SEMANA 1: Presentación e inducción a la materia

Buenas prácticas para administrar un proyecto

La creciente aceptación de la administración de proyectos indica que la
aplicación de conocimientos, procesos, habilidades, herramientas y
técnicas adecuadas puede tener un impacto considerable en el éxito de
un proyecto. En esta materia, que hoy inicias, se identifica ese
subconjunto de fundamentos de la administración de proyectos,
generalmente reconocido como buenas prácticas. “Generalmente
reconocido” significa que los conocimientos y prácticas descritos se
aplican a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que
existe consenso sobre su valor y utilidad. “Buenas prácticas” significa
que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas
habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades
de éxito de una amplia variedad de proyectos. Buenas prácticas no
significa que el conocimiento descrito deba aplicarse siempre de la
misma manera en todos los proyectos; la organización y/o el equipo de
dirección del proyecto son responsables de establecer lo que es
apropiado para un proyecto determinado.
La Administración de proyectos

Un proyecto es un esfuerzo extraordinario que no es rutinario,

ejecutado por uno o varios integrantes que desempeñan un rol
establecido en un límite de tiempo para completar objetivos y metas
específicos bajo una planeación y un presupuesto. Por lo general van
enfocados a una mejora o a satisfacer la necesidad de un cliente.
¿Por qué es importante la administración de proyectos?
Ya que el proyecto es una actividad temporal con un fin específico, es
imprescindible que cada etapa del proyecto se lleve a cabo en tiempo
y en forma, nombrando a un administrador o jefe de proyecto
encargado de la planeación, comunicación y seguimiento del
proyecto.
Aspectos importantes a considerar en la administración de
proyectos:
• Establecer una planeación bajo un objetivo establecido.
• Definir el tiempo en el que se quiere alcanzar el objetivo y cada
actividad.
• Selección del capital humano que estará involucrado y qué
papel desempeñará.
• Establecer el presupuesto con base en los esfuerzos
involucrados en el proyecto.
 • Evaluar los riesgos y los contratiempos que puede tener el
proyecto y en caso de que lleguen a ocurrir, establecer posibles
soluciones.
• Evaluación del proyecto.
Con base en las limitantes descritas previamente, la función de la
administración de proyectos es lograr un equilibrio en la ejecución de
las distintas tareas basándose en los tiempos establecidos, puede
parecer una tarea sencilla, pero implica la coordinación de todas las
etapas, estableciendo un correcto nivel de desempeño sin perder la
comunicación.
El ciclo de vida de un proyecto está compuesto de 5 etapas:
• Inicio: Dentro de esta etapa se plantean las especificaciones del
proyecto y se establecen las metas y objetivos, se busca al
capital humano que participará dentro del proyecto, cuál será
su rol y qué desempeño se espera para llegar a la meta.
Aspectos importantes en la definición: metas, especificaciones,
tareas, compromiso del equipo a base de sus responsabilidades.
• Planificación: Implica el desarrollo de planes sobre la base de
qué y a quién está dirigido el proyecto y cuáles son los
resultados esperados, así como la calidad del mismo. Aspectos
importantes en la planeación: establecer el cronograma de
tiempos, establecer el recurso, presupuesto, riesgo,
establecimiento de roles y desempeño.
• Ejecución: Es prácticamente llevar a cabo el proyecto bajo las
especificaciones establecidas. Aspectos importantes en la
ejecución: reportes de avance, cambios e imprevistos, calidad y
pronósticos.
• Control: Para comprender los plazos y los costos de un proyecto
y como mantener dentro del alcance de tu proyecto, optimizar
el presupuesto y cumplir con el cronograma.
• Cierre: Se compone por la finalización y entrega del proyecto o
del producto, se muestra al cliente los resultados y se capacita
en caso de ser necesario.
¿Cómo se lleva la administración de proyectos en la actualidad?
Hoy en día existen herramientas que eficientan los procesos en la
administración de proyectos, donde se pueden llevar fácilmente las
tareas haciendo el proceso más visual, mediante el uso de sistemas
informáticos donde se utilizan gráficas, herramientas para dar
seguimiento, obtener el presupuesto, entre otras funcionalidades.
En la actualidad, la administración de las empresas centra todos sus
esfuerzos dentro del área de proyectos ligada a un plan estratégico.
Debe de haber interrelación por parte de todas las áreas y de todo el
equipo.
Se debe de establecer una jerarquía y no alejarse de la misión, la
visión ni los valores de la empresa. Todo lo anterior es fundamental,
ya que no servirá de nada la ejecución del proyecto, si no está ligada a
los puntos anteriores, cabe mencionar que cada proyecto debe
aportar un gran valor y proveer una mejora significativa para la
empresa, contener metas y objetivos ambiciosos, tener resultados
medibles y ser factible de acuerdo al tiempo planteado estableciendo
un calendario realista al que pueda ser sujeto.
Resumen de puntos, como implementar un proyecto de utilidad:
• Estudiar y definir la misión y visión de la empresa.
• Establecer metas y objetivos apegados a la misión y visión.
• Formular estrategias reales, la metodología, calendarización,
considerando los contratiempos y problemáticas que puedan
llegar a surgir.
• Ejecución.
Resumen de tareas de un administrador de proyectos:
• Planificación.
• Programación, calendarización.
• Coordinación del equipo de trabajo, fomentar la participación y
motivación.
• Control.
• Gestión de calidad.
• Toma de decisiones.
 • Controlar el riesgo.
• Administración del presupuesto establecido.
¿Por qué es importante la motivación dentro de la administración
de proyectos?
En la administración de proyectos es importante mantener una buena
planificación por parte del administrador y dar motivación, así como
fomentar el compromiso de los miembros del equipo.
Es importante que el equipo de trabajo sienta una conexión con la
empresa, sus valores, misión y objetivos, de esta manera ellos pueden
sentir que están participando dentro de una organización que va fiel a
sus creencias y a su crecimiento personal. De igual manera es
relevante que ellos puedan ver y saber el porqué es importante que
realicen sus tareas, qué beneficios y de qué manera van a contribuir el
que las lleven a cabo y los beneficios que se pueden llegar a obtener
basándose en cada esfuerzo, para ir caminando sobre objetivos y
metas más grandes.
Cada proyecto es una nueva experiencia y un nuevo reto para nuestro
capital humano y es una manera en que ellos pueden prosperar en su
aprendizaje. Para fomentar la motivación es necesario el reconocer la
labor que desempeñan nuestros empleados y elogiar el trabajo duro
que conllevan sus actividades.
SEMANA 2: INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Como gestionar el proyecto

La administración de proyectos es una disciplina de gestión que se
está implantando de forma generalizada en el entorno empresarial y
consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y
herramientas para la definición, planificación y realización de
actividades con el objeto de transformar objetivos o ideas en
realidades. De forma general, se puede considerar a la gestión de
proyectos como una aproximación sistemática y estructurada a como
las organizaciones gestionan sus actividades no recurrentes.
Aunque es una disciplina que no se puede datar con exactitud (se
realizan proyectos desde el inicio de la humanidad) es a partir de
1950 cuando las organizaciones empiezan a utilizar sistemáticamente
técnicas y herramientas de dirección de proyectos en proyectos
complejos de ingeniería. No cabe duda que el director de proyecto no
solo debe conocer las herramientas más técnicas de la dirección de
proyectos, sino que debe utilizar sus habilidades humanas para
alinear los intereses del equipo de trabajo con los objetivos del
proyecto.
¿Qué objetivos persigue la gestión de proyectos?
Todo proyecto tiene que tener definido un momento de inicio y de
finalización, así como las tareas y acciones que se van a desarrollar para
lograr el objetivo que se pretende. El objetivo de la gestión del proyecto
es verificar que todo marcha como es debido: que los recursos
destinados a ese plan se gestionan de la manera más eficiente, que se
controlan los riesgos o contratiempos que pueden aparecer durante el
proceso, que se termina en los plazos establecidos y se puede evaluar la
consecución o no del objetivo.
Por ejemplo, una empresa de galletas se ha marcado como objetivo
duplicar las ventas de uno de sus productos: las galletas con chips de
chocolate y manzana. Su catálogo de productos es amplio, pero a la vista
de las tendencias del mercado y los consumidores, más preocupados por
los alimentos saludables, y tras analizar la viabilidad de realizar una
campaña específica, los directivos de la empresa han determinado que es
posible materializar esa meta en un plazo razonable de tiempo: seis
meses.
El proyecto tiene un objetivo (duplicar las ventas de esas galletas de
chocolate y manzana), un plazo específico (seis meses) y abarca una serie
de operaciones específicas orientadas a conseguirlo: publicidad diseñada
por segmentos de consumidor, distribución a puntos de venta nuevos
donde alcanzar al consumidor, promoción en precios…
El administrador de proyecto, figura de referencia
Para poner en marcha este proyecto, la empresa designará a una
persona, un administrador de proyecto, que se encargará
de planificar, ejecutar y hacer seguimiento a cada etapa para lograr el
objetivo que se ha marcado la empresa.
La gestión de un proyecto implica la combinación de dos ámbitos: el
humano y el técnico o metodológico. Es decir, el éxito de un proyecto
está ligado a aspectos que afectan tanto al manejo de los equipos y al
talento que los forman como a las herramientas técnicas que se elijan
para ejecutar cada fase de ese proyecto. Ambos aspectos dependen
del talento y formación de un administrador de proyecto,
independientemente del sector al que se dedique una empresa.
Es así, como al pensar en el beneficio directo de lo proyectado, se
ejercen funciones de supervisión, lo cual parte del liderazgo como de
las demás habilidades de un administrador de proyectos. De tal
manera que, se trata de un perfil que debe estar apto para trabajar en
cualquier ámbito, haciendo uso acertado de la tecnología, manejando
el talento humano, la publicidad y las estrategias de marketing, sin
desestimar las nociones básicas relacionadas con la construcción.
SEMANA 3: INFLUENCIA DE LA ORGANIZACION Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Influencias de la Organización

Todo proyecto es realizado dentro de algún tipo de estructura organizacional, sea

ésta laxa e informal o muy estructurada y totalmente formal.
Esto implica que el desarrollo de un proyecto va a estar afectado por el medio
organizacional en el cual se desarrolla, y por tanto el proyecto debe en buena
manera adaptarse a la forma de ser y a la cultura de la organización, o al menos
definir la forma de desarrollarlo de modo que no entre en conflicto con la cultura
organizacional.
Cualquier proyecto que choque con la cultura organizacional está destinado casi
fatídicamente a fracasar, porque la misma organización luchará por que no se
realice.
El hecho de que la forma metodológica o sus prácticas vayan en contra de lo
establecido por la organización dificultará grandemente su ejecución.
Otro aspecto importante es determinar el nivel de cultura de dirección de
proyectos en el que la organización se encuentra, con la finalidad de determinar
cómo aplicar las prácticas y/o metodologías de administración de proyectos.
No es lo mismo estar en una etapa inicial, donde fuera del proyecto mucho del
personal de la organización no conoce las prácticas de dirección de proyectos y
puede obstaculizar los procesos del proyecto (simplemente por
desconocimiento), que si se está en una etapa de mejora continua, donde la
mayoría del personal entiende los beneficios que puede traer a la organización y
a ellos el implementar estas prácticas para lograr los mayores beneficios de los
proyectos.
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
Se considera un factor ambiental que puede afectar a la disponibilidad de los
recursos e influir en el modo de gestionar los Proyectos. El siguiente cuadro
muestra características importantes de los principales tipos de estructuras en
relación con la gestión de Proyectos.
Organización con estructura funcional
Este tipo de organización es, además de la más tradicional, *una organización
jerárquica en la cual cada empleado tiene definido claramente un superior y el
personal está agrupado por áreas de especialización. Dirigidas por una persona con
experiencia en esa área. Cada departamento gestiona de forma independiente el
Proyecto.

Organización con estructura proyectizada u orientada a proyectos

*Cualquier estructura organizativa en la que el director del Proyecto tenga plena
autoridad para asignar prioridades, asignar recursos y dirigir el trabajo de las
personas asignadas al Proyecto. En las organizaciones orientadas a Proyectos, lo
habitual es que los miembros del Proyecto trabajen juntos en la misma ubicación.
Y los directores de Proyectos tienen más autoridad e independencia. Como
ejemplo de este tipo de organización podríamos referirnos a consultorías que
centran su actividad en la gestión de diferentes Proyectos.

Organización con estructura matricial

La Guía del PMBOK define este tipo de organización como aquella en la cual. *el
director del Proyecto comparte con los gerentes funcionales la responsabilidad de
asignar prioridades y de dirigir el trabajo de las personas asignadas al Proyecto.
Conserva la estructura de una organización funcional, mezclada con la de una
estructura orientada a Proyectos. Este tipo de estructura compartirá recursos del
resto de áreas funcionales de la organización. El grado de autoridad o
independencia del director de Proyecto con respecto a los jefes de
departamento, determina si estamos hablando de una organización matricial
fuerte o débil:
Este tipo de estructuras pueden ser de tres tipos:

1. Estructura Matricial Débil. Cuando el director de departamento tiene más

poder sobre el Proyecto que el director de Proyecto.
2. Estructura Matricial Equilibrada. Cuando el director de departamento y
el director de Proyecto comparten el poder y decisiones sobre el Proyecto.
3. Estructura Matricial Fuerte. Cuando el director de Proyecto tiene más
poder sobre el Proyecto que el director de departamento.
Ciclo de Vida de un Proyecto
Qué es el Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del Proyecto abarca desde que el Proyecto nace hasta que
el Proyecto finaliza. Se ocupa de todo el progreso del Proyecto

Cual es el objetivo del ciclo de vida del Proyecto.

El ciclo de vida del Proyecto se ocupa del proceso y de la metodología
adecuada para desarrollar un Proyecto.
El ciclo de vida del Proyecto se desarrolla en grupos de procesos para
llevar a cabo el alcance que hemos definido para el Proyecto, es decir,
aquello que pretendemos obtener como resultado de la ejecución del
Proyecto.
Qué es el ciclo de vida del Proyecto: el ciclo de vida del Proyecto es el
inicio, planificación, ejecución y cierre del conjunto de procesos que
componen un Proyecto.
El ciclo de vida del Proyecto abarca: desde que el Proyecto nace hasta que
el Proyecto finaliza. El ciclo de vida del Proyecto, por lo tanto, es el
progreso del Proyecto que se da a lo largo de las etapas de su desarrollo.
Qué es un Proyecto.
Qué es un Proyecto: un Proyecto es un esfuerzo temporal, que tiene un principio
y un final. Un Proyecto se hace para conseguir un producto, un servicio o un
resultado único.
Como se desarrolla un Proyecto: se desarrolla en grupos de procesos que se
componen de tareas y actividades específicas para conseguir llevar a cabo
el alcance del Proyecto.
SEMANA 4: INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACION DE PROYETOS
Los Procesos de la Administración de Proyectos

La Dirección de Proyectos se logra mediante la realización de

procesos. Estos procesos tienen sus características y tipología

Qué son los Procesos de Dirección de Proyectos: es un conjunto de acciones y

actividades interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto
previamente especificado de resultados.
Según el PMBOK los Procesos para la Administración de Proyectos: se aplican en
todos los sectores de la economía. Existe un acuerdo general, entre los
Project Manager a nivel internacional, de que la aplicación de estos procesos
aumenta las posibilidades de éxito en los Proyectos.
Cuáles son los Cinco Grupos de Procesos: . Procesos de inicio + procesos de
planificación + procesos de ejecución + procesos de control + procesos de cierre.
Cuáles son las diez Áreas de Conocimiento: los procesos de la Administración de
Proyectos se clasifican en diez áreas de conocimiento.
Integración + alcance + tiempo+ costes + calidad + RRHH + comunicaciones + ries
gos + adquisiciones+ interesados (stakeholders).

Los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos y sus

respectivas funciones
Los cinco grupos de procesos de gestión de proyectos están conectados el uno al otro
por sus respectivas entradas y salidas, donde el resultado final de un proceso es el
comienzo de otro.

1. Procesos de inicio: define y autoriza el proyecto o una fase del mismo

2. Procesos de planificación: aclara y refina los objetivos, planificando las
acciones necesarias para llevarlos a cabo.
3. Procesos de ejecución: Integra a las personas y otros recursos para producir
los entregables y la información de rendimiento del proyecto respectivo.
4. Procesos de control: mide y controla frecuentemente el avance del proyecto
con el fin de identificar las posibles variaciones y discrepancias con relación al
plan original y corregirlas cuando sea necesario.
5. Proceso de cierre: finaliza todas las actividades de todos los grupos de
procesos de gestión del proyecto para completar formalmente el proyecto (o
una fase del mismo) y formalizar la aceptación del producto, servicio o
resultado para el cual fue dedicado.
SEMANA 5: GESTION DE LA INTEGRACION DEL PROYECTO
Inicio del Proyecto

En el Inicio del Proyecto identificamos las necesidades del Proyecto y

los requisitos necesarios para ejecutarlo, un correcto inicio del
Proyecto es imprescindible para que podamos ejecutar un
lanzamiento del Proyecto adecuado

El Enunciado de Trabajo del Proyecto

El Proyecto debe estar al servicio de aquello que va a producir,

de los entregables que se esperan obtener con la ejecución del
Proyecto

En el grupo de procesos de inicio del Proyecto: los Directores de Proyectos

definimos el alcance inicial del Proyecto y conseguimos que se comprometan los
recursos financieros iniciales necesarios para su ejecución. Es nuestra labor
identificar a los interesados (stakeholders) que van a interactuar o ejercer alguna
influencia sobre el resultado del Proyecto.
Definición del Enunciado de Trabajo: en el enunciado del trabajo del Proyecto
(SOW), el Director del Proyecto hace una descripción detallada de los productos,
o servicios, que debe entregar el Proyecto, de aquello que pretendemos
conseguir con la ejecución del Proyecto.
Objetivo del Enunciado del Trabajo: cuando desarrollamos el enunciado del
trabajo del Proyecto (SOW) tenemos en cuenta que el Proyecto debe estar al
servicio de aquello que va a producir, de los entregables del Proyecto.
Su importancia en las comunicaciones del Proyecto: el SOW del Proyecto muestra
a todos los interesados en el Proyecto que procesos de Dirección de Proyectos
serán necesarios para conseguir el alcance del Proyecto,. Se convierte en un
elemento de comunicación de primer orden dentro del Proyecto
Elemento de concienciación entre los stakeholders: con el enunciado del trabajo
del Proyecto se consigue que todo el mundo este informado del esfuerzo
necesario para la consecución del Proyecto
La integración del proyecto, es un área de conocimientos que se centra en integrar
todos los resultados del resto de áreas de procesos y tiene actividad en todos los
grupos de procesos, es decir, inicio planificación, ejecución, monitoreo y control y
cierre del proyecto.
Como he dicho antes el área de integración del proyecto cubriría desde el inicio
del proyecto hasta la finalización del proyecto.
El Acta de Constitución del Proyecto

El acta de constitución autoriza el inicio del Proyecto. Sin Acta de

Constitución no debería iniciarse ningún Proyecto

Definición del Acta de Constitución: el acta de constitución del Proyecto es uno de

los primeros documentos que se prepara al comenzar un Proyecto. Es el
documento emitido por el patrocinador del Proyecto (sponsor) que autoriza de
manera formal la existencia del Proyecto y le proporciona al Gerente del
Proyecto la autoridad de procurar y aplicar los recursos de la organización para su
ejecución. Es la orden para iniciar el Proyecto.
El Alcance del Acta de Constitución: el acta de constitución autoriza el inicio del
Proyecto. El acta es un documento en el que el Project Manager expresa su
opinión acerca del encargo que la compañía le ha hecho a través del sponsor del
Proyecto. Es la visión del Proyecto según el Director del Proyecto.
Contenido del Acta de Constitución:: no es fijo el contenido de un acta de
constitución del Proyecto, puede variar en función de la tipología del Proyecto,
del sponsor del Proyecto, de los APOs, y de otra serie de factores que sería
prolijo enumerar. Sin embargo vamos a citar los epígrafes que, como mínimo,
debe contener: información del Proyecto + justificación del
Proyecto + descripción del Proyecto + requerimientos de alto nivel del
Proyecto + objetivos del Proyecto + supuestos y restricciones del
Proyecto + riesgos de alto nivel del Proyecto + cronograma de hitos del
Proyecto + presupuesto de alto nivel del Proyecto + identificación de los
stakeholders + requisitos de aprobación del Proyecto + asignación del Gerente
de Proyecto y nivel de autoridad + personal y recursos preasignados al
Proyecto + aprobaciones.
Quién firma del Acta: el Project Manager debe presentar al sponsor del Proyecto
una primera valoración del Proyecto, un marco general. Si el sponsor del
Proyecto está conforme con el acta de constitución del Proyecto, firma el Acta y
participa del comienzo del Proyecto. En caso contrario, el sponsor del Proyecto
indicará las correcciones oportunas que deberán ser implementadas por el
Project Manager. Una vez aprobados esos cambios se procede a la firma y
entonces, el Project Manager, tiene autoridad para poder iniciar la planificación
del Proyecto.

Objetivo del Acta de Constitución del Proyecto

El proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto tiene como
objetivo formaliza el inicio del proyecto y establecer el nivel de autoridad que
tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El acta de constitución da las condiciones sobre qué es el proyecto, por qué se
está haciendo el proyecto. Da una idea básica del marco temporal. Nos da una
idea de los costos y de los interesados en el proyecto.
Normalmente es un documento de una o dos páginas. Por lo regular, si alguien
pregunta por el proyecto lo primero que se le debería mostrar a esa persona es
este documento.
En el acta de constitución se describen las necesidades, los objetivos y
los entregablesde manera general, se identifican suposiciones, restricciones y se
establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.
Hablemos entonces sobre las entradas, herramientas y salidas para hacer este
proceso posible.

¿Qué se necesita tener a mano para desarrollar el acta de

constitución del proyecto?
Entradas
Lo primero que se necesita es la documentación comercial. Estos son todos los
documentos comerciales que se pueden necesitar en la organización y que están
relacionados con el proyecto.
Puede ser una presentación, puede ser el estado financiero, etc.
La segunda entrada son los acuerdos. Por ejemplo, se deben tener ‘convenios’
para saber el marco temporal, para saber los costos, convenios si se supone que
el proyecto haga algo para alguien más, por eso es necesario tener
esos acuerdos.
Las otras dos entradas son muy importantes. Y se repiten en toda la guía del
PMBOK®.
Factores ambientales de la empresa. Es una frase muy elaborada, pero en
realidad ¿Qué queremos decir con los factores ambientales de la empresa? Es
todo lo que se relacione con la organización. Como el ambiente interno de la
organización, la estructura organizacional, la conducta cultural, las áreas de la
empresa. Es todo lo que hay alrededor del proyecto y que de cierta manera
puede afectar la ejecución del mismo.
Ejemplo, si llega a modificarse el tipo de cambio, el presupuesto del proyecto
puede verse afectado. Si durante la ejecución del proyecto, el gobierno crea una
nueva ley.
Otro ejemplo es la manera en que nos comunicamos con los interesados o con el
equipo de forma interna. La forma en que vestimos, la manera en que decimos las
cosas.
Los activos de procesos de la organización es todo lo que la organización sabe.
Experiencia de proyectos pasados, lecciones aprendidas. Todo lo que la empresa
debe conocer para ejecutar el proyecto.
Es todo con lo que ya se cuenta y que nos puede facilitar la operación día con día.
Son cosas que no tenemos que estar generando como parte del proyecto y que
podemos usar porque en el pasado ya lo hemos hecho. Por ejemplo, plantillas
para documentar. Si ya existe no hay que crearlo solo usarlas y listo.
Estas dos últimas entradas se van a repetir muchas veces a lo largo de la Guía del
PMBOK®.

Herramientas y técnicas
Ahora pasando a las herramientas y técnicas. Básicamente las herramientas y
técnicas son las que se usan para transformar las entradas en salidas.
La primer herramienta, muy común y que se repetirá a lo largo de la Guía del
PMBOK®, es el juicio de expertos. ¿Qué es el juicio de expertos? Es una opinión
informada dada por un experto. Puede ser un consultor, pueden ser ustedes
mismo. Cualquiera que sea experto en un tema.
Hablando del proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto, el juicio
de expertos se utiliza para que el documento que se está produciendo, sea algo
factible, realista y útil.
La segunda herramienta es recopilación de datos, porque muchas veces es
necesario recopilar información de otros proyectos y hasta de competidores o
conocimiento de los clientes.
Es necesario tener maneras de obtener datos.
La tercera son las habilidades interpersonales y de equipo. Esto de manera muy
simple es un conjunto de habilidades blandas. Porque cuando se realiza un
proyecto es necesario tener relaciones interpersonales. Se necesitan tener
habilidades de equipo para crear en conjunto lo que los interesados o
patrocinador esperan del proyecto.
La última herramienta son las reuniones. Y el nombre ya lo dice. La mayoría de la
veces cuando se esta creando el acta de constitución de un proyecto (o
realizando cualquier parte del proyecto) es necesario juntar a muchas personas.
Es necesario hablar.
Entonces, las habilidades interpersonales y las reuniones, son habilidades
sociales, habilidades blandas. Las cuales combinadas, con el juicio de expertos y
con la información recopilada, generarán la salida principal de este proceso. ¡El
acta de constitución del proyecto!
Salidas
Desde luego, junto con el acta de constitución del proyecto se debe tener
un registro de supuestos. Muchas veces, cuando se crea el acta de constitución
del proyecto, se debe partir de algunos supuestos.
¿Qué es un supuesto? Cosas que se asumen como ciertas. Aunque no se pueda
probar que lo son.
Vamos a dar un ejemplo muy sencillo de un supuesto:
Mañana no va a llover. No puedo tener control sobre el clima, pero, basado en el
pronóstico del clima, basado en la época del año, basado en la ubicación, puedo
asumir que mañana no va a llover.
Pero ojo, es importante recordar cada supuesto y verán que esto después, lleva a
un riesgo.
Entonces, cada vez que se genera el acta de constitución de un proyecto, se debe
crear un registro donde se anoten los supuestos que se están haciendo para crear
o dirigior el proyecto.
SEMANA 6: GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

La Gestión del Alcance del Proyecto

Cuando abordamos un Proyecto es crítico asegurarnos que la

gestión del alcance del Proyecto ha sido definida con exactitud.
Se debe establecer un valor medible que determine si hemos
cumplido ese alcance

Qué es Definir el Alcance del Proyecto: es como realizar una segunda acta de
constitución. Pero así como el acta de constitución del Proyecto la hicimos en el
inicio del Proyecto, a solas con el sponsor, definir correctamente el alcance del
Proyecto requiere que se haya hechoa captura de requisitos del proyecto, es
decir, que hayamos capturado exactamente lo que se quiere conseguir con el
Proyecto.
El objetivo de definir el Alcance del Proyecto: el objetivo es definir los límites,
claramente especificados, del Proyecto. Además buscamos definir los
entregables resultantes del Proyecto, es decir, los productos o servicios que se
entregarán al final del Proyecto.
La metodología que seguiremos en el Proyecto: debemos definir la estrategia
metodológica que seguiremos en el Proyecto, además, definiremos todos los
factores internos que será importante considerar.
El Control del Alcance del Proyecto: es sumamente importante establecer
mecanismos de control del alcance del Proyecto. Debemos indicar cómo se
medirá el éxito del Proyecto, definir con total claridad que se entiende por éxito
del Proyecto. La consideración de lo que será el éxito del Proyecto también
deberá ser medible y ponderable.
Los Procesos de la Gestión del Alcance del Proyecto: el proceso de la gestión del
alcance del Proyecto está compuesto por cuatro procesos de planificación que
son, planificar la gestión del alcance + recopilar los requisitos + definir el
alcance + crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) + dos procesos de
seguimiento y control del Proyecto, validar el alcance y controlar el alcance.
El Alcance del Proyecto
Gestión del Alcance del Proyecto analiza todo lo que tiene que ver con la gestión
del alcance del proyecto. En definitiva, se gestiona todo el trabajo requerido para
completar el proyecto. Se enfoca en definir qué se incluye y qué no se incluye en
el proyecto.
El alcance puede referirse al alcance del producto, es decir, las características y
funciones de un producto, servicio o resultado, o también al alcance del proyecto,
el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las
funciones y características especificadas.
Para saber cuál es el alcance y limitaciones de un proyecto, tenemos que tener
cuenta que una cosa son los objetivos del proyecto y otra es su alcance.
El objetivo es la meta hacia donde vamos al hacer nuestro trabajo. Por ejemplo,
nuestro objetivo puede ser un resultados, una posición estratégica, un producto
o servicio, etc. Mientras que el alcance engloba todo lo que necesitamos hacer
para llegar a esa meta, para obtener ese resultado, esa posición o ese producto o
servicio. Incluyendo también funciones y características especiales de cada
proyecto.
¿Qué hay que hacer para llegar al objetivo? Lo resumimos en el alcance de un
proyecto.
En nuestra empresa, cada proyecto debe ir sujeto a la definición. A continuación,
vamos a ver cómo definir el alcance un proyecto, qué pasos hay que seguir y qué
necesitamos para poner en marcha nuestros proyectos de empresa.

Alcance del Producto y del Proyecto

Generalmente un Proyecto da como resultado un único producto

y/o servicio, pero ese resultado puede ser un sistema complejo
con muchos componentes

Qué es el alcance del producto del Proyecto: las características del resultado,
producto y/o servicio que se consigue con el Proyecto.
Qué es el alcance del Proyecto: las características de todos los trabajos a realizar
en el Proyecto, incluidos los correspondientes a la dirección del Proyecto que
deben realizarse para poder entregar el producto.
Como medir el éxito del Proyecto: el grado de cumplimiento del alcance se mide
en comparación con la línea base del alcance del Proyecto.
La línea base del alcance del Proyecto: esta compuesta por tres elementos, el
enunciado del alcance del Proyecto + la EDT, estructura de desglose de
trabajo + el diccionario de la EDT.
La integración del Proyecto: es necesario que la gestión del alcance del Proyecto
este integrada con los procesos de las demás áreas de conocimiento. Todo el
trabajo da cómo resultado una entrega adecuada a la finalización del Proyecto.
La complejidad del alcance del Proyecto: generalmente un Proyecto da como
resultado un único producto y/o servicio, pero ese resultado puede ser un
sistema complejo con muchos componentes. Dada componente tiene su propio
alcance separado y que es interdependiente del alcance del sistema general de
Proyecto. Otra vez vemos la complejidad y la razón por la cual la Dirección de
Proyectos se ha convertido en una profesión.

La EDT, Estructura de Desglose de Trabajo del Proyecto (WBS)

La EDT del Proyecto ayuda a garantizar que los entregables del

Proyecto se entregan dentro de la estructura acordada en el
Proyecto

La EDT del Proyecto nos permite: conocer mejor el Proyecto y mejorar el plan de
dirección de Proyecto. Es útil para que la ejecución del Proyecto sea mas fácil y
con menos riesgos.
Contenido de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto desglosa el Proyecto en
piezas más pequeñas y que son más manejables en el Proyecto. Muestra una
jerarquía completa del Proyecto haciendo más fácil ver como se relaciona un
entregable del Proyecto con otro.
Importancia de la EDT del Proyecto: la EDT del Proyecto es imprescindible en
Project Management. Sin ella el Proyecto tardará más, los riesgos serán
mayores y el Proyecto tendrá más probabilidad de ser impactado negativamente.
El Diccionario de la EDT del Proyecto: es una parte del sistema de autorización
del trabajo creada para informar a los miembros del equipo de Proyecto de una
serie de aspectos muy importantes, por ejemplo, cuando van a iniciar su labor en
el Proyecto + los hitos del cronograma del Proyecto + el detalle del significado
de las tareas + se utiliza para controlar el trabajo + el alcance del
Proyecto + conocer el esfuerzo necesario para realizar cada trabajo.
El Proyecto es un todo interrelacionado: con las iteracciones del Proyecto iremos
ajustando el diccionario de la EDT así como otro grupos de procesos del
Proyecto. No lo debemos olvidar, el Proyecto es un todo interrelacionado.

¿Por qué debería crear una EDT en todos mis proyectos?

La EDT se representa como una estructura jerárquica, similar a un organigrama,
en el que el nombre del proyecto está en el nivel superior.
El nivel siguiente está compuesto por todos los entregables para el proyecto.
Los siguientes niveles dividen los entregables en partes de trabajo más
pequeñas, hasta que alcanzan el nivel apropiado para dirigir el proyecto,
llamadas Paquetes de trabajo
Hay varias razones para crearla, incluso en proyectos pequeños:
• Te va a ayudar a definir y a organizar de forma precisa el alcance del
proyecto. Mediante el uso de una estructura de árbol jerárquica, en la que
 cada nivel, divide los entregables del proyecto en partes manejables y
medibles.
• La EDT, es la base del cronograma y del presupuesto del proyecto. Una vez
que conocemos todos los entregables necesarios para completar el
proyecto y sus relaciones jerárquicas, resulta más sencillo asignar los
recursos apropiados y proporcionar estimaciones precisas de la duración, y
del coste que supondrá completar el proyecto .
• Es una excelente herramienta de comunicación. La participación del equipo
y de los interesados, va a ayudar a obtener su aceptación. Y además,
viendo la representación gráfica de la EDT, cualquier interesado, va a
poder comprender el proyecto en su totalidad.
• Ayudará a evitar que el trabajo se omita o se superponga. La creación de la
EDT, en forma de diagrama jerárquico, proporciona una visión
estructurada del proyecto y ayuda a que que no se olviden los entregables.
• Servirá de referencia para proyectos futuros en los que haya que utilizar
una EDT. Una vez creada la primera plantilla EDT, te servirá de guía en
futuros proyectos.
• Va a facilitar el control de los cambios en tu proyecto.Establecer una
numeración secuencial de todos los componentes de la EDT, va a permitir
crear una trazabilidad entre los requisitos del proyecto, los entregables, y
aquellas partes que se verán afectadas por los cambios en el proyecto.

Cómo crear una EDT

1. El primer paso consiste en reunir a todo el equipo de proyecto, y a los
interesados clave, para contar con su participación activa. El equipo posee toda la
experiencia y creatividad necesaria para conseguir detallar cada entregable.
2. A continuación, tenemos que configurar los dos primeros niveles, el nombre del
proyecto y los entregables, ambos representan el 100% del proyecto. Llegado a
este punto, es importante entender y aplicar la Regla del 100%.
La Regla del 100%
Esta regla establece que:
• La EDT incluye el 100% de todo el trabajo definido en el alcance del
proyecto. Debe incluir todos los entregables del proyecto.
• De forma que, cuando se suman los componentes del nivel inferior, que se
descomponen desde el nivel más alto, deben sumar el 100% del alcance.
• La mejor manera de aplicar esta regla, es crear la EDT en términos de los
resultados que esperamos obtener. Para ello, debemos utilizar sustantivos
en lugar de verbos.