ANALISIS DE SISTEMAS DE INFORMACION

Sistema, conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a un determinado objetivo.
Características:
Está constituido por cosas = elementos = personas, equipos, procedimientos, actividades, conceptos, ideas,
símbolos, etc.
Estas cosas se encuentran relacionadas entre sí con un orden determinado por unas reglas que gocen de cierta
estabilidad. Estas ideas de relación ajustada a una normativa es fundamental.
El sistema típico es finalista, o sea, los elementos están relacionados para contribuir a un determinado objeti-
vo.
Los sistemas son relativos ya que cualquier sistema es siempre subsistema de otro más amplio que lo engloba.
Los sistemas también pueden ser naturales (los que no fueron creados por el hombre) o artificiales (creados
por el hombre).
Información, es una colección de datos relacionados entre sí. Técnicamente, los datos son hechos y cifras en
bruto que son procesados para obtener información, tal como resúmenes y totales. Pero, dado que la informa-
ción puede constituir también datos en bruto para el siguiente trabajo o persona, es imposible definir precisa-
mente ambos términos.
Las necesidades de información de nuestra sociedad actual se dejan sentir de forma cada vez más imperiosa.
La información, como soporte de la transferencia de conocimientos, es “clave para el porvenir de la humani-
dad e indispensable para poder modelarlo bien”.
La información es considerada, junto con la materia y la energía, uno de los componentes fundamentales de la
naturaleza, siendo, al igual que la energía, vital para el desarrollo de los pueblos.
Cualidades de la información:
Precisión: Es el porcentaje de información correcta, sobre la información total del sistema. Por ejemplo, no se
puede pedir la misma precisión a una nómina que a un censo, o a un control de vuelos aéreos.
Oportunidad: Es el tiempo transcurrido entre el momento en que se produjo el hecho que originó el dato hasta
el momento en que la información se pone a disposición del usuario. Generalmente el valor de la información
va disminuyendo con el transcurso del tiempo.
Plenitud: La información debe ser completa para poder cumplir sus fines.
Significado: Ha de tener el máximo contenido semántico posible, ya que sin él no sería verdadera informa-
ción. Esto lleva a que ha de ser comprensible e interesante, lo que supone no proporcionar a los usuarios gran-
des masas de información que por su volumen no pueden ser asimilados. Un volumen de información justo es
condición indispensable para que ésta sea significativa.
Integridad: Toda información contenida en el sistema debe ser coherente consigo misma. Esto permitirá obte-
ner resultados concordantes.
Seguridad: La información ha de ser protegida tanto frente a su deterioro –por causas físicas o lógicas- como
frente a accesos no autorizados.
Hay que buscar el punto de equilibrio necesario para alcanzar los objetivos del sistema a un costo aceptable.
Por ejemplo, una gran precisión hace que se pierda oportunidad.
Un sistema de información, es una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos,
operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información.
Ciclo de vida del desarrollo de un sistema:
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.
Determinación de los requerimientos de información.
Análisis de las necesidades del sistema.
Diseño del sistema recomendado.
Desarrollo y documentación del software.
Pruebas y mantenimiento del sistema.
Implantación y evaluación del sistema.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos.

En esta primera etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista se involucra en la identificación de los
problemas, de las oportunidades y de los objetivos. Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto,
pues nadie estará dispuesto a desperdiciar su tiempo dedicándolo al problema equivocado.
La primera etapa requiere que el analista observe de forma objetiva lo que ocurre en una empresa. Luego, en
conjunto con los otros miembros de la organización hará notar los problemas. Muchas veces esto ya fue reali-
zado previamente; y por ello, es que se llega a invitar al analista.
Las oportunidades son aquellas situaciones que el analista considera que pueden perfeccionarse mediante el
uso de los sistemas de información computarizados. Al aprovechar las oportunidades, la empresa puede lograr
una ventaja competitiva o llegar a establecer un estándar industrial.
La identificación de objetivos también es un componente importante de la primera fase. En primera instancia,
el analista deberá descubrir lo que la empresa intenta realizar. Y luego, estará en posibilidad de determinar si
el uso de los sistemas de información apoyaría a la empresa para alcanzar sus metas, el encaminarla a proble-
mas u oportunidades específicas.
Determinación de los requerimientos de información.
La siguiente etapa que aborda el analista, es la determinación de los requerimientos de información a partir de
los usuarios particularmente involucrados. Para identificar los requerimientos de información dentro de la em-
presa, pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: el muestreo, el estudio de los datos y for-
mas usadas por la organización, la entrevista, los cuestionarios; la observación de la conducta de quien toma
las decisiones, así como de su ambiente.
En esta etapa el analista hace todo lo posible por identificar qué información requiere el usuario para desem-
peñar sus tareas. Puede ver cómo varios de los métodos para establecer las necesidades de información, lo
obligan a relacionarse directamente con los usuarios. Esta etapa sirve para elaborar la imagen que el analista
tiene de la organización y de sus objetivos.
Análisis de las necesidades del sistema.
La siguiente etapa que ejecuta el analista de sistemas consiste en analizar las necesidades propias del sistema.
Una vez más, existen herramientas y técnicas especiales que facilitan al analista la realización de las determi-
naciones requeridas. Estas incluyen el uso de los diagramas de flujo de datos que cuentan con una técnica es-
tructurada para representar en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de la
información. A partir del diagrama de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos
los elementos que utiliza el sistema.
Diseño del sistema recomendado.
En esta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista de sistemas usa la información que recolectó
con anterioridad y elabora el diseño lógico del sistema de información. El analista diseña procedimientos pre-
cisos de captura de datos, con el fin de que los datos que se introducen al sistema sean los correctos. El analis-
ta también diseña accesos efectivos al sistema de información, mediante el uso de las técnicas de diseño de
formas y de pantallas.
Una parte del diseño lógico del sistema de información es el diseño de la interfaz con el usuario. La interfaz
conecta al usuario con el sistema, y evidentemente, es de suma importancia. Serían ejemplos de interfaces
para el usuario: el uso del teclado para introducir preguntas o respuestas, el uso de menús en la pantalla, con
las opciones que tiene el usuario, el uso de dispositivos como el ratón y muchos otros.
La etapa del diseño también incluye el diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos da-
tos requeridos por quien toma las decisiones en la organización. Una base de datos bien organizada es funda-
mental para cualquier sistema de información. En esta etapa, el analista diseña la salida (en pantalla o impre-
sa) hacia el usuario, de acuerdo con sus necesidades de información.
Desarrollo y documentación del software.
En la quinta etapa del ciclo de desarrollo de los sistemas, el analista trabaja con los programadores para desa-
rrollar todo el software original que sea necesario. Dentro de las técnicas estructuradas para el diseño y docu-
mentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-Schneider-
man, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo. Aquí es donde, el analista de sistemas transmite al pro-
gramador los requerimientos de programación.
Durante esta fase, el analista también colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensa-
ble del software, incluyendo los manuales de procedimientos. La documentación le dirá al usuario cómo ope-
rar el software y, así también, qué hacer en caso de presentarse algún problema.
Pruebas y mantenimiento del sistema.
El sistema de información debe probarse antes de utilizarlo. El costo es menor si se detectan los problemas
antes de la entrega del sistema. El programador realiza algunas pruebas por su cuenta, otras se llevan a cabo
en colaboración con el analista de sistemas. En un principio se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para
identificar las posibles fallas del sistema; más adelante, se utilizarán los datos del sistema real.
El mantenimiento del sistema y de su documentación empiezan justamente en esta etapa; y después, esta fun-
ción se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema. Las actividades de mantenimiento
integran una buena parte de la rutina del programador, que para las empresas llega a implicar importantes su-
mas de dinero. Sin embargo, el costo del mantenimiento disminuye de manera importante cuando el analista
aplica procedimientos sistemáticos en el desarrollo de los sistemas.
Implantación y evaluación del sistema.
En esta última etapa del desarrollo del sistema, el analista ayuda a implantar el sistema de información. Esto
incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Más aún, el analista necesita planear la suave transición
que trae consigo un cambio de sistemas.
Aunque la evaluación del sistema se plantea como parte integrante de la última etapa del ciclo de desarrollo
de los sistemas, realmente, la evaluación toma parte en cada una de las etapas. Uno de los criterios fundamen-
tales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema desarrollado.
Entrevista, conversación que tiene como finalidad la obtención de información. En una entrevista intervienen
el entrevistador y el entrevistado. El primero, además de tomar la iniciativa de la conversación, plantea me-
diante preguntas específicas cada tema de su interés y decide en qué momento el tema ha cumplido sus objeti-
vos. El entrevistado facilita información sobre sí mismo, su experiencia o sobre el tema en cuestión.
Pasos principales para la preparación de una entrevista:
Conocimiento de antecedentes.
Establecimiento de los objetivos de la entrevista, principalmente aspectos fundamentales referentes al proce-
samiento de la información y al proceso de la toma de decisiones sobre las cuales se preguntará. Incluyen:
Fuentes de la información, formatos de la información, frecuencia de la toma de decisiones, calidad de la in-
formación.
Selección de los entrevistados.
Preparación del entrevistado
Selección del tipo y estructura de las preguntas.
Las preguntas pueden ser de dos tipos: abiertas y cerradas.
Abiertas: Son aquellas en que se da la oportunidad al entrevistado de dar su opinión sin restricción acerca del
tema que se está tratando. Por ejemplo, ¿Cuál es el rol que juega él en la compañía?, ¿Cuál es su opinión del
sistema de cómputo actual?
Ventajas:
Simplifican las cosas para el entrevistado
Permiten al entrevistador seleccionar el vocabulario del entrevistado.
Proporciona una gran riqueza de detalle.
Revelan nuevas alternativas sobre preguntas no consideradas.
Hacen más interesante la entrevista.
Permiten una mayor espontaneidad.
Desventajas:
Permiten preguntas que pueden generar demasiada información irrelevante.
La posible pérdida del control de la entrevista.
Puede dar la apariencia de que el entrevistador no se preparó.
Cerradas: Son preguntas en las cuales se da al entrevistado sólo la opción de responder de manera precisa y
concreta. Por ejemplo: Cantidad de empleados en la empresa.
Ventajas:
Ahorran tiempo.
Facilitan la comparación entre entrevistas.
Llegan al punto de interés.
Mantienen el control de la entrevista.
Cubren rápidamente diversos aspectos.
Obtienen datos de relevancia.
Desventajas:
Aburren al entrevistado.
Pierden la riqueza del detalle.
No favorecen un clima de armonía entre el entrevistado y el entrevistador.
Sondeos: Son preguntas abiertas que se pueden realizar después de una pregunta cerrada, para abundar en el
tema, para entrar en detalles. Los clásicos: ¿Por qué?, ¿Podría darme un ejemplo?
Nota: Se debe tomar en cuenta siempre, que se deben evitar las preguntas tendenciosas y las preguntas con
doble sentido.
Estructura de la entrevista: Es el orden en que se realizan las preguntas durante la entrevista.
Existen tres tipos:
Piramidal: En este tipo de estructura se comienza con preguntas de carácter particular y se avanza de tal modo
que se concluya con preguntas de carácter general.
Embudo: En este tipo de estructura se comienza con preguntas de carácter general y se avanza de manera que
se concluya con preguntas de carácter particular.
Diamante: En este tipo de estructura, se combinan las dos anteriores, ya que se comienzan con preguntas par-
ticulares, se avanza hasta llegar a tópicos generales y se progresa en la entrevista hasta terminar con preguntas
particulares.
Registro de la entrevista.
Se deben registrar los aspectos más importantes de la entrevista. Bien se puede usar una grabadora de cinta
magnética o un cuaderno de notas, pero lo importante es que se lleve un registro permanente durante la entre-
vista.
Tomar notas o utilizar una grabadora, dependerá en parte de la persona que entreviste y de lo que hará con la
información después de la entrevista.
Estudio de áreas involucradas.
Es necesario identificar, en primer lugar, la manera en que está constituida la organización, institución, em-
presa o negocio en el cual se realizará el proyecto. De este modo, podremos identificar exactamente, las áreas
o departamentos que se encontrarán involucrados en el proyecto a desarrollar. Posiblemente, encontraremos
con que el problema generado, no sólo es responsabilidad de un solo departamento, sino que en alguna otra
área existen cuellos de botella que impiden que este pueda realizar su trabajo de manera eficiente.
Si nuestro proyecto implica la realización de un sistema computarizado del Control de Nóminas, podría pen-
sarse que el área involucrada directamente sería únicamente el Departamento de Nóminas, pero, si lo analiza-
mos, nos daremos cuenta que para que una persona pueda aparecer en la nómina, es necesario que primero
haya pasado por el Departamento de Contrataciones, además que el resultado del pago de nóminas, se entrega
al Departamento de Contabilidad, que es quien realmente hace el depósito de dinero para cada uno de los tra-
bajadores que cobran en dicha nómina.
Como podemos ver, es necesario conocer perfectamente la forma en que está constituida la organización, ade-
más de comprender la manera en que fluye la información entre las diferentes áreas y así encontrar los vicios
y las oportunidades de mejorar lo existente.
Identificación de las necesidades existentes.
Los proyectos de sistemas surgen de numerosas fuentes diferentes. La gente de negocios sugiere principal-
mente los proyectos de sistemas por dos razones: la experimentación de necesidades que los conduzcan a so-
luciones con sistemas y la identificación de oportunidades para mejorar (mediante la actualización, modifica-
ción o instalación de nuevos sistemas) que eventualmente llegarán a presentarse.
A nadie le agrada aceptar que dentro de su organización existan necesidades o problemas, mucho menos que
se hable de ellos, ni los comparten con alguien ajeno a la organización. Sin embargo, los buenos administra-
dores aceptan que es indispensable reconocer los síntomas de las necesidades, y después enfrentarlas si de-
sean que el negocio mantenga su máximo potencial.
Cuando se presentan síntomas de necesidades, tales como: que la gente no cumpla con las metas básicas de
desempeño, que se observe en los empleados cambios de conducta como un ausentismo anormal o insatisfac-
ciones en el trabajo, todo ello será indicio para que los directivos noten la existencia de problemas potencia-
les. Cualquiera de estos problemas, solos o en combinación, puede ser motivo suficiente para buscar el apoyo
del analista de sistemas.
Con un enfoque optimista, los problemas no son más que excelentes oportunidades de actuación, para un ana-
lista de sistemas alerta. La mejoría en sistemas puede definirse como aquellos cambios que otorgan beneficios
considerables, como pueden ser:
La aceleración de un proceso
La simplificación de procesos mediante la eliminación de pasos innecesarios o duplicados
La combinación de procesos
La reducción de errores de captura por modificaciones de las pantallas de acceso
La eliminación de salidas redundantes
Una mejor integración de los sistemas y los subsistemas
La identificación de las oportunidades de mejoría es propia de las capacidades de los analistas de sistemas.
Sin embargo, la gente que está en contacto continuo con el sistema, constituye la mejor fuente de información
de las mejoras que deben realizarse.
Análisis de entrada – proceso - salida.
Cuando los analistas de sistemas indagan sobre los requisitos de información de los usuarios, deben ser capa-
ces de concebir la manera en que los datos fluyen a través de la organización, los procesos o transformaciones
que sufren tales datos y sus tipos de salidas. Aunque las entrevistas y la investigación de documentos permi-
ten contar con una narración verbal del sistema, también puede obtenerse una descripción visual que sea de
gran utilidad.
Nos encontramos pues, en posición de agrupar en un esquema gráfico los movimientos del flujo de datos a lo
largo de la organización, mediante el uso de diagramas de flujo de datos. Por medio de sólo cuatro símbolos,
el analista de sistemas es capaz de crear una descripción gráfica de la información, que eventualmente propor-
cionará una documentación sólida del sistema.