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Como Implantar Un SGA
Como Implantar Un SGA
1. Introducción
Contenido:
! ¿Qué es la Gestión Medioambiental?
! ¿Qué aporta un Sistema de Gestión Medioambiental a la empresa?
! ¿Cuáles son los objetivos de la presente Guía?
P
desarrollar e implantar un SGMA formal o
r
normalizado ISO o EMAS, es que este
ifica
mecanismo proporciona y exige un n Ej
Pla ec
A
proceso sistemático y cíclico de mejora ut
ar
continua, también denominado Ciclo
D
M ejora
PDCA (iniciales en inglés de
C ontinua
r
C
pr
nuestra gestión medioambiental de forma Com
permanente, y asegurar con ello niveles
de comportamiento medioambiental cada
vez más elevados.
Figura 1: Ciclo de la mejora continua (PDCA)
Por ello, al analizar los requisitos establecidos por la Norma ISO-14001 para el
desarrollo e implantación de un SGMA, resulta muy fácil relacionarlos con las etapas
del ciclo de mejora continua, anteriormente mencionado.
P D C A
4.4.1 Estructura y
responsabilidades
4.4.2 Formación,
sensibilización y
4.5.1 Seguimiento y
4.3.1 Aspectos competencia profesional
medición
medioambientales 4.4.3 Comunicación
4.5.2 No conformidad,
4.3.2 Requisitos legales y 4.4.4 Documentación del
acción correctora y acción
otros requisitos sistema de gestión Mejora Continua
preventiva
4.3.3 Objetivos y metas medioambiental
4.5.3 Registros
4.3.4 Programa(s) de 4.4.5 Control de la
4.5.4 Auditoría del sistema
gestión medioambiental documentación
de gestión medioambiental
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Planes de
emergencia y capacidad
de respuesta
POLITICA MEDIOAMBIENTAL
Esta Primera Parte del Manual IHOBE, pretende ayudarle a comprender los
diferentes pasos que habrá de dar para incorporar un sistema de gestión
medioambiental a su empresa. Le muestra el modo de iniciar un proyecto de este
tipo, cuáles son las condiciones previas de partida y el modo de lograr el objetivo.
Pero sobre todo, estas páginas persiguen ser una herramienta de apoyo sencilla y
práctica, para aquellas empresas que hayan optado por la ISO-14001 como
referente y vayan a emprender su implantación.
Debe quedar claro que, dicha Primera Parte, en ningún caso podrá sustituir la
lectura y el estudio en profundidad de la norma de referencia ISO 14001, y que
tampoco constituye por si misma un manual de gestión medioambiental. Basada en
el texto original de la ISO-14001 - texto que obligatoriamente usted deberá trabajar -
le será de mucha utilidad durante el proceso de implantación de su sistema de
gestión medioambiental.
Un consejo:
Hable con cuantas personas le sea posible sobre su proyecto. Si puede, asista a
jornadas, talleres de trabajo, conferencias, etc. sobre SGMA o visite empresas
conocidas que ya hayan implantado un sistema de gestión medioambiental.
Infórmese de lo positivo de otras experiencias y sobre todo asegúrese de no cometer
los mismos errores.
• Auditoría
Interna
• Revisión por la
• Desarrollo
Dirección
documental
• Proceso de
• Revisión • Implantación en
Medioambiental Certificación
la empresa
Preparación Planificación Inicial
Decisión
Equipo de gestión
medioambiental (desarrollo y
mantenimiento del sistema) Decisión
•Auditoría
•Propuestas •Comunicación
•Información •Formación
EMPRESA
Figura 4: Esquema ejemplo relativo a la organización medioambiental en empresas de gran tamaño
La Dirección
Propuestas / Información
Equipo de gestión
medioambiental
(desarrollo y mantenimiento
del sistema)
Decisión
Auditoría
Comunicación
Formación
Empresa
Un consejo:
Asegúrese de que el consultor que seleccione disponga de la suficiente experiencia
en implantación de Sistemas de Gestión Ambiental y esté además, muy familiarizado
con la práctica y la realidad empresarial. Es una condición indispensable que posea
una comprensión técnica de los procesos que tienen lugar en su empresa. Recabe
referencias o si lo prefiere, solicite la recomendación de un buen consultor a terceras
partes. ¡Procure dar una cierta prioridad a aquellos consultores con conocimientos
en su sector, ya que así resultará más breve la fase de adaptación inicial!
Indicación:
IHOBE, S.A. le propone una alternativa para introducir un sistema de gestión
medioambiental en su organización. Dicha alternativa consiste, en formar un grupo
de trabajo denominado Talde ISO-14, integrado por varias empresas unidas por el
mismo objetivo: la certificación en ISO-14001.
Contenido:
! Planificación del proyecto - distribución en el tiempo del tratamiento de los
requisitos de la norma
! Principales hitos - establecimiento de fechas previstas para cumplimiento de
tareas concretas
! Secuencia para el tratamiento de los requisitos de la norma - no existe un modelo
único es preferible proceder en función de desarrollos y relaciones entre los
mismos.
Por otro lado, puede ocurrir que partes del proyecto estén tan íntimamente
relacionadas, que resulte más fácil su desarrollo y aplicación en el tiempo de forma
paralela, por ejemplo definición de los procedimientos de control operacional y la
generación de registros.
Un consejo:
Analice la planificación de proyecto que se facilita en el Elemento 0, así como los
capítulos correspondientes en el Manual modelo (Elemento 1), y compare éstos con
los requisitos de la norma ISO 14001. ¡Con el tiempo, se familiarizará con las
relaciones y se convertirá en un auténtico experto en gestión medioambiental!
En relación a las reuniones del equipo del proyecto no olvide: reunirse es muy
importante. Sólo una comunicación constante y fluida garantiza que el sistema sea
comprendido y aplicado correctamente. Convoque reuniones periódicas y establezca
de forma precisa desde el inicio del proyecto cómo quiere que se desarrollen.
Elabore para cada reunión un pequeño orden del día. Trate primero los nuevos
puntos y deje para el final las preguntas y los resultados obtenidos desde la última
reunión. Redacte un acta de la reunión, defina y asigne las diferentes tareas y
documente quién es responsable de cada tarea y para cuándo ha de estar realizada
cada una de ellas. ¡Realice un seguimiento regular del progreso de los trabajos!
Un consejo:
Las reuniones no deben ser demasiado largas – a veces es mejor invertir una hora
varios días a la semana, que un día entero una vez al mes. Debatan – pero limite el
tiempo de discusión. En cuanto haya hallado una solución, pondere ésta en base a
criterios como la posibilidad de acometerla, los costes asociados, la utilidad y
similares.
Pero no olvide: ¡Quién mucho abarca, poco aprieta! ¡Para certificar su Sistema de
Gestión Medioambiental éste debe cumplir los requisitos de la ISO-14001
necesariamente, pero no tiene por qué ser del todo perfecto desde el comienzo! En
la ISO 14001 se exige la mejora continua del sistema - ¿y qué quedaría por mejorar
si el sistema ya fuera perfecto desde su comienzo?1
1
Además no existe ningún sistema perfecto. Cuando haya implantado la ISO 14001, se dará cuenta
de que muchas ideas fantásticas por desgracia no funcionan tan bien en la práctica – pero ya se
sabe: “Sólo el que no hace nada no comete errores.“
Contenido:
! Registrar la situación medioambiental real de partida de la empresa e identificar
las áreas de mayor relevancia medioambiental resulta fundamental para el
SGMA.
! Visitas a la empresa, entrevistas a empleados, inspección de documentos.
! Informe, evaluación de resultados, propuestas de medidas de mejora.
! Determinar responsabilidades, tareas y plazos de ejecución para la implantación
Plan de Actuación.
Un consejo:
Es aconsejable que el equipo de gestión medioambiental realice ya al inicio del
proyecto una visita previa a la empresa y mantenga conversaciones con los
empleados. Esta visita preliminar ayuda a todos los miembros del equipo – que
proceden de diferentes áreas – a comprender mejor la estructura compleja de la
empresa en su conjunto.
Un consejo:
¡Tómese el tiempo necesario para desarrollar la revisión medioambiental! Cuanto
más exhaustiva sea ésta, tanto mejor y sólida será la base de información de cara a
elaborar su propio Sistema de Gestión Medioambiental. Pero no se relaje, recuerde
que han prefijado una fecha para la finalización de la Revisión en su Planificación.
Areas de trabajo
Almacén de materia
medioambientales
Almacén Productos
Evaluación global
de los impactos
Mantenimiento
Galvanizado
prima y aux
Estampado
Embalaje y
Rectificado
transporte
deslizante
Químicos
Aspectos medioambientales
Temple
Consumo de energía NS B B A B M NS B M
Consumo de agua NS NS NS M M A NS NS M
Consumo de Materias primas NS NS NS B B M B B B
Generación de Agua residual NS NS NS M M A NS M M
Generación de Residuos B B B M M A B M M
Manipulación de Sustancias peligrosas A B B A NS A NS M A
Emisiones atmosféricas B NS NS M NS M NS B B
Generación de Ruido NS B M M M B B B B
Peligro de contaminación del suelo M NS B M B A NS M M
y aguas subterráneas
Evaluación global de los impactos M B B M B A NS M M
por área
NS No significativo B Baja significancia M Media significancia A Alta significancia
Este material sirve entre otras cosas para identificar las medidas de mejora. El
equipo de gestión medioambiental o el consultor elaborará para ello primero un
informe. Este informe podría contemplar por ejemplo los puntos recogidos en el
recuadro que se muestra más adelante.
1.1. ANTECEDENTES.
1.2. ALCANCE
1.2.1. Período cubierto por la Revisión Medioambiental Inicial
1.2.2. Criterios de Revisión Medioambiental Inicial
1.2.3. Temas tratados en la Revisión Medioambiental Inicial
1.3. OBJETIVOS
1.4. METODOLOGÍA
1.4.1. Fases y fechas en las que se realizó la Revisión Medioambiental Inicial
1.4.2. Actividades previas al trabajo en fábrica
1.4.3. Trabajo en fábrica
1.4.4. Actividades posteriores
1.4.5. Instrumentos de Revisión Medioambiental Inicial
1.4.6. Equipo Revisión Medioambiental Inicial
1.4.7. Lista de distribución del informe de Revisión Medioambiental Inicial
2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
2.1. DATOS GENERALES
2.2. DESCRIPCIÓN DEL DESARROLLO HISTÓRICO DE LA EMPRESA
2.3. DESCRIPCIÓN DEL LUGAR
2.4. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
2.5. ENERGÍA, AGUA Y MATERIAS PRIMAS
2.6. ORGANIZACÓN Y PERSONAL
2.7. SISTEMA DE GESTIÓN
3. TABLAS DE RECOPILACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES
4. EVALUACIÓN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES
4.1. Entradas/Salidas relacionadas con el medio ambiente
4.2. Aspectos ambientales significativos
4.3. Estructura y responsabilidades
4.4. Aspectos generales
4.5. Atmósfera
4.6. Vertidos
4.7. Residuos y su almacenamiento
4.8. Consumo de agua
4.9. Consumo de energía
4.10. Materias primas, productos químicos y su almacenamiento
4.11. Protección del suelo y de las aguas subterráneas
4.12. Contaminación acústica
4.13. Gestión de riesgos
4.14. Embalaje y transporte
5. NECESIDADES DE FORMACIÓN
6. RESUMEN Y CONCLUSIONES GENERALES
Contenido:
! Responsable del SGMA y Responsable de la protección medioambiental.
! Trabajar con matrices de responsabilidades y flujogramas.
! Elaboración e implantación paso a paso del Sistema de Gestión Medioambiental.
! Reuniones de proyecto (desarrollo, duración, protocolo). ¡Hablar menos y actuar
más!
Uno de los más importantes y por ello, primeros pasos a dar hacia un Sistema de
Gestión Medioambiental que funcione, es el nombramiento de las personas
responsables del Sistema de Gestión Medioambiental (los llamados representantes
de la Dirección), así como del responsable final o responsables de la protección
medioambiental en la empresa.
¡Atención!
No se trata del mismo cargo, a pesar de que en determinadas circunstancias ambas
funciones puedan ser desempeñadas por una misma persona.
Importante:
El representante de la Dirección es en efecto el responsable del funcionamiento del
Sistema de Gestión Medioambiental, y ha de advertir sobre los problemas e
incidencias medioambientales significativos que pudiera identificar. Pero los cargos
responsables de las respectivas áreas, serán igualmente los responsables del
cumplimiento de los diferentes requisitos del SGMA en las mismas, por parte del
personal bajo su cargo.
Un consejo:
En última instancia es Ud. mismo quien debe decidir el tipo de Manual que va a
elaborar y cómo organizar en su empresa el control de la documentación:
procedimientos, formularios, requisitos legales y demás documentos. El Manual
modelo de IHOBE es sólo una propuesta más, pero como ya se ha dicho, existen
muchas posibles soluciones para alcanzar el objetivo.
Recuerde:
Reduzca el Manual al mínimo necesario. Incorpore al Manual sólo aquello que
realmente tenga relevancia para su empresa. ¡Lea la norma con frecuencia! Cada
nueva lectura aporta nuevos conocimientos ¡Y no olvide que es el Manual el que
debe ser adaptado a la empresa, y no la empresa al Manual!
A menudo, uno se pregunta cuántos son los procedimientos que hay que elaborar
además del Manual.
Advertencia:
El Manual del SGMA modelo que presenta IHOBE incluye ya en sus 14 capítulos
gran parte de lo procedimentado por la empresa o lo que es lo mismo, el modo de
operar que ésta ha establecido para los requisitos más importantes exigidos por la
norma ISO-14001. Adapte esos desarrollos a las circunstancias de su empresa.
Este Manual modelo no puede, sin embargo, contener ni reflejar todos los procesos
significativos desde un punto de vista medioambiental de todas las empresas en
general. Por esta razón, será Ud. quien deba describir en los procedimientos
correspondientes (Elemento 2), todos aquellos procesos de su propia organización
que presenten o se caractericen por su relevancia ambiental.
En el apartado del Elemento 1 se adjuntan a modo de apoyo y para cada uno de los
capítulos, comentarios y consejos referidos a cada uno de ellos, a fin de facilitar su
compresión. Hay que aclarar, que las páginas que recogen los comentarios no son
parte de la documentación del sistema, sino una ayuda para la asimilación y mejor
entendimiento de los verdaderos documentos.
Desarrollo en Flujograma
Inicio Identificamos los aspectos medioambientales por proceso, o servicio de forma anual
como mínimo o cuando se dan modificaciones de procesos, producto o legislación,
mediante una comparación anual de la información de las siguientes fuentes:
- Los resultados de la revisión ambiental inicial
Identificación de -Los balances de input/output
los aspectos - Los resultados de las auditorías internas
medioambientales - Los resultados de los revisiones por la Dirección
- Los resultados del control medioambiental interno
Evaluación de la De forma similar, se evalúa la peligrosidad y se otorga a cada aspecto medioambiental una
peligrosidad calificación en base a este criterio..
Determinación del Relacionando magnitud y peligrosidad, se asigna una valoración semicuantitativa del nivel de
nivel de significancia y de este modo se determinan que los aspectos ambientales más significativos
significancia de la empresa se consideran aspectos significativos los que obtengan calificación de “Alto”.
Fin
medioambiental
Administración
Responsable
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
Dirección de
producción
la empresa
de Gestión
calidad
SSL
Redacción y actualización de la Política Medioambiental R I I I C C
Entrada en vigor del Manual de Gestión Medioambiental
R I I I C C
Evaluación del Sistema de Gestión Medioambiental
R I I I C C
(Revisión por parte de la Dirección)
Dotación de los recursos para el Sistema de Gestión
R - - - I I
Medioambiental
R = Responsabilidad C = Colaboración I = Información
Advertencia:
Los sistemas de gestión medioambiental según la ISO 14001 son muy similares a
los sistemas de gestión de la calidad según la serie ISO 9000, muy comunes desde
hace ya algunos años. Por eso, resulta cada vez más frecuente la integración de
ambos sistemas en un Manual de Gestión común. El Manual modelo editado por
IHOBE está concebido por su estructura para ser integrado en un futuro en un
sistema ya existente de gestión de la calidad.
Inicio
Fin
Advertencia:
Existen dos posibles vías para la implantación propiamente dicha de un SGMA.
1. Introducir paso a paso cada capítulo y documentación asociada conforme los
vaya elaborando, familiarizando con ello a sus empleados poco a poco con la
gestión medioambiental, o
2. Introducir de una sola vez toda la documentación del SGMA, advirtiendo a sus
empleados que a partir de ese momento deberán cumplir todos los requisitos.
La posibilidad por la que vaya a decidirse depende en última instancia de Ud. y de
su equipo de gestión medioambiental. Pero en su toma de decisión, no se olvide de
ponderar los siguientes puntos:
• Tamaño de la empresa
• Motivación de los empleados, y la disponibilidad de los mismos
• Su comprensión y experiencia en otros Sistemas de Gestión
• Estructura de la plantilla
• Cantidad de documentación a asimilar y experiencia en gestión medioambiental
Contenido:
! Auditorías internas - evaluar la conformidad y la eficacia del SGMA referido a los
criterios establecidos por la Norma ISO-14001
! Revisión por parte de la Dirección - evaluación de la adecuación del SGMA y del
grado de cumplimiento de la política, objetivos, metas y programas
medioambientales
! Selección del certificador
Importante:
¡Para obtener la certificación del Sistema de Gestión Medioambiental según la ISO
14001 es necesario que el sistema haya completado todo su ciclo, esto es, desde la
elaboración de la política medioambiental hasta la revisión por la Dirección! Por lo
general es recomendable que el sistema esté implantado y funcionando un mínimo
de al menos tres meses en la empresa antes del proceso de certificación.
Parece entonces mejor no esperar hasta el final para implantar el SGMA a nivel de
plantilla, y proceder a ello poco a poco y paso a paso, de forma paulatina.
Una vez iniciado el Proyecto ISO-14001 la selección del certificador debería darse
cuanto antes. Hable con los auditores y considere si la entidad certificadora cubre
sus necesidades (no toda entidad certificadora es igual de competente en todos los
sectores; el auditor debería disponer preferiblemente de conocimientos prácticos en
el sector al que su empresa pertenece). Para su selección, tenga en cuenta las
acreditaciones y la independencia y objetividad del organismo certificador.
Un consejo:
Diríjase a la dirección de Internet www.ihobe.es o bien directamente al teléfono del
servicio IHOBE-Line 900-15.08.64 para obtener una lista actualizada de los
organismos de certificación autorizados.
Mejora continua:
Proceso de
intensificación del
Sistema de Gestión
Medioambiental para
la obtención de
mejoras en el
comportamiento
medioambiental
global, de acuerdo
con la política
medioambiental de la
organización.
Este proceso no
precisa ser llevado a
cabo en todas las
áreas de la actividad
simultáneamente.