE LOS REGISTROS Y DATOS

Aadir registros

Para aadir nuevos registros podemos:

a. Acceder a la opcin del men Insertar_Nuevo registro

b. Pulsar un clic directamente bajo el ltimo registro:

Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el
smbolo se convertir en un lpiz. Si al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo,
pulsamos Enter, introduciramos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la
introduccin de los datos, pulsaremos la tecla Esc (Escape) y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el
tringulo negro.

Modificar registros

Para modificar los datos de un registro, nicamente daremos un clic en el interior del campo que deseamos
modificar.

Modificar el ancho de una columna

Para modificar el ancho de una columna y as poder visualizar el contenido del campo, podemos situar el mouse en la
lnea que divide a las columnas (el puntero del mouse toma forma de una cruz punteada) y dando un clic sostenido,
arrastrar el mouse hacia la derecha. Otra forma de hacerlo es dando doble clic sobre la lnea divisoria de las
columnas. Este procedimiento es vlido tambin para modificar el alto de las filas, solo que el mouse se arrastra
hacia abajo.

29
Tambin podemos dar un clic en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionar.

Una vez seleccionada, podemos acceder al men Formato_Ancho de columna, se da un clic sobre Ajuste perfecto
y Access ajustar el ancho automticamente al contenido de la columna.

Borrar un registro

Si lo que deseamos es borrar un registro, daremos un clic en el nmero de la fila del registro que queramos borrar.
Una vez seleccionado, accederemos al men Edicin_Eliminar registro y Access tras pedirnos confirmacin,
borrar el registro de la tabla.

Buscar datos en la tabla
Una opcin muy til es la de buscar algn dato en toda la tabla. Existe un botn en la barra de herramientas , o
bien podemos acceder al men Edicin_Buscar.

30
Aparecer la tpica ventana para buscar una palabra. Podemos decirle a Access que busque en el registro, en toda la
tabla, de arriba a abajo, etc.

Ordenar los datos de la tabla

Esta opcin es muy til, ya que a veces nos interesar un listado especfico y basado en un criterio, por ejemplo, de la
tabla Clientes ordenada por fecha de expiracin del contrato, o un listado de la tabla Propiedades ordenada por
Tipos de Propiedad, etc.

Simplemente tenemos que situar el cursor dentro de un campo por el que queramos ordenar la tabla. Seguidamente
podemos pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, segn deseamos ordenar. Tambin podemos
acceder desde el men Registros_Ordenar. Access ordenar la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un campo
en concreto no significa que Access cambie la posicin de los campos de la tabla. De hecho, si despus de ordenar
intentamos cerrar la tabla, Access nos avisar si queremos guardar los cambios, es decir, si queremos que la tabla se
guarde con el nuevo orden.

Hacer una copia de una tabla

Es muy importante tener copias de todo lo que consideremos importante. Por lo que es de suma importancia crear
copia de alguna tabla dentro de la propia base de datos.

Para hacerte una copia de una tabla, debes tener cerrada la tabla.

Desde la pantalla principal:

+ Seleccione la tabla.
+ Pulse el botn Copiar de la barra de herramientas, o bien acceder al men Edicin_Copiar.
+ Pulse el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien acceder al men Edicin_Pegar.
+ Cuando Access le pida un nuevo nombre, escriba el que crea conveniente.
31
DISEO DE CONSULTAS

Las consultas son una herramienta muy til que permiten explorar los datos almacenados en una base de datos con el
objetivo de recuperar cierta informacin. Una consulta se puede ver como una pregunta que se plantea y que es
respondida por el manejador de base de datos.

Las consultas son preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo
en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a
partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta. Las
consultas pueden ser de varios tipos

o Consulta de seleccin: es la ms utilizada. Permite ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.

o Consultas de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de filas y columnas.

o Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de consultas, eliminar o actualizar
registros, aadir o modificar registros, etc.

o Consultas de unin: combinan campos coincidentes o duplicados de una o varias tablas.

Para crear una consulta nueva d clic en el objeto Consultas de la ventana de Base de datos y enseguida d doble
clic en la opcin Crear una consulta en vista de diseo.

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Inmediatamente se visualizar la ventana mostrar tablas.

En dicha ventana se muestran todas las tablas que contiene la base de datos, en ella se selecciona con cual o cuales
se van a trabajar.

Siga las instrucciones mostradas a continuacin:

- Selecciona la tabla Clientes y pulse en Agregar.
- Haga lo mismo con la tabla Propiedades.
- Pulse el botn Cerrar.

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Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos
queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc).

Realizaremos la siguiente consulta slo de los campos Codigo de propiedad, Alquiler mensual, Nombre y
Apellidos de la tabla Clientes y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Lo que debemos hacer es
"cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior.

Realizaremos este procedimiento de dos formas:

D doble clic en el campo Cdigo de propiedad de la tabla Clientes.
El campo ha de aparecer en la parte inferior.

Arrastre el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo
anterior.

Ahora cargue utilizando el mtodo que quiera, los campos Apellidos y Alquiler mensual de la tabla
Clientes y el campo Tipo de propiedad de la tabla Propiedades.

34
Inmediatamente presionamos el botn Ver, la opcin en la Vista Hoja de datos.

Cierre la ventana de la consulta. Access le preguntar si quiere guardarla. Responda afirmativamente
dejando el nombre que est por definicin: Consulta1.

Para modificar la consulta, debemos pulsar el botn Diseo de la barra de herramientas. Para ejecutarla y
ver su contenido, pulsaremos el botn Abrir tambin de la barra de herramientas.

CONSULTAS CON CRITERIOS

Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Por razn de los criterios
podemos seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Veamos cmo crear una consulta que
nos muestre datos sobre los inquilinos que pagan menos de 8000 de alquiler mensual.

* Crear una nueva consulta de la tabla Clientes.
* Carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler mensual.
* En la casilla Criterios del campo Alquiler mensual, escriba: <8000.

35
* Ahora presionamos en el men Ver, la opcin Vista Hoja de datos.

* Guarda la consulta con el nombre: Consulta2.

LOS TIPOS DE CONSULTAS

Al encontrarnos en la vista Diseo de alguna consulta se activan los diferentes tipos de consultas que podemos crear.

Haga clic en el botn Tipo de Consulta de la barra de herramientas, se muestra el tipo de consulta deseado o
bien haga clic en la flecha situada junto al botn y a continuacin haga clic en el tipo de consulta deseado.

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Tambin puede acceder desde el men Consulta:

Comandos del men consulta

Consulta de seleccin

Convierte la consulta activa en una consulta de seleccin, que busca registros en una o ms tablas, a menudo
basados en criterios. La consulta de seleccin es el tipo de consulta predeterminado.

Consulta de tabla de referencias cruzadas

Convierte la consulta activa en una consulta de tabla de referencias cruzadas, que resume los datos en formato de
hoja de clculo utilizando como columnas los valores de un campo o expresin. Por ejemplo, para mostrar las ventas
totales mensuales de cada empleado, presenta los meses del ao como columnas y a los vendedores como filas.

Consulta de creacin de tabla

Convierte la consulta activa en una consulta de creacin de tabla, crea una nueva tabla en la base de datos activa o
en otra base de datos. Dado que el comando copia datos, compruebe los resultados en la vista Hoja de datos antes de
ejecutarlo.

Consulta de actualizacin

Convierte la consulta activa en una consulta de actualizacin, actualiza un grupo de registros, por ejemplo
incrementar los salarios en un cinco por ciento. Dado que este comando cambia datos, compruebe los resultados en
la vista Hoja de datos antes de ejecutarlo.

Consulta de datos anexados

Convierte la consulta activa en una consulta de datos anexados, que agrega los resultados de la consulta al final de la
tabla en la base de datos activa o en otra base de datos. Dado que el comando copia datos, compruebe los resultados
en la vista Hoja de datos antes de ejecutarlo.

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Consulta de eliminacin

Convierte la consulta activa en una consulta de eliminacin, elimina un grupo de registros, por ejemplo, todos los
pedidos de 1990. Dado que este comando cambia datos, compruebe los resultados en la vista Hoja de datos antes de
ejecutarlo

CAMPOS CALCULADOS

En ocasiones existe la necesidad de realizar operaciones lgico matemticas con algn campo. Podemos crear
campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos.

Siguiendo nuestro ejemplo de Alquiler, en caso de subir la cuota mensual a todos los inquilinos en 1000. Existe la
posibilidad de modificar uno a uno todos los campos de los precios, pero hay mtodos alternativos como lo vemos a
continuacin.

Realizaremos una operacin matemtica:

O En la pestaa de las Consultas.
O Haga una nueva Consulta en modo Vista Diseo.
O Utilizaremos la tabla Clientes, cargamos la tabla Clientes.
O Ahora cargamos los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual.

O En la barra de herramientas en la parte superior hay un botn llamado Tipo de consulta.

38
bralo y escoja el tipo Actualizacin.

O Site el cursor en la casilla Actualizar, escriba:

Cierre la consulta. Gurdela con el nombre: Aumento.

Observe que el icono de la nueva consulta es diferente. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que
cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla, sea cuidadoso al ejecutar este tipo de consultas.

Realizar los siguientes pasos:

Seleccione la consulta y pulse en el botn Abrir. Access avisar que se van a modificar datos de una tabla.
Acepte el mensaje dando un clic en S.

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Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. D clic en S.

Vaya a la pestaa Tablas y abra la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer
con un incremento de 1000.

CREAR UNA TABLA NUEVA CON CAMPOS DE OTRAS TABLAS

A continuacin vamos a ver cmo podemos crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. En el
supuesto que necesitamos una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). De
esta forma tomaremos campos de las dos tablas y se construir una nueva.

Realizar el siguiente procedimiento:

Realice una consulta nueva escogiendo las dos tablas.
Aada de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos y Alquiler mensual
Aada de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Direccion, Ciudad.

Del men Consulta, escoja el tipo Consulta de creacin de tabla.
Access le pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Asgnele el nombre:
clientes_propiedad y Aceptar.

40
Cierra la consulta. Grbela con el nombre: Creacin de tabla.

Observe que aparece otro tipo de icono.
Seleccione la consulta recin creada y brala. Access le avisa que se crear una nueva tabla. D clic en S.

Access solicita nuevamente la confirmacin, aceptamos dando clic en S.

De nuevamente clic en S, vaya a la pestaa de Tablas y observe que la nueva tabla se ha creado.

brala y observe los resultados.
41
CREACIN DE UN FORMULARIO

Un formulario es una herramienta til para ver e insertar datos. Le permite a un usuario capturar datos de una forma
sencilla, por lo que tambin se les llama pantallas de captura.

Los formularios tienen la ventaja de poder:

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo.
Calcular campos.
Crear y utilizar grficos.
Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc.

Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida.


Con la base de datos abierta (Inmobiliaria.mdb) acceder a Formularios_Nuevo.

Al aparecer el cuadro de dilogo Nuevo formulario de clic sobre la opcin Asistente para formularios
En seguida elija la tabla clientes, dando un clic en la flecha del cuadro vaci, que est en la parte
inferior de la ventana.
Finalmente oprima el botn Aceptar.

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Se ejecutar un asistente de Access que permitir la creacin del formulario.

En el primer paso, Access pregunta qu campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una
ventana con los campos de la base de datos (Campos disponibles) y en la parte derecha (Campos seleccionados) otra
con los campos que se incluirn en el formulario, que en este momento est vaca.

En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana
izquierda a la ventana derecha.

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Borra el campo seleccionado de la ventana derecha.

Borra todos los campos de la ventana derecha.

Cargue todos los campos y pulse el botn Siguiente.

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En el siguiente paso, Access permite seleccionar el tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del
mismo. Si da un clic en las diversas opciones, ver una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar el
formulario.

Escoja columnas y pulse el botn Siguiente.

En los Estilos de fondos, escogeremos Estndar.

44
Finalice el ltimo paso donde se le da el ttulo al formulario y este ser creado.

Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente.

En la parte inferior del formulario se aprecia una barra:

45
Estos botones sirven para desplazarse:

Al primer registro.
Desplazarse hacia atrs.
Hacia delante.
Al ltimo registro.
Aadir un nuevo registro.

Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros y todos los
cambios que se realicen en el formulario tambin se realizarn en la tabla.

Podemos cerrar el formulario, buscar un dato (Edicin_Buscar), borrar un registro completo (Edicin_Eliminar
registro).

Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo slo debemos pulsar el botn Abrir o dar clic sobre el nombre del
mismo.

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De igual forma, con el botn Diseo accedemos al diseo del formulario, que es una pantalla especial donde
podemos cambiar la posicin de los campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos, colores, etc.

Creacin de un formulario en Vista Diseo

En Access tambin podemos crear nuestros formularios sin ayuda del asistente, a continuacin crearemos un
formulario de la tabla propiedades que pertenece a la base de datos Inmobiliaria.mdb.

Con la base de datos abierta (inmobiliaria.mdb) acceder a Formularios_Nuevo.

47
Escoja la opcin Vista Diseo y la tabla propiedades.

Pulse el botn Aceptar.

Aparece una ventana en gris y cuadriculada hacia donde podemos arrastrar los campos de la tabla propiedades y
situarlos a nuestro gusto. Observe que la zona gris es la zona que veremos cuando ejecutemos el formulario. Esta
zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms espacio la de
pantalla.

Para cargar los campos de nuestra tabla Propiedades, arrastraremos los campos al rea del formulario como ya se
indic

48
El resultado es el siguiente:

1. Arrastre el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda.
2. Site el puntero del mouse sobre el campo cargado, ver que aparece una pequea mano si est sobre un
borde del campo y el mismo est seleccionado.
3. Esta mano sirve para mover el campo. Tambin podemos observar unos controles (puntos negros) para
modificar el tamao del campo.
4. Observe tambin que posicionando el puntero del mouse sobre el cuadro ms grande, aparece la mano
sealando con un dedo, servir para mover slo una parte del campo (el nombre o el campo).
5. Termine de cargar el resto de campos y sitelos de la siguiente manera.

49
Cierra el formulario y gurdelo con el nombre de propiedades.

Nota: Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc.) puede
hacerlo seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como hara con cualquier otro objeto o
icono en Windows. Tambin puede ir dando un clic uno a uno, manteniendo pulsada la tecla Shift.

Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas . sta sirve para
crear textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc.


Con la base de datos abierta (Inmobiliaria.mdb) acceder a Formularios y escoger el formulario
propiedades y bralo en la opcin Diseo .

En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que
siempre es Casa o Departamento. Lo que haremos ser crear una lista desplegable para poder seleccionar el
contenido de una forma ms sencilla y rpida.

Deber borrar el campo Tipo de propiedad activo, recuerde que para borrarlo solamente seleccinelo y
presione la tecla Delete (Suprimir).

Debe activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente .

La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso
a paso o bien manualmente. Observe que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un
50
botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles . Si est pulsado (hundido)
significa que est activado, por lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente
el asistente. Para crear un control manualmente, hemos de desactivarlo dando un clic.

Asegrese de que el botn mencionado est desactivado y pulse despus en el botn Cuadro
combinado de la misma barra de herramientas.

Dibuje en la zona de los campos un rectngulo.

Le habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo.

Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, d doble clic en un borde del campo, o bien pulse el
botn Propiedades de la barra de herramientas en la parte superior. Tambin puede acceder desde el
men Ver_ Propiedades.

Aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo,
como el nombre, color, eventos especiales, etc.

Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma:

1. Nombre: Tipo de propiedad.
Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo.
51
2. Origen del control: Tipo de propiedad (puede escogerlo de la lista desplegable).
La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido
posteriormente.

3. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puede escogerlo de la lista desplegable).

4. Origen de la fila: Casa;Departamento (escriba de la misma forma).
Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o
bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados
por punto y coma.

Cierre la ventana de Propiedades y acceda a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de
Cuadro combinado... colquele como nombre: Tipo de propiedad.

Cierre el cuadro, ajuste si es necesario el tamao y posicin del campo y realice una vista previa del formulario.
Pruebe a desplegar la lista recin creada confirmando que funciona.

Campos calculados

En ocasiones es necesario realizar una serie de clculos con algn campo de la base de datos, una forma de hacerlo
sera colocar un control de clculo de campos en un formulario. Lo que haremos ser utilizar el formulario de la tabla
Clientes.

Realice los siguientes pasos:

Con la base de datos abierta (Inmobiliaria.mdb) acceda a Formularios y escoja el formulario clientes.

bralo en la opcin Diseo de la barra de herramientas.
52
Aada dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y cambie el nombre de las etiquetas por
el de IVI 15% y TOTAL, alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debe seleccionarla y
dar doble clic para acceder a sus propiedades.

Ahora debe seleccionar con un clic el campo blanco del IVI 15% y acceder a sus propiedades (con doble
clic, o con el botn derecho y la opcin Propiedades)

Ahora ingresamos en el campo Nombre, el nombre de IVI.

En el cuadro que aparece, site el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen
los datos.

stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de
clculo con campos. A la derecha ver dos cuadraditos. Pulse el de la derecha .

53
Surgir otra ventana, es el Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que realizan
ciertas operaciones.

Escoja de la ventana izquierda las opciones Formularios_Formularios cargados_ Clientes.

Elija de la ventana central Alquiler mensual

54
Pulse el botn Pegar

D clic en la ventana que est en la parte superior y termine de escribir la frmula: [Alquiler mensual]*15/100

Cierre la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar.
Abra la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda

Cierra la ventana de propiedades.
Pruebe una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda.

Observe que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:

55
Configuramos el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA].
Ahora debe seleccionar con un clic el campo blanco del Total y acceder a sus propiedades (con doble clic, o con el
botn derecho y la opcin Propiedades)

Ahora ingresamos en el campo Nombre, el nombre de Total.

En el cuadro que aparece, site el cursor en el campo Origen del control. A la derecha ver dos cuadraditos. Pulse
sobre el de la derecha .

Aparecer otra ventana, es el Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que realizan
ciertas operaciones.

56
Escoja de la ventana izquierda las opciones Formularios_Formularios cargados_Clientes.

Escoja de la ventana central Alquiler mensual.

Oprima el botn Pegar

D clic en la ventana de la parte superior y termine de escribir la frmula: [Alquiler mensual]+[IVA]I

57
Cierre la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar.
Abra la lista del campo Formato y escoja la opcin Moneda.

Cierre la ventana de propiedades.

El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos que acabamos de crear
mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.

Nota: Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la de
propiedades. Son slo campos calculados.

CREACIN DE UN INFORME

Un informe es una manera personalizada de presentar datos que sern impresos en una hoja de papel. Con los
informes se puede trabajar los datos para tareas especficas de presentacin de la informacin. Se construyen de
manera muy similar a los formularios. Los informes permiten presentar un resumen de cierta informacin, agrupar
datos y ordenarlos, as como presentar datos totalizados o estadsticas de ciertos datos numricos y presentarlos en
forma grfica, etc.
Para crear un informe seleccione la opcin Informes en la ventana de Base de datos. Utilizaremos primero el
asistente y despus hacer modificaciones desde la vista de diseo.

58
Vamos a crear un informe sencillo (de una sola tabla) con el asistente y despus realizaremos modificaciones desde
la vista de diseo.

Ejecute los siguientes pasos:

Para utilizar el asistente d doble clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente.
Aparecer un cuadro de dilogo, donde deber seleccionar de la lista desplegable la tabla o consulta que
contiene los datos que se usarn para crear el informe de los campos disponibles; seleccione los campos que
desea que se muestren.

En este caso elija la tabla clientes y con las flechas que sealan hacia derecha, agregue todos los campos a
la lista Campos seleccionados. El cuadro de dilogo se ver de la siguiente manera:

59
Presionamos Siguiente, para que nos muestre la prxima ventana.

Establecemos el siguiente nivel de agrupamiento, que nos permitir personalizar el orden de los campos
dentro del informe, para realizar esta tarea utilizamos el conjunto de flechas situadas en la parte media de la
ventana.

60
Presionamos el botn siguiente:

o Aparece el cuadro para determinar el orden de los registros:
o El primer cuadro, permite elegir el campo por el que queremos ordenar el informe.
o El botn de la derecha Ascendente nos sirve para elegir el orden si pone AZ ser en orden
ascendente y si pone ZA ser en orden descendente.

En caso de querer ordenar por ms de un campo, utilizar el segundo recuadro, as se ordenara por el primero y en
caso de tener dos iguales se ordenara por el segundo y as sucesivamente.

Presionamos el botn Siguiente:

61
El asistente nos proporciona varios formatos para que elijamos el que mas nos guste, en el recuadro
distribucin tenemos esos formatos, dando clic sobre alguno, aparece a la izquierda una muestra de cmo
queda el formato seleccionado.

Elegimos la opcin de la distribucin En pasos y la orientacin en Horizontal.
Presionamos el botn Siguiente:

Al igual que el formato, se puede elegir el estilo entre varios predefinidos por Access.

Elegimos el estilo Formal y presionamos el botn siguiente:

62
Guardamos el informe con el nombre de clientes y pulsamos el botn Finalizar.

Imprimir un informe

Para realizar la impresin de un informe, debemos seguir los siguientes pasos:

Con el informe recin creado, lo abrimos dando doble clic sobre el objeto clientes.

Aparecer el informe seleccionado.

63
Para imprimirlo:

- Ir al men Archivo.
- Elegir la opcin Imprimir...
- bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Modificacin de un informe.

En la mayora de las ocasiones es necesario realizar informes a la medida o adecuar nuestros informes cuando este
fue realizado mediante algn asistente, en estos casos es necesario utilizar la opcin de diseo de los informes.

Ejecute los siguientes pasos:

Con la base de datos abierta (Inmobiliaria.mdb) acceda a Informes y escoja el informe clientes y bralo
en la opcin Diseo .

El resultado ser el siguiente:

El rea de diseo consta normalmente de cinco secciones:

+ La seccin Encabezado del informe, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
+ La seccin Encabezado de pgina, en ella ponemos lo que pretendemos que aparezca al principio de cada
pgina.
+ La seccin Detalle, en ella aparecern los registros del origen del informe, o varios registros o uno slo por
pgina segn el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una pgina, debemos indicar en la
seccin Detalle el diseo correspondiente a un slo registro.
+ La seccin Pie de pgina, en ella digitamos lo que queremos que aparezca al final de cada pgina.
+ La seccin Pie de informe, en ella ponemos lo que queremos que se vea al final del informe.

64
Podemos eliminar los encabezados y pies desde el men Ver, usando las opciones encabezado o pie de pgina y
encabezado o pie de pgina del informe.

Alrededor del rea de diseo tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, tambin
disponemos de una cuadrcula que nos ayuda a colocar los controles dentro del rea de diseo.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula tenemos en el men Ver las opciones Regla y Cuadrcula
respectivamente.

El cuadro de herramientas

Para definir qu informacin debe aparecer en el informe y con qu formato, se pueden utilizar los mismos controles
que en los formularios. En el cuadro Herramientas tenemos acceso a un botn por cada tipo de controles que se
pueden aadir al informe.
Si no aparece el cuadro Herramientas haga clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre l
(aparecer rodeado de una lnea ms oscura), a partir de ese momento se podrn crear todos los controles que
queramos de este tipo, sin necesidad de hacer clic sobre el botn correspondiente cada vez.
Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botn .

65
El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o en
su propiedad Ttulo.

Cuadro de texto se utiliza para presentar un dato almacenado en un campo del origen del informe.
Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto dependiente porque depende de los datos de un
campo. Los cuadros de texto tambin pueden ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados
de un clculo. En la propiedad Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que est
asociado (cuando es un dependiente) o una frmula de clculo cuando queremos que nos presente el
resultado de ese clculo, en este ltimo caso hay que preceder la frmula por el signo de igualdad =.

Grupo de opciones Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele utilizar ms
en formularios, para ms detalle repasar la unidad de formularios.

Botn de alternar , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No, si el campo contiene el
valor S, el botn aparecer presionado.

Botn de opcin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene el valor
S, el botn tendr este aspecto , sino, este otro .

Casilla de verificacin , se suele utilizar para presentar un campo de tipo S/No. Si el campo contiene
el valor S, la casilla tendr este aspecto , sino, este otro .

Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botn de comando y
Control ficha . Se suelen utilizar ms en formularios.

Control imagen para insertar imgenes en el informe, esta imagen no variar al cambiar de registro.

Marco de objeto independiente para insertar controles como un documento Word, un grfico, etc...
Sern controles que no variarn al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.

Salto de pgina , el salto de pgina produce un cambio de pgina aunque no se haya llegado al final de
la pgina.

Tambin podemos agregar un subinforme . Un subinforme es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal y el informe dentro del informe se denomina subinforme.
66
Una combinacin informe/subinforme se llama a menudo informe jerrquico, informe principal/detalle o
informe principal/secundario.

Lnea para aadir una lnea en el informe.

Rectngulo para aadir un rectngulo al informe.

Por ltimo podemos aadir otros controles, ms complejos con el botn .

MACROS

Qu es una macro?

Una macro es otro de los objetos con que cuenta Access, es un conjunto de una o ms acciones que realizan una tarea
determinada.

Por qu se utilizan las macros?

Las macros se utilizan para automatizar algunas tareas comunes especificadas por el usuario, como abrir un
formulario o imprimir un informe. Un uso comn de las macros es ligarlas a botones de accin para que al dar un clic
el usuario, la macro se ejecute y realice la tarea que tiene preestablecida.

Crear una macro

Para crear una macro, estando en la ventana de base de datos, d un clic en el objeto Macro y despus otro clic en el
botn Nuevo. Aparecer la ventana de diseo de la macro en donde se puede especificar la accin o acciones que la
macro va a realizar.

67
En la parte superior de la ventana se indican las acciones y una vez seleccionada la accin que la macro va a realizar
en la parte inferior, es posible indicar una serie de parmetros de acuerdo con la accin que se va a ejecutar.

En la parte superior slo se ven dos columnas: Accin y Comentario, pero existen otras dos columnas que pueden
mostrarse si se seleccionan las opciones Nombres de macro y Condiciones en el men Ver.

68
Elija la accin AbrirFormulario.

En esta Macro y en la parte inferior Argumentos de accin, estn los siguientes parmetros:

Nombre del formulario: indica el formulario que abrir la macro.
Vista: especfica el modo en que se abrir el formulario, que puede ser Formulario, Diseo, Vista
preliminar y Hoja de datos.
Nombre del filtro: se refiere a un filtro que limita u ordena los registros del formulario.
Condicin WHERE: una clusula WHERE vlida en SQL sin la palabra WHERE que limita el nmero de
registros a mostrar.
Modo de datos: indica el modo de entrada de datos y depende de la Vista de datos seleccionada. Puede ser
para Agregar, para Modificar o de Slo lectura.
Modo de la ventana: el estado en que aparecer la ventana, Normal, Oculta, Icono o Dilogo.

Realizar la siguiente macro despus de que se eligi la accin AbrirFormulario:

Los datos en Argumentos de accin son los siguientes

Nombre del Formulario: clientes
Vista: Formulario
Condicin Where: [Clientes]![Oficina Vendedora]=[Alajuela]
Modo de datos: Slo lectura
Modo de la ventana: Dilogo.
69
Guarde la Macro como macroclientes. Si no ha cerrado la ventana hgalo ahora.

En la ventana de la base de datos aparece la macro guardada:

Proceda ahora a ejecutar la macro, dndole doble clic u oprimiendo el botn Ejecutar en la barra de herramientas:

Lo que hace la macro es abrir un formulario de la siguiente manera:

Introducimos la palabra Alajuela, nos filtra las ventas de la oficina Vendedora de Alajuela.

Una macro puede contener ms de una accin como ya se mencion, para ello lo nico que se debe hacer es crear
una nueva macro o abrir una ya existente en modo de diseo y en la parte superior indicar todas las acciones que se
vayan a realizar.

70
En la segunda lnea de esta imagen se us la accin AbrirInforme, ingrselo tal como aparece.

Guarde la Macro como Informe Clientes

En la ventana de la base de datos aparece la macro guardada:

Ejecute la macro usando cualquiera de las dos formas conocidas:

71
Lo que hace la macro es abrir un Informe de la siguiente manera:

Puede modificar la secuencia de acciones de una macro arrastrando la accin a la posicin deseada hacia arriba o
hacia abajo.

Si desea eliminar una accin slo seleccione la fila y pulse la tecla Supr.

Cuando cierre la ventana de la macro aparecer un mensaje indicando si desea guardar los cambios y si no le ha
puesto nombre an, este ser el momento para hacerlo. Tambin puede guardar la macro usando el icono Guardar
de la barra de herramientas.

Puede modificar una macro, si lo desea, entrando al modo de diseo.
72
INTRODUCCIN AL SQL

SQL (Standar Query Lenguaje) es un lenguaje estandarizado de base de datos, el cual nos permite realizar tablas y
obtener datos de ella de manera muy sencilla. Para exponer mas claramente los conceptos se realizarn ejemplos
sobre relaciones que se crearn aqu para entender mejor como funciona SQL.

Cuando aqu nos refiramos a relacin estamos hablando ms concretamente a la tabla de datos en si y sus atributos
sern los campos de la tabla. Como ejemplo la siguiente relacin (tabla) la llamaremos persona y sus atributos
(campos) son nombre, apellido Y ID

NOMBRE APELLIDO ID
MARTIN MARQUESI 26125988
PABLO MARQUESI 25485699
ROBERTO SANCHEZ 20566401
ESTEFANIA GUISSINI 27128064
RUBEN ALEGRATO 24238975
SANDRA BRITTE 25483669
MELISA ARDUL 27456224
SOLEDAD MICHELLI 29889656
BETANIA MUSACHEGUI 27128765
JUAN SERRAT 28978845

SQL es un lenguaje que consta de varias partes:

Lenguaje de definicin de datos (DDL): Proporciona rdenes para definir esquemas de relacin, eliminar
relaciones, crear ndices y modificar esquemas de relacin.
Lenguaje de manipulacin de datos interactivos (DML): incluye un leguaje de consultas que permite
rescatar datos de las relaciones. Tambin incluye rdenes para insertar, suprimir y modificar Tuplas.
Lenguaje de manipulacin de datos inmerso (DML): La forma inmersa de SQL esta diseada para usar
dentro de los lenguajes de programacin de lenguaje general.
Definicin de vistas (DDL): incluye rdenes para definir vistas.

Estructura bsica

La estructura bsica de una expresin para consulta SQL consta de tres clusulas:

SELECT
FROM
WHERE

La clusula SELECT se usa para listar los atributos que se desean en el resultado de una consulta.

La clusula FROM lista las relaciones que se van a examinar en la evaluacin de la expresin

La clusula WHERE costa de un predicado que implica atributos de las relaciones que aparecen en la clusula
FROM.

Una consulta bsica en SQL tiene la forma:

SELECT A1,A2,...,An
FROM r1,r2,...,rn
WHERE P
73
Donde: A1 = atributo (Campo de la tabla)
R1 = relacin (Tabla
P = predicado (condicin)

Ejemplo: Seleccionar todos los nombres de las personas que tengan el apellido MARQUESI de la tabla persona

SELECT nombre
FROM persona
WHERE apellido = MARQUESI

NOMBRE
MARTIN
PABLO

El resultado de una consulta es por supuesto otra relacin. Si se omite la clusula WHERE, el predicado P es
verdadero. La lista A1, A2,..., An puede sustituirse por un asterisco (*) para seleccionar todos los atributos de todas
las relaciones que aparecen en la clusula FROM, aunque no es conveniente elegir esta ltima opcin salvo que sea
necesario pues desperdiciamos mucho tiempo en obtenerlo.

ALIAS

Es posible renombrar los atributos y las relaciones, a veces por conveniencia y otras veces por ser necesidad, para
esto usamos la clusula AS como en el siguiente ejemplo.

Ejemplo:

SELECT P.nombre AS [PRIMER NOMBRE]
FROM persona P
WHERE apellido = MARQUESI

PRIMER NOMBRE
MARTIN
PABLO

En este ejemplo cabe destacar un par de cosas. Cuando nos referimos a un atributo como es el caso de nombre,
podemos referirnos a este usando la relacin (o el alias en este ejemplo) a la que pertenece el atributo, seguido de un
punto, seguido del atributo <P.nombre>, a veces esta notacin ser necesaria para eliminar ambigedades. Los
corchetes los usamos cuando usamos espacios en blancos o el carcter () en el nombre de atributo o alias.

Usar alias en los atributos nos permite cambiar el nombre de los atributos de la respuesta a la consulta.

Cuando asociamos un alias con una relacin decimos que creamos una variable de tupla. Estas variables de tuplas se
definen en la clusula FROM despus del nombre de la relacin.

En las consultas que contienen subconsultas, se aplica una regla de mbito a las variables de tupla. En una
subconsulta esta permitido usar solo variables de tupla definidas en la misma subconsulta o en cualquier consulta que
tenga la subconsulta.

74
PREDICADOS Y CONECTORES

Los conectores lgicos en SQL son:
AND
OR
NOT

La lgica de estos conectores es igual que en cualquier lenguaje de programacin y sirven para unir predicados.

Las operaciones aritmticas en SQL son:

+ (Suma)
- (Resta)
* (Multiplicacin)
/ (Divisin)

Tambin incluye el operador de comparacin BETWEEN, que se utiliza para valores comprendidos.

Ejemplo:

Encontrar todos los nombres e ID de las personas cuyos ID sea mayor que 26 millones y menor a 28 millones.

SELECT nombre, ID
FROM persona
WHERE ID BETWEEN 26000000 and 28000000

NOMBRE ID
MARTIN 26125988
ESTEFANIA 27128064
MELISA 27456224
BETANIA 27128765

Anlogamente podemos usar el operador de comparacin NOT BETWEEN.

SQL tambin incluye operadores de seleccin para comparaciones de cadena de caracteres. Los modelos se
describen usando los caracteres especiales:

Carcter Descripcin Ejemplo
*
Hace coincidir cualquier nmero de caracteres. Puede ser
utilizado como el primero o el ltimo carcter de la cadena de
caracteres.
qu* encuentra quien, quiero y quieto.
?
Hace coincidir cualquier carcter alfabtico individual. B?l encuentra bala, billete y bola.
[ ]
Hace coincidir cualquier carcter individual situado entre los
corchetes.
B[ao]l encuentra bala y bola pero no
billete.
!
Hace coincidir cualquier carcter que no se encuentre entre los
corchetes.
r[!oc]a encuentra risa y ruina pero no
roca ni rosa.
-
Hace coincidir cualquier carcter de un intervalo de caracteres.
Debe especificar el intervalo en orden ascendente (A a Z, no Z a
A).
b[a-c]d encuentra bad, bbd y bcd.
#
Hace coincidir cualquier carcter numrico individual. 1#3 encuentra 103, 113 y 123

75
Ejemplo: encontrar los nombres que comiencen con la letra p o el nombre tenga exactamente 6 caracteres de la
relacin persona.

SELECT nombre
FROM persona
WHERE (nombre LIKE "P*") OR (nombre LIKE "??????")

NOMBRE
MARTIN
PABLO
MELISA
SANDRA

Anlogamente podemos buscar desigualdades usando el operador de comparacin NOT LIKE.

TUPLAS DUPLICADAS

Los lenguajes de consulta formales se basan en la nocin matemtica de relacin como un conjunto. Por ello nunca
aparecen tuplas duplicadas en las relaciones. En la prctica la eliminacin de duplicados lleva bastante tiempo. Por lo
tanto SQL permite duplicados en las relaciones. As en las consultas se listarn todas las tuplas inclusive las
repetidas.

En aquellos casos en los que queremos forzar la eliminacin de duplicados insertamos la palabra clave DISTINCT
despus de la clusula SELECT.

Ejemplo:

Listar todos los apellidos no repetidos de la relacin persona

SELECT DISTINCT apellido
FROM persona

APELLIDO
MARQUESI
SANCHEZ
GUISSINI
ALEGRATO
BRITTE
ARDUL
MICHELLI
MUSACHEGUI
SERRAT

Si observamos la tabla original de la relacin persona veremos que el apellido marquesi apareca dos veces, pero
debido al uso de DISTINCT en la consulta, la relacin respuesta solo lista un solo marquesi.

76
OPERACIONES DE CONJUNTO.

SQL incluye entre otras las operaciones de conjuntos UNION, INTERSECT, que operan sobre relaciones y
corresponden a las operaciones del lgebra unin e interseccin.. Para realizar esta operacin de conjuntos debemos
tener sumo cuidado que las relaciones tengan las mismas estructuras.

Incorporemos ahora una nueva relacin, llamada jugadores que representa las personas que juegan al ftbol, sus
atributos sern ID, puesto y nro_camiseta. Supongamos que esta nueva tabla esta conformada de la siguiente manera

ID PUESTO NRO_CAMISETA
26125988 DELANTERO 9
25485699 MEDIO 5
28978845 ARQUERO 1
29789854 DEFENSOR 3

Ejemplo:

Obtener todos los nombres de la relacin persona cuyos apellidos sean Marquesi o Serrat

SELECT nombre
FROM PERSONA
WHERE apellido = "MARQUESI"
UNION
SELECT nombre
FROM PERSONA
WHERE apellido = "SERRAT"

NOMBRE
MARTIN
PABLO
JUAN

Por omisin la operacin de unin elimina las tuplas duplicadas. Para retener duplicados debe escribir UNION ALL
en lugar de UNION.

Ejemplo: Obtener todos los ID de los que juegan al ftbol y adems, estn en la lista de la relacin persona.

SELECT ID
FROM persona
INTERSECT
SELECT ID
FROM jugadores

ID
26125988
25485699
28978845

PERTENENCIA A UN CONJUNTO

El conector IN prueba si se es miembro de un conjunto, donde el conjunto es una coleccin de valores producidos en
general por una clusula SELECT. Anlogamente el conector NOT IN prueba la no pertenencia al conjunto

77
Ejemplo:

Encontrar los nombres de las personas que juegan al ftbol y adems, se encuentran en la relacin persona

SELECT nombre, apellido
FROM persona
WHERE ID IN
(SELECT ID
FROM jugadores)

NOMBRE APELLIDO
MARTIN MARQUESI
PABLO MARQUESI
JUAN SERRAT

Es posible probar la pertenencia de una relacin arbitraria, SQL usa la notacin de elementos <v1,v2,...,vn> para
representar una tupla de elementos de n que contiene los valores v1,v2,...,vn.

PRUEBAS PARA RELACIONES VACAS

La construccin EXISTS devuelve el valor TRUE si la subconsulta del argumento no esta vaca y la construccin
NOT EXISTS devuelve TRUE si la consulta es vaca.

Ejemplo:

Encontrar todos los nombre y apellidos de la relacin persona, si es que en la relacin jugadores existe un jugador
con el numero de ID 27128055

SELECT nombre, apellido
FROM persona
WHERE EXISTS
( SELECT ID
FROM jugadores
WHERE ID = 27128055 )

NOMBRE APELLIDO

Como el ID = 27128055 no existe en la relacin jugadores, la condicin es FALSE y por lo tanto la respuesta es
vaca

ORDENAMIENTO DE LA PRESENTACIN DE TUPLAS

SQL ofrece al usuario cierto control sobre el orden en el que se va a presentar las tuplas en una relacin. La clusula
ORDER BY hace que las tupla en el resultado d una consulta en un orden especfico.

Por omisin SQL lista los elementos en orden ascendente. Para especificar el tipo de ordenamiento, podemos
especificar DESC para orden descendente o ASC para orden ascendente.

Tambin es posible ordenar los resultados por ms de un atributo.

78
Ejemplo:

Encontrar todos los nombres y apellido de la relacin persona y ordenar los resultados por apellido y nombre en
forma descendente

SELECT apellido, nombre
FROM persona
ORDER BY apellido DESC, nombre DESC

ANSWER APELLIDO NOMBRE
1 SERRAT JUAN
2 SANCHEZ ROBERTO
3 MUSACHEGUI BETANIA
4 MICHELLI SOLEDAD
5 MARQUESI PABLO
6 MARQUESI MARTIN
7 GUISSINI ESTEFANIA
8 BRITTE SANDRA
9 ARDUL MELISA
10 ALEGRATO RUBEN

FUNCIONES DE AGREGACIN

SQL ofrece la posibilidad de calcular funciones en grupos de tuplas usando la clusula GROUP BY, tambin
incluye funciones para calcular

Promedios AVG
Mnimo MIN
Mximo MAX
Total SUM
Contar COUNT

Para los prximos ejemplos incorporamos una nueva relacin llamada PRO que representar los jugadores
profesionales de ftbol, sus atributos sern ID, aos_pro, club, valor_actual. Los valores son los siguientes:

ID AOS_PRO CLUB VALOR_ACTUAL
26125988 5 ALL BOY'S 1000
25485699 2 ALL BOY'S 2500
27126045 3 LANUS 12000
26958644 4 LANUS 6500
29120791 1 LANUS 450

79
Ejemplo:

Determinar el valor total en jugadores as como tambin la cantidad de jugadores de cada club en la relacin pro.

SELECT club, SUM(valor_actual) AS VALOR_TOTAL,
COUNT(club) AS NRO_JUGADORES
FROM pro
GROUP BY CLUB

CLUB VALOR_TOTAL NRO_JUGADORES
ALL BOY'S 3.500,00 2
LANUS 18.950,00 3

Ejemplo:

Determinar por cada club cual es el valor_actual del jugador ms caro de la relacin pro

SELECT club, MAX(valor_actual) AS JUG_MAS_CARO
FROM pro
GROUP BY CLUB

ANSWER CLUB JUG_MAS_CARO
1 ALL BOY'S 2500
2 LANUS 12000

Hay ocasiones en que los duplicados deben eliminarse antes de calcular una agregacin. Cuando queremos eliminar
los duplicados del clculo usamos la palabra clave DISTINCT antepuesto al atributo de agregacin que queremos
calcular, como por ejemplo COUNT(DISTINCT club).

Hay ocasiones en las que es til declarar condiciones que se aplican a los grupos ms que a las tuplas. Para esto
usamos la clusula HAVING de SQL.

Ejemplo:

Determinar por cada club cual es el valor_actual del jugador ms caro, pero con la condicin de que este sea mayor
a 10000 de la relacin pro.

SELECT club, MAX(valor_actual) AS JUG_MAS_CARO
FROM pro
GROUP BY CLUB
HAVING MAX(valor_actual) > 10000

CLUB JUG_MAS_CARO
LANUS 12000

Si en la misma consulta aparece una clusula WHERE y una clusula HAVING, primero se aplica el predicado de
la clusula WHERE, las tupla que satisfacen el predicado WHERE son colocadas en grupos por la clusula
GROUP BY. Despus se aplica la clusula HAVING a cada grupo.

80
MODIFICACIN DE LA BASE DE DATOS

Eliminacin

Una solicitud de eliminacin se expresa casi de igual forma que una consulta. Podemos suprimir solamente tuplas
completas, no podemos suprimir valores solo de atributos.

DELETE FROM r
WHERE P

Donde P presenta un predicado y r representa una relacin. Las tuplas t en r para las cuales P(t) es verdadero, son
eliminadas de r.

Si omitimos la clusula WHERE se eliminan todas las tuplas de la relacin r (un buen sistema debera buscar
confirmacin del usuario antes de ejecutar una accin tan devastadora)

Ejemplo: Eliminar todas las tuplas de la relacin persona en donde apellido sea igual a BRITTE

DELETE FROM persona
WHERE apellido = "BRITTE"

NOMBRE APELLIDO ID

Insercin

Para insertar datos en una relacin, especificamos una tupla que se va a insertar o escribimos una consulta cuyo
resultado es un conjunto de tuplas que se van a insertar. La insercin de tuplas la realizamos mediante las sentencias

INSERT INTO r1
VALUES (v1,v2,...,v)

Ejemplo:

Insertar una tupla con los mismos valores de la tupla eliminada en el ejemplo anterior en la relacin persona.

INSERT INTO persona
VALUES ("SANDRA","BRITTE",25483669)

NOMBRE APELLIDO ID

En este ejemplo, los valores se especifican en el orden en que se listan los atributos correspondientes en el esquema
de relacin. Para poder ingresar los datos en un orden diferente podramos haber escrito

INSERT INTO persona(ID, NOMBRE, APELLIDO)
VALUES (25483669,"SANDRA","BRITTE")

81
Actualizaciones

En ciertas ocasiones podemos desear cambiar los valores de una tupla sin cambiar todos los valores en dicha tupla.
Para este propsito usamos la sentencia

UPDATE r1
SET A1 = V1, A2 = V2,...,An = Vn
WHERE P

Donde r1 es la relacin Ai el atributo a modificar Vi el valor que se le asignara a Ai y P es el predicado.

Ejemplo:

En la relacin jugadores actualizar la posicin de los jugadores que posean la camiseta numero 5 y asignarles la
camiseta numero 7.

UPDATE jugadores
SET nro_camiseta = 7
WHERE nro_camiseta = 5

DNI PUESTO NRO_CAMISETA
25485699 MEDIO 5

Valores nulos

Es posible que para las tuplas insertadas se den valores nicamente a algunos atributos del esquema. El resto de los
atributos son asignados a valores nulos representados por NULL. Para esto colocamos la palabra reservada NULL
como valor del atributo.

Ejemplo:

Insertar en la relacin jugadores un jugador con ID = 26356312, puesto = defensor y al cual an no le han asignado
un nro_camiseta.

INSERT INTO jugadores
VALUES(26356312,"DEFENSOR", NULL)

DNI PUESTO NRO_CAMISETA
26356312 DEFENSOR

DEFINICIN DE DATOS

Creacin

Una relacin en SQL se define usando la orden:

CREATE TABLE r(A1 D1, A2 D3,...,An Dn)

Donde r es el nombre de la relacin, cada Ai es el nombre de un atributo del esquema de la relacin r y Di es el tipo
de dato de Ai. Una relacin recin creada esta vaca. La orden INSERT puede usarse para cargar la relacin

82
Ejemplo:

Crear la relacin lesionado con los atributos nombre, apellido ambos de tipo char y tiempo_inhabilit de tipo entero

CREATE TABLE "lesionado.db" (
NOMBRE CHAR(20),
APELLIDO CHAR(20),
TIEMPO_INHABILT INTEGER
)

NOMBRE APELLIDO TIEMPO_INHABILT

Eliminacin

Para eliminar una relacin usamos la orden DROP TABLE r, esta orden elimina toda la informacin sobre la
relacin sacada de la base de datos, esta orden es ms fuerte que DELET FROM r ya que esta ltima elimina todas
las tuplas pero no destruye la relacin, mientras que la primera si.

Ejemplo:

Eliminar la relacin persona.

DROP TABLE persona

Actualizacin

La orden ALTER TABLE se usa para aadir atributos a una relacin existente. A todas las tuplas en la relacin se
les asigna NULL como valor de atributo. La sintaxis de ALTER TABLE es la siguiente:

ALTER TABLE r1 ADD A1 D1

Ejemplo:

Agregar los atributos de tipo char nombre y apellido a la relacin jugadores.

ALTER TABLE jugadores ADD NOMBRE CHAR(20)
ALTER TABLE jugadores ADD APELLIDO CHAR(20)

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