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Tecnologías de la Información – 1º de Bachillerato

Ricardo Rodríguez García

UNIDAD DIDÁCTICA

Bases de datos. Access

1.- Actividades a desarrollar

Actividad Nivel dificultad Página

¿Qué es una base de datos? 2 sobre 10 114

Desarrollo de una base de datos 3 sobre 10 114

Análisis de las necesidades 3 sobre 10 115

Creación de una base de datos nueva 3 sobre 10 115

Creación de una nueva tabla 5 sobre 10 116

Importación de tablas existentes 6 sobre 10 118

Establecer relaciones entre tablas 7 sobre 10 119

Trabajar con datos: introducción y edición de registros 4 sobre 10 120

Creación de consultas 6 sobre 10 122

Creación de formularios 6 sobre 10 124

Informes 6 sobre 10 126

Unidad Didáctica 7.- Bases de datos. Access Página: 113


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2.- ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de información relacionada, agrupada como un todo. Un ejemplo
típico de base de datos sería una agenda telefónica, en la que introducimos por cada persona su nombre,
apellidos, dirección y teléfono. Si tuviera que representar la información contenida en la agenda pensaría en una
tabla.

2.1.- ¿Qué es una base de datos para Access?

Para Access una base de datos está formada por las tablas que contienen los datos, así como los
objetos relacionados: consultas, formularios, informes, macros y módulos. La propia tabla también es un objeto.
En Access un objeto es todo lo que puede poseer un nombre.

2.2.- Tablas de datos relacionales

Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales. Las tablas relacionales están
formadas por filas, denominadas registros, y por columnas, denominadas campos. La intersección de una fila y
de una columna se llama dato o elemento de la tabla.

En la mayoría de los casos una única tabla no satisface todos nuestros problemas y será necesario
utilizar más de una. A la hora de diseñar las tablas, es decir, definir los campos que a va contener, hay que evitar
la duplicidad de la información.

Campos

Registro

Dato

Todo este conjunto de información se denomina tabla. Por tanto se puede definir una tabla como un
bloque compacto de información homogénea.

Una base de datos relacional permite establecer y gestionar relaciones complejas entre los datos de
distintas tablas al mismo tiempo, a través del contenido de un campo común.

3.- Desarrollo de nuestra base de datos

Para ayudar a ilustrar los conceptos claves en la creación de una aplicación con Access, dedicaremos el
presente capítulo a diseñar una aplicación de ejemplo, se trata de la base de datos necesaria para poder llevar a
cabo las actividades propias de un video club: registro de clientes y películas, control de devolución de películas,
impresión de listados, etc.

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3.1.- Análisis de las necesidades

El primer paso para conseguir un diseño eficiente es definir claramente las necesidades de información y
objetivos. En el funcionamiento normal de un video club podemos definir los siguientes requisitos:

Dar de alta a nuevos clientes y películas.

Cuando una película es prestada, se deberá tomar nota de la misma, del cliente que la toma y de la
fecha en que se lleva a cabo el préstamo.

Cuando una película es entregada por el cliente deberemos comprobar que se realiza en la fecha
correcta, además indicaremos que dicha película se encuentra disponible.

Deberemos tener constancia en cada momento de aquellas películas se encuentran disponibles y de


aquellas que se hallan prestadas.

Debe existir la posibilidad de disponer de listados completos de películas, clientes, películas prestadas
en cada momento, películas prestadas a un determinado cliente, etc.

Desarrollo de diversos tipos de informes: número de veces que ha sido prestada una determinada
película, lista de clientes que posee una película prestada y que no la han entregado en la fecha
correcta, etc.

En nuestro caso, y para satisfacer los requisitos anteriores diseñaremos una base de datos que deberá
poseer tres tablas:

Un registro de clientes, que posee una serie de datos relevantes de cada uno de los clientes dados de
alta en el video club: código de cliente, nombre, apellidos, dirección, población, teléfono y D.N.I.

Un catálogo de las películas a disposición en el video club que relacione los siguientes datos: Código de
película, título y sección.

Una listado de préstamos que contenga aquellas películas que han sido prestadas, y que además nos
permita determinar el cliente que ha tomado la película, la fecha de salida de la misma y si ésta ha sido
ya devuelta o no.

3.2.- Creación de una base de datos nueva

Para crear la nueva base de datos “Video Club.mdb” que posteriormente contenga las tablas necesarias,
sigue los siguientes pasos:

1º.- Abre la aplicación Microsoft Access.

2º.- En el inicio, aparece una ventana que nos permite


indicar si vamos a crear una base de datos nueva o
abrir una ya existente. Marca la opción Base de datos
de Access en blanco y haz clic en el botón Aceptar.

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3º.- A continuación se solicita un


nombre para la nueva base
de datos. Indica en el
apartado Guardar en:, la
carpeta en la que deseas
guardar la base de datos y
escribe “Video Club.mdb” en
el apartado Nombre de
archivo:

4º.- Haz clic sobre el botón


Crear.

5º.- Se mostrará en pantalla la


ventana Base de datos que
permite crear y gestionar cada uno de los objetos que posea nuestra base de datos.

3.3.- Creación de una nueva tabla

En primer lugar crearemos la tabla en la que posteriormente se introducirán los datos de los clientes
dados de alta.

1º.- En la ventana Video Club : Base de datos, haz


doble clic en la opción Crear una tabla en vista
Diseño.

2º.- Access presenta la ventana de diseño de tablas,


que posee dos secciones:

9 Superior: posee tres columnas donde se


ha de introducir los nombres de los
campos, los tipos de datos y
descripciones opcionales.

9 Inferior: donde seleccionar diversas


propiedades de los campos.

3º.- Haz clic en la primera línea de


la columna Nombre del campo
y escribe Codigo.

4º.- Abre la lista desplegable Tipo


de datos y selecciona
Autonumérico.

5º.- En el apartado Descripción


introduce el texto: “Código de
cada cliente”. Este último paso
es opcional.

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6º.- Con los tres pasos anteriores acabas de definir el primer campo de la tabla de Clientes.

7º.- En la segunda línea introduce los siguientes datos, correspondientes al campo Nombre:

9 Nombre del campo: Nombre


9 Tipo de datos: Texto

8º.- Establece los siguientes valores en


los correspondientes apartados
situados en la parte inferior de la
ventana:

9 Tamaño del campo: 30.


(Establecemos un tamaño de
30 caracteres para introducir
datos en el campo Nombre).
9 Requerido: Sí. (Indicamos
que este campo no puede
quedar vacío, es decir,
siempre debe poseer un
dato).
9 Permitir longitud cero: No. (No es posible introducir un nombre que posea cero caracteres).

9º.- Sigue los pasos anteriores para crear el resto de campos de la tabla con los siguientes datos:

Nombre del campo Apellidos Direccion Poblacion Telefono DNI


Tipo de datos Texto Texto Texto Texto Texto
Tamaño del campo 50 50 50 15 15
Requerido No No Sí No No
Permitir longitud cero Sí Sí No Sí Sí

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10º.- Una vez introducidos todos los campos de la tabla de clientes, cerramos la ventana Tabla1 : Tabla.
Aparecerá un mensaje que nos preguntará si deseamos guardar los cambios de diseño en la Tabla 1.
Haz clic en el botón Sí.

11º.- Aparece la ventana Guardar como, escribe “Clientes” como


nombre de la tabla que acabas de crear y haz clic en el botón
Aceptar.

12º.- Por último, responde Sí a la pregunta de si deseas crear una clave principal para la tabla. Acabas de
crear la primera tabla de la base de datos.

3.4.- Importación de tablas existentes

Para completar la base de datos necesitamos crear dos tablas más: “peliculas” y “prestamos”. Pero en
este caso serán importadas de otra base de datos en la que ya fueron creadas.

1º.- Abre el menú Archivo, selecciona el apartado Obtener datos externos y marca la opción Importar...

2º.- Busca y selecciona, en la ventana Importar, el archivo “Video Club Aux.mdb” y haz clic en el botón
Aceptar.

3º.- Surge la ventana Importar Objetos.


Selecciona las líneas Pedidos y
Prestamos.

4º.- Haz clic en el botón Aceptar.

5º.- Comprueba que se acaban de


añadir dos nuevas tablas a nuestra
base de datos.

3.5.- Introducción de datos en una tabla

1º.- Haz doble clic en la tabla Clientes. Se abrirá la ventana que nos permite introducir datos en dicha tabla.

2º.- En primer lugar cambiaremos el ancho de las columnas correspondientes a cada campo. Para ello sitúa
el puntero del ratón el borde derecho de aquella columna, cuyo ancho desees cambiar. Cuando el ratón
adquiera de la forma de doble flecha arrastra el puntero hasta conseguir el nuevo ancho. Establece, por
tanto, un ancho adecuado para cada uno de los campos en función del tamaño de los datos a almacenar
por cada uno de ellos.

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3º.- Introduce en la primera línea los datos correspondientes al primer cliente, por ejemplo, tus propios datos
personales. Recuerda que el campo Codigo es rellenado automáticamente por Access, al ser de tipo
Autonumérico.

4º.- De esta forma acabas de introducir el primer registro o ficha de cliente en la tabla Clientes.

5º.- Continua si lo deseas introduciendo nuevos datos de muestras en la fila dos y sucesivas.

6º.- Una vez introducidos los datos de muestra cierra la ventana Clientes :
Tabla.

7º.- Aparecerá una ventana preguntándonos si deseamos guardar los


cambios en el diseño de la tabla. Haz clic en el botón Sí.

4.- Establecer relaciones entre tablas

Cuando creamos una relación, estamos indicando a Access cómo los registros de una tabla se
relacionan con los registros de otra. Por ejemplo, las tablas Clientes y Prestamos se encuentran relacionadas
debido a que ambas posee los campo comunes Codigo y CodigoCliente, que permiten a una tabla referirse a la
otra.

Al abrir la tabla Prestamos se puede observar que cada registro posee un código de cliente que deberá
coincidir con alguno de los existentes en la tabla Clientes. Es decir, que en este caso pueden existir clientes que
no hayan realizado préstamos, pero no pueden existir préstamos realizados por clientes que no existen en la
base de datos. Además, un mismo cliente puede poseer varios registros de préstamos de película. Esta relación
se denomina de uno a muchos.

1º.- Abre el menú Herramientas y selecciona la opción


Relaciones...

2º.- Surge la ventana Mostrar tabla. Selecciona las tres tablas que
aparecen (recuerda, utiliza la tecla Control) y haz clic en los
botones Agregar y Cerrar sucesivamente.

3º.- Observa que acabas de insertar las tres tablas en la ventana


Relaciones.

4º.- Arrastra el campo Codigo de la tabla Clientes


hasta el campo CodigoCliente de la tabla
Prestamos.

5º.- Aparece la ventana Modificar relaciones.

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6º.- Marca las opciones: Exigir integridad referencial,


Actualizar en cascada los campos relaciones y
Eliminar en cascada los registros relacionados.

7º.- Haz clic en el botón Tipo de combinación.

8º.- En la ventana Propiedades de la Combinación,


selecciona el tipo de relación, es este caso la segunda
opción.

9º.- Haz clic en el botón Aceptar.

10º.- Haz clic en el botón Crear de la ventana Modificar


relaciones.

11º.- Repite los pasos anteriores para


establecer el mismo tipo de relación
entre los campos Código de la tabla
Películas y el campo CodigoPelicula de
la tabla Prestamos.

12º.- Cierra la ventana Relaciones y abre las tablas Clientes y Películas y observa los cambios ocurridos.

5.- Trabajar con los datos

5.1.- Introducir datos en la tabla

Después de haber diseñado una tabla, estamos en condiciones de introducir datos en ella, pero siempre
en el modo vista Hoja de datos. Recuerda que en los campos de tipo Autonumérico no se puede introducir
información. Para pasar al siguiente campo, pulse, la tecla Tab.

1º.- En la ventana Base de datos selecciona el objeto Tablas.

2º.- Haz doble clic sobre la tabla Películas, para mostrar la vista Hoja de datos que nos permite introducir
información en dicha tabla.

3º.- En la columna de la izquierda aparece el punto de inserción: la barra vertical intermitente, que indica que
Access preparado para recibir datos.

4º.- En la parte inferior aparece


información sobre el número de
registros de la tabal y cuál es el
registro activo.

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5º.- Introduce en la tabla, a modo de prueba, algunas películas.

El cuadro gris situado en la parte izquierda del primer campo de cada registro se denomina selector de
registro. A medida que se añaden nuevos datos o se modifican los existentes en el selector de registros, pueden
aparecer los siguientes iconos:

Punta de flecha, . Indica que es el registro activo.

Lápiz, . Indica que está introduciendo o editando la información en un campo del registro activo. Para
pasar al siguiente campo, pulsa la tecla Tab.

Asterisco, . Indica que Access ha añadido un registro en blanco al final de la tabla.

Los registros quedan almacenados al mover el selector de registro con las teclas de movimiento arriba o
abajo. También al ejecutar Archivo → Cerrar o Archivo → Guardar.

5.2.- Cancelar una entrada

Si no has guardado los cambios en el registro actual (el lápiz aparece en el selector de registro), puede
deshacer todos los cambios realizados en el campo actual, al pulsar la tecla Esc o al ejecutar Edición →
Deshacer Escribir o al hacer clic en el botón Deshacer campo/registro activo, , de la barra de herramientas.

5.3.- Añadir registros al final de la tabla

1º.- Desde la vista Hoja de datos de la tabla ejecuta Edición → Nuevo registro o haz clic en el botón de
la ventana de la tabla de datos. El punto de inserción se sitúa en un registro en blanco al final de la tabla.

2º.- Escribe la información deseada.

3º.- Mueve el puntero de inserción a otro registro para guardar el nuevo registro.

5.4.- Copiar campos

1º.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el campo o campos contiguos que deseas copiar.

2º.- Haz clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.

3º.- A continuación, sitúa el punto de inserción en el campo donde deseas copiar. Si deseas copiar más de
un campo, selecciónalos.

4º.- Haz clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

5.5.- Copiar registros

1º.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el registro cuyo contenido deseas copiar.

2º.- Haz clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.

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3º.- Ejecuta Edición → Pegar datos agregados. Access copia el registro al final de la tabla.

5.6.- Borrar un registro

1º.- En la vista Hoja de datos de la tabla selecciona el registro deseado.

2º.- Haz clic en el botón Eliminar registro , de la barra de herramientas. Los registros borrados no se
pueden recuperar.

6.- Creación de consultas

Una consulta es un objeto fundamental de la base de datos que permite elaborar preguntas sobre la
información almacenada en su base de datos. Se emplearán las consultas para seleccionar los datos específicos
que después podrán ser presentados en los formularios o impresos mediante informes.

Aunque puede parecer obvio, es importante mencionar que las consultas representan el mecanismo de
interacción más sobresaliente que se puede tener con la base de datos.

6.1.- Descripción de la ventana Consulta

La ventana Consulta presenta un cierto número de características y herramientas que puedes utilizar
para construir potentes consultas, de manera rápida y fácil.

Tablas incluidas en la
consulta
Campos
seleccionados

Opciones de orden

Cuadrícula QBE
Criterios de selección

Para crear una consulta en Access, emplearemos la cuadrícula gráfica QBE (Query-By-Example).
Access permite definir consultas arrastrando y colocando los campos de las tablas desde una lista hasta la
cuadrícula QBE. Solo se ha de proporcionar entonces el texto, los números y las expresiones que han de
cumplirse cuando se seleccionan los registros, en otras palabras, proporcionar un ejemplo de los datos que se
están buscando.

6.2.- Creación de una consulta mediante la cuadrícula QBE

Se trata de crear una consulta sobre la tabla de Prestamos, de manera que solamente se muestren
aquellas líneas de registros en los que la película no haya sido devuelta.

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1º.- En la ventana Base de datos, haz clic sobre el apartado Consultas.

2º.- Haz clic sobre la línea Crear una consulta


en vista Diseño.

3º.- A continuación aparece una ventana que


permite añadir las tablas necesarias en la
consulta. En este caso haz clic sobre la tabla
Prestamos y pulsa los botones Agregar y
Cerrar, sucesivamente.

4º.- Surge la ventana Consulta1 en la que se


pueden observar dos secciones:

9 La parte superior, donde se encuentran los


listados de los campos de cada una de las
tablas que se han agregado a la consulta.

9 La parte inferior, que contiene la cuadrícula


QBE, un lugar donde puedes introducir nombres
de campos y varios criterios válidos para la
consulta.

5º.- Arrastra el campo CodigoPelicula


desde la parte superior de la ventana
de consulta, hasta el apartado Campo
de la primera columna de la cuadrícula
QBE.

6º.- Repite el paso anterior con los


campos: CodigoCliente, FechaSalida y
Devolucion y sitúalos en las columnas
2ª, 3ª y 4ª respectivamente.

7º.- Acabas de añadir aquellos campos que serán mostrados en la consulta, únicamente queda por
establecer el criterio o criterios de la misma.

8º.- Dentro de la cuadrícula QBE, haz clic en la casilla de intersección de la fila Criterios: con la columna en
la que has introducido el campo Devolucion. Escribe el criterio “No”, de esta forma la consulta mostrará
únicamente aquellos registros
cuyo valor en el campo
Devolucion sea No.

9º.- Además, se puede indicar el orden


en el que serán mostrados los
registros. Veamos como
establecer que los registros
resultado de la consulta se

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muestren ordenados por fecha de salida.

10º.- Haz clic en la casilla de intersección de la fila Orden: con la columna en la que se ha incluido el campo
FechaSalida.

11º.- La casilla seleccionada se transforma en una lista desplegable. Abre dicha lista y selecciona la opción
Ascendente.

12º.- Cierra la ventana Consulta1 y contesta Sí a la pregunta de si deseamos guardar los cambios para la
consulta.

13º.- En la ventana Guardar como, escribe “Películas sin devolución”


para asignar un nombre a la nueva consulta.

14º.- Por último haz clic en el botón Aceptar.

15º.- Abre la nueva consulta creada y comprueba los resultados.

7.- Creación de formularios

La mayoría de las aplicaciones de Access emplea los formularios para la presentación de los datos de la
base de datos y para introducir los nuevos datos en la misma. Los formularios de Access son como las fichas de
papel que se utilizarían en un sistema manual de archivo de registros.

7.1.- Crear un formulario con el asistente

Utilizaremos el Asistente de creación de formularios para crear una ventana que nos permita visualizar y
editar los datos de los clientes existentes, así como dar de alta a nuevos clientes.

1º.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto Formularios. A continuación haz clic en el botón
Nuevo.

2º.- Haz clic en la opción Asistente para formularios.

3º.- Abre la lista desplegable y selecciona la tabla de


datos Clientes, que en este caso va a servir de base
para crear el formulario.

4º.- Haz clic en el botón Aceptar. Aparece el cuadro de


diálogo del Asistente.

5º.- Se muestra dos listas, entre las cuales podemos


intercambiar campos:

9 Campos disponibles, que muestra todos aquellos que pueden ser añadidos al formulario

9 Campos seleccionados, en la que aparecen los campos que realmente serán incluidos en el
formulario.

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6º.- Para añadir todos los campos disponibles a nuestro formulario, haz clic en el botón . Podríamos
haber añadido los campos uno a uno utilizando el botón .

7º.- Para eliminar algún campo de la caja


Campos Seleccionados, en primer lugar
deberemos seleccionar el mismo y
después pulsar el botón . Para
eliminar todos los campos seleccionados,
haremos clic en el botón .

8º.- A continuación, haz clic en el botón


Siguiente.

9º.- En el siguiente paso, el Asistente solicita el tipo de


distribución que deseamos para nuestro formulario.
Selecciona la opción Justificado.

10º.- Haz clic en el botón Siguiente.

11º.- En el penúltimo paso podemos establecer un


estilo de presentación de los datos. Selecciona la
opción Expedición y haz clic en el botón
Siguiente.

12º.- Y por último asignaremos un nombre al


formulario. Escribe “Base de datos
Clientes” en el apartado ¿Qué título
desea aplicar al formulario?

13º.- Haz clic en el botón Finalizar y observa


los resultados obtenidos.

En el formulario recién creado, aparecen el nombre


de los campos que hemos seleccionado y los datos
correspondientes al primer registro de la tabla Clientes.

Pero además, han surgido en la parte inferior un


conjunto de botones que nos permite movernos por cada
uno de las fichas de clientes.

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Comprueba el modo en el que podemos ver y editar los datos de una determinada ficha, así como la
introducción de nuevos clientes.

8.- Informes

Un informe es un objeto diseñado para ser impreso en papel, con la información extraído o calculada a
partir de los datos almacenados en las bases de datos, por ejemplo: crear etiquetas de correo o imprimir las
compras realizadas por un cliente.

8.1.- Crear un informe básico

Los autoinformes utilizan las opciones por omisión y son los más fáciles de usar. Para crear un informe
con un Asistente de este tipo, procederemos del siguiente modo:

1º.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto


Informes. A continuación haz clic en el botón Nuevo.

2º.- A continuación, en la ventana Nuevo Informe, marca


la línea Autoinforme: en tablas. Abre la lista
desplegable y selecciona la tabla Películas.

3º.- Haz clic en el botón Aceptar. Access muestra el


resultado del informe.

4º.- Abre el menú Archivo, la opción Guardar como... nos permitirá asignar un nombre al informe recién
creado, por ejemplo, “Listado de películas”.

8.2.- Establecer los márgenes y el tamaño del papel

1º.- Abre el informe que acabas de crear.

2º.- Ejecuta Archivo, Configurar página.

3º.- Haz clic en la ficha Márgenes. Establece los márgenes que desees.

4º.- Haz clic en la ficha Página. Establece el tamaño del papel, la orientación y la impresora.

5º.- Haz clic en la ficha Columnas. Indica el número de columnas y su diseño y cómo desea que se realice la
impresión.

6º.- Por último, haz clic en el botón Aceptar. Access guarda en el informe la configuración indicada, por lo
que no será necesario definirlas de nuevo a no ser que se desee modificar alguna de ellas.

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8.3.- Imprimir un informe

1º.- En la ventana Base de datos selecciona el informe o haz doble clic para abrirlo.

2º.- Haz clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas.

8.4.- El Asistente para Informes

Se detallan a continuación los pasos a seguir para elaborar un informe que permita obtener un listado de
los clientes dados de alta en el Video Club, ordenados por población.

1º.- En la ventana Base de datos, haz clic en el objeto


Informes. A continuación, haz clic en el botón
Nuevo.

2º.- Marca la línea Asistente para Informes.

3º.- Abre la lista desplegable y selecciona la tabla


Clientes.

4º.- Haz clic en el botón Aceptar.

5º.- De no haber elegido la tabla base en el paso


anterior, puede volver hacerlo en la ventana
Asistente para Informes, mediante la lista
desplegable Tablas/Consultas.

6º.- Traslada los campos: Código, Nombre,


Apellidos, Dirección y Población, desde la
lista Campos disponibles, empleando el
botón , hasta la caja Campos
seleccionados.

7º.- A continuación, haz clic en el botón


Siguiente.

8º.- Para poder emitir un listado de clientes


agrupados por su lugar de residencia,
necesitamos establecer un nivel de
agrupamiento.

9º.- Selecciona el campo Población en la lista de


campos y haz clic en el botón .

10º.- Haz clic en el botón Siguiente.

11º.- A continuación, indicaremos los campos por


los que se desea que aparezca ordenado el
informe.

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12º.- Selecciona el campo Apellidos en la


primera lista desplegable.

13º.- Selecciona el campo Nombre en la


segunda lista desplegable.

14º.- Haz clic en el botón Finalizar.

15º.- En el siguiente paso se debe establecer la


distribución del informe.

16º.- En el apartado Distribución, marca la opción


Alinear a la izquierda 1.

17º.- En el apartado Orientación, haz clic en el tipo de


orientación Horizontal.

18º.- Activa el botón de verificación Ajustar el ancho


del campo de forma que quepan todos los
campos en una página.

19º.- Haz clic en el botón Siguiente.

20º.- A continuación, estableceremos un estilo


para nuestro informe.

21º.- Selecciona la opción Casual y haz clic en


el botón Siguiente.

22º.- El último paso es dar un nombre al informe,


por ejemplo Listado de Clientes.

23º.- Haz clic en el botón Finalizar y observa el


informe obtenido.

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