Configuración de la herramienta administrativa a2

Tabla de Contenido.
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Tabla de Contenido ................................................................................................................................................... Pág. I
MODULO a2 SISTEMA............................................................................................................................................. Pág. 5
• Introducción a la herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones ......................................... Pág. 7
 Qué es a2 ..................................................................................................................................................... Pág. 7
 Qué ofrece a2............................................................................................................................................... Pág. 7
• Generalidades de a2 Herramientas Administrativa Configurable ....................................................................... Pág. 7
 Requisitos Mínimos de Hardware ................................................................................................................ Pág. 7
• Diferentes forma de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable en monousuario. ............................ Pág. 8
 Aplicación Demostrativa .............................................................................................................................. Pág. 8
 Licencia Final (Personalizada) ..................................................................................................................... Pág. 8
• Pasos para la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................ Pág. 9
• La aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, versión 4.0. .......................................................... Pág. 11
• Mejora en el Rendimiento de la Red .................................................................................................................. Pág. 11
• Como Activar el Modo Cliente-Servidor.............................................................................................................. Pág. 11
 Ficha Sesiones ............................................................................................................................................. Pág. 12
 Ficha Status ................................................................................................................................................. Pág. 13
 Ficha Configuración ..................................................................................................................................... Pág. 13
• Desde el Módulo de a2 Sistema ......................................................................................................................... Pág. 15
 Ficha Conexión ............................................................................................................................................ Pág. 16
 Ficha Usuarios ............................................................................................................................................. Pág. 18
 Ficha Base de Datos .................................................................................................................................... Pág. 19
• Acerca de Instalar la Aplicación Estación y los Puntos De Venta ...................................................................... Pág. 21
• Consideraciones Finales .................................................................................................................................... Pág. 21
• Instalación En Redes .......................................................................................................................................... Pág. 24
• Directorios a2Softway ......................................................................................................................................... Pág. 26
• Archivos de a2Softway ....................................................................................................................................... Pág. 26
• Tablas de a2Softway .......................................................................................................................................... Pág. 27
• Estructura de Archivos y Directorio a2Softway .................................................................................................. Pág. 28
• Organización de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................................... Pág. 31
• Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable ................................................................ Pág. 31
• Módulo a2 Administrativo ................................................................................................................................... Pág. 31
• Entorno de trabajo de a2 Usuario o Sistema ...................................................................................................... Pág. 33
• Usuario Master y configuración de la empresa .................................................................................................. Pág. 35
• Títulos y Correlativos .......................................................................................................................................... Pág. 37
 Titulos y Correlativos – Ficha General ......................................................................................................... Pág. 37
 Entorno de la ventana “Archivo de Configuración” ...................................................................................... Pág. 37
 Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Descuentos Pronto Pago ................................................................ Pág. 39
 Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Serie de Facturas ........................................................................... Pág. 39
 Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Opción Períodos ............................................................................ Pág. 41
 Configuración de Períodos. ......................................................................................................................... Pág. 44
 Títulos y Correlativos - Ficha Inventario. ..................................................................................................... Pág. 45
 Configuración de precios de la Aplicación ................................................................................................... Pág. 46
 Títulos y Correlativos - Ficha Ventas y Clientes. ......................................................................................... Pág. 47
 Titulo y Correlativos - Ficha Proveedores y Compras .................................................................................. Pág. 48
 Títulos y Correlativos - Ficha Bancos .......................................................................................................... Pág. 49
 Títulos y Correlativos - Ficha Varios ........................................................................................................... Pág. 49
 Títulos y Correlativos - Ficha Códigos. ....................................................................................................... Pág. 50
• Administración de usuarios................................................................................................................................. Pág. 52
 Ficha Básica ................................................................................................................................................ Pág. 53
 Ficha Avanzado ........................................................................................................................................... Pág. 55
 Ficha Menús ................................................................................................................................................ Pág. 57
 Ficha Menú – Recuadro Formas Disponibles .............................................................................................. Pág. 59
• Configurar prefijos en las formas ........................................................................................................................ Pág. 65
• Agregar una página a una forma. ...................................................................................................................... Pág. 70
• Características de los campos, dependiendo de su tipo de dato ...................................................................... Pág. 81
 Restricciones ................................................................................................................................................ Pág. 88
 Ficha Políticas .............................................................................................................................................. Pág. 88
• Formatos de Impresión ....................................................................................................................................... Pág. 130
 Consideraciones sobre los Formatos Principales y Secundarios ................................................................ Pág. 130
 Bandas de Impresión ................................................................................................................................... Pág. 130
• Características de los elementos que se pueden incluir en los formatos de impresión ..................................... Pág. 132
 Variables de Impresión ................................................................................................................................ Pág. 132
• El Editor de Formatos de Impresión ................................................................................................................... Pág. 145
 Propiedades de un formato. ........................................................................................................................ Pág. 147
I
 Paleta de variables. ..................................................................................................................................... Pág. 156
 Campos en formato de Código de Barras ................................................................................................... Pág. 158
 Fórmulas. .................................................................................................................................................... Pág. 160
• Pasos para crear un Formato de Impresión ....................................................................................................... Pág. 162
• Cierre de período ................................................................................................................................................ Pág. 173
• Extender el período de trabajo ........................................................................................................................... Pág. 175
• Cierre de estadísticas ......................................................................................................................................... Pág. 175
MODULO a2 ADMINISTRATIVO .............................................................................................................................. Pág. 177
• Entorno de trabajo .............................................................................................................................................. Pág. 179
• Menú Mantenimiento .......................................................................................................................................... Pág. 183
 Departamentos ............................................................................................................................................. Pág. 183
 Depósitos ..................................................................................................................................................... Pág. 191
 Inventario...................................................................................................................................................... Pág. 191
 Zonas ........................................................................................................................................................... Pág. 196
 Clientes ........................................................................................................................................................ Pág. 197
 Vendedores .................................................................................................................................................. Pág. 200
 Tarjetas de Crédito ....................................................................................................................................... Pág. 201
 Monedas....................................................................................................................................................... Pág. 201
 Proveedores ................................................................................................................................................ Pág. 202
 Bancos ......................................................................................................................................................... Pág. 204
 Conceptos Bancarios .................................................................................................................................. Pág. 205
 Beneficiarios ................................................................................................................................................ Pág. 205
• Menú Transacciones .......................................................................................................................................... Pág. 206
• Inventario ............................................................................................................................................................ Pág. 206
 Inventario - Cargos ....................................................................................................................................... Pág. 206
 Procedimiento para elaborar un Cargo ........................................................................................................ Pág. 208
 Inventario: Descargos .................................................................................................................................. Pág. 209
 Inventario - Transferencias........................................................................................................................... Pág. 211
• Ajustes de Inventario .......................................................................................................................................... Pág. 213
 Ajustes de Inventario – Ajuste de Existencias ............................................................................................. Pág. 213
 Ajustes de Inventario – Ajuste de Seriales y Existencias ............................................................................. Pág. 215
 Seriales por Deposito ................................................................................................................................... Pág. 216
 Consulta de Seriales .................................................................................................................................... Pág. 217
 Ajustes de Inventario – Ajuste de Precios .................................................................................................... Pág. 218
 Costo Referencial ......................................................................................................................................... Pág. 222
 Ajustes de Inventario – Ajuste de Máximos y Mínimos ................................................................................ Pág. 223
 Ajustes de Inventario – Ajuste de Impuesto ................................................................................................. Pág. 227
 Requisiciones ............................................................................................................................................... Pág. 230
o Requisiciones ............................................................................................................................. Pág. 230
o Procesar Requisiciones.............................................................................................................. Pág. 231
o Selección de Multiples Proveedores al procesar una Requisición ............................................. Pág. 234
o Despachar Requisición .............................................................................................................. Pág. 237
 Solicitudes de Cotización ............................................................................................................................. Pág. 238
o Solicitud de Cotización ............................................................................................................... Pág. 239
o Solicitud de Cotización basada en una Requisición en Transito................................................ Pág. 241
o Procesar Solicitud ...................................................................................................................... Pág. 242
o Selección de Multiples Proveedores al procesar una Cotización............................................... Pág. 245
 Ofertas y Presentaciones ............................................................................................................................. Pág. 246
• Clientes ............................................................................................................................................................... Pág. 256
 Clientes – Cuentas por Cobrar ..................................................................................................................... Pág. 257
 Pagos o Abonos ........................................................................................................................................... Pág. 260
 Notas de Credito .......................................................................................................................................... Pág. 260
 Aplicar Nota de Credito ................................................................................................................................ Pág. 260
 Nota de Credito Pendiente ........................................................................................................................... Pág. 261
 Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pág. 261
 Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 262
 Notas de Debito............................................................................................................................................ Pág. 262
 Elaborar Notas de Debito por Cheque Devuelto .......................................................................................... Pág. 263
 Giros ............................................................................................................................................................. Pág. 264
 Pagos adelantados....................................................................................................................................... Pág. 265
 Anular Ultima operación ............................................................................................................................... Pág. 266
 Retenciones ................................................................................................................................................ Pág. 268
 Intereses de Mora ........................................................................................................................................ Pág. 271
 Guías de Despacho...................................................................................................................................... Pág. 273
 Planificación de Cobranza ........................................................................................................................... Pág. 278
• Proveedores ....................................................................................................................................................... Pág. 281
 Proveedores – Cuentas por Pagar .............................................................................................................. Pág. 281
 Emisión de Ordenes de Pago ...................................................................................................................... Pág. 281
 Pagos ........................................................................................................................................................... Pág. 284
 Notas de Debito............................................................................................................................................ Pág. 284
II
 Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pág. 282
 Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 285
 Notas de Crédito .......................................................................................................................................... Pág. 285
 Giros ............................................................................................................................................................. Pág. 285
 Pagos adelantados....................................................................................................................................... Pág. 285
 Anular Ultima operación ............................................................................................................................... Pág. 285
 Retenciones Ordinarias ................................................................................................................................ Pág. 285
 Reportes ....................................................................................................................................................... Pág. 285
 Retenciones de I.V.A.................................................................................................................................... Pág. 286
• Manejo de Seriales ............................................................................................................................................. Pág. 287
• Comprobantes contables .................................................................................................................................... Pág. 288
• Manejo de Caja Chica ........................................................................................................................................ Pág. 290
• Mensajeria de Texto ........................................................................................................................................... Pág. 295
• Menú Ventas....................................................................................................................................................... Pág. 300
 Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 300
 Impresora Fiscal ........................................................................................................................................... Pág. 306
 Resumen de Ventas ..................................................................................................................................... Pág. 308
 Cargos Automáticos ..................................................................................................................................... Pág. 309
 Apartados ..................................................................................................................................................... Pág. 311
 Facturas en Lote .......................................................................................................................................... Pág. 314
 Devoluciones ................................................................................................................................................ Pág. 315
 Presupuestos ............................................................................................................................................... Pág. 316
 Notas de Entrega ......................................................................................................................................... Pág. 317
 Pedidos ....................................................................................................................................................... Pág. 317
 Plantillas de Ventas ...................................................................................................................................... Pág. 318
 Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pág. 300
• Menú Compras ................................................................................................................................................... Pág. 323
 Compra de Mercancía .................................................................................................................................. Pág. 323
 Devoluciones ................................................................................................................................................ Pág. 332
 Ordenes de compra...................................................................................................................................... Pág. 332
 Ordenes de Servicio ..................................................................................................................................... Pág. 333
 Notas de Entregas de Proveedores ............................................................................................................. Pág. 334
• Ensamblaje de Productos. .................................................................................................................................. Pág. 337
 Pasos para crear un producto ensamblado ................................................................................................. Pág. 337
 Configuraciones iniciales para el ensamblado ............................................................................................. Pág. 340
 Elaborar formato de Impresión ..................................................................................................................... Pág. 342
 Crear la plantilla de Ensamblaje del Producto ............................................................................................. Pág. 343
 Creación de Ordenes de Ensamblaje .......................................................................................................... Pág. 345
 Consultar Ordenes ....................................................................................................................................... Pág. 349
 Cierre de Orden............................................................................................................................................ Pág. 350
 Anular orden de Producción ......................................................................................................................... Pág. 352
 Informes disponibles .................................................................................................................................... Pág. 353
 Informes Plantillas de Ensamblaje ............................................................................................................... Pág. 353
 Informe Ordenes de Ensamblaje.................................................................................................................. Pág. 354
 Informe Consumos del Periodo .................................................................................................................... Pág. 357
• Menú Bancos ...................................................................................................................................................... Pág. 356
 Transacciones .............................................................................................................................................. Pág. 356
• Informes .............................................................................................................................................................. Pág. 369
 Generalidades de los Informes .................................................................................................................... Pág. 369
 Informe Movimiento de Unidades................................................................................................................. Pág. 371
 Informe de Ventas Diarias (Cierre de Caja) ................................................................................................. Pág. 372
 Informe de Libro de Ventas (I.V.A) ............................................................................................................... Pág. 374
 Informe de Libro de Compras (I.V.A) ........................................................................................................... Pág. 375
 Informe Resumen de Operaciones .............................................................................................................. Pág. 375
 Generador de Informes Personalizados....................................................................................................... Pág. 377
• Menú Sistema ..................................................................................................................................................... Pág. 378
 Acerca de... .................................................................................................................................................. Pág. 378
 Ayuda ........................................................................................................................................................... Pág. 378
 Respaldo de Datos ....................................................................................................................................... Pág. 379
 Recuperación de Datos ................................................................................................................................ Pág. 381
 Cambio de fechas ........................................................................................................................................ Pág. 383
 Cierre de Estadisticas .................................................................................................................................. Pág. 383
 Cierre de periodos ........................................................................................................................................ Pág. 383
 Mantenimiento de archivos .......................................................................................................................... Pág. 384
 Reconversión monetaria .............................................................................................................................. Pág. 384
 Asignar controles.......................................................................................................................................... Pág. 384
 Anular documentos ...................................................................................................................................... Pág. 385
 Consultar anulaciones de Ventas................................................................................................................. Pág. 387
III
 Consultar Anulaciones de Compras ............................................................................................................. Pág. 388
MÓDULOS CASA MATRIZ Y SUCURSALES .......................................................................................................... Pág. 390

• Módulo Casa Matriz ............................................................................................................................................ Pág. 391
• Generar Sucursales ............................................................................................................................................ Pág. 392
• Módulo Oficinas o Sucursales ............................................................................................................................ Pág. 395
• Envió de Precios y Productos de Casa Matriz a Sucursal ................................................................................. Pág. 397
• Envió de Transacciones desde Casa Matriz a Sucursales ................................................................................ Pág. 399
• Recepción en Sucursal de los Precios y Productos enviados desde la Casa Matriz ......................................... Pág. 401
• Recibir Transacciones en la Sucursal Enviadas por Casa Matriz ...................................................................... Pág. 402
• Recibir Transacciones enviadas por la Sucursal en la Casa Matriz ................................................................... Pág. 405
• Enviar Transacciones desde la Sucursal a la Casa Matriz ................................................................................ Pág. 407
• Reportes disponibles en Casa Matriz ................................................................................................................. Pág. 408
• Resumen de los procesos de Envió y Recepción de datos entre las dos aplicaciones ..................................... Pág. 408
• Consideraciones ................................................................................................................................................. Pág. 409
HERRAMIENTAS ADICIONALES ............................................................................................................................ Pág. 410

• a2 VISTA ............................................................................................................................................................ Pág. 411
• DBISAM .............................................................................................................................................................. Pág. 436
 Utilidades de la Base de Datos .................................................................................................................... Pág. 436
 Modificar Tablas ........................................................................................................................................... Pág. 437
 Comandos SQL más Utilizados ................................................................................................................... Pág. 439
 Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones ........................................................... Pág. 440
 Otras opciones importantes del DBISAM ..................................................................................................... Pág. 442
ANEXAR LIBRERIAS DLL Y PROGRAMAS EJECUTABLES EN EL MENÚ DE a2 .............................................. Pág. 445
PUNTO DE VENTAS ............................................................................................................................................... Pág. 449

• Instalación........................................................................................................................................................... Pág. 449
• Instalando con Mapeo de Unidades ................................................................................................................... Pág. 451
• Instalando con Dirección de Servidor ................................................................................................................. Pág. 455
• Ventana Principal del Punto de Venta cuando se apertura la caja .................................................................... Pág. 456
• Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura la caja .............................................................. Pág. 456
• Configuración del Punto de Venta ...................................................................................................................... Pág. 462
IV
Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable
Módulo a2 Sistema - Versión 4.30.2R
Introducción a la Herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones
Qué es a2?
Es una marca de fábrica, que nace de la motivación de un grupo de profesionales comprometidos desde hace muchos años
con el cambio tecnológico y principalmente con soluciones de calidad en diferentes áreas del quehacer nacional.
a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos
con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten
trabajar y crecer en un ambiente placentero.
Los productos a2 son dinámicos, compactos, abiertos, altamente escalables y principalmente asequibles. Para poder
obtener todas estas características, se selecciono el desarrollador (compilador) más potente, rápido y eficiente como
Borland y Delphi.
Dentro de los Software diseñados y servicio se puede mencionar:

• a2 Herramienta Administrativa configurable
• a2 Herramienta Administrativa Básica
• a2 Manager de Punto de Venta
• a2 Suite Administrativa
• a2 Manager
• a2 Contabilidad
• a2 Nómina
• a2 Alimentos y bebidas
• a2team
Que ofrece a2.

• Interfaz gráfica amigable al usuario.
• Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable.
• Bases de datos configurables.
• Formas (pantallas) configurables (interfaz, amigables).
• Formatos de impresión adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear múltiples documentos
de salida por transacción.
• Construcción de sólidos perfiles de usuarios con la ayuda de políticas por transacciones que permiten una fácil
administración y mantenimiento.
• Estadística, proyecciones y gráficos acumulables hasta 36 meses.
• Manejo de imágenes (fotos, logos) en todos los archivos.
• Privacidad del documento, protegiendo así información confidencial.
• Módulo, menú o departamento relacionados de manera lógica: Inventario, ventas y clientes, vendedores, compra
y proveedores, banco, reportes de sistema, módulo de administración del usuario.
• Cierre de período y cambio de fecha
Generalidades de a2 Herramienta Administrativa configurable

La Herramienta Administrativa Configurable a2.
Es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un
entorno gráfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de
ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0
Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01, proporcionando un
producto confiable y fácil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema.
Es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y
una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la gerencia moderna, proporciona la funcionalidad y la habilidad
incomparable de adaptarse a la solución rápidamente e incluso a los cambios más complejos. Además cuenta con un módulo
de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo,
siendo esta una de las bondades más resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfín de posibilidades para
adaptarlo a sus propias necesidades.
Requisitos Mínimos de Hardware según el sistema operativo Para todo tipo de instalación
Instalación Monousuario
• 64 Mb de espacio disponible de disco duro.
• Unidad de CD-ROM o DVD-ROM.
• Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP Home
Edition o XP Profesional, Novell, Windows Vista, Windows 7.
• Intel Pentium a 133 MHz o superior, para Windows 98, NT, Workstation 4.0 , 2000 Profesional.
• Intel Pentium a 150 MHz o superior, para Windows ME.
• Intel Pentium a 300 MHz o superior, para Windows XP Home Edition y Profesional.
• 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT Workstation 4.0 .
NOTA IMPORTANTE.
• 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional.
Antes de instalar el sistema a2
• 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y
debe configurar la resolución de
Profesional.
la pantalla en 800 x 600 píxeles
• 1Gb de Memória RAM para Windows Vista, Windows 7.
Pág. 7
Diferentes formas de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable.
Aplicación Demostrativa
La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada, ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2.
Si la clave o el usuario no son válidos, no podrá entrar en la aplicación, recibirá el mensaje usuario no registrado o clave
incorrecta.
Recuerde: En
programas
Demostrativo:
Nota.
Usuario: Demo Usuario: El usuario solo tiene
Master tres oportunidades
Clave: 1234 Clave:
para ingresar la
Hola
contraseña correcta, si
no logra ingresar la
contraseña correcta en
Recuerde: Producto ese lapso, es sacado
Final: Usuario: del sistema.
Master
Clave: 1234
Licencia Final (Personalizada)

14. Copie el archivo “a2admin.a2” en el directorio donde instalo la aplicación (Este archivo lo obtienen de a2 vía email.)
Nota.
Si el archivo que recibe vía email, contiene la extensión diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe
renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 según sea el caso).
15. Ejecute el módulo de sistema como Usuario Master, Clave 1234,

vaya al menú de ayuda, opción Acerca de, en la pantalla aparecerá
el botón Registrar, efectuar clic en él y automáticamente quedará
personalizado su sistema.
Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio
destino, para que la aplicación pueda ejecutarse. En caso de no
hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicación recibirá el siguiente
mensaje: "La aplicación no puede ser inicializada".
En el caso que sea una licencia en uso, en esta ventana no
aparecerá el botón registrar, esto solo se observa la primera vez
que entra a la aplicación, al ejecutar este botón la aplicación quedará
personalizada.
La licencia Demostrativa, tiene una limitación de 50 transacciones.

16. Entre en el módulo de sistema (Administración de Usuarios), como Usuario Master, Clave 1234.
a. Ubicar y abrir la carpeta a2 Softway, ubicada en el directorio de la raíz principal.
b. Ejecutar el módulo usuarios, (está ubicado en el directorio raíz de la aplicación), hacer dos clic al icono .
Nota.
Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicación pueda ejecutarse.
Pág. 8
17. Acceder el módulo a través del usuario Master y la clave por defecto 1234. La clave por defecto del usuario Master
debe ser cambiada ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2.
18. Seleccionar el Menú de Ayuda y ejecutar la opción de Acerca de...
Al ejecutar el botón de registrar logró la personalización definitiva de la aplicación. Establezca las configuraciones, perfiles
y política con la cual desea trabajar (en el transcurso del
manual se explicara como personalizar la aplicación).
Master
1234
19. Ejecutar la aplicación a2 Administrativo a través de su acceso directo y comenzar a trabajar.
Nota.
El instalador no crea un acceso directo al módulo de administración de Usuarios, para evitar el uso
indebido del módulo por parte de usuarios inexpertos
Pasos para la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable.

Paso a Paso.
2. Para instalar solo debe colocar el CD Original de a2, en la unidad correspondiente.
3. Este contiene un archivo AUTORUN que ejecuta automáticamente la instalación, si no se ejecuta abra la unidad de CD
y ejecute el archivo INSTALAR.EXE.
4. Una vez que aparezca la ventana “instalando a2” hacer Clic en el botón COMENZAR, si la instalación se desea
efectuar en la carpeta que el programa crea por omisión, de lo
contrario, se debe crear una carpeta antes de comenzar la
instalación y estando en esta ventana, hacer Clic en el botón
examinar para seleccionar el nombre del directorio destino y luego
Clic en el botón Comenzar.
5. Espere mientras la aplicación se instala (Tiempo aproximado 2
minutos).Se debe esperar que la barra de progreso de la ventana
Instalando a2 herramienta Administrativa llegue al 100%.
6. Una vez que el
software se haya
instalado 100% presione el botón de ACEPTAR
7. Aparece la ventana del Módulo
Administrativo donde debe introducir los
datos de la empresa como son: N.I.T.,
R.I.F., Dirección, Representante, R.I.F.
Teléfonos y efectuar Clic en el botón
6 siguiente.
8. En esta ventana introduzca la
Dirección Postal, Fax, E-Mail, Website y
seleccione si es Contribuyente Especial
la empresa que está instalando la
aplicación.
Pág. 9
9. Hacer Clic en el botón Siguiente.
10. Introduzca las fechas de duración del período, válidas para las transacciones.
11. Efectuar Clic en el Botón Siguiente.
12. Introduzca la nomenclatura del impuesto, la alícuota que retiene su empresa, debe dejar la tilde en la opción
Activo. Es de carácter obligatorio, dejar activo el primer impuesto, aunque los clientes de la empresa no cancelen
impuesto, posteriormente en la ficha del cliente, se le indica que ese cliente está exento de impuesto. Indique el impuesto
del Débito Bancario y hacer Clic en el Botón Siguiente.
9
Nota.
Toda fecha que no esté ubicada en el rango seleccionado para
el período, se considera no valida
13. Si desea que el sistema genere los códigos en forma automática, debe dejar tildada las opciones pertinentes de la
ventana siguiente y cuando termine de seleccionar, hacer Clic en el Botón Finalizar.
14. Aparece una ventana indicando que los datos fueron guardados con éxito, aquí debe hacer Clic en el Botón Salir.
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12
Pág. 10
La aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, versión 4.0.
Esta nueva versión permite ejecutarse de modo cliente servidor o en la modalidad tradicional como se conoce hasta ahora.
Al instalar la aplicación por primera vez, se instala por defecto de modo tradicional, recomendada para clientes
con poco volumen de datos y necesidades básicas, pero si se desea, “se puede configurar en la arquitectura Cliente
Servidor.
Mejora En El Rendimiento De La Red.

La arquitectura cliente/servidor elimina la necesidad de mover grandes bloques de información por la red hacia los
ordenadores personales o estaciones de trabajo para su proceso. Los servidores controlan los datos, procesan
peticiones y después transfieren sólo los datos requeridos a la máquina cliente. Entonces, la máquina cliente presenta
los datos al usuario mediante interfaces amigables. Todo esto reduce el tráfico de la red, lo que facilita que pueda soportar
un mayor número de usuarios.
Como Activar el Modo Cliente-Servidor.

Paso A Paso.
1. Primero debe efectuar los pasos antes explicado de la instalación monousuario.
2. Se prosigue con los siguientes pasos, DESDE EL SERVIDOR.
• Seleccionar la carpeta a2Softway y efectuar doble clic sobre ella para abrirla.
• Seleccionar la carpeta Server y efectuar doble clic sobre ella para abrirla.
• En la carpeta Server se encuentra el archivo a2Server.exe, proceda ejecutarlo efectuando Doble clic sobre él.
• Luego de ejecutarlo se observará en la barra de tarea de Windows un icono en la parte inferior derecha del monitor
del servidor, como se muestra en la siguiente ventana, que indicar que el servidor entro en funcionamiento.
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• Al hacer doble clic sobre este icono se despliega la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server, que está
compuesta de varias fichas como la Ficha Sesiones, Ficha Status, Ficha Configuración.
Ficha Sesiones.
La Ficha Sesiones (Cuando está instalado y configurado el a2servidor, muestra las sesiones iniciadas, muestra
información de los usuario
que han logrado la conexión,
como el nombre User, la
Dirección IP de cada
estación y la fecha/hora que
los usuarios lograron
atacharse al servidor.).
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Ficha Status.
• Muestra información del servidor como el Motor de BD (DBISAM Versión 4.29 Build 1.
• Tiempo conectado, indica el tiempo que tiene activo el servidor.
• Dirección Principal (Es la Dirección IP del servidor donde se instalo la aplicación), este valor lo cambia en forma
automáticamente la aplicación después de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuración y si no
ha efectuado modificaciones en la ficha de configuración se observara en este campo “Todas las direcciones”.
• Puerto Principal (Puerto principal que utiliza el servidor para comunicarse), por defecto viene con un valor (12005)
• Dirección Administración Indica la Dirección IP de la Administración. valor lo cambia en forma automáticamente la
aplicación después de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuración, y si no ha efectuado
modificaciones en la ficha de configuración se observara en este campo “Todas las direcciones”.
• Puerto de Administración (Indica el puerto de comunicación de Administración), la aplicación trae por defecto con un
valor 12006.
• Botón Detener, botón que se debe ejecutar después de efectuar modificaciones en la configuración de la aplicación y
posteriormente reiniciar el servidor efectuando clic al botón Iniciar para que asuma los cambios.
Ficha Configuración.
La Ficha Configuración, muestra el Nombre
del Servidor (Aquí se le indica el nombre del
Servidor o la Dirección IP donde se instalo la
aplicación), por defecto la aplicación trae
configurado el nombre del servidor de a2 en
el DBISAM, se recomienda no modificar el
nombre del servidor A2SERVER, en el caso
que lo desea modificar recuerde que es el
nombre del servidor o la Dirección IP del
equipo donde se instalo la aplicación Cliente-
Servidor de a2.
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La Dirección Principal, indica la Dirección IP donde se instalo la aplicación Cliente-Servidor. Este es el valor que se va
observar en la ficha de Status cuando se le asigno la dirección IP. Puerto Principal, indicar el número del puerto
principal de comunicación, Dirección Administración (Indica la Dirección IP de la Administración, donde se instalo la
aplicación Cliente-Servidor. Puerto de Administración, Valor que por defecto trae la aplicación, indica el puerto de
comunicación de Administración.
3. Se procede activar la aplicación en modo cliente servidor, para esto debe incluir:
a. En la Ficha de Configuración en el campo Nombre del Servidor, debe indicar el Nombre del Servidor o la
Dirección IP del servidor donde se instalo la aplicación. Ejemplo. Reyes
Nota.
Si lo desea no efectué
modificaciones en la
ventana a2SERVIDOR DE
DATOS – a2Server (Paso
Número3) dejándola por
defecto como lo trae la
aplicación, efectuando solo
las modificaciones indicada
en el paso número 6, en el
punto b, que se observa a
continuación.
b. En el campo Dirección Principal, indicar la dirección IP del servidor donde está instalada la aplicación. Ejemplo,
10.10.1.105
c. En el campo Dirección Administración, indicar la dirección IP del servidor. Ejemplo, 10.10.1.105.
d. Tanto para el campo Puerto Principal como el Puerto de Administración, indicar el número correspondiente al
puerto de comunicación con el servidor, la aplicación trae por defecto un valor previamente establecido.
La ventana Detalles de la conexión de red es una ventana de Windows, donde se observa la dirección IP de la máquina
donde se instalo la aplicación, esta misma dirección es la que debe tener en la Dirección Principal y Dirección
Administración de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server.
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En la siguientes ventanas se muestra los pasos a seguir en Windows (Clic en Botón Inicio de Windows, Clic Derecho en
el botón Red, seleccionar la opción Propiedades, opción Administrar conexiones de red, seleccionar el icono de la
Conexión de la red y efectuar clic Derecho sobre él, seleccionar la opción Estado, Clic al botón Detalles.) para
observar la Dirección IP que posee el servidor, esta es la misma dirección que debe poseer el servidor en la ficha de
configuración de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server.
Desde El Módulo De a2 Sistema

4. Una vez que el servidor entra en funcionamiento Ubicarse en el módulo de a2Sistema, Ejecutar el menú Archivos y
seleccionar la opción Datos de la Empresa, seleccionar la ficha Directorios y tildar el campo “Activar conexión
cliente servidor”.
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5. Al activar el campo anteriormente mencionado “Activar conexión cliente servidor”, se despliega una nueva ficha
llamada Conexión.
Ficha Conexión.
6. Seleccionar la ficha Conexión, los datos que se deben cambiar son los que corresponden a:
a. Nombre del Host.

El host o anfitrión es un ordenador que
funciona como el punto de inicio y final
de las transferencias de datos, donde
tiene una dirección única (dirección IP) y
un nombre de dominio único o nombre
de host. El servidor de datos puede ser
referenciado a través de su dirección IP
o su nombre en la red. El sistema
internamente utiliza la dirección IP
para identificar el servidor, ahora bien,
si al crear alguna aplicación adicional
y quiere hacer referencia al nombre,
este debe ser colocado en esta
sección.
b. La Dirección IP Para El Puerto De Conexión Y Dirección IP Para El Puerto Administrativo.

(La Dirección IP deben ser las mismas que coloco en la aplicación del servidor).
Se recomienda para una instalación rápida y práctica efectuar solo modificaciones en la dirección IP que se
encuentra en la ventana Archivo de Empresas, colocando en ella la dirección IP del servidor, donde se instalo
la aplicación, y dejando en blanco el campo Nombre del Host., sin necesidad de efectuar otras modificaciones
como la explicada en el paso número tres
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c. Usuario Aplicación Y Usuario Administrador.

El servidor de DBISAM hace una distinción entre los usuarios que acceden al servidor y las funciones que
realizan.
Usuario Aplicación. Es el usuario común de la aplicación es aquel que realiza las funciones normales dentro
de la aplicación como pueden ser consultas, modificaciones e inclusiones de nuevos registros, por defecto la
aplicación lo trae configurado con el nombre User y la clave es interna no es modificable según el diseño y la
configuración establecida por a2.
.
El usuario administrador es aquel que realiza las funciones que competen al manejo de la seguridad,
estructura y gestión de la base de datos. Es por ello que existen 2 conjuntos de datos que específicamente le
dan acceso a los usuarios dentro de las bases de dato para cumplir con sus funciones, la aplicación lo trae por
defecto como admin y la contraseña es interna no es modificable según el diseño y la configuración establecida
por a2.
Cada vez que un usuario hace login en el servidor, utiliza los datos que aparecen en esta ventana para autenticar
con el servidor (Puerto-Dirección IP-Usuario-Clave).
d. TimeOut.
Cantidad de tiempo en segundos que una sesión remota debe esperar respuesta del servidor, por defecto viene
configurado para 30 Segundos.
e. Activar Pinging.
El pinging es una herramienta que le permite hacer ping a un anfitrión de manera continua o con un ping simple
utilizando distintos volúmenes de datos. Este puede darle una indicación del rendimiento de la ruta hacia su
anfitrión. El ping comprueba el estado de la conexión con uno o varios equipos remotos por medio de los paquetes
de solicitud de eco y de respuestas de eco (ambos definidos en el protocolo de red ICMP) para determinar si un
sistema IP específico es accesible en una red. Es útil para diagnosticar los errores en redes o enrutadores IP. Esta
propiedad le permite al servidor prevenir bloqueos cuando una estación interrumpe abruptamente una
sesión de trabajo y deja una sesión abierta en el servidor. El intervalo de tiempo le indica al servidor, cuánto
tiempo debe esperar antes de verificar que la conexión todavía sigue activa.
f. Intervalo
Indica el intervalo de tiempo que va probar con el ping para verificar la sesión abierta, muchas veces se utiliza
para medir la latencia o tiempo que tardan en comunicarse dos puntos remotos o latencia de su conexión,
la tardanza en conectarse con el pin del servidor, por defecto está configurada para 60 segundos. Se puede
cambiar el intervalo de ping desde 2 a 60 segundos utilizando varios tiempos de espera. El tiempo de espera es
siempre mas pequeño que el intervalo de ping.
g. Compresión.
El termino compresión son diversas técnicas para la disminución del tamaño de archivos, imágenes, sonidos, la
compresión pretende, en principio, transferir o almacenar la misma información empleando la menor cantidad de
espacio, esto permite ahorrar espacio de almacenamiento y disminuir el tiempo en la transferencia de datos. En la
aplicación se debe colocar un valor comprendido entre 0 y 9, el valor por defecto es 0 y 6 es el valor ideal para
tamaño y velocidad. La compresión por defecto es ZLib.
7. Botón Conectar.
Para verificar la correcta conexión se presiona el botón de "Conectar" y aparecen 2 nuevas fichas "Usuarios"
y "Base de Datos".
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Ficha Usuarios.
Usuarios Disponibles.
En esta ficha en el área Usuarios Disponibles, se observan los usuarios creados y que están autorizados para el uso de
la aplicación, en la parte inferior de esta área se encuentra el Botón Incluir, Botón Editar, Botón Borrar.
Botón Incluir
Botón que permite incluir nuevos usuarios, al efectuar clic sobre él, se procede a incluir los datos en los campos Nombre,
Clave, Confirmar clave, Descripción, Administrador, Max # de Conexiones, finalizando efectuando clic al botón
Guardar.
Botón Editar.
Permite efectuar modificaciones en los datos del usuario seleccionado.
Botón Borrar.
Permite borrar el usuario seleccionado.
Campo Nombre.
En este se observa el nombre del usuario que se encuentra seleccionado en el área Usuario disponible.
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Campo Clave.
En este campo se encuentra la contraseña del usuario.
Campo Confirmar la Clave.

Campo que se utiliza para confirmar la contraseña antes introducida.
Campo Descripción.
Campo que permite elaborar cualquier comentario del usuario.
Campo Administrador.
Este campo se debe tildar cuando el usuario que se está creando tiene el perfil de Administrador.
Campo Max # de Conexiones.

Campo que indica el número máximo de conexiones de estaciones permitidas para ese usuario al servidor de a2 server,
entendiéndose que cada usuario que logre efectuar login al servidor va aparecer en la ficha llamada Sesiones del icono del
servidor que aparece en la barra de tarea de Windows, los datos que se visualizara son los siguientes en la columna
Usuario observara el nombre User, repetido tantas veces como estaciones que se lograron atachar al servidor, en la
columna Dirección se observa la dirección IP que tiene cada estación, y en la columna Creado el, indica la fecha y hora
que ese usuario logro la conexión con el servidor. Observe la siguiente ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server en
la ficha Sesiones.
Ficha Base De Datos.

Las configuraciones que vienen por defecto hechas en estas secciones permiten el funcionamiento de la aplicación sin
problemas, ahora bien, en caso de tener la necesidad de diseñar nuevas aplicaciones se necesita generar nuevos
usuarios o bases de datos adicionales, puede hacerlo desde aquí.
a. Incluir una nueva bases de datos.

Para incluir una nueva base de datos, debe efectuar clic en el botón Incluir, habilitando así los diferentes campos de
la ventana de la ficha Base de Datos.
• Campo Nombre.
Permite incluir un nombre a la base de datos.
• Campo Descripción.
Permite efectuar una breve descripción de la base de datos
• Botón Seleccionar.
Al efectuar clic en este botón, para avanzar a la ventana Buscar carpeta, donde se debe seleccionar el
directorio.
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• Campo Directorio.
En este campo se visualiza la ruta o path de la carpeta que se selecciono a través del botón
Seleccionar.
• Botón Guardar.
Permite guardar la configuración efectuada en la ficha Base de Datos
Una vez completado estos pasos, la aplicación queda lista para ser ejecutada
Pág. 20
Crear un Acceso Directo en la Carpeta Inicio.
Después de culminada la instalación del servidor se debe crear un acceso directo de la
aplicación a2Server y dejarlo en la carpeta Inicio, para que se ejecute automáticamente.
Paso a paso
• En el botón de Inicio de Windows efectuar clic.
• Efectuar clic en la opción Todos los programas
• Ubicar la carpeta Inicio y efectuar clic derecho sobre ella.
• Seleccionar la opción Abrir Todos los usuarios.
• Efectuar clic derecho sobre el área de la ventana Inicio, para que se despliegue un menú
contextual.
• De la ventana contextual seleccione la opción Pegar Acceso Directo.
Acerca de Instalar la Aplicación Estación y los Puntos De Venta:

Cuando se utiliza la aplicación Estacion.exe o se instala un Punto de Venta, es necesario que se efectué previamente los
pasos anteriores, el resto el proceso de instalación es el mismo.
Consideraciones Finales.
1. Crear un acceso directo a la aplicación a2Server.exe en el servidor y ubicarlo en carpeta de Inicio de Windows, para
que se ejecute automáticamente al reiniciar el equipo, sin el servidor en ejecución la aplicación no funciona, para esto debe
seguir los siguientes pasos:
Paso a paso
a. Si esta en trabajando con Windows Vista, efectuar Doble Clic al icono Equipo que se encuentra en el escritorio.
b. Efectuar Doble Clic al disco local C:
c. Efectuar Doble clic a la carpeta a2Softway para abrirla.
d. Efectuar Doble Clic a la carpeta Server.
e. Ubicarse sobre el archivo a2Server.exe y efectuar clic derecho y efectuar clic sobre la opción copiar que se
encuentra en la ventana contextual.
f. Efectuar clic al botón Inicio de Windows y posteriormente efectué clic en la opción Todos los programas.
g. Ubicar la carpeta Inicio y abrirla.
h. Efectuar clic derecho sobre la ventana de inicio que abrió, para que aparezca la ventana contextual.
i. Seleccione de la ventana contextual la opción Pegar Acceso directo.
2. Se debe tener el Dbsys versión 4.28 para el manejo de las tablas de la versión Cliente/Servidor de a2 Herramienta
Administrativa Configurable.
3. Los migradores de datos que están actualmente disponibles a utilizar en esta versión son de la versión DBISAM
4.28, y los migradores 2.08 por lo tanto van a funcionar en el a2 Herramienta Administrativa Configurable versiones
anteriores a esta.
4. Los desarrollos de terceros que existen actualmente en el
mercado deben funcionar con la nueva versión de DBISAM 4.28
o superiores.
5. Tomar en cuenta que algunas de las configuración
relacionada con protección en Windows que afectan la conexión
de las estaciones con el servidor de la aplicación a2Server,
impidiendo la comunicación entre ella, dentro ellos se menciona
Firewall con seguridad avanzada, donde en el perfil de dominio
en la conexiones entrantes se debe seleccionar la opción
permitir, para esto debe seguir los siguientes pasos:
Paso a paso
1. Efectuar clic al botón Inicio de Windows.
2. Clic en la opción Panel de Control.
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3. En la ventana de panel de control seleccionar la opción Programas
4. En La ventana Panel de control/Programas. Efectuar clic a la opción Activar o Desactivar las características de
Windows.
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5. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, seleccione la opción Propiedades de Firewall de
Windows.
6. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, en la opción Conexiones entrantes seleccione Permitir
y para finalizar efectué clic al botón Aceptar. De esta forma evitara Firewall de Windows no impida la conexión de las
estaciones con el servidor.
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Instalación En Redes
Existen varias modalidades para instalar a2 en ambiente de redes, dependiendo de la red y del número de usuarios:
Caso No. 1.
1 Instale el a2 en el servidor. Siga las instrucciones de la instalación monousuario.
2 Comparta el recurso (la carpeta del a2softway)
3 Cree los accesos directos al a2admin.exe desde las estaciones.
Características.
1 Es la manera más fácil de realizar la instalación.
2 Es el rendimiento más lento del sistema. No se recomienda.
3 Todos los usuarios se crean en el servidor, son locales y se pueden visualizar desde cualquier estación o desde el
servidor.
Caso No. 2.
1 Instale el a2 en el servidor, Siga las instrucciones de la instalación monousuario, ubicando en la unidad su CD, los
instaladores de la aplicación.
2 Comparta el recurso (la carpeta del a2softway).
3 A todas las estaciones asígnele la misma unidad de red para conectarse al servidor.
4 Utilice el programa Estación.exe para instalar estaciones, ubicado en su CD y cree el usuario de la estación.
Características
• Solo crea un usuario por estación.
• Para agregar nuevos usuarios de la estación, es necesario crear un acceso directo al módulo a2sistema,
ejecutarlo y al crear los usuarios, asignarle los directorios de la ruta.
• Al utilizar este esquema, los usuarios creados en la red, no pueden ser accesados en el servidor de manera local.
• Si usted visualiza la tabla de usuarios, podrá notar que los usuarios tienen la dirección de acceso con su unidad de
red. Si existen diferentes letras asignadas en su unidad de red, los usuarios no podrán ejecutar el sistema desde una
estación con una unidad en red diferente a la que él tiene en su ruta.
Ejemplo.
Usuario 1
f:\a2softway\directorio de trabajo
Usuario 2
g:\a2softway\directorio de trabajo
Caso No. 3.
Otra manera de instalar en red, es crear direcciones relativas con el nombre de la máquina del servidor \\nombre de la
máquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios).
Ejemplo.
Si el nombre de la máquina es Servidor y usted instaló el sistema en la unidad D (disco duro D), en la carpeta llamada
a2softway, comparta y escriba lo siguiente:
\\Servidor\a2softway\ruta de datos que le corresponda según el campo en la tabla.
Ejemplo Detallado.
1. Crear una carpeta en la raíz del disco C:\ con el nombre TMP, en el servidor y la estación.
2. Compartir la carpeta de C:\a2softway con el nombre a2softway.
3. Puede observar en el entorno de red de Windows el nombre del equipo que hace las veces del servidor, donde esta el
recurso compartido a2softway.
Nota.
Para acceder a este recurso se ejecuta el siguiente comando:\\<nombre del servidor>\a2softway. Se recomienda
colocar como nombre del computador que hace las veces de servidor. Ej.: Servidor.
4. Ejecute a2sistema, seleccione el botón Datos Empresa. En direcciones, cambie los direccionamientos de la siguiente
manera:
Directorio Local: C:\Temp.

Directorio Datos: “servidor\a2softway\empre001\data”.
Directorio Históricos: “servidor\a2softway\empre001\Historia”.
Directorio Formas: “servidor\a2softway\empre001\Userconfig”.
Directorio Configuración: “servidor\a2softway\empre001\FileConfig”.
Directorio Formatos de Impresión: “servidor\a2softway\empre001\ConfigR”.
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Directorio Reportes: “servidor\a2softway\empre001\Reports”.
Estas rutas solo funcionan si realizo los pasos anteriores.
Tip.
Ruta relativa para los formatos: \\<nombre del recurso>.
5. Luego de poner a punto el servidor, proceda a crear los usuarios de la aplicación.
Nota.
En caso de tener varios usuarios creados, modifique los directorios de cada uno, con las especificaciones anteriores.
6. Proceda en la estaciones de la siguiente manera:

a) Crear en la raíz del disco duro C:\ de cada estación, una carpeta llamada TMP.
b) Proceda a instalar el modulo administrativo o punto de ventas.
c) Si es el punto de ventas, al correr el instalador pregunta donde están ubicados:
a2 administrativo: \\servidor\a2softway\
d) Datos a2 administrativos: \\a2softway\empre001\data
.a2 punto de ventas: < según sea el caso>. Se recomienda copiarlo en el directorio local y leerlo de allí.
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Crear usuario de la estación.
Si no desea crearlo, desmarque la opción en la parte inferior de la ventana, de lo contrario haga Clic en el botón Iniciar.
En este caso, la tabla de temporales, ya no será ...\Empre001\Tmp.
En los casos C y D, la tabla Sempresas se debería modificar con las nuevas rutas, para que al agregar un usuario
nuevo, automáticamente se creen con las rutas ya establecidas, (en el modulo de sistema, Datos de la empresa,
directorios).
Directorios a2Softway
Directorio a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway).

Se almacenan los archivos ejecutables de la aplicación, las extensiones de la aplicación, archivos DLL, los
archivos de configuración de la empresa.
a2dll00.dll: Se refiere a las rutinas de inicialización.
a2dll01.dll: Son los reportes de departamento.
a2dll02.dll: Son los reportes de inventario.
a2dll03.dll: Son los reportes de ventas.
a2dll04.dll: Son los reportes de compras.
a2dll05.dll: Son los reportes de vendedores.
a2dll06.dll: Son los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
a2dll07.dll: Son los reportes de editor de formatos de impresión.
a2dll08.dll: Módulo de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos.
a2dll09.dll: Son los reportes de bancos.
a2dll10.dll: Consolidador.
a2dll11.dll: Generador de informes
a2dll13.dll: Maneja datos comprimidos, se instala en casa matriz y sucursal.
Archivos de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway).

a2Admin.exe.
Archivo ejecutable, con el cual se ejecutan todas las operaciones administrativas.
a2Sistema.exe.
Archivo ejecutable, que sirve para personalizar los datos de la empresa, configuración del programa y utilidades del
sistema.
a2Admin.a2.
Archivo de la licencia del producto final. (PERSONALIZACION)
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Tablas de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway).
Sempresas.DAT.
Tabla de datos de personalización de la empresa. Funciona en conjunto con Sempresas.blb, el cual está formado
por los datos encriptados tipo BLOB de la base de datos, y sempresas.idx, el cual contiene la configuración de los
archivos índices.
Carpeta a2Help
Aquí se graba la ayuda del sistema.
Carpeta Metrics.
Se almacenan los archivos que se generan cuando se configura el grid de las transacciones, las teclas, la
configuración de los márgenes, el tipos de letras de los reportes y los campos Detalles de las transacciones. Si usted
elimina esta carpeta no podrá realizar dichas configuraciones. Si la eliminó, solo tiene que crearla de nuevo.
Carpeta Configr.
Contiene las formas de impresión creadas con el Editor de Formatos de Impresión en su respectiva carpeta que
representa un formato de impresión. Si el usuario crea o modifica alguna forma, se almacena en su carpeta
correspondiente. Algunos formatos no tienen formas de impresión, si se necesitaran, se pueden crear en el módulo
usuarios, archivo Formatos de Impresión. Los archivos que contiene esta carpeta, son las variables globales de las
formas de impresión, tienen formato PFG.
El listado de archivos PFG se muestra a continuación:

VIMP_BANCOS: Variables del módulo bancos.
VIMP_COMPRAS: Variables del archivo Compras.
VIMP_COMPRASI: Variables de los ítems del archivo Compras.
VIMP_CUENTASCXC: Variables del archivo Cuentas por cobrar.
VIMP_CUENTASCXP: Variables del archivo Cuentas por pagar.
VIMP_ETIQUETASCLIE: Variables del archivo Etiquetas de clientes.
VIMP_ETIQUETASINV: Variables del archivo Etiquetas de productos del inventario.
VIMP_GENERAL: Variables generales para todas las formas de impresión.
VIMP_INVENTARIO: Variables del archivo departamento de inventario.
VIMP_INVENTARIOI: Variables de los ítems del inventario.
VIMP_VENTAS: Variables del archivo Ventas.
VIMP_VENTASI: Variables de los ítems de ventas.
Tenga cuidado de modificar estos archivos, ya que después del nombre de la variable tiene un número que representa el tipo de
dato:
· 0: Es un string.
· 1: Representa un campo numérico.
· 2: Es un campo memo.
· 3: Es un campo fecha.
Además, contiene los archivos necesarios para utilizar el generador de informes personalizados:
GenIndex.mfr: Los índices que se utilizan en ordenado por.
GenMenu.mfr: Guía para incluir los informes personalizados en menú de informes a2.
GenRelations.mfr: Relaciones entre los archivos de a2.
Los GenIndex + GenRelations se utilizan para agrupado por.
Cuando se crean campos memos en a2 y se utilizan como índices secundarios de búsquedas, se pueden utilizar en
ordenado por y agrupado por.
Archivos .cfr.
Son los campos que se leen en la configuración del respectivo archivo
Directorio Data.
Es el directorio más importante del sistema desde el punto de vista del usuario, ya que es aquí donde se almacenan
todos los datos de la empresa. Contiene las tablas: Sclientes, Sproveedor, Sbancos, SOperacionInv, SdetalleInv,
Sprovinvent, Svendedores, Scargosfijos, Sinventario, Ssistema, Sfixed, Sdepositos, Stransbanco, Sseriales,
Sbeneficiario, Sconvenios, Sautorizados, SAuto, Susuarios, Scuentasxpagar, Scategoria, Sperfiles, SAjustesTmp,
Scompuesto, SinvDep, SinvOferta, Starjetas, Scuentasxcobrar, Sinvlote, Sconceptos, Szonas, Smoneda,
Stransclieprov, Stranscuentas, Sinstitucion, Scalendario, Sclasificación y Spagosfijos. Si se daña o elimina alguna
tabla, el sistema no funcionará correctamente. Si sospecha que existe una tabla corrupta, inmediatamente se
puede reparar corriendo la opción Repair del Database System Utility (DBSYS.EXE) sobre las tablas dañadas. Las
tablas de datos son susceptibles a corrupción causada por el mal apagado de la máquina o pérdida física de la
electricidad. Las circunstancias en las cuales puede ocurrir, son por ejemplo, cuando el DBISAM está en el medio del
proceso de agregar un registro a la tabla físicamente en el disco o volumen, aunque en este caso, puede que no
ocurra ningún daño, ya que primero las guarda en un búffer para luego vaciarlas en el disco. El daño ocurre cuando
el búffer se vacía y no se había terminado el proceso de escribir en el disco.
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Carpeta FileConfig
Esta carpeta guarda la configuración de los archivos, las cuales se crean con la opción de configuración de
archivos del módulo usuarios. Esta carpeta tiene copia en FileConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razón
se daña o elimina algún archivo, se pueda restituir con la configuración de los archivos originales. Contiene 14
archivos: Sautorizadosconfig, Sbancosconfig, Sbeneficiarioconfig, Scategoriaconfig, Sclientesconfig,
Sconceptosconfig, sdepositosconfig, Sinventarioconfig, Smonedaconfig, Sproveedorconfig, SSistemaConfig,
STarjetasConfig, Svendedoresconfig y Szonasconfig.
Carpeta Historia
Aquí se almacenan los archivos históricos del sistema, creados a partir de la ejecución del primer cierre de
periodo. Cuando se realiza un cierre de periodo, se crea la carpeta del periodo con las siguientes tablas:
HIST_Scuentasxcobrar, HIST_Scuentasxpagar, HIST_SdetalleInv, HIST_SoperacionINV y Resumen.
Directorio Html.
Se utilizará para futuras actualizaciones.
Carpeta Reports.
Guarda los reportes creados por el usuario con el Generador de Informes Personalizado. Además de los informes
exportados a tipo texto, .doc y Excel.
Directorio Tmp
Se utiliza para guardar los archivos temporales que se crean dinámicamente cuando el usuario está trabajando en
el sistema. Se puede remover todo su contenido, y es recomendable que esté direccionado en el disco duro local,
si el sistema está en red. Nunca se debe tomar como directorio de datos. Además se almacenan los informes
exportados al a2 Visor.
Carpeta UsersConfig
Almacena las formas o FMASTER00.SYS: forma del archivo de departamento de inventario.
archivos del menú FMASTER01.SYS: forma del archivo de inventario.
Mantenimiento del módulo FMASTER02.SYS: forma del archivo de depósito.
administrativo. Se modifican en FMASTER03.SYS: forma del archivo de proveedores.
FMASTER04.SYS: forma del archivo de clientes.
el módulo usuario o de sistema, FMASTER05.SYS: forma del archivo de autorizados.
en el menú Usuario, opción FMASTER06.SYS: forma del archivo de tarjetas de crédito.
Administración de usuarios, en FMASTER07.SYS: forma del archivo zonas.
la ventana configuración de FMASTER08.SYS: forma del archivo de vendedores.
usuarios, se efectúa un clic al FMASTER09.SYS: forma del archivo de bancos.
botón Editar, se escoge el FMASTER10.SYS: forma del archivo de conceptos.
usuario al cual se le va efectuar FMASTER11.SYS: forma del archivo de beneficiarios.
FMASTER80.SYS: forma del archivo de configuración. No es modificable, por lo tanto no
la configuración, hacer clic en la se muestra en el módulo usuarios.
ficha menú, en el recuadro FMASTER81.SYS: forma del archivo de moneda. No es modificable.
Formas Disponibles, se
selecciona la forma a modificar, posteriormente se efectúa clic en el botón Configurar. Esta carpeta tiene copia en
UsersConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razón se daña o elimina algún archivo, se pueda restituir la
configuración original del sistema. Los archivos originales son:
Cuando se crea o modifica una forma, se almacena los cambios por usuario. Al generarse una nueva forma, se
crea un archivo con el nombre SCUSERxxyy.SYS, donde xx representa el número de la forma maestra que está
modificando y yy el número del usuario. Se almacena en este directorio. Los archivos se pueden abrir con un editor
de textos para ser modificado, pero no es recomendable. El número del usuario sólo se visualiza usando está creando
o modificando usuarios con el usuario MASTER.
Estructura de Archivos y Directorios a2

Herramienta Administrativa Configurable
(a2Softway).
Archivos Ejecutables
Pág. 28
Carpeta a2Softway
Archivos de Personalización Carpetas de a2Softway
Carpeta de datos de la Empresa Directorios de la carpeta de a2Softway
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Directorios de la carpeta de a2Softway
Directorios de la carpeta de a2Softway
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Organización de a2 Herramienta administrativa configurable
Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable.

La primera pantalla que presenta a2, es la ventana que
solicita la contraseña, está se accede de acuerdo al tipo
de usuario, si es demo o máster.
a2 Herramienta administrativa configurable. Está conformada

por los menús: (Mantenimiento, Transacciones, Ventas, Compras,
Ensamblaje, Bancos, Informes, Sistema, Sucursales), todos
relacionados de manera lógica.
Nota.
La aplicación cuenta con un módulo de
administración de usuarios que reúne una
serie de características que lo convierte en un
producto único en su estilo, entre ellas están:
 Bases de datos configurables.
 Posibilidad de crear campos adicionales a
las bases de datos e incorporarlas fácilmente al
sistema y a los formatos de impresión.
 Directorios de datos asignados por el
administrador del sistema.
Ventana principal del Módulo a2 Administrativo. Módulo de a2 Herramienta Administrativa

Configurable.
(a2 Módulo Administrativo, a2 Módulo Sistema o de
usuarios.)
Al introducir la contraseña da paso a la venta
principal, encontrándose los siguientes elementos:
Barra de Menú y Barra de Acceso Rápido.

En la parte superior se encuentra una Barra
Horizontal llamada Barra de Menú (Mantenimiento,
Transacciones, ventas, compras, ensamblaje,
bancos, informes, sistema.) y debajo de esta, la Barra
de Acceso Rápido (Barra de Herramientas).
Acceso con Teclado a la Barra de Menú.

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede,
hacer Clic con el ratón en la opción que se desee
abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la
letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará
acceso al menú mantenimiento.
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Botones de Acceso Rápido (Barra de Herramientas) del módulo a2 Administrativo.
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica, aunque
no son todas la opciones son las que comúnmente el usuario interactúa.
Botones asociados a operaciones con Inventario:

• Archivo de Departamentos
• Archivo de Depósitos o Bodegas
• Archivo de Inventario
Botones asociados a operaciones con los Clientes:

• Archivo de Clientes
• Módulo de Presupuestos a Clientes
• Módulo de Facturación (Ventas)
Botones asociados a operaciones con Proveedores:

• Archivo de Proveedores
• Módulo de Elaboración de Ordenes
• Módulo de Compras
Botones asociados a operaciones con Bancos:

• Archivo de Bancos
• Módulo de Transacciones de Bancos
Botón asociado a la operación de Salir de la aplicación:
Barra de Estado.
En esta barra aparece el nombre del Usuario que está trabajando con el sistema y es de gran utilidad, porque en
algunos casos muestra algunos mensajes de ayuda.
Teclas Especiales.
• Ctrl. + M: Cambio de moneda
• Ctrl. + D: Calendario
• Ctrl. + T: Calculadora
• Ctrl. + U: Cambio de usuario
• Ctrl. + S: Información del Sistema
• Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen.
• Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones
El entorno de trabajo del a2 Usuario o Sistema.
El módulo a2 Sistema tiene la capacidad de construcción de perfiles, esto se logra con la ayuda de políticas por
transacciones, que permiten implementar toda la permisología, que afectan considerablemente la operatibilidad de a2
Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo establecer que puede hace y que no puede hace, cada usuario del
sistema, aplicando controles de seguridad, con la aplicación de claves de seguridad, asegurando así la protección y
confidencialidad de la información.
Elementos de la Barra de Acceso Rápido o Barra de Herramientas del módulo a2 usuario.
Datos de la empresa Títulos y correlativos Respaldo
Formatos Usuarios Recuperación
Salir
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Usuario Master y la configuración de la Empresa.
Luego de instalar el sistema, para personalizar la empresa que va ser manejada por la aplicación. Debe seguir los
siguientes pasos:
1. Estando en el Módulo a2 Usuario, efectuar un Clic en

el comando Archivo, que está ubicado en la barra de menú
y luego en Datos Empresa, o botón Datos empresas
.
El usuario Master además de ser el único con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el número del
usuario que se desea crear o modificar. En la aplicación comercial su clave de acceso es 1234 y en la aplicación
demostrativa es HOLA.
Nota.
El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para configurar las bases de datos.
En el Menú Archivos – opción Datos Empresas o presionando el botón Datos Empresas se muestra la ventana
"Archivo de Empresas", la cual tiene su presentación en dos
Fichas: "Datos Básicos" y "Directorios".
1. En la ficha Datos Básicos se introducen los datos de la
empresa (Siglas, Dirección, Representante, Rif, Dirección,
Representante, telf., e-mail) y se configuran las tablas del sistema
en el botón Configurar.
2. En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde

están ubicadas las carpetas con los datos, que el sistema coloca
como predeterminado. En la ficha Directorio se modifica las
rutas de las carpetas creadas por el sistema, al momento de su
instalación, como son las carpetas de los datos, Históricos,
Formas, la configuración, formatos de impresión, Reportes, el

directorio donde se guarda los datos de Contabilidad, el
directorio donde se va a consolidar los datos del a2
Administrativo con el a2 Contabilidad y la carpeta donde está la
información que va a monitorear el manager de los puntos de
ventas. Además se tiene una nueva opción “Activar conexión Cliente – Servidor”, cuando se activa esta opción aparecerá
una nueva ficha (Conexión) cuya función fue explicada en la sección de instalación modo Cliente – Servidor.
Resumen Paso a paso como agregar campos.

(Recuerde Ingresar como Usuario Master)
1. Hacer Clic en el menú Archivo, opción Datos de la Empresa o en el
botón datos de la empresa que se encuentra en la barra de herramientas.
2. Ficha Datos Básicos.
3. Botón Configurar.
4. En la ventana de advertencia que se presenta, hacer Clic en el botón NO.
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Seleccione el Archivo donde se va agregar el campo. (Ejemplo archivo de Proveedores)
5. Observe la ventana siguiente, está

dividida por tres columnas (Titulo,
Mensaje, Tipo), debe desplazar el cursor 5
hacia el ultimo campo y hacer dos Clic en
la línea en blanco. 6
6. Escriba el nombre del campo

(Código de área), Hacer Clic en la
columna del mensaje y escribir el mensaje
que desea que aparezca (Indique el
código de área), Clic en la columna Tipo y
seleccione el tipo de datos (Numérico).
Cuando termine de agregar los datos, 7
debe bajar a la siguiente línea, si no lo
hace la información se perderá.
7. Hacer Clic en el botón Grabar.
Aparece la ventana de advertencia,
preguntando si desea cancelar la
operación, conteste que NO, si está seguro.
NOTA.
SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA AGREGAR CAMPOS A LA
ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA
OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN.
El resultado de esta acción altera las tablas de configuración de la transacción y su respectiva tabla de definición de datos.
• En la tabla de configuración (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del campo es
"ZZCampo_xx"" con sus características (descripción y tipo).
• En la tabla de datos (directorio Data) se modifica la estructura de la tabla Nota.
agregando un campo con el nombre del campo igualmente "ZZCampo_xx"" con el Esta opción es crucial y
título creado por el usuario y todas las características de este campo. delicada ya que altera las
tablas. si usted no posee
los conocimientos
suficientes, para agregar
Si desea modificar la estructura de la base de datos debe hacerlo por dbisam. campos a la estructura de
las bases de datos, no
• Ejecute el archivo dbisam. (Si no lo tiene instalado en su equipo, Ubíquelo en el proceda a hacerlo, de lo
disco del distribuidor.) contrario podría ocasionar
mal funcionamiento de la
aplicación.
• Aparece la
ventana Database
System Utility,
Debe haga clic al
botón open Shared,
Seleccione la tabla
de la base de datos
que desea modificar
y pulse el botón
Abrir.
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Seleccione lo que
desea efectuar:
explorar la data,
modificar la estructura,
adicionar indexes
secundarios, para
hacer esto, active la
ficha correspondiente
Nota.
Esto se detallara en
capítulos siguientes
Títulos y Correlativos
Existe una serie de documentos que son necesarios llevar una serie de información, como son el nombre del impuesto, la
alícuota, su forma de aplicarlo, con cuantos decimales y moneda con la cual se va a trabajar, con que numeración
correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado,
Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Débito, Nota de
Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo
de Caja y Proceso de Lote. En esta página se establecen la
numeración inicial, para cada documento. Y otras opciones
dependiendo de la ficha donde se está trabajando, más
adelante se detallaran.
Paso para trabajar con los Títulos y Correlativos

Existen dos formas básicas de acceder a este menú:
• Por el botón Títulos y correlativos
• Por el menú Archivos, seleccionar Títulos y correlativos o
el Botón Títulos y Correlativos.
Títulos y Correlativos.
Página o Ficha General.
En este formulario se introduce la nomenclatura del
impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de
organización o empresa. Ejemplo: Impuesto al Valor
Agregado (IVA.), la activación del mismo y la alícuota que se
va aplicar, Identificador Fiscal. La cantidad de decimales y el
tipo de moneda con la cual se va a trabajar, Decimal en
Existencia, fecha de inicio del período en curso, fecha de
culminación del período y con la descripción del período.
Entorno de la ventana “Archivo de

Configuración”.
Antes de explicar las diferentes páginas o fichas, se
explicara los diferentes botones con que cuenta la ventana
“Archivo de Configuración”.
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Barra de Herramientas
Modificar Registro Grabar Registro
Períodos
Botón de Cancelar
Operaciones.
Salir
Series de Factura
Descuento pronto pago
Botón de cancelar operaciones, cancela la operación que se esté efectuando. Ej., Estando en la ventana
“Archivo de Configuración”, y modificó los datos que están en la
ficha, al pulsar este botón se presenta la siguiente
ventana
Al hacer Clic en el botón Si, sale de la edición, sin grabar los

cambios efectuados.
Si hace Clic en el botón No, no sale de la edición, quedando en el

campo donde se está efectuando los cambios, para que proceda a
efectuar las modificaciones pertinentes.
Botón Modificar Registro, Permite editar la información que se encuentra en la ficha.
Botón Grabar, graba las modificaciones efectuada en la ficha.
Botón descuentos pronto pago, permite activar la ventana donde se establece el descuento por pronto pago a
los clientes.
Nota: La Página, Ficha o Ficha, se refiere

a una porción de la ventana que puede
estar presente, como especie de fichero,
en este manual se referirá a ella como
fichas.
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Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Descuentos Pronto Pago.
En este formulario, se configura la escala de descuentos a los

clientes, dependiendo del rango de días desde el momento de
la emisión de la factura hasta su cancelación. Estos rangos se
evalúan de arriba hacia abajo donde el porcentaje será
seleccionado automáticamente al suceder la primera
correspondencia de rango de días. Existen dos formas básicas:
• Hacer Clic en barra de menú al menú detalle.
• La otra forma es hacer Clic, en el botón descuento
pronto pago, ubicado en la barra de herramienta
Nota.
Se pueden establecer
descuentos combinados
(5% + 2%) o simples (7%).
Nota.
En caso de que existan políticas de
pronto pago diferentes por cada cliente, Ej. Se tiene la siguiente escala:
las mismas deben indicarse de forma 0 a 5 días 5% + 2%
individual en el formulario de cliente. 5 a 10 días 2,5% + 1%
10 a 15 días 1,5% + 0,5
La aplicación lee la escala empezando por el renglón de 0 a 5 días si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en 5 días
el descuento pronto pago obtenido es de 5% más 2%, de ser más de 5 días, 2,5% más 1% y de 10 a 15 días será de 1,5%
más 0,5%.
Los rangos de días varían según como indique el primer “HASTA”,

en caso de utilizar mayor cantidad de días simplemente repita los
porcentajes hasta llegar a los días deseados. Se puede cambiar el
"hasta" para así poder obtener períodos de pagos menores de 5
días después del "desde". Por ejemplo: 10 - 15.
Puede tabular los descuentos expresándolos tanto en moneda
como en porcentajes aplicados al monto.
Botón Series de Facturas, activa la ventana “Series de

Facturas”, para la creación de series en facturas, estas se pueden
hacer por usuario, depósito y vendedores. Además

de hacerlo por el Botón, también se puede hacer por
medio del menú “Detalle”
Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Serie

de Facturas.
Se permiten múltiples correlativos en las transacciones de facturación en sucursales. Existen tres formas de crear
correlativos y solo puede seleccionar un tipo de correlativo:
a. Por Usuarios.
b. Por Depósitos.
c. Por Vendedores
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Procedimiento.
1. Hacer Clic en el botón Series de Facturas
2. En la ventana series de Facturas, hacer Clic en la Opción Nueva Serie, escribir la descripción de la serie.
Ejemplo, A100.
3. Hacer Clic en el botón Incluir, pasando la
información hacia la ventana de series. Nota: Para borrar una serie, se ubica sobre la
4. Proceda escribir el número correlativo, Ej., 1000. serie y hacer Clic en el botón Borrar.
5. Hacer Clic al botón Salir y Luego Clic al botón
Guardar.
La creación de los correlativos por Usuarios.

Permite que en la ventana totalizar de los usuarios, automáticamente se factura por la serie seleccionada.
Para seleccionar la serie, estando en el módulo de a2 sistema, debe ir a:

1. Menú Usuario.
2. Seleccionar Administrador de Usuario.
3. Indicar que desea efectuar, si va incluir un nuevo usuario o modificar uno existente, eso lo puede hacer por los
siguientes botones:
• Hacer Clic al botón Incluir , (Si va incluir un usuario nuevo)
• Botón Editar , (Si va

modificar un usuario existente)
• Si es nuevo el usuario,
llene la ficha básica de la
ventana Configuración de
Usuarios.
4. Seleccione, posteriormente
la ficha política.
Habilitándose así la ventana
“Configuración de Usuario
Para ---------, en este caso fue
el usuario que se abrió, Para
Establecer las políticas del
usuario.
5. Seleccione la ficha
Ventas, luego la ficha
Facturas y en la parte inferior
de la ventana, escoger la serie
con la cual se desea trabajar, Ej. A100
6. Luego hacer Clic en:
• El botón Grabar .
• El botón Salir .
Demostración.
Al entrar en Módulo a2 Administrativo, seleccione el Menú Ventas –
opción Facturas, si entra como el Usuario que se le configuro la serie, la
aplicación automáticamente toma la serie asignada, que para este caso
fue la A1000.
Botón Períodos, Habilita la ventana que permite describir los períodos que se va a trabajar.
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Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Opción Períodos.
Modificar el título de los períodos.

A través del módulo de títulos y correlativos es posible modificar los
títulos de los períodos que se reflejan en las diferentes estadísticas del
sistema. De manera que en aquellas instalaciones que provienen de una
conversión es posible ajustar el título de la estadística al mes al cual
corresponden.
Igualmente, se puede cambiar el año al que

corresponde el periodo, esto se hace a través
de la ficha varios, en la opción estadísticas
descripción. (Explicación posterior en la
ficha Varios)
Al dar Clic en el Icono de control de menú

de la ventana “Descripción de Períodos” se
despliega el siguiente menú.
Botón Salir, Al hacer Clic, sale de la ventana.
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Barra de Menú
Está compuesta de los Menú “Archivo” y “Detalle”.
El menú “Archivo”, tiene las siguientes opciones. El menú “Detalle”, tiene las siguientes opciones:
Al hacer Clic en el menú Archivos – opción Títulos y Correlativos se presenta la ventana “Archivo de Configuración”,
esta ventana se compone por varias fichas (General, Inventario, Ventas y Clientes, Proveedores y Compras, Bancos,
Varios, Códigos, ensamblaje), teniendo de primer plano la ficha General, si se desea hacer modificaciones, se procede de la
siguiente manera:
1. En la barra de herramienta, hacer Clic en el botón Modificar Registro, para colocar en edición la ficha.
2. En el recuadro de opciones Identificación fiscal, se

introducen los nombres con los que se conocen estos
rubros.
La aplicación maneja todo lo relacionado a los
Contribuyentes Especiales y su función como agentes
de Retención para el impuesto al valor agregado (IVA.).
Es importante también resaltar que aquellos
contribuyentes ordinarios que les vendan a
contribuyentes especiales deben llevar el control sobre
el IVA. Retenido ya que el mismo debe reflejarse en el
libro de ventas para el momento de la liquidación del
impuesto.
3. Como se muestra debe activarse la empresa como

contribuyente especial si esta posee esta figura de un
gran contribuyente.
4. Al mismo tiempo para aquellas empresas que

venden productos gravados con el IVA. En alícuota
reducida al 8%, o el 10% de impuesto al lujo como
alícuota adicional, es necesario activar el impuesto dos
de la aplicación. De esta manera los libros de compras
y ventas reflejaran las transacciones en función de la
base reducida o adicional como lo estipula la ley.
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En Decimales se indica la cantidad de decimales

Si la empresa es un con la que se desea trabajar la presentación
Contribuyente numérica en toda la aplicación.
Especial deberá
activar esta opción En la opción moneda local, se selecciona la
moneda base de la aplicación.
Nota.
Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar céntimos al elaborar el documento de ventas, tendrá pérdida
equivalente a la cantidad de céntimos que deje de cobrar.
Nota.
La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que
después de hacerlo la primera vez no se podrá modificarla en el futuro.
La moneda base es muy

importante definirla en
el momento de hacer la
configuración inicial, ya
que después de hacerlo
la primera vez, no se
podrá modificarla en el
futuro.
Debe indicar la fecha de

inicio y fin del período,
las transacciones que no
estén, en este rango de
fecha, será considerada
inválida.
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Configuración de Períodos.
En el recuadro de opciones llamado Período actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las
estadísticas de la empresa. La fecha de inicio y fin de de período. Indican las fechas válidas para la inclusión de
transacciones. Pudiendo definir períodos: Mensuales, Trimestrales, Semestrales o Anuales. La configuración de
períodos es fundamental en la parametrización de la aplicación, se debe tomar en cuenta dos variables para poder tomar
una decisión acertada.
• La primera cantidad de transacciones por día, de ser muy altas (100 ó más) se puede configurar períodos mensuales
es decir de 30 días por ejemplo.
• La segunda variable a considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se esté implantando la aplicación, para
ilustrarle mejor, un ejemplo bien conocido son las períodos de ventas que utiliza algunas empresas de cosméticos, que
duran 3 semanas y llevan por nombre Campaña, de ser así se deberá colocar la fecha Final del período para cubrir las tres
semanas de la campaña o del tiempo que esta dure. Pudiendo colocar en el campo descripción el nombre de la campaña,
Ejemplo: Día de la madre.
Para mayor control y comodidad es recomendable utilizar los períodos: mensual ó anual. Si este es mensual se debe
colocar en la descripción del período el mes que se está trabajando como lo indica la figura. Si es anual la descripción y las
fechas cambian, fecha de inicio 01/01/2007, fecha final 31/12/2007, descripción año 2007.
Nota.
Recuerde que debe hacer Clic en el botón de
guardar cuando efectué un cambio en una ficha.
Con la opción “Mostrar Existencia de todos los depósitos en los Info de los Productos” desactivada
la información se verá como se muestra a continuación, es decir sólo muestra la existencia del
Depósito seleccionado.
Si se activa la información se mostrará de la siguiente manera, es decir muestra la existencia del

Depósito actual y la suma de la existencia de todos los depósitos. Por ejemplo Tempra 21/35
significa que en el Depósito seleccionado tenemos 21 items y sumando la existencia de todos los
depósitos creados en el sistema es de 35 items.
Nota.
Estos Info se muestran al momento de seleccionar los artículos en las diferentes transacciones a realizar en el sistema
ejemplo, Facturas, Compras, Presupuestos, entre otros.
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Títulos y Correlativos (Consecutivos) Ficha Inventario.
Ficha de inventario.
Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia, Ajuste de Inventario,
Requisición y Solicitud de Cotización.
Ajustar existencia detallada:

Permite en el Módulo de Ajustes de
inventario operaciones con
existencias detalladas.
Seriales x Depósito: Permite

almacenar los seriales de los
productos, de acuerdo al depósito
donde esté guardado el producto.
Con esto el cliente podrá conocer
en qué depósito tiene determinada
mercancía con su respectivo serial.
Precios disponibles: Cambia el

nombre o descripción, que esta en
la caja de texto (Precio 1, Precio 2.)
por el tipo de precio que va tener los
productos, (Distribuidor, Mayorista,
Detal), esto lo observará en la
ventana de inventario. en el módulo
a2 Admin.
Nombre Matrices La utilización de
matrices de clasificación para el
inventario es una característica muy
útil para ciertos tipos de empresas
como Tiendas de ropa, zapatos,
ferreterías, entre otros. Se pueden
presentar varios tipos de matrices,
las más común usadas son: Tallas y
Colores, Ancho y Alto, entre otras.
Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar características bien
diferenciadas, las cuales formarán automáticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de
ítems.
Activar Código Único Asociado: Es una utilidad muy

práctica que sirve para relacionar uno o más códigos
aparte del identificador original del producto. Pueden
ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran
utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las
ofertas y presentaciones.
Ejemplos: Artículos matriciales tales como Zapatos, el
Marrón/37 y Negro/38, se asocia un código a cada uno de
ellos y cuando esté realizando la transacción, en vez de
introducir los datos por el código o identificador original
del producto, se introduce el código único asociado.
En las Ofertas o Presentaciones, crear códigos más

fáciles de recordar, que facilitan el trabajo de los
usuarios facturadores del sistema.
Además, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario

con estos códigos convertidos a códigos de barras y
utilizar lectores ópticos.
Pasos que deben seguir para configurar el
Código Único Asociado.
1. Vaya a la opción Sistema - Títulos y Correlativos y
en la ficha inventario tilde “Activar código único asociado”, Observe la ventana siguiente.
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2.- Pase al módulo a2 Admin, en el menú sistema,
Opción mantenimiento, estando en la ventana de
mantenimiento de archivo, tilde la casilla “Código único
asociado”, realice el Mantenimiento del sistema para
generar los códigos únicos asociados de manera
Nota.
Esto se efectúa sólo en el caso de una
actualización.
automática.
3. En el Archivo de Inventario (Módulo a2 Admin),
usted tiene una nueva opción en el menú: Detalles – Código

Único Asociado, o visualmente un nuevo icono, obsérvelo
en la ventana siguiente.
4. Si es una instalación nueva, ejecute esta opción para crear

el código único asociado.
3
5. Si va a crear un código único asociado a una Oferta o
Presentación, vaya a la opción Ofertas y Presentaciones,
(informaciones adicional de cómo crear presentaciones la
ubicará en capítulos siguientes) en el comando Detalle o el
botón Oferta y presentaciones , cree o modifique

una y escriba el código en el campo “Código único”, ubicado
en la esquina inferior izquierda.
6.
Para lotes y productos matriciales (tallas y colores) utilice
el botón. Puede crear productos en costo por lotes con
presentaciones y a su vez, las ofertas y presentaciones tener sus
respectivos códigos únicos asociados.
6. En
tallas y
colores.
Para
introducir
el código,
presione la
tecla Enter
o doble Clic en la columna del código.
7. Si es un producto
de Costo promedio y
desea crearle un
código asociado, vaya
a la opción Código
único asociado,
escriba el código y
presione el botón
incluir.
El código único asociado queda activo para todas las transacciones,

especialmente en el a2 punto de ventas.
Configuración de precios de la aplicación.
El programa maneja 6 niveles de precio, Precio1, precio2, etc. Tiene la
particularidad que las cajas de texto la deja vacías o en blanco deshabilitan
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el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea varios tipos de
precio dependiendo el cliente al que se le esté ofertando o vendiendo, por ejemplo: Al Mayor, Distribuidor, y Al Detal.
6 Precios Disponibles que por defecto trae Precios Disponibles Modificados.

la aplicación.
Títulos y Correlativos.- Ficha Ventas y

Clientes.
Como se puede ver en el formulario, existe una serie de
documentos que son necesarios llevar con numeración
correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura,
Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de
Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de
Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote, Próxima
Guía de despacho. En esta página se establecen los
números iníciales para cada documento.
Otras opciones.
Guardar Presupuesto: Cantidad de períodos que desea guardar los presupuestos realizados con el estatus de
guardado.
Guardar Pedidos: Cantidad de períodos que desea guardar los pedidos realizados con el estatus de guardado.
Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora.
Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe del cuadro de texto de
flete en la totalización de documentos.
Trabajar con céntimos ventas: Utilización de céntimos en el cálculo de documento de ventas.
NOTA IMPORTANTE.
Desde el módulo de retenciones de I.V.A. es posible también elaborar el archivo
texto, el cual puede ser enviado al SENIAT a través de su página Web. El archivo
que se genera es grabado en el directorio Empre001\Data\Seniat con el nombre de
Retenciones.Txt
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Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción está activada, se le cancela al vendedor la comisión, solo cuando la
factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará cuando se realice la factura,
sin importar el estatus de la misma.
Márgenes de Utilidad: Si la opción está activada, se expresará el Margen de Utilidad en porcentaje, en caso contrario
expresará el Margen de Utilidad en moneda.
Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en
caso contrario se trabaja con períodos abiertos.
Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro: Se puede configurar desde el módulo de títulos y
correlativos que las retenciones de IVA, tanto en ventas como en compras sean aplicadas al momento del pago.
Nombre Autorizado: Existe una relación entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada según las
necesidades de cada perfil. Ejemplos:
a) Representantes - Alumnos para el uso de la aplicación en instituciones de educación, donde el autorizado es el alumno.
b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los familiares.
c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por proyectos
diferentes.
d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan créditos a empleados de empresas.
Retenciones de IVA: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las retenciones
de IVA. Este paso es muy importante, ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la clasificación para
poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.
Reflejar la Utilidad: es posible reflejar la utilidad

de las operaciones en base al costo actual, de
manera que aquellas instalaciones que desean ver
todos los reportes reflejando la rentabilidad de la
misma en base a costo actual, deben seleccionar el
tipo de costo.
Pasos:
1. Módulo de Títulos y Correlativos.
2.Seleccionar como quiere reflejar el costo.
Titulo y Correlativos.- Ficha Proveedores y

Compras.
Aquí se crea el correlativo para las órdenes de compra,
compra de mercancía y otros, mostrará el siguiente número
en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de
Compra, Compra de Mercancía, Nota de Entrega,
Devolución de Compras, Nota de Débito y Nota de Crédito.
El programa automáticamente le asignará el número
correspondiente a cada documento.
Otras opciones.
Guardar orden de compra
Significa que usted le puede indicar los períodos que desea
guardar, posicionándose en el cuadro y colocando el
número de períodos que desee guardar.
Sumar flete al Impuesto 1 y 2

Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe
de la casilla del flete.
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Cerrar Estados de Cuenta
Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el
período actual, en caso contrario se trabaja con períodos abiertos.
Contribuyentes Especiales
Posibilidad de imprimir una retención de IVA. Por cada compra.
En la ficha de
Proveedores y Compras
están disponibles los
correlativos para las retenciones de IVA.,

comprobantes generales de retención
para los casos en que se desea entregar
una sola relación de retenciones por
período. La asignación de una
clasificación para las retenciones de IVA.
Permite al momento de la consolidación
agrupar las
retenciones en
cuentas contables
diferentes
dependiendo de
su naturaleza.
Se debe colocar el
número correlativo
con la cual se
desea que comience bien sea, la Próxima orden de compra, la orden
de servicio, La próxima carga de servicio, la próxima orden de
compra.
Clasificación Retención.
Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que
debe ser asignada a las retenciones de IVA. Este paso es muy
importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo
ideal es la clasificación para poder acumular las retenciones
según su naturaleza en diferentes cuentas contables.
Títulos y Correlativos.- Ficha Bancos

En la ventana o formulario de bancos se establecen las
características básicas para el manejo bancario, el primer dato
a introducir es el porcentaje de Impuesto al Débito Bancario.
Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de

débito, Nota de crédito y Depósitos son utilizados internamente
y no llevan ningún tipo de relación con las

numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.
Los días de Diferimiento son muy importantes cuando

se requiere llevar el control bancario de forma exacta,
de esta manera la correspondencia de las fechas de
liberación de los documentos son los más exactas
posibles. En la mayoría de los casos esta cualidad no
se cumple en un 100%, ya que es muy difícil saber a
ciencia cierta cuando son cobrados los cheques dados
a particulares o empresas.
Títulos y Correlativos. - Ficha Varios

Esta opción permite establecer series de estadísticas,
por ejemplo, año actual, año anterior, año antepasado y
los períodos históricos. Para cada casilla "Estadísticas
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año actual" debe especificar los años con los cuales desea trabajar y la cantidad de períodos históricos que desee guardar.
Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propósito de ser utilizados para otro fin distinto:
• Flete de Ventas
• Flete de Compras
• Nombre Giros
• Nombre Existencia
• Nombre Comisión
• Nombre Clasificación
Para modificar se procede:

Ej.:
• Hacer Clic, en el botón Modificar
registro,
• Para activar en la ventana Archivo de
configuración, la ficha Varios efectué Clic sobre
está ficha.
• Ubique el campo Flete de Ventas, escriba
(Transporte).
• Para finalizar hacer Clic en el botón Grabar
registro. .
En la ventana Archivo de Configuración, opción

“Estadística descripción”, permite cambiar el año
de los períodos en la cual se va trabajar, esto lo
puede también observar a través del menú Detalle,
opción períodos, pasando así a la ventana
Descripción de Períodos en Títulos correlativos.
Escriba el número correlativo con la cual desea que comience el proceso de caja chica
Escriba la clasificación para los cargo y descargo que van a tener

los productos compuestos en el menú de ventas
Nota: Los productos compuestos, son

aquellos que están formados por
diferentes elementos (productos),
también llamados combos.
Títulos y Correlativos. - Ficha Códigos.

En esta ficha, se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificación que va tomar el sistema para cada registro,
en la creación bien sea de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artículos de Inventario, Bancos, entre otros y si desea
generar el código automático, se debe tildar a quien se le desea generar. La forma de rellenar los campos en el extremo
izquierdo, se logra al tildar, la opción rellenar código en forma automática, así el sistema va colocar la numeración del
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registro cuando se está creando, en el módulo a2 administrativo y rellena los campos de cero en su extremo
izquierdo.
Generación de Códigos
Nota: Después de configurar, recuerde de

grabar, para comprobar, active el módulo Al contrario, si se deja sin la tilde, la opción rellenar código
Administrativo, Menú Mantenimiento,
seleccione Inventario, hacer Clic en el botón
incluir registro, observe que hace el

programa, en el campo código.
automáticamente, al momento de crear el

registro en el a2 administrativo, el código que
se va asignar al Departamento, al cliente, al
producto etc. Al momento de escribir el
número del código y sistema no rellena de
ceros el extremo izquierdo.
Existen tres formas de hacer la codificación o
numeración de renglones o ítems.
a) Manual: El usuario de la aplicación genera

el código a su conveniencia.
b) Código Automático: La aplicación asigna el

código de forma automática cuando se tilda esta opción.
c) Rellenado de Código: La aplicación se encarga de llenar con ceros (0) a la izquierda el número o la letra que el usuario
introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el número 10 el programa rellena con ceros hasta la máxima longitud del
campo. Ejemplo: 0000010. Si no desea el relleno, desactive esta opción.
Nota: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de inventario si se manejan
códigos de barras.
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Administración de Usuarios:
Se puede acceder al Administración de Usuarios a través del botón Usuario o por El Menú Usuarios -
Administración de Usuarios.
A través de la Administración de Usuarios se

puede efectuar:
• Registro del usuario
• Permisos generales
• Modificación de formas
• Restricciones
• Políticas
• Configuración impresión
• Asignación de directorios
Elementos que conforman la ventana Configuración de Usuarios.
Funciones básica para el manejo de la Forma.
Anterior registro) Ir al registro

anterior (Activo en modo de Barra de menú
Modificación).
(Siguiente registro) ir al
registro siguiente (Activo en modo de
Modificación).
Barra de herramientas
Cancela la operación actual
Barra de
Título
Imprime reporte de la
información mostrada.
Icono de control de menú.
Muestra listado de ítem de los

rubros donde estamos
trabajando
Crea o incluye nuevo registro. Ficha o página
Activa el modo de modificación

de registros
Elimina o borra registro actual
Pág. 52
Para acceder al usuario MASTER, se procede de la siguiente manera:
• Hacer Clic al Botón Editar, activándose así la ventana “Información del Usuario.
• Hacer dos Clic, sobre el usuario MASTER.

Mostrando el perfil del
usuario máster, observe Cuando se instala la aplicación, se
la ventana siguiente: crea un perfil de supervisor llamado
MASTER, y es muy importante que
este sea realmente el supervisor del
sistema, ya que peligraría el buen
funcionamiento de la herramienta si
se crea otro usuario con todos los
permisos activos.
Agregar, Editar, Borrar y Grabar un Usuario.

En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información:
Ficha Básica
Datos Básicos Usuario (Ficha Básico):
En este formulario, se parametrizan las características básicas del perfil de usuario, tales como su Nombre, Descripción
del cargo que desempeña, Contraseña (Contraseña que va usar el usuario que se está creando), Fecha de Creación
(fecha de inclusión del usuario, Fecha de expiración (marca el tiempo de este perfil que como usuario va tener acceso al
sistema), Status del usuario si esta activo o inactivo, Ubicación (ubicación que tiene el usuario en la empresa, a que
departamento pertenece), E-mail (se escribe el correo electrónico del usuario), Grupo de usuario al cual pertenece,
Usuario Principal (esta característica permite al momento de crear un nuevo usuario asignarle las características o perfil
del usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de políticas o configuraciones de menú, que se hagan al
usuario principal, es absorbido de manera automática por este usuario.
Editar o incluir un Usuario:
Paso a Paso:
1. Para modificar algún perfil haga Clic en el botón

Usuario ubicado en la barra de herramientas o Clic en el
Menú Usuario – Administración de Usuarios. Aparece la ventana de “Configuración de usuarios”, en la parte inferior
de dicha ventana, está compuesta de varias fichas (Básicas, Avanzada, Menús, Restricciones, Políticas, Impresión,
Directorios).Estas ficha se explicara paso a paso en el desarrollo del manual, observe que la ficha que esta activa es la ficha
básica.
Pág. 53
Nota: Configuración de Usuario: Para ello debe dar Clic a Botón Editar ,
con esto puede editar sus datos y configuración.
Ficha Básica.
(Se detallo anteriormente, aquí se procede a ejemplificar)
2. Para incluir un nuevo perfil haga Clic en botón Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de
la pantalla (barra herramientas).
3. El cursor se ubicará en el cuadro de texto titulado nombre de
usuario, proceda a llenar el formulario de datos básicos con la
información adecuada, Ejemplo María Gonzáles.
4. En la opción Descripción Ejemplo María Gonzáles o escriba el
nombre del cargo de este usuario vendedor.
5. La clave de usuario debe ser introducida dos veces, para
poder verificar que está debidamente escrita, se recomienda no
utilizar números o nombres relacionados directamente con el usuario
(Ej. C.I., segundo nombre, nombre de algún pariente cercano, entre
otros.), el sistema no acepta que el usuarios que se está creando tenga igual nombre o contraseñas de uno previamente
creado.
6. Las fechas requeridas vienen por defecto, para el ingreso, la fecha actual y la de egreso con 50 años de diferencia.
Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el día que culmina el contrato, al hacer Clic en el botón
señalado en la figura, se despliega la ventana del calendario, donde debe seleccionar la fecha.
7. Prosiga llenando las otras opciones
Nota: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a que se encuentra en la ficha, como el
la aplicación. status del usuario del sistema
8. Ubicación, indique cual es la
ubicación física del usuario dentro de la empresa. Ejemplo: Oficina principal.
9. E-mail, escriba la dirección de correo del usuario.
Ejemplo: mariagonzales@hotmail.com.
10. Grupo, Indique el grupo donde está ubicado el usuario,
como puede ser grupo, de venta, administrador, supervisor,
gerente, etc., Ejemplo: Ventas.
Activación del concepto de usuario principal
11. Usuario Principal, esta característica permite al momento

de crear un nuevo usuario asignarle las características o perfil
del usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel
de políticas o configuraciones de menú, en el usuario principal,
se replican de manera automática. Ejemplo: Grupo de ventas
12. Si desea, especifique otras opciones que se encuentra en

las diferentes fichas, esto se explica a continuación (muy
recomendado), de lo contrario, para almacenar el perfil presione
el botón de grabar, ..
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Grupo:
Ventas Hereda
perfil de:
Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la

aplicación, cada uno de los operadores se le define su perfil, ya que todo el
sistema se fundamenta en las características, para así mostrar sólo la
información que para esté usuario se autoriza acceder, el sistema trae un usuario
definido, que es el usuario MASTER, tiene perfil de supervisor.
Se recomienda para este caso un personal con las siguientes
características:
1. Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado.
2. Conocimientos básicos de los procesos administrativos normales de toda
empresa
3. Poseer la Certificación de Asesor a2.
4. Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se está
realizando la instalación.
Ficha Avanzado.
En esta ficha se puede establecer, que el usuario que se está creando, puede:
“Modificar Estadísticas”, Al esta activa esta opción permite al usuario modificar las estadísticas de la aplicación.
“Apariencia 3D”, activa la opción que los campos, cuadros de textos y botones de la aplicación se ven en tercera
dimensión.
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Apariencia 3D Desactivada Apariencia 3D Activada

“Acceso información sistema”, si esta opción al usuario no se le habilite, no podrá ver la información del sistema al usar
Ctrl. + S. Como es La ficha memoria (las memorias, memoria física total, memoria física disponible, total página de
memoria, total página disponible de memoria, etc. En la Ficha sistema operativo, muestra la versión del sistema operativo,
revisión y plataforma.
Ficha Directorios, muestra los directorios donde trabaja y guarda la información el sistema.
Ficha Sistema, se pode ver Información como la arquitectura del procesador, nivel del procesador, Tamaño de página,
Dirección mínima de la aplicación, Dirección Máxima de la aplicación.
Ficha Disco, muestra las características de los dispositivos de almacenamientos.
Ficha Ambiente, muestra el ambiente en que se está trabajando.
“Maneja Monedas”, cuando la opción está activa, el usuario puede manejar multimonedas en la aplicación, en el
momento de comenzar a efectuar las transacciones en a2 Administrativo.
“Alterar Factor Cambio”, Permite al usuario alterar el factor de cambio al inicio del programa, de cada una de las
monedas configuradas.
“Manejar todas las transacciones”, Cuando está activa, maneja todas las transacciones o solamente las que le permite
el menú del sistema, operaciones que involucre dinero en el sistema como son: facturas, Compras, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, entre otras.
“Activar modo de entrenamiento”, Activa el modo de entrenamiento, esto le permite al usuario efectuar transacciones,
efectuar práctica de aprendizaje, no afecta, datos del inventario de los productos, los datos del sistema, ni guarda o borra
ningún registro (No actualiza los datos del sistema). Herramienta de gran utilidad para el personal que necesita ser
entrenado en el manejo operativo de la aplicación.
“Preguntar en caso de olvidar su clave”.

En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicación en caso de olvidar su clave
secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmación de la misma.
Nota: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de

configuración de usuarios e intentar introducir su clave tres veces de
forma errónea, al hacerlo se activa la pregunta que dará paso a su
respuesta.
Pregunta que va efectuar el sistema cuando se olvida la clave.
Respuesta que da el usuario, a la pregunta anterior.
Confirmación de la respuesta anterior.
El usuario tiene tres intento para colocar la clave correcta, sino configuró en a2 sistema la pregunta, en caso de olvido, lo
saca de la ventana de acceso, de lo contrario habilita el botón “Olvido Clave”, al hacer Clic en él, efectúa la pregunta
clave al usuario, escriba la “clave de olvido” para lograr el acceso, luego hacer Clic en Aceptar.
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Resumen paso a paso (Clave del Sistema)

1. Haga Clic con el Mouse en los cuadros de verificación de cada enunciado, en la parte izquierda del formulario.
2. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado “pregunta en caso de olvidar la clave”
3. Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado “respuesta a la pregunta” y repita en “Confirme su respuesta”
Ficha Menús (Para Configurar Permisos y Formas Disponibles).

Recuerde que para accesar al editor de formas, debe ejecutar el módulo a2 usuarios (sistema) e ir al menú Usuarios
opción Administración de Usuarios o sencillamente presione el botón Usuarios . Para acceder al configuración
del menú administrativo
Para poder ejecutar las opciones del editor, debe primero seleccionar el usuario existente al que desea
modificar o insertar un usuario nuevo.
Ficha Menú
En el formulario Configuración de Usuarios, seleccione la Ficha Menú, este formulario está dividido en dos
secciones: Recuadro de permiso y Formas disponibles.
Recuadro
Permisos
Formas
Disponibles
Si esta desmarcada la opción

“Acceso a los Usuarios”, el usuario
que está creando no tendrá acceso al
módulo de a2 sistema o usuario, para
visualizar o modificar las
configuraciones del a2
Administrativo, al intentar acceder, el
sistema le presenta la siguiente
Configurar Menú Configurar Las pantalla.
Administrativo Formas ó
Fichas de
Archivos a2
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Recuadro Permisos. En la parte izquierda, en el recuadro Permiso, se establece los permisos para acceder el módulo
usuario (sistema) y para el módulo administrativo del a2 administrativo.
Para efectuar cambios en el menú del Módulo Administrativo, solo haga Clic en el botón titulado "Configurar Menú
Igualmente, si está desmarcada la opción “Acceso

Administrativo”, este usuario no tendrá acceso al módulo
a2 Administrativo para visualizar o efectuar transacciones.
Cuando el usuario ejecuta el módulo e introduce la clave
muestra la siguiente ventana.
Administrativo".
Al hacer Clic en el botón “Configurar Menú Administrativo”, muestra la ventana de “CONFIGURACIÓN MENU
ADMINISTRATIVO DE _Nombre del usuario____” del usuario que se está configurando, esto permite configurar los
menús de a2 Administrativo para este usuario, recuerde que esto
aplica por usuario, El cuadro de verificación permite configurar las
opciones de la barra de menús y las acciones que puede ejecutar el
usuario actual, se activa o desactiva la opción de menú que se
desea para los usuarios, también se puede cambiar el nombre de las
opciones que tendrá el usuario en el menú del módulo
administrativo. Cuando se ejecuta, se muestra la ventana
Configuración Menú Administrativo de usuario. En esta ventana se
muestra la barra de título: "CONFIGURACIÓN MENÚ
ADMINISTRATIVO NOMRE DEL USUARIO", la barra de menús y el
área de datos. En la barra de menús aparecen las opciones que el
usuario puede ejecutar.
En la ventana de “Configuración menú administrativo” se

observan todos los menú con que cuenta el módulo a2
Administrativo, Aquí el supervisor o el administrador del
sistema, debe tildar la opción, que tiene derecho acceder el
usuario que está configurando, en el cuerpo de la ventana se
observa la raíz y los nodos como está formado cada menú. Al
hacer Clic en el botón se despliega los nodos que
pertenece a ese menú y si hace Clic en el botón oculta los
nodos. En el área izquierda se configura todo lo referente a las
opciones de menú activos y las diferentes opciones de los
mismos.
Pág. 58
Signo -
Contrae
Signo +
Expande
Ejemplo: Si el usuario que se está configurando, no tiene derecho a efectuar reimpresiones en el módulo de banco en
a2 Administrativo, debe quitar la tilde en esta opción y si desea cambiar el nombre que tienen las diferentes opciones de
menú, solo tiene que hacer doble Clic sobre él, para editarlo y escribir el nuevo nombre.
Al finalizar cierre la ventana, para regresar a la ventana de “Configuración de

Usuarios”.
En el área de datos, presionando el botón

derecho del Mouse se muestra el menú
contextual con las opciones:
Expandir Todas: Abre todas las opciones del árbol del menú del Sistema
Administrativo.
Contraer Todas: Sólo muestra las opciones de la barra de menú.
Marcar Todas: Permite al usuario ejecutar todas las opciones disponibles en el menú administrativo.
Desmarcar Todas: El usuario no puede utilizar ninguna opción del menú administrativo.
Restablecer valores por defecto: Restituye el menú original del sistema administrativo a2.
Cuando se marcan o desmarcan las casillas de verificación, aparecen o desaparecen automáticamente las opciones y
acciones correspondientes que se le permite ejecutar al usuario actual. Los resultados de las acciones se muestran en la
barra de menús de la ventana visualizada.
Para regresar a la pantalla anterior, se presiona el botón salir de los botones de control de la ventana o la opción salir del
menú de icono de control.
Configuración de Usuarios
Ficha Menú – Recuadro Formas Disponibles.
Las formas son las pantallas o formularios que se muestran para introducir y visualizar información de los archivos maestros
del sistema. Es posible personalizar las formas en modo de diseño modificando y adicionando diferentes componentes. Las
formas se visualizan en la localización y tamaño inicial fijadas por el usuario en la pantalla en tiempo de diseño. Luego,
cuando se ejecuta el sistema administrativo, si el usuario lo desea puede mover la ventana, pero cada vez que ejecute una
opción, aparece en el área de la pantalla que fue fijada en la Configuración. Estos archivos se almacenan en la carpeta o
directorio UserConfig.
Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se guarda en el
directorio UserConfig, llamado SCUSERxxyy.SYS, donde XX representa el número de la forma
maestra, yy el código del usuario que está siendo modificando. Los archivos maestros originales
se llaman FMASTERxx.SYS.
Nota: Si todos o casi todos los usuarios utilizan una misma forma, es un inconveniente crear a
cada usuario la misma forma, sobre todo si son muchos. Si este es el caso, renombre el
FMASTERxx.SYS, por ejemplo, colóquele una O, de original para que le recuerde que es una
forma original del sistema. Se renombraría OFMASTERxx.SYS. Luego renombre el
SCUSERxxyy.SYS con FMASTERxx.SYS, esto con el fin de que el nuevo archivo se convierta en
el nuevo original y pueda ser utilizado por todos los usuarios
Pág. 59
En un ambiente de redes, cuando sean pocos los usuarios que tengan formas diferentes de un mismo archivo, puede
generar la forma y grabarlo en el directorio UserConfig del usuario, el cual se recomienda crear en el disco duro local. En el
caso contrario, guarde el archivo SCUSERxxx.SYS en el directorio UserConfig del servidor.
Para crear las carpetas locales o globales del usuario, vaya a la Ficha Directorios de la Configuración de usuarios. Se
mostrará la siguiente ventana:
Es recomendable que el directorio local esté en el
disco duro local. Todos los demás en sus
ubicaciones originales del servidor.
En la sección derecha de la ventana

“Configuración de Usuarios”, se observan las
diferentes formas disponibles, se debe
seleccionar primero la forma a configurar
(Departamentos, Inventario, Depósitos,
Proveedores, Clientes, Autorizados, Tarjetas,
Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos,
Beneficiarios.), en el recuadro muestran los
botones de selección.
Archivos no modificables no se muestran

en el menú Configurar del módulo
usuarios.
Al hacer Clic en el botón de selección, ubicado a la derecha de los enunciados (se encuentra en la parte derecha del
formulario “Configuración de Usuarios). Para seleccionar, hacer Clic con el Mouse en el nombre del archivo a visualizar o
modificar, luego Clic en el botón "Configurar".
En Resumen este caso se seleccionó Departamentos y posteriormente Clic al botón configurar, dando así paso a la
ventana de “Archivo de Departamento de inventario”
NOTA: Al hacer Clic al botón Configurar se presenta dos ventanas:

• El Editor de la Forma
• Recursos del Usuario
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Ventana de “Archivo de
Departamento de inventario”
Las formas tienen dos

presentaciones en pantalla:
• Ventana desplegable (Ejemplo

La forma del archivo Departamento).
• Páginas. (Ejemplo de página, es
el archivo de proveedores o Clientes)
Editor de la Forma
Recursos del Usuario
Ventana Recursos del Usuario

La ventana Recursos del usuario presenta las variables y controles que permiten cambiar las características de la forma.
Tiene una presentación de 4 páginas: Campos Disponibles, Presentación, General y Propiedades, además del recuadro
en la parte superior, donde se presenta la lista de objetos y variables disponibles en la forma.
Elementos de la Ventana Recursos del Usuario.
• Ficha Campos Disponibles: Muestra todas las variables que puede manipular la forma.
• Ficha Presentación: Para modificar la visualización de la forma, es decir, si desea modificar una ventana desplegable
convertirla en páginas.
Pág. 61
• Ficha General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo, es decir, el menú y la barra de
herramientas de la forma.
• Ficha Propiedades para modificar las características de la forma y los objetos incluidos en la forma.
Editor de Formas.
Es el corazón del sistema administrativo a2, ya que de la implantación dependerá el éxito de la empresa. Es aquí donde se
modifican las fichas de los archivos maestros de la aplicación y en esto reside la estética, presentación y organización de
los datos en la pantalla.
Cuando se personaliza es necesario mantener un criterio o estilo de configuración, es decir, un estándar básico que siga
una línea general unificadora a través de todas las formas y el manejo de la data.
Si usted realiza una configuración de manera desordenada el resultado puede ser sencillamente un desastre, por lo cual se
recomienda ser muy cuidadoso, diseñando primero en papel un bosquejo de cómo definirá las distintas pantallas para
conservar la uniformidad.
Debe recordar que el usuario final del sistema es, por lo general, un operador de computadoras que aprende a manipular
paquetes. Si esta persona migra de una empresa a otra, y ambas utilizan a2, puede que no sepa manejar el sistema en la
segunda, debido a la forma como se instaló la aplicación. Por tal motivo es necesario aplicar una política de uniformidad
cuando se instala a2.
A continuación se presenta una lista de las características más importantes que se pueden modificar en esta opción:
Nota: En cualquier momento las formas
• Definir la longitud del campo código y otros campos.
creadas por el usuario pueden ser
• Cambiar el orden de entrada de los datos. eliminadas y el sistema automáticamente
• La permisología para ejecutar menús y sus opciones toma la forma por defecto.
• Cambiar el tipo de pantalla.
Nota: El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para configurar las
bases de datos. Se debe crear un usuario administrador, para tener el control de los distintos usuarios con los niveles
de confianza y permisologías necesarias para el manejo del sistema administrativo a2.
Pág. 62
Pasos generales Para realizar algún cambio a un archivo o forma.
Paso a paso.
1. Seleccionar en "Formas Disponibles" la opción deseada y presionar el botón Configurar. Se utilizará como ejemplo la
forma Departamentos de inventario.
Se presentan dos ventanas, el Editor de la Forma y Recursos del Usuario. Ambas ventanas tiene el icono de control y los
botones de control iguales a una ventana estándar de Windows. Puede salir del configurador presionando el Mouse en el
botón de salir de cualquiera de las dos ventanas.
La ventana que presenta el editor de la forma, tiene en la barra de título Archivo de nombre forma, en este caso, Archivo de
Departamentos de Inventarios.
2. De la forma.
Cuando se comienza la configuración, en el cuadro de Recursos del Usuario
automáticamente se muestra la Ficha Campos Disponibles y en el recuadro:
Plantilla de Datos, lo cual representa el fondo de la forma.
3. Insertar los elementos necesarios.
4. Seleccionar y Modificar los elementos.
5. Por último, presione en la ventana Recursos del Usuario, el botón Grabar si
desea grabar la forma que acaba de crear o el botón Eliminar, si desea descartar
la forma que ha creado. Luego puede salir y regresar al menú Configuración de
Usuarios.
Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se

guarda en el directorio UserConfig, llamado SCUSERxxyy.SYS, donde XXX
representa el número de la forma maestra más el código del usuario que está
siendo modificando. Los archivos maestros originales se llaman
FMASTERxx.SYS.
Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario
pueden ser eliminadas y el sistema automáticamente toma la forma
por defecto.
Cambiar el ancho de un campo

Paso a paso
1. Si desea cambiar el ancho del campo Código del departamento, primero
se selecciona el campo código.
2. Seleccionar con un Clic en la ficha Propiedades de la ventana “Recursos del Usuario”.
3. Hacer Clic en la propiedad Ancho, el sistema coloca el ancho que tiene establecido, escriba o hacer Clic en el botón
para aumentar o disminuir dicho valor.
4. Después, debe cambiar el tamaño de la etiqueta, hacer Clic sostenido por los puntos de control y arrastrar.
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Colocar un Mensaje de ayuda.
Paso a paso
Para cuando el usuario coloca el puntero del Mouse sobre el campo, aparece un mensaje de ayuda.
Mensaje de ayuda
Escriba el Mensaje deseado
Para lograr que el sistema envié este mensaje de ayuda, se

procede de la siguiente manera:
1. Estando en la ventana “Recursos del Usuario”, Propiedad que se desea
seleccione Propiedades. modificar
2. Seleccione la propiedad Mensaje y la barra superior de la
ventana “Recursos del Usuario”
escriba el mensaje deseado y hacer Clic en el
botón actualizar propiedades para que
sistema actualice las propiedades.
3. Luego de efectuar los cambios pertinentes, debe guardar, haciendo

Clic en el botón
Grabar
de la ventana recursos
del usuario.
4. Aquí se da dos posibilidades de guardar de forma general (Igual

para todos los
usuarios) o de
forma particular
(única para este
usuario). Debe
seleccionar según
su necesidad y
posteriormente
hacer Clic en el
botón Aceptar.
5. El sistema presenta esta ventana de información, donde debe hacer Clic en el botón aceptar. Regresando así a la
ventana de Configuración de Usuarios.
Pág. 64
Configurar Prefijo en las formas.

Paso a Paso
Ejemplo como Configurar Prefijo.
1. Seleccionar la forma de departamentos (ya que es en esa ficha donde están dadas las posibilidades de incluir el
manejo de los prefijos por departamentos).
2. Hacer Clic en el botón configurar.
Se Visualiza dos Ventanas, la ficha de departamento y la de Recursos de Usuarios.
Editando una forma Campos Disponibles
3. Para incluir campos al área de formato, seleccione la Ficha o ficha Campos Disponibles, donde se muestran todos
los campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrástrelo hacia la forma.
• Clasificación
• Código
• Descripción
• Descripción Detallada
• Manejo de Depósitos
• Ofertas y Presentaciones
• Prefijo
• Psicotrópicos
• Seriales
• Status
• Tipo de Costo
• Vencimientos
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Nota: Si necesita agregar algún campo que no existe, el usuario Master debe crear con
anterioridad en el archivo de la tabla correspondiente a la forma donde desea agregarlo.
Esto se realiza en el módulo usuarios (a2 Sistema):
1. Hacer Clic en el menú Archivo, opción Datos de la Empresa o en el botón datos de la
empresa que se encuentra en la barra de herramientas.
2. Ficha Datos Básicos.
3. Botón Configurar.
4. En la ventana que se presenta, hacer Clic en el botón NO.
5. Seleccione el Archivo donde se va agregar el campo. (Ejemplo archivo de

Proveedores)
6. Observe la ventana anterior, está dividida por tres columnas (Titulo, Mensaje, Tipo),
debe desplazar el cursor hacia el ultimo campo y hacer dos Clic
7. Escriba el nombre del campo (Código de área), Hacer Clic en la columna del mensaje
y escribir el mensaje que desea que aparezca (Indique el código de área), Clic en la
columna Tipo y seleccione el tipo de datos. Al finalizar debe bajar a la siguiente
línea, con Enter o Hacer Clic en la siguiente línea, de no hacerlo se pierde la
información asignada.
8. Hacer clic en el botón Grabar.
9. Aparece la ventana de advertencia, preguntando si desea cancelar la operación,
conteste que NO, si está seguro.
Pág. 66
4. Por cuestiones de estética es necesario hacer un espacio, si observa no lo tiene, para eso se debe simplemente
ubicar en la parte inferior de la forma y con el Mouse hacer Clic sostenido en el borde inferior de la ventana y desplazarla
hacia abajo, hasta conseguir un espacio adecuado para poder incluir la variable.
Forma Estándar Departamentos Forma Ampliada Departamentos
En este ejemplo la variable denominada Prefijo, es la que se desea incorporar a la forma

de departamentos de inventario.
Botón del Mouse en el
campo Prefijo y
5. Inclusión campo Prefijo en la forma: arrastrar hasta la
Al seleccionar un
objeto o hacer
Clic en un área
libre de la forma
(que no sea un
recuadro o un
campo de datos)
automáticamente
en la ventana
Recursos del
Usuario se exhibe
la paleta
Propiedades,
posicionarse en la
variable
Denominada
Prefijo y con el
botón del Mouse
hacer un Clic
sostenido en el
campo prefijo hasta el espacio inferior que se estableció inicialmente.
Campo Prefijo incluido en la forma
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6. Propiedades de los campos: En la Ficha Propiedades, el usuario personaliza las características de cada uno de los
campos:
Los campos tienen las siguientes características, dependiendo de su

tipo de dato:
Para campos textos:

Altura: Altura de la línea del campo.
Ancho: Ancho del campo.
Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la
regla.
Color: Cambia el color del campo.
Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el
archivo en el módulo administrativo.
Fuente: Características de la letra.
Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo.
Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo.
En esta opción se modifica la longitud de los Códigos.
Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y
qué tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el
texto en mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas).
Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta.
Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado.
Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo.

Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura, entre campo y campo cuando se utiliza la tecla
Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o derecho del
Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra el siguiente cuadro, el cual
se puede modificar:
Posición etiqueta X: Posición horizontal del nombre del campo, con respecto al campo.
Posición etiqueta Y: Posición vertical del nombre del campo, con respecto al campo.
Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo.
Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra.
Título etiqueta: Nombre del campo.
Presentación: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y
Simple texto. Selección múltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo:
En este ejemplo, incluir los Prefijos en los
Departamentos solo veremos la propiedad
Orden de entrada se refiere al orden en el cual se
mueve el cursor de escritura, cuando se desea
pasar entre campo y campo.
Botón Derecho del Mouse:
7. Orden de entrada de los campos
Para el campo Prefijo el orden de entrada es 6. Para determinarlo se debe seleccionar los
campos manteniendo la tecla Ctrl. Pulsada y haciendo Clic en cada campo, en el mismo
orden como se desea desplazarse con la tecla tabulador, luego hacer Clic derecho sobre la
forma para seleccionar la opción orden de entrada, así observará la ventana orden de
entrada.
En esta ventana, se puede mover indicando el orden, en este caso campo denominado Prefijo
y luego indicarle el orden en la propiedad Orden de Entrada (otra forma de establecer el
orden de entrada, es seleccionar el campo, hacer Clic en la ficha propiedades, seleccionar del
menú la propiedad orden de entrada y en la parte superior de esa ventana escribir el número (6)
Pág. 68
del orden como desea el desplazamiento con la tecla tabulador, luego hacer Clic en el icono de actualizar propiedad, que se
encuentra en esa misma barra).
Propiedades de un Campo
8. Hacer Clic en Aceptar, en la ventana orden de entrada.
9. Debe presionar el icono Actualizar Propiedades que se encuentra en la parte superior. (grabar
el cambio efectuado en la propiedad Orden de Entrada)
10. Hacer Clic en el botón Grabar de la ventana Recursos del usuario.
11. Seleccionar como lo desea grabar, si es en “Forma General” o “Forma Particular”, en la ventana Recursos del
usuario.
Se debe tener en consideración de que si los cambios
efectuados en la forma, (incluyendo el campo Prefijo en la
forma de departamentos) serán: Igual para todos los
usuarios o único para el usuario que editamos. Esto nos
permite elaborar modificaciones de las formas para usuarios
particulares, es decir solo serán vistos por ellos, para el caso
de que la forma se guarde como Forma General, esos
cambios son vistos por todos los usuarios.
Seleccionamos la opción Forma General y presionamos el

botón grabar.
12. Hacer Clic en el botón Aceptar.

13. Hacer Clic en el botón Aceptar de la ventana de información, que indica con que nombre es graba la forma.
Pág. 69
Agregar una página a una forma.
Paso a paso.
1. Hacer Clic en el Menú Usuario -
2. Seleccionar el usuario que se desea editar,
haciendo Clic en el botón Editar . Se presenta la

ventana “Información de Usuarios”. En esta ventana se
muestran todos los usuarios que están incluidos al sistema, para
seleccionarlo debe hacer dos Clic sobre el que desea
configurar.
3. Hacer Clic sobre la ficha Menú.

4. Seleccionar la forma Clientes
5. Hacer Clic en el botón Configurar. 4
6. Observe se presenta dos pantalla, del la izquierdo la forma
de archivo de clientes y del lado derecho la ventana de 5
recursos del usuario, en la ventana del extremo derecho
seleccione:
La ficha Presentación. 3
7. Hacer Clic en el botón Nueva, para agregar una nueva
página a la forma.
Pág. 70
8. En la ventana siguiente, observe que se anexo una página más, llamada Pag2, haga Clic en esta página (Pág2).
9. Verifique que en la ventana de “Recursos del usuario” se encuentre activada la ficha propiedades.
10. Seleccione la propiedad Titulo

11. En la barra superior de la ventana escriba el nombre que
desea para la ventana nueva. Ejemplo Foto.
12. Hacer Clic en el botón Actualizar
propiedades, para que se haga efectivo el cambio Escriba: Foto
de nombre de la página.
Proceda a diseñar en esa nueva página, los campos pueden ser,

etiquetas, leyendas que requiera, en este Ejemplo se va colocar
una foto del cliente. Botón de
13. Seleccionar la ficha Campos disponibles en la ventana Actualizar
disponibles. 11 Propiedades
14. Seleccionar el campo Foto y arrastrarlo hacia la nueva
forma (Llamada Foto)
15. Cambiar el tamaño al recuadro de la imagen. 9
16. Cerrar la página o ficha que está editando
17. En la ventana de confirmación, hacer Clic al botón SI para
Grabar.
18. Aparece una ventana de información, indicando el nombre
con que será grabada la forma, Hacer Clic en el botón Aceptar.
1 Recuad
Nueva Página ro de
14
5 image
13
19. Crear una carpeta con el nombre de imágenes dentro de la carpeta empre001 de a2 administrativo.
Pág. 71
Demostración del ejemplo

1. Para demostrar el ejemplo, ejecute el a2 Administrativo, hacer Clic en
el Menú Mantenimiento y luego Clientes. Observe la ventana tiene tres
páginas (Básico, Datos Crédito, Foto), efectué clic en la ficha foto.
2. Hacer dos Clic sobre el recuadro blanco de la foto.
3. En la ventana de “Editor de Imágenes”, hacer Clic en el botón Cargar.

4. Ubique la carpeta imágenes que previamente se había creado.
(C:\a2Softway\Empre001\Data\Imagenes).
5. Del lado derecho, seleccione el archivo donde está guardada la foto,
haciendo Clic sobre el nombre del archivo y luego sobre el botón Aceptar.
4. En la ventana de “Editor de Imágenes”, se edita la foto a través de las 2
opciones(Apariencia, Propiedades, Avanzados), Ejemplo Hacer Clic en el
botón apariencia y luego en estilo seleccione centrado
5. Después de seleccionar todos los atributos que se desea de la foto, Hacer Clic en el botón Aceptar y cuando este en
la ventana “Archivo de Clientes” debe grabar el Registro.
Pág. 72
Nota: Para ver el efecto de lo anteriormente explicado, estando en a2 Administrativo, debe ingresar como el
usuario al cual se le efectuó la configuración,
1. Hacer Clic en el Menú Mantenimiento, seleccionar la
opción Clientes o el botón Clientes.
2. Hacer Clic al Botón Modificar Registro y luego

en ventana Archivo del Cliente, hacer Clic en la barra de
búsqueda y luego doble Clic sobre el Nombre del Cliente.
Seleccionar la ficha Foto. Observe la siguiente ventana donde se aprecia la foto que se cargo.
Cambiar la configuración de la columna del título ayuda de los campos de la ventana de

búsqueda.
• Ocultar los nombres del título ayuda
de los campos. Cuando se está trabajando
en a2 Administrativo, se va trabajar con una
configuración predeterminada de las
diferentes formas, ejemplo en la ventana de
búsqueda de inventario se observan los
siguientes título de ayuda de la columnas los
Nombre del Título Ayuda de la ventana de búsqueda campos del archivo de inventario.
Estos título de ayuda, se pueden ocultar,

para que no aparezca en la forma,
porque no le es imprescindible para su
empresa o para sus requerimientos.
En esta ventana puede desplazarse por

medio de la barra de desplazamiento
horizontal para ver los siguientes nombres
de títulos ayuda.
Pág. 73
Pasos para desactivar el Título Ayuda de la
columna de los campos en la ventana
búsqueda.
Ejemplo.
Nombre del Título Ayuda
Paso a paso.
1. Abrir el módulo a2 Sistema.
2. Hacer Clic en el Menú Usuarios – Administración de Usuarios.
3. Hacer Clic en el botón Editar .

4. Seleccione el usuario al cual desea efectuar la configuración,
haciendo dos Clic sobre su nombre. Hacer Clic en la ficha menú.
15
9
5. Tildar la forma que desea modificar, en este ejemplo inventario.
6. Hacer Clic en el botón Configurar.
8. En la forma, seleccione el campo que desea ocultar (descripción detallada).
9. En la ventana de Recursos del usuario seleccione la ficha propiedades y la propiedad Titulo Ayuda.
10. En la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana recursos del usuario, donde aparece el nombre del
campo Descripción_Detallada, escriba delante del campo el símbolo &.
Pág. 74
11. Hacer Clic en el botón Actualizar
Propiedades .
12. Hacer Clic al botón Grabar Configuración.
13. Tildar la opción Forma General, para que

esta configuración sea igual para todos los
usuarios.
14. Hacer Clic en el botón Aceptar. 11
15. Hacer Clic en el botón Grabar de la
10
8
ventana Configuración de Usuario.
9
9
12
13
14
Demostración del ejercicio.
1. Abra el módulo a2 Administrativo,

2. En la ventana de contraseña, escriba el nombre del usuario al cual se le efectuó la configuración.
3. Haga Clic al menú de Mantenimiento, seleccione la opción inventario
4. Hacer Clic al botón Modificar Registros Y se

4 presenta la ventana “Archivo de Inventario”.
5. Muévase a través de la barra de

desplazamiento los Título Ayuda y observará que
Descripción Detallada, ya no se observa en la ventana
de búsqueda, como se observó en esta ventana al
comienzo del ejercicio.
Pág. 75
Cambiar del nombre del Título Ayuda.

Además de ocultar el Título Ayuda, se puede cambiar el nombre, para hacer esto, proceda de la siguiente manera:
1. Debe efectuar los pasos Nº 1 al 9 del ejercicio anterior.
2. En la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana “Recursos del Usuario”, donde aparece el nombre
del campo Descripción
Detallada, escriba el nuevo
nombre que desea que
aparezca en el Título Ayuda
(Características del
producto).
3. Hacer Clic a botón
Actualizar Propiedades.
4. Hacer Clic en el botón Escribir el nuevo nombre

Grabar. (Característica del Botón Actualizar
producto) Propiedades
5
5. Seleccionar Forma General (igual para todos los usuarios).
7. Hacer Clic al botón Grabar.
6 Nota: Cuando se selecciona de forma particular para un solo

usuario y hacer clic en el botón Aceptar, el sistema va enviar
una ventana de información indicando el nombre con la cual va
ser grabada la forma.
Pág. 76
Observe el “Título Ayuda” que el sistema originalmente muestra la ventana de búsquela, específicamente observe la
Descripción Detallada, que fue la que se modificó en el ejercicio anteriormente.
Al efectuar los pasos del ejercicio anterior y
posteriormente se ejecuta el módulo a2
administrativo, hacer Clic en el Menú
Mantenimiento y seleccionar la opción Inventario.
Nombre del Título Ayuda

Hacer Clic al botón Modificar Registro .
Muévase a través de la barra de desplazamiento,
observe el nuevo nombre Título Ayuda que tiene
la Descripción Detallada.
Cambiar la manera de visualizar la Presentación de una Forma.

Botón Nueva
Para insertar otras páginas.
Botón Borrar
Para borrar una página.
Botón Incluir Etiqueta

Para insertar en la forma una etiqueta, por ejemplo, el
nombre de la empresa, lo cual permite personalizar la
instalación del sistema.
Botón Agrupar componentes

Para colocar en un recuadro varios campos relacionados
1. Hacer Clic en la Ficha Presentación, para cambiar el título de la forma y la manera de visualizarla. Si la forma actual
está como una ventana desplegable, puede crear un
nuevo formulario en Páginas, y viceversa.
2. En el recuadro Fondo tiene dos opciones a
seleccionar:
• Ventana desplegable. (es la común con la
cual trabaja el sistema)
• Páginas. Al seleccionar está opción
aparece una ventana de confirmación,
advirtiendo que los componentes de la
forma serán borrados.
Pág. 77
Si trabaja con la presentación en páginas, cuando seleccione una página de la forma, aparece el cuadro Recursos del
Usuario, donde puede modificar todos los atributos que se muestran.
Inmediatamente aparece un cuadro de confirmación, informándole que los componentes actuales de la forma serán
borrados. En caso afirmativo, muestra la nueva
forma vacía, de lo contrario, regresa al estado
anterior. Se muestra la Ficha presentación y un
ejemplo de una forma en páginas.
Acciones de una Forma:
La Ficha o ficha General muestra las acciones que el usuario puede

ejecutar en el archivo correspondiente, es decir, muestra la barra de
herramientas del archivo. Cuando se desactiva alguna, el usuario no es
capaz de ejecutar esa acción, ya que el icono asociado desaparece de la
barra de herramientas. Las acciones que se pueden ejecutar para
todos los archivos son: Ir al Registro anterior, Siguiente registro,
Cancelar la operación, Imprimir registros, Búsqueda de registros, Incluir
registros, Modificar registros, Borrar registros, Grabar registros y Salir.
El resto de las acciones, dependen del tipo de archivo con el cual esté
trabajando el usuario.
Cuando se trabaja en el a2 Administrativo, en este caso se toma específicamente como ejemplo la ventana de clientes,
observe los botones que se encuentran activado.
Pág. 78
Si se desea configurar que un determinado usuario no pueda borrar registro de Clientes, desplazarse al Anterior
registro, Siguiente Registro. Estando en la ventana Recursos del Usuario, se selecciona la ficha General se desactiva
las acciones Anterior Registro, Siguiente registro, Borrar Registro, Hacer Clic en el botón Grabar, en la ventana de
Recursos del Usuario seleccionar Guardar como Forma Particular y luego hacer Clic en el botón Aceptar
NOTA: Pasos para eliminar un Registro:

Estando en a2 administrativo selecciona el menú
Cuando el usuario esté en a2 Administrativo, y activa Mantenimiento - Clientes, aparece la ventana Archivo
la ficha de clientes (Mantenimiento - Cliente), va de Clientes, hacer Clic en el botón Modificar Registro
observar que los botones Anterior Registro y seleccione el registro que desea borrar y luego hacer
Siguiente Registro están desactivados y cuando Clic Borrar Registros.
efectué los pasos para eliminar el registro de un
cliente (Ver explicación siguiente) esta instrucción no
es permitida.
En el caso particular de la forma del archivo

Inventario se tienen las siguientes acciones:
• Costos y Precios
• Existencias
• Sustitutos
• Ofertas y Presentaciones
• Seriales
• Proveedores El sistema muestra una ventana de confirmación,
• Operaciones confirme haciendo Clic en SI.
• Estadísticas y Proyecciones
• Código Único Asociado
Si usted desmarca alguna de ellas para un usuario o
grupo de usuarios, se desactiva en la ventana de
información asociadas al inventario en las
transacciones.
Posteriormente se recibe una ventana de advertencia

negando la eliminación del registro.
Pág. 79
En el caso particular de Costos y Precios, cuando presiona el botón Detalle de la ventana de información, el usuario no
podrá visualizar el archivo de todos los precios y costos de un producto. Sólo se mostrarán en el grid de la transacción
cuando incluyen un ítem.
Inserción y Modificación de los Campos de una Forma:
Para incluir campos al área de formato, seleccione la Ficha Campos Disponibles, donde se muestran todos los campos
que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrástrelo hacia la forma.
Para eliminar un campo,

selecciónelo y presione el
Nota: Si necesita botón suprimir del teclado.
agregar algún campo que
no exista, el usuario
Master debe crear con
anterioridad el campo en Propiedades de los campos
la tabla correspondiente a En la Ficha Propiedades, el usuario
la forma. Esto se realiza puede personalizar las características de
en el módulo usuarios, cada uno de los campos cambiando, entre
opción Datos de la otros:
Empresa, Ficha Datos
Básicos, botón • Longitud del campo
Configurar. • Color
• Fuentes
Campos Disponibles • Valores iniciales
(Inserción y Modificación) • Posición del campo
• Tipo de campo
Al seleccionar un objeto o hacer

Clic en un área libre de la forma
(que no sea un recuadro o un
campo de datos)
automáticamente en la ventana
Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades.
En la forma, para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla

CTRL, y haga Clic con el Mouse en los elementos deseados.
Al seleccionar el fondo de la forma, las características que se

pueden modificar son:
• Tamaño del cuadro o forma.
• Mostrar o no mostrar un comentario al pasar el Mouse por la forma, y Propiedades de
• Cambiar el color de la forma. los campos
Cambiar el color de la forma:
Paso a Paso:
Estando en a2 Sistema, Usuario - Administración de Usuarios – Botón Editar
– Seleccione el usuario al cual se le va hacer la configuración.
1. Seleccione la ficha Menú, forma Departamento, Botón
Configurar
Pág. 80
2. Aparecen dos ventanas: La forma y
las acciones de una forma.
3. Hacer Clic en el fondo de la

pantalla.
Acciones 4. En la ventana de acciones de la

de una forma, cambie a la ficha propiedades,
Forma dentro de la lista de propiedades
Forma desplegadas seleccione la indicada con el
Departamentos nombre Color.
5. Una vez seleccionado el color debe aceptar el cambio y para eso de

debe hacer un Clic en el icono identificado con la mano (Actualizar
propiedades), con el propósito de efectuar la actualización de la
modificación del color.
Además, arrastrando el Mouse en la esquina inferior derecha de la forma,

se puede cambiar el tamaño de la forma. También puede maximizar la
ventana en el icono de control o los botones de control, para aprovechar
toda la capacidad de la pantalla. Cuando la forma no está maximizada, se
puede colocar en un punto específico de la pantalla, para que cada vez que
se muestre el archivo en el módulo administrativo se muestre en la posición y
tamaño fijado.
Características de los campos, dependiendo de su tipo de dato.
Para campos textos:

Altura: Altura de la línea del campo.
Ancho: Ancho del campo.
Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la
regla.
Color: Cambia el color del campo.
Pág. 81
Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en
el módulo administrativo.
Fuente: Características de la letra.
Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo.
Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo. En esta
opción se modifica la longitud de los Códigos.
Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y qué
tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en
mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas).
Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta.
Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado.
Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo.
Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y
campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los
datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o derecho del Mouse, se
le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra
el siguiente cuadro, el cual se puede modificar:
Posición etiqueta X: Posición horizontal del nombre del campo, con
respecto al campo.
Posición etiqueta Y: Posición vertical del nombre del campo, con respecto al
campo.
Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo.
Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra.
Título etiqueta: Nombre del campo.
Presentación: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar
entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y Simple texto.
Selección múltiple: Sirve para seleccionar de una lista plegable que es
creada por el usuario. Ejemplo:
Combo: para seleccionar de una lista creada
por el usuario en elementos.
Simple texto: es un cuadro de texto.
Elementos: Las opciones que se muestran en el tipo

Presentación, cuando se tiene Selección múltiple y combo.
Ejemplo:
Otros atributos adicionales en campos numéricos.
Mostrar botón: Muestra un botón que cuando se selecciona en el archivo correspondiente, muestra una calculadora para
los datos numéricos y un calendario para los datos fechas
Nota: En este ejercicio se va

crear un campo tipo combo
Box, que no existe en la
base de datos, se debe
previamente crear, por lo
consiguiente se va a explicar
los pasos para crear el campo
y luego se explicará los pasos
para indicar que es tipo
Combo Box.
Máximo valor: Máximo valor permisible.

Mínimo valor: Valor mínimo permisible.
Pág. 82
Porcentaje: Si el campo maneja porcentajes, no maneja porcentajes, es decir un número en su formato, o maneja ambos
tipos de números.
Tipo de número: Si el campo es un entero o un real.
Valor por defecto: Valor que se asigna al campo por defecto.
Fechas: Si tiene fecha por defecto, una fecha mínima o una fecha máxima permitida.
Pasos para crear un campo tipo Combo Box o Selección Múltiple.

Paso a paso
1. Abrir el módulo a2 Sistema.
2. Hacer Clic en el Menú Archivos - Datos Empresa.
3. Hacer Clic al botón Configurar.
4. En la ventana de advertencia anterior pregunta si

desea cancelar la operación, hacer Clic en el botón
No.
5. En la ventana “Configuración de Archivos”, en la
opción Archivos, seleccione el archivo (Clientes) donde
desea crear el campo.
6. En la lista de los campos, desplazarse a través de la

barra de desplazamiento hasta el último, para escribir en
5 título el nombre del nuevo campo, (Tipo de Clientes).
7. en Mensaje, escribir el mensaje que desea que aparezca

cuando posiciona el puntero del Mouse sobre el campo
(Indique el tipo de clientes).
8. En Tipo indique el tipo de datos del campo que está

creando (Alfanumérico).
9. Hacer Clic en el Botón Grabar.
10. Luego de escribir el nombre del campo y sus

características debe dar ENTER para bajar a la
siguiente línea en blanco, si no se hace esto la
información se pierde.
.
11. Hacer Clic en el botón Grabar,
12. Hacer Clic en el Botón No, en la ventana de

“Advertencia”.
6
7 8
Pág. 83
13. Cierre la Ventana Configuración de Archivos, .
14. Hacer Clic en el botón Grabar, .
15. Hacer Clic en el menú Usuarios, seleccionar la opción


17. Seleccionar al Usuario al cual se desea efectuar la
configuración, efectuando dos Clic sobre su nombre.
18
18. Hacer Clic sobre la ficha Menú.
19. Seleccionar la Forma que desea configurar (Clientes).
21. Ampliar el tamaño de la ventana, efectuando un Clic sostenido en la parte inferior.
22. En la ventana Recursos del Usuario, seleccionar la ficha Campos Disponibles.

23. De la lista de campo que se despliega en la
ventana “Recursos del Usuario”, seleccione el campo
Tipo de Clientes y ubíquelo en el formulario en la
parte inferior que se amplió anteriormente.
Hacer Clic en la página Propiedades.

22
24. En la ventana de Recursos del Usuario,
seleccionar la propiedad Presentación y seleccionar
la característica deseada (un combo o una selección
múltiple) en la parte superior de la ventana, en este
ejemplo seleccione Combo. Y hacer Clic en el
botón Actualizar.
23 23
Pág. 84
25
2
25 4
26. Seleccione la propiedad Elemento, escriba en la “ventana Editar elementos” la lista de los ítem que desea que
aparezca en el combo (Crédito, Contado), cada línea es una opción.
27. Hacer Clic en el

Botón Aceptar.
Botón Actualizar.
26 26
29. Hacer Clic al botón
Grabar.
30. Indicar la Forma
como se desea grabar, en este
ejemplo seleccione en Forma
Particular.
Botón Aceptar.
32. Aparece la ventana
de información indicando la
ruta y el nombre del archivo
donde será guardada, hacer Clic en el botón Aceptar.
33. En la ventana de Configuración de Usuario, Hacer Clic en el Botón Guardar.
Nota: Para que los cambios en los campos surtan efecto, es necesario presionar el
icono Actualizar Propiedades cada vez que modifique una propiedad.
Pág. 85
Demostración del Ejercicio.
Paso a paso.
1. Abrir el módulo a2 administrativo.

2. Hacer Clic en el Menú Mantenimiento y seleccionar Clientes.
3. En la primera ventana, en la parte inferior observe el nuevo campo anexado.
Nuevo Campo
Anexado
Ventana con el nuevo campo anexado. Ventana Original Predeterminada.
Eliminar Campos.
Para eliminar campos, selecciónelos y presione la tecla suprimir o menú contextual,
opción Borrar.
Menú Contextual
Para activar el Menú contextual presione el botón derecho del Mouse sobre el
campo o el objeto de la forma, esto también se puede hacer a un grupo de campos,
pero debe mantener pulsada la tecla Ctrl. y hacer Clic a cada uno de ello, después de
tener seleccionado el grupo de elementos hacer Clic con el botón derecho del
Mouse, dando así paso al Menú contextual siguiente.
Opciones del menú contextual.
Opción Alinear
Permite activar la barra de herramientas de alineación, está contiene una serie de Botones que permite
alinear los elementos de la forma.
Paso a paso
Ubíquese en la forma que desea modificar.

1. Hacer Clic en el menú Usuarios, seleccionar la opción

3. Seleccionar al Usuario al cual se desea efectuar la
configuración, efectuando dos Clic sobre su nombre.
4. Hacer Clic sobre la página Menú.
5. Seleccionar la Forma que desea configurar (Clientes). 4
Pág. 86
7. Pulsar la tecla CTRL y hacer Clic a cada campo que desea alinear.
8. Hacer Clic derecho en

la forma.
9. En la barra de Alinear,
seleccione el botón hacia
donde desea efectuar la
alineación, en este
ejemplo seleccione
“Centrar verticalmente”
Campos Seleccionados
Nota: Cuando se va alinear etiquetas independientes, se debe hacer en forma individual.
Opción Orden de entrada

Establecer la manera como se mueve el cursor en los campos, cuando se usa la tecla tabulador.
Paso a Paso
1. Efectuar los pasos del 1 al 6, del ejercicio anterior.
2. Seleccione cada campo, en el orden que desea que se desplace el tabulador, manteniendo pulsada la tecla CTRL y
haciendo Clic en cada uno de ellos.
3. Hacer Clic derecho sobre uno de los campos seleccionado, Observe la ventana “Orden de entrada” el orden establecido
para el desplazamiento del tabulador.
4. En esta ventana “orden de entrada”, si no está conforme con el orden, se puede establecer un nuevo, haciendo Clic
sostenido sobre el nombre del campo y desplazarlo hacia el sitio que se desea.
Campo seleccionado
Orden de desplazamiento,
modificado con Clic sostenido
y arrastrar.
Orden de desplazamiento
de la tecla tabulador
Pág. 87
Opción Propiedades
Si está en la ventana de “Recursos del Usuario”, en una Ficha que no sea la de propiedades.
Al hacer Clic en la ficha propiedades, pasa a la paleta o Ficha al Propiedades.

Si la ventana de “Recursos del Usuario” está minimizada al hacer Clic sobre ella
se restaura mostrando la ficha de propiedades.
Opción Borrar
Elimina el campo de la forma.
Seleccione el campo o los campos que desea eliminar, luego hacer Clic en la opción Borrar.
Ficha Restricciones
En este formulario se establece al usuario el horario de acceso al sistema de administrativo a2 y las restricciones que
se pueden establecer, las horas de entrada y salida del sistema por día.
Días de acceso.
En la opción Días de acceso, establece los días laborables para el usuario.
Horario de Acceso.
Se establece el horario permitido para el usuario efectuar trabajo en el sistema.
Paso a Paso:
1. Haga Clic en los cuadros de selección de textos titulados días de la

semana, donde se marca los días permitidos para accesar el sistema.
2. Luego seleccione el día de la semana donde desee modificar la(s) hora(s)
de acceso, las cuales se establecen por bloques de una (1) hora. Hacer Clic en el
cuadro de verificación para marcar el rango de horas necesarias.
Repita los paso 1 y 2 para cada día de la semana.
Ficha Políticas
Perfiles de Usuarios – Políticas.
Pág. 88
Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la aplicación, ya que todo el sistema se fundamenta
en las características de cada uno de los operadores para así mostrar sólo la información concerniente al mismo.
Para cada usuario o perfil de usuario se fija una serie de

políticas que permiten establecer los distintos roles del
personal. La diferencia entre un usuario y un perfil:
• El usuario es el ente creado para realizar los
procesos administrativos y se almacena en la tabla
SUsuarios,
• Los perfiles son las características y políticas de
un usuario que se pueden aplicar a más de un
usuario y se almacena en el archivo SPerfiles
Es muy importante conocer cada una de las políticas para
cada tipo de transacción: Inventario, Ventas, Compras,
Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y Bancos. La
adecuada combinación de ellas restringe o no los diferentes
procesos involucrados para cada tarea.
Las políticas se relacionan una con otra(s), dependen de la
necesidad del usuario y de los niveles de restricción que se
requiera, así van a tener una utilidad especifica.
Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre,

clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicación, e-mail,
políticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y
muchas otras características.
Componentes de la ventana de Configuración de Usuarios

El formulario está dividido en varias secciones:
Barra de selección de Transacción.
Botones de selección del tipo de documento

específico.
Listado de políticas básicas para el perfil de
usuario.
Debajo del listado de políticas, de acuerdo a la transacción, se

encuentran las siguientes opciones:
Botón Avanzado
Este botón muestra listado de políticas avanzadas para el tipo de transacción seleccionada. Algunas transacciones tienen
políticas básicas y avanzadas, otras solo tienen políticas básicas. Ejemplo. En Inventario existen tres transacciones
(transferencias, cargos, descargos). Transferencia tiene políticas básicas y avanzadas. Cuando se selecciona Inventario –
Transferencia, inicialmente el sistema selecciona las políticas básicas como predeterminadas, para pasar a las políticas
avanzadas se hace Clic en el botón avanzado.
Pág. 89
Políticas Básicas de: Inventario -

transferencias
Políticas Avanzadas de: Inventario -
transferencias
Políticas básicas de Transferencias (sin ampliar) Políticas Avanzadas de Transferencias (sin ampliar)
Botón Ampliar.
Muestra de forma ampliada la lista actual de políticas básicas o avanzadas que está seleccionada.
Políticas básicas de Transferencias (ampliadas)

Exportar e Importar Perfil.
Este proceso es muy importante para hacer copias de perfiles de usuarios, para no perder el tiempo en la configuración de
políticas por cada uno de los empleados de la empresa. Aplica esta cualidad para empleados (usuarios) con las mismas
funciones.
Botón Exportar Perfil.
Al presionar el botón de Exportar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere grabar la
configuración actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la información.
Permitiendo grabar en un archivo la configuración del menú administrativo, las políticas, restricciones e impresión, bien sea
en el disco duro o disco extraíble la configuración de las políticas, el perfil establecido para un usuario y que estas
posteriormente se le puede establecer a otros, importándola a otros usuarios siempre que tengan en común dicho perfiles.
Ejemplo.
Paso a paso
1. Estando en el módulo de a2 Usuario, Hacer Clic en Usuarios, Administrador de Usuarios.
Pág. 90
2. En la ventana anterior hacer Clic en el botón Editar y seleccione con dos Clic sobre el nombre del usuario al
cual le desea exportar el perfil.
3. Hacer Clic en la ficha políticas.
4. Hacer Clic en el botón Exportar perfil.

5. Escriba en la opción “Nombre del Perfil”, el
nombre para el perfil, en esté ejemplo
Coordinador.
6. Seleccione en la opción “Directorios” la ruta
donde va estar ubicado el archivo SPerfiles.DAT
.
Hacer Clic en el botón Grabar .
Pág. 91
Botón Importar Perfil.
Permite importar las configuraciones de las políticas ya previamente definidas para un tipo de usuario y almacenarlas en
algún dispositivo de almacenamiento.
Ejemplo.
Paso a paso
1. Estando en el módulo de a2 Usuario, Hacer Clic en Usuarios, Administrador de Usuarios, aparece la ventana
“Configuración de Usuarios”.
2. Hacer Clic en el botón Editar y seleccione el

usuario al cual le desea importar las políticas, efectuando
2 dos Clic sobre el nombre del usuario al que desea importar el
perfil.
3. Hacer Clic en la ficha políticas.
4. Hacer Clic en el botón Importar Perfil.
5. Al hacer Clic en el botón importar perfil, se

presenta la ventana “Directorios”, en la opción directorios
se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo de
datos y en el extremo derecho en la opción “Archivo de
datos” se debe seleccionar el archivo “SPERFILES.DAT”
que tiene el perfil que se desea importar.

7. Aparece la ventana de “Información de perfil”,
donde debe seleccionar cual es el perfil de esa lista
que se desea importar, para esto debe hacer dos
Clic sobre el nombre del perfil.
Pág. 92
8. Hacer Clic en el botón Guardar.
Nota: Si quiere tener en un disco la configuración de sus

Preliminar Políticas:
perfiles sólo debe copiar el archivo de perfiles (sperfiles.dat,
Botón Preliminar.
Muestra por pantalla la lista de las políticas, tanto básicas como avanzadas de la transacción previamente seleccionada.
Opciones de la ventana Preliminar de Políticas

Imprimir: Imprime el Preliminar
+ Zoom: Efectúa un acercamiento de la ventana preliminar que está activa en ese momento.
Pág. 93
- Zoom: Efectúa un alejamiento de la ventana preliminar que está activa en ese momento.
Pág.: Indica la cantidad de páginas que contiene el preliminar.
+ Página: Pasa a la página siguiente.
- Página: Regresa a la página anterior.
Inicio: Pasa a la primera página.
Final: Pasa a la ultima página.
Salir. Salir de la ventana preliminar.
En las transacciones de Inventario (Transferencias, Cargo y Descargo).
Entrada de Datos.
En la opción entrada de datos, existen dos opciones (código y Referencia), al seleccionar una de ella, se establece el orden
que va mostrar las columnas de los campos de búsqueda en el formulario, dando así la prioridad para la inclusión de
información en la transacción a efectuar. El sistema trae como predeterminado, que el primer campo que aparece en la
columna del formulario es el código,
Ejemplo
Paso a paso
1. Estando en a2 Sistema, hacer Clic en el
menú Usuarios – Administración de
Usuarios.
2. Aparece la ventana Configuración de
Usuarios, seleccione primero el usuario al
cual desea configurar haciendo Clic en el
Cantidad del producto

que por defecto sale en la botón Editar . (Juan Carlos
columna de cantidad del Guzmán)
formulario 3. Seleccione en cual transacciones desea
efectuar la configuración (Inventario, ventas,
compras, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar o bancos). En este caso Seleccione
la página Inventario – Transferencias.
4. En la opción Entrada de datos,
seleccione referencia.
Orden como aparece 5. En la cantidad por defecto, seleccione el
los campo en la número tres.
columna del
formulario
6. Recuerde grabar .
Para demostrar lo antes explicados, se

debe:
1. Ejecutar a2 administrativo y abrir con
el mismo usuario que se le configuro estos cambios (Juan Carlos Guzmán)
2. Hacer Clic en transacciones y seleccionar inventarios – Transferencias.
3. Observe como muestra el orden de ubicación en las columnas los campos dentro del formulario. Primero
muestra la referencia luego descripción y al final el campo cantidad con el número tres como cantidad.
Pág. 94
4. Originalmente el sistema viene configurado, que la primera columnas de los campos que va mostrar es el campo
código luego descripción y al final el campo cantidad, En este campo observe que aparece en cantidad el número 1.
Cantidad x Defecto.
Especifica, la cantidad por defecto que desea ver el usado, al momento de efectuar la transacción del detalle, en el
documento donde se configuro.
En esta ventana “Configuración de Usuarios”
Se configuró para inventario que el orden en la columna de los campos del formulario, es por el campo referencia y la
cantidad del producto por defecto que debe aparecer en la columna cantidad es 3
Configuración en las transacciones de Ventas y Compras.

Además de las configuraciones anteriores, en Ventas y Compras se puede:
1. Seleccionar el formato de impresión que va ser por
defecto para un usuario en particular.
2. La cantidad que por defecto se va imprimir.
3. La entrada datos en la columna del campo como va ser
el orden, si desea que la primera columna del formato sea código,
descripción o referencia.
Nota: La diferencia entre la página de 3

ventas y compras, es que en ventas la 1
opción factura cuenta con una opción
adicional, la opción serie asignada.
donde se debe seleccionar la serie con
la cual va trabajar
dicho usuario.
Configuración en las transacciones para cuentas por cobrar

y pagar.
En las transacciones de cuentas por cobrar y pagar, existe el botón

preliminar que permite la Impresión Preliminar de las políticas, para
luego decidir su impresión.
Pág. 95
Configuración en las transacciones para Bancos.
En la ficha bancos en la opción Monto máximo permitido en cheques se escribe el monto máximo permitido en las
transacciones bancarias, esto se hace como norma de seguridad, si el usuario emite un monto superior al establecido, la
aplicación presenta una ventana de información indicando que la transacción no puede ser procesada, debido que el monto
es superior al permitido.
Demostración
1. Para demostrar lo anterior expuesto pase al
módulo a2 Administrativo.
2. Elegir Bancos – Transacciones.
3. Efectué un pago por un monto superior al
configurado y observará la ventana de
información.
Copiar las políticas (Solo políticas Básicas).

Al momento de editar la políticas básicas de cada uno de
los módulos de transacciones de Inventario, Ventas y
Compras es posible presionando el botón derecho del
Mouse copiar dichas políticas al resto de las transacciones del mismo tipo.
Presionado el Botón derecho del Mouse se despliega una ventana que tiene
las siguientes opciones:
• Marcar Todos
• Desmarcar Todos
• Restablecer valores por defecto
• Copiar políticas básicas a todas las transacciones de (para el caso que
muestra la figura son transacciones de ventas)
Nota: Recuerde que alterar una política cambia el

comportamiento de la aplicación para esa transacción, por lo
que esta labor debe ser analizada en detalle.
Procedimientos generales.
Paso a Paso:
1. Seleccione el tipo de transacción (Inventario, Ventas,

Compras, CXC y CXP, Bancos).
2. Pulse el botón de la transacción en la cual desea
1 modificar las políticas
3. Haga Clic en el cuadro de verificación para cambiar el
2 estado de seleccionado a no seleccionado o viceversa.
4. Para ver y modificar las políticas avanzadas, pulse el
botón Avanzadas en la parte inferior del formulario. Repita
el paso.
5. Luego presione el botón Aceptar.
Nota: Existen 32 políticas básicas iguales para las
transacciones de (Inventario, Ventas y Compras,
Cuadro de verificación pudiendo tener un estatus diferente para cada una
de las transacciones)
Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y
Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.
Pág. 96
Lista de Políticas (Inventario – Transferencias – Básicas).
Lista de Políticas (Inventario – Transferencias – Avanzadas).
Pág. 97
Lista de Políticas (Inventario – Cargos – Avanzadas).
Lista de Políticas (Inventario – Descargos – Avanzadas).
Lista de Políticas (Ventas – Presupuestos – Básicas).
Pág. 98
Lista de Políticas (Ventas – Presupuestos – Avanzadas).
Pág. 99
Lista de Políticas (Ventas – Facturas (Avanzadas)).
Pág. 100
Lista de Políticas (Ventas – Devoluciones (Avanzadas)).
Pág. 101
Lista de Políticas (Ventas – Notas Entrega (Avanzadas)).
Pág. 102
Lista de Políticas (Ventas – Pedidos (Avanzadas)).
Pág. 103
Lista de Políticas (Ventas – Apartados (Avanzadas)).
Pág. 104
Lista de Políticas (Compra – Orden de Compra (Avanzadas)).
Lista de Políticas. (Compra – Compra (Avanzadas)).
Pág. 105
Lista de Políticas (Compra – Devoluciones (Avanzadas)).
Lista de Políticas (Compra – Notas de Entrega (Avanzadas)).
Pág. 106
Lista de Políticas (Compra – Ord. Servicio (Avanzadas)).
Lista de Políticas Básicas de Cuentas por Cobrar.
Pág. 107
Lista de Políticas Avanzadas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.
Lista de Políticas (Cuentas por Pagar).
Pág. 108
Lista de Políticas (Bancos (Básica)).
Lista de Políticas (Bancos (Avanzada)).
Pág. 109
Opciones
Botón Derecho del Mouse
Al hacer Clic Derecho, se presenta un menú, mostrando varias opciones, con esto se tiene la posibilidad de tener una
ayuda operativa como son las siguientes:
Marcar Todos.
Permite marcar todas las políticas
simultáneamente.
Paso a paso
1. Hacer Clic Derecho sobre la porción de la
ventana donde están los nombres de las políticas.
2. En el menú que se presenta, seleccione
marcar todas, esto va colocar la tilde en todas las
Menú que aparece al hacer Clic Derecho. políticas existentes.
Desmarcar Todos.
Permite desmarcar todas las políticas
simultáneamente.
Paso a paso
1. Efectuar Clic Derecho sobre el nombre de las
políticas.
2. Del menú que se le presenta seleccione Desmarcar.
Observe la ventana siguiente, como ninguna de las políticas tienen
tilde.
Restablecer valores por defecto.

Al hacer Clic Derecho y al seleccionar está opción el
sistema va restablecer los valores preestablecido en el
sistema para las políticas.
Copiar las políticas básicas a todas las

transacciones de inventario.
Permite copiar las políticas básicas que se encuentra en una
de las fichas perteneciente a una transacción determinada
hacia otras transacciones.
Observe las políticas Básicas establecidas para Inventario
específicamente en la transacción Cargos.
Ahora observe las políticas Básicas establecidas para Inventario específicamente en la transacción transferencias.
Pág. 110
Políticas básicas establecidas

para los cargos
Ejercicio.
En este ejercicio, se va copiar las políticas de Transferencias para formar parte de las políticas de cargos.
1. Ubicarse en Inventario – Transferencias, hacer Clic Derecho sobre las políticas.

2. En el menú que aparece, seleccione Copiar políticas básicas a todas las transacciones de Inventario.
3. Ubíquese en la ficha Cargo, observe el cambio, se observa en las tildes de las políticas, ahora las políticas de
transferencias son las misma para cargo, compárelas las fichas de cargo anterior, con la ventana de la ficha de
cargo siguiente.
Pág. 111
Políticas Básicas establecidas para transferencias.
Políticas básicas establecidas para los

cargos
Políticas para cargos después de copiar de

Transferencias
Políticas para Descargos, después de

copiar de transferencias
Nota: Observe que las políticas fueron copiadas simultáneamente tanto para cargo como para
descargo.
Pág. 112
Opciones de Políticas Avanzadas de Ventas – Presupuestos (Ampliada):

Cuando se está trabajando con la ventana de las políticas avanzadas de algunas transacciones, tienen del lado derecho
otras opciones de políticas, en este caso en particular se hablara de las opciones de las política avanzadas de presupuesto
(ventas – presupuestos).
Nota: Las políticas

avanzadas de Ventas
en todas sus
opciones
(Presupuestos,
Facturas,
Devoluciones, Notas
de Entrega, Pedidos
y Apartados) tratan
temas más complejos
en la configuración
del perfil, donde se
debe analizar con
detenimiento cada
una, para así lograr
el fin deseado.
Estando en la ventana anterior y

hace clic en el botón Ampliar, se
observa de esta forma la ventana, en
el extremo izquierdo se encuentran las
políticas avanzadas, este extremo de
la ventana se puede ampliar,
posicionando el puntero del Mouse
en el borde de la ventana y
arrastrar hacia la derecha, esto es
con el fin de poder visualizar todas
las políticas expuestas. En el
extremo derecho, se encuentran las
opciones avanzadas de las
políticas, estas se explicaran a
continuación.
En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de políticas avanzadas de la transacción para Ventas-
Presupuestos y en la parte derecha se visualizan opciones de política avanzada ampliadas, que se deben tomar en cuenta.
Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en:

Nota: En el caso de
• Descuento Parcial: Es el descuento que otorga a cada producto o ítem de documentos a crédito se
inventario. establecen los días para el
• Descuento Global: Descuento que es el que se otorga al final del vencimiento de la factura
documento. por defecto (En el caso de
• Días de Vencimiento: Lapso de días que tendrá de vigencia un presupuesto. clientes con crédito toma
Escriba los porcentajes de descuentos y días de vencimientos con el teclado numérico. lo definido en su ficha).
• Depósito Defecto: Indicar cuál es el depósito que va seleccionar el sistema
como predeterminada al momento que el usuario va efectuar una
transacción.
• Vendedor Defecto: Indicar cuál es el vendedor por defecto con la cual va trabajar el sistema.
Pág. 113
• Cliente Defecto: Indicar cuál es el cliente por defecto con la cual abre el sistema en el momento de efectuar una
transacción.
Nota: Se establece el depósito, vendedor y cliente por defecto, para así lograr mayor agilidad al momento de
elaborar el documento. En caso de no establecerse se toman el primer registro de la base de datos (no quiere decir,
que es el primero incluido sino que depende del tipo de índice u orden en que trabaje).
Nota: Para buscar el depósito, vendedor y cliente por defecto haga clic en botón de buscar ubicado del
lado derecho del cuadro de texto. Secuencia de teclado: Dos veces la tecla ENTER.
• Aviso existencia Mínima: Cuando la existencia del producto se aproxima a la existencia mínima que se
estableció previamente, el sistema envía un mensaje de información indicando que el producto está llegando al
mínimo, esto con la finalidad de que se efectué los pedidos.
• Máximo número de Ítems: Cantidad máxima de ítems permitidos para un presupuesto.
• Permitir cambio de depósito: Al habilitar esta opción, puede permitir así usar distintos depósitos en un mismo
documento.
Ejemplo: Para demostrar esto, estando en a2 sistema, habilite la opción “permitir cambio de depósito”, grabe, ejecute
posteriormente a2 Administrativo, hacer Clic al menú ventas – presupuestos.
En esta venta de presupuesto, la opción depósito,

aparece el depósito que por defecto trae el sistema
configurado, al hacer Clic en el botón de
selección se despliega la lista de los nombres de
los depósitos creados en la base de datos del
sistema.
Seleccione un depósito de la lista.
Si esta opción no está activada (“permitir cambio de depósito”), no le permitirá cambiar al usuario final, el depósito
configurado por defecto, el sistema asume que va descontar el inventario del depósito que se configuro previamente en la
opción “Depósitos Defecto”.
Depósito configurado como

predeterminado por defecto.
Nota: Existe la política avanzada Nº 1 “permitir cambiar el depósito origen para

cada ítem en particular” que influye en la selección del depósito, pero está
funciona para cada producto con la cual se está haciendo la transacción. Por lo
tanto debe establecer el criterio, que con cual desea trabajar: si es con la política o
con la opción de la política avanzada.
Pág. 114
Para demostrar lo antes expuesto, efectué los siguientes pasos:

Ejemplo
Paso a paso
1. Estando a2 sistema hacer Clic en usuarios – Administración de Usuarios.

3. Seleccione de la lista que se despliega de la ventana Información de usuario, al usuario al cual desea efectuar la
configuración, esto lo efectúa haciendo dos
Clic sobre el usuario.
4. Hacer Clic en la ficha política.
5. Hacer Clic en ficha ventana y Clic en la

ficha Presupuesto.
6. Hacer Clic al botón Avanzada y al botón

Ampliar.
7. Active La política N° 1 “permitir cambiar el

depósito origen para cada ítem en
particular” y deje desactivado la opción de
política avanzada (“permitir cambio de
depósito”)

9. Hacer Clic en el botón Aceptar y al botón grabar.
Para demostrar esto, estando el módulo a2

administrativo.
1. Seleccione el usuario al cual se le efectuó la
configuración.
2. Hacer Clic en el menú Ventas, seleccione la opción
Presupuestos.
3. Estando en la ventana de presupuestos, observe la
opción Deposito está desactivada, aquí no le permite
efectuar cambios en el depósito.
4. En la opción Cliente puede seleccionar el cliente con
la cual desea efectuar la transacción.
5. Seleccione el producto que desea vender (Clic en
el botón de selección, se despliega la lista de los
productos y luego Clic sobre el producto que desea).
6. Ubicado en la columna de cantidad, hacer Clic en

Política avanzada
el botón depósitos , donde se le presenta la
ventana cambio deposito.
Opciones de políticas
avanzadas.
7. En la ventana cambio Depósito, hacer Clic en el
botón de selección, se despliega una lista, donde debe
seleccionar el depósito con la cual desea efectuar la
venta.
Pág. 115
Botón de selección
6
Columna
cantidad
Lista de producto
incluido en el
inventario
Después de seleccionar el depósito, ubíquese en la

segunda línea, siga agregando otros productos, para
esto repita los pasos N° 5 al 7
8. Al finalizar de incluir los productos, baje a la siguiente línea y pulse el botón de totalizar.
Esta ventana es la configurada por defecto, al finalizar de contestar las demás opciones debe pulsar el botón Aceptar.
Se habla de la ventana configurada por defecto, es

debido que el sistema a2 permite modificar dicha
ventana, esto es gracias a una política, Política Nº 8
Cambiar Ventana Totalización.
Política Nº 8 Cambiar Ventana Totalización.

Si a un usuario en particular se le activa la política, Política Nº 8
Cambiar Ventana Totalización.
1. Meterse en el módulo de a2 sistema, Efectué los
pasaos del 1 al 6, (explicado anteriormente en la
demostración paso a paso, de cómo meterse en el módulo
a2 sistema)
2. Estando en la ficha de ventas - presupuesto, Clic en el botón avanzadas, luego ampliadas y tildar la política
Nº 8 Cambiar Ventana Totalización.
Pág. 116
3. Hacer Clic en el botón Aceptar y luego al
botón grabar.
4. Para demostrar lo anteriormente expuesto

pase a2 administrativo.
2
5. Active el menú ventas y seleccione la opción
presupuestos.
6. Incluya uno o varios productos en el
presupuesto.
7. Hacer Clic en el botón de totalizar.
8. Observe que la ventana que se presenta es la configurada por defecto.
9. Al hacer Clic en icono de control de menú, se despliega un menú, donde debe seleccionar la opción
Configurar Ventana.
10. Presentándose la ventana Configuración de Totalizar Presupuestos.
En esta ventana se Observa campos que están de un color más

oscuro, indicando que están inactivos en este momento, aquí debe
hacer Clic derecho sobre él. Al hacer Clic derecho, aparece está
ventana donde debe hacer Clic sobre la opción Incluir.
• Permitir cambio de Vendedor:

Configure previamente un vendedor por defecto, en la opción antes
mencionada, active esta opción y el sistema va permitir cambiar de
vendedor en el momento de totalizar la transacción..
Ejemplo Nota: Recuerde cuando tilde la opción

Paso a paso “Permitir cambio de vendedores”, tiene
que hacer clic en el botón aceptar y en la
ventana siguiente debe grabar.
1. Debe estar en a2 Sistema, Hacer Clic en el

menú Usuario – Administración de Usuarios.
2. Hacer Clic en el botón Editar
3. Aparece la ventana “Información de
Configure previamente un
vendedor por defecto,
antes de probar la opción
avanzada “Permitir
cambio de vendedores”.
1 2
Pág. 117
Usuarios, donde debe efectuar dos Clic sobre el nombre del usuario con la cual desea trabajar.
4. En la ventana de “Configuración de Usuarios”, hacer Clic en la

ficha políticas.
6
Hacer Clic en la ficha ventas y presupuestos. 4
5. Hacer Clic en el botón Avanzado.
6. Hacer Clic en el botón Ampliar.
7. Observe que la ventana está dividida en dos partes, puede
ampliar la porción del extremo izquierdo, Tocando con el puntero de
Mouse el extremo que divide la porción izquierda de la ventana con el
extremo derecho de la ventana, efectué un Clic sostenido y arrastre,
así observara mejor las políticas. A continuación observe como
queda dicha ventana.
8. Desactivar la política “Permitir indicar un

vendedor diferente para cada ítem de la
transacción” (esta política en Presupuesto, factura,
nota de entrega, pedidos es la Nº. 19 y en
devoluciones y apartados es la Nº. 20). y activar la
opción de política avanzada “Permitir cambios de Vendedores”.
10. Hacer Clic en el botón grabar .

Si desea observar lo antes expuesto, ejecute el módulo a2
Administrativo, 8
12. Ejecute el módulo a2 Administrativo, 8
Pág. 118
13. Tiene que abrir el módulo administrativo con el
usuario al cual se le configuro esta opción, por lo tanto
en la ventana de acceso restringido, debe escribir el
nombre de ese usuario, con su respectiva
contraseña y pulse el botón Aceptar.
14. Hacer Clic en Ventas – Presupuestos,
15. En esta ventana seleccione:
• El depósito.
• El cliente.
• El Precio
• Hacer Clic en la columna que pertenece al
código del producto y seleccione un producto de la
lista que se despliega, estando en la columna del
campo cantidad, seleccione la cantidad que desea, en esta ventana no observa el botón vendedor, que se encuentra en
la barra de herramientas.
botón Totalizar.
17 17. En esta ventana

“Totalizar
Presupuesto”,
seleccione cual es el
vendedor que está
efectuando la
transacción.

botón Aceptar.
Política Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción.

En el caso anterior se explico el uso de la opción avanzada de “Permitir Cambios de Vendedores”, ahora se explicará la
política Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción, que por cada producto vendido,
permite asignar un vendedor diferente. Para demostrar esto, la opción de políticas avanzada “Permitir Cambios de
Vendedores” debe estar desactivada.
El botón vendedores no aparece en la barra de herramientas, por lo tanto esto
Ejemplo.
Paso a paso
Aquí debe efectuar los mismo pasos del 1 al 8 efectuado anteriormente.
11. Activar la política “Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción” (esta política en
Presupuesto, factura, nota de entrega, pedidos es la Nº. 19 y en devoluciones y apartados es la Nº. 20).
12. Desactivar la opción de política avanzada “Permitir cambios de Vendedores”.
14. Hacer Clic en el botón grabar .

Si desea observar lo antes expuesto, ejecute el módulo a2 Administrativo,
15. Ejecute el módulo a2 Administrativo,
16. Tiene que abrir el módulo administrativo con el

usuario al que se le configuro esta opción, por lo tanto
en la ventana de acceso restringido, debe escribir el
nombre de ese usuario, con su respectiva contraseña
y pulse el botón Aceptar.
Pág. 119
17. Hacer Clic en Ventas – Presupuestos,
18. En esta ventana seleccione:

• El depósito.
• El cliente.
• El Precio
• Hacer Clic en la columna que pertenece al
código del producto y seleccione un producto de la
En esta ventana se observa el botón lista que se despliega y en la columna del campo
vendedor, que se encuentra en la barra de cantidad, seleccione la cantidad que desea.
herramientas.
20. Estando en la columna del campo
cantidad del producto, hacer Clic en el botón
Vendedor ., se despliega la ventana

“cambio de vendedores”.
21. Seleccione el vendedor que está efectuando la venta
de este producto y hacer Clic en el botón aceptar.
22. Proceda incluir otro producto, de la misma forma como

se procedió con el producto anterior, paso N° 19.
23. Estando en la columna del campo cantidad, hacer Clic
en el botón Vendedor, efectué Igualmente los paso 20 y 21.
Resumen: Activada la política “Permitir indicar un

vendedor diferente para cada ítem de la transacción”.
Aquí el sistema permite seleccionar un vendedor por
cada producto que se vende (Por cada ítem).
Si la opción de política avanzada “Permitir Cambios de
Vendedores” está activada, les va permitir colocar un
vendedor a la transacción pero al final, cuando se está
totalizando. Esto se puede hacer en presupuesto,
Permitir cambio de cliente: Si está activa, habilita al factura, devolución, Nota de entrega, pedidos, y
usuario del sistema, para cambiar el cliente que por defecto apartados.
está establecido, por otro que se encuentra previamente
creado en la base de datos de cliente.
Si está opción está desactivada, no permite cambiar el cliente en la pantalla inicial,
Para seleccionar un cliente se puede hacer en la ventana de totalizar, al hacer Clic en el botón Totalizar.
Pág. 120
Cambio de Vendedor
Botón
Totalizar
Permitir cambio de Cliente
Grupo de clientes de la base de

datos
Pág. 121
Permitir Transacciones a Crédito:
En modo activo, habilita el poder elaborar documentos de venta a crédito a clientes con esta configuración.
Formas de Pago Disponibles:

Activa las distintas formas de pago disponibles por la
empresa, haga Clic en los cuadros de verificación
necesarios en la sección de formas de pago disponibles, para moverse con por medio del teclado utilice las teclas de
movimiento o TAB y para activar o desactivar es pulsando la barra de desplazamiento.
Configuración de Gaveta de Dinero:

Establece el puerto de comunicación con la gaveta de
dinero conectada al computador, debe seleccionar solo
una de las opciones presentadas.
Abrir Gaveta con Ctrl. + A:
Activa el uso de la teclas Ctrl. + A presionadas al mismo
tiempo, para abrir la gaveta en cualquier momento. Esta
opción debe ser habilitada solo para personal de
confianza.
Como Afectan las Políticas en los Procesos Administrativos.
El explicar cada una de las políticas seria muy extenso el hacerlo, pero para su mejor comprensión presentaremos algunos
ejemplos (Casos) de las que consideramos más relevantes:
Caso 1 (Política Básica # 7.-Permitir Transacciones con clientes Inactivos):
En la aplicación se tiene la posibilidad de marcar como inactivo un registro en particular del: inventario, zona, depósito,
vendedor, tarjeta de crédito, moneda, proveedor ó un concepto bancario. Pudiendo ser su propósito el suspender
temporalmente alguno de ellos. Supongamos que un cliente esta atrasado en sus compromisos de pagos teniendo un saldo
vencido a más de 90 días, trayendo como consecuencia que no se le puede facturar hasta que no se ponga al día. .
Como evitar que a un cliente se le facture, teniendo en su cuenta factura atrasada por pagar.
Para modifica el registro de un cliente en particular (Diana Pérez), colocándolo inactivo.
Paso 1:
1. Desde el Módulo Administrativo en la opción del Menú Mantenimiento.
2. Hacer Clic en la opción Clientes.
3. En la ventana “Archivo de Clientes”, hacer Clic al botón Modificar Registro .

4. En la ventana de búsqueda de “Archivo de Clientes”, hacer Clic en la barra de búsqueda, para que aparezca
los nombres de los Clientes y luego efectuar dos Clic sobre el nombre del Cliente que desea modificar. Observe
en la ventana siguiente, al cliente Diana Pérez, que la columna de Activo dice Si.
Pág. 122
5. En la ventana “Archivo Clientes” al posicionar en la opción denominada activo y haciendo un Clic

en el mismo, quedando inactivo, al quitar la tilde de esa opción.
6. Hacer Clic al botón Grabar Registro
Para verificar el estatus de los

Grabe, antes de salir de la
ventana Modificar clientes.
Para verificar cuales clientes están
activos y cuales inactivos, se procede de
la siguiente manera:
1. estando en el módulo
Administrativo, ejecute el menú
Mantenimiento y seleccione la opción
Clientes.
2. Ejecute el botón Modificar
Registro , se despliega la ventana

Archivo de Clientes.
3. En la ventana “Archivo de Clientes”, debe hacer Clic en la barra de búsqueda, para que despliega un listado
con los clientes registrados.
4. Observe en el grid el Status del cliente Diana Pérez en la columna del campo Activo que dice No.
Observe que el Cliente Diana Pérez tiene

condición es NO para el campo Activo.
Paso 2: Es aquí donde el manejo de los perfiles y la
permisología juega un factor importante para el
manejo de una administración sana, en las políticas
avanzadas para las transacciones de ventas
(facturas) tenemos lo siguiente:
Observe que el
cliente Diana
Pérez tiene
condición NO
para el campo
Activo.
Obsérvese que la política identificada con el número 7.-Permitir

transacciones con clientes inactivos no está habilitada por
lo tanto para ese usuario especifico y no le podrá facturar a ese
cliente, ya que dentro de su perfil no está autorizado para elaborar
transacciones de ventas con clientes inactivos.
Pág. 123
Observe al elaborar una factura a este cliente inactivo, el efecto que tiene.
Demostración
Paso a paso
1. Verifique en el módulo Sistema, que la política N° 7 Permitir transacciones con clientes inactivos, esté
inactiva, siguiendo los siguientes pasos:
a. Ejecute el módulo a2 Sistema.
b. Hacer Clic en el Menú Usuarios – Administración de Usuarios.
c. Hacer Clic en el botón Editar.
d. De la ventana anterior, seleccione el nombre del

usuario del sistema al cual se le va permitir efectuar
transacciones cuando el cliente está inactivo.
e. Efectué Clic sobre la ficha política.
f. Hacer Clic sobre la ficha ventas y ficha facturas
g. Ejecute el botón Avanzado y verifique que esté
inactiva la política avanzada N° 7. (Sin tilde).
h. Recuerde Grabar.
i. Ejecute el botón Salir
2. Pasar al módulo a2 Administrativo y en la ventana de

contraseña indique el nombre del usuario al cual se le efectuó la
configuración.
3. Ejecute el Módulo Administrativo - Menú Ventas –
Facturas, como lo indica la ventana.
4. Seleccione el cliente Diana Pérez.
5. Anexe dos productos en la factura y haga Clic en el Botón

Totalizar, observe la ventana de advertencia que se presenta. Seleccione el cliente.
6. La ventana de advertencia, indica que el cliente está inactivo
y
Al estar el
cliente
como
4 Inactivo, y
tratar de
Facturar
teniendo la
política # 7
de permitir
transaccion
es con
clientes
inactivos,
nos indica
el siguiente
mensaje.
Mensaje: Clientes Inactivos, no
pueden ser incluidos en esta
que no se puede efectuar transacciones con el. Esto fue
transacción
previamente desactivada en su ficha de registro de clientes,
pasando a la condición de INACTIVO.
Pág. 124
Caso N° 1. Cuando la política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no
válidas, está activa.
Nota: Procedimiento a seguir, después del mensaje de
advertencia, está influenciado por la política N° 22
Caso N° 2. Cuando la política básica de Ventas - Usuario con clave para autorizar transacciones no
Facturas N° 22 Usuario con clave para válidas, su procedimiento es diferente si está
autorizar transacciones no válidas, no está seleccionada o no, se explicará a continuación.
activa.
Nota: Cuando aparezca la ventana de advertencia, que con los clientes inactivos
no se puede efectuar transacción, pero si la política básica de Ventas - Facturas
N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, está activa
(Tildada), cuando se presenta está pantalla de advertencia y hacer clic en el
botón Aceptar, pasa a la ventana “Forma de Pago”, donde indicar la forma de
pago y hacer Clic al Botón Aceptar, para efectuar y totalizar la factura.
Al oprimir el botón
de aceptar en la
ventana de
advertencia, el
sistema no pide
una clave de
autorización como
lo indica la figura
siguiente.
Nota: Cuando aparezca la ventana de advertencia, que con los

clientes inactivos no se puede efectuar transacción, pero si la
política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave
para autorizar transacciones no válidas, no está activa
(Tildada), cuando se presenta está pantalla de advertencia y
hacer clic en el botón Aceptar, pasa a la ventana “operación
restringida, Clave requerida”, el sistema pide una clave de
autorización, si este usuario, escribe su nombre como Usuario
con su respectiva contraseña, al hacer Clic al Botón Aceptar,
está ventana se cierra y no le permitirá efectuar la
transacción.
Pero si solicita a un usuario autorizado del sistema, que le
autorice escribiendo su nombre y contraseña, solo así, le
permite efectuar la transacción (a la persona autorizada),
como por ejemplo un usuario Master y tiene solo tres
oportunidades para escribir la contraseña correcta.
Operación
restringida
Clave requerida
Nota: La política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con Note que la política
clave para autorizar transacciones no válidas, consiste en: básica # 21 esta
• Que puede efectuar ventas estando el saldo del producto en cero (saldo relacionada con la # 22
negativo). y esta indica “Activar
• Realizar venta del producto por debajo del costo. autorización de claves
• Efectuar ventas con un cliente estando inactivo. para las transacciones
• Efectuar una venta de un producto con serial, sin sacar el serial del sistema. no válidas”. Al estar
• Modificar seriales que provenga de una nota de entrega. activa permite que al
• Efectuar transacción con vendedores inactivos. momento de totalizar la
• Permite efectuar una venta a un cliente aunque su límite de crédito esta transacción pida la clave
sobregirado.
de autorización, al estar
• Realizar transacciones con un cliente aunque tenga saldo vencidos en sus
facturas. inactiva simplemente
• Puede efectuar transacciones con un determinado cliente, aunque tenga un no la pide y no permite
cheque devuelto. continuar el proceso de
Estas son algunas de las transacciones no validas que puede totalización de la
efectuar un usuario que se le configuró como autorizado. factura.
Pág. 125
Si coloca un nombre de usuario registrado con su correspondiente clave, pero no esta autorizado para aprobar
transacciones no válidas, como la de facturar a un cliente inactivo, el sistema devuelve el mensaje:
Como puede ver la política permite autorizar o no una transacción no valida,
esta política básica # 22 de Venta - Factura indica “Usuario con clave
para autorizar transacciones no válidas”, permitiendo que la clave que le
fue asignada a este usuario
sea válida para autorizar
una transacción no valida.
Son dos políticas

relacionas una con la otra y
que dependiendo de la
necesidad del usuario y de
los niveles de restricción que requiera tienen su utilidad especifica, como
acabamos de apreciar.
Nota: Las políticas son un factor muy importante, su

objetivo primordial es crear los perfiles a los operadores de
la aplicación, asignarles los niveles de seguridad así como
de proteger a la empresa, pudiendo establecer normas y
procedimientos. Este procedimiento también aplica para:
Proveedores, Depósitos, Inventario, Zonas, Tarjetas de
Crédito, Monedas, Bancos, Conceptos y Beneficiarios.
Caso 2
Políticas Básicas Nº 3, 4, 5 y 6, (de Inventario, Ventas, Compras).
Es muy común que los operadores efectúen transacciones de ventas con ítems del inventario en donde la cantidad
disponible para la venta, no es suficiente para cubrir la transacción.
Ejemplo
El inventario físico actual es de 10 ítems y se desea facturar 15, esto se puede efectuar y teniendo como consecuencia de
dejar el inventario con saldo negativo, quedando una disponibilidad en -5, inventario en negativo.
Procedimiento para evitar que el inventario presente saldo negativos.

Para controlar estos casos tenemos las siguientes políticas
básicas:
3.- Permitir transacciones con productos sin existencias.
4.- Mostrar productos sin existencias en la selección.
5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia
disponible.
6.- Mostrar la existencia del producto en la selección.
Esta política debe colocarse inactiva, si desea controlar que
los operadores no puedan facturar ítems del inventario
mayores a la disponibilidad, como lo muestra la figura: La cantidad
supera
Existencia
Disponible.
Evitar elaborar transacciones con cantidades

superiores a la disponibilidad
Para evitar que los operadores elaboren transacciones tales como (Facturas, Presupuestos, Notas de Entrega a clientes,
Pedidos y Apartados) con cantidades superiores a la disponibilidad, para esto se tienen las políticas:
Política Básica Nº 4.- Mostrar productos sin existencias en la selección.

Esta política evita que el operador visualice ítems del inventario que no tienen existencia, esta debe estar activa.
Pág. 126
Política Básica Nº 5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible.
Si la política “3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, con esta política activa y se desea que el operador
sea advertido de que la cantidad de la transacción es superior a la disponibilidad, la política 5 debe estar activa.
Política Básica Nº 6.- Mostrar la existencia del producto en la selección.

Al poder visualizar la existencia en el momento de la elaboración de la transacción, permite que el usuario verifique la
cantidad que dispone antes de intentarla procesar, por lo tanto esta política debe estar activa.
Caso 3.
Nota: Recuerde la disponibilidad de las políticas básicas 21 “Activar autorización de claves para las transacciones
no válidas” y 22 .-“Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas”, siempre que se requiera la
autorización de clave para las transacciones no validas.
Política Básica N° 23. - Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los
usuarios.
Obsérvese el sistema tiene tres usuarios registrados:

Usuarios Registrados: Kamal (Gerente General), Master
(Administrador del Sistema) y Pedro.
Privacidad del documento. Característica

que permite que las transacciones no sean
manejadas por todos los usuarios,
protegiendo así, información confidencial
La política N° 23 que indica “Permitir al usuario visualizar las

transacciones realizadas por el resto de los usuarios”, para Kamal está Activa y para Pedro esta inactiva.
Ejemplo para la opción en Ventas - Presupuestos:
El usuario Kamal, tiene la política 23 activa este puede
visualizar las transacciones de todos los usuarios, para el
caso de presupuestos de ventas al entrar en la modulo
de presupuestos el podrá cargar los documentos
pendientes emitidos por todos:
Usuario Kamal entra en el Módulo Administrativo:
Usuario
(Kamal) con
política N° 23
activa
Usuario (Pedro) con política N° 23 Inactiva

Selecciona, Ventas – Presupuestos.
La función cargar desde el módulo de presupuestos nos permite visualizar los documentos guardados, para este caso
seleccionamos los presupuestos en tránsito:
Como se puede observar este usuario (Kamal) puede visualizar todos los presupuestos emitidos con el estatus en tránsito.
Pág. 127
Usuario
(Pedro) con
política N° 23
Inactiva
Usuario Pedro entra en el Módulo Administrativo:
Selecciona: Ventas – Presupuestos.
Como se puede observar el usuario (Pedro) solo

puede visualizar dos presupuestos en tránsito que ha
elaborado.
Esto es lo que denominamos Privacidad de los
documentos, una política muy útil que protege información confidencial.
Nota: La política N° 23 (Privacidad del documento), funciona para Presupuestos, Facturas,

Devoluciones, Notas de Entrega y Apartados.
Pág. 128
Uso de las políticas N° 19, N° 20, N° 24, N° 25, N° 32

Es muy importante para completar el caso 3, el conocer el uso de las políticas:
Política N° 19.- Permitir al usuario cargar de documentos.
Política N° 20.- Permitir al usuario guardar documentos.

Se tiene varias posibilidades:
1 Cargar o no.
2 Guardar o no.
3 Cargar y Guardar.
4 Guardar y no cargar, esto dependerá de lo que se requiera.
Política N° 24.- Borrar las transacciones pendientes luego de su carga.

Al hacerlo visualizaremos solo las que están pendientes.
Política N° 25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de carga (solo borra los ítems que se
hayan utilizado).
Si cargamos una transacción pendiente y solo trabajamos con algunos de los ítems seleccionados tendremos disponibles
los que dejamos para futuras transacciones, es decir si cargamos un presupuesto y en ese presupuesto cargado, tenemos
un total de 10 ítems y solo facturamos 5, los 5 restantes quedaran pendientes para un proceso posterior de facturación.
Política N° 32.- Permitir eliminar las

transacciones pendientes y anular
transacciones en tránsito.
Si el usuario tiene la política 32 activa, cuando
utilice la función cargar documentos el botón
anular estará disponible como lo indica la
figura, si esta inactiva no podrá anular
transacciones pendientes.
Pág. 129
Formatos de Impresión.
Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios.
Los formatos de impresión principales se pueden
seleccionar al momento de imprimir o por medio de
políticas, pero todos los formatos secundarios se
imprimen después del formato principal seleccionado.
Si se deben imprimir formatos secundarios distintos
por usuarios, se pueden crear carpetas de Formatos
de Impresión por grupos de usuarios. Para ello debe
seguir los siguientes pasos:
Banda
1. Cree una carpeta y grabe en ella el contenido de
Encabezado
la carpeta Configr (o puede copiar la carpeta ConfigR
Página y
a otra ubicación).
Titulo Página
2. Direccione la carpeta de "Directorio de
Formatos de Impresión" del usuario a
la carpeta creada por usted Banda Sub
(Configuración de Usuarios, paleta Detalle
Directorios).
3. Copie o cree los formatos de impresión para el
grupo de usuarios.
4. Cuando esté creado más de un formato
principal, debe ir a las políticas de los usuarios y
seleccionar uno por defecto, ya que si no lo hace, al
momento de imprimir se ejecutarán todos los formatos,
además de los secundarios.
Bandas de Impresión. Banda Sumario

Una Banda de Impresión es una sección lógica o área y Pie Página
especial para insertar los campos del formato y
establece un orden de impresión.
El editor cuenta con cinco tipos de bandas.

Un documento contiene las siguientes partes lógicas:
Tipos de Bandas de Impresión.
Encabezado página.
En esta banda se suele repetir la información que muestra la banda Título o mostrar la información referente a la empresa u
otros datos que se repiten en el Encabezado del Documento cuando tiene una longitud mayor a una página. El nombre de
la banda es Título página. Si no existe, las bandas subdetalles se empezarán a imprimir desde el margen superior.
Título (Encabezado).
En esta banda se muestra la información referente a la empresa y otros datos en el encabezado del documento cuando
este tiene una longitud máxima de una página. La banda se llama Título.
Sub. Detalle.
imprime las líneas y dependiendo de la transacción en este tipo de banda se encuentran las bandas Ítems de inventario,
Seriales, Partes de compuesto, Cuentas y Consolidar Ítems. Los
Nota: Encabezado página y Título se seriales se muestran si los productos tienen seriales asociados a ellos y
corresponden con el Encabezado del Partes de compuesto si existen productos con compuestos y se
Documento. muestra únicamente en los formatos de Venta. Cuentas aparece
solamente en los
formatos bancarios. Nota: Estas bandas forman el Cuerpo del
La banda Consolidar Ítems sirve para consolidar en todos los procesos, Documento.
productos costo promedio o tallas y colores con características
homogéneas.
Sumario.
Banda que totaliza los ítems y muestra la información final, al final del documento. Si el
formato tiene una longitud mayor de una página, se imprime en la última página. En este
tipo se banda se encuentra la banda Total.
Pie página.
Al igual que la anterior, permite subtotal izar ítems y coloca la información final de la
página cuando el formato tiene una longitud mayor a una página. La banda que contiene
es Pie página.
Nota: Sumario y Pie página se corresponden con el Pie del Documento.
Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento.

Si el documento ocupa una página, se imprimen las bandas: Título, las Sub. Detalle y
Pág. 130
Total.
Si el documento ocupa dos páginas, se imprimen: en la primera página, las bandas Título, Sub. Detalles y Pie página; en
la segunda página, las bandas Encabezado página, Sub. Detalles y Total
Si el documento tiene una longitud

mayor a dos páginas, en la primera
página se muestran las bandas de Título,
Sub. Detalles y Pie página, en las
subsiguientes, las bandas de Encabezado
página, Sub. Detalles y Pie página; y en la
última página, las bandas de Encabezado
página, Sub. Detalles y Total.
Nótese que Título solo se imprime en la
primera página y Total en la última página impresa.
Las bandas Título y Título página se imprimen desde el margen superior hacia abajo y las bandas Total y Pie página, se
imprimen desde el margen inferior hacia arriba. El espacio entre estas bandas superiores e inferiores es el ocupado por las
bandas Sub. Detalle.
Cuando se imprime un documento (por ejemplo, una factura) que ocupa sólo una página, se imprimen las siguientes
bandas:
Cuando el formato tiene una longitud mayor de dos páginas, por ejemplo, una factura impresa en dos hojas, se imprimen
las bandas en el siguiente orden:
Esta es la manera como se imprime un formato cuando la información produce más de tres páginas impresas. Ejemplo,
en una factura de tres páginas se imprimen las bandas en el siguiente orden:
Nota: Si se deshabilita “Numerar al final de la página” a la banda Total, se imprimirá inmediatamente al finalizar las
bandas sub detalles.
Insertar una banda de impresión.

Se selecciona el nombre en la casilla de los nombres de las bandas, luego se hace Clic con el Mouse en el área del
formato. Si se desea eliminar una banda, se selecciona la banda haciendo Clic en ella, luego en el teclado presionar el
botón Supr. (Delete) o la opción Borrar del menú Editar. Para cambiar la altura de la banda se arrastra el Mouse en el
borde de la banda cuando el puntero cambia a doble flecha o en las opciones de la banda, cambiar el campo Alto.
Pág. 131
Nota: para Editar o ver las Opciones de un objeto (variable, banda, etc.) seleccione el objeto y presione el botón derecho del
Mouse. Los menús contextuales Editar y Opciones no existen en el menú principal del Editor de formatos ni en los botones
de las barras.
La banda Consolidar Ítems

Posibilidad de consolidar en todos los procesos productos de costo promedio y tipo tallas y colores con
características homogéneas.
Ejemplo:
Salida de Formato sin consolidar:

Código Descripción Cant. Precio
000001 Camisa L/ Roja 1 1.000,00
000001 Camisa M/ Negra 1 1.000,00
Salida de Formato consolidado:

Código Descripción Cant. Precio
000001 Camisa 2 1.000,00
L/Roja: 1, M/Negra: 1
Inserte la banda consolidar ítem.

En la banda anterior incluya la variable de detalle de operación 2.35 “Consolidar ítem iguales”.
Características de los Elementos que se pueden incluir en un formato.

Variables de Impresión
Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transacción seleccionada. Están almacenadas en archivos PFG,
que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de texto y
modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresión. Tenga cuidado de
modificar estos archivos, ya que después del nombre de la variable, tiene un número que representa el tipo de dato:
0: Es un string,
1: Representa un campo memo,
2: Es un campo numérico, y
3: Un campo fecha.
Los archivos .PFG son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO,

VIMP_SERIALIZACION, VIMP_CUENTASCXC, VIMP_CUENTASCXP, VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV,
VIMP_VENTASI, VIMP_COMPRAS, VIMP_INVENTARIO y VIMP_SERIALIZACION. Existen también los archivos .PFG
cuyos nombres terminan en F, los cuales guardan las fórmulas. La única manera de eliminar una fórmula es abrir el archivo
correspondiente y borrarla.
Además, de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas
variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entró al
módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un usuario en particular; al
entrar al módulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podrá visualizar las
variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no
los agrega a alguna de las formas de los usuarios (menús) no podrá visualizarla como variable en los formatos.
Variables generales o globales

El archivo que las incluye es el VIMP_GENERAL. Imprimen los datos del dueño del sistema (Datos de la personalización del
sistema administrativo). Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total.
VIMP_GENERAL
0.00-Nombre de la empresa: Obligatoriamente debe estar en el formato, sino, deshabilita la capacidad de impresión del
sistema administrativo.
0.01-Siglas de la empresa
0.02-Dirección de la empresa
0.03-Dirección postal
0.04-N.I.T
0.05-R.I.F
0.06-Números de Teléfonos
0.07-Número de Fax
0.08-Correo Electrónico (E-mail)
0.09-Dirección Internet (Website)
0.10-Fecha del sistema
0.11-Usuario activo: Nombre del usuario
Pág. 132
0.12-Porcentaje Impuesto1 (IVA)
0.13-Porcentaje Impuesto2
0.14-Fecha Inicio período
0.15-Fecha Final período
0.16-Descripción período
0.17-Moneda local
0.18-Símbolo moneda local
0.19-Fecha Actual día
0.20-Mes Actual: nombre del mes
0.21-Año Actual
0.22-Día de la Semana
0.23-Original/Copia/Reimpresión
0.24-Cambio del Dólar: Imprime el factor de cambio global de la aplicación.
0.25-Mes Actual (Número): número del mes.
Variables de Operación
Dependen del tipo de Operación. Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total. VIMP_VENTAS,
VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP, se
pueden incluir únicamente en la banda Título. Están en los archivos VIMP_CUENTASCXC y VIMP_CUENTASCXP.
Excepciones.
En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operación VIMP_ETIQUETASCLIE,
VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (Ítems de Inventario o Ítems de Etiquetas). En las
Variables de Operación de Bancos, también se encuentran las variables de Detalle de la operación, para el manejo de los
conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes).
La mayoría de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transacción.
Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal.
VIMP_VENTAS.
(Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
1.00-Número Documento: Correlativo de la operación
1.01-Documento origen: Si el documento se originó a partir de otro documento. Por ejemplo, una factura proveniente de un
presupuesto o de un pedido de un cliente. Automáticamente se toma cuando se cargan documentos en las transacciones.
1.02-Fecha Emisión Operación
1.03-Fecha Vencimiento operación
1.04-Días de Vencimiento
1.05-Moneda Operación: moneda en la cual se realizó la transacción.
1.06-Factor cambio operación: Imprime el factor de cambio particular de la operación. Inicialmente toma el valor del factor
de cambio global de la aplicación.
1.07-Depósito Origen: Depósito general de la transacción.
1.08-Cliente descripción: nombre del cliente mostrado en la ventana totalizar de la transacción.
1.09-Cliente R.I.F: RIF del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.10-Cliente N.I.T: NIT del cliente tomado de la ventana totalizar.
1.11-Cliente teléfono contacto
1.12-Cliente Dirección despacho: Tomada del campo "Dirección Despacho" la cual es a su vez tomada del campo
"Dirección de Envío" de la ficha del cliente.
1.13-Autorizado: Nombre o descripción del autorizado
1.14-Vendedor asignado: Vendedor de la transacción. No confunda su uso con la variable "2.22-Vendedor asignado" del
Detalle Operación.
1.15-Condiciones de pago: Si la operación es a Contado o Crédito.
1.16-Precio Asignado: Tipo de precio asignado a la operación.
1.17-*Total Renglones (No. Ítems)
1.18-Detalle o Comentarios: Las observaciones escritas en la ventana Totalizar en el campo Detalle o Comentario.
1.19-Clasificación: clasificación de la operación.
1.20-*Total Bruto
1.21-Descuento 1 Monto
1.22-Descuento 1 Porcentaje
1.25-*Total Descuentos parciales
1.26-Descuento Final
1.27-Flete del documento
1.28-*Base Imponible Impuesto 1
1.29-*Monto Exento Impuesto 1
1.32-*Impuesto 1 Monto
Pág. 133
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos + Fletes)
1.35-Total Operación (Total + impuestos)
1.36-*Total Productos sin Impuesto: discriminación del total a pagar solamente en productos sin impuesto incluido.
1.37-*Total Productos con Impuesto: discriminación del total solamente en productos con impuesto incluido.
1.38-*Total Servicios sin Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios sin impuesto incluido.
1.39-*Total Servicios con Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios con impuesto incluido.
1.40-Total cancelado: Total cancelado, en todas las formas de pago.
1.41-Vuelto: vuelto de la operación
1.42-Saldo operación: el saldo que pasa a cuentas por pagar, cuando la operación es a crédito o parcialmente cancelada.
1.43-Cancelado efectivo: cantidad pagada en efectivo.
1.44-Cancelado Cheques: cantidad pagada en cheque.
1.45-Detalle cheques: nombre del banco y número del cheque.
1.46-Cancelado Tarjeta: cantidad pagada en tarjetas de crédito.
1.47-Detalle Tarjetas: nombre del banco y número de la tarjeta.
1.48-Cancelado Tarjeta Debito: cantidad pagada en tarjetas de débito.
1.49-Detalle Tarjeta Debito: nombre del banco y número de la tarjeta.
1.50-Monto Retención: monto total retenido en la forma de pago.
1.51-Porcentaje Retención: porcentaje de la retención.
1.52-Adelantos aplicados: pagos adelantados aplicados a la factura.
1.53-Apartados aplicados: apartados aplicados a la factura.
1.54-Cancelado giros
1.55-Número de giros
1.56-Moneda para cancelación
1.57-Costo Operación
1.58-Utilidad Operación
1.59-Número Relación facturas lote
1.60-Serie de Factura activa
1.61-*Total peso de la Operación
1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos
1.63-No. Recibo de Caja
1.64-Saldo Actual Moneda Nacional
1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera
1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional
1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera
1.68-Total en Abonos Apartados Nacional
1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera
1.70-Centro de Costo
1.71-Número de Control del documento
1.72-% Retención (Detalle)
1.73-Clasificación Retención
1.74-Detalle Retención
1.75-Monto Retención (Detalle)
1.76-Base de I.V.A.16% (2ptos)
1.77-I.V.A.16% (2ptos)
1.78-Hora de la Operación
1.79-Monto Inicial
1.80-Monto Intereses
1.81-% de Interés
1.82-Intereses de Manejo
1.83-% Intereses de Manejo
1.84-Total Cuotas Extraordinarias
1.85-Número de Cuotas Extraordinarias
1.86-Intereses x Cuotas Extraordinarias
1.87-Monto de la cuota
1.88-Número de Cuotas
1.89-Total Monto Extra
1.90-Total Financiamiento
1.91-Saldo A Financiar
1.92-Vencimiento Primera Cuota
1.93-Detalle Credicard
1.94-Total Unidades (item x Cantidad)
1.95-Total Cancelado Efectivo Bs.Fuertes
1.96-Total Cancelado Efectivo Bs.
1.97-Cancelado No Monetario 1 (a2Cash)
1.100-Detalle de Financiamiento
1.101-Detalle de Retenciones
Pág. 134
VIMP_COMPRAS.
(Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras):
1.00-Número Documento
1.01-Documento origen
1.05-Moneda Operación
1.06-Factor cambio operación
1.07-Depósito Origen
1.08-Persona contacto
1.09-Teléfono contacto
1.10-Dirección despacho
1.11-Condiciones de pago
1.12-*Total Renglones (No. Ítems)
1.13-Detalle o Comentarios
1.14-Clasificación
1.15-*Total Bruto
1.27-Total Neto (Bruto-Dsctos + Flete)
1.28-Total Operación (Total + Impuesto)
1.29-Total cancelado
1.30-Saldo operación
1.31-Cancelado efectivo
1.32-Cancelado Cheques
1.33-Detalle cheques
1.34-Cancelado Tarjeta crédito
1.35-Detalle Tarjetas crédito
1.36-Cancelado Tarjeta Débito
1.37-Detalle Tarjeta Débito
1.38-Monto Retención
1.39-Porcentaje Retención
1.40-Adelantos aplicados
1.42-Número de giros
1.44-Proveedor R.I.F
1.45-Proveedor N.I.T
1.52-Retención (%)
1.53-Retención Clasificación
1.54-Retención Detalle
1.55-Retencion Monto
1.56-Hora de emisión
1.57-Detalle de Retención (Autoformato)
VIMP_BANCOS.
1.00-Número de Cheque
1.01-Número de Comprobante
1.02-Fecha Operación
1.03-Fecha Liberación documento
1.04-Días de liberación
1.05-Monto de la transacción
1.06-Monto Débito bancario
Pág. 135
1.07-Beneficiario o Banco Destino
1.08-Tipo de Endoso
1.09-Concepto operación
1.10-Total débitos
1.11-Total Créditos
1.12-Monto en Letras del documento: para los cheques
1.13-Monto en Letras del documento (Línea 2): para los cheques
1.14-Código del concepto
1.15-Descripción del concepto
1.16-Monto del concepto (débito)
1.17-Monto del concepto (crédito)
1.18-Monto del concepto (con signo)
1.19-Factor de Cambio
1.20-Monto Efectivo (Depósitos)
1.21-Monto Cheque (Depósitos)
1.22-Monto T. Debito (Depósitos)
1.23-Monto T. Crédito (Depósitos)
1.24-Tercero de la transacción
1.25-Centro de Costo asociado
1.26-Monto base de la operación
1.27-Monto Efectivo de la operación
1.28-Descripción detallada del movimiento
1.29-Hora de la Transacción
1.30-Centro de Costo General
1.31-Clasificacion
VIMP_INVENTARIO:
1.02-*Monto total de la operación
1.04-Depósito Destino (Transferencias)
1.05-Responsable
1.06-Autorizado por
1.07-Propósito
1.08-Clasificación
1.09-Detalle
1.10-*Total Renglones
1.12-Hora de Emisión
VIMP_SERIALIZACION:
1.02-*Monto total de la operación
1.04-Cliente/Proveedor/Responsable
1.05-Clasificación
VIMP_CRECICARD
1.08-Cliente descripción
1.09-Cliente Rif
1.10-Cliente Nit
1.11-Cliente telefono contacto
1.12-Cliente Dirección despacho
1.13-Autorizado
1.14-Vendedor asignado
Pág. 136
1.16-Precio Asignado
1.17-*Total Renglones (No.Items)
1.19-Clasificación
1.20-*Total Bruto
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes)
1.35-Total Operación (Total+Impuestos)
1.36-*Total Productos sin Impuesto
1.37-*Total Productos con Impuesto
1.38-*Total Servicios sin Impuesto
1.39-*Total Servicios con Impuesto
1.41-Vuelto
1.46-Cancelado Tarjeta
1.47-Detalle Tarjetas
1.48-Cancelado Tarjeta Debito
1.49-Detalle Tarjeta Debito
1.53-Apartados aplicados
1.55-Numero de giros
1.59-Numero Relación facturas lote
1.77-I.V.A.16% (2ptos)
1.79-Monto Inicial
1.81-% de Interés
Pág. 137
1.93-Detalle de Recibo Credicard
VIMP_CUENTASCXC
1.02-Fecha Vencimiento Operación
1.03-Monto operación sin impuesto
1.04-Saldo Operacion
1.06-Base Imponible Impuesto 1
1.07-Monto Impuesto 1
1.08-Porcentaje impuesto 1
1.09-Base Imponible impuesto 2
1.10-Monto Impuesto 2
1.11-Porcentaje impuesto 2
1.12-Total operación
1.16-Cancelado Tarjeta credito
1.17-Detalle Tarjetas credito
1.22-Monto Descuento (Pronto pago)
1.23-Porcentaje Descuento (Pronto pago)
1.24-Monto Interes (Mora)
1.25-Porcentaje Interes (Mora)
1.29-Número actual del giro
1.30-Número total de giros
1.33-Detalle o Comentario
1.34-Moneda operación
1.35-Factor de cambio
1.36-Clasificación
1.37-Monto Base de la retención
1.44-Numero de control
1.45-Documento Origen (Retenciones)
1.46-Fecha Origen (Retenciones)
1.47-Monto Origen (Retenciones)
1.48-Saldo Apartado abonado
1.49-No. Documento Apartado Original
1.50-No Disponible
1.51-No Disponible
1.52-No Disponible
1.53-No Disponible
1.54-No Disponible
1.55 Hora Operacion
1.56-Cancelado Transferencia
Pág. 138
1.57-Detalle Transferencia
1.58-Serie del Documento
1.60-Detalle de Retenciones (Autoformato)
VIMP_ENSAMBLE
1.01-Número Orden de Compra
1.02-Producto a ensamblar
1.03-Cantidad a ensamblar
1.06-Fecha de Entrega (estimada)
1.07-*Costo total de la operación
1.08-Otros Costo y Gastos 1 (%)
1.09-Otros Costo y Gastos 1 (Monto)
1.14-Costo Final de la operación
1.16-Depósito Destino (Transferencias)
1.17-Responsable
1.18-Autorizado por
1.19-Propósito
1.20-Detalle
1.22-Usuario de la Operación
1.23-Nombre del Equipo
1.24-Seriales Generados o Matrices (Cierre de Orden)
1.25-Motivo de la anulación
1.26-Clasificación
VIMP_ETIQUETASCLIE
VIMP_ETIQUETASINV
1.01-Precio 1 (S/Impuestos)
1.02-Precio 1 (C/Impuestos)
1.13-Nombre Promoción/Oferta
1.14-Validez Promocion/Oferta
1.15-Lote o Talla del producto
1.16-Vencimiento producto (Lotes)
1.17-Serial del Item
1.18-C¢digo Proveedor
1.19-Descripci¢n Proveedor
1.20-Costo Actual Bs
1.21-Costo Promedio Bs
1.22-Costo Moneda Extranjera
1.23-Código Unico Asociado
1.24-Existencia actual
Pág. 139
1.25-Estadisticas Compras(Und)
1.26-Estadisticas Compras(Bs.)
1.27-Estadisticas Ventas (Und)
1.28-Estadisticas Ventas (Bs.)
VIMP_GUIADESPACHO
1.08-Cliente descripción
1.09-Cliente Rif
1.10-Cliente Nit
1.11-Cliente telefono contacto
1.12-Cliente Dirección despacho
1.13-Autorizado
1.16-Precio Asignado
1.17-*Total Renglones (No.Items)
1.19-Clasificación
1.20-*Total Bruto
1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes)
1.35-Total Operación (Total+Impuestos)
1.36-*Total Productos sin Impuesto
1.37-*Total Productos con Impuesto
1.38-*Total Servicios sin Impuesto
1.39-*Total Servicios con Impuesto
1.41-Vuelto
1.46-Cancelado Tarjeta
1.47-Detalle Tarjetas
1.55-Numero de giros
1.59-Numero Relación facturas lote
Pág. 140
1.77-I.V.A.16% (2ptos)
1.79-Monto Inicial
1.81-% de Interés
1.93-Detalle Credicard
1.94-Total Unidades (item x Cantidad)
VIMP_LIBROCOMPRAS
1.00-Número Operación
1.02-Número de RIF
1.03-Número de NIT
1.04-Nombre o Razón Social
1.05-Tipo de Proveedor
1.06-Tipo de Documento
1.07-Número de Documento
1.08-Planilla Importación (Solo Importación)
1.09-Tipo de Transacción (Reg/Aju/Comp)
1.10-Número de Control
1.11-Documento Afectado
1.12-Total con I.V.A.
1.13-Total Exento
1.14-Base Imponible
1.15-% Alicuota
1.16-Monto Impuesto
1.17-I.V.A. Retenido
VARIABLES PARA LA TOTALIZACION

1.19-Total Compras No Gravadas
1.20-Compras Importación Impuesto1
1.21-Compras Importación Impuesto2
1.22-Compras Internas Impuesto1
1.23-Compras Internas Impuesto2
1.24-Total Base Imponible
1.25-Total General Impuesto
1.26-Total Retenciones
1.27-Número de Transacciones
1.28-Número Retención
1.29-Fecha de Retención
VIMP_LIBROVENTAS
1.00-Número Operación
Pág. 141
1.02-Número de RIF
1.03-Número de NIT
1.04-Nombre o Razón Social
1.05-Tipo de Contribuyente
1.06-Tipo de Documento
1.07-Número de Documento
1.08-Documento de Origen (Solo Exportación)
1.09-Tipo de Transacción (Reg/Aju/Comp)
1.10-Número de Control
1.11-Documento Afectado
1.12-Total con I.V.A.
1.13-Total Exento
1.14-Base Imponible
1.15-% Alicuota
1.16-Monto Impuesto
1.17-I.V.A. Retenido
1.18-Serial Fiscal (Impresora Fiscal)
VARIABLES PARA LA TOTALIZACION
1.20-Total Ventas No Gravadas
1.21-Total Ventas Exportación
1.22-Total Impuesto 1
1.23-Total Impuesto 2
1.24-Total Base Imponible
1.25-Total General Impuesto
1.26-Total Retenciones
1.27-Diferencia de Impuesto
1.28-Número de Transacciones
1.29-Número de Retención
1.30-Número de Serie
1.31-Fecha Retención
VIMP_ORDENPAGO
1.00-Número de Orden
1.02-Fecha Pago
1.03-Descripción documento
1.04-Elaborado por
1.05-Aprobado por
1.06-Monto de la transacción
1.07-Beneficiario
1.08-Concepto operación
1.09-Total débitos
1.10-Total Créditos
1.11-Monto en Letras del documento
1.12-Monto en Letras del documento (Linea 2)
1.13-Código del concepto
1.14-Descripción del concepto
1.15-Monto del concepto (débito)
1.16-Monto del concepto (crédito)
1.17-Monto del concepto (con signo)
1.18-Factor de Cambio
1.19-Tercero de la transacción
1.20-Centro de Costo asociado
1.21-Monto base de la operación
1.22-Monto Efectivo de la operación
1.23-Descripción detallada del movimiento
1.24-Centro de Costo General
1.25-Clasificacion
VIMP_VALES
1.00-Descripción (Salida o Entrada)
1.01-Monto
1.02-Detalle
Pág. 142
Variables de Detalle Operación.
También dependen del tipo de operación y son las que varían en los formatos de impresión, ya que son los datos de los
ítems. Se deben ingresar en las Bandas Sub. Detalles. En el caso de Inventario, Serialización, Compras y Ventas, de
acuerdo a la variable, se incluyen en la Banda Ítems de Inventario, Seriales, Partes del Compuesto y Consolidación. En
Bancos, se incluye en la banda Sub. Detalle llamada Detalle de Cuentas.
Además de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas
variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entró al
módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un usuario en particular, por
ejemplo un Scuser045.sys en 0kb; al entrar al módulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de
Ventas, usted no podrá visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega
campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (menús) no podrá visualizarla
como variable en los formatos.
VIMP_VENTASI.
(Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas):
2.00-Código del ítem
2.01-Descripción del Ítem
2.02-Descripción detallada del ítem
2.03-Lote o Detalle de Matriz
2.04-Cantidad del Ítem
2.05-Cantidad unidades que descarga
2.06-Cantidad x Unidades de descarga
2.07-Cantidad original (Presupuestos/Pedidos)
2.08-Número de renglón
2.09-Precio Bruto del Ítem
2.10-Descuento del ítem
2.11-Descuento del ítem Porcentaje
2.12-Precio - Descuento
2.13-Monto Impuesto 1 Ítem
2.14-Impuesto 1 porcentaje
2.17-Precio + Impuestos
2.18-Cantidad x Precio (Sin Impuestos)
2.19-Cantidad x Precio (Con Impuestos)
2.20-Costo ítem
2.21-Costo x Cantidad Ítem
2.24-Puesto Depósito origen
2.25-Existencia Depósito Origen
2.26-Existencia Detallada Depósito origen
2.27-Existencia Total Ítem
2.28-Monto comisión ítem
2.29-seriales del ítem
2.30-Código parte (Compuestos)
2.31-Descripción parte (Compuestos)
2.32-Cantidad parte (Compuestos)
2.33-Descripción de la Oferta o Presentación
2.34-Total peso del renglón
2.35-Consolidar ítems iguales
2.37-Precio 1 sin Impuesto
2.43-Precio 1 con Impuesto
2.49-Unidades Detalladas (Marca),0
Pág. 143
VIMP_COMPRASI.
(Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras):
2.05-Cantidad original (Orden Compra/N. Entrega)
2.07-Costo del Ítem
2.12-Costo + Impuestos
2.13-Cantidad x Costo (Sin Impuestos)
2.14-Cantidad x Costo (Con Impuestos)
2.20-Seriales del ítem
2.35-Vencimiento del Lote
2.36-Costo Bruto del Item
2.37-Descuento del item
2.38-Descuento del item Porcentaje
2.39-Unidades Detalladas (Marca)
VIMP_INVENTARIO.
2.05-Costo del ítem
2.06-Costo x Cantidad del ítem
2.10-Descripción depósito origen
2.11-Existencia Depósito Destino
2.12-Existencia Detallada Depósito destino
2.13-Puesto depósito destino
2.14-Descripción depósito destino
2.15-Existencia Total
2.16-Existencia Real (Ajustes)
2.17-Existencia Real Detallada (Ajustes)
2.18-Diferencia Unidades (Ajustes)
2.19-Diferencia Detallada (Ajustes)
2.20-Existencia Mínima (Ajustes Máx.)
2.21-Existencia Máxima (Ajustes Min)
Pág. 144
2.37-Descripción detallada del item
2.38-Unidades Detalladas (Marca)
VIMP_SERIALIZACIONI.
2.06-Monto del Ítem
2.07-Monto del Ítem x Cantidad
2.08-Monto del Ítem + Impuesto
2.09-Monto del Ítem * Cantidad
VIMP_ENSAMBLEI
2.00-Código del item
2.01-Descripción del Item
2.03-Cantidad del Item
2.05-Costo del item
2.06-Costo x Cantidad del item
2.10-Seriales del item
VIMP_GUIADESPACHOI
2.01-Código del item
2.02-Descripción del Item
2.03-Cantidad de la Guia
2.04-Detalle de la presentación
Archivos - Formatos de Impresión.- Editor de Formatos. Árbol: En el área de la computación

que se conoce como una estructura
La configuración de los formatos, se basa en las transacciones, o contenedores de de datos conformada por nodos
formatos para cada rubro del árbol. interconectados por ramas. Los
nodos que no posean ramas se
llaman hojas. Se distingue de otras
estructuras por el hecho de existir
un nodo raíz donde nace el árbol y
además no deben existir nodos con
más de una rama entrante.
Nodo: Ente básico para la
construcción de un árbol, de él parte
ramas a otros nodos. Si el nodo no
tiene ramas se llama hoja.
Rama: Lazo o hilo de interconexión
entre nodos de un árbol.
Pág. 145
Al hacer Clic Derecho, sobre el área de la ventana, aparece un menú colgante, donde se puede expandir todos,
permitiendo observar los nodos y ramas del árbol o Contraer todos.
Cada tipo indica a través de su nombre su función o el documento involucrado, por ejemplo, en el primer nodo del árbol
se encuentran los formatos de impresión para manejo de Inventario, las ramas son los Cargos, Descargos,
Transferencias, Ajustes de Inventario y Ajustes de Máximos y Mínimos.
En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresión y se pueden crear tantos formatos como se
necesiten para la elaboración de documentos de la organización.
Presionando el botón derecho, se muestra el menú contextual:
Expandir Todas.
Muestra todos los documentos, formas o formatos de impresión asociadas a las transacciones.
Contraer Todas.
Solo muestra el árbol de transacciones.
El editor está orientado a los tipos de transacciones, por lo tanto, se pueden tener varios formatos asociados a una
transacción. Cuando se ejecuta, presenta la siguiente ventana. Tiene dos áreas, el lado izquierdo o área de Presentación de
datos y el área de Botones.
Presentación de datos.
El área de los datos es un explorador, muestra el

contenido del árbol de formatos, donde las carpetas están
representadas por iconos y los archivos son los círculos
azules; representan al Directorio Configr.
A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada

formato de impresión por cada formato existen dos o tres
archivos que tienen el mismo nombre con extensiones:
.PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG
guarda las propiedades del reporte, tales como el nombre
y las características de impresión, mientras que el archivo
SPR, almacena el formato y su configuración. El .BAK es
un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha
modificado el formato.
Pág. 146
Botones de comandos:
El área de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los cuales
se activan según lo seleccionado en el área de datos.
Nota: No se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para
cambiarle el nombre a un formato de impresión, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG.
Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresión para
modificarlas, aunque también se pueden modificar presionando el botón Propiedades del
formato de impresión seleccionado. Una vez completado todos estos requisitos, abre la
ventana del Editor.
Sirve para cambiar las características de un formato de impresión existente. Abre la ventana
de Editor de Formas (ventana del editor de formas).
Elimina un formato de
impresión. No se puede
deshacer la acción.
Sirve para modificar las

características de impresión
del formato.
Sirve para duplicar un

formato de impresión. Tiene
exactamente todas las
características del anterior.
Para abandonar la ventana del editor de formas de

impresión.
Propiedades de un formato.
De acuerdo a la transacción, se presenta un cuadro de
diálogo parecido al siguiente:
En este caso se selecciono el formato de Factura, Hacer,
Clic en Propiedades, se presenta la ventana del Editor de
Formatos de Impresión. En esta ventana se selecciona la
propiedad que desea modificar.
Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son:
Título Reporte.
Se escribe el nombre del reporte que está creando. Este
archivo de formato está grabado en la carpeta configr
(a2Softway/Empre001/Configr/Factura), el sistema guarda el
formato en tres archivos, factura prueba.bak, factura
prueba.pfg, factura prueba.spr.
Impresora.
Para seleccionar la impresora donde se imprimirá el
documento. Si no está activa la casilla "Utilizar impresora
predeterminada", se puede buscar otra impresora.
Número de copias.
La cantidad de formatos que desea imprimir automáticamente
cuando se genere la transacción y cuando la opción “la
impresora soporta múltiples copias” no esté activa. Si el
número de copias es cero (0), no se imprime nada, como si
no existiera formato de impresión. En la reimpresión, solo se
imprime una copia, no importa cuántas estén declaradas en
este campo, excepto el cero copias, si se le asignó cero
copias, existiendo varios formatos de impresión,
automáticamente se selecciona como formato a imprimir el
siguiente formato de la lista.
Nota: Cuando el número de copias es cero y existe más de un formato de impresión,

automáticamente se selecciona como formato de impresión el siguiente formato en la lista.
Pág. 147
Máximo número de ítems.
Permite indicar la cantidad máxima de líneas de producto que se

imprime una página. Se debe verificar cuántas líneas caben
exactamente en la página, luego escribir en esta opción ese
número menos uno. Ejemplo: si en una factura caben 28 productos
o líneas, escriba en este campo el número 27.
Para el caso de las etiquetas la opción dice número de etiquetas
por línea.
Máscara numérica (ocultar).
Sirve para enmascarar o disfrazar los campos numéricos

sustituyéndolo por caracteres asignadas, una cantidad Permite fijar el orden
numérica. para activar esa opción se debe colocar el en el que se quiere
imprimir un
carácter de impresión & en el nombre de la variable.
determinado formato ó
Ejemplo, la palabra OGALEICRUM (MURCIELAGO al revés),
grupo de formatos.
representa los números del 0 al 9, O=0, G=1, A=2,... M=9. Si el
campo numérico es 5467, se muestra IECR.
Orden Imp.
Se utiliza cuando hay más de un formato a imprimir y se desea

establecer un orden específico en el que se desea imprimir.
Permite fijar el orden en el que se quiere imprimir un determinado
formato ó grupo de formatos.
Formato de Impresión. Fijar orden de impresión.

Los formatos pueden ser impresos en un determinado orden. Basta con colocar en las propiedades del formato el orden en
el que lo queremos imprimir.
Es un formato principal.
Un formato principal, es aquel que se le puede asignar por defecto a un usuario, dentro de un modulo, (facturas, compras,
etc.), además permite seleccionar entre varios formatos establecidos como principales dentro de la ventana de
totalización, siempre y cuando, todos los formatos principales estén asignados a usuarios diferentes, cuando usted desee
que el formato se imprima inmediatamente después de otro documento, debe desactivar esta propiedad. El
documento generado siempre se imprimirá luego de un formato principal. Cuando tenga más de un formato principal
creado, en las transacciones de Ventas y Compras, debe ir a las políticas de cada uno de los usuarios direccionados a la
carpeta actual de impresión y asignarles un formato de impresión por defecto. Si no realiza este paso, se imprimirán
todos los formatos principales luego todos los secundarios. Al crear más de un formato para las transacciones de
CXC, CXP, inventario (cargos, descargos, traslados) y bancos, debe activar la propiedad Confirmar impresión a cada
uno de los formatos, para poder seleccionar el formato deseado. En el caso de los bancos, recuerde que el formato se
asigna en la ficha de bancos.
Nota: Debe existir al menos un formato principal. No se puede asociar un documento secundario a un formato
principal.
Imprimir un documento antes de totalizar la operación.

Esta opción activa el botón Imprimir, en la ventana de totalización, va permite imprimir un formato asignado antes de que se
totalice o procese la misma, esa opción solo está presente en los formatos de que se emiten desde el modulo de ventas. Y
fue creada pensando en la posibilidad de imprimir cheques de Clientes, antes de totalizar la operación definitiva.
Pág. 148
Al activar esta propiedad, tiene

efecto en el módulo de a2 Admin,
cuando esté efectuando una
transacción de venta y al hacer Clic
en el Botón totalizar. El sistema
activa el Botón de Imprimir, que
permite la impresión del
documento antes de que se
cierre.
Formato de impresión activo.

Esta casilla de verificación, permite activar o desactivar el formato seleccionado, ya que se puede tener más de un
formato de impresión para cada transacción. AL DESACTIVAR NO SE PUEDE USAR POR NINGÚN USUARIO.
Utilizar impresora predeterminada.

Si esta activada, asumirá que se imprimirá el formato en la impresora predeterminada de Windows, de lo contrario, si esta
inactiva permitirá seleccionar una impresora en la lista que se despliega en la opción Impresora, observe la ventana
anterior. Ejemplo: Dejar desactivada.
Pág. 149
Confirmar impresión.
Cuando esta activada, muestra al mandar imprimir el documento, una ventana que permite cambiar de impresora, si la
opción “utiliza impresora predeterminada” esta desactivada y “Controlar el número de copias” al momento de efectuar la
impresión del documento, (muestra por defecto el que este asignado Numero de copias, siempre que la opción “La
impresora soporta múltiples copias está desactivada”. Ejemplo: Dejar Activada
Hacer una pausa antes de imprimir el documento.

Active la casilla cuando es necesario efectuar una pausa para antes de efectuar la impresión del documento, Ejemplo:
cuando se desea ajustar el papel en la impresora, muestra una ventana solo con la opción de aceptar activada para enviar
la impresión. Ejemplo: Dejar Desactivada
La impresora soporta múltiples copias.

Si esta opción esta activada solo envía una sola impresión, aunque se coloque que imprimas más de una copia en la
opción Número de Copias. Para modelos de impresoras antiguas donde el manejador de Windows no permite múltiples
copias. Cuando usted especifica más de una copia y no le responde, desmarque esta casilla.
Permitir reimprimir este documento.
Esta opción activa, la opción general de reimpresión de un determinado documento en cuestión, Permiso para volver a
imprimir el archivo, en el módulo administrativo, efectuando una transacción y cuando usted presiona el botón
Reimpresión. Si esta opción esta desactivada, aunque en las políticas se de permiso para reimprimir no va a ser posible
hacerlo.
Dirigir la impresión hacia un archivo.
Esta opción en vez de imprimir el formato, direcciona el formato a un archivo .doc. El archivo se crea en el directorio de
reportes /Empre001/Reports. El nombre del archivo está formado por el nombre del formato número de la operación.doc.
Ejemplo: el formato de factura se llama Factura y es la operación número 000051, el archivo se llama Factura000051.doc.
Siempre lo envía a un archivo aunque tenga activa la propiedad "Confirmar impresión".
Imprimir los formatos siempre en moneda nacional.
Permite que aunque la transacción se haga en cualquier moneda, tomando en cuenta el factor de cambio se imprima en
moneda nacional. Su funcionalidad depende de la forma como esté configurado el sistema, ya que cuando la modalidad de
multimoneda está activa, si "Imprimir los formatos siempre en moneda nacional" está activa, los formatos siempre se
imprimirán en moneda nacional, cuando está inactiva se imprimen en su moneda original. Por ejemplo, con esto se
pueden crear dos formatos activos de compras o ventas (uno principal y el otro secundario) e imprimirse en dos
impresoras distintas, una para el cliente o proveedor que se imprime en moneda nacional y otra para el control interno en
moneda extranjera (dólar) que se puede imprimir en una localización no visible al cliente o proveedor.
Incluir la descripción detallada como detalle del ítem.

Para adicionar siempre la descripción detallada que se incluyo en la ficha del producto en el formato de impresión, como
parte del detalle en el módulo de ventas al hacer clic en el (botón Detalle ítem). Dentro del formato Debería incluir la variable
2.02-Descripción detallada del ítem.
Propiedades de etiquetas en el botón Avanzado.
Etiquetas por línea.
Solo en los formatos de etiquetas. Para especificar el número de columnas que se van a imprimir, luego generar en el
formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino un listado, coloque 1.
En el formato de Etiquetas de Clientes, observará el botón Avanzado

Permite las siguientes acciones en el módulo administrativo:
Pág. 150
Lista de variable que se despliega al hacer Clic al botón Total de Fórmulas.
Manejo de Condicionales para los formatos de

impresión.
Con la incorporación de condicionales se logra que el sistema
imprima un determinado formato siempre y cuando las
condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se imprima un
cheque cuando el monto en cheque sea mayor que cero.
Ejemplo, un formato especial que maneje descuentos cuando
el monto del descuento sea mayor que cero. Como se ve en
la figura el sistema, activa un botón “Condicional” para que los
mismos puedan ser incluidos.
Pág. 151
Lista de variable que se encuentra en el “Botón Totales de Formula":
1.06 Factor cambio operación
1.17 “Total Renglones (No. Ítems) Ejemplo: Se desea establecer una
1.20 “Total Bruto condicional para que no se imprima un cheque
1.21 Descuento 1 Monto en blanco.
1.22 Descuento 1 Porcentaje a.- Al hacer Clic en el “Botón Condicional” se
1.23 Descuento 2 Monto presenta la ventana de condicional. (Ver
1.24 Descuento 2 Porcentaje
ventana anterior)
1.25 “Total Descuentos parciales
1.26 Descuento Final b.- Se hace Clic en el “Botón Totales de
1.27 Flete del documento Fórmulas”.(Ver ventana anterior)
1.28 “Base Imponible Impuesto 1 c.- Seleccione con un Clic de la lista que se
1.29 “Monto Exento Impuesto 1 despliega la variable “1.44 Cancelado
1.30 “Base Imponible Impuesto 2 Cheques”, pasando está a la barra de formula,
1.31 “Monto Exento Impuesto 2
1.32 “Impuesto 1 Monto
1.33 “Impuesto 2 Monto
1.34 Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes) d.- Active el botón mayor que , y deje
1.35 Total Operación (Total + Impuestos) la segunda barra en blanco, el sistema la
1.36 “Total productos sin Impuesto asume como cero.
1.37 “Total Productos con Impuesto e.- Posteriormente hacer Clic en el “Botón
1.38 “Total Servicios sin Impuesto Aceptar”
1.39 “Total Servicios con Impuesto
1.40 Total cancelado
1.41 Vuelto
1.42 Saldo operación
1.43 Cancelado efectivo
1.44 Cancelado Cheques Con esta
1.46 Cancelado Tarjeta condicional se
1.48 Cancelado Tarjeta Debito logra que el
1.50 Monto Retención formato se
1.51 Porcentaje Retención imprima siempre
1.52 Adelantos aplicados y cuando el
1.53 Apartados aplicados monto en cheque
1.54 Cancelado giros sea mayor que
1.55 Número de giros cero.
1.57 Costo Operación
1.58 Utilidad Operación
1.61 “Total peso de la Operación
1.62 Total Cancelado – Total Apartados –
Total Adelantados
1.64 Saldo Actual Moneda Nacional NOTA
1.65 Saldo Actual Moneda Extranjera IMPORTANTE:
1.66 Saldo Adelantos Moneda Nacional Al dejar la
1.67 Saldo Adelantos Moneda Extranjera segunda parte de
1.68 Total en Abonos Apartados un condicional en
Nacional blanco, el sistema
1.69 Total en Abonos Apartados presume que es
Extranjera un cero.
1.72 % Retención (Detalle)
1.75 Monto retención (Detalle)
1.76 Base de I.V.A. 16% (2ptos)
1.77 I.V.A. 16% (2ptos)
1.79 Monto Inicial
1.80 Monto Intereses
1.81 % de Interés
1.82 Intereses de Manejo
1.83 % Intereses de Manejo
1.84 Total Cuotas Extraordinarias
1.85 Número de Cuotas Extraordinarias
1.86 Intereses x Cuotas Extraordinarias
1.87 Monto de la Cuota
1.88 Número de Cuotas
1.89 Total Moneda Extra
1.90 Total Financiamiento
1.91 Saldo A financiar
1.94 Total Unidades (Item x Cantidad)
1.95 Total Cancelado Efectivo Bs. Fuertes
1.96 Total Cancelado Efectivo Bs.
Pág. 152
Descripción del Editor de Formatos de Impresión
Al presionar el “Botón Editar formato” o cuando se crea una nueva forma de impresión, luego de establecer las
propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana con el nombre "Editor de Formas de:
nombre del formato”:
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Barra de Fuentes
Regla
Formato de
Factura
(Área de
Datos)
Paletas de
Variables
Barra de Status Disponibles
• El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estándar de Windows.
• Paleta de variables.
• Barra de menús.
• Barra de herramientas.
• Barra de fuentes.
• Línea de estatus.
• La regla y el área de datos del editor.
Barra de menús
Están las opciones: Archivo, Editar, Ver y Reporte.
Menú Archivo.
Contiene las siguientes opciones: Guardar, Preliminar, Imprimir, Configurar y Salir.
• Guardar: Almacena el formato.
• Preliminar: Muestra en pantalla la forma (en tiempo de desarrollo), tal cual cómo va
a ser impreso, con la impresora predeterminada de Windows o la especificada en la
opción Configurar impresoras.
• Imprimir: Imprime la forma, en la impresora seleccionada en las propiedades o en la
opción Configurar impresoras.
• Configurar impresoras: Permite escoger una impresora y cambiar las
características de la impresora, tales como las propiedades de la impresora, el intervalo
de impresión y el número de copias.
• Salir: Abandonar el Editor de Formas.
Pág. 153
Menú Editar
Tiene las opciones: Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Alinear, Centrar elementos,
Centrar elementos sobre la banda, Igualar espacios, Enviar atrás y Traer al frente.
• Deshacer: Su función es Deshacer o borra los últimos cambios realizados.
• Cortar: Quitará la información de la ubicación original para ser colocada en su
nueva ubicación
• Copiar: es copiar un objeto, que se desee repetir en el formato.
Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en

Etiquetas.
• Pegar: Cuando se corta o copia un elemento, se tiene que pegar, para

colocarlo en su nueva ubicación.
• Borrar: Eliminar la selección.
• Alinear: Colocar los elementos seleccionados en una misma horizontal o
vertical. Se puede alinear hacia arriba, abajo, izquierda o derecha.
• Centrar elementos: Colocar la selección en su eje central, Horizontal o
Verticalmente.
• Centrar sobre la banda: Colocar los elementos en el centro de la banda,
Horizontal o Verticalmente.
• Igualar espacios: Colocar todos los elementos a una distancia equidistante uno de otro, en el eje horizontal o vertical.
• Enviar atrás: Cuando se solapan dos o más elementos, se puede seleccionar alguno y se envía detrás del siguiente
elemento.
• Traer al frente: Para visualizar un elemento cuando se ha colocado uno sobre otro y se desea ver el que está detrás.
• Seleccionar varios objetos: Se arrastra el Mouse desde un extremo fuera del margen de la banda y los elementos
quedarán seleccionados cuando entran en el recuadro de líneas punteadas o se mantiene presionada la tecla shift
(mayúscula) mientras se hace Clic con el Mouse en cada uno de los elementos.
Nota: Solo se pueden seleccionar múltiples elementos de una misma banda.
Menú Ver
Contiene: Barra de herramientas, Barra de fuentes, Línea de status,
Zoom, Rotar bandas, Opciones y Variables disponibles.
• Barra de herramientas: Cuando tiene el carácter de verificación,
se visualizan las barras de herramientas.
• Barra de fuentes: Muestra o no la barra de fuentes o letras.
• Línea de status: Visualiza o no la barra de estado.
• Zoom: Ajusta el tamaño de la ventana donde se elabora el
formato en la pantalla. Tiene tres alternativas: Tamaño defecto,
Aumentar y Disminuir.
• Rotar bandas: Para mover las bandas por comodidad en tiempo
de diseño, pero no altera el orden de impresión en tiempo de
ejecución.
• Opciones: Para cambiar la configuración del formato.
• Variables Disponibles: muestra la paleta de variables.
El menú Ver cuando se selecciona la opción Opciones.

Se muestra la siguiente ventana:
Componentes de la ventana opciones.
Mostrar regleta.
Muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede
visualizar en milímetros (MM), pulgadas y caracteres.
Nota: para impresoras de matriz de puntos se

recomienda colocarla en milímetros y en las
propiedades de la impresora (Windows - Panel de
Control – Configuración de Impresoras)
seleccionar como papel por defecto un formato en
milímetros (papel personal), es decir, si en las
propiedades de la impresora tiene seleccionado
un tamaño de papel en milímetros, debe colocar
la rejilla en milímetros.
Pág. 154
Mostrar título de banda.
Permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato
El botón Fuentes.
Para cambiar las características de las letras o fuentes del nombre de la banda.
Mostrar marco del componente en tiempo de diseño.

Permite delimitar el campo en tiempo de diseño, colocando un recuadro alrededor del mismo, no se imprime.
Botón Color. Los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color seleccionado.
Recuadro Línea. Se puede seleccionar entre tres opciones, Sólido, Rayado o Punteado, el tipo de línea del recuadro del
campo. Recuerde que no se imprimen.
Menú Reporte
Contiene las Opciones.

• Opciones. Configurara del tamaño de la forma y márgenes.
El Menú Reporte.
Hacer Clic en el menú Reporte luego a Opciones, el cual
muestra el cuadro de “Configuración de Formato”. También se
activa presionando el botón derecho en un área libre del editor de
formas. Tiene dos fichas, Página y Formato.
Ficha Página.
Se puede cambiar el tamaño del papel, establecer márgenes y
orientación del papel para el formato actual.
Ficha Formato.
Se establece el Título, el cual se puede incluir en el reporte,
además de la Descripción, lo cual es una breve descripción de la forma de impresión.
Pág. 155
Barras de Herramientas.
Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrás, Traer elemento al frente, Alinear
esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina derecha, Alinear
centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior. Además el botón Salir
del editor.
Barra de Fuentes.
Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar
Memo o Comentario, Agregar Figura o forma, Agregar imagen, Agregar campo
del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de código de barras e
insertar banda. Estos botones no existen en el menú. Además de los botones de
formatos: Tipo de fuente o letra, Tamaño, Negrita, Itálica, Subrayada, Color de
la fuente, los botones de alineación y borde o marco del objeto.
Paleta de variables.
En la paleta se encuentran las variables: Generales, Operación, Detalle
Operación, Inventario, clientes, Autorizados, Vendedores, Zonas, Fórmulas,
Depósitos, archivos asociados al tipo de forma que se está elaborando y
fórmulas. Dependiendo de la transacción, el editor permite incluir las variables y
fórmulas correspondientes a la misma. El “Botón ocultar” sirve para
desaparecer la paleta de variables. Para visualizarla de nuevo, vaya a la opción
del menú Ver, Variables Disponibles”. La paleta de variables para el editor de
formatos de impresión es flotante en la pantalla. Para su mayor comodidad, la
aplicación permite que la paleta donde se encuentran las variables de impresión
pueda moverse de manera que la selección de las mismas sobre el formato de
impresión es mucho más cómoda. De igual manera las variables están
numeradas para su fácil identificación.
Características de los objetos que se pueden incluir en el formato.

Campo Etiqueta
Al efectuar un clic en el botón Agregar Etiquetas y luego clic sobre el lienzo

del formulario, donde desea elaborar la etiqueta, muestra la siguiente
ventana, que tiene los siguientes elementos:
El recuadro en blanco.
Permite escribir el texto o nombre que desea
visualizar en la etiqueta.
Rotación.
Para seleccionar los grados de inclinación de la
etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia
arriba; 270 grados de arriba hacia abajo; 180
grados lo muestra al revés y de izquierda a
derecha.
Botón Fuentes.
Se cambia el tipo de letra y sus características.
Botón Color.
Se cambia el color de fondo de la etiqueta.
Alineación.
Cambiar la forma de alinear la etiqueta.
Alineación automática.
Alinear el campo en forma automática.
Transparente.
Activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Inactivo, el rectángulo
imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual está colocado.
Ajustar al ancho.
Si está activo, imprime el texto y el campo correspondiente, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el
tamaño que asigno el usuario.
Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado por el
usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Pág. 156
Campo memo o comentario

Sirve para insertar un texto de hasta 250 caracteres, con el siguiente cuadro de diálogo:
Tiene los elementos:
Alineación: para alinear el campo.
Botón Fuente: características de la letra.
Botón Color: color de fondo del comentario.
Alineación automática.
Ajustar a lo ancho: si está activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactivo, imprime los elementos
truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado por el
usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Campo figura o forma

Elementos:
• Tipo: se puede seleccionar entre líneas horizontales, verticales, círculos, rectángulos, dos líneas horizontales
(inicio/final líneas) y dos líneas verticales (izquierda/derecha líneas).
• En el recuadro Pintar, en la lista desplegable Estilo se selecciona la trama de relleno de la figura y en el botón Color,
el color de relleno de acuerdo a la trama.
• En el recuadro Lápiz, se selecciona en Ancho el grosor de la línea de borde de la figura.
• Estilo cambia el tipo línea de borde de la figura.
• Modo es la forma como se desea que se visualice la figura.
Campo Imagen
Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro:
En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botón.
El campo Sistema
Muestra el siguiente cuadro de diálogo:
• Texto: Título de la etiqueta para el campo que se inserta.
• Tipo: Es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema:
• Fecha: Imprime la fecha del día que se imprime la forma.
• Hora: Inserta la hora de impresión del formato.
• Fecha y hora: Inserta la fecha y la hora de impresión.
• Detalle ítem: Muestra el conteo del detalle.
• Detalle número: Muestra el número de línea.
• Número de página: Inserta el número de página.
• Título del formato: Inserta el título que se asignó en el menú Reporte Opciones... Título
• Ajustar a lo ancho: Si esta casilla está activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactiva,
imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
• Transparente: Si está activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos
elementos. Si no está activo, el rectángulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el
cual está colocado.
• Alineación: Para alinear el campo.
• Botón Fuentes: Para cambiar las características de la letra.
• Botón Color: Para cambiar el color de fondo del campo.
El campo Texto
Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual también puede ser almacenado en una unidad de disco. Se
puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana:
Contiene:
La barra de título, tiene como nombre "Texto Enriquecido"
La barra de menú, con las opciones Archivo y Editar.
Archivo tiene las acciones:
• Nuevo
• Abrir
• Guardar
• Guardar como
• Imprimir
• Salir.
Editar contiene:
Barra de herramienta
• Deshacer
• Cortar
• Copiar
• Pegar
• Suprimir línea vacía
Pág. 157
• Fuente, para cambiar las características de la letra.
La barra de herramientas contiene en el siguiente orden los botones: abrir archivos, guardar, imprimir, deshacer, cortar,
copiar, pegar, cambiar el tipo de fuente, tamaño de fuente, negrita, itálica o inclinada, subrayada, alineación izquierda,
alineación centrada, alineación a la derecha, crear viñetas y suprimir líneas en blanco.
• La regla: para modificar el margen y la sangría del párrafo, moviendo las flechas que están a sus extremos.
• El área de escritura: área de color blanco para escribir el texto.
• El botón Color: cambia el color de fondo del campo en el formato de impresión, pero solo en tiempo de edición.
• Auto ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado
por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.
Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresión, haciendo Clic en el texto se modifica el texto. Si desea editar
el texto, debe hacer Clic en una esquina en el cuadro negro, luego doble Clic en el texto o en el menú contextual,
seleccionar Editar.
Campos en formato de Código de Barras.

El código de barras, es una tecnología de identificación automática muy avanzada, aplicable a los objetos para el
procesamiento automático comercial de productos para consumo masivo. El sistema consta de series de líneas y espacios
de distintos anchos que almacenan información con distintos ordenamientos que se denominan simbologías.
El código de barras situado muy visible en la superficie del producto, indica, el país de origen del producto, el ramo al que
pertenece, el fabricante y otros datos de interés. Su ventaja radica en que, a diferencia de la escritura convencional, las
máquinas lo pueden leer con un altísimo grado de fiabilidad.
Se puede seleccionar entre un amplio número de tipos de código de barras, y se puede cambiar el color de las barras.
Tipo de variable.
De acuerdo a la transacción, puede insertarse variables generales, variables de operación y variables de detalle de
operación.
Variable: muestra las variables según el tipo de variable seleccionado, para escoger la que se desee insertar como código
de barras.
Tipo de Código de Barras: se puede escoger entre varios formatos códigos de barras, a saber:
• CODE 128.
Es un código de barra alfanumérico de alta densidad. El símbolo puede ser tan largo como sea necesario en codificar data.
Está diseñado para en codificar todos los 128 caracteres ASCII, y utilizará la menor cantidad de espacio para datos de 6
caracteres o más. Cada carácter de data está conformado por 11 módulos negros o blancos. Con los caracteres de control
se llega hasta 13 módulos. 3 barras y 3 espacios forman estos 11 módulos. Las barras y espacios pueden variar entre 1 a 4
módulos. Tiene 106 diferentes patrones de códigos de barra.
• CODE 39.
Es una simbología de código de barras, con un conjunto de caracteres alfanuméricos completos: un único carácter
inicial/final y siete caracteres especiales. El nombre 39 deriva de su estructura del código que son TRES elementos anchos
de un total de NUEVE elementos. Los nueve elementos consisten en cinco barras y cuatro espacios cada uno.
• EAN.
Codificación para uso comercial, en punto de venta (POS) en todo el mundo con excepción de Estados Unidos y Canadá
que utilizan la codificación UPC.
• EAN 128.
Es un tipo de Code 128, que contiene siempre un carácter especial conocido como FNC 1, que está después del carácter
de comienzo del código de barras. Este permite al escáner y el software auto discriminar entre UCC/EAN-128 y otras
simbologías de códigos de barra, y consecuentemente solo procesa data relevante. UCC/EAN128 al principio se utilizaban
para aplicaciones de distribución.
Menús Contextuales (botón derecho del Mouse)

Los menús contextuales se activan al presionar el botón secundario (derecho) del Mouse.
Todos los objetos tienen el mismo menú contextual (presionar el botón derecho sobre el objeto seleccionado), el cual tiene
las alternativas:
Activo: Si está activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se

imprime.
Editar: Para entrar en el cuadro de diálogo de cada objeto.
Traer al frente.
Enviar al fondo.
Opciones: Para modificar características de los objetos.
Las más importantes son: Editar y Opciones. En el caso de los campos insertados, Editar
muestra la misma pantalla de insertar campos, excepto en Bandas, que según la banda
muestra:
Pág. 158
Marco: Genera las líneas alrededor de la banda según el color, ancho y tipo de línea seleccionado. Para ello debe activar
las líneas que desea imprimir.
En el área Impresión las únicas opciones que funcionan según el tipo de banda son:
Título página.
"numerar al final de la página": imprime la banda al final de la página
Banda Total:
"numerar al final de la página". Por defecto está activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior hacia
arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente después de las bandas subdetalles.
"forzar nueva página": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total
Banda de Sub. Detalles (ítems de inventario, por ejemplo):

"Al final de la página": imprime los ítems en la parte final de la hoja
"Al final de la pagina": imprime dos ítems, un ítem al inicio y el otro al final, del área destinada a los ítems.
"Forzar nueva página": imprime los ítems a partir de la segunda página y sólo uno por página al inicio del área de impresión
de los ítems.
"Forzar nueva columna": imprime los ítems sólo uno por página al inicio del área de impresión de los ítems.
Opciones muestra la siguiente pantalla:
Nombre: Si el campo está en blanco, es un campo

insertado de los tipos de campos del editor. Si se ha
seleccionado una variable, muestra un valor parecido a
este: _label1834967696_0_0_0 y no puede ser
modificado.
Al inicio, podrá tener:
_Memo: lo que significa que es una variable tipo
memo.
_Label: es una variable tipo alfanumérica.
_Número: es una variable numérica.
_EAN: etiqueta de código de barras.
Además, puede identificar el tipo de variable con los

dígitos que están entre el segundo y cuarto guión,
_labelXXXXX_y_y_X. El primero de los dígitos, indica el
tipo de variable:
0: Variables Generales.
1: Variables de Operación.
2: Variables de Detalle Operación
3: Variables de la tabla Inventario
4: Variables de la tabla Clientes
5: Variables de la tabla Proveedores
6: Variables de la tabla Bancos
7: Variables de la tabla Beneficiarios
8: Variables de la tabla Conceptos
9: Variables de la tabla Autorizados
El segundo dígito identifica el número de la variable dentro de la lista de variables.
Etiqueta o Comentario.
Si tiene un valor, en tiempo de edición, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el objeto.
Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el número de la columna si
se crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un número para cada variable.
El comando de impresión #. Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numéricas expresadas en letras.
Totalización de Fórmulas. Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la fórmula previamente incluida.
Para configurar la variable Detalle de la Transacción, incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de
Operación en donde lo desee. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no
tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Para configurar la variable "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación incluya la variable en la
banda Ítem de inventario. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene
Pág. 159
valor, se imprime todo el contenido de la variable.
Recuadro Acciones.
No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se edita el
campo.
No editar: no permite ejecutar la edición del objeto.
No mover: no permite cambiar la posición del objeto.
No redimensionar: no permite cambiar el tamaño del campo.
No borrar: no se puede eliminar el campo.
Recuadro Posición.
Izquierda: posición del campo con respecto al margen izquierdo de la
banda.
Arriba: posición del campo con respecto al margen superior de la banda.
Ancho: ancho total del campo.
Alto: altura total del campo o de la banda.
Conservar posición relativa debajo de la banda.

Auto ajustar el alto con
respecto a la banda: acomoda la
banda según la altura de un
campo memo.
Fórmulas.
Pasos para elaborar una
Fórmula:
1. Abra el formato deseado.
2. Entre las opciones de las
variables disponibles seleccione
la variable fórmulas.
3. Presione el botón incluir.
4. Especifique el nombre de la
fórmula.
5. Para incluir una variable
disponible de los formatos de
impresión, seleccione la misma en
el visor de variable y con doble
Clic se insertará en la fórmula para
luego estructurarla
matemáticamente.
Totalización de Fórmulas.
Incluir una etiqueta en las bandas Titulo página,
Total o Pie página, ir a las opciones de dicha
etiqueta, buscar y asignar una fórmula previamente
incluida.
Nota: Fórmulas expresadas en

letras: El comando “@” para convertir
los montos a letras se puede utilizar
en las fórmulas también
Configuraciones de las Variables Detalle o

Comentario y Descripción Detallada del Ítem.
Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en

transacciones de Ventas:
1. Incluir la variable 1.18 "Detalle o Comentarios" de las
Variables de Operación en donde lo desee (que no sea
una banda tipo Sub. detalle).
2. Vaya a las opciones del campo (presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Opciones)
3. En Etiqueta o Comentario escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime
todo el contenido de la variable.
Pág. 160
Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en transacciones de Compras:
1. Incluir la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee (que no sea una
banda tipo Sub. detalle).
Para el botón Detalle del Ítem de la Transacción en transacciones de Ventas y Compras:
1. Incluir la variable 2.02 "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación. En la banda Ítems de
inventario.
Para agregar el Detalle del ítem en los formatos (facturas) sin dejar líneas en blanco en los ítems sin
detalles, debe seguir los siguientes pasos:
1. Amplíe la banda Sub. detalle "Ítems de Inventario".

2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación debajo de la etiqueta "Descripción del
Ítem". Modifíquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA.
3. Presione el botón derecho del Mouse, sobre el campo y seleccione Editar.
4. Hacer clic al inicio del texto, en el cuadro de texto y presione el botón "Suprimir línea vacía".
5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamaño de la línea sea del tamaño del ancho
del campo.
6. Presione el botón Aceptar.
7. Disminuya la banda al tamaño del alto de una línea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.
Tamaño Media Carta en Windows XP, 2000.
1. Crear el formulario o papel en sistema métrico, en el Servidor de Impresión de Windows. Para ello, vaya a la
Configuración de Impresoras, menú Archivo, opción Propiedades del Servidor.
2. Colocar el formato como formulario por defecto de la impresora (preferencias de impresión).
3. En el módulo de sistema de a2, en formatos de impresión, tamaño de papel, seleccione Tamaño por Defecto.
Pág. 161
PASOS PARA CREAR UN FORMATO DE IMPRESIÓN.

Paso a Paso
1. Acceder al módulo a2 sistema.
2. Acceder al Menú Archivos.
3. Seleccionar la opción Formato de Impresión.
4. Seleccionar el nodo al cual se le desea efectuar el formato de impresión. bien sea de:
• Formatos Relacionados con Inventario: Formatos relacionados con Compras:
• Formatos relacionados con Serialización pos operación:
• Formatos relacionados con Bancos: Formatos relacionados con Ventas.
En este Ejemplo: Seleccione el Nodo Facturas.
5
4
Pág. 162
5. Hacer Clic en el botón Crear Nuevo.
6. Aparece la ventana del “Editor de Formatos de Impresión” donde debe activar o desactivar las PROPIEDADES que
sean requerida, (consulta en páginas anteriores, sobre el tema propiedades de un reporte).
a. Titulo del Reporte.
Escriba el nombre del reporte (que está creando, Ejemplo: Factura Prueba), las demás propiedades conteste según sus
necesidades.
7. Botón Condicional.
Manejo de Condicionales para los formatos de impresión.
Con la incorporación de condicionales se logra que el sistema imprima un determinado formato siempre y cuando las
condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se imprima un cheque cuando el monto en cheque sea mayor que
cero. Ejemplo, un formato especial que maneje descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero. Como
se ve en la figura el sistema, activa un botón “Condicional” para que los mismos puedan ser incluidos.
En caso que sea etiquetas.

Etiquetas por línea.
Solo en los formatos de etiquetas Clientes. Para especificar el número de columnas que se van a imprimir, luego generar en
el formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino un listado, coloque 1.
En el formato de Etiquetas de Clientes, observará el botón Avanzado

Permite las siguientes acciones en el módulo administrativo:
Descripción del Editor de Formatos de Impresión

Al presionar el “Botón Editar
formato” o cuando se crea
una nueva forma de Barra de Menú
impresión, luego de
establecer las propiedades,
se ejecuta el Editor de
formas, el cual presenta la Barra de Fuentes Barra de Herramientas
siguiente ventana Regla
consiguientes elementos:
El nombre "Editor de
Formas de: nombre del
formato”:
• El icono de control y los
botones de control tienen las Formato de
mismas acciones que Factura
cualquier ventana estándar (Área de
de Windows. Datos)
• Paleta de variables.
• Barra de menús.
• Barra de herramientas.
• Barra de fuentes.
• Línea de estatus.
• La regla.
• El área de datos del editor.
Paletas de
La paleta de variables. Variables
Es flotante, se puede ocultar. Barra de Status
Disponibles
Para visualizarla de nuevo,
vaya al menú Ve, opciónr
Variables disponibles. Para
su mayor comodidad puede moverse sobre el formato, para que la selección de las variables sea más fácil. Además las
variables disponibles están numeradas para su mejor identificación.
Nota: Solo se pueden seleccionar múltiples elementos de una misma banda.
Pág. 163
8. Seleccione las características de la configuración que va tener del formato. (menú

reporte- opción opciones)
Observe los datos configurados en la próxima ventana como son el tamaño del papel, márgenes. Orientación
y establezca esta configuración en el formato que se está elaborando.
9. Insertar las bandas que se necesiten.

a. Incluir una banda Encabezado Página, también llamada título de página.
Para lograr esto, haga Clic en el botón selección de Bandas, donde se
despliega un lista de nombres de las Bandas existentes, seleccione Título
Página y posteriormente hacer Clic en el lienzo del área de datos, donde
aparecerá el recuadro del Encabezado de página. A este recuadro debe
expandirle su tamaño, haciendo Clic sostenido en los puntos de control y
arrastrarlo hasta obtener el tamaño deseado
Botón de
selección de
la Banda
Banda de Encabezado de página ó título de página.
b. Efectué el procedimiento anterior, con la diferencia que va ahora va seleccionar la banda titulo y
ubíquela debajo de la anterior.
c. Efectúe el procedimiento (a). con la diferencia que aquí va insertar la bandas de Subdetalle también
conocida como Ítems de Inventario.
d. Inserte la banda Pie Página
Observe como va quedando el formato hasta los momentos.
Pág. 164
10. Incluir los objetos, que se requieren.

Estos pueden ser: Variables, Etiquetas, Memo o Comentario, Figura o Forma, Imagen, Campo sistema, Texto y
Campos en formato de código de barras. Estos objetos se incluyen únicamente al hacer Clic con el Mouse en la
barra y luego en el área de datos del formato.
Banda Encabezado Página
Variables Disponibles
Banda
Banda Sub Detalle
Banda Sumaria
Banda Pie Página
Trabajando con la banda de encabezado Página

En el Ejercicio que se viene elaborando inserte los siguientes objetos:
a. En la Banda Encabezado Página (Banda Título Página), insertar una etiqueta con el nombre FACTURA
Hacer Clic en el botón Agregar Etiqueta y posteriormente hacer Clic en el

extremo derecho superior de la Banda Encabezado de Página, se activa la ventana
b
Etiqueta, donde debe indicar el nombre que desea para la etiqueta (en este caso
FACTURA), igualmente efectuar clic en el botón Fuentes seleccionar el tipo de letra
(Time New Roman), estilo de letra (Normal), tamaño (18), hacer clic al botón color,
seleccione el color de fondo (rojo), alineación y el ajuste. Después de seleccionar
hacer clic en el botón Aceptar.
Pág. 165
b. Seleccione con un clic, de la ventana Variables disponibles, la lista de las variables Operación.
c. Crear la etiqueta de la variable Número documento.
De la lista Variables Operación, seleccione la variable 1.00 “Número Documento” y haga clic debajo de la etiqueta
FACTURA que creo anteriormente.
d. Crear la etiqueta de la variable Operación Fecha Emisión de la Operación.
Debajo de lo efectuado anteriormente coloque una etiqueta con la palabra Fecha: y en el extremo derecho coloque la
variable, recuerde que el procedimiento es habilitar en la ventana variables
Disponibles, la lista de variables Operación, seleccione la variable “Fecha
b Emisión Operación” con un clic y luego efectué un clic al lado derecho de la
etiqueta fecha.
e. Debajo de la etiqueta fecha coloque una etiqueta con la palabra Pág.
f. Crear un campo del sistema número de página.
Ubíquese al lado derecho de la etiqueta Pág., agregue un campo del sistema
número de página. Para esto debe hacer clic en el botón campo sistema
que se encuentra en la barra de fuentes y luego clic en el área

donde desea que aparezca, dando paso así a la ventana campo del sistema,
donde debe seleccionar el tipo de campo, en este Ejemplo, seleccione
Número de Página y efectuar clic en el botón Aceptar
Seleccione aquí el tipo de
g. Crear un grupo de etiquetas como encabezado de las columnas de los nombres de los campos.
En el borde inferior de la banda

Escriba el nombre del campo (Código) Encabezado Página, debe colocar las
etiquetas de las columnas de los
campos que desea que salga a partir de
la segunda página. En este Ejemplo:
Botón Fuentes (seleccione el (Código, Descripción, Cantidad, Precio
atributo de las letras) Unitario, Total). Proceda haciendo clic
en el botón de etiqueta y luego

efectuar el clic en el área donde desea
que aparezca la etiqueta, se habilita la
ventana etiqueta, donde debe indicar el
Botón Color, seleccione nombre (Código), indicar la fuente, para
el color de fondo de la esto efectué un clic en el botón fuentes,
etiqueta. para seleccionar el tipo de letra (Time
New Roman), estilo de fuentes
(Normal), color (Azul Marino), tamaño
(10) al finalizar hacer clic al botón
Aceptar.
h. Efectué clic en el botón Color,
seleccione un color para el fondo de la
etiqueta (Gris) y luego efectué clic sobre
el botón Aceptar.
i. Expanda el ancho de la etiqueta código, hasta llevarlo a 5,5 mm.
Pág. 166
j. Proceda agregar el resto de las etiqueta guiándose por el procedimiento anterior.
k. Observe la ventana siguiente, esto es lo que se espera tener hasta los momentos, detalle la forma como
quedaron los campos, el largo y ancho de cada etiqueta.
Trabajando con la banda de
Título
l. Crear la etiqueta de la
variable Nombre de la
empresa.
Pase a la Banda título, en la
ventana de “Variables
Generales”, efectué clic en la
Observe variable “0.00 Nombre de La
empresa” y luego efectué clic en
el ancho
la parte superior izquierda de la
banda de titulo., logrando así
que está queda creada en la
banda.
Nota: Esta variable 0.00 es

de carácter obligatorio
colocarlo en el formato de lo
contrario no se podrá
imprimir el formulario
m. El próximo paso, es efectuar clic derecho sobre la caja de la etiqueta de la variable “0.00 Nombre
de la empresa” donde se despliega un menú contextual. Seleccione con un clic la opción Editar
n. Creando los atributos de la etiqueta de la

variable Nombre de la empresa.
En la ventana Etiqueta, escriba el nombre de la
empresa (a2 Adiestramiento), efectué clic en el botón
Fuentes y seleccione el tipo de letra (Time New

Roman), el estilo de letra (Normal), el tamaño de la
letra (20), color de las letras (Azul), efectuar clic en el
botón Aceptar al terminar de efectuar la selección.
o. Vuelva hacer clic derecho sobre la etiqueta de la variable”0.00 Nombre de la empresa” y seleccione de
ese menú que se despliega la opción opciones, seleccione las acciones de su conveniencia, al finalizar
efectuar clic en el botón Aceptar.
Pág. 167
p. Crear la etiqueta de la variable global Dirección del empresa.
Seleccione las lista de las variables Globales de la ventana Variables Disponibles, efectué un clic sobre la variable
“0.02 Dirección de la Empresa” y posteriormente efectué clic debajo del nombre de la empresa, en la banda
Título.
q. Creando los atributos de la etiqueta de la variable global Dirección del empresa.

Seleccione la etiqueta que acaba de crear y efectué clic derecho sobre ella, seleccione del menú contextual, la
opción Editar en la ventana que se presenta se escribe (Dirección de la Empresa), seleccione la fuente (Time
New Roman), Estilo (Normal), tamaño (12), seleccione otros atributo si es de su agrado al finalizar debe hacer clic al
botón Aceptar.
r. Creándole atributo de la etiqueta de la Dirección del empresa.

Seleccione nuevamente la etiqueta, cambiarla de tamaño a la etiqueta, de posición si no está de acuerdo como
quedó, posteriormente vuelva hacer clic derecho sobre ella, seleccione en el menú que se le presenta la opción
Opciones, tilde las opciones no cambiar, no editar, mover y autoajustar el alto con respecto a la banda y en el
recuadro que está en la parte superior escriba (Dirección de la Empresa), posteriormente hacer clic en el botón
Aceptar.
s. Elaborando las siguientes etiqueta (Teléfono, R.I.F., Cliente, Dirección, R.I.F., Teléfono), con
sus respectivos atributos.
Siguiendo las explicaciones anteriores, creando una debajo de la otra, indique el tipo de letra (Time New Roman),
Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar. Debe quedar como lo muestra la
ventana siguiente:
t. Creando la etiqueta de la variable Números de Teléfonos de la empresa.

Estando en la banda título, seleccionar de la lista de variables Generales, la variable “0.06 números de Teléfonos”
de la empresa con un clic, posteriormente efectuar clic justo al lado derecho de la etiqueta que corresponde al teléfono
de la empresa, para que aparezca la etiqueta de la variable.
u. Creando los atributos a la etiqueta de la variable Números de Teléfonos de la empresa.
Teniendo seleccionada la etiqueta de la variable “0.06 Números de teléfonos”, efectuar clic derecho sobre ella,
aparece un menú contextual, seleccione del menú la opción Editar, escriba en la ventana etiqueta la frase Números
de Teléfonos, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué
clic en el botón Aceptar.
Pág. 168
v. Creando la etiqueta de la variable general R.I.F de la empresa.
De la lista de variables generales, seleccione con un clic la variable “0.05 R.I.F.”, posteriormente efectuar clic sobre el
lienzo del formulario justo al lado de la etiqueta del R.I.F de la empresa.
w. Creando el atributo de la etiqueta de la variable general R.I.F de la empresa.
Seleccionar la variable R.I.F de la empresa, efectuar clic derecho sobre ella, se despliega un menú contextual, donde
debe seleccionar la opción editar, dando paso a la ventana etiqueta, escriba 000000 y aplique los atributos para las
fuentes, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el
botón Aceptar.
x. Creando la etiqueta de la variable general clientes con su respectivo atributo.
Seleccionar la variable 1.08 Cliente descripción de la lista de variables operación, efectuar clic sobre la variable,
posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la etiqueta que diseño de clientes,
posteriormente seleccionar, efectuar clic derecho sobre ella, se despliega un menú contextual, donde debe
seleccionar la opción editar, dando paso a la ventana etiqueta, escriba Cliente Descripción y aplique los atributos para
las fuentes, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic
en el botón Aceptar.
y. Creando la etiqueta de la variable Dirección Clientes, con su respectivo atributo.
Seleccione con un clic a la variable “CLI04 Dirección”, de la lista de variables Clientes de la ventana Variables
Disponibles, posteriormente efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta Dirección, tiene que
tener cuidado que sea la dirección del cliente, sise equivoca los datos saldrán invertidos, cambiar el tamaño de la
etiqueta si es necesario, efectuar clic derecho sobre la etiqueta de la variable, seleccione de ese menú contextual, la
opción Editar, escriba Dirección Cliente, aplique los atributos para las fuentes, indique el tipo de letra (Time New
Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar.
z. Creando la etiqueta de la variable R.I.F. Cliente, con su respectivo atributo.
Seleccione con un clic a la variable “1.09 Cliente R.I.F”, de la lista de variables operación de la ventana Variables
Disponibles, efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta R.I.F, para colocarle los atributo
prosiga como el caso anterior.
aa. Creando la etiqueta de la variable Cliente Teléfono contacto, con su respectivo atributo.
Seleccione con un clic a la variable “1.11 Cliente Teléfono contacto”, de la lista de variables operación de la
ventana Variables Disponibles, efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta Teléfono, tenga la
precaución de fijarse que sea el teléfono de cliente no de la empresa, porque si lo invierte la información saldrá
errónea, para colocarle los atributo prosiga como el caso anterior.
bb. Creando la etiqueta, y las etiquetas de la variable Factura, Fecha, hora, Pág.
Prosiga de la misma forma como se creó en el paso a, hasta el paso f, para crear las etiquetas que se encuentran en
el extremo derecho de la banda título. Ejemplo como debe quedar el ejercicio que se viene desarrollando hasta el
momento, observe la ventana siguiente.
Banda de Encabezado
Banda de título
Prosiga para
efectuar esta parte
del ejercicio, de la
misma manera
como se efectuó el Variable del
ejercicio de la sistema
parte superior
cc
Pág. 169
cc. Crear un grupo de etiquetas como encabezado de las columnas de los nombres de los
campos en la parte inferior de la banda título.
En el borde inferior de la banda título, debe colocar las etiquetas de las columnas de los campos que desea que
salga como encabezado de cada columna. En este Ejemplo: (Código, Descripción, cantidad, Precio Unitario,
Total.). Para esto prosiga de la misma forma del paso g hasta j.
Trabajando con la banda de Sub detalles

dd. Creando la etiqueta de la variable Código del Item, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.00 Código del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana
variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo
Código, pero dentro de la banda suddetalles, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic
derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba
000000000, cambie el atributo de las letras, fuentes (Time New Roman), Estilo (Normal), Tamaño (10).y active la
alineación automática, en la opción alineación dejar Izquierda, finalizar hacer clic al botón Aceptar.
ee. Creando la etiqueta de la variable Descripción del Item, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.01 Descripción del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana
Descripción, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la
ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba Descripción del item, prosiga con
los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en opción alineación dejarla
en izquierda.
ff. Creando la etiqueta de la variable Cantidad del Item, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.04 Cantidad del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana
Cantidad, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la
ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como
se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación
derecha.
gg. Creando la etiqueta de la variable Precio Unitario, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.17 Precio + Impuesto” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana
Precio Unitario, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella,
aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los
atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la
alineación derecha.
hh. Creando la etiqueta de la variable Total, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.19 Cantidad * Precio con Impuesto” de la lista de variables Detalle Operación de
la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del
campo Total, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la
ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como
se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación
derecha.
ii. Creando la etiqueta de la variable serial por Item, con su respectivo atributo.
Hacer clic sobre la variable “2.29 Serial del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables
Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre de la descripción del Item,
seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana
contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como se viene
elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación izquierda.
Trabajando con la Banda Sumaria.

jj. Elaborar un rectángulo
Hacer clic en el botón agregar figura o forma , luego efectuar un clic en el lienzo del formato, donde desea
ubicar la figura, en esta caso en la Banda sumatoria, aparece la ventana figura, en la opción Tipo, debe seleccionar el
tipo de figura que desea, en este Ejercicio, seleccione Rectángulo y demás atributos, como son estilo de línea,
ancho, estilo de línea y color, terminada la selección efectuar clic en el botón Aceptar. .Al hacer clic en el botón
Aceptar, verifique que la forma tiene que tiene el rectángulo es el tamaño deseado, si no es así, efectuar un clic
sostenido en uno de sus extremo y arrastre hasta obtener el tamaño requerido.
k. Crear los elementos dentro del rectángulo.
Se procede crear las etiqueta de: Flete, Descuento, Otros descuentos, estas deben estar una debajo de la otra.
(Observe la ventana siguiente)
Pág. 170
l. Creando las variables a las etiquetas de Flete, Descuento, Otros descuentos.

Para crearle la variable a la etiqueta flete, debe efectuar un clic en la variable “1.27 flete del documento”, que se
encuentra en la lista de Variables Operación de la ventana Variables Disponibles, posteriormente efectuar clic en el
lienzo del formulario, justo al lado derecho de la etiqueta flete, al aparecer el recuadro de la variable, verifique que
quedo en la posición y tamaño correcto, de no ser así, efectué un clic sostenido en uno de los punto de control de
la etiqueta, arrastre hasta obtener el tamaño deseado, luego teniéndola seleccionada efectué un clic derecho
sobre ella, en el menú contextual que aparece, seleccione la opción editar y escriba 0,00.
m. Proceda de la misma manera para crear las siguientes variables:

Procedimiento es igual al paso anterior, lo que modifica es el número de variable que debe seleccionar.
1. Para descuento, seleccione la variable “1.21 Descuento 1 Monto” de la lista de Variables Operación.
2. Para porcentaje de descuento, seleccione la variable “1.22 Descuento 1 Porcentaje”, de la lista de
Variables Operación. (ver la próxima ventana)
3. Para Otros descuentos, seleccione la variable “1.23 Descuento 2 Monto” de la lista de Variables
Operación.
%
4. Para (es solo una etiqueta simple.)
5. Para porcentaje de descuento otros, seleccione la variable “1.24 Descuento 2 Porcentaje”, de la lista
de Variable Operación. (ver la próxima ventana)
n. Crear los elementos dentro del rectángulo.
Se procede crear las etiqueta de: Total Neto, I.V.A, Total Operación, Total Cancelado, Saldo, estas
deben estar una debajo de la otra. (Observe la ventana siguiente)
o. Creando las variables a las etiquetas de Total Neto, I.V.A., Total Operación, Total Cancelado,
Saldo.
Procedimiento es igual al paso anterior, lo que modifica es el número de variable que debe seleccionar y su
ubicación.
a. Para Total Neto, seleccione la variable “1.34 Total Neto (Bruto-Dsctos+Flete)” de la lista de Variables
Operación.
b. Para I.V.A., seleccione la variable “1.32 Impuesto 1 Monto” de la lista de Variables Operación.
c. Para Total Operación, seleccione la variable “1.35 Total Operación (Total + Impuesto)” de la lista de
Variables Operación.
d. Para Total Cancelado, seleccione la variable “1.40 Total cancelado” de la lista de Variables Operación.
e. Para Saldo, seleccione la variable “1.42 Saldo Operación”, de la lista de Variables Operación.
Pasos:
Pasos:
l.1-3 2 4 a- e
5
Pág. 171
p. Se procede con la creación “Detalle comentarios”, de la banda Sub detalles.
Seleccione la
variable “1.18
Detalle o
Comentarios” de
la lista de las
variables
operación,
p
efectué un clic en
el lienzo del
formato, justo en
el área que desea crearlo, luego efectué un clic derecho sobre el recuadro de comentario, aparece la ventana contextual,
seleccione editar, escriba lo que observa en el recuadro de la ventana Memo (Ventana siguiente), aplique los atributos que
desea a las letras, déjelo con alineación automática y efectué un clic al botón Aceptar.
q. Prosiga con la elaboración de la etiqueta

“Son” y “Operador” en la banda de sub detalle.
(Observe la ventana siguiente, procedimiento igual a los
anteriores, en la elaboración de etiquetas,)
r. Creando la variable de la etiqueta “Son”.
Seleccione con un clic, la variable “1.35 Total Operación (Total + Impuesto)” de
la lista de variables Variable Operación, de la ventana Variables Disponibles, Ventana
posteriormente efectué un clic sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la contextual
etiqueta “Son”, expanda el tamaño de la etiqueta si es necesario, luego estando
seleccionada la etiqueta de la variable 1.35, efectué un clic derecho sobre esta y
en la ventana contextual que aparece, seleccione la opción Editar, en la ventana de
Etiqueta, escriba el comandos de Impresión @ (Ver explicación detallada de los
comandos de Impresión, mas adelante) 0,00.Ejemplo: @0,00, seleccione el tipo de
letra (Time New Roman), Tamaño de letra (10), Estilo de letra (Normal), alineación
Izquierda, dejar activada la casilla de la alineación automática y para finalizar hacer
clic en el botón Aceptar.
s. . Creando la variable
de la etiqueta
“Operador”.
Seleccione con un clic, la
q r variable “0.11 Usuario
Activo” de la lista de variables
Variable generales, de la
s ventana Variables Disponibles,
posteriormente efectué un clic
sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la etiqueta “Operador”, expanda el tamaño de la etiqueta si es
necesario, luego estando seleccionada la etiqueta de la variable 0.11, efectué un clic derecho sobre esta y en la
ventana contextual que aparece, seleccione la opción Editar y en la ventana de Etiqueta, escriba Usuario Activo,
seleccione los mismos atributos de la variable anterior, para
finalizar efectuar clic en el botón Aceptar
Trabajando con la Banda Pie de página.
t. Elabore la etiqueta Total Ítems.
Procedimiento igual a los anteriores en la creación de etiquetas.
u. Elaborar la variable de la etiqueta Total Ítems.
Seleccione la variable “1.17 Total Renglones (Nº Ítems) “ de la lista
de variables Operación, efectuar un clic sobre el lienzo del Formulario,
al lado derecho de la etiqueta Total Ítems, siga los procedimientos
efectuados anteriormente con otras variables, colocar como
etiqueta el número 0.
v. Elabore la etiqueta Continua.
Procedimiento igual a los anteriores en la creación de etiquetas.
Pág. 172
AL FINALIZAR RECUERDE GUARDAR EL FORMULARIO, LO PUEDE HACER POR:
El Menú Archivo y luego seleccionar la opción Guardar, o efectuando un clic sobre el botón Guardar
Comandos de Impresión.
@ : Transformar campos numéricos a letras, incluyendo fechas. Es muy práctico en el caso de las facturas, donde se
expresa en letras el monto total de la factura.
# : Tiene dos funciones:
1. Para colocar asteriscos al inicio de una cantidad numérica. Especialmente para los formatos de
cheques, evita que se pueda agregar un número al monto del mismo. Si quiere agregar asteriscos al
final de la cantidad, incluya una etiqueta de asteriscos, alineando a la derecha la cantidad numérica y a
la izquierda, los asteriscos.
2. Agregar asteriscos a las cantidades en letras.

! : Permite expresar los montos calculados en moneda extranjera cambiados a moneda nacional. Por ejemplo, en la
facturación en dólares el monto del impuesto puede ser expresado en bolívares.
/ : Permite mostrar solo la parte entera de los montos numéricos (no imprime los decimales).
& : Permite aplicar máscara numérica.
¡ : Permite colocar Bs. Fuerte.
Se pueden combinar los comandos de impresión. Los comandos /@ a una cantidad, por ejemplo, 84,51 muestra: ochenta y
cuatro.
Nota: Fórmulas expresadas en letras: El comando “@” para convertir los montos a letras
ahora puede utilizarse en las fórmulas también
Pasos para incluir comandos en las Etiquetas.

1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Editar.
2. En el campo de la etiqueta coloque el comando al inicio del nombre de la etiqueta.
En el caso de agregar asteriscos a las cantidades en letras, debe seguir las siguientes instrucciones:
1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Opciones.
2. En el campo de la Etiqueta o Comentario coloque el comando #.
Cierre de Período.
El cierre de Período prepara al sistema para operar en un nuevo rango de fecha, moviendo a un archivo histórico las
transacciones correspondientes.
Cuando se ejecuta esta opción, los datos administrativos del período cerrado ya no pueden ser modificados, es decir, no se
permite realizar ninguna operación de
venta o compra en dicho lapso.
Conceptualmente delimita o acota los

procesos de ventas y compras,
permitiendo seguridad en los datos
procesados, de esta manera nadie puede
corromper estos procesos. Ejemplo,
nadie puede facturar o comprar en un
período ya cerrado.
Módulo El cierre es un proceso irreversible, por lo
Administrativo tanto antes de ejecutarlo se recomienda
respaldar la información y se sugiere
imprimir los informes necesarios para su
gestión administrativa, tales como:
• En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opción de incluir Consolidado activo.
Pág. 173
• En Ventas, el General de Ventas, Transacciones de
Ventas y Libro del IVA. Nota: Los libros de IVA no se rigen por el lapso
• En Compras, el General de Compras, Transacciones de del período, sino según la Ley Tributaria vigente,
Compras y el Libro de Compras IVA. los cuales se solicitan mensualmente.
• En Clientes, Estado de Cuenta.
• En Proveedores, Estado de Cuenta.
Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte:
• En Vendedores, Comisión del período.
El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el período seleccionado a un archivo histórico. Para poder
visualizarlas es necesario hacer una consulta a los períodos anteriores. Los siguientes documentos son los que se lleva a
históricos:
• Compra de Mercancía
• Facturas
• Notas de Entrega
• Apartados
• Facturación por lotes
Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, aún cuando ejecute un cierre de período, continúa mostrando
las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes, en el módulo de cuentas por cobrar hasta que se
cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar históricos para comprobar de dónde viene
determinada transacción. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen mostrando todas las transacciones hasta
que estas se cancelen.
La opción muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del período actual con su fecha de inicio y fin del
período, además se solicita el nombre ó descripción del siguiente período, con sus respectivas fecha de inicio y fin de
período.
Debe, confirmar el período a cerrar, recuerde sacar todos los informes previamente, esto es irreversible
Si lo desea, puede activar el cuadro de verificación que

elimina los Ítems con más de 90 días sin movimientos. Esta
cantidad de días es ingresada por usted en el cuadro
correspondiente.
Una de las bondades más resaltantes de la aplicación cuando

se está trabajando en períodos mensuales es la posibilidad de
extenderlos. Una utilidad que nos permite al llegar al final del
mes y no realizar el cierre del período, colocándole una fecha
posterior para continuar trabajando, esto suele ocurrir por
varias razones que pueden ser entre algunas, la falta de un
físico o entrega de un documento de compra por parte de
Pág. 174
un proveedor, cosa que sucede muy a menudo y al no tenerlo nos impide cerrar el mes, la razón es que nuestro libro de
compras no ha registrado la transacción ya que el proveedor nos entrego la mercancía con una nota de entrega sin la
factura correspondiente, siendo este documento fiscal el que afecta el libro de compras, otra de las razones más
comunes es que al final del mes siempre estamos en buenos días de ventas y el hacer el cierre del período implica paralizar
el proceso de facturación, esta ventaja nos ofrece la posibilidad extender el período, veamos cómo trabaja.
Extender el Período de trabajo.
Si la empresa trabaja en períodos mensuales:

Fecha de Inicio: 01/01/2007.
Fecha Final: 31/01/2007.
1. Al llegar al día 31 de enero, extendemos el período colocándole en el módulo denominado, títulos y correlativos la
fecha final 15/02/2007, es decir extendemos el período.
2. No se ha elaborado el cierre de período correspondiente al mes de Enero. Recuerde que la fecha actual es
31/01/2007.
3. Siendo el 01/02/2007 domingo la empresa inicia sus operaciones el día 2 de Febrero que es martes, se efectúan
transacciones de ventas y de compras, quedando la empresa operativa. Los días 3, 4, 5 y 6 se continúan con los procesos
de ventas y de compras.
4. Pero el día 7 de febrero (sábado) decidimos efectuar el cierre de período correspondiente a Enero.
5. Efectuamos el cierre de mes colocando en la fecha final 31/01/2007 y todas las transacciones del mes de febrero que
fueron efectuadas se mantienen para ese nuevo período, ya que al elaborar el cierre, todas las transacciones de Enero
pasaran a un histórico.
Cierre de Estadísticas.
El cierre de estadísticas inicializa las estadísticas del período actual de manera que se puede mantener períodos
acumulados de estadísticas diferentes al actual. Para aquellos usuarios que trabajan con períodos abiertos o superiores a
un mes, inclusive para los usuarios que operan con períodos extendidos, el cierre de estadísticas, permite sin la necesidad
de elaborar el cierre de período, inicializar las estadísticas para el nuevo período. Esto permite mantener por ejemplo
estadísticas mensuales de venta, aunque el período sea anual.
Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.
Módulo
Administrativo
Pág. 175
Módulo a2 Administrativo - Versión 4.30.2R
Entorno De Trabajo
La ventana principal que presenta a2 Herramienta Administrativa Configurable es la siguiente.
Las secciones que la conforman se describen a continuación.
Pág. 179
Además, este módulo tiene las siguientes teclas de acceso rápido a varias herramientas de trabajo.
Ctrl.+ M: Cambio de moneda.

Ctrl.+ D: Calendario.
Ctrl.+ T: Calculadora.
Ctrl.+ U: Cambio de usuario.
Ctrl.+ S: Información del Sistema.
Ctrl.+ P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen(Imprimir Pantalla).
Ctrl.+ E: Pantalla para consultar seriales en las transacciones
Ctrl + H: Información de Empaque (relación de Cantidad y Capacidad o Contenido)
Nota: Pantalla para consulta de seriales funciona cuando el artículo seleccionado maneja seriales y la política de
manejo de seriales esta activa.
Nota: Información de Empaque muestra la relación Cantidad y capacidad cuando el artículo seleccionado tiene
capacidad o contenido mayor que 1.
Pág. 180
Barra De Menú Principal
Para acceder a cualquiera de estas opciones puede utilizar el mouse (ratón), haciendo Clic en la opción que se desee abrir
o con el teclado al presionar la combinación de teclas ALT + “la letra que esté subrayada”, ejemplo ALT + M (observe que
la letra M en la palabra Mantenimiento se encuentra subrayada) le dará acceso al menú mantenimiento.
Combinaciones de teclas para acceso al menú.
Mantenimiento (ALT + M).

Transacciones (ALT + T).
Ventas (ALT + V).
Compras (ALT + C).
Ensamblaje (ALT + E).
Bancos (ALT + B).
Informes (ALT + I).
Sistema (ALT + S).
Sucursales (ALT + U).
Botones de Acceso Rápido
Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y práctica, aunque no
son todas las opciones, son las que el usuario utiliza con mayor frecuencia.
Inventario.
• Archivo de Departamentos.
• Archivo de Depósitos o Bodegas.
• Archivo de Inventario.
Botones asociados a Operaciones con Clientes.

• Archivo de Clientes.
• Presupuestos a Clientes.
• Facturación (Ventas).
Botones asociados a Operaciones con Proveedores.

• Archivo de Proveedores.
• Elaboración de Órdenes de Compra.
• Compra de Mercancía.
Bancos.
• Archivo de Bancos.
• Transacciones de Bancos.
Salir de la aplicación.
Pág. 181
Botones para manejo de registros (formas del menú mantenimiento).
Al ingresar a las formas (pantallas del sistema) de las diferentes opciones del menú Mantenimiento el usuario encontrará
una serie de botones que serán comunes a lo largo de su interacción con la aplicación.
En el siguiente cuadro se describe la función de cada uno de los botones que integran la barra para el manejo de registros.
Barra de seguimiento de registros.
Esta barra permite tener acceso rápido a los registros que se estén observando en un momento determinado de trabajo.
Ejemplo: entramos al inventario de artículos revisamos información sobre Tempra luego Fluorescente después Estárter y
finalmente Disco Duro, si desplegamos la lista vamos a visualizar todos los registros que se han manejado y lo más
importante es que si queremos revisar alguno de los que se encuentra en la lista solo debemos hacer clic sobre elemento
en la lista. Además de esto muestra información relevante sobre el elemento en este caso particular podemos observar el
código, nombre y existencia del articulo.
Pág. 182
Menú Mantenimiento.
En el menú Mantenimiento es donde se hace la carga de los registros de información con los que se manipulará el sistema,
se ingresa, modifica, consulta y se eliminan datos de los registros. Los elementos que se manejan desde este menú son
también llamados “Archivos Maestros”, contiene las siguientes opciones a saber:
• Departamentos.
• Depósitos.
• Inventario.
• Zonas.
• Clientes.
• Vendedores.
• Tarjetas de crédito.
• Monedas.
• Proveedores.
• Bancos.
• Conceptos.
• Beneficiarios.
Departamentos.
Los departamentos permiten clasificar los

productos del inventario y agrupar
productos de características similares,
según las necesidades de la empresa.
En la primera sección de la ventana arriba
a la izquierda se encuentra:
Datos Generales.
Código.
Identificación del Departamento.
Descripción.
Nombre del Departamento.
Descripción Detallada.
Define de forma más amplia las características del Departamento.
Clasificación.
Al crear departamentos existen 4 tipos de clasificaciones para los Artículos:
• Productos: Son todos aquellos artículos del inventario que no están
conformado por otros productos y manejan existencia.
• Servicios: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva
control de existencia.
• Productos Compuestos: Son todos los entes del inventario que están
conformados por productos y/o servicios.
• Ensamblados: Son aquellos productos que se conforman utilizando otros
Ítems como materia prima para su elaboración generando su propio inventario.
Tipo de Costo.
Para establecer el tipo de costo debe analizar desde cómo cambia el costo del producto en el tiempo hasta la forma de
presentación de los artículos.
• Costo Promedio.
Es el caso más frecuente y se aplica a productos o artículos que varían de costo de manera esporádica. Este
costo se calcula en base a la sumatoria de los costos individuales dividido entre el total de artículos, con este
costo se puede hacer ajustes en los precios.
• Costo por Lotes.
Se aplica a los artículos que varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de
algún tipo de señal llámese lote, producción, etc.
• Tallas y Colores.
El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más
extenso (tallas y colores, largo y ancho). Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que
puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también
tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras.
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Otras Opciones.
Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para excluir toda una línea de
productos de los procesos de ventas.
Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones
(Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan.
Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno es a través de un número
o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único.
Ofertas y Presentaciones: Indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos y permitirá asignarle diversas
presentaciones a los artículos. En el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que
pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación.
Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de
esta opción debe ser asociado con productos cuyo tipo de costo es por lote.
Incluir un departamento.
Paso a Paso:
1. Efectuar Clic el botón Incluir

2. Escriba el código, descripción y descripción detallada del departamento.
3. Seleccione la clasificación de los ítems que pertenecerán al departamento.
4. Elija el Tipo de costo con el que se manejarán los ítems pertenecientes al departamento (costo promedio, costo por lote o
matrices)
5. Marque las características que desee aplicar en el
departamento (activo, manejo de depósitos, manejo de
seriales, ofertas y presentaciones, y manejo de
vencimientos).
6. Pulse el botón para guardar el departamento

creado.
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Modificar información de un Departamento.
Si desea modificar un registro creado, haga Clic en el botón modificar que se encuentra al lado del botón de
“Incluir”.
7.- Luego haga clic en la barra de búsqueda. Para seleccionar el departamento a modificar se hace doble clic sobre el
nombre del departamento.
Nota: Recuerde guardar los cambios una vez que haya modificado opciones dentro de la
ficha.
Búsqueda de registros. Uso de Comodines.
Al hacer clic en la opción modificar podrá visualizar la ventana de búsqueda. Podrá utilizar los comodines
asterisco(*), coma(,) y doble coma (,,).
En la barra de búsqueda, escriba m si desea visualizar todos los ítems que comienzan con la letra “m”.
Me* : Busca en todos los campos de texto las palabras que contengan las letras escritas antes del asterisco.
A,,b* : Busca las palabras que contengan una a y una b.
A,b* : Busca las palabras que contengan una a o una b.
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Funciones especificas de la Forma Departamentos.
Pasamos a describir la función de cada botón.
Productos y servicios.
Este icono permite visualizar el listado de productos o servicios que pertenecen al departamento seleccionado.
Porcentajes de Utilidad/Descuento
Permite establecer los porcentajes de utilidad que se aplicarán a los productos que pertenezcan al departamento, así como
también pueden indicarse los porcentajes de descuento.
Los márgenes de utilidad se establecen para todos los artículos del departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento
de ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes.
Para establecer márgenes de utilidad/descuento del Departamento.
Paso a Paso
Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún descuento
debe dejarlo en cero (0).
Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes
escritos.
Haga clic en el botón de aceptar para continuar.
a2 utiliza para el cálculo de utilidad la fórmula de utilidad financiera:

Utilidad financiera= Costo promedio / (100% - porcentaje a aplicar)
Comisión.
A través de este icono podrá establecer las comisiones del departamento, pueden indicarse en moneda o porcentaje.
La comisión puede colocarse por Porcentaje o un monto especifico, como veremos en las ventanas siguientes.
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Tallas y Colores.
Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el tipo de costo Tallas y
Colores. Para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores,
cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica. Es obligatorio utilizar las
dos columnas.
En la opción Títulos y Correlativos, podrá modificar los nombres de las matrices en caso de que requiera hacerlo. Por
ejemplo puede crear una matriz con el nombre Perfiles donde los ejes X y Y se denominen ancho y largo.
Paso a Paso para configurar la matriz Tallas y Colores.
Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los

cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y
respectivamente.
Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada eje de
la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y presione
ENTER o haga clic en el botón Incluir.
Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el
ítem a borrar y presione el botón de Borrar.
Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione el
botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de:
Menor a Mayor o Menor a Mayor.
Para terminar haga clic en el botón Salir.
Nota: Se recomienda utilizar como primera

descripción la que posea menos tipos o sea más
fácil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en
vez de Tallas y Colores.
Nota: En la opción Títulos y Correlativos del menú Sistema o por el modulo a2 sistema, podrá modificar los
nombres de las matrices, en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre
Perfiles donde los ejes X y Y se denominen Ancho y Largo.
Operaciones.
Con este icono podrá generar un reporte de movimientos de los ítems del departamento (facturas, cargos, descargos, etc.).
Podrá exportar el reporte en los formatos: ASCII (Texto), Documento (Word), Excel, HTML, a2Visor y Texto-Solo datos.
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Reporte de Operaciones de Inventario.
Podrá exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento (Word), Excel, a2 Visor y HTML
Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio
a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario
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Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de
registros con las características seleccionadas en esta pantalla.
Filtros Básicos.
Si se requiere ser más específico en la información que el listado generará puede utilizar las siguientes opciones:
Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto.
Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos).
Incluir Ítems sin existencia, Detallar existencia, Incluir Seriales
Filtros Avanzados.
Puede seleccionar las transacciones que desee

imprimir, y el estatus de la transacción, además de
imprimir por clientes, y seleccionar el documento
deseado.
a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar

las operaciones, Pudiendo importar cualquier
documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a
través de estas opciones, existiendo ciertas normas
para convertir documentos de un tipo a otro:
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas,
Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier
operación en tránsito y convertirla en factura, como por
ejemplo Presupuestos, Pedidos y Notas de Entrega.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Tránsito Se llaman en tránsito a aquellas transacciones
que realizan una venta pero no han sido facturadas, por
ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado.
Anuladas.
Todas las transacciones que han sido anuladas.
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Estadísticas y Proyecciones.
Permite visualizar gráficos del movimiento de unidades del departamento.
Consolidado.
Genera un reporte el cual consolida información de cada uno de los departamentos, mostrando: inventario inicial, compras,
cargos, inventario actual, entre otros.
Estatus de los Documentos.
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Depósitos.
Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o
almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir
movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan
desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de
inventario.
Crear / Modificar.
Paso a Paso.
Incluir. Haga clic en el botón Incluir en

la barra de botones para crear un depósito.
Modificar. Haga clic en el botón Modificar
de la barra de botones para editar la

información.
Edite el registro actual.
Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Para salir, presionar el botón Salir.
Eliminar.
• Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito.

• En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
• Haga clic en el botón Salir.
Inventario
En este formulario se ingresan todas las especificaciones de los productos y servicios del
inventario, partiendo del código el cual debe ser único. Existen varias consideraciones para
formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan varios casos en
donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario:
a) Existencia de códigos de barras en la mayoría o buena parte del inventario.

b) Inventario bajo en cantidad de ítems pero con alta rotación. Usar códigos mnemotécnicos.
c) Inventario extenso en cantidad de ítems con alta rotación. Usar el método de prefijos por
departamentos más numeración en relación a su ubicación en estantería.
d) Inventario extenso en cantidad de ítems con baja rotación. Usar numeración automática de
la aplicación o rellenado automático.
El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo.
La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los
documentos de ventas.
Las especificaciones básicas del producto están completas, no obstante hay otra serie de características que dependiendo
del tipo de negocio serán útiles como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú de detalles y en la barra de
botones está la opción proveedores que muestra un listado de ellos y las últimas compras realizadas, con sus
características básicas como son: Fecha, No. de Documento, Cantidad, Costo Total, Moneda y Factor de Cambio.
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Otras Características (Ficha Inventario).
Unidad.
Expresa el nombre de la unidad básica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella.
Moneda.
Unidad monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicación, indica el uso de multimoneda.
Comisiones.
Si el producto tiene comisión por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificación y se escribe la cantidad en
moneda o porcentaje. En caso de existir un único vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo.
Existencia con decimales.
Son artículos cuya comercialización viene expresada en unidades no enteras, en especial cuando son artículos que se
pesan, por ejemplo en charcuterías, joyerías entre otras.
Activo.
Como su nombre lo indica, si está disponible o no para la venta.
Fecha de Creación.
Debe indicarse la fecha en la que se crea la ficha del producto.
Garantía.
Tiempo de garantía del producto expresado en meses.
Peso.
Permite indicar el peso del artículo, el cual es útil cuando el mismo se toma en cuenta para los envíos de mercancía
facturada a los clientes.
Capacidad o Contenido.
Permite indicar la cantidad de unidades contenidas en un artículo que puede venderse completo o por partes. Ejemplo caja
de refresco o por botellas, Cable por rollo o por metros, Aspirinas por cajas o por tabletas, entre otros. La capacidad o
contenido es tomada en cuenta entonces en la creación de Presentaciones de productos.
Opciones del Menú en la Ficha Inventario.
Funciones especificas de la Ficha Inventario.
Costos y precios.
La aplicación tiene la capacidad, a razón de un solo costo,
de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario
utilizarlos todos, en la Opción Títulos y Correlativos
(Consecutivos) ubicado en el menú Sistema del Modulo
Administrativo o en el menú Archivo del Modulo de Sistema,
se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los
nombres para cada tipo de precio.
a2 utiliza para el cálculo de utilidad la fórmula de utilidad financiera:
𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐 𝑷𝒓𝒐𝒎𝒆𝒅𝒊𝒐
𝑼𝒕𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 𝑭𝒊𝒏𝒂𝒏𝒄𝒊𝒆𝒓𝒂 =
𝟏𝟎𝟎% − 𝑷𝒐𝒓𝒄𝒆𝒏𝒕𝒂𝒋𝒆 𝒂 𝑨𝒑𝒍𝒊𝒄𝒂𝒓
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Existencia.
Permite visualizar la existencia del producto en los distintos depósitos, además de poder establecer máximos, mínimos, días
de entrega y número de compras al año, que serán tomadas en cuenta para el cálculo de reposición de Inventario. Si está
creando el producto desde está ventana podrá introducir la existencia inicial (no recomendado).
Sustitutos.
Permite establecer que productos son equivalentes o similares al seleccionado. En el caso de empresas donde su gama de
artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, al momento de realizar la venta, el usuario
podrá consultar la existencia de los sustitutos.
Ofertas y Presentaciones.
Este icono permite configurar ofertas para el
producto y diversas presentaciones que permitan
para vender el producto en unidades completas o
de forma detallada.
Cada una de las presentaciones elaboradas para

el producto, se visualizan como Precios diferentes
de ese ítem, esto lo podrá observar en la
facturación desplegando las opciones que
aparecen en el precio de venta (campo PRECIO).
Crear una Presentación detallada.

Podrá proceder a configurar una presentación
detallada, luego de validar que se cumplan las tres
condiciones siguientes:
1) La presentación detallada puede configurarse

para aquellos artículos que en su ficha Inventario
tienen asignado en el campo capacidad o contenido un valor mayor que uno.
2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en el
menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.
3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y
Presentaciones.
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Ejemplo.
Configurar una presentación detallada para el producto “Aspirina 500 mg” que permita vender el producto por tabletas.
1.- Descripción.
En primer lugar debemos indicar la Descripción de la presentación (recuerde que en el formato de factura puede aparecer la
descripción del artículo y además la descripción de la presentación) “Tableta Individual”.
2.- Tipo.
Seleccione el tipo de presentación en este caso Detallada.
3.- Precio.
Automáticamente muestra el Precio de la unidad Detallada (dividiendo el Precio entre la capacidad o Contenido del
Producto), calcula el IVA correspondiente y el Total correspondiente con IVA incluido.
4.- Comisión.
Especificar Comisión si está establecido.
5.- Código único asociado.

Si sería utilizado un Código Único Asociado indicarlo.
6.- Redondeo.
Seleccionar el tipo de redondeo a utilizar.
7.- Activo.
Si estará disponible se debe activar si no por el contrario en algún momento no será una presentación elegible se puede
desactivar.
8.- Exclusivo.
Si existen varias presentaciones y se desea que la actual prevalezca sobre las demás se debe activar esta opción.
9.- Exclusivo para el Punto de Venta.

La presentación estará disponible sólo para utilizarse en el punto de venta.
10.- Unidades descarga.

Cantidad a descontar del Contenido de total del producto.
11.- Cantidad o Contenido.

Total de unidades detalladas que componen el artículo.
Seriales.
En este formulario se establecen los seriales o números de parte del fabricante de los artículos del inventario. El serial es
una codificación que identifica inequívocamente a cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un
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serial único. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma más
exacta de manejar con acierto el flujo de artículos y sus garantías en caso de que las tengan.
El control de seriales solo está disponible si fue activada la opción
“Seriales x Depósitos”, verifíquelo seleccionando en el Menú Sistemas
la opción Títulos y Correlativos - ficha Inventario.
Para incluir seriales.
Paso a Paso.
Una vez incluido el producto y su existencia, presione el botón

correspondiente a carga de seriales.
Si es necesario elija el depósito, luego escriba cada serial y presione la
tecla ENTER, repita este paso tantas veces sea necesario. También
puede escribir el número de serial y hacer clic en el botón Incluir.
Para borrar un serial

Sólo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba o Abajo y
presione la tecla Suprimir. También puede hacer clic en el botón
Borrar.
Si los seriales llevan algún prefijo o sufijo, o tienen números
consecutivos, puede hacer el ingreso de los seriales más rápido
utilizando el botón “prefijo” y el botón “Serie”.
Salir de los seriales.

Presione el botón Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales.
Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de
texto (Notepad o Block de Notas) debe colocar sólo un serial por línea, guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo
puede ser cualquiera). Luego haga clic en el botón “Cargar”, aparecerá una ventana de dialogo de búsqueda de archivo
con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla ENTER.
Nota: Las opciones presentes en la ventana Seriales dependerán de las políticas que el usuario tenga asignadas.
Proveedores.
En esta opción podrá ingresar datos de la última compra del ítem, además de poder visualizar a que proveedores ha
comprado un ítem en particular, podrá obtener las siguientes informaciones: Fecha de Compra, Cantidad comprada, Costo
de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.
Operaciones.
En esta opción podrá visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que este editando
en la ficha del inventario.
Permite visualizar proyecciones y gráficos informativos del inventario del producto tanto en unidades como en moneda.
Código Único Asociado.

Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del identificador original del producto. En
artículos con costo matricial tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, puede asociarse un código a cada uno de ellos y
Pág. 195
cuando se esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del producto, se
introduce el código único asociado.
Histórico.
A través de este icono podrá visualizar el histórico de movimientos de inventario sin la necesidad de activar períodos
anteriores.
Zonas
Las Zonas pueden ser utilizadas para sectorizar la acción de la empresa y poder asignar a
Vendedores y Cobradores un área específica de Ventas y Cobranza, también se puede
asignar zonas a los Proveedores de la empresa y por último se puede asociar una zona a un
Cliente. Todo esto permitirá posteriormente analizar la información utilizando los reportes que
correspondan.
Crear o Modificar Zonas.
Paso a Paso
1. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear una zona.
2. Para modificar alguna zona ya creada haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la
información.
3. Edite el registro actual.
4. Para almacenar los cambios haga clic en el botón Grabar .
5. Haga clic en el botón Salir .

Eliminar Zonas.
1. Haga clic en el botón Borrar en la barra de botones.

2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción.
3. Haga clic en el botón Salir .
Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada. Solo podría marcarla como
Inactiva.
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Clientes
En la ficha de Clientes se ingresarán cada una de las
personas o empresas a las cuales se les venderá la
mercancía.
Ficha Básico.
Esta posee dos Fichas, en la primera denominada básico, se
incluye la información general del cliente: Código, descripción,
dirección, contacto, RIF, NIT, Zona (debe seleccionarla ya que
se muestra pero no está seleccionada), vendedor por defecto,
entre otros.
Ficha Datos crédito.

Se establece la información relacionada con los Datos del
Crédito como son: límite de crédito, días de crédito para el
cliente y otros datos asociados al crédito.
La Ficha Datos crédito en el recuadro superior derecho
contiene las características de:
Intereses de Mora.
Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por
vencimiento de facturas, giros o nota de débito.
Descuentos Pronto Pago.

Aplica la tabla de descuentos pronto pago al cliente, al
momento de cancelar una deuda antes de la fecha de
vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos
seleccione del menú de detalles esta opción.
Registrar operaciones de Contado.

Normalmente no se muestran las transacciones que no
generan crédito en los estados de cuenta del cliente, pero si
se requiere de esta característica, marque como activo el
cuadro de verificación.
Retención.
Porcentaje de retención por defecto del cliente.
Clientes Eventuales.
A partir de la versión 2.97 de a2, se incorpora el manejo de los
clientes eventuales como los maneja el punto de venta. Para crear
clientes eventuales debe crearse un cliente cuya descripción comience
por el símbolo de interrogación (?). Al momento de totalizar la factura si
la misma es generada a través de un cliente eventual el sistema verifica
la información suministrada en el campo de Rif del cliente, si la misma
existe en un archivo de nombre SClientesEventuales.Dat,
automáticamente trae los campos adicionales de nombre, dirección y
teléfono; por el contrario si el cliente es nuevo, se agrega
automáticamente en el archivo mencionado anteriormente.
NOTA: Para activar el uso de los clientes eventuales debe configurar la ventana de totalización de facturas para
que permita incluir el campo de RIF del cliente.
Pág. 197
Ficha SMS.
En esta ventana se deben indicar los teléfonos a los cuales se pueden enviar mensajes de texto (cuando se está afiliado al
servicio SMS).
La manipulación de las opciones de mensajería se explicara en la opción Mensajería de Texto del menú transacciones.
Funciones especificas de la Ficha Clientes.
Estado de Cuenta.
Permite generar un reporte que muestra todas las transacciones del
cliente: Facturas, Notas de crédito, Notas de débito, Devoluciones,
entre otras.
Descuentos pronto pago.

En la tabla de descuentos de pronto
pago se establecen los parámetros de
rangos de días y descuentos a aplicar
al cumplirse los mismos, puede
expresarse en montos o porcentajes.
Cargos automáticos.
Los cargos automáticos se utilizan normalmente para
facturación de servicios donde el cliente está subscrito. Solo
puede facturarse servicio y productos que utilicen costo
promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en
matrices o lotes.
Para configurar el cargo automático debe crearse previamente
el producto o servicio que desea asignar al cliente.
Configurar cargos automáticos
Paso a Paso:
1. Seleccione el producto a facturar a través del icono de
búsqueda
2. Si el cliente ha cancelado cuotas se coloca la fecha del último cobro en el cuadro de texto titulado "Último Corte".
3. Seleccione la frecuencia de cobro de las mismas.
3. Haga clic en el botón Incluir.
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4. Si lo requiere modifique el estatus del producto, la cantidad total de cuotas, cantidad de cuotas pagadas a la fecha,
cantidad de productos/servicios a facturar y precio del producto o servicio.
5. Para borrar algún producto de la lista haga clic sobre él y luego presione el botón Borrar.
6. Para finalizar haga clic en Salir.
Autorizados.
La figura de autorizados se utiliza para indicar
aquellas personas o entes a los cuales el cliente
representa. Para explicar la figura de autorizados se
utilizarán varios ejemplos muy conocidos:
a) Institutos de Educación: Donde el cliente es el

representante y el autorizado sus hijos.
b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural
o jurídica propietaria de los vehículos y los
autorizados sus carros, camiones, camionetas, etc.
c) Contratista: Los clientes son las empresas a
quienes les prestan servicios y los autorizados las
obras donde se realiza el trabajo.
Convenios Precios/Descuentos.
Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente específico.
La aplicación está diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos
clasificados en él aplican el descuento y (b) por artículos del Inventario para productos específicos. En ambos casos,
puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto
del artículo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarán al monto resultante.
Agregar Convenios de precios/descuentos.
Paso a Paso
1. Seleccione con un clic el tipo de convenio que desea aplicar (departamento, inventario o general).
2. Si el convenio a aplicar es por Departamento, seleccione de la lista el departamento al cual le desea aplicar el convenio.
3. Si el convenio a aplicar es para un producto del inventario, presione en el botón de búsqueda y seleccione el
producto haciendo doble clic sobre él.
3. Si el convenio a aplicar es de tipo general, indique el tipo de precio a aplicar (precio1, precio2, etc.).
4. Pulse el botón Incluir, y proceda a editar haciendo doble clic sobre cada campo del registro: debe indicar el tipo de
descuento (porcentaje o precio), debe escribir el valor del porcentaje o monto en moneda e indicar la fecha tope del
convenio, finalice el proceso pulsando Enter o el botón Recalcular.
5. Si requiere incluir mas convenios, repita los pasos 1 al 4. Puede combinar varios tipos de convenios de
precios/descuentos para un mismo cliente.
6. Para finalizar presione el botón Salir.
Borrar Convenios de precios/descuentos.

1. Para eliminar un convenio, simplemente haga clic sobre aquel que desea eliminar y luego clic en el botón Borrar.
2. Para finalizar presione el botón Salir.
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Operaciones.
Genera un reporte de transacciones de ventas realizadas al cliente.
Gráficos y proyecciones en unidades y moneda de las transacciones de ventas realizadas al cliente.
Histórico.
A través de este icono podrá visualizar el historial de precios que le dio al cliente en los ítems de inventario.
Vendedores.
Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se
establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas.
Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no registra el control
de pagos de las mismas.
En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido,
teléfonos, e-mail, etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran.
Las comisiones disponibles por la aplicación son:
Por Departamento.
Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad
que las comisiones por venta.
Por Ventas.
Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en
la tabla de comisiones por ventas del vendedor. La aplicación ignora estas comisiones si están
activadas las comisiones por departamento.
Por Cobranza.
Se establecen comisiones por la cobranza de Cuentas por Cobrar, a razón de los porcentajes configurados o establecidos
por el administrador o gerente de ventas.
Por Volumen.
Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de
configuración se asigna un monto o porcentaje. No puede ser establecida de forma exclusiva ya que son complemento de
las comisiones de departamento o las de ventas.
Por Utilidad.
Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para
los cuales se asocia la comisión establecida. En esta comisión
se toma en cuenta la ganancia obtenida de las transacciones de
ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los
costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de
pérdida. Esta comisión al igual que las comisiones por volumen
no puede aplicarse de forma exclusiva, debe complementar a las
comisiones de departamento o las de ventas.
Pág. 200
Funciones especificas de la Ficha Vendedores.
El primero de estos iconos le permitirán visualizar los clientes a los que se les ha asignado el vendedor, los siguientes
cuatro íconos permiten llenar las tablas de los distintos tipos de comisiones, los dos últimos permiten visualizar los reportes
de operaciones de ventas del vendedor y los gráficos y proyecciones de las ventas del vendedor.
Tarjetas de Crédito.
La herramienta administrativa a2 permite configurar diferentes formas de pago en las transacciones de venta, una de ellas
es Tarjetas de Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de aplicar el
pago.
Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales
tienen total autonomía en definir el porcentaje de retención y los días de Diferimiento según
las característica
del negocio. La
retención a aplicar
se calcula en base
al monto total de la
venta y se refiere a
la comisión que
cobra el banco por
el uso de esta
forma de pago.
Los días de
Diferimiento aplican
desde el momento
que se deposita la
relación de tarjetas
de crédito en el
banco y no al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas
relaciones el mismo día que se produzca así el dinero estará disponible en la cuenta bancaria de forma más eficiente.
Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de
Crédito):
Según lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar

retenciones de impuestos según el monto de la venta, los cuales se
dividen en rangos, donde se realiza la búsqueda del rango a aplicar de
arriba hacia abajo donde la correspondencia de rangos ocurra.
Monedas.
Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. Debe indicarse el

nombre que desea darle a la moneda, el símbolo, el factor de cambio con respecto a la moneda
nacional vigente y opcionalmente la fecha de actualización.
Si requiere que una vez al día al

iniciar la aplicación y que
automáticamente se presente la
ventana para actualizar el factor
de cambio, vaya al módulo
Sistema, Configuración de
Usuarios, ficha Avanzado, y
active la opción “Alterar Factor
de cambio”.
Pág. 201
Funciones especificas de la Ficha Monedas.
Esta opción permite visualizar los reportes en pantalla e impresos relacionados a los tipos de moneda que tenga agregados
al sistema.
Operaciones de Ventas.
Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada.
Operaciones de Compras.
Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada.
Proveedores.
Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artículos o servicios
para el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para así poder
llevar unos controles exactos de todas las operaciones comerciales realizadas.
Ficha Básicos.
Código, Descripción del servicio
o artículo, Descripción Detallada,
Dirección (Fiscal), RIF, Moneda,
Teléfonos, Fax, E-Mail, Website.
En el renglón de monedas si se
especifica una moneda distinta a
la utilizada por la aplicación se
activa el uso de multimoneda
para el proveedor. En la parte
superior derecha se establece la
propiedad Proveedor Activo,
que permite habilitar al proveedor
en las transacciones de compras.
Si desea inhabilitar el uso del
proveedor en las transacciones,
desactive la casilla Proveedor
Activo. La opción Descuentos pronto pago, aplica la tabla de
“descuentos pronto pago” al proveedor, al momento de emitirle un pago antes de la fecha de vencimiento del documento.
Tipo: Nacional o Extranjero.
Datos Crédito.
Se establece la información relacionada con el crédito, como: Fecha de Inicio: Comienzo de las relaciones a crédito, Días
de crédito: Cantidad de días en crédito que nos da el proveedor. Límite de crédito: cantidad máxima para el crédito,
porcentaje de retención en los casos donde el proveedor sea una agente recaudador de impuestos, dirección, forma de
envío y forma de pago.
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Ficha SMS (Envío de mensajes de Texto a Celulares)
Celular 1 y Celular 2 para SMS.

En esta ficha se colocan los números de celular al que serán enviados los mensajes de texto (Debe estar registrado en el
servicio de a2SMS).
Funciones especificas de la Ficha Proveedores.
Estados de cuenta.
Permite mostrar el resumen de todas las transacciones y saldos de las cuentas del proveedor.
Descuentos Pronto Pago.

Presenta la tabla para configurar los descuentos a aplicar en facturas canceladas antes de su vencimiento.
Productos.
Se refiere al listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor con información acerca de la última
compra.
Operaciones.
Reporte donde se muestran las distintas transacciones de compras efectuadas al proveedor.
Estadísticas y proyecciones.
Reporte estadístico y gráfico de transacciones realizadas en un periodo con el proveedor.
Histórico de operaciones.
Listado del detalle de compras realizadas al proveedor en el rango de fechas que el usuario especifique.
Mensajeria de Texto.
Permite enviar mensajes de texto a los celulares de los proveedores. Debe estar afiliado a ese servicio.
Pág. 203
Bancos.
En esta ventana se registran las cuentas bancarias de la empresa, utilizadas en la aplicación
para llevar el control de:
•Emisión de Cheques.
•Depósitos.
•Notas de Débito Bancarias.
•Notas de Crédito Bancarias.
•Transferencias entre cuentas Bancarias y Conciliaciones Bancarias.
La información mínima requerida de la cuenta es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo de

Cuenta Descripción detallada y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda
extranjera. Aunque el nombre de esta opción es Bancos, su función no es la de crear Bancos
sino Cuentas Bancarias. Si en un mismo banco se tiene más de una cuenta, se debe crear
cada una de ellas, por tal motivo en el campo Descripción debe describirse de forma
inequívoca el nombre de la cuenta, por ejemplo el nombre del banco más una descripción de
funcionalidad de la misma, Ej.: BANCO VENEZUELA - CUENTA PRINCIPAL.
Otras Opciones.
Banco Activo.
Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser
utilizada.
Débito Bancario.
Aplica el impuesto al Débito Bancario al realizar
transacciones asociadas al banco.
Imprimir Comprobante.
Activa la impresión de comprobantes por cada documento
realizado.
Cheques No Endosables.
Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques)
Ocultar en el manejo de caja.

Impedir que se muestre este banco en las transacciones de caja chica.
Funciones especificas de la Ficha Bancos.
Saldos Bancarios.
En la ventana de saldos se ingresan los datos de la última conciliación bancaria realizada.
Formatos de Impresión.
En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos del banco que está modificando:
Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Así como también podrá indicar correlativo del próximo cheque.
Operaciones.
Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Las transacciones pueden estar agrupadas
por bancos o por los beneficiarios de la cuenta.
Reporte estadístico y gráfico de saldos bancarios y transacciones bancarias realizadas en un periodo.
Conceptos y Cuentas Contable.

Configurar la consolidación Administrativa Contable. Si tiene a2contabilidad instalado, podrá establecer las cuentas
contables indicando el código del catálogo de contabilidad. Si la a2 contabilidad no está instalado o no está familiarizado
con el catálogo de contabilidad, puede clasificar las transacciones de bancos a través de conceptos.
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Conceptos Bancarios.
Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se elabora una lista de los más usados
para evitar inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así poder tener coherencia en la
terminología usada en la gestión
bancaria.
Funciones especificas de la Ficha Conceptos.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones de un periodo dado agrupadas por los conceptos bancarios asignados a
dichas transacciones.
Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes.
Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2 contabilidad
instalado).
Beneficiarios.
Su función es la de definir la lista de
Beneficiarios para utilizar en la emisión
cheques. Se debe incluir en esta lista
todas las personas jurídicas o no, a las
cuales se les paga a través de cheques.
Funciones especificas de la Ficha Beneficiarios.
Operaciones.
Este reporte muestra el listado de transacciones bancarias por beneficiario, agrupado por bancos (cuentas bancarias).
Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes del
beneficiario.
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Cuentas Contables.
Permite enlazar cada concepto de pago a beneficiarios con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si
tiene a2 contabilidad instalado). De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es
necesario indicarle la cuenta contable ya que el sistema la colocará de forma automática.
Menú Transacciones.
Inventario
Inventario - Cargos
El control del inventario es parte fundamental de cualquier

tipo de empresa y el control exacto del mismo es tarea del
día a día del personal ubicado en el almacén,
conjuntamente con compras y despacho.
Los cargos pueden ser utilizados para justificar el ingreso

de mercancía que no fue contada al momento de crear el
inventario inicial, también pueden utilizarse para incluir
existencia de productos que ha obtenido la empresa como
obsequio o promoción, Ej. Las promociones 12x14, en las
que hemos comprado 12 artículos y nos obsequian 2, en
dicho caso 12 artículos ingresan al inventario a través de la factura de compra pero los 2 productos obsequiados entrarían a
inventario a través de un cargo.
A través de los cargos y descargos podemos sumar o restar cantidades a un ítem del inventario, estos cargos y descargos
deben estar administrativamente justificados.
Es recomendable nunca hacer cargos o descargos al inventario que no sean justificados ya que estos alterarían las
cantidades en las existencias. Las diferencias en las existencias ya sea por la elaboración de un inventario físico o por
cualquier otro concepto que se requiera, deben ser manejadas por la opción ajustes de existencias del inventario, con esto
podrá mantener un control de las mismas, es decir el manejo de existencias reales.
En a2, las transacciones de cargos y descargos pueden ser guardadas, para futuras modificaciones o para ser aprobadas
por otro usuario con esta potestad.
Los reportes asociados a estas transacciones le permiten visualizar información como fecha, número de correlativo y costo
total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo).
Todas las opciones que serán explicadas a continuación aplican tanto a la transacción cargo como a descargo.
Tome en cuenta que al hacer un cargo se añaden artículos al inventario, mientras que en un descargo se disminuye la
cantidad o existencia del artículo en el inventario.
En la ventana de Cargo, se observa una barra de botones en la parte inferior de la pantalla como lo muestra la siguiente
imagen:
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Está compuesta por 8 botones.
Permite visualizar los detalles del artículo. (ALT + D).
Seleccione el artículo sobre el cual desea insertar una línea y pulse este botón. (ALT + I).
Este botón elimina un artículo de la lista. (ALT + B).
El botón Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos que han sido
guardados pero no Totalizados. (ALT + C).
El botón Totalizar permite procesar la transacción que se está ejecutando. Bien sea cargo o
descargo. (ALT + T).
Borra todos los ítems que se hayan elegido para la transacción. (ALT + N).
Con el botón Guardar se almacena la información dejando la transacción en estado
Pendiente. (ALT + G).
Permite salir de la transacción. (ALT + S).
La barra de botones complementarios se muestra en la parte superior de la ventana como se muestra en la imagen
siguiente:
Las tareas que realizan son las siguientes:
Consultar y seleccionar un artículo del Inventario.
Reimprimir un documento de cargo o descargo que haya sido procesado.
Ubicar un artículo por su Código Único Asociado.

Solo aparece si esta característica fue activada en la ficha Inventario de la opción Títulos y Correlativos del
menú Sistema.
Asignar seriales al producto. Solo estará disponible para aquellos productos que pertenezcan a un
Departamento que maneje seriales. De lo contrario mostrará un mensaje indicándolo.
Presenta la ventana para cambiar el depósito en el cual se va a hacer el cargo o descargo del ítem. Requiere
que este activada la política avanzada # 1 asociada a cargos: “Permitir cambiar deposito destino para cada
ítem particular”.
Muestra la ventana para seleccionar el centro de costo contable para el artículo al cual se va a hacer el cargo
o descargo. Requiere que a2Admin esté integrado a a2Contabilidad y que se encuentre activada la política
avanzada # 4 asociada a cargos: “Activar centros de costo en la transacción”.
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Para los productos que manejan unidades detalladas, podemos indicar si la cantidad a cargar o descargar se
refiere a la unidad detallada o al empaque completo. Si el producto no maneja unidades detalladas aparecerá
la advertencia:
Muestra la ventana de información detallada del producto, el botón Importar Descripción trae la descripción
detallada que el ítem tenga en su ficha inventario.
Procedimiento para elaborar un Cargo.

El primer paso a la hora de elaborar un cargo de inventario es seleccionar el depósito o bodega serán almacenados los
artículos que se están cargando al inventario.
Una vez indicado el depósito proceda a incluir los artículos que serán Cargados al inventario, esto se puede realizar desde
el Grid de artículos, utilizando la lista desplegable de la columna Código o la columna Descripción como muestran las
imágenes siguientes.
Otra forma de agregar artículos al Grid es utilizando el botón Inventario.
Una vez realizada la selección de los artículos procedemos a totalizar la operación utilizando para ello el botón que se
encuentra en la barra de operaciones en la parte inferior de la ventana .
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Mostrará entonces el siguiente cuadro donde completaremos la información solicitada es importante colocar los datos
precisos de la operación para el registro definitivo de los artículos. Hacemos Clic en el botón Aceptar para finalizar la
transacción.
Paso a Paso
Realizar un Cargo de Inventario:
1. Entrar a la transacción Cargos.

2. Seleccionar el almacén que se desea afectar.
3. Elegir el producto al que desea aumentar la existencia.
4. Escribir la cantidad de productos a incrementar en existencia.
5. Repetir el paso 3 y 4 si se desea incluir otros productos en la transacción.
6. Presionar el Botón Totalizar.
7. Colocar los datos requeridos
8. Imprimir el documento como soporte del cargo efectuado.
Inventario - Descargos
Los procedimientos de Descargo son

similares a los realizados con los Cargos la
diferencia estriba en el hecho de que los
Cargos ingresan artículos al inventario y
Descargos saca artículos del inventario.
Los descargos permiten reducir la

existencia de productos de inventario, bien
sea por deterioro, vencimiento, donación o
robo de la mercancía.
Pág. 209
Otro punto importante de diferencia se refiere a las normativas impuestas por el Seniat en las cuales se especifica que se
debe controlar los Descargos especificando si son Normal, Autoconsumo o Retiro.
• Se selecciona el tipo de Descargo.
• Luego se seleccionan los artículos a ser Descargados.
• Totalizar el Documento, aparecerá la siguiente ventana. Por último hacer Clic en el botón Aceptar.
Normal.
Los descargos normales, son asignadas a productos requeridos para uso como materia prima en la elaboración de los
artículos que fabrica la empresa, salida de artículos para enviarlos a revisión por garantía, entre otros.
Autoconsumo.
Las salidas por autoconsumo, son asignadas a productos requeridos para consumo interno de la empresa. Para establecer
cuáles son las salidas de inventario que corresponden a autoconsumo, el sistema incorpora al momento de los descargos
de inventario un status para la transacción que establece si la misma debe ser tomada como un descargo de inventario con
fines de uso interno.
El marcar la opción Autoconsumo en la transacción Descargo, permite agrupar las salidas por este concepto y mostrarlas
en el Reporte Fiscal de Inventario, en el cual se reflejan los movimientos de los productos detallando las unidades por
concepto de entradas, salidas y autoconsumo cumpliendo así lo establecido en el artículo 177 de la ley de impuesto sobre
la renta. Los usuarios encontraran la opción “Reporte Fiscal de Inventario” en el informe de inventario “Movimiento de
Unidades”.
Retiro.
Los descargos por retiro se refieren a los productos que ya no se van a mantener en el almacén por ejemplo porque están
vencidos y no tienen reposición, porque sufrieron algún daño y son irrecuperables, entre otros.
Paso a Paso.
Pág. 210
Realizar un Descargo de Inventario.
1. Entrar a la transacción Descargos.

2. Tildar la casilla Autoconsumo, si la salida de productos corresponde a consumo interno de la empresa.
3. Seleccionar el almacén que se desea afectar.
4. Elegir el producto al que desea disminuir la existencia.
5. Escribir la cantidad de productos a descontar de la existencia.
6. Repetir el paso 4 y 5 si se desea incluir otros productos en la transacción.
7. Presionar el Botón Totalizar.
8. Colocar los datos requeridos
9. Imprimir el documento como soporte del descargo efectuado.
Nota: Recuerde que según las políticas de cargos o descargos que el usuario tenga asignadas, podrá
manejar.
 Asignación de almacén para cada ítem.

• Política Avanzada # 1.
 Manejo de seriales.
• Políticas Básicas # 9, # 10 y # 11.
 Asignación de centros de costos.
• Políticas Avanzadas # 4 y # 5
 Guardar la transacción para su uso posterior.
• Política Básica # 20.
 Cargar transacciones almacenadas previamente.
 Impresión preliminar de documentos.
• Política Avanzada # 6.
 Reimpresión de documentos.
Nota: es importante llevar este control porque esta información es una exigencia a nivel fiscal y que se
puede observar en el reporte de movimientos de unidades del sistema.
Inventario - Transferencias.
La transacción de transferencia de inventario se utiliza para realizar traslados de artículos de un depósito a otro, cabe
destacar que el hecho de realizar esta
operación no afecta la existencia total del
producto a movilizar, sino la existencia en cada
depósito o bodega.
Una transferencia equivale a realizar un descargo del depósito origen y un cargo en el depósito destino.
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Existen varias situaciones donde la utilización de varios depósitos es útil, por ejemplo: Depósito Principal: Almacena la
mercancía en bultos o cajas, y no puede ser vendida, Depósito Tienda: Están los productos debidamente presentados y
etiquetados para la venta.
En el ejemplo anterior se elaboraría una Transferencia solo cuando se requiera pasar o mover artículos del almacén
Principal a Tienda.
En la sección de la pantalla siguiente se especifica desde cual depósito (Origen) sale la mercancía y a donde llega
(Destino). Si el usuario tiene la política avanzada de cambiar de depósito en cada renglón del documento podrá hacerlo, y
tendrá por defecto el depósito colocado en esta sección.
La ventana transferencias muestra información relacionada al documento tal como: número de correlativo, fecha, y costo
total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo)
Para realizar una transferencia, el usuario debe indicar el depósito de donde sale la mercancía (Deposito origen) y el
depósito al cual llega (Depósito Destino), también debe elegir los artículos y cantidad de estos que desea anexar en la
transacción. Luego para cerrar o finalizar el proceso de Transferencia de Inventario, se debe hacer clic en el botón Totalizar
e incluir la información requerida para la totalización de la operación.
En el renglón de clasificación se da nombre a la operación realizada, estos nombres son escritos por el usuario la primera
vez, se recomienda que de repetirse sean tomados de la lista de opciones. Los datos siguientes deben ser completados
para así tener la información completa al momento de realizar una auditoría.
Realizar una transferencia de mercancía entre depósitos.
Paso a Paso.
En el menú Transacciones, seleccione la Opción Inventario y haga clic en Transferencias.
1. Indique el depósito donde se encuentra la mercancía a transferir (Deposito origen)

2. Seleccione el depósito al cual desea trasladar la mercancía (Deposito destino).
3. Seleccione el código del artículo e indique la cantidad de artículos a transferir, pulse ENTER. Repita este paso
hasta completar la lista de artículos que desea incluir en la transacción.
4. Haga clic en el Botón Totalizar.
5. En el renglón Clasificación, coloque una descripción para la transacción o elija alguna de la lista de opciones.
Indique la fecha, responsable, autorizador y propósito de la transacción. Esta información le permite documentar
la transferencia para auditorias futuras.
6. Pulse el Botón Aceptar. Verifique y guarde el documento impreso como constancia de la transferencia realizada.
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Inventario - Ajustes.- Ajustes de Existencias.
La operación de ajuste de existencia sólo se utiliza
cuando ya existe un inventario cargado en el
sistema, y se realiza un conteo manual de existencia
física, que puede ser total o parcial. Un ajuste de
existencias sustituye el valor que existe en el campo
unidades en existencia del producto por el valor que
indique el usuario en la columna denominada
Físico. Un ajuste no suma ni resta sino que
reemplaza el valor que existe en el campo, a
diferencia de los cargos que permiten sumar unidades a la existencia actual o los descargos que restan unidades a la
existencia actual del producto.
Para realizar un ajuste de existencias, debe indicarse.
1.- Depósitos.
Seleccionar el depósito donde se hará el ajuste de existencia.
2.- Clasificación.
Seleccionar como se desea ordenar la lista de artículos al realizar el Ajuste.
3.- Incluir solamente productos con existencia negativa.
Marque esta opción en caso de que quiera chequear solo los artículos con existencia en negativo.
4.- Incluir primero la descripción de tallas y colores.
Normalmente en los artículos que manejan tallas y colores muestran primero la descripción y luego la talla y color, al activar
esta opción se invertirá el orden del mismo más adelante se verá un ejemplo práctico.
Hecho esto haga clic en el botón Iniciar (Secuencia de Teclado: ALT + I), en este momento la aplicación comenzará a
mostrar los productos del depósito.
En la siguiente ventana se muestra un ejemplo donde solo se hizo Clic en el Botón “Iniciar” y no se activo ninguna de las
opciones disponibles.
Nota: En la imagen se encuentra una observación que se aclarará mas adelante con respecto a los artículos con
Tallas y Colores.
El siguiente ejemplo se hace Clic en el botón Iniciar activando la opción “Incluir solo productos con existencia
negativa”. En el cuadro que aparece se hace Clic en el Botón Si para continuar la operación
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El resultado es como sigue.
Cuando los productos son por Tallas y Colores con descripciones muy amplias, en versiones de a2 anteriores a 2.97, no
se visualizaba el detalle de la Talla y el Color; actualmente se tiene la opción “Incluir primero la descripción de tallas y
colores” permitiendo al usuario visualizar este detalle (Observación que se hacía en una Nota anterior).
Pág. 214
Inventario - Ajustes.-Ajustes de Seriales y Existencias.
Esta opción permite hacer ajustes a los ítems
del inventario que manejen seriales,
permitiéndole ajustar tanto los seriales del
producto como la cantidad de ítems en
existencia.
Para realizar ajustes de seriales y existencias,

indique el depósito en el cual está ubicada la
mercancía a ajustar. Luego vaya seleccionando
uno a uno los códigos de los productos, se presentará la ventana seriales disponibles en la cual podrá elegir los seriales
que desee asignar. La columna Cantidad se refiere a la cantidad de seriales que desea asignar mientras que la columna
Existencia se refiere a la existencia física del producto. La cantidad de seriales que asigne ajustará tanto los seriales como
la existencia del
producto.
Para hacer ingreso rápido de los códigos si

posee scanner serial puede activar la
casilla “Bloquear la cantidad”, de manera
que al ir colocando los códigos de
productos el sistema presentará
inmediatamente la ventana de asignar
seriales.
En la parte izquierda de la ventana de

asignación de seriales, se encuentran los
seriales disponibles los cuales puede
arrastrar hasta la parte derecha que es
donde se ubicarán los seriales asignados.
Si ha activado la opción “Bloquear la
cantidad” y está ingresando los ítem uno a uno, podrá agrupar los ítems repetidos a través del botón Consolidar.
Pág. 215
Luego de especificar el producto y los seriales que serán asignados, pulse el botón “Totalizar” para finiquitar la
transacción. Asegúrese de documentar el ajuste a fin de llevar el correcto control de las transacciones. Al pulsar Enter se
imprimirá el reporte asociado al procedimiento de ajustes.
Seriales por Depósitos.
Si existen varios depósitos y en la ventana “Títulos y Correlativos” está configurado que maneja seriales por depósitos,
deberá indicar el depósito donde se elaborará el ajuste.
En la ventana de ajuste de seriales y

existencias, al elegir el depósito se muestra la
existencia del artículo en ese depósito y se
muestra adicionalmente la existencia total del
artículo.
Pág. 216
Consulta de Seriales.
La aplicación posee una opción para consulta de seriales que permite hacer un seguimiento completo de los movimientos
que ha presentado cada serial:
Observe que el serial LG1000 está asociado a un cargo y

posteriormente a un Apartado.
Esta operación se puede enviar a la impresora al Hacer Clic en el botón “Imprimir”.
Nota: Desde las transacciones: cargos, descargos, ajustes, transferencias, ventas y compras podrá consultar un
serial con esta opción que se activa con las teclas CTRL + E.
Pág. 217
Inventario - Ajustes.- Ajustes de
Precios.
Esta opción permite incrementar ó disminuir

los precios de ventas finales. El ajuste de
precio puede tomar como base el costo
promedio o el costo actual del producto.
La ventana ajuste de precios presenta las siguientes opciones:
Clasificación.
En este renglón podrá seleccionar el orden en que desea colocar los datos, puede ser por: Código, Descripción o
Referencia.
Moneda.
Una de las características resaltantes de la
aplicación es el manejo de diferentes monedas,
Seleccione la moneda para hacer el ajuste de
precios, solo se modificarán aquellos productos
que en su ficha de inventario tengan especificada esa moneda.
Factor de Cambio.
Cuando se trabaja con una moneda diferente a la local (Nacional) y se desea actualizar los precios aquí puede visualizar el
factor de cambio. (Para indicar el nuevo factor de cambio haga clic en el menú Mantenimiento seleccione la opción
Monedas y establezca el nuevo factor). Luego realice el ajuste de precios eligiendo en tipo de ajuste “Actualizar por factor
de cambio”.
Presentaciones
Si los productos tienen configuradas presentaciones puede elegir:
• Incluir las presentaciones del producto,

• No incluir las presentaciones del producto.
• Incluir solo las presentaciones del producto.
Mostrar precios con el impuesto ya incluido.

Desactive esta opción para visualizar los precios sin incluir el impuesto, o actívela cuando desee ver el listado de precios
con IVA incluido (precio final).
Tipos de Ajustes de Precios.
Existen seis tipos de ajustes.

• Incremento de precios
• Diminución de precio
• Fijar nuevos márgenes de utilidad
• Actualizar por factor de cambio
• Precios de los compuestos en moneda nacional
• Precios de los compuestos en moneda extranjera
Pág. 218
A continuación se presenta la explicación de cada uno de los tipos de ajustes de precios, los cuales requiere ser
configurados a través del botón Fijar Ajustes:
Incremento de Precios.
Se utiliza para aumentar el precio del producto
aplicando un porcentaje en función de otro precio
en caso de requerirlo, en la imagen a continuación
se muestra los precios personalizados (P.V.P,
Mayorista, Especial) sin embargo de no ser así
aparecerán los precios por defecto (Precio1,
Precio2,..., Precio6).
Activar.
Permite indicar cuales precios estarán incluidos
en el ajuste.
Base del Cálculo.

También puede decidir si la base de cálculo será Costo Promedio, Costo Actual o
el Costo de Referencia.
Redondeo.
Seleccionar un redondeo específico.
Aplicar redondeo.
Ejecutar redondeo especificado en la opción anterior.
Si se desea aumentar todos los artículos en un 10%:
• Seleccione la Clasificación.
• Seleccione la moneda.
• Indique si desea incluir o no las presentaciones y si por el contrario solo se aplicará a las presentaciones. En
este caso se incluirán las presentaciones.
• Indique tipo de ajuste. En este caso Aumento de precios.
• Se hace Clic en el Botón Fijar Ajustes.
En este cuadro debemos indicar el porcentaje de aumento que se requiere para cada uno de los precios.
Nota: recuerde que si el incremento es un porcentaje debe finalizar la cantidad con el símbolo de porcentaje. Cuando
el aumento sea un monto especifico solo escriba el monto.
Indicados los elementos requeridos para el incremento haga Clic en

“Aceptar”. En este caso que no se ha realizado algún filtro específico
se muestran todos los artículos del inventario.
Se debe ahora hacer Clic en el botón Iniciar aparecerá el siguiente

mensaje confirme el procedimiento con Clic en el botón Si. A
continuación aparece la siguiente ventana, con el código, descripción y
Precios.
Pág. 219
Si se encuentra conforme con el ajuste del precio puede proceder a “Totalizar” si requiere realizar ajustes específicos haga
Clic en el botón que se encuentra en la parte derecha de la columna de Precios se mostrará el cuadro de Ajuste de Precios
y especificar manualmente el ajuste.
Filtrar.
En el botón Filtrar se tiene a disposición una serie de características

que le ayudaran a ser más eficiente en la selección de artículos
para el ajuste, como lo son:
Departamento, Proveedores, Categoría, Modelo, Marca, Moneda,

Unidad, Vendedor Fijo, Rango (especificar desde que articulo Hasta
que articulo).
Totalizar.
Pág. 220
Ajustar un artículo en especial o un rango.
Ejemplo: Se desea aumentar el precio del Producto Disco Duro 160 GB

(código 00DISDUR), en un 10% el PRECIO P.V.P. El procedimiento
consistiría en ir a la Transacción-Inventario-Ajustes-Ajuste de Precios y
realizar los siguientes pasos:
Una vez ubicado en la ventana de Ajustes de Precios haga clic en el

botón Filtrar y establezca el criterio de Rango para especificar el articulo
(Disco Duro 160 GB) a modificar.
a) Al aceptar los criterios de filtro, pulse el botón Iniciar para

visualizar el producto antes del ajuste. Aparecerá un mensaje de
confirmación indicando si deseamos proseguir.
b) En la opción Tipo de Ajuste seleccione Incremento de

Precios, luego haga clic en el botón Fijar Ajustes, configure los
porcentajes a incrementar y pulse Aceptar. Para visualizar los datos
antes de ejecutar el ajuste haga clic en el botón Iniciar, aparecerá un
mensaje de confirmación para continuar con el proceso:
Nota: Si se hace Clic en el botón Iniciar y no se han se han fijado los ajustes aparecerá el siguiente mensaje.
c) Especifique los porcentajes de ajustes y los precios a los que le será aplicado. Haga Clic al botón Fijar Ajustes.
Pág. 221
Verifique los cambios que se efectuarán antes de proceder a Totalizar:
d) Haga clic en el botón Totalizar y confirme que desea ejecutar el ajuste de precios:
Costo Referencial.
En la transacción Ajustes de precios, al
visualizar la información de Costos y precios
de cada ítem puede observarse la
característica denominada Costo
Referencial, la cual permite visualizar y
calcular nuevos precios de ventas basados en
costos de reposición actualizados. Al colocar
un valor en el campo Costo Referencial y
presionar el icono podrá visualizar los
nuevos precios de ventas basados en ese
costo referencial. La fórmula de utilidad utiliza
como base de cálculo el costo promedio,
𝑪𝒐𝒔𝒕𝒐𝑷𝒓𝒐𝒎𝒆𝒅𝒊𝒐
𝑷𝒓𝒆𝒄𝒊𝒐 =
𝟏𝟎𝟎% − %𝑼𝒕𝒊𝒍𝒊𝒅𝒂𝒅 𝒂 𝑨𝒑𝒍𝒊𝒄𝒂𝒓
Si desea calcular los nuevos precios basados en costos de reposición actualizados, coloque el valor en la casilla costo
referencial y pulse el botón la aplicación calculará el precio utilizando el costo referencial y estimará el porcentaje de
utilidad que debe aplicarse al costo promedio para obtener el mismo resultado.
Detalle
Este botón permite visualizar información detallada del artículo, la misma que se estudio en la opción de inventario del menú
Mantenimiento.
Pág. 222
Inventario - Ajustes.-Ajustes de Máximos y Mínimos.

Establecer con precisión los valores de máximos y mínimos para cada uno de los artículos del inventario es una tarea, que
requiere de análisis y experiencia en el manejo del negocio.
¿Qué es un Mínimo?
Se refiere a la cantidad más baja permitida para dar un aviso de advertencia al departamento de compras para la reposición
inmediata del mismo. Hay que tomar en cuenta varios factores, como tiempo de entrega, ventas diarias, etc. para que el
valor de mínimo sea el más adecuado. Por ejemplo si el tiempo de reposición es de 5 días y las ventas diarias son de 25
unidades, el mínimo debe estar entre 125 y 150 unidades.
¿Qué es un Máximo?
Se utiliza por dos razones, por limitación de espacio
físico para su almacenamiento adecuado y para evitar
compras excesivas por el personal de compras novato.
Con respecto a espacio, se tiene que si la capacidad
máxima del estante o puesto en la tienda es de 500
unidades, este debe ser el tope, ya que de lo contrario no
se pudiera almacenar e implicaría pérdidas por este
rubro.
La opción de ajustes de máximos y mínimos le permite

asignar estos valores así como los días de entrega y la
cantidad de compras al año de cada ítem del inventario,
estos valores se colocan por primera vez cuando se crea
el artículo en la ficha Inventario opción existencias tal
como lo muestran las figuras.
Fórmulas utilizadas en la aplicación para los Cálculos de Máximos y Mínimos.
𝑫í𝒂𝒔𝑬𝒏𝒕𝒓𝒆𝒈𝒂 ∗ 𝑫𝒆𝒎𝒂𝒏𝒅𝒂
𝑬𝒙𝒊𝒔𝒕𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂 𝑴í𝒏𝒊𝒎𝒂 =
𝑵ú𝒎𝒆𝒓𝒐𝑴𝒆𝒔𝒆𝒔 ∗ 𝟑𝟎
Donde la demanda viene dada por el número de unidades vendidas en un número de meses que el sistema busca en las
estadísticas entre 1 y 12.
𝑫𝒆𝒎𝒂𝒏𝒅𝒂
𝑬𝒙𝒊𝒔𝒕𝒆𝒏𝒄𝒊𝒂𝑴á𝒙𝒊𝒎𝒂 =
𝑵ú𝒎𝒆𝒓𝒐𝑪𝒐𝒎𝒑𝒓𝒂𝒔
Donde la demanda viene dada por el número de piezas vendidas en un periodo máximo de un año y Número de Compras
se refiere a la cantidad de ítems que se han comprado del producto al año.
Pág. 223
Para llegar a la opción de Máximos y Mínimos se debe seguir la siguiente secuencia.
Una vez ejecutados estos pasos se llega a la siguiente ventana.
Si se hace Clic en el botón “Iniciar” el sistema muestra los valores de Máximos y Mínimos asignados a los artículos en su
ficha de creación. Aquí se puede comenzar a modificar los Máximos y Mínimos, al finalizar de ajustar se hace Clic en
“Totalizar”.
Filtrar
Pág. 224
Totalizar
Borrar
A continuación se describen los elementos que integran la Transacción de Ajustes de Máximos y Mínimos:
Clasificación.
Permite establecer el orden de presentación de la lista de artículos, puede elegir entre: código, descripción y referencia.
Activar Automático.
Coloca un valor por defecto para Existencia Mínima y Máxima.
Inventario.
Permite visualizar el listado de artículos y consultar información: costos y precios, existencias, entre otros.
Pág. 225
Detalle.
Presenta información del ítem que está seleccionado.
Días Entrega.
Permite establecer el valor de días de entrega y número de compras por año a cada uno de los ítems
individualmente.
Asignar.
Permite introducir los valores Máximos y Mínimos a aplicar de forma general, si requiere hacer esto por
grupos de productos puede utilizar los filtros como muestra el ejemplo siguiente. Se desea la existencia
Máxima y Mínima de los artículos del departamento de Ferretería llevando el mínimo a 5 y el Máximo a 50.
Filtrar el departamento de ferretería.
Clic en el botón “Asignar” aparecerá el cuadro donde se indicará el Máximo y el Mínimo.
Pág. 226
Al totalizar todos los artículos seleccionados mostrarán en su ficha el ajuste de la existencia. Observemos el Estárter
General.
Paso a Paso para realizar la Asignación de Máximos y Mínimos.
1. En el Menú Transacciones, seleccione Inventario, haga clic en Ajustes y elija la opción Ajuste de Máximos y
Mínimos.
2. En el renglón clasificación indique el orden en el que desea presentar el listado de artículos.
3. Si desea colocar el valor de máximo y mínimo de forma automática seleccione la opción Activar automático.
4. Pulse el botón Iniciar, para ver el listado de artículos y sus máximos y mínimos.
5. Si desea colocar de forma general los valores máximo y mínimo seleccione el botón Asignar, indique los valores
que desea establecer para máximo y mínimo y pulse aceptar. Luego confirme la ejecución de la acción. También puede
crear grupos de artículos con las opciones del botón Filtrar.
6. Puede establecer para cada producto el valor de Días de entrega. Utilice para ello el botón Días entrega.
Recuerde que este valor se aplica individualmente en cada producto.
7. Para finalizar pulse el botón Totalizar. Rellene la información solicitada y proceda a aceptar.
8. Esta transacción emite un reporte impreso que puede guardar para futuras referencias.
Ajustes.-Ajustes de Impuesto (I.V.A.).

El ajuste de Impuesto permite modificar el
impuesto de los productos según lo vigente en
las leyes. Cada producto tiene asociado un valor
de impuesto que le fue calculado al momento de
su creación, de manera que si las leyes
dictaminan un nuevo porcentaje de impuesto, es
necesario realizar este ajuste en los productos
existentes en la aplicación, para actualizarles el
valor de impuesto que tienen asociado.
Pág. 227
El usuario puede elegir cómo desea que este impuesto afecte los precios de los productos:
Ajustar precios de venta.

Al seleccionar esta opción se aplica el nuevo impuesto al costo del producto (base imponible) de forma que el precio final
queda modificado. Por ejemplo: si el impuesto vigente es 9% y el costo del producto es 10.000 el precio final es 10.900. Al
realizar un ajuste de impuesto a un nuevo valor por ejemplo 7% el precio final del producto será 10.700, por lo tanto el
precio final se verá afectado.
Mantener precios de venta.
A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Según el ejemplo
anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10.186,92 para poder mantener el precio final del
producto en 10.900.
Paso a Paso
Para aplicar el ajuste de impuesto, solo debe entrar a la Transacción de Inventario denominada Ajustes de Impuesto y
colocar la siguiente información.
Clasificación. Como será ordenado el ajuste por código, descripción o referencia.
Nuevo Valor. Indicar el nuevo monto del IVA., de existir varios tipos de impuestos en la parte superior derecha seleccionar
cuál de ellos desea cambiar (I.VA. 12% - I.V.A. 8%).
Activar productos exentos. Si también desea modificar el impuesto en los productos que tiene marcados como exentos,
marque esta opción.
Incluir todos los Productos. Si se requiere la aplicación del Ajuste para todos los productos.
Para grabar los cambios haga clic en Totalizar para terminar la transacción.
Tipo de Ajuste.
Ajustar precios de venta.

Al seleccionar esta opción se
aplica el nuevo impuesto al
costo del producto (base
imponible) de forma que el
precio final queda modificado.
Por ejemplo: si el impuesto
vigente es 9% y el costo del
producto es 10000 el precio final
es 10.900. Al realizar un ajuste
de impuesto a un nuevo valor
por ejemplo 7% el precio final
del producto será 10.700, por lo
tanto el precio final se verá
afectado.
Pág. 228
Mantener precios de venta.
A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Según el ejemplo
anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10.186,92 para poder mantener el precio final del
producto en 10.900.
Iniciar. Luego haga clic en el botón de Iniciar, para efectuar los cambios. Si es necesario cambiar algún impuesto en un
rubro en particular solo debe mover el cursor hasta él y escribir el nuevo valor.
Si se está de acuerdo con los resultados haga Clic en el botón Totalizar para actualizar los cambios.
Para aquellos contribuyentes que requieran más de un impuesto en compras y ventas (alícuota reducida o alícuota
adicional), deben definirlo y activarlo en la opción Títulos y Correlativos, así como también deben configurar las ventanas de
totalización de compras y ventas para que reflejen este nuevo impuesto.
Pág. 229
Requisiciones de Compra.
Para uso interno de la compañía, tiene como objetivo automatizar el proceso de requisición de materiales por parte de los
diferentes departamentos que conforman la organización.
Requisiciones.
Es una operación similar a la de cargo o descargo de inventario genera la transacción en sí. Tiene como objetivo la
generación interna de un documento que permita generar la solicitud de materiales o inventario de un departamento de la
empresa al departamento de Compras o Procura como suele llamarse. Esta transacción posee 3 módulos para su
procesamiento.
Al hacer Clic en la opción requisición aparecerá la siguiente ventana. Donde se debe seleccionar los artículos que formaran
parte de de la requisición, una vez colocados los artículos haga Clic en el botón “Totalizar”.
Al hacer Clic en Totalizar aparece la siguiente ventana. Note que es similar a la ventana de totalización de Cargos y
Descargos.
Pág. 230
En esta ventana se puede visualizar el documento antes de imprimirlo al hacer Clic en el botón “Preliminar”.
Si va a finalizar el proceso haga Clic en el botón Aceptar.
Realizado este procedimiento el Status de la Requisición será documento en “Transito”.
Procesar Requisición.
Una vez que la transacción se encuentra en tránsito se puede procesar de varias maneras, estas son:
1. Generar la orden de compra desde el módulo de “Procesar Requisiciones”.

2. Despachar la requisición, para los casos en que la mercancía esté disponible en los almacenes.
3. Generar una solicitud de cotización con los productos solicitados en las requisiciones (este punto será
explicado en la sección correspondiente a la Solicitud de Cotizaciones).
Pág. 231
1.- Procesar Requisición.
En la ventana que aparece, se muestran las requisiciones que se encuentran en Transito.
Cuando se selecciona alguna de las Requisiciones en Transito en la parte derecha de la ventana aparece los artículos que
conforman la Requisición.
Si los
artículos que se encuentran en la cotización tienen varios Proveedores pueden visualizarse los proveedores abriendo la lista
desplegable de Proveedores como se muestra en la siguiente ventana.
Al seleccionar un Proveedor especifico la aplicación mostrará los artículos asociados con ese Proveedor como se puede
observar en las siguientes ventanas, La empresa Múltiples Cosas, C.A. puede suministrar el Estarte General y la Nevera de
2 puertas.
El Proveedor, Productos Especiales, CA. Puede suministrar la Nevera de 2 puertas.
Pág. 232
Para procesar la requisición y generar la orden de compra se debe hacer Clic con el botón Derecho del mouse dentro de la
ventana, aparecerá entonces el siguiente menú.
Las opciones son las siguientes.
Marcar Todas.
Permite seleccionar todas las Requisiciones que se encuentran en la ventana.
Desmarcar Todas.
Permite desactivar la selección de todas las requisiciones presentes en la ventana.
Dejar solo las marcas.

Pueden marcarse algunas de las Requisiciones de todas las que se encuentran en la ventana y si solo se desea tener a la
vista las que están marcadas debe utilizarse esta opción.
Invertir selección.
Cambia las marcas, es decir las que están marcadas las desmarca y las que no están marcadas se marcan.
Orden de compra en Base a Días de Entrega.

En la sección de la derecha de la ventana Procesar Requisición aparecen las columnas Cantidad, Días Entrega y Costo,
Los valores que allí se encuentren pueden ser modificados al hacer doble Clic sobre la línea del artículo a modificar. En el
ejemplo que sigue se modifico los días de entrega de la Nevera que es un artículo que tiene 2 Proveedores uno de ellos
tiene 5 días de entrega y el otro se le indico 2 días. De entrega.
Pág. 233
Una vez que los días de entrega han sido indicados se procede a utilizar la opción Orden de Compra con Base en los Días
de Entrega y el sistema seleccionará para la orden de compra el articulo con el proveedor que tenga menos días de entrega
como se muestra a continuación
Además una vez que se cumple este procedimiento se puede hacer Clic con el botón derecho del mouse y aparecerá un
menú que permitirá pasar el mismo distribuidor, Costo o Días de entrega hacia los otros artículos de la requisición, como se
muestra en las ventanas siguientes.
Nota.
Este procedimiento utilizado para las Órdenes de Compra en Base a Días de Entrega es similar par
el caso de las Órdenes de Entrega en Base a costo.
Selección de Múltiples Proveedores al Procesar una Requisición.

Sin embargo, también puede seleccionarse de manera manual diferentes Proveedores para los artículos dentro de la
Requisición. Para ello se debe hacer doble clic sobre el artículo que se desea modificar como se muestra a continuación y
seleccionar el Proveedor que corresponda.
Pág. 234
Botón Resumen.
Al hacer Clic en este botón se muestra una ventana con la lista de proveedores involucrados en la Requisición y el total de
artículos que suministrará cada uno de ellos, además de poder mostrar los días de entrega y el Total de costo.
Botón Preliminar
Permite visualizar un reporte general de todas las órdenes de compra que serán emitidas en base a las condiciones o
características de la Requisición.
Botón Totalizar
Permite procesar la requisición, generando una orden de compra para cada proveedor asociado a los artículos de la
Requisición.
Pág. 235
A continuación se muestran las órdenes de compra generadas del ejemplo donde se tienen como proveedores a Múltiples
Cosas, C.A. y Productos especiales, C.A.
Pág. 236
Si se revisan las Órdenes de compra en tránsito se puede encontrar las que acaban de ser emitidas.
Nota: Las Requisiciones se convierten en ordenes de compras que posteriormente pasan a ser Compras
que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.
2.- Despachar Requisición

Se utiliza cuando los artículos que se solicitan en la Requisición se encuentran en los Depósitos de la empresa, generando
de manera automática una Transferencia entre Depósitos o un Descargo de mercancía según sea el caso.
Igualmente un despacho puede hacerse de forma completa o parcial, dependiendo de la disponibilidad del producto en el
depósito.
Para ejecutar este procedimiento se debe ingresar a la opción Despachar Requisición como se muestra en la siguiente
ventana.
Una vez seleccionada esta opción aparecerá la siguiente ventana, donde se puede visualizar en la parte izquierda las
diferentes requisiciones en tránsito y en la parte superior derecha se muestra una lista desplegable con los diferentes
depósitos disponibles para el despacho de la mercancía.
Al seleccionar un depósito aparecerá la disponibilidad de artículos en el mismo. Esto permite que una misma requisición sea
despachada desde diferentes depósitos, generándose los documentos correspondientes a dichas operaciones.
En esta ventana se muestra la disponibilidad en el depósito Almacén.
En esta ventana se muestra la disponibilidad en el depósito principal. Ambas disponibilidades se refieren a los artículos de
la misma Requisición.
Pág. 237
Botón Resumen,
Permite visualizar el número de transacciones realizadas, la cantidad que se solicita en la requisición y la disponibilidad en
el depósito seleccionado. Cuando no exista suficiente disponibilidad para un artículo el mismo aparecerá en color rojo.
Botón Totalizar.
Permite el cierre de la operación, generando los correspondientes documentos de la transacción que pueden ser Descargos
o transferencias.
Solicitudes de Cotización.
Tiene como objetivo generar documentos dirigido a los proveedores para que preparen una cotización de los productos que
la compañía solicita. Al mismo tiempo permite automatizar el proceso de elaboración de la orden de compra seleccionando
los productos por el mejor precio ofertado. Para utilizar la opción de Cotizaciones se debe seguir la secuencia que se
muestra en la ventana siguiente.
Pág. 238
En las solicitudes de cotización se tienen 2 opciones, Solicitud de Cotización y Procesar Solicitud, las cuales se describen a
continuación.
Solicitud de Cotización.
Permite generar la transacción y es muy similar a una operación de cargo y descargo, la diferencia está en el proceso de
totalización, en el cual debe indicarse en el sistema cuales son los proveedores a los cuales van dirigido la solicitud.
Una vez que se seleccione los artículos que formaran la cotización se debe hacer Clic en el botón Totalizar.
Si no se han seleccionado los proveedores que formarán parte de la cotización al hacer clic en el botón “Aceptar”
aparecerá el siguiente mensaje; “Los siguientes productos no tienen proveedores asignados.”
Después de hacer Clic en el botón de totalizar se debe hacer clic en el botón “Proveedores”.
Pág. 239
Existen 2 maneras de seleccionar los proveedores a los que va dirigida la solicitud de cotización.
Botón Generar
Al presionar el botón de generar, el sistema de forma automática incluye aquellos proveedores a los que les ha sido
comprado anteriormente los productos. Observe que el listado permite marcar y desmarcar a los Proveedores lo que
permite al usuario decidir si se elaborará o no solicitud a alguno de los Proveedores.
Además en esta misma ventana tiene la posibilidad de seleccionar algún Proveedor Que no se encuentre en la lista.
Botón Incluir.
Manualmente, se puede agregar Proveedores a la lista.
1.- Haga Clic en el botón para la “Selección” de Proveedores .

2.- Haga Clic en botón “Incluir” para agregar el Proveedor a la lista.
»
3.- Observe que a la derecha del código del proveedor aparece este símbolo “ ”, este es el indicativo de que el Proveedor
fue seleccionado de manera Manual.
Por último haga Clic en el botón “Aceptar”.
Botón Preliminar.
Una vez cumplidos los pasos anteriores se puede ejecutar un “Preliminar” de los documentos que se hayan Generado como
se muestra a continuación.
Pág. 240
Botón Aceptar.
Una vez verificados los Preliminares de las Solicitudes de Cotización se procede con un Clic en el botón “Aceptar” para
imprimir formalmente las Solicitudes de Cotización.
3.- Solicitud de Cotización basada en una Requisición en Transito.
1.- Entrar a la opción “Solicitud de Cotización”.
Pág. 241
2.- Haga Clic en el botón “Cargar”, aparecerá la ventana de información de las Solicitud de Cotización Pendiente.
3.- Haga Clic en el botón “Tipo” y seleccione Requisiciones con estatus en Transito (Requisiciones totalizadas pero sin
procesar).
4.- Seleccione la Requisición que utilizará en la Solicitud de Cotización.
Por último proceda a modificar o agregar si se requiere y luego totalice (Clic en el botón “Totalizar”).
Procesar Solicitud de Cotización.
Emitidas las solicitudes se cuenta con un módulo para convertir dichas solicitudes en órdenes de compra.
Recuerde que para llegar a generar una orden de compra se debe primero alimentar las solicitudes de cotización con los
precios que el Proveedor envío. A continuación se muestran los precios de Múltiples Cosas, C.A. y Productos Especiales,
C.A. ambos proveedores cotizaron la Nevera de 2 puertas.
De igual forma se puede indicar los días de entrega de la mercancía, esto puede servir más adelante para generar la orden
de compra en base al mejor precio o en base al menor tiempo de entrega.
Una vez incluidos los precios propuestos por cada uno de los proveedores podemos proceder a generar la(s) orden(es) de
compra(s) respectivas, para ello se hace Clic con el botón derecho del mouse donde se encuentran las solicitudes en
tránsito, aparecerá el menú que se muestra en la siguiente ventana, seleccione la opción “Orden de Compra en Base a
Costo.
Observe que la orden de compra para la nevera fue asignada al Proveedor Productos especiales, C.A. por tener un mejor
precio.
Pág. 242
Botón Resumen.
Permite visualizar un resumen de la transacción mostrando los Proveedores y el Total Items (Productos) asociados a cada
uno de ellos.
Botón Preliminar
Permite observar un listado detallado de los proveedores y los artículos asociados a cada uno de ellos el cual puede ser
impreso.
Botón Totalizar
Permite el procesamiento definitivo del documento. Complemente la información solicitada en la ventana de totalización y
haga Clic en el botón “Aceptar”.
Pág. 243
Se imprimirán tantas órdenes de compra como Proveedores estén asignados en la Cotización.
Puede chequear las órdenes de compra elaboradas desde el modulo de compras con la opción de órdenes de compra
como se muestra en la siguiente ventana.
Nota: Las Cotizaciones se convierten en Ordenes de Compras que posteriormente pasan a ser Compras
que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.
Pág. 244
Selección de Múltiples Proveedores al Procesar una Solicitud de Cotización.
Recuerde que al igual que en el procesamiento de Requisiciones se puede indicar de manera manual los Proveedores de
los artículos. Al procesar la orden de compra puede hacer Doble Clic en la columna de Proveedores.
Aparecerá un botón a la derecha de la columna al que debe hacer Clic para abrir la lista de Proveedores disponibles y
seleccionar el Proveedor que necesite.
Una vez seleccionado el Proveedor se verá reflejado en la ventana de procesamiento de la Solicitud de Cotización.
Pág. 245
Inventario Ofertas y Presentaciones.
Permite crear ofertas y presentaciones por grupos de artículos además de establecer fechas de inicio y fin de la oferta. El
diseño de ofertas y presentaciones en la aplicación es bastante flexible y fácil de configurar.
A continuación se describe cada uno de los elementos que definen la transacción.
Descripción.
Es el nombre que se quiere dar a la oferta o presentación, se recomienda asignar nombres explícitos ya que estos se
visualizan al momento de la venta.
Tipos de Ofertas/Presentaciones.
• Oferta de Precios.
Se estipulan los precios de los productos de forma manual.
• Oferta de Descuento.
Se establece un porcentaje a aplicar sobre los precios de los
productos.
• Presentación.
Permite establecer las unidades de descarga y el precio a aplicar.
• Presentación Detallada.
Permite crear presentaciones con unidades detalladas para los productos que manejan existencia detallada.
Exclusiva.
Establece que la oferta o presentación será la única opción en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar
un documento de ventas, en otras palabras, al activar una exclusiva solo se muestra ésta y no los distintos precios que el
artículo tenga establecido.
Monto Oferta.
Se refiere al precio que se desea asignar a la oferta o presentación, para el caso de las Ofertas de Descuento en este
renglón debe escribir el porcentaje de descuento.
Monto Comisión.
Especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta o presentación en particular. Al diseñar ofertas o
presentaciones puede ocurrir que el margen de utilidad de los productos disminuya, por tanto es necesario indicar el
porcentaje de comisión para el vendedor de la oferta o presentación, pudiendo ser un valor menor que el definido en la
ficha del producto como comisión fija o al definido en la tablas de comisiones de los vendedores.
Unidades de descarga.
Expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que se aplique la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2.
Clasificación.
Indica el orden en el cual se mostrará el listado de productos que integran la oferta o presentación.
Avanzado.
Presenta una ventana para configurar el tiempo de vigencia de la oferta o presentación. Puede establecer un rango de
fechas y/o un rango de horas. La opción cantidad limitada se refiere al número de ítems que se utilizará como tope para
inactivar la oferta. En el cuadro de opciones "Día de la Semana", seleccione los días que estará activa la oferta.
Pág. 246
Planteamos el que muestran las imágenes anteriores, se creará la siguiente oferta:
• Descripción: Descuento Aniversario 20%.

• Tipo Oferta: Oferta de Descuento.
• Monto Oferta: 20%.
• Monto Comisión: 1%.
• Unidades descarga: No aplica (solo se utiliza cuando se maneja Oferta de precio y presentaciones).
• Clasificación: Ordenado por Código.
• Avanzado
• Fecha de Inicio 01/10/2009 Fecha Final 31/10/2009.
• Día de la Semana: Miércoles.
Iniciar.
Una vez que se han especificado las características de la oferta se hace Clic en el botón Iniciar. Si se requiere puede antes
de hacer clic l botón Iniciar puede utilizar el botón Filtrar para seleccionar alguna característica en particular como:
Departamento,
Proveedores,
Categoría, Modelo,
Marca, Unidad,
Vendedor fijo, Rango.
Desde – hasta.
Al hacer clic en Iniciar

aparecerán los
artículos asociados a
las características
definidas, en la
columna Oferta
aparecerá el monto
especificado en Monto
Oferta en este caso
20%.
Filtrar.
Si lo desea puede modificar individualmente el monto en
algún artículo si lo desea. De no ser necesario se hace
clic en Totalizar. Aparecerá un mensaje que dice: “La
nueva Ofertas y Presentaciones será incluida para los
ítems seleccionados. Desea continuar, confirma su
selección.”
Pág. 247
Confirmada la transacción finaliza el proceso con el siguiente cuadro.
La Oferta ya fue agregada a la ficha de inventario de cada artículo en la lista se puede verificar tomando como ejemplo la
Harina Juana como muestra la siguiente imagen.
Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Precios.
Ejemplo: Configurar una oferta de precios para el departamento Vegetales a 4 BsF. Vigente todos los días de Octubre de
2009 en horario de 10am a 12pm.
1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones.
2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Vegetales todos a 4 BsF”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Precios.
4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 4 BsF.
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5) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/10/2009 al
31/12/2009. Escriba la hora inicio y fin, para el ejemplo es 10:00am a 12:00p.m, verifique que esté tildada la opción “Todos
los días” ubicada en el recuadro derecho llamado “Día de la semana”. Haga clic en el botón Aceptar.
6) Seleccione el botón Filtrar, en el renglón departamento haga clic en el botón de búsqueda y elija el departamento
Vegetales. Luego pulse Aceptar.
7) Oprima el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea

aplicar la acción.
9) Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con
éxito.
10) En la ficha Inventario del producto, al hacer clic en el

icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta
creada.
Pág. 249
Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Descuento.
Ejemplo: Configurar una oferta de descuento del 20% para todos los departamentos con comisión de 0,5 para vendedores
sólo los días miércoles de 19 de octubre al 25 de octubre de 2009.

2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Descuento 20% por Semana Aniversario”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Descuento.
4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 20%.
5) Escriba el Monto Comisión de 0,5.
6) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/01/2008 al
30/04/2008. En el recuadro derecho denominado “Día de la semana” verifique que solo esté activado el día miércoles y
luego haga clic en el botón Aceptar.
7) Seleccione el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.
Pág. 250
8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.
éxito.
10) En la ficha Inventario del producto, al hacer clic en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta
creada:
Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación.
Ejemplo: Establecer una presentación exclusiva del producto camisas con la característica “Compre 6 y pague 5” con
comisión de 0,15 para vendedores.

2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Compre 6 y pague 5”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación.
4) Active la casilla “Exclusiva” la cual le indica a la aplicación que en la facturación sólo muestre esta presentación
para el producto y no otras que puedan existir.
5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que es una presentación “Compre 6 y pague
5”, donde el precio es variado e independiente para cada item.
6) Escriba el Monto Comisión de 0,15.
7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 6.
Pág. 251
8) Filtrar. Haga clic en el botón filtrar, seleccione el código del producto Camisas y luego pulse Aceptar.
9) Para establecer el precio de venta de la presentación, haga clic en el icono con puntos que está al lado del precio
y escriba el precio, en el ejemplo el precio es 160.
Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle. Puede verificar el costo del
producto haciendo clic en el menú Detalle y seleccionando la opción Costos y Precios.
Pág. 252
10) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
éxito.
12) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que
aparecen en la columna Precio del producto.
Nota. Las oferta o presentaciones que tengan activada la opción ”Exclusiva” se mostrarán como únicas opciones
dentro de la lista de precios desplegada en la facturación.
Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación detallada.
1) La presentación detallada puede configurarse para aquellos artículos que en su ficha Inventario tienen asignado en el
campo capacidad o contenido un valor mayor que uno.
2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en
el menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.
Pág. 253
3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y
Presentaciones.
Configurar una Presentación detallada de producto.
Luego de validar que se cumplan las tres condiciones

explicadas en el paso anterior, podrá proceder a
configurar una presentación detallada.
Ejemplo: Configurar una presentación detallada del producto Alka-Seltzer que permita vender el producto por tabletas.

2) Introduzca la descripción o nombre de la presentación detallada, por ejemplo “Tableta”.
3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación detallada.
4) Active la casilla “Exclusiva” si desea que en la facturación sólo muestre esta presentación para el producto y no
otras presentaciones y precios que puedan existir.
5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que puede colocarlo en la ficha del ítem.
6) Escriba el Monto Comisión de ventas, en el ejemplo 0.
7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 1.
8) Haga clic en el botón filtrar, seleccione el código del producto Alka-seltzer y luego pulse Aceptar.
9) Para mostrar los productos que integran la presentación detallada, pulse el botón Iniciar. Observe que el cursor se
ubica en el precio del primer producto. Haga clic en el icono ubicado al lado del precio del producto y proceda a escribir:
la utilidad del producto o puede indicar directamente el precio sin impuesto que desea asignar a la presentación detallada.
Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle:
10) Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.
Pág. 254
éxito.
12) En la ficha Inventario del Producto podrá visualizar y modificar las ofertas y presentaciones creadas:
13) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que
aparecen en la columna Precio del producto.
Pág. 255
Clientes – Cuentas por Cobrar.
a2 Herramienta Administrativa Configurable pone a
disposición las opciones para controlar las cuentas por
cobrar. Un oportuno control de las deudas contraídas por
los clientes con la empresa es de vital importancia, su
mantenimiento y visualización hará posible un proceso de
cobranza transparente para el cliente.
El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x

C) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo clic en el
icono buscar ubicado al lado del cuadro de texto

titulado "Cliente".
En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se mostrarán todos los documentos del cliente como Facturas,
Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble clic
sobre ella.
Todas las operaciones elaboradas en ventas que

produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente
al estado de cuenta del cliente, siempre y cuando
estos posean crédito en la empresa. A partir de este
momento el manejo de cliente se realiza a través del
módulo de C x C.
Políticas de Cuentas por Cobrar.

Se hace necesario conocer cada una de las políticas
que afectan al módulo de cuentas por cobrar, en
consenso con la alta gerencia deben definirse los
permisos que se desean conceder al encargado del
manejo de las cuentas por cobrar.
Pág. 256
Opciones del Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Página Principal).
Ver detalle.
Permite visualizar información adicional asociada al
documento que esté seleccionado.
Reimprimir.
Permite imprimir nuevamente el documento. Requiere que
esté habilitada la política 22 de cuentas para cobrar
“Permitir al usuario reimpresión de documentos”.
Modificar.
Presenta la ventana para modificar la fecha de vencimiento,
colocar el número de control, agregar una clasificación o
incluir un detalle a la cuenta. Requiere que esté habilitada
la política 25 de cuentas para cobrar “Autorizado para
modificar transacciones”.
Adelantos.
Permite visualizar los pagos adelantados que ha realizado
el cliente, muestra el monto original y saldo a la fecha de
cada pago adelantado. Si existen adelantos con saldo
disponible podrá aplicarlos sobre alguna cuenta o cuentas.
Apartados.
Muestra el listado de apartados realizados por el cliente. Al hacer clic derecho sobre alguno de los apartados aparecerán las
opciones reimprimir y modificar.
Notas de crédito pendientes por devolución.

Permite visualizar las notas de crédito que posee el cliente, muestra su monto original y saldo a la fecha, las cuales podrán
ser aplicadas para disminuir las cuentas por cobrar del cliente.
Cambiar color Inverso del Fondo del grid.

A través de esta opción podrá resaltar las líneas de fondo del grid del módulo de cuentas por cobrar y pagar.
Filtrar operaciones.
Permite mostrar u ocultar los documentos que cumplan los criterios que usted seleccione.
Pagos o Abonos.
Por medio de esta opción se aplican cancelaciones ó pagos a documentos
pendientes por cobrar. Estos pueden estar vencidos o no, los documentos vencidos
aparecen resaltados en color rojo.
La transacción de pago permite pagar de forma total o parcial los documentos

generados a crédito. Esto documentos pueden ser: Facturas, Giros y Notas de
Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Para que
esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política #
1, de cuentas por cobrar “Usuario con Autorización para generar pagos”.
Al seleccionar la opción pagos aparecerá una ventana con el listado de documentos

con saldo deudor.
1.- Para aplicar un abono, haga doble clic sobre el monto del
documento y escriba el monto a cancelar.
2.- Si desea pagar el saldo total del documento, haga doble clic en
el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones:
Botón Derecho del Mouse desde la opción Pagos.
Pág. 257
Marcar Todas.
Solo facturas, Notas de débito o Giros. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos ó simplemente
todos los documentos.
Desmarcar Todas las transacciones.
Anular intereses de mora a todos los documentos.

Anular descuentos pronto pago a todos los documentos.
En la ventana se muestra como ejemplo la selección los giros pendientes del cliente
Otra forma de hacer los abonos escribiendo en el cuadro “Monto del Pago” la totalidad de lo que el cliente desea abonar y el
sistema se encargará de distribuirlo entre los diferentes documentos que estén pendientes hasta completar la cantidad
especificada, como se muestra en las ventanas siguientes.
Una vez especificados los documentos a los cuales se le abonará una cantidad o serán pagados por completo se debe
hacer clic en el botón “Totalizar”, aparecerá la siguiente ventana.
Si el pago si el pago se registrará directamente al banco se debe especificar el número de depósito bancario en el cuadro
“#Deposito Bancario”.
Pág. 258
Seguidamente aparecerá otra ventana donde se debe completar la información pertinente a la transacción como Fecha
deposito, Detalle del movimiento, el concepto o la cuenta contra la que se cruzará la operación y por ultimo clic en el botón
“Totalizar”.
Aparecerá una ventana donde se pide confirmar el procesamiento de la operación.
Una vez totalizada la transacción será registrada en el banco como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 259
Notas de Crédito.
Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con la única misión de disminuir el saldo deudor del cliente con
la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre
otros. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe
tener activada la Política # 2, de cuentas por cobrar “Autorización para
generar Notas de Crédito”.
Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura,

Nota de débito y Giros) con notas de crédito de monedas
distintas
Al hacer clic en el botón Opciones y seleccionar el comando Nota de

Crédito tendrá dos opciones
Aplicar Nota de Crédito.
Permite crear y aplicar la nota de crédito para disminuir el saldo de
alguna(s) factura(s).
Nota de Crédito Pendiente.
Permite crear la nota de crédito en estatus pendiente, de manera que
quede disponible para aplicarla más adelante en la disminución de saldo de alguna factura.
Aplicar Nota de Crédito.

Paso a Paso.
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar Nota de Crédito.
Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar.
Hay dos formas de elaborar una nota de crédito, la primera es colocar
un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la
aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La
segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de
documento e introduciendo la cantidad.
En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un clic el
cuadro de verificación del documento y luego haga clic sobre la opción
de menú de Retención.
Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón Totalizar.
En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación

además de las opciones:
Afecta libro de Venta.
Cuando se procesan documentos que no corresponden al período
actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia
en los libros de ventas.
Afectas Ventas del Mes.
Active esta opción si desea considerar la nota de crédito como parte del proceso de ventas, al considerarla se desvirtúa el
proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones.
Al estar activo se calculan las comisiones para el vendedor.
Pág. 260
Nota de Crédito Pendiente.
Crear una Nota de Crédito sin aplicarla a ningún
documento.
Paso a Paso
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en

Opciones y seleccione Nota de Crédito Pendiente.
Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el
tipo de moneda a utilizar.
Escriba el número de control de la nota de crédito,
indique el monto y establezca el valor del impuesto a
través del botón “Ajustar impuesto”.
Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón
Totalizar.
Cuando desee aplicar la Nota de Crédito creada podrá

hacerlo a través de la opción “Aplicar Documentos
Pendientes”.
Aplicar Documentos Pendientes.

Esta opción le permite aplicar las Notas de Crédito que han sido generadas al momento de
las devoluciones, y las Notas de Crédito creadas con la opción “Nota de Crédito Pendiente”
Paso a Paso:
En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar

Documentos Pendientes, allí se mostrará.
Aparece el monto de las Notas de Crédito Pendientes y las Notas de Crédito generadas por
devoluciones, en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución
del mismo entre los documentos, o puede hacer doble clic en el cuadro de verificación de los
documentos que desee abonar con las notas de crédito pendientes.
Para procesar la
transacción, clic en el botón
Totalizar y confirme que
desea ejecutar la acción.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el

usuario debe tener activada la Política # 7, de cuentas por
cobrar “Autorización para aplicar devoluciones
pendientes”.
Pág. 261
Facturas.
Desde la ventana de cuentas por cobrar podrá emitir facturas de venta con consecutivo de factura válido y que no afectan
inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por
contabilidad. La opción de elaborar facturas al cliente se utiliza para ingresar las cuentas por cobrar que han sido
procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se
deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta.
Otro aplicación de este documento es para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una
cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización.
Para que esta opción esté disponible en

el menú, el usuario debe tener activada la
Política # 3, de cuentas por cobrar
“Autorización para incluir facturas”.
Notas de Débito.
El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser
usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión administrativa,
intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la
empresa. La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas
causas, desde el
punto de vista
administrativo
cualquier cargo
al saldo deudor,
puede
considerarse
como una nota
de débito.
Partiendo desde
simples intereses
de mora hasta
diferenciales
cambiarios, ese
tipo de
transacción
puede generar
comisiones a
vendedores.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario

debe tener activada la Política # 5, de cuentas por cobrar “Autorización para generar Notas de Débito”. El procedimiento
para crear las Notas de Débito es sencillo, se introduce la fecha del documento y la cantidad de días para su vencimiento,
luego se selecciona la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica el monto
conjuntamente con los impuestos que aplican.
Pág. 262
Detalle.
El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el
vendedor con su respectiva comisión.
Las opciones siguientes son.
Afecta libro de Venta.

Cuando se está procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido
contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas.
Afectas Ventas del mes.

Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la
organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario.
Afecta Comisiones.
Al estar activa esta opción, se calculan las comisiones para el vendedor.
Cheque Devuelto.
Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturación del
comportamiento del cliente.
Elaborar Notas de Débito por Cheque Devuelto.

• En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.
• En el menú Opciones elija Nota de débito.
• Complete los datos requeridos para crear la nota de débito (número de control, monto, impuesto) y active la
casilla cheque devuelto.
• En la casilla denominada detalle escriba
información para documental la nota de débito
que está realizando.
• Haga clic en el botón Totalizar.
Recibo de la nota de débito.
Pág. 263
Giros.
Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con
una periodicidad que puede ir de desde días hasta años según sea el caso. En la
aplicación, el concepto de giro se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las
cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia
establecida en la configuración.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la
Política # 4, de cuentas por cobrar “Autorización para elaborar giros”.
Para elaborar Giros.
Paso a Paso
En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.

En el menú Opciones elija Giro.
1.- Monto: Escriba la cantidad por la que se elaborarán los giros.
2.- Periodos: Especifique el número de cuotas que para la cancelación del monto esta será la base para definir la cantidad
de Giros.
3.- Fecha: Indica la fecha en la que se está elaborando la transacción. Si se desea que esta fecha pueda ser modificada
debe dirigirse a las políticas de usuario y activar la
política # 26 de Cuentas X Cobrar que dice “Permitir
modificar la fecha en las operaciones”.
4.- Frecuencia: indique como serán medidos los periodos
de pago, pueden ser: Días, Mensual, Bimensual,
Trimestral, Semestral y Anual. Si se selecciona “días” se
abrirá el pequeño cuadro que se encuentra a la derecha
del cuadro de frecuencia para indicar el número de días.
5.- La fecha del primer vencimiento,
6.- Indique el vendedor
7.- Si lo desea podrá establecer una clasificación para el
documento.
8.- Edición de la descripción
9.- Si no desea imprimir los giros, desactive la casilla
“Imprimir Giros”.
Por último haga clic en el botón Totalizar.
Las especificaciones de Numero, Vencimiento,

Descripción y Monto pueden ser modificados
haciendo clic directamente en el elemento que se
desea cambiar.
Pág. 264
Giro impreso.
Los giros impresos por el sistema se verán cómo se muestra a continuación.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando los clientes entregan dinero por adelantado por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la
factura. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por
cobrar.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por cobrar
“Autorización para incluir pagos adelantados”.
Para realizar un pago adelantado en la ventana principal de cuentas por cobrar.
• Paso a Paso
• Seleccione el cliente.
• En el menú Opciones elija Pago adelantados.
• Coloque o Elija una clasificación.
• Puede agregar un detalle.
• En la columna Tipo, indique la forma de pago: Efectivo, cheque, tarjeta
débito, tarjeta crédito y Transferencia.
• En la columna Detalle puede agregar una información adicional para el
documento.
• Pulse Aceptar para finalizar la operación.
• Si el pago no es en efectivo se abrirán las opciones de bancos en las que
debe registrar los datos del depósito.
Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el modulo de Pagos de las cuentas por cobrar
aplicar los adelantos existentes a cualesquiera de los documentos pendientes.
Pág. 265
Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de Facturación (Ventas) al momento
de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados (Requiere que esté
activada la política avanzada de facturas # 19 “Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos
adelantados”)
Anular última operación.

Esta es una opción que permite reversar la última operación realizada, Pagos, Notas de
crédito, Facturas, Notas de debito, Giros y Pagos Adelantados.
Seleccione la opción Anular última operación.
El sistema identifica la última operación realizada y seguidamente nos muestra una

ventana indicando la información específica de la anulación.
En el ejemplo que se muestra en la ventana especifica que se está anulando un
Adelanto aplicado al documento 00000104 por un monto de 250,00.
Pág. 266
Al hacer clic en el botón “Si” se imprimirá el siguiente documento.
Concluido el proceso aparece la

siguiente ventana.
La anulación se registrará en el grid de cuentas por cobrar como muestra la siguiente ventana.
Pág. 267
Retenciones.
Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales
restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas
como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta.
Para visualizar las retenciones ordinarias de un cliente:
En la ventana de cuentas por cobrar, seleccione el cliente.

Haga clic en el botón Retenciones, y seleccione la opción Ordinarias.
Si desea reimprimir, modificar o anular la retención pulse el botón derecho sobre la ventana de retenciones ordinarias y elija
la opción requerida.
Para establecer el porcentaje de retención ordinaria de un cliente, seleccione el

archivo de Clientes y en la ficha Datos Crédito coloque el porcentaje de retención.
Para visualizar las retenciones IVA contribuyentes especiales:
En la ventana de cuentas por cobrar,

seleccione el cliente.
Haga clic en el botón Retenciones, y
seleccione la opción IVA contribuyentes
especiales. Está opción solo estará
disponible para los clientes que se les
haya habilitado esta característica en la
ficha Clientes.
Ficha Clientes, Opción Contribuyente Especial
Si desea reimprimir, modificar o anular la

retención pulse el botón derecho sobre la
ventana de retenciones contribuyentes
especiales y elija la opción requerida.
Pág. 268
Las retenciones de contribuyentes especiales son generadas por el sistema al presionar el botón forma de pago de la
pantalla de totalización de facturas, siempre que esté desactivada la opción “Aplicar las retenciones de IVA al momento del
cobro”, ubicada en la ficha Ventas y Clientes de la ventana Títulos y Correlativos, si está activada ésta opción las
retenciones se calcularían en la ventana de cuentas por cobrar.
Títulos y Correlativos – Ficha ventas y Clientes - Configuración de las Retenciones
Ordenar.
Dentro de las opciones de Cuentas por Cobrar se encuentra el menú Ordenar que permitirá elegir el orden de presentación
del listado de cuentas por cobrar del cliente.
Pág. 269
Reportes.
El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por cobrar del cliente, análisis de vencimientos y relación de
cobros
Pág. 270
Intereses de Mora Clientes.
A través de esta opción podrán generar las notas de
débito por concepto de intereses de mora.
Primero se establece el porcentaje de interés

mensual a aplicar y la fecha tope para realizar los
cálculos.
Al pulsar el botón Iniciar el sistema calculará los
días de mora a razón de la cantidad de días que
han transcurrido desde la fecha de vencimiento del
documento hasta esta fecha.
Si desea imprimir las notas de crédito generadas
por los intereses de mora, active el cuadro de verificación ubicado a la derecha de Fecha Final.
Luego de hacer clic en el botón de Iniciar, podrá ver en pantalla el cálculo de intereses de mora, el cual podrá ser
incrementado o disminuido según las políticas que el usuario tenga activadas.
Pulse el botón Totalizar, para proceder a la aplicación de notas de débito por concepto de intereses de mora, luego confirme
su acción.
Pág. 271
El botón Preliminar le permitirá visualizar el reporte que incluye todos los intereses de mora seleccionados.
Una vez realizado el procesamiento de los intereses de mora se reflejaran en el grid de la cuentas por cobrar del cliente
como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 272
Clientes – Guías de Despacho.
A partir de la versión 2.95 de a2 Herramienta

Administrativa Configurable se incorpora al sistema la
opción guías de despacho. Una guía de despacho es
un documento mercantil que acredita la entrega de un
pedido. Tiene dos objetivos diferentes:
Para el comprador.
Comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la
mercancía solicitada y, fundamentalmente, para
controlar la posterior facturación.
Para el vendedor.
Al recibir el duplicado de la guía debidamente firmada por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la
mercancía que el comprador recibió conforme y, en base a la guía, confeccionar la Factura.
Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica

generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista
también le quede una constancia de la operación realizada. No
se registra en los libros de contabilidad, dado a que
generalmente las guías se emiten sin valores.
Paso a paso.
• En la ventana de Guías de despacho, pulse el botón

Incluir y especifique la fecha de las facturas que
desea incluir en la guía de despacho.
• Pulse el botón Siguiente y seleccione las facturas a
incluir.
• Pulse Preliminar para visualizar la transacción.
• Pulse el botón Dirección si desea modificar la
dirección de despacho.
• Para finalizar pulse el botón Grabar y se imprimirá la
correspondiente guía de despacho.
Pág. 273
La guía de despacho también podrá ser
visualizada antes de su grabación si hace clic
en el botón “Preliminar”
Consultar Guía de Despacho.
Si requiere Consultar alguna de las guías para su verificación se debe hacer clic en el botón Consultar.
Luego se debe seleccionar el estatus de las guías que desea consultar los cuales se indican a continuación:
Tránsito: Son las guías de despacho creadas que no han

sido procesadas para incluir el resultado del despacho.
Procesada: Son las guías de despacho en la que ha sido
completada tanto la información del envío como la de
recepción.
Anulada: Guía de despacho que han sido anuladas por el
usuario.
Una vez seleccionado el status se hace clic en el botón Detalle

Y aparecerá una ventana que muestra las facturas que
conforman la Guía de despacho.
Si se requiere ver el contenido de cada documento, selecciónelo

de la lista que aparece en la ventana y luego haga clic en el
botón Detalle.
Pág. 274
Para visualizar el movimiento de las entregas de la guía se
debe hacer clic en el botón Entregas.
Aparecerá la siguiente ventana, donde se muestra como se encuentra el seguimiento de la guía. Puede filtrarse la
información por Número de Documento. Y la
visualización de la información puede hacerse desde la
opción “Tipo de Vista de dos formas Por número de
Guía y Por Producto. En el ejemplo de la ventana solo
se observo las características de Envio más no los de
recepción pues esta guía no ha sido procesada.
Una vez que se ha despachado la mercancía el encargado de realizar las entregas debe especificar las condiciones en las
que se realizaron las entregas. Con esta información se debe entonces procesar la Guía de Despacho. Para esto se hace
clic en el botón Procesar.
Pág. 275
Aparecerá la lista de Guías de Despacho disponibles para procesar, seleccione la que corresponda.
Indique la información correspondiente: Fecha y Hora de entrega, el nombre y cargo de la persona que recibió la mercancía.
Detalle: le permitirá indicar alguna situación especial en la entrega como el estado de la mercancía, entre otros.
Una vez indicada la información se hace clic en el botón Aceptar para confirmar la información ingresada. Se pedirá la
confirmación de la transacción e indicará que el proceso ha concluido con éxito.
Una vez procesada la Guía de Despacho puede ser consultada y mostrará toda la información relacionada con el envío y
recepción de los artículos.
Pág. 276
Anular.
La guia tambien puede ser anulada en caso de que por alguna razón particular el despacho no será realizado.
Pág. 277
Clientes - Planificación de Cobranza.
Conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del crédito otorgado, para la adquisición de
productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes.
Paso a Paso:
• Para crear la planilla de planificación de cobranzas pulse el
botón Incluir.
• Indique la fecha de Vencimiento de los documentos que
quiere se incluyan en la planilla.
• Luego pulse el botón Siguiente.
• Marque los Documentos que desea incluir en la planilla de
Cobranzas.
• Haga clic en el botón denominado Siguiente y confirme la grabación de la planilla.
• Inmediatamente se mostrará el cuadro para
impresión de la planilla.
Esta planilla puede ser entregada al cobrador de la

empresa, como referencia para que incluya información
de los clientes que debe visitar, luego podrá ser procesada
para indicar los pagos recibidos.
Al confirmar la grabación de la Planilla de Cobranza aparecerá

la ventana donde se debe especificar la impresión de la
misma. Esta será visualizada como se muestra en ventana
que se muestra en la página siguiente.
Pág. 278
Procesar una Planilla de Cobranza.

Una vez que el cobrador realiza la labor de cobranza, deberá
procesar dichos pagos. Para ello se deben seguir los
siguientes pasos.
• Para procesar la planilla, pulse el botón Procesar

ubicado en la ventana principal de Planificación de
Cobranzas.
• Seleccione la planilla que desea procesar, esta opción se

enlaza con la ventana de Pagos o Abonos de Cuentas x
Cobrar, permitiendo reflejar el pago de las facturas del cliente
seleccionado, reduciendo así el saldo pendiente del mismo.
Pág. 279
En esta ventana se reflejan los pagos o abonos realizados según la información contenida en la planilla impresa. De esta
forma los mismos quedan ya registrados en las cuentas por cobrar de cada cliente.
Reimprimir Planilla de planificación de cobranza.

Después que se han procesado los pagos del cliente puede reimprimirse la planilla donde solo aparecerán los documentos
pendientes para su respectivo procedimiento de cobranza.
Se hace clic en el botón “Reimprimir” aparecera la lista de la planillas de cobranza existentes. Se seleccionan las que se
desean reimprimir y se hace clic en el botón “Aceptar”. Se realiza la operación de impresión desde el cuadro “Imprimir”.
Pág. 280
Proveedores – Cuentas por Pagar.
Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras
realizadas a los proveedores las cuales pasan a situación de
crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago
habitual con el ente que suministra el bien.
Emisión de Órdenes de Pago.

A través de esta opción la cancelación de las cuentas x pagar puede ser gestionada desde Cuentas por Pagar, para su
posterior pago desde el módulo de Bancos.
Con solo activar la política en la sección de bancos de permitir la elaboración de órdenes de pago, el sistema activa una
opción en cuentas x pagar para el uso de las mismas.
Políticas Avanzadas de Bancos.
Para emitir la orden de pago se debe hacer clic en el menú Opciones

y al desplegarse el mismo seleccionar la opción Emisión de Órdenes
de Pago.
Realizada esta operación aparecerá la siguiente ventana donde se

muestran los documentos pendientes por pago, se debe
seleccionar los que formarán parte de la orden de pago haciendo
doble clic en el cuadro a la izquierda de la transacción. Recuerde
especificar si lo requieren Retenciones, Descuentos o Intereses.
Una vez realizado este paso se debe hacer clic en el botón

Totalizar. En esta ventana se debe especificar los conceptos (si no
se encuentra conectado a la Contabilidad) o las Cuentas del Plan de cuentas (si se encuentra conectado con la
contabilidad) que intervienen en la cancelación de los documentos.
Pág. 281
Posterior a este paso aparecerá una ventana donde debe

especificarse la Fecha de Pago, la descripción de la orden de
pago, quien lo elaboro y quien lo aprobo, por ultimo haga clic en el
botón Aceptar.
Entonces será impresoro el siguiente formato.
Los documentos que formen parte de una orden de pago se identificaran por un pequeño candado ubicado a la izquierda
del documento como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 282
Si se hace clic sobre un documento identificado con la imagen del candado aparecerá el siguiente mensaje.
Las órdenes de pago una vez emitidas serán consideradas de pago en tránsito que podrán ser observadas desde el menú
Orden Pago como muestra la siguiente ventana.
Desde esta ventana al hacer clic con el botón derecho del mouse podrá realizar las siguientes operaciones, Anular la orden
de pago, modificar el Detalle del documento o Reimprimir la orden de pago.
Pág. 283
Pagos.
Esta opción permite cancelar de manera total o parcial las compras generadas a crédito.
Notas de Débito.
Aplicar Nota de Débito.
Permite crear y aplicar la nota de débito directamente a una compra.
Pág. 284
Nota de Débito Pendiente.
Permite crear la nota de débito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla más adelante.
Aplicar Documentos Pendientes.

Esta opción le permite aplicar las Notas de débito que han sido generadas al momento de las devoluciones, y las Notas de
débito creadas con la opción “Nota de débito Pendiente”
Facturas.
Desde la ventana de cuentas por pagar podrá emitir facturas de compra de productos que no sean parte del inventario, y
que afecten o no al libro de compras. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la
Política # 3, de cuentas por pagar “Autorización para incluir facturas”.
Notas de Crédito
Permite el registro de de Notas de crédito que podrán ser aplicadas posteriormente a los documentos pendientes del
Proveedor.
Giros.
Se utilizan para adjudicar cuotas fijas de pago a proveedores, las cuales tendrán fecha de vencimiento distribuidas en el
tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración.
Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por pagar
“Autorización para elaborar giros”.
Pagos adelantados.
Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la
facturación de bienes o servicios del proveedor hacia la empresa. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será
aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por pagar. Para que esta opción esté disponible en el menú, el
usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por pagar “Autorización para incluir pagos adelantados”.
Anular última operación.

Esta es una opción que permite reversar la última operación realizada, Pagos, Notas de crédito, Facturas, Notas de debito,
Giros y Pagos Adelantados.
Retenciones.
Retenciones Ordinarias: Posibilidad de visualizar las retenciones ordinarias que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Retenciones Especiales: Posibilidad de visualizar las retenciones especiales que el proveedor ha realizado en las facturas
de compra.
Reportes.
El menú Reportes le permitirá imprimir

estados de cuentas por pagar al
proveedor, análisis de vencimientos y
relación de cobros.
Pág. 285
Proveedores – Retenciones de I.V.A.:
Esta opción permite visualizar las retenciones de I.V.A. hechas por
compras o cuentas por pagar y generar archivos según las
características establecidas por el SENIAT. Para que esta opción esté
disponible debe activarse en el momento de la instalación o
posteriormente desde la ventana de Títulos y Correlativos la opción de
contribuyente especial y adicionalmente la forma de asignación del
Correlativo y el momento de la deducción.
Luego de activadas las opciones que correspondan para la aplicación de la retención y ejecutar la opción de Retención de
IVA en las cuentas por Pagar aparecerá la ventana que se muestra a continuación donde podra realizar varias operaciones
entre las que se encuentra Preliminar para visualizar como quedará el comprobante de impuestos antes de imprimirlo.
Pág. 286
Manejo de Seriales.
Según la configuración de las políticas de ventas del usuario, se pueden realizar
transacciones que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen
seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar
el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción
que permite introducirlos posteriormente.
El procedimiento es muy sencillo, primero seleccione el tipo de

documento y luego busque el número de documento a
modificar, hecho esto se muestra en pantalla todos los rubros
contemplados en la operación, en donde se ubica el artículo a
asignarle los seriales.
Paso a Paso
Seleccione el tipo de documento a procesar.

Haga clic en el botón Buscar para listar los documentos y seleccionar el que se va a trabajar.
En la lista de artículos del documento haga doble clic sobre el producto a asignar seriales.
Si el serial es nuevo puede escribirlo y pulsar el botón Incluir. También podrá cargar seriales que estén almacenados en
archivos de texto (.txt) a través de la opción Cargar. Para asignar un serial existente, arrastre el serial de la lista del panel
izquierdo al derecho. Repita este paso
como tantos productos necesite seriar.
Luego haga clic en Salir.
Para terminar el proceso haga clic en
Totalizar.
Política Básica # 9.
“La transacción maneja seriales”, si está
activada, el botón seriales se mostrará en la
ventana de la transacción permitiendo
asignar los seriales durante la transacción,
si no está activada esta política, el botón
seriales no aparece en la ventana de la
transacción, por lo tanto no se podrá asignar seriales en la transacción.

“Obligar la entrada de seriales al momento de la transacción”, si está activada, obligará al usuario a asignar los seriales
de cada ítem antes de incluir otro ítem o totalizar (requiere activar la política 9), si no está activada esta política, el usuario
podrá realizar transacciones con ítems que manejen seriales y no
será necesario especificar los seriales para procesar la
transacción.

“Incluir seriales nuevos al momento de la transacción”, si
está activada, permitirá ingresar seriales nuevos de ítems desde
cualquier transacción que afecte inventario (requiere activar la
política 9), si no está activada esta política, el usuario podrá
asignar seriales existentes más no podrá incluir seriales nuevos
en la transacción.
Pág. 287
Comprobantes Contables.
Un comprobante contable es el documento que permite enviar hacia la
contabilidad los movimientos generados en el módulo administrativo. La
consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de
trabajo del departamento contable o el contador, de manera que no es un
patrón fijo, por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el
comprobante contable. La opción Configurar Comprobantes Contables se
encuentra en el módulo a2 sistema menú Utilidades del sistema.
Para configurar comprobantes contables es imprescindible que la herramienta

a2 contabilidad esté instalada. Se requiere que en el módulo Sistema opción
Datos Empresa esté especificado el directorio donde está instalada la
contabilidad. También es necesario que para cada usuario del módulo
administrativo esté indicado el directorio de datos de la contabilidad y esté
seleccionada la empresa consolidadora (Empresa existente en contabilidad que recibirá los movimientos generados en el
módulo administrativo).
Preliminar.
El botón Preliminar permite elaborar automáticamente los comprobantes que serán enviados a la herramienta a2
Contabilidad, aparecerá una ventana que indica que el proceso ha concluido y que se debe revisar los comprobantes antes
de proceder a su contabilización.
Al hacer clic en el botón Aceptar se mostrará la información referente a los distintos comprobantes configurados en el
sistema. En el ejemplo se muestran las ventas del periodo que se está procesando.
Pág. 288
Detalle.
Si se desea visualizar los movimientos ocurridos en los diferentes comprobantes seleccione el que desee visualizar y haga
clic en el botón Detalle.
Contabilizar.
Una vez que se ha chequeado que no existen descuadres en las cuentas se procede a Contabilizar los comprobantes.
Para ello se hace clic en el botón Contabilizar.
Una vez realizado el proceso aparecerá una ventana

donde indica que el proceso ha concluido, solo resta
realizar la importación del comprobante desde el
a2Contabilidad y realizar su correspondiente
procesamiento.
Una vez procesado en la ventana de procesamiento aparecerá la fecha de realización de la contabilización seguido del
nombre del comprobante procesado en nuestro ejemplo se muestra, 31/05/2010.
Pág. 289
Manejo de Caja Chica.
Ya podemos manejar múltiples cajas chicas de tal forma que aquellas
empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar
esta novedosa herramienta. Es decir que pueden crearse cajas chicas
por departamentos (Administración, Ventas, etc.) por sucursales, entre
otras. Al mismo tiempo la versatilidad de la misma permite incorporar
en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja y tienen
crédito fiscal.
Para manejar múltiples cajas debemos en primer lugar crearlas y luego asignar el usuario que tendrá acceso a la misma. La
potestad para crear y asignar le corresponde solamente al Usuario Máster.
Crear Cajas Chicas.
Para crear nuevas cajas se debe ingresar al sistema con el usuario Máster.
• Activar el menú Transacciones – Manejo de Caja Chica – Opciones - Crear

nueva caja.
• Descripción: Indicar el nombre de la Caja Chica.
• Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica.
• Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica.
Nota: una caja chica puede ser asignada a varios usuarios. No se puede asignar un usuario a varias cajas
chicas.
Pág. 290
Asignar Caja Chica.
Esta opción permite de ser necesario varios usuarios a una misma caja chica
Para asignar usuarios a una caja chica existente se debe ingresar al sistema con el usuario Máster.
• Activar el menú Transacciones – Manejo de Caja Chica – Opciones – Asignar caja.

• Descripción: Indicar el nombre de la Caja Chica.
• Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica.
• Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica.
Operaciones de Caja Chica
Para efectuar una operación en el módulo de caja chica, debe activar en el menú transacciones la opción Manejo de Caja
Chica, luego presionar el botón denominado Incluir.
Nota: A medida que incluyen las operaciones el sistema les va asignando un número de Documento de manera automática.
Tipo de Operación – Entrada.

Al presionar el botón Incluir se habilita el renglón para
seleccionar el tipo de operación que desea efectuar en el manejo
de caja. Coloque la descripción de la transacción e indique el
monto efectivo en BsF. o Bs., monto en cheques, monto en
tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito. La aplicación
permite visualizar el total de los montos ingresados. Una vez
ingresada la información pulse el botón Grabar para almacenar
los datos de la operación.
Tipo Operación – Salida.

Para efectuar una operación de caja general debemos oprimir el botón denominado incluir, al hacerlo seleccione como tipo
de operación la denominada SALIDA. Observe que se activa una casilla de verificación la cual debe tildar si desea afectar el
libro de compras. Escriba los campos solicitados para la operación y finalice pulsando el botón Grabar.
Tipo Operación – Depósito a Banco.

Esta operación disminuye el saldo que existe en la caja, ya que se refiere al retiro de dinero de la caja chica para ser
depositado en el banco. Proceda nuevamente a pulsar el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Depósito a
Banco. Incluya la información solicitada.
Para poder realizar este tipo de operación debe existir algún Banco creado en la aplicación y los conceptos y cuentas
contables deben estar indicados. En caso de error verifique en la ficha de Mantenimiento Bancos que la información este
ingresada correctamente.
Pág. 291
Tipo Operación – Cambio de Cheque.
El modulo de caja chica presenta la opción de cambiar el efectivo existente en caja chica por cheques de empleados de la
empresa. Queda bajo el criterio de la empresa la utilización o no de esta operación.
Para realizar este tipo de operación pulse el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Cambio de Cheques,
documente suficientemente la operación indicando quién autoriza la operación. Incluya información concerniente a número
del cheque, banco y monto en Bolívares o Bolívares Fuertes. Luego pulse grabar para incluir la operación dentro del listado
de movimientos de caja.
En las operaciones de Entrada podrá especificar el desglose de dinero clasificado en: Bolívares fuertes, Bolívares, monto en
cheques, monto en tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito.
Reporte de movimientos de caja.

Podrá visualizar e imprimir el listado de movimientos de caja chica
accediendo a la opción Reporte de Movimiento ubicada en el menú
opciones presente en la ventana manejo de caja chica.
Las opciones disponibles son las siguientes:
Descripción.
Indicar el número de Documento que desea visualizar.
Fecha Desde – Fecha Hasta.

Permite indicar un rango de fechas para mostrar las transacciones en
el reporte
Estación.
Seleccionar de la lista de estaciones cual quiere mostrar en el
reporte.
Tipo Transacción.
Seleccionar de la lista cual es el tipo de operación que se requiere
mostrar en el reporte.
Pág. 292
Incluir detalle de los Depósitos a Banco y cambios de cheque.
Si se activa esta opción permite ver desglosadas las transacciones de Cambio de Cheque y Depósitos a Banco como
muestra la siguiente imagen.
Cerrar caja.
El cierre de caja permite llevar a archivo histórico todos los movimientos realizados en caja, para poder hacer el cierre de
caja debe asegurarse de no dejar operaciones pendientes dentro de la caja, es decir el saldo disponible en caja debe ser
cero.
Proceda a hacer el cierre de caja si desea enviar a histórico las operaciones realizadas. Para ello, en el menú opciones
seleccione Cerrar caja.
Nota: Si el saldo no es cero al momento de ejecutar la opción de cierre de caja mostrará el siguiente mensaje.
Pág. 293
Consultar Histórico de caja.

La consulta de históricos está disponible si se han hecho
cierres de caja, ésta permite visualizar los movimientos de caja
de fechas anteriores. Seleccione el comando Consultar
histórico ubicado en el menú opciones de la ventana manejo
de caja chica, luego elija el cierre que desee consultar y pulse
el botón Aceptar. Podrá visualizar las operaciones de caja e
imprimir el reporte de movimiento del histórico de caja.
Si desea ver el detalle de una operación, seleccione la

operación y haga clic en el botón Detalle. Si selecciona un
depósito a banco podrá ver un detalle adicional de movimientos
realizados.
Desactivar Histórico: Desactive la consulta de histórico a través
del comando ubicado en el menú opciones o al cerrar la ventana manejo de caja chica.
Pág. 294
Mensajería de Texto.
a2sms es una plataforma de comunicación que permite mantener contacto con sus clientes proveedores, vendedores,
personal y otros de forma efectiva y a menor costo que los métodos tradicionales a través del sistema de mensajería de
texto disponible en todas las aplicaciones a2.
El sistema de mensaje de texto (sms) de a2sms, le permite realizar comunicados rápidos, trivias, concursos, sucesos de
descuento o promoción y oferta o simplemente mantener informado a cualquier destinatario de su elección, a cualquier
teléfono celular en Venezuela sin importar la operadora a la que pertenezca. Usualmente estos mensajes comprenden
notificación de cobro, de asistencia, de ofertas, de nuevos productos, recordatorios de citas, avisos de eventos especiales,
envió de mensajes de aniversarios o cumpleaños de los clientes o empleados.
Cuáles son las ventajas ?

Costos: reducción de los costos de comunicación, publicidad y mercadeo simplificando la mecánica de la acción que se
desea emprender. No existe comparación en cuanto a efectividad y ahorro se refiere ya que comparándolo con los métodos
tradicionales de publicidad y mercadeo o comunicación los mismos costos son irrisorios.
Tiempo: la disminución del tiempo de envió de los mensajes se convierte en una comunicación directa con el o los
destinatarios escogidos, garantizando la rapidez de la entrega de los mismos.
Efectividad: El mensaje es leído por el o los destinatarios de manera efectiva, prácticamente lo lee de forma obligatoria por
lo que el objetivo de llegar al cliente final se cumple con exactitud.
No es necesario esperar por un proceso de diseño o contratación de servicios especiales. Solo debe escogerse el texto que
se desea enviar y listo! su mensaje llegara a quien elija.
SMS en a2 Herramienta Administrativa Configurable
Para acceder al envío de mensajes de texto debemos ir al menú

“Transacciones” y Seleccionar la opción “Mensajería de Texto”
Aparecerá la siguiente ventana, donde se muestran las siguientes opciones.
Tipo de mensaje.
Se debe seleccionar cual de las modalidades de mensajes va a ser utilizada.
Estas son: Mensaje Libre, Configurar nuevo tipo de mensaje y Bandeja de
mensajes pendientes.
Mensaje libre.
Con esta opción se puede escribir un mensaje particular que puede ser enviado a los clientes, proveedores, vendedores,
clientes eventuales y también a cualquier persona utilizando la sección otros destinos.
Configurar nuevo tipo de mensaje.

Desde aquí se puede escribir los diferentes mensajes de los que se desea disponer en distintas situaciones como por
ejemplo: Notificar Cobranza, ofertas, descuentos, entre otros.
Bandeja de mensajes pendientes.

En esta opción se puede visualizar los mensajes que se
hayan enviado desde las fichas correspondientes a:
Clientes, Proveedores, vendedores y cobradores (Esta
opción fue explicada en el menú de Mantenimiento descrito
anteriormente).
Descripción.
Titulo que llevara el mensaje cuando se esté utilizando la
configuración de nuevo tipo de mensaje.
Texto del mensaje.

Contenido del mensaje que se desea enviar. Permite el
ingreso de 120 caracteres incluyendo espacios en blanco.
Enviar a.
Los diferentes destinatarios a los que se desean hacer
llegar el mensaje. Clientes, Proveedores, Vendedores
(Cobradores), Clientes Eventuales y Libre.
Teléfonos de Destino.
Seleccionar los diferentes números de teléfonos (que pueda tener un destinatario) a los que se enviará el mensaje.
Pág. 295
Otros destinos.
Otros números a los que se deseen hacer llegar un mensaje y que no están registrados en nuestro sistema.
Status Conexión.
Indica si se encuentra conectado al servicio o no.
Nota: Cuando en “Enviar a” se selecciona Clientes, proveedores o vendedores se tendrá a disposición el botón
“Filtrar” como muestra la siguiente ventana.
Filtrar
Al hacer Clic en el botón “Filtrar” aparecerá la siguiente ventana. Donde se encuentran una serie de opciones que permite
extraer información según los parámetros que se especifiquen.
Desde – Hasta.
Permite indicar un rango de elementos que depende
del tipo de destino. Si se selecciono como destino
Cliente, será rango de cliente. Si por el contrario se
selecciono Proveedores el rango será de
proveedores.
Status
Si se desea seleccionar elementos Activos, Inactivos
o todos.
Vendedor, Cobrador o Zona.

Especificar Vendedor, Cobrador o Zona especifica.
Incluir análisis de saldos para filtrar el mensaje.

Transacciones.
En función de las transacciones indicadas Factura,
Cheques devueltos, Notas de debito y Giros.
Tipo de cuentas
Especificar si se desea manejar Cuentas vencidas,
Cuentas por vencer o Todas las cuentas. Se puede
indicar cantidad de días vencidos.
Pág. 296
Mensaje Libre
1.- Seleccione Tipo de mensaje: Mensaje libre

2.- Escriba el contenido del mensaje en el cuadro “Texto
del Mensaje”
3.- Indique a quien se le va a enviar el mensaje:
Clientes, Proveedores, Vendedores (Cobradores),
Clientes eventuales. En la ventana siguiente se muestra
seleccionado “Libre”.
4.- Por ser libre la sección de Teléfonos de destino no
se activa, el número de destino debe colocarse en la
sección Otros Destinos
5.- Hacer Clic en el botón “Enviar”.
Configurar nuevo tipo de mensaje.
1.- En la opción “Tipo de Mensaje” seleccione “Configurar nuevo tipo de mensaje”

2.- En este caso el cuadro de “Descripción” se hace disponible para colocar el titulo del mensaje. En el ejemplo que se
muestra en la ventana se titula “Ofertas por Aniversario”.
3.- Escriba a continuación el texto del mensaje. En el ejemplo
que se muestra en la ventana “Visítenos y vea todas nuestras
Ofertas por Aniversario. Lo esperamos”. Este mensaje será
enviado a los clientes a los números de celulares 1 y 2.
4.- Haga clic en el botón Grabar para guardar el mensaje que
quedará disponible para su posterior utilización.
Si se desea enviar el mensaje que se acaba de diseñar se abre la lista de Tipo de mensaje y se selecciona de ella el
mensaje titulado “Ofertas por Aniversario”.
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Preliminar.
Permite observar el mensaje antes de ser enviado.
Enviar.
Realiza el envío del mensaje.
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Bandeja de mensajes Pendientes.
Este tipo de mensaje permite visualizar los mensajes que se hayan creado y enviado desde las fichas de Clientes,
proveedores o Vendedores (Cobradores). Todo esto para definir cuáles serán los mensajes que se enviarán.
Enviar.
Realiza el envío de los mensajes marcados para ser enviados.
Preliminar.
Permite observar los mensajes antes de ser enviados.
Borrar.
Permite eliminar los mensajes que se hayan seleccionado.
Atrás.
Retrocede en un paso la operación regresando a la ventana anterior a la actual.
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Menú Ventas – Facturas.
Son documentos que reflejan la acción de venta de un servicio o artículo de la
empresa que emite la misma. En otras palabras, cuando se elabora una
factura se transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como
consecuencia inmediata una descarga del inventario por concepto de
facturación, además si la transacción no fue cancelada de contado se genera
la cuenta por cobrar al cliente.
Para realizar Facturas (Ventas).
Paso a Paso
• Seleccione el depósito a utilizar como principal.

• Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto.
• Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda).
• Seleccione el tipo de precio.
• Ingrese los productos en el grid central.
• Para finalizar el proceso presione el botón Totalizar.
Pág. 300
Una vez seleccionados los artículos que conformarán la factura se hace clic en el botó “Totalizar”. Aparecerá entonces la
ventana de Totalización de la factura, donde se puede especificar según sea el caso, descuentos, fletes, clasificación entre
otros.
Para indicar como se desglosará el pago de la factura se debe hacer clic en el botón “Forma de Pago”, las cuales pueden
ser, Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de debito y por Retención de Impuestos. Especificado esto se hace clic en
el botón Aceptar.
Pág. 301
Por último nuevamente clic en el botón Aceptar.
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Barra de botones superior en Ventas.
Inventario.
Permite visualizar el listado de productos de la empresa y tener disponible toda la información de los mismos desde el botón
de detalles.
Reimpresión.
Permite la reimpresión de documentos específicos elaborados en el sistema.
Asociado.
Permite la selección de productos utilizando el Código Único Asociado que se haya definido para el articulo.
Clientes.
La posibilidad de ingresar nuevos clientes desde el módulo de ventas
Seriales.
En la ventana de seriales en línea se debe seleccionar los que están asociados con los artículos que se encuentran en el
proceso de venta
Depósitos.
Permite cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será tomada la mercancía.
Detalle Item.
Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artículo los cuales no están configurados en la
descripción del mismo
Descuento.
Los descuentos por ítem son muy útiles cuando se requiere dar un precio menor al estipulado a uno o varios productos en
particular dentro del documento en elaboración.
Vendedores.
Permite indicar un vendedor particular para uno o varios de los artículos que conforman la factura.
Plantillas.
A través de esta opción se puede crear una lista de productos que puede ser cargada automáticamente y completa desde el
modulo de ventas.
Ventas.
Permite visualizar un Resumen de las ventas desde el Menú de ventas. Esta opción es activable o no desde las políticas
avanzadas de venta.
Cargos.
Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear
las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago
Barra de botones inferior en Ventas.
En la barra de botones de Ventas tenemos 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha:
Detalle.
Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Puede consultar todo lo referente a Costos y
Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones, Estadísticas y
Proyecciones, Código Único Asociado y Histórico.
Insertar.
Se utiliza para insertar otro ítem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado.
Borrar.
Elimina la línea activa o marcada del grid.
Pág. 303
Cargar.
Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las
operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por
tipo de documento y estatus de los mismos. Esta opción permite importar los datos de un presupuesto para convertirlo en
factura.
Estatus de los Documentos.
Procesados.
El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en
tránsito y convertirla en factura.
Pendientes.
Son todos los documentos guardados.
Tránsito.
Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de
entrega o pedido totalizado, presupuestos y apartados.
Guardar.
Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente.
Totalizar.
Muestra ventana de totalización del documento.
Cancelar.
A todos los módulos de transacciones de inventario le fue incluido el botón de cancelar. Con esto lo que se busca es poder
borrar todos los productos de una transacción activa sin tener que ir borrando uno a uno.
Salir.
Costos.
Permite ajustar los precios de los artículos al momento de elaborar las transacciones tomando en cuenta los Costos o el
monto total de la operación. Este botón se activa o desactiva mediante una política avanzada que se encuentra asociada las
transacciones de ventas, Factura, Apartados, Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos y Devoluciones.
Como Configurar la Ventana de Totalización.
La ventana de totalización permite colocar información para procesar

la transacción de compras o ventas.
Las opciones: Configurar Ventana de Totalización, Asociar Teclas y
Asignar Detalles solo puede configurarlas el usuario Master. Para
cambiar la ventana de totalización haga clic derecho en el logo de a2 y
seleccione Configurar Ventana, se mostrará la ventana de totalización
en modo edición, los cuadros de textos en gris oscuro indican que el
campo está invisible.
Podrá hacer clic derecho sobre cualquiera de los campos y elegir las opciones: Incluir, Ocultar, No Modificable y
Restablecer valores defecto.
Para ocultar o mostrar ciertos campos, haga clic derecho sobre el cuadro de texto y seleccionar la opción Ocultar o Incluir
según sea el caso.
La opción No Modificable es utilizada por el administrador de la aplicación para restringirle al usuario la modificación del
campo.
Pág. 304
La opción Restablecer valores por defecto, presentará la ventana Totalizar con los campos que trae predefinidos por la
aplicación.
Forma de Pago (Trabajando con Caja).

Al hacer clic en el botón “Forma de Pago” se despliega una ventana donde se puede desglosar la forma de pago del cliente
al momento de cancelar el documento de venta realizado, las formas de pago disponibles son: Efectivo, Cheque, Tarjeta de
Crédito, Tarjetas de Débito y Retenciones de Impuestos. EL monto total de la operación se muestra en la parte superior
izquierda, el cual puede ser distribuido entre las formas de pago antes mencionadas.
Además si el cliente posee pagos adelantados se permite la aplicación del mismo de forma total o parcial al monto a
cancelar. Si el cliente desea pagar solo una parte del monto total y el resto acreditarlo a su cuenta simplemente ingrese la
cantidad en la forma de pago correcta y el resto será el saldo de la operación.
Nota: Para
calcular un
porcentaje del
monto a cancelar
solo escriba la
cantidad
acompañada del
signo de %.
Para terminar la
descripción del
pago presione el
botón Aceptar.
Pág. 305
Impresora fiscal
Desde la opción de Facturas del menú de Ventas se puede configurar la

impresora fiscal conectada en nuestro sistema para que pueda ser
utilizada desde este módulo en particular (para poder realizar las labores
de configuración se debe tener acceso al sistema con el usuario Master).
Seleccione la opción Impresora fiscal
Se desplegará un menú
donde se encuentra
disponible la opción
Configuración y las
opciones corte x y
Corte z se encuentran
desactivadas y solo
estarán disponibles una
vez que se realice la
configuración de la
impresora fiscal
deseada.
La opción Configuración desplegará un menú con otras opciones, inicialmente se debe seleccionar la opción Datos del
Equipo.
Aparece la siguiente Ventana donde las opciones

disponibles son:
Grupo 1
Modelo de impresora.
Permite seleccionar el modelo de impresora disponible
para a2 Herramienta Administrativa Configurable como
muestra la ventana siguiente entre las impresoras
disponibles se encuentran
• Epson TM-U200 (1 impuesto)
• Epson TM-U200 (3 impuesto)
• Bematech MP-20
• BMC
• Samsung / Aclas / Oki
• Bematech MP-2100 (Termica)
• Epson PF-200
• Epson PF-300
• VMax
• Hasar Modelo SMH/PT-100FVE
Serial del equipo.

A manera informativa indicar el serial de la impresora.
Próximo Comprobante Fiscal.

Indique el próximo número correlativo o consecutivo del comprobante fiscal.
Pág. 306
Próximo Reporte Z.
Escriba e el próximo número correlativo o consecutivo que va a tener el próximo reporte Z.
Caracteres X Línea.
Cantidad de caracteres soportado por Líneas.
Grupo 2
Puerto.
Seleccione el puerto por donde se encuentra conectada la impresora al equipo.
Grupo 3
Posee gaveta de dinero conectada a la impresora.
Posibilidad de conectar al puerto serial de la impresora la Gaveta de Dinero o Drawer Cash.
Activar la impresión estándar al ejecutar un preliminar.

Al tildar esta opción permite enviar el preliminar a la impresora estándar del sistema y no a la impresora fiscal.
Activar la impresión estándar en la reimpresión de los documentos principales.

Al tildar esta opción permite enviar los documentos a reimprimir a la impresora estándar del sistema y no a la impresora
fiscal.
Incluir código del producto en la factura.

Inicialmente solo se imprime la descripción del producto pero si además se requiere el código del artículo debe tildarse esta
opción.
Incluir descripción detallada de los ítems.

Permite complementar la descripción del artículo. Para ello se utiliza el botón Detalle del Item, la información que allí se
coloque aparecerá en la factura complementando la Descripción original del artículo.
Incluir serial en el ticket.

Si se requiere que aparezcan los seriales de los artículos en la factura debe tildarse esta opción.
Activar cierre directo de ticket fiscal (BMC-Samsung).

Esta opción obliga la impresión del Ticket Fiscal en el caso que se detenga por fallas en la comunicación.
Es una impresora de 80 Columnas.

Indique si el modelo seleccionado es una impresora de 80 Columnas por ejemplo la impresora OKI ML-1120.
Tomar el Número de comprobante fiscal como número de factura.

El correlativo que genera la impresora fiscal será utilizado por a2 Herramienta Administrativa Configurable como único
número de documento
Grupo 4
Elaborar corte – X sin clave de autorización.
Tilde está opción si los usuarios podrán efectuar el corte x sin necesidad de autorización.
Elaborar corte – Z sin clave de autorización.

Tilde está opción si los usuarios podrán efectuar el corte z sin necesidad de autorización.
Una vez realizada la configuración de la impresora seleccionada se activaran el resto de las opciones de los menús
disponibles.
Consultas.
Permite consultar información filtrando por rango de fechas y
seleccionando el tipo de consulta que se requiera como se muestra en la
siguiente ventana. Estas opciones dependerán del modelo de impresora
fiscal utilizada en el sistema. La nueva opción de “Auditoria de
Documento” (Versión. 4.30) permite elaborar auditorias de documentos
para detectar si falta algún documento. En caso de ser así se le podrá dar
el Status de “Anulado”.
En el ejemplo que se muestra en la imagen siguiente podemos notar la
ausencia de las facturas 00000512 y 00000513 debido a una interrupción
eléctrica que ocasiona la cancelación del comprobante fiscal y el aumento del correlativo.
Pág. 307
A través del nuevo módulo de auditoría de documentos podemos incorporar estos dos documentos como facturas anuladas
en el sistema.
Nota.
Activar Política básica 17 Ventas Activada, “Realizar primero la impresión del documento antes que la actualización”. Esto
busca Eliminar la posibilidad de que una factura que no se imprima quede grabada en el sistema.
Establecer Encabezados y pie de páginas.

Permite agregar encabezado y pie de para ser impreso en el documento.
Status de la impresora.
Información general del estado actual de la impresora.
Como Puerto de conexión, Fecha Actual, Memoria Fiscal,
Memoria de Operación y Serial de la impresora.
Cambio de fecha.
Permite realizar cambio de Fecha y de Hora en la impresora.
Resumen de Ventas
Posibilidad de tener de forma rápida resúmenes de operaciones de Ventas que pueden ser parametrizados según las
necesidades particulares de cada uno de los usuarios. Al hacer clic en el botón de Resumen de Ventas aparecerá la
siguiente ventana donde inicialmente se muestra la información de la fecha actual.
Pág. 308
Permite seleccionar el rango de fechas para las que requiera visualizar la información.
Mostrar por.
Posibilidad de especificar diferentes parámetros para visualización de
información por ejemplo, Consolidado, año, mes, entre otros como se
observan en la ventana.
Recalcular.
Cuando se cambian los valores del rango de fechas o Mostrar por, se debe
hacer clic en el botón “Recalcular para actualizar la información
correspondiente.
Histórico.
Permite tener acceso a la información de periodos anteriores. Al hacer clic
en el botón Histórico aparecerá una ventana con la lista de los periodos
anteriores existentes, se marca el que se desea observar y se hace clic en el
botón Salir que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
Esto nos lleva a la ventana principal donde se debe hacer clic en el botón Recalcular para actualizar la información
correspondiente.
Graficar.
Permite elaborar un grafico con los datos actuales en la ventana. Al hacer clic en el botón Graficar aparecerá la siguiente
ventana. Desde esta ventana se especifica la operación que se desea graficar y valore como la Escala para el Grafico y el
acumulado que puede ser por Año, mes o Semana. Especificados estos valores se hace clic en el botón Graficar para
visualizar el mismo.
Pág. 309
Cargos Automáticos.
Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear
las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago.
Al hacer clic en el botón de Cargos automáticos aparecerá la siguiente ventana. En esta se muestran todas las
facturaciones pendientes por los cargos automáticos se debe entonces seleccionar aquellos cargos que serán cancelados
tomando en cuenta, que debe realizarse desde los más antiguos hacia los más nuevos no pueden seleccionarse los más
recientes ni aleatoriamente.
Detalle.
Si desea ver el contenido del documento se debe
hacer clic en el botón Detalle. Una visualizada la
información puede regresar a la ventana anterior
haciendo clic en el botón Atrás. Al regresar se hace
clic en el botón Aceptar y la información
correspondiente será colocada en el grid de
facturación para su correspondiente totalización.
Pág. 310
Apartados.
Son aquellos documentos que involucran una transacción comercial entre la

empresa y su cliente donde se genera una deuda o saldo por cobrar y no hay
salida de inventario de forma inmediata. Según las normas establecidas por
la organización se puede hacer entrega de la mercancía al momento de
cancelar el 80%(Ejemplo) del saldo y dejar pendiente la factura para ser
procesada al momento de su cancelación total.
En el modulo de Apartados, se pueden realizar abonos al momento de la

transacción. Esto permite realizar pagos al apartado sin generar una factura
hasta que termine de pagar el monto del apartado o puede devolverse el
dinero al cliente. A diferencia de la facturación a crédito, en la cual el cliente
se lleva la mercancía y la paga en cuotas. En apartados, no se factura la mercancía, ésta queda en la empresa, el cliente
paga en varias partes hasta cancelarla totalmente y poder llevarse la mercancía; en este momento es cuando se realiza la
factura. Es una modalidad muy utilizada en tiendas de ropa.
En las políticas avanzadas de apartados puede establecerse el valor de la Mínima Inicial Permitida para realizar el apartado.
Abonos
En la ventana de Apartados, aparecerá el botón Abonos que permite buscar algún apartado creado para realizarle un abono
y así disminuir la cuenta.
Pág. 311
Nota: Cuando el cliente desee cancelar el total de la mercancía, a través del botón Cargar presente en la
ventana de facturación podrá seleccionar el apartado para facturarlo.
En la ventana de Cuentas por Cobrar podrá seleccionar el cliente y elegir el menú Pendientes – apartados, para visualizar
todos los abonos que ha realizado el cliente.
Pág. 312
Pág. 313
Facturas en lote.
El hecho de facturar en masa solo se puede lograr, para aquellos
clientes que posean cargos automáticos configurados. Esta opción
de a2, permite realizar todas aquellas facturas, procedentes de
cargos automáticos de clientes. Los cargos automáticos se utilizan
normalmente para facturación de servicios donde el cliente está
subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de
aplicación, todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que
implante a2. Solo puede facturarse productos que utilicen costo
promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en matrices o
lotes.
Cargos automáticos fijos.

Estos cargos pueden ser de productos o servicios y se asignan
directamente a la ficha del cliente, mediante el botón cargos
automáticos.
Cargos eventuales.
Estos cargos se asignan sólo para la transacción que se está totalizando, de forma que no queda almacenada en la ficha
del cliente. Se realizan a través del botón Avanzados de la ventana de facturas en lote.
En la facturación en lote, el sistema verifica si existen convenios de precios y descuentos para el cliente y los aplica al
asignar el precio del cargo automático.
Botón Avanzado.
Permite incluir y modificar cargos eventuales que se aplicarán en la facturación en lote.
Botón Preliminar.
Permite visualizar el preliminar de facturación en lotes, con esta opción usted podrá realizar procesos como visualizar,
modificar, eliminar y comparar transacciones del preliminar de facturación para luego concluir el proceso con la totalización,
solo es permitido un preliminar a la vez.
Pág. 314
Devoluciones.
Las devoluciones en los procesos de ventas son muy útiles, ya que en una
sola operación se ingresa en el inventario las unidades procesadas y se
elabora la nota de crédito en el estado de cuenta del cliente.
Paso a Paso:
• En el menú Ventas seleccione Devoluciones.

• Haga clic en el botón Cargar para buscar la factura de la que desea
hacer devolución.
• Puede eliminar productos o modificar la
cantidad de productos que desea devolver.
• Proceda a totalizar.
Nota de crédito automática: Si la transacción se genera a crédito el sistema podrá emitir la nota de crédito automática y
quedará reflejada en el estado de cuenta del cliente. Se requiere activar la política avanzada de devoluciones # 19
“Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones”:
Si quiere restringir el uso de las devoluciones puede activar la Política Avanzada # 30 “Activar clave para poder totalizar
operación”, de forma que el usuario podrá crear la devolución pero para totalizarla será necesario incluir la clave del
supervisor.
Pág. 315
Presupuestos.
Un buen sinónimo es Cotización, conceptualmente hablando es un documento
donde se expresa una oferta de un servicio o bien de parte de la empresa a un
cliente. La emisión de presupuestos es parte del día a día del tipo de negocios
donde su target son empresas y no consumidor final, aunque existen sus
excepciones. Este documento es la constancia legal de una oferta de la
empresa, por lo cual se debe tener mucho cuidado en su elaboración. El paso
inmediato al presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la
decisión del cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto,
de aquí nace la importancia y relevancia de la cotización.
Si activa la Política Avanzada de presupuestos # 29

“Autorizado para modificar presupuestos”, el usuario
podrá cargar un presupuesto creado y modificarlo sin
tener que generar otro número de presupuesto.
Desde el Módulo de facturas podrá cargar los

presupuestos en tránsito y facturarlos.
Pág. 316
Nota de entregas.
Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una mercancía al
cliente, en ella se específica los artículos con sus respectivas cantidades a hacer
entregadas. Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, todo
depende de las políticas internas de la empresa. En todo caso puede utilizarse la
función de Cargar para importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si
este existe, donde este reflejado lo solicitado por el cliente.
Para tener un control sobre los seriales de productos entregados puede activar
las políticas asociadas a seriales:
Política Básica de Notas de entrega # 9, “La Transacción maneja seriales.
Política Básica de Notas de entrega # 10, “Obligar la entrada de seriales al
momento de elaborar la transacción”,
Política Básica de Notas de entrega #11, “Incluir seriales nuevos al momento de la transacción”.
Pág. 317
Pedidos.
Un Pedido se utiliza para indicar la intención del cliente en efectuar una compra,
mas no la realiza. Al elaborarse un pedido normalmente no se ejecuta la descarga
de inventario de los productos (puede cambiarse este comportamiento en las
políticas del sistema) por lo tanto, si al momento de la entrega de mercancía o pago
del pedido, este no procede por falta de inventario o dinero según sea el caso, no
altera el inventario y mucho menos las operaciones en las cuentas por cobrar del
cliente.
Plantillas de Ventas.
A través de las plantillas de venta podemos crear una lista de productos que
puede ser cargada automáticamente desde el módulo de ventas.
Esta modalidad tiene cierta similitud con los productos compuestos, sin
embargo, difiere en lo siguiente:
• No es un producto, de manera que no se incluye en la ficha de
productos.
• Se le puede establecer una vigencia de manera que puede utilizarse
para crear ofertas de grupo de productos o combos.
• Se le puede incluir una % de comisión fijo para todos los productos
incluidos en la misma.
• Los precios pueden ser automáticos de manera que al momento de
seleccionar la plantilla los precios sean en función de la suma de los precios de las partes o pueden ser manuales
de manera que se establezca un precio fijo para la plantilla y sus productos.
Pág. 318
• Al momento de cargar una plantilla desde el módulo de ventas todos los productos son cargados en el Grid de
Ventas como productos individuales.
Obsérvese el botón denominado Plantillas.
De igual forma al momento de la impresión los productos son detallados en el documento de forma individual con todas sus
características.
En una plantilla de ventas pueden incluir productos, servicios, productos compuestos, ofertas y presentaciones e inclusive
productos por lotes y tallas y colores.
Crear una Plantilla de Ventas.

Una vez activada la plantilla de ventas aparecerá la
siguiente ventana donde comenzaremos a configurar la
plantilla.
Haga Clic en el botón “Incluir”.
Seguidamente completar la información que pide esta

ventana.
Código.
Escriba el código que será asignado a la plantilla de ventas.
Activo.
Especifique si esta activa o no tildando esta opción.
Descripción.
Nombre o identificación de la plantilla.
Descripción detallada.
Escriba una información más detallada con respecto al
contenido de la plantilla.
Vigencia Desde – Vigencia hasta.

Combinando estas dos opciones se puede especificar un
rango de fechas donde será valedera la plantilla para las
ventas.
Comisión.
Si las ventas realizadas con la plantilla asumieran adicionalmente alguna comisión.
Precio de venta.
Se utiliza para especificar la forma en la que será indicado:
• Cálculo automático de precios
• Ajuste Manual de Precios.
Especificada toda esta información se debe hacer clic en el botón Siguiente, como muestra la ventana siguiente.
Se mostrara una ventana donde se debe indicar:
Seleccione.
Permite indicar cuáles son los artículos que se irán agregando a la plantilla.
Cantidad.
Cuantos artículos serán especificados en la plantilla.
Pág. 319
Presentación.
Si el artículo tiene definidas presentaciones podrán ser seleccionadas desde esta lista desplegable.
Incluir.
Una vez indicada esta característica de los elementos de la plantilla se debe hacer clic en el botón Incluir.
Siguiente.
Finalmente una vez que se han agregado todos los artículos que conformarán la plantilla de ventas se debe hacer Clic en el
botón “Siguiente” y la plantilla quedara registrada en la lista de Plantillas disponibles para las ventas.
Ajustar.
Para realizar algún cambio en alguno de los precios totales de la plantilla se debe hacer clic en el botón ajustar. Aparecerá
otra ventana donde se debe escribir el ajuste de precio correspondiente como se muestra en las siguientes imágenes. Se
debe tener claro que el ajuste se hace sobre el total de la plantilla y el mismo será distribuido entre los diferentes artículos
que la conformen.
Grabar.
Especificados todos los elementos que conforman la plantilla se hace clic en el botón “Grabar”
Pág. 320
Eliminar.
Permite eliminar un artículo de la lista que se ha creado en la parte superior de la ventana. Se debe seleccionar el artículo
que se desea borrar de la lista y hacer clic en el botón eliminar.
Restablecer.
Lleva los precios a sus valores originales.
Pág. 321
Reimpresiones
Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser:
• Facturas
• Apartados
• Devoluciones
• Presupuestos
• Notas de Entrega
• Pedidos
Permite especificar fecha o estatus del documento que se desea

reimprimir.
Permite Filtrar los documentos bajo ciertas características.
Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de
Entrega, Pedidos.
Status.
Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes.
Clientes.
Permite seleccionar un Cliente en particular.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango de Documentos.
Usuario.
Permite indicar un Usuario en particular.

Posibilidad indicar un rango de fechas.
Serie.
Posibilidad de indicar la serie que se desea reimprimir
Pág. 322
Menú Compras.
Compra de mercancía.
Su función es la de ingresar al inventario de la empresa los
productos facturados por el proveedor, igualmente la
compra de servicios; además se registran las Compras a
Crédito lo que genera las Cuentas por Pagar de la
empresa.
Es uno de los procesos administrativos más delicado ya

que se tocan partes vitales en la administración como lo
son: Inventario y Cuentas por Pagar (CxP).
Paso a Paso
1. Seleccione el depósito a utilizar como principal.
2. Seleccione un proveedor de la lista.
3. Seleccione la moneda a utilizar.
4. Ingrese los productos en el grid central.
5. Para finalizar el proceso presione el botón de Totalizar.
Seriales.
Si alguno(s) de los artículos que se están ingresando al momento de la compra hace uso de los seriales se debe hacer Clic
en el botón Seriales, aparecerá una ventana donde será posible ingresar los seriales correspondientes.
Nota: Este procedimiento fue explicado en la opción Inventario del menú Mantenimiento.
Recuerde tomar en cuenta las políticas correspondientes al Manejo de Seriales, estas son las políticas Básicas # 9, 10 y 11
de Compras.
Pág. 323
Cambio de Depósito.
Posibilidad de cambiar el depósito por cada ítem. Cuando la política del usuario lo permite se puede cambiar en cada línea
del documento el depósito de donde será ingresada la mercancía. En esta pantalla simplemente se muestra la lista de
depósitos disponibles, seleccione uno y presione el botón de Aceptar.
Política Avanzada # 1, “Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular”
Centro de Costo en compras.

Si a2 contabilidad está instalado podrá asignar centros de costos a la compra de mercancía. Se requiere
activar la política avanzada de compras # 21, “Activar centros de costo en la transacción”.
Centro de Costo General: Se indica el centro de costo en la ventana de totalización de la compra, éste afectará a todos los
ítems de la factura.
Centro de Costo por Ítems: En cada ítem podrá pulsar el botón centro de costo al posicionarse en la columna cantidad del
grid.
Pág. 324
Unidades Detalladas.
Detallado
Si el artículo seleccionado tiene definidas presentaciones para manejarse como detallado, al momento de la compra podrá
hacerla por la unidad completa o la unidad detallada. Si se ingresa el articulo sin hacer clic en el botón detallado se estará
ingresando en unidad completa si se hace clic en el botón detallado se estará ingresando por unidad detallada.
Unidad Completa.
Unidad Detallada.
Adicionalmente para que este botón se encuentre disponible se debe tener activada la política avanzada de Compras # 25
“Permitir Operaciones con unidades detalladas”.
Nuevo.
Permite agregar nuevos artículos al momento del registro de la compra.
Pág. 325
Detalle del Item.
Permite agregar un comentario adicional a los artículos individualmente al momento del registro de la factura de compras.
Planificación de Compras.
Permite al momento de elaborar cualquier documento de compras sugerir una cantidad a pedir de los productos del
proveedor con el que se está trabajando, teniendo la posibilidad de poder aplicar varios criterios:
Muestra los artículos de ese proveedor con su existencia actual. Aparecen 6 columnas Código del Artículo, Descripción,
Orden de Compra, Existencia, Cantidad y Costo Reposición.
Orden Compra.
Cantidad de artículos que se encuentran pedidos en Órdenes de compra.
Pág. 326
Existencia.
Existencia actual de los artículos en el inventario.
Cantidad.
Cantidad a pedir de un determinado producto. Esta cantidad puede ser indicada según varios criterios como se explicará
más adelante.
Costo Reposición:
Criterios pará indicar la cantidad de Compras.
Al hacer clic con el botón

derecho del mouse dentro
de la ventana que indica
los productos y sus
existencias aparece un
menú donde se muestran
una serie de opciones con
las que se puede
especificar la cantidad de
los artículos que se
desean comprar.
Asignar Cantidad de la Última Compra.

Colocará las cantidades correspondientes a los artículos según la última compra que se haya realizado de los mismos.
Poner Cantidad a cero (0).

Colocar todas las cantidades en cero.
Pág. 327
Asignar existencia actual.
Indica que la cantidad que será especificada para los artículos es la existencia actual.
Alcanzar existencia máxima.

Para utilizar está opción los artículos en la lista deben tener indicada en su ficha la cantidad máxima de este articulo. El a2
Herramienta Administrativa Configurable sumara a la existencia actual tanto artículos como haga falta para llegar a la
cantidad indicada como máximo.
Ver histórico del producto.

Esta opción permite basados en diferentes criterios poder conocer el movimiento de los productos.

Especificar un periodo de tiempo para realizar la búsqueda de la información.
Inventario: seleccionar cual es el articulo del que se quiere chequear el histórico.
Usuario
Indicar un usuario.
Adicionalmente se tiene el botón Operaciones el cual permite realizar un filtro para el histórico según el tipo de transacción y
su respectivo Status.
Pág. 328
Una vez especificadas todas las características para el filtrado del histórico se debe hacer Clic en el botón “Iniciar”.
El resultado será un listado que se muestra en la ventana como sigue
Finalmente este resultado puede ser impreso al hacer Clic en el botón “Imprimir”
Con el Botón Preliminar el resultado será el siguiente
Pág. 329
Ver órdenes de compra.
Si el artículo seleccionado tiene órdenes de compra pendientes
Nota: La cantidad también puede ser ingresada seleccionando el artículo que se desea modificar y presionando la tecla con
el signo Mas (+) aumentar la cantidad y desea disminuir la cantidad se debe hacer Clic en el signo (-).
Por último se tiene el botón “Importar” el cual permitirá enviar los artículos que aparecen en la lista hacia el grid de la
Compra donde se ingresan los artículos de la compra.
Pág. 330
Resumen de Compras.
Este botón permite obtener de forma rápida un

resumen de las operaciones de compras el cual
puede ser configurado según las necesidades
particulares de cada usuario.
Se puede configurar para mostrar la información por

rango de fecha, por Consolidado, Año, Mes, Día,
Promedio y Ordenado x Monto de Compras.
Para tener disponible este botón debemos activar la

Política Avanzada de Compras # 28 “Activar
Resumen de Compras”
Esta opción también nos permite generar un grafico de los datos presentados en el cuadro de resumen.
Esta opción nos permite también consultar la información de periodos cerrados previamente utilizando el botón “Histórico”.
Pág. 331
Devolución en compras.
Al realizar devoluciones en Compras se están haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de
devolución a proveedor y la Nota de
Débito por el monto contemplado en el
documento. Las devoluciones a
Proveedor puede ser por defectos de
fabrica en los productos, artículos
vencidos, entre otros.
Si es de contado: No genera nota de

débito, solo descarga del inventario los
productos.
Si es a crédito: Genera una nota de
débito en cuentas por pagar, requiere
activar la política avanzada de compras #
14 “Emitir nota de débito al momento de la devolución en compras”.
Órdenes de compra.
Las Órdenes de Compra (ODC), son
documentos que una vez emitidos, establece
un vínculo entre el proveedor y la empresa, ya
que esta expresa y da fe de la intención de
compra de algún bien o servicio del proveedor
involucrado. Posibilidad de elaborar una Orden
de Compra a partir de un Pedido en las
transacciones de Ventas. Con esto, el pedido
de un cliente se puede transformar en una
ODC para posteriormente elaborar la Orden de
Compra.
Una vez totalizada la orden de compra adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía,
seleccionando el botón cargar.
Pág. 332
Órdenes de servicio.
Es un documento similar a la orden de compra que sólo
permite hacer la solicitud de servicios, no permite ingresar
productos. Una vez totalizada la orden de servicio adquiere el
estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de
mercancía, seleccionando el botón cargar.
Pág. 333
Notas de Entrega Proveedores.
Cuando en las relaciones comerciales con los proveedores
se establecen créditos en las compras de productos, estos
al momento del despacho envían con la mercancía una
nota de entrega que especifica las cantidades y el monto en
dinero de la compra. La Nota de Entrega emitida por el
proveedor es el documento que certifica la entrega de los
productos a la empresa, además es el soporte físico para
realizar la carga de inventario a través de esta transacción.
Pág. 334
Menú Compras – Reimpresiones.
Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden
ser:
• Compra de mercancía
• Devolución en compras
• Órdenes de compra
• Ordenes de servicio
• Notas de Entrega Proveedores
Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de
Entrega, Pedidos.
Pág. 335
Status.
Clientes.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango
de Documentos.
Usuario.

Resultado de la reimpresión.
Pág. 336
Ensamblaje de productos.
Los productos ensamblados es una característica con la que cuenta el sistema a la hora de crear la estructura del
inventario, que consiste en crear un producto conformado de diferentes elementos (materia prima, productos) que
previamente debe estar creados, parecido a un producto compuesto, a diferencia de los productos compuestos este si
maneja existencia, los productos ensamblados una vez que se cierra una orden de ensamblaje, ingresan al inventario a
través un cargo de inventario con su respectivo costo promedio generado y un descargo de los productos que lo componen,
que son los elementos que lo conforman.
Al igual que el resto del inventario, los productos ensamblados pueden manejarse por lotes o tallas y colores, igualmente
pueden manejar seriales, de manera que al momento de ingresar al inventario como productos terminados se alimentan los
seriales de la transacción.
Pasos para crear un producto ensamblado.
Crear un Departamento de Inventario.
En el módulo de a2Admin, efectuar Clic en el Menú Mantenimiento opción
Departamentos.
Crear el departamento indicando su clasificación como ensamblados.
Crear el Depósito de Origen y el Depósito Tránsito.
El depósito origen.
Es el depósito que dispone de los elementos inicial (Materia
prima, Productos) que conforma la disponibilidad inicial que
va dar origen al producto ensamblado.
Pág. 337
El depósito en tránsito.
Es el depósito que al emitir la orden de
ensamblaje, recibe del depósito origen la
transferencia de los productos y la cantidad
que se necesita para elaborar el producto
ensamblado.
Incluir los componentes (materia Prima,

elementos) que van conforman el producto
que se va ensamblar.
Paso a paso
Ejecutar el módulo a2Admin.
Nota: Para seguimiento se debe crear el Departamento de Ferretería y posteriormente incluir los artículos que se indican
más adelante. Cree el departamento como se especifica en la siguiente imagen.
Efectuar Clic en el Menú Mantenimiento y seleccione la opción Inventario.

Incluir los siguientes productos con su descripción, costo y existencias respectivas
Pág. 338
Artículos para complementar el ejercicio.
Descripción
Código Departamento Descripción Marca Referencia Unidad
detallada
Transformador 39w Transformador
TRANSF38 Ferretería General Transformador Unid
General 39w General
ESTAR01 Ferretería Estarte General Estarte General General Estarte Unid
Fluorescente 38W Fluorescente 38W

FLUO38 Ferretería General Fluorescente Unid
General General
Costos y existencias de los artículos
Costo Costo
Código Costo Anterior Costo Actual P.V.P. Existencia
promedio Reposición
TRANSF38 20 20 20 20 35 20
ESTAR01 2 2 2 2 5 20
FLUO38 25 25 25 25 40 20
Pág. 339
Incluir los productos que se van a ensamblar.
Paso a paso
Ejecutar el módulo a2Admin.
Efectuar Clic en el Menú Mantenimiento y

seleccione la opción Inventario.
Incluir el producto que se va ensamblar.
Efectuar las configuraciones iníciales.

Crear las clasificaciones.
La clasificación es una etiqueta predeterminada que permite identificar posteriormente con mayor facilidad las transacciones
que se generan durante el proceso de ensamblaje bien sea transferencias, cargos y descargos de inventario.
Paso a paso
Crear las siguientes clasificaciones
Ejecute el módulo de a2Sistema.
Efectuar Clic sobre el botón del archivo ejecutable del módulo a2Sistema.
Seleccione el Menú Archivos y seleccione la opción Clasificación.
En la ventana de clasificación escriba las etiquetas que se desea asignar a cada clasificación.
Pág. 340
Ejemplo. Descargos de productos x Ensamblaje, Cargo de Productos x Ensamblaje, Transferencia de productos x

Ensamblaje
Efectuar las configuraciones iníciales.
En Títulos y Correlativos, efectué las Configuraciones iníciales indicando los depósitos de origen y tránsito que
corresponden a la ubicación de los componentes durante el proceso de ensamblaje.
Paso a paso.
• Ejecutar el módulo de a2Sistema.

• Efectuar Clic en el menú Archivo y seleccione la opción Títulos y Correlativos.
• Efectuar Clic en el botón Modificar Registro.

• Efectuar Clic en la ficha Ensamblaje.
• Escriba el próximo número de la orden de Ensamblaje.
• Seleccione el depósito de origen
• El depósito origen es el área donde se encuentran inicialmente los elementos que van a formar parte del producto
que se desea ensamblar y estos elementos son los que van a conformar una orden de ensamblaje.
• Seleccionar el depósito de tránsito.
• El depósito de tránsito, es el área hacia donde se transfiere los artículos ya ensamblados.
Clasificación para las operaciones.
Seleccione la clasificación para las diferentes operaciones

que se dan dentro del proceso del ensamblaje, como son la
clasificación traslados, clasificación Descargos para
Ensamblaje, clasificación Cargos para Ensamblaje, observe
la ventana anterior.
Pág. 341
Elaborar un formato de Impresión.

El sistema por defecto incorpora unos formatos predeterminados para las transacciones de ensamblaje, estos deben ser
adecuados a la exigencias de cada usuario, para esto se debe utilizar el editor de formato.
Paso a paso
Ejecute el módulo de a2Sistema.
Efectuar Clic en el menú Archivos.
Seleccione la opción de Formatos de Impresión.
Efectuar Clic en el Nodo de Ensamblaje, luego en Emisión de Orden de Ensamblaje.
Seleccione el formato que viene prediseñado en la aplicación, llamado ENSAMBLAJE.
Seleccione el formato que desee modificar y efectué Clic en el botón Editar Formato.
Pág. 342
Efectué Clic en el botón Editar Formato, Observe el formato y las variables disponibles, estas las puede anexar al formato,
para mayor información consulte en el módulo de a2Sistema el tema relacionado al editor de formato.
Crear la plantilla de ensamble del producto.
Al momento de crear la plantilla se debe indicar la cantidad de productos que se desea elaborar con los componentes
(elementos, materia prima) que se incluyen en la plantilla. Los componentes o materia prima de una orden pueden ser de
cualquier tipo excepto producto compuestos.
Las presentaciones pueden ser las partes que conforman una orden de ensamblaje.
Pág. 343
Paso a Paso.
Ejecute el módulo a2Admin.
Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje y Seleccione la opción Plantillas de Ensamblaje.
En la ventana Plantillas de Ensamblaje, en la parte superior de dicha ventana se encuentran las siguientes opciones:
• Seleccione: Indique el producto que desea ensamblar.
• Cantidad: Indicar la cantidad total que se desea ensamblar.
En la parte inferior de la Ventana, seleccione los

elementos (Materia prima, producto) que va componer
el producto final que se desea ensamblar, indicar la
cantidad que se requiere de cada uno de los
elementos.
En la opción presentación, se debe seleccionar la
presentación que desea incluir dentro del producto
ensamblado.
Efectué Clic en el Botón Incluir.
Efectuar Clic en el Botón Siguiente, para pasar a la
ventana Plantillas de Ensamblaje – Totalizando.
En la ventana Plantillas de Ensamblaje – Totalizando,
indicar otros costos y Gastos adicionales. Al final
se observará el total de Costos más Gastos.
Escriba el detalle o Comentario que se desea.
A través del Botón Preliminar, se observa el
preliminar de la plantilla.
Efectuar Clic en el Botón Grabar para guardar la
plantilla.
Nota.
Se puede crear presentaciones para que forme parte de una orden de ensamblaje.
Pág. 344
Nota.
Al momento de grabar la plantilla pueden indicarse los porcentajes adicional
correspondientes al porcentaje de gasto u otros costos que se desea incluir como parte del
costo del producto ensamblado.
Creación de Ordenes de ensamblaje.
Al crear una orden de ensamblaje, se genera una transferencia de los componentes que conforman el producto ensamblado
hacia el depósito de tránsito (Ej. Depósito Ensamblaje) y genera una orden de ensamblaje en tránsito con su respectivo
documento de salida.
Nota: Al tratar de emitir una orden sin efectuar una configuración inicial de los depósitos, tanto el depósito
origen como el depósito de tránsito, el sistema emite un mensaje de advertencia. Observe la siguiente
ventana.
Pág. 345
Paso a paso
A. Efectuar Clic en el menú Ensamblaje.
B. Seleccione la opción Emitir Orden.
C. Seleccione, se debe seleccionar el producto que se desea ensamblar, previamente creado en la ventana plantillas de
ensamblaje.
D. Cantidad, debe indicar la cantidad de productos
que se desea ensamblar.
Efectué Clic al Botón Siguiente, para dar paso a

la ventana Emitir Orden – Totalizar, Otros datos
adicionales pueden ser incluidos al momento de
totalizar la orden de ensamblaje: Fecha de
Entrega se debe indicar la fecha estimada de
entrega, Se debe seleccionar la orden de Compra,
Responsable, Autorizado, Propósito, Clasificación
y el Detalle o Comentario.
Nota.
Al momento de generar la orden, los componentes pueden ser modificados o reemplazados por otros, así
como sus cantidades pulsando las teclas del símbolo + para incrementar la cantidad y la tecla del símbolo -
para disminuir la cantidad, con su consecuente modificación del costo promedio del producto final.
Cuando se selecciona un producto y la cantidad excede de la cantidad disponible en el inventario o su

existencia es cero, este producto aparece en la ventana Emitir Orden con el texto color rojo.
Cuando se anexa un producto diferente a los que se encuentran en la plantilla la relación con esta se pierde.
Pág. 346
Al efectuar Clic en el Botón Preliminar, muestra un preliminar de la orden ensamblaje.
Botón Grabar, permite confirmar su selección de procesar la transacción de emitir orden.
Pág. 347
Ejemplo de una orden de Ensamblaje.
Nota: Si alguno de los componentes de la orden maneja seriales los mismos pueden indicarse al momento de elaborar
la misma o al momento de cerrar la orden.
Pág. 348
Consultar Órdenes.
Aquellas órdenes cuyo status se encuentren en tránsito, pueden ser consultadas con todos sus detalles, las mismas
pueden ser reimpresas al mismo tiempo.
Paso a paso
Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje.
Seleccionar la opción Consultar Orden.
En la ventana Consultar Orden, se debe seleccionar la orden y efectuar Clic en el botón Siguiente. En el ejemplo de la
imagen aparece solo una Orden pero recuerde que aparecerá la lista de todas las órdenes elaboradas para su consulta.
El botón Reimprimir permite imprimir de nuevo el documento (Orden de producción), Solo se debe seleccionar con un Clic
aquella orden que se requiera imprimir.
Al efectuar Clic el botón siguiente, pasa a la ventana Consulta Orden, donde se observa los componentes (Materia Prima)
con sus cantidades y precio del producto que se desea ensamblar.
Pág. 349
Al efectuar el botón siguiente, pasa a la venta Consultar Orden – Totalizador, observe la siguiente ventana.
Cierre de Orden.
Una vez que el producto este procesado la orden puede ser cerrada para descargar el inventario de forma definitiva e
ingresar el producto ensamblado al inventario, incrementando así el inventario.
Paso a paso
Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje.
Seleccionar la opción Cerrar Orden
Pág. 350
En la ventana Cerrar Orden, se selecciona la orden y se efectúa Clic en el botón siguiente
Nota.
Cualquier ajuste o reemplazo de los componentes puede ser realizado al momento de cerrar la orden.
En esta ventana se puede cambiar los componentes de la orden, puede ser incluyendo elementos o eliminando.
l efectuar Clic en el botón Siguiente en la ventana anterior pasan a la ventana Cerrar orden totalizando. El costo unitario
final será el producto de los costos de componentes que se hayan utilizado durante su proceso de ensamblado + los otros
costos asociados.
Transacciones que se generan al momento de cerrar la orden de ensamblado.

Son Dos (2) transacciones se generan al momento de cerrar una orden:
Pág. 351
Un (1) descargo de inventario que corresponde a todos los componentes que se utilizaron en el producto ensamblado.
Un (1) cargo de inventario que corresponde al producto ensamblado.
Al efectuar Clic en el botón Siguiente de la próxima ventana, se totaliza la transacción.
Anular Orden de Producción.

Se debe entrar a la opción de Cerrar orden allí aparece la lista ordenes existentes para anular alguna de ellas debe en
primer lugar seleccionarla y luego hacer Clic en el botón Anular.
Nota.
Las órdenes pueden ser anuladas al momento de su cierre.
Cuando esto ocurre se genera nuevamente una transferencia de las partes hacia su depósito de origen.
Nota.
Una orden de ensamblaje puede tener un costo mayor o menor al momento del cierre ya sea por reemplazo en las
partes o por variación en las cantidades. Es a través del reporte de "Ordenes de Ensamblaje" que podemos analizar
estas variaciones.
Pág. 352
Informes disponibles.
En la aplicación existen los informes de Plantillas de Ensamblaje, Órdenes de Ensamblaje, Consumo del Periodo.
Informe Plantillas de Ensamblaje.
Este informe permite observar las plantillas de Ensamblaje previamente creadas.
Paso a paso.
Efectuar Clic en el Menú Informe.

Seleccione la opción Ensamblaje.
Seleccione Plantillas de Ensamblaje.
En la ventana Plantillas de Ensamblaje, seleccione las opciones que desea, en este ejemplo se seleccionó el departamento,
incluir referencia, incluir productos sin componentes.
Pág. 353
Al efectuar Clic en el Botón Preliminar de la ventana anterior, muestra así un preliminar de dicha solicitud. Observe que en
el preliminar muestra dos plantillas con sus respectivos elementos (Productos).
Al hacer Clic sobre el Botón Impresora aparecerá la ventana para seleccionar la impresora por donde se desea imprimir el
reporte de Plantillas de Ensamblaje.
Al hacer Clic sobre el Botón Exportar aparecerá la ventana para seleccionar el formato (ASCII, Documento Word, Excel,
HTML, a2 Visor y Texto-Solo Datos) hacia donde se requiere enviar el reporte de Plantillas de Ensamblaje.
Informe Órdenes de Ensamblaje.
Efectuar Clic en el Menú Informes.

Seleccione la opción Ensamblaje y posteriormente Órdenes de Ensamblaje.
Pág. 354
En la Ventana órdenes de Ensamblaje, seleccione las opciones que se requiera, en este ejemplo se selecciono el
departamento de ensamblaje, Incluir Ordenes en Tránsito, Ordenes Procesadas, Ordenes Anuladas y detallar
Componentes, al finalizar con el proceso de selección efectuar Clic en el Botón Preliminar..
Observe la orden de ensamblaje en su modalidad de preliminar.
Informe Consumos del Período.
Efectuar Clic en el Menú Informes.
Seleccione la opción Ensamblaje y posteriormente consumos del período.
Seleccione el rango de fecha que se desea consultar, el orden que desea del reporte y demás opciones y efectué Clic en el
Botón Preliminar.
Pág. 355
Observe el informe del consumo del período.
Menú Bancos – Transacciones.

Los controles bancarios por
parte de la empresa permiten
detectar fallas de las
instituciones bancarias y propias,
además, cuando se realizan
todas las operaciones de forma
correcta y oportuna se obtienen
saldos reales de las cuentas
actualizadas mucho antes que el propio banco.
En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en
Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a
bancos, así su contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida.
Nuevo.
Permite la elaboración de las transacciones básicas del Banco como son:
• Elaboración de Cheques: haga clic en el botón Nuevo, luego en Cheques.

• Notas de Débito: haga clic en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito.
• Depósitos: haga clic en el botón Nuevo, luego en Depósitos.
• Notas de Crédito: haga clic en botón Nuevo, luego Notas de Crédito.
• Transferencia de Fondos.
Elaboración de Cheques.
Pág. 356
Notas de Debito.
Elaboración de Depósitos Bancarios.
El mecanismo de depósitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depósitos bancarios no
relacionados con las Ventas y la segunda de Ventas Diarias y la Cobranza.
Depósito bancario no relacionado con la venta.
Hacer clic en el botón Nuevo y seleccionar la opción Depósitos.
Pág. 357
Aparece la ventana que se muestra a la derecha, donde se

indica las cantidades a depositar y su respectivo tipo
(Efectivo, cheque, Tarjeta de Débito y Tarjeta de crédito)
además de indicar el Banco, Fecha de liberación y el
detalle correspondiente para número de cheque, de tarjeta
de crédito o tarjeta de debito.
El botón “Resumen” muestra la siguiente ventana. Donde se puede observar todas las características de la transacción.
Luego de indicar la información inicial se debe especificar el Detalle del movimiento, las cuentas que intervienen en la
transacción y por ultimo hacer Clic en el botón de Totalizar.
Pág. 358
Realizar Depósitos No Relacionados con las Ventas.
Paso a Paso
• Seleccione el botón Nueva y elija Depósitos.

• Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación.
• Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito) haga
clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+ Flecha Abajo. En los casos distintos a
efectivo seleccione el nombre o descripción de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberación y las
observaciones. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo.
• Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el
botón Borrar.
• Seleccione o escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Se
abrirá una ventana en la que puede colocar un detalle o información adicional para la operación.
• Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea
presione la tecla de Flecha Abajo. o y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un
concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad
de salir del Banco e ir a la opción Conceptos.
• Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.
Eliminar líneas del comprobante.
Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón
Borrar.
Depósitos de Ventas Diarias o Cobranzas del día:
Esta opción permite realizar el balance de las ventas y las cobranzas de forma automática, desglosando las ventas en las
formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. En las tres últimas formas de pago se
diferencian para cada tipo de tarjeta de crédito o débito y por entidades bancarias.
• Documento: Indique el número del depósito realizado.

• Fecha deposito: Ingrese la fecha del día que se realizo el corte de ventas, haga clic en el botón a la derecha del
cuadro para mostrar el calendario.
Pág. 359
• Luego haga clic en el botón Ventas.
• Indique fecha de Venta: Ingrese la fecha en la que se realizo la venta que se está registrando.
• Una vez indicada la fecha de ventas oprimimos el Botón Iniciar:
• Aparecerán entonces todas las transacciones de ventas realizadas en la fecha indicada desglosadas según su
forma de pago (Efectivo, Cheque, etc.) En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que
deseamos depositar en el banco con el cual nos encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la
primera columna a la izquierda representada por una X, haciendo doble clic en ella desmarcamos la
transacciones, al hacerlo estas no serán procesadas para este depósito, quedando pendientes las restantes, con
la posibilidad de efectuar otro depósito pero en otro banco distinto.
• Una vez seleccionadas las transacciones que se requieren agregar al depósito. Se efectúa clic en el botón
Procesar.
• Resumen: El botón resumen le permite visualizar todos los montos que forman parte de la transacción como lo
mostramos anteriormente.
• Detalle Movimiento: El sistema coloca un detalle por defecto el cual puede ser complementado pos el usuario.
Pág. 360
• Indique los conceptos o cuentas correspondientes
• Por último haga clic en Totalizar.
En el grid se puede observar una vez totalizada la transacción el Depósito por ventas o por Cobranza según sea el caso.
Por último se imprime un reporte que se puede observar en una figura más adelante en estas páginas.
Depósito de Cobranza del día: Este procedimiento es igual que los Depósitos de Ventas Diarias, como se puede observar
en la figura la disponibilidad de esta capacidad la diferencia estriba en la utilización del botón Cobranzas.
Pág. 361
En la siguiente figura se puede observar las dos (2) transacciones Depósito de Ventas y Depósito de cobranza.
Cuando se totalizan las transacciones de depósito de Ventas o deposito de Cobranza se imprime el siguiente formato.
Pág. 362
Notas de Crédito
Se refiere a las operaciones a nuestro favor como serían los intereses por cuentas entre otros, emitidas por el banco a
nuestro favor.
Se hace Clic en el botón Nuevo.

Seleccionar la opción Notas de Crédito desde el menú que se despliega a continuación.
Aparece el siguiente cuadro donde se debe completar la información requerida para la transacción.
Pág. 363
Paso a Paso
1. Próxima Nota: Para cambiar número de Nota de Crédito haga clic sobre él e introduzca el nuevo número.
2. A la derecha Ingrese el monto de la transacción.
3. La cantidad de escrita en Letras aparece Automáticamente.
4. Fecha Desde – Facha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón a
la derecha de la fecha actual.
5. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.
6. Detalle Movimiento: Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total de la Nota de
Crédito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha
de la celda o presiona la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto
apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe,
automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a
la opción Conceptos.
7. Eliminar Línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego
haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.
8. Haga clic en el Botón Totalizar para finalizar el proceso.
En la parte superior de la ventana se encuentran 2 opciones adicionales las cuales son:
• Imprimir Nota: Se activa si se desea que al momento de generar la nota se requiere que se imprima.
• Es cheque devuelto: Se activa si la operación se está incluyendo por un cheque devuelto y se requiere llevar el
control de los cheques devueltos.
Políticas aplicadas a la transacción.
1. Realizar operaciones con bancos inactivos.
10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito.
Transferencias entre cuentas.

Esta operación genera en la cuenta que entrega el monto una Nota de Débito y en la cuenta que recibe el monto una Nota
de crédito.
Hacer Clic en el botón Nuevo.

Seleccione Transferencias.
Paso a Paso:
1. Próxima Nota: Para cambiar número de Transferencia haga clic sobre él e introduzca el nuevo.
2. Ingrese la cantidad de dinero.
3. Destino Transferencia: Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria hacia donde desea transferir el dinero. Haga
clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro para mostrar la lista de Cuentas Bancarias.
4. La cantidad de: en Letras es Escrita Automáticamente.
5. Fecha Desde – Fecha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón
que se encuentra a la derecha del cuadro.
6. Detalle Movimiento: Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para
salir.
7. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una
nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona
Pág. 364
la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione
ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema
preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos.
8. Eliminar línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego
haga clic en el botón Borrar.
9. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.
En la parte superior derecha de la ventana se tiene la opción:
Imprimir Transferencia.
Al activarse adicionalmente al registro de la transacción se imprime un reporte como se muestra en la figura siguiente.
Pág. 365
La transferencia se registra en la cuenta que cede el dinero como una Nota de Débito como se ve en la siguiente figura.
En la cuenta que recibe el dinero la transferencia se refleja como una Nota de Crédito como se puede observar en la
siguiente imagen.
Políticas aplicadas a la transacción.
1. Realizar operaciones con bancos inactivos.

11. Autorizar las transferencias entre cuentas.
Manejo de Diferidos.
Haga clic en el botón Diferidos.
Pág. 366
Conciliaciones.
Conciliaciones: haga clic en el botón Conciliar.
Paso a Paso.
En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble clic sobre la operación que desea conciliar, al
hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está PRE-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias. El
Botón Derecho del Mouse permite Marcar ó Desmarcar todas las transacciones.
Para esta paso es necesario el revisar las políticas # 13, “Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas” y la #
16, “Permitir conciliaciones de cuentas”.
Al momento de marcar todas las

operaciones reflejadas en el estado de
cuenta del banco con las elaboradas en
a2, haga clic en el botón Conciliar.
En la ventana se muestra en resumen los
montos de las operaciones PRE-
Conciliadas los cuales deben arrojar en
el campo Diferencia la cantidad de cero
(0) para así poder procesar la
conciliación.
Para terminar el proceso haga clic en el
botón Grabar.
Para imprimir el reporte de conciliación
bancaria haga clic en el botón Imprimir.
Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya
que esta acción puede afectar los saldos disponibles.
Pág. 367
Menú Bancos – Reimpresiones.

Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser: Cheques, Notas de débito, depósitos y notas de crédito.
Podrá además especificar fecha o estatus del documento que se desea reimprimir.
Tipo Transacción.
Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Cheques, Notas de Debito, Depósitos y Notas de Crédito.
Status.
Clientes.
Desde – Hasta.
Permite seleccionar un Documento o un rango de
Documentos.
Usuario.
Beneficiario.
Permite seleccionar un Beneficiario en particular.

Pág. 368
Informes
A2 Herramienta Administrativa Configurable cuenta con

una gran variedad de informes para realizar el análisis
de la información almacenada en el sistema. Recuerde
que la gestión administrativa de la empresa no es sólo la
Venta y Compra de mercancía. También se tiene una
gran cantidad de decisiones que se pueden tomar en
función del análisis de los movimientos de compra-venta,
clientes, proveedores, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, libro de ventas, libro de compras, movimiento de
unidades, entre otros.
Para el uso de los informes debe seleccionar el menú Informes donde aparecerán los grupos principales de informes y de
cada uno de ellos se tienen disponibles un grupo especifico de informes. Como se podrá deducir de las siguientes
explicaciones asociadas al uso de los informes, de una sola opción del menú informes se puede desprender múltiples
análisis según los “Filtros” que se aplique a los mismos.
Por esta razón lo invitamos a revisar y analizar todas las posibilidades disponibles, en esta sección del manual haremos
referencia a los informes que tiene mayor peso en la administración del negocio por razones tributarias y de ventas.
Generalidades de los Informes.
Se analizará el reporte de Departamentos de Inventario con la finalidad de realizar la explicación correspondiente a los
elementos disponibles en la configuración de los informes disponibles en el sistema.
En la ventana siguiente se muestra cómo seleccionar el Reporte General de Departamentos.
Una vez seleccionado este reporte aparecerá la siguiente ventana.
Orden del Reporte.

Como se ordenara la información dentro del reporte, en este caso se tiene disponible por Código o por Descripción.
Activo
Permite indicar si se seleccionará departamentos Activo, Inactivos o Todos.
Pág. 369
Clasificación.
Permite la agrupación de la información según ciertas características de clasificación, pudiendo ser por Productos,
Compuestos, Servicios o Ensamblados.
Desde – Hasta.
Se puede seleccionar un depósito en particular o un rango de Departamentos.
Incluir Consolidado.
Es una opción particular en este informe que permite observar una totalización de toda la información referida a los
departamentos.
Preliminar
Una vez especificados los parámetros correspondientes a la información que se desea presentar en el informe se puede
hacer uso del botón “Preliminar” para visualizar la misma antes de decidir imprimirla. El resultado será como se meustra en
la siguiente imagen.
Impresora
Permite la impresión del informe pudiéndose indicar por cual impresora se emitirá el resultado así como, número de copias
y el intervalo de páginas a imprimir.
Pág. 370
Exportar
Permite enviar el resultado de un informe hacia un archivo utilizando alguno de los formatos disponibles, Ascii (Texto),
Documento (Word), Excel, Html, a2 Visor o Texto-Solo Datos.
Informe Movimiento de Unidades.

Este informe reviste importancia por ser uno de los reportes solicitados por los entes tributarios del país. En el mismo se
muestra el movimiento de entradas, salidas (Normal, Autoconsumo, Retiros), tanto en unidades con valor monetario.
Para llegar al informe seleccionamos el menú Informes – Inventario – Movimiento de unidades. Como se muestra en la
siguiente ventana.
Para obtener el informe en la ventana siguiente se debe seleccionar la opción “Formato Fiscal de Inventario”, se mostrará el
titulo del reporte “Movimiento de Unidades según el artículo 177 Ley de impuesto sobre la renta”. Para visualizarlo haga clic
en el botón “Preliminar”.
Pág. 371
Este es el resultado del reporte Movimientos de unidades
Informe Ventas diarias (Cierre de Caja)

El siguiente informe se utiliza para el momento del cierre de caja. Comparando lo que el informe muestra con lo que el
cajero debe tener en caja.
Para llegar al reporte se debe seleccionar el menú Informes – Ventas – Ventas diarias.
Aparecerá la siguiente ventana donde al hacer clic en el botón Preliminar se reflejara la siguiente información.
Si no se especifica ninguna opción específica para el reporte se visualizará de forma resumida como se muestra a
continuación.
Pág. 372
Sin embargo el reporte puede ser mas especifico cuando se puede seleccionar una fecha, Estación, Usuario, Serie de
facturas, tipo de moneda, incluir cheques, tarjeta de debito, tarjeta de crédito, productos entre otros. A continuación se
solicita que además del resumen se muestre Detalle de cheques y Tarjetas de crédito, detalle de los recibos de caja
emitidos y detalle de las ventas del día.
El resultado será el siguiente.
Pág. 373
Informe de Libro de Ventas (I.V.A)
Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las ventas. Este reporte se encuentra en el menú
Informes – Ventas – Libro de Ventas I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 374
Informe I.V.A. Compras.
Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las compras. Este reporte se encuentra en el
menú Informes – Compras – Libro de Compras I.V.A.
Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de
parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar,
Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se
muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el
caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los
formatos de archivo especificados anteriormente.
El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 375
Informe Resumen de Operaciones.
En este informe se presenta como un resumen
gerencial que muestra el estatus general de la
empresa presentando todos los movimientos de la
empresa. Para utilizarlo se debe seguir la siguiente
secuencia Informes – Resúmenes – Resumen de
Operaciones.
Aparecerá la siguiente ventana donde se podrán especificar los parámetros que se requieran para el reporte.
En un total de 3 páginas se resumirá todo el movimiento de la empresa.
Pág. 376
Generador de Informes Personalizados.
Esta opción permite generar informes personalizados.
Paso a paso
Efectuar Clic en el menú Informes y seleccionar la opción
Generador de Informes Personalizados.
En la ventana Generador de Informes Personalizados, escriba el

título del reporte, Subtitulo del reporte, Nota pie de página,
seleccione el archivo Plantillas de Ensamblaje del cual se desea
generar el informe.
En este ejemplo se utilizará las variables básicas que nos suministra el a2 HAC, sin embargo, puede realizarse
combinaciones mas particulares dependiendo de las necesidades del cliente.
Al hacer Clic sobre el Botón Preliminar se muestra como sigue.
Pág. 377
Menú Sistema
En este menú se encuentran una serie de opciones que permiten el mantenimiento del sistema y la seguridad de los datos.
Además de opciones de manejo de documentos tan delicadas de utilizar como lo son las anulaciones.
Acerca de…
• Informa sobre la versión de a2 Herramienta Administrativa configurable que se está utilizando.

• Modulo Activo si es el de Casa Matriz o el de Oficina (Sucursales).
• Nombre de la Empresa a la cual corresponde el sistema y su número de licencia.
• Registra la licencia cuando se ha instalado y se ejecuta por primera vez el sistema.
Ayuda.
Centro de ayuda del sistema donde se explica de manera breve las diferentes opciones del sistema.
Pág. 378
Respaldo de Datos.
La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña
hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario
puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.
Seleccione la Opción Respaldo de Datos del menú Sistema aparecerá la siguiente ventana.
Fecha de Respaldo.
Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y
seleccione la fecha adecuada.
Directorio Origen.
Es el directorio donde están los datos a respaldar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda a
la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Pág. 379
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón de
búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Todos los Archivos.

Al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican
cualquier número).
De no estar activo se habilita el botón en la parte
inferior titulado "Seleccionar", haga clic en él para
seleccionar manualmente los archivos a respaldar.
Borrar Destino.
Indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.
Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón
titulado "Cancelar"
Pág. 380
Existen varios medios donde almacenar el respaldo de datos entre ellos están.
• Discos flexibles de 3½” HD (High Density) estos ya en desuso.

• Discos ZIP con capacidades de 100 Mb y 250 Mb.
• Pen Drive de diferentes capacidades.
• CD/RW o DVD/RW (Grabables).
• Discos Duros Externos.
Nota: Sólo se respalda el directorio de data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos ejecutables
y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de
sistemas como hacerlo.
Recuperación de datos
La finalidad de este formulario es recuperar la información respaldada por la aplicación.
Al seleccionar la opción Recuperación de Datos del menú Sistema aparecerá el siguiente cuadro.
Fecha de Respaldo.
Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y
seleccione la fecha adecuada.
Pág. 381
Directorio Origen.
Es el directorio donde están los datos a recuperar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda
a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Directorio Destino.
La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo recuperado. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón
de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.
Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo simplemente presione el
botón titulado "Cancelar"
Pág. 382
Cambio de Fecha.
Permite modificar la fecha con la que trabajará el sistema sus transacciones cuando debe utilizarse una fecha diferente a la
que muestra el sistema.
Cierre de Estadísticas.
Para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan
con periodos extendidos, se elaboró la opción de cierre de estadísticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre
de periodo, inicializar las estadísticas para el nuevo periodo. Esto permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de
venta, aunque el periodo sea anual.
Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.
Cierre de Periodo.
Esta permite inicializar un nuevo periodo (rango de fechas), llevando a un histórico las transacciones que no correspondan
al nuevo periodo.
Una recomendación importante es realizar un respaldo de datos antes de ejecutar el cierre del periodo ya que el mismo no
tiene marcha atrás.
Pág. 383
Mantenimiento de archivos
Para realizar el mantenimiento de los archivos principales

del sistema se debe seleccionar el menú Sistema y luego la
opción “Mantenimiento de Archivos”
La lista de cuadros de verificación ubicada en la parte

izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de
verificación de tablas de la base de datos en los rubros
siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y
Compras, Bancos y Usuarios.
Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el

botón titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el
botón "Desmarcar".
Optimizar Archivos:
Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es
posible seleccionar la opción de optimizar archivos que
permite reestructurar el archivo de datos, eliminando
definitivamente los registros borrados, así como reorganizar
los registros físicamente y optimizar el espacio de los
campos Blob.
Código Único Asociado:

Si la versión que posee es 2.6 o menor a esta deberá
seguir los siguientes pasos para actualizarla y poder tener
la posibilidad de manejar los códigos únicos asociados.
Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos periódicamente, pregunte a su

integrador la periodicidad del mismo.
Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botón de Iniciar.
Reconversión Monetaria
No se encuentra disponible por ser un proceso de actualización ya ejecutado.
Asignar controles
Con este Módulo el usuario puede asignar antes de imprimir los

libros, los controles a cada documento en lote. Las facturas que
tengan más de una página, son registradas automáticamente de
forma tal, que el sistema sabe cuáles son los documentos que llevan
2 ó más controles.
La ventana que aparece al seleccionar la opción Asignar controles

del menú Sistema es la siguiente.
Pág. 384
• Tipo de Operación: Seleccionar el tipo de transacción que se desea se muestre a iniciar el proceso y proceder a
asignar los controles, estas son: Ventas, Devoluciones y Notas de Entrega.
• Fecha desde - Fecha Hasta: Indicar un rango de fechas para aplicar la asignación de controles.
• Control Inicio: Desde que número comenzará la asignación de controles.
• Documento Inicio – Documento final: Especificar un rango de documentos para aplicar la asignación de Controles.
• Serie: Asignar los controles a una serie de facturas especifica.
Una vez que se han indicado los elementos particulares que se requieren para la asignación de controles Se debe hacer
Clic en el botón Iniciar.
Luego de este paso aparecerán todos los documentos según el tipo que se haya seleccionado con los controles
correspondientes comenzando desde el número indicado en control inicio.
Adicionalmente a esto se puede hacer Clic en la columna de Control y colocar cada número manualmente de ser necesario.
Una vez realizados los cambios correspondientes debe proceder a hacer Clic en el botón Grabar para finalizar la operación.
Anular Documentos
Debe seleccionar la opción Anular Documentos del menú Sistema.
Aparecerá la siguiente ventana.
• Tipo de operación: Seleccione entre Ventas, Devolución

de Ventas, Compras y Devolución de Compras el tipo de
transacción donde se encuentra agrupado el documento
sobre el que se desea hacer la anulación.
• Número Documento: Seleccione el documento sobre el
cual se ejecutará la anulación.
Pág. 385
Al seleccionar el documento en el grid puede hacerse uso del botón de detalle para visualizar el contenido del mismo como
se muestra a continuación.
• Motivo de la Anulación: Especificar claramente el motivo de la anulación del documento.

• Fecha Operación: Aparece al momento de seleccionar el documento y se refiere a la fecha de emisión del
documento.
• Cliente: Nombre del cliente en la factura, aparece automáticamente.
• Monto neto: Monto del documento.
Una vez seleccionado el tipo de operación, el documento y la serie de ser necesario proceda a hacer clic en el botón
Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro donde debe escribir la palabra SI para confirmar la anulación del documento.
Al confirmar la transacción haciendo Clic en el botón Aceptar la operación estará concluida.
Pág. 386
De no poder anularse el documento el mensaje que mostrará será el siguiente.
Nota: El documento no puede anularse cuando haya sido emitido a crédito y el mismo tenga asociados pagos en las
cuentas por cobrar.
Por ser esta una transacción sumamente delicada hoy en día la misma solo debe estar permitida para ciertos usuarios.
Consultar Anulaciones de Ventas.
Esta opción permite visualizar todos los

documentos que se encuentren en este
status de anulado. El procedimiento es el
siguiente:
Seleccione la opción consultar

anulaciones de venta del menú Sistema
Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Facturas o
Devoluciones.
Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 Fichas una para visualizar los Items del Documento
y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.
Pág. 387
Consultar Anulaciones de Compras.

Esta opción permite visualizar todos los documentos que se encuentren en este status de anulado. El procedimiento es el
siguiente:
Seleccione la opción consultar anulaciones de Compras del menú Sistema
Pág. 388
Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Compra de
Mercancía o Devoluciones en Compra.
Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 Fichas una para visualizar los Items del Documento
y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.
Pág. 389
Módulos Casa Matriz y Sucursales.

El módulo de sucursales está conformado por 2 aplicaciones: Módulo de (Casa Matriz) y Módulo de (Oficinas -
Sucursales), los cuales están integrados a la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo el envío y
recepción de datos entre casa matriz y sucursales para mantener la información al día de forma segura e integra.
Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Casa Matriz:
1. Módulo (Casa Matriz): Debe ser instalado en oficina principal para ejecutar las operaciones de:
a. Generar Sucursales: Crea archivos de configuración que permiten generar las instalaciones destinadas a cumplir la
gestión en las sucursales.
b. Envío de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones.
c. Envío de Transacciones: Operaciones como traslados de mercancía pueden ser enviadas de forma automática a la
sucursal, evitando así la intervención del usuario en la entrada de datos.
d. Recibir Transacciones: Permite procesar las operaciones que se generen en la sucursal.
e. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de
enviar la existencia disponible de cada ítem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local.
f. Módulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una
de las sucursales existentes.
Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Oficinas - Sucursal:
2. Módulo de (Oficinas- Sucursales): Debe ser instalado en cada una de las Sucursales para ejecutar las operaciones de:
a. Registrar Sucursal: Esta opción debe ser la primera que se ejecuta, ya que es la encargada de activar la aplicación y
prepararla para su uso en cada una de las oficinas.
b. Envío de Transacciones: Elabora un archivo a ser enviado a Casa Matriz con las operaciones elaboradas en cada
oficina para su consolidación.
c. Recibir Transacciones: Se utiliza para procesar las operaciones que provengan de Casa Matriz. Pueden ser
operaciones de inventario o ajustes de precios.
Pág. 390
Nota Importante: Para verificar si su licencia corresponde a una licencia de casa Matriz, debemos ir a la sección
denominada Sistema – Opción Acerca de… y verificar la leyenda como lo muestran las Figuras:
Módulo Casa Matriz.

Cuando en las consideraciones generales se hace referencia a que el módulo de sucursales forma parte integral de la
Herramienta Administrativa Configurable quiere decir que las opciones forman parte de la aplicación, solo debe procederse
a realizar las correspondientes configuraciones de Casa Matriz y Sucursal las cuales se proceden a explicar seguidamente.
Nota: La licencia de Casa Matriz se adquiere con la compra del a2 Herramienta Administrativa Configurable para las
Sucursales se debe adquirir licencias individuales por cada sucursal.
Casa Matriz - Configuración de Sucursales.

Haga clic en el menú sucursales y seleccione la opción Configuración, ésta opción permite controlar el modo y la forma
para el flujo de datos entre Casa Matriz y la Sucursal, como lo muestran las figuras.
1.- Debe indicarse el depósito principal es decir en la Casa Matriz cual es el deposito desde donde se enviara la mercancía
a las diferentes sucursales.
2.- Pueden restringirse las

operaciones de Inclusión,
Modificación y Eliminación de los
registros en los archivos maestros
en las sucursales. Esto es de gran
ayuda, por ejemplo, en el archivo
de inventario podemos controlar
que las sucursales no generen
códigos nuevos de inventario, de
forma tal, que toda la codificación
del mismo se genere en un solo
lugar, de esta forma garantizamos
que todos los productos tienen el
mismo código en todas las
tiendas.
Pág. 391
3.- Permitir a las sucursales ejecutar el módulo de Sistema: A través de esta opción se puede impedir el acceso
al módulo a2Sistema.exe en las sucursales. Por defecto esta opción está desactivada.
Permitir a las sucursales activar el módulo de Usuarios: Se puede otorgar acceso al módulo de sistemas para
efectos de configuración de formatos de impresión en las sucursales, pero restringiendo a partir de esta política el acceso al
módulo de usuarios. Por defecto esta opción esta desactivada.
Consolidar las operaciones de inventario sólo para consulta en Casa Matriz: Esta política es fundamental en
el proceso de consolidación. Debe estar siempre marcada si requiere que las operaciones de las sucursales se guarden
en bases de datos diferentes y solo sean utilizadas para elaborar reportes de ventas consolidados por sucursal. Si por el
contrario la intención es, por ejemplo, elaborar un Libro de Ventas consolidando las operaciones de cada sucursal, deberá
desmarcar esta política y así podrá ver la operación como si hubiera sido hecha desde la oficina principal.
Crear la cuenta por cobrar ó pagar al momento de consolidar los datos: Si al momento de consolidar las
ventas de la sucursal, se tiene una base de datos de clientes única, es decir los clientes están registrados por igual en la
sucursal y Oficina Principal, podrá generar la cuenta por cobrar al momento de consolidar las ventas, de lo contrario esta
política debe permanecer desactivada.
NOTA IMPORTANTE: Para garantizar la integridad de los datos al momento de consolidar las operaciones, si elije unir
todas las transacciones en una gran base de datos, debe estar seguro de que la codificación de los inventarios en
todas las tiendas es la misma, de lo contrario, la actualización de las existencias de inventario será hecha de
forma errónea.
4.- Operaciones:
En esta ventana se especifican cuales son la

transacciones que serán enviadas desde la sucursal
a la Casa Matriz, Inventario, Ventas, Compras,
Ventas y Bancos como muestra la imagen.
Generar Sucursales.
En el menú Sucursales (de la Casa Matriz) seleccione la opción Generar Sucursales, la cual permite crear el archivo
INITSUC (Numero de oficina) ejemplo INITSUC9.ZIP que deberá ser llevado a la Sucursal para la inicialización de la misma.
Cada una de las licencias que se adquieran en modo de Sucursales (Oficinas) deben ser activadas desde el Módulo
(Casa Matriz), para ello debemos ejecutar los siguientes pasos:
Nota: Recuerde que debe haber adquirido la licencia de sucursal a2admin.oficina a la cual debe cambiarle el nombre por el
de a2admin.a2, esta debe estar en alguna carpeta en el servidor de la casa matriz ya que la misma será solicitada al
momento de generar la sucursal en la Casa Matriz.
Pág. 392
Previamente a la generación de la Sucursal se debe:
• Crear un depósito desde la opción Depósitos del menú Mantenimiento para asignarlo a la sucursal.
• Crear una serie de factura desde la opción Títulos y Correlativos desde el menú Sistema para asignarla a la
sucursal.
Los pasos para generar la sucursal son los siguientes:
Seleccionar la opción Generar

Sucursal desde el menú
Sucursales de la Casa Matriz.
Aparecerá la ventana donde debe hacer Clic en el

botón Incluir.
La información de la siguiente ventana debe

completarse.
Deposito: debe indicarse el depósito que será

asignado a la Sucursal para recibir la
transferencia de mercancía y que fue creado
previamente.
Descripción: Nombre de la Sucursal.
Abreviatura: Una identificación para la sucursal.
Detalle: Información adicional de la sucursal para
su identificación por ejemplo.
Responsable: Encargado de la Sucursal.
Dirección: Dirección de la Sucursal.
Teléfono: Números telefónicos de la Sucursal.
E-Mail: correo electrónico de la Sucursal.
Seleccionar el mecanismo de intercambio de
archivos entre la Casa Matriz y la Sucursal.
E-Mail: a través del correo electrónico utilizando
el Outlook.
Respaldo de Datos:
Pág. 393
Manual: EL archivo que se Genera con la información se puede enviar en un PenDrive, CD-ROM etc.
Una vez indica toda la información presione el botón denominado Siguiente. Al hacerlo presenta el siguiente recuadro:
Obsérvese que se debe
1. Ubicación Archivo .a2 de Sucursal: Esta es la licencia de la sucursal la cual ya debe tener a la mano, recuerde
que se requiere una licencia por cada sucursal. Este paso es vital para poder generarla. Si intenta crear más de
una sucursal por licencia el sistema le presenta una advertencia:
2. Serie Asignada: El siguiente paso es asignar la serie para las facturas que le corresponde a dicha sucursal, recuerde
que para definirlas, la opción denominada Títulos y Correlativos la cual encontrará en la barra del Menú – Sistema.
3. Usuario-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir el usuario con el cual operará la sucursal.
4. Bancos-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir con que banco operará la sucursal.
5. Prefijo: El cuadro denominado Prefijo, le permite indicar un prefijo para los archivos maestros de la sucursal, la
intención es diferenciar los clientes que corresponden a la sucursales de los que son de la casa matriz, si
consolidarán las cuentas por cobrar y los clientes se identifican con el número de cédula de identidad puede obviar
este paso. Allí mismo se procede a indicar cuales archivos serán enviados a la sucursal entre los que figuran:
Departamentos, Inventario, Ofertas y Presentaciones, Clientes y Proveedores, para el inicio de sus operaciones.
Una vez completada toda la información de

configuración de la sucursal podrá generarla, para
hacerlo presione el botón denominado Siguiente,
señalado en la figura anterior.
Al hacerlo, procesa la información, se comprime y
dependiendo del método de intercambio que haya
seleccionado se creará el archivo.
Si eligió está opción de intercambio vía Email se
enviará el archivo de configuración de la sucursal de
forma automática utilizando Microsoft Outlook, con un
archivo adjunto denominado INITSUC9.ZIP siempre
llevaran como Asunto la palabra a2SoftwayDirect.
Puede crear una regla de mensaje con todos los
correos recibidos con dicho asunto de colocarlos en
una carpeta específica del Outlook.
Si eligió el método de intercambio Manual se creará

un archivo comprimido INITSUC9.ZIP dentro de la
carpeta a2 de la casa matriz en la siguiente ubicación:
\Empre001\Data\Sucursales\Oficina10\Registro
Pág. 394
Una vez creada la sucursal el directorio de datos de a2 es modificado, creando una nueva estructura que distribuye los
archivos necesarios para el mantenimiento del flujo de información entre Casa Matriz y Sucursal, como los muestra la
figura:
Cada una de las sucursales tendrá una carpeta en el directorio Sucursales donde se guarda los datos de activación, envíos
y recepciones de información. Como lo muestra la figura, la carpeta registro del directorio OFICINA9 (El 9 corresponde al
código del depósito que fue asignado a la sucursal según el campo FDP_CODIGO del archivo SDepositos.Dat)
contiene el archivo INITSUC9.ZIP que debe ser llevado hasta la sucursal para su activación.
Este archivo de registro debe ser llevado junto con la licencia a la Sucursal para proceder a su instalación y configuración.
Módulo de Oficinas ó Sucursales
Debe ser instalado en cada una de ellas de la siguiente manera:
Nota: Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el
módulo de oficina principal.
Pág. 395
La figura muestra el Módulo Sucursales antes de registrar la sucursal:
Como se explicó en la sección anterior este proceso genera un archivo que debe ser llevado a la oficina para la puesta en
marcha de la sucursal. Una vez cumplido el paso anterior y teniendo el archivo de activación, (INITSUC9.ZIP) podemos
instalar el producto en la oficina. Una vez instalado al ejecutar el módulo administrativo, este se activa como una sucursal,
esto podemos constatarlo en la sección de “acerca de”.
Luego de registrada la licencia de la sucursal, debe ejecutar la opción de registrar sucursal, la cual solicita la ruta para
ubicar el archivo de activación.
El proceso de activación se hace de forma automática: Se debe indicar la ubicación del Archivo generado para dicha
sucursal: INITSUC9.ZIP
Al pulsar el botón denominado Siguiente, la aplicación desempaqueta el archivo de activación que fue generado en Casa
Matriz y copia los usuarios, los bancos, los departamentos, el
inventario, lotes, partes de compuestos, código único asociado, ofertas
y presentaciones, costos y precios, así como verifica los archivos
Sbancos.dat, Scategoria.dat, para este caso especifico de
configuración de los parámetros. Finalmente se presenta un mensaje
que indica la culminación del proceso de registro.
Pág. 396
NOTA IMPORTANTE: En caso de que el serial de la licencia instalada en la sucursal no coincida con el serial que
utilizamos para generar el archivo de activación en la oficina principal la aplicación genera un mensaje de error,
cancelando el proceso de activación de la licencia.
La siguiente figura muestra el Módulo Sucursales después del proceso de registro. Nótese que se habilitan todos los menús
que estaban bloqueados.
Envío de Precios y Productos de Casa Matriz a Sucursal.
Con esta opción se envía a las sucursales la información de precios y productos para mantener actualizados los inventarios
de las sucursales.
Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente ventana, donde debe indicarse:
Descripción – Marque la(s) sucursales

destino: En esta sección aparecerán todas
las sucursales que se hayan creado en el
sistema de las cuales se debe seleccionar
aquellas hacia donde serán enviados los
Precios y los Productos.
Precios: Se seleccionan cuales de los

precios disponibles serán enviados a las
sucursales seleccionadas.
Tipo de Exportación: Se puede incluir

costos de los productos, presentaciones de
los productos y ofertas de los productos
(adicionalmente puede seleccionarse la
descripción de la oferta).
Desde – Hasta: permite seleccionar un

rango de artículos para enviar.
Al hacer Clic en el botón Inicio se muestra

una ventana indicando que se está
cumpliendo el procedimiento de creación
del archivo que contendrá toda la
información necesaria para ser enviada a
la sucursal. Si todo ocurre
satisfactoriamente aparece un cuadro
indicando que el proceso a culminado
exitosamente. Como se muestra en las
figuras siguientes.
Pág. 397
Una vez concluido el procedimiento se generará un archivo con el siguiente nombre:
FILEENV100200909010009 donde:
FILEENV: Es un prefijo que indica

que es un archivo generado en Casa
Matriz con destino a una sucursal.
100: Indica que es un envío de
precios y productos.
20090901: Corresponde al formato
de fecha en AAAAMMDD.
0009: Corresponde al código de la
oficina.
El archivo que se genera al

momento de envío de precios lo
podemos ubicar en la carpeta de
envíos de la oficina que le
corresponda, que para este caso es
OFICINA9, con el siguiente nombre:
FILEENV100200909010009.ZIP
Nota: en la imagen aparecen 2

archivos el uno FILEENV100 el cual
se creó en el procedimiento antes
descrito, el otro archivo FILEENV110
se creará en el procedimiento de
envío de transacciones el cual
explicaremos a continuación.
Pág. 398
Envío de Transacciones desde Casa Matriz a Sucursal.
En el menú Sucursales de a2 Casa matriz,

seleccione la opción Envío de transacciones, la
cual permitirá crear el archivo que contiene las
operaciones de inventario realizadas en casa
matriz que desean enviarse hacia la sucursal.
Nota: Es importante resaltar que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el sistema de
forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que corresponda, es decir, si
generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las sucursales, la transacción es enviada
de forma automática a la sucursal.
NOTA IMPORTANTE: Todas las operaciones son

trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la
original, con excepción de los traslados que son convertidos
en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía
de la oficina principal a cualquiera de las sucursales, el
mismo es convertido en la sucursal en un cargo de
inventario para poder alimentar el inventario de la
misma.
En esta ventana se puede hacer uso de varios filtros de

información para el envío de transacciones haciendo Clic en
el botón Filtrar.
Una vez indicados los filtros correspondientes, de ser
necesarios, se indican los siguientes elementos.
Pág. 399
Descripción – Marque la(s) sucursales destino: Seleccione las sucursales hacia donde será enviada la información de las
transacciones que alimentaran el sistema en la sucursal.
Fecha Desde – Fecha Hasta: Indica el rango de fechas donde se encuentra las transacciones a ser enviadas a la sucursal.
Indicados estos parámetros se procede a hacer Clic en el botón Inicio para generar el archivo que contendrá la información
de las transacciones y que será enviado a la sucursal correspondiente.
Una vez concluido el procedimiento se generará un archivo con el siguiente nombre:
FILEENV110200909010009 donde:
FILEENV: Es un prefijo que indica que es

un archivo generado en Casa Matriz con
destino a una sucursal.
110: Indica que es un envío de
transacciones.
20090901: Corresponde al formato de
fecha en AAAAMMDD.
0009: Corresponde al código de la
oficina.
El archivo que se genera al momento de

envío de precios lo podemos ubicar en la
carpeta de envíos de la oficina que le
corresponda, que para este caso es
OFICINA9, con el siguiente nombre:
FILEENV110200909010009.ZIP
Nota: en la imagen aparecen 2 archivos

el uno FILEENV110 el cual se creó en el
procedimiento antes descrito, el otro
archivo FILEENV100 creado al generar el
envío de Precios y productos.
Pág. 400
Una vez realizados estos dos procedimientos (al mismo tiempo o por separado) los archivos creados son colocados en la
carpeta de Envío de la sucursal correspondiente en el a2 Herramienta Administrativa Configurable de la Casa Matriz. Estos
archivos deben ser enviados a la sucursal para poder recibir la información contenida en los mismos los procedimientos
para la recepción se especifican a continuación.
Nota: Antes de realizar el procedimiento de recepción de la información enviada desde la Casa Matriz deben haberse
copiado en la carpeta recibo de la sucursal el o los archivos correspondientes a Precios y productos o Transacciones tal
como aparecen en la imagen abajo. En este ejercicio se muestran los dos archivos enviados desde la Casa Matriz sin
embargo la explicación de cómo se realiza la recepción se hará por separado para mejor entendimiento.
Recepción en Sucursal de los Precios y Productos enviados desde Casa Matriz.
Las operaciones que se hayan generado en Casa Matriz son procesadas en oficina Sucursal (Transacciones de Inventario y
Ajustes de Precios). Este módulo permite verificar el detalle de cada uno de los documentos; de esta manera podrá
verificar, en los casos de entrada de mercancía, que las cantidades y seriales coincidan. Una vez copiado el archivo
denominado para este caso:
FILEENV100200801080002.ZIP, en el directorio de
la sucursal denominado RECIBOS, debe
seleccionar la opción Recibir Transacciones ubicada
en el menú Sucursales, al hacerlo presenta la
siguiente ventana de información:
Obsérvese la transacción enviada la cual se

denomina Actualizaciones de Precios y su resultado
es Pendiente.
Pág. 401
Haga clic en la transacción y presione el botón denominado Siguiente, al hacerlo presentará un mensaje para confirmar la
acción.
Una vez procesada la transacción internamente el sistema la detecta como procesada y no permitirá volverla a ejecutar.
Ruta de la carpeta Envíos de casa matriz:
Ruta de la carpeta Recibos de la sucursal:
Recibir Transacciones en la Sucursal – Enviadas por Casa Matriz.
Para recibir transacciones en la Sucursal debe seleccionar el menú Sucursales y hacer clic en la opción Recibir
Transacciones. Si el archivo comprimido fue colocado en la carpeta adecuada la aplicación automáticamente detecta la
transferencia de inventario que hemos realizado en el ejemplo anterior.
Pág. 402
Presionamos el botón denominado siguiente, para proceder a recibir la transacción Operaciones de Inventario – de Fecha
01/09/2009 – tipo 110 (operaciones de inventario) – con el resultado – Pendiente. Al hacerlo desempaqueta el archivo y nos
presenta la siguiente ventana, que nos permite visualizar la transacción a procesar:
Documento Origen: Indica el número correlativo con que se realizo transferencia en la principal.
Tipo: Indica que es una transferencia de Inventario.
El botón detalle, muestra los ítems que conforman la transferencia.
Pág. 403
Presione el botón denominado Siguiente, el cual

presenta una ventana para que el usuario confirme que
desea realizar el proceso, seleccione la opción SI para
que se ejecute el proceso de transferencia de
mercancía, luego aparecerá un mensaje indicando que
ha concluido el proceso.
Pág. 404
Recibir Transacciones - Enviadas por las Sucursales.
Los archivos que contienen información proveniente de las diferentes sucursales a Casa Matriz deben ser copiados en el
directorio RECIBOS de la carpeta de SUCURSALES. El sistema de forma automática detecta la sucursal de origen,
desempaqueta el archivo y procesa las transacciones.
Para recibir transacciones desde una sucursal y para un

mejor entendimiento primero efectuaremos el proceso de
enviar una transacción desde la sucursal a casa matriz.
Obsérvese que la carpeta que deberá utilizar, para recibo de
todas las transacciones enviadas desde las sucursales es
denominada RECIBOS como lo indica la figura. La ruta es:
CASA
MATRIZ/EMPRE001/DATA/SUCURSALES/RECIBOS.
…
Pág. 405
Pág. 406
Enviar Transacciones desde la Sucursal a Casa Matriz.
Es importante conocer que de no enviar las existencias de los productos, a casa matriz no se podrá apreciar los mínimos y
máximos de las sucursales.
Una vez concluido el envío de las transacciones que para este ejemplo hemos realizado dos facturas de venta en la
sucursal como se puede observar en el reporte general de ventas, las cuales han sido enviadas a la casa matriz, como lo
muestra la figura:
Una vez completado el envío podemos recibir desde Casa

Matriz las transacciones:
Presionamos el botón denominado Siguiente, para recibir

la transacción:
Al hacerlo ya casa matriz tiene la información de envío,

desde el reporte de ventas podrá visualizar las ventas
realizadas en la sucursal.
Nota: Se recomienda procesar una vez al día, así

podremos evitar que le indique este mensaje de error, la
razón es que el archivo generado para enviar valida la
fecha y se envío dos veces en el mismo día.
Para evitar la duplicidad de información ya procesada y

consolidada previamente, la aplicación le indicará que el
resultado de la operación es Error-Duplicado, como lo
indica la figura:
Consulta de Existencias: Al momento que se envían las
operaciones desde cada sucursal a la oficina principal se
incluye un archivo que contiene la existencia real de ella.
De esta manera podemos realizar consultas y
comparaciones con la información que tenemos en casa Matriz.
Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos

de inventario en las sucursales estén procesados en casa
matriz, ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y
lo que la aplicación le indica.
NOTA IMPORTANTE: El reporte puede mostrar las existencias del inventario de hasta 7 sucursales de forma detallada.
Para los casos en que sean más de 7 oficinas, el sistema los agrupa en una columna.
Pág. 407
Reportes disponibles en Casa Matriz.
Reporte de Existencias: Permite visualizar la existencia de cada una de las sucursales. Si lo desea puede incluir la
Existencia de Casa Matriz y la reposición de Inventario de Casa Matriz.
Recuerde que para que este reporte funcione correctamente en el manejo de Mínimos y Máximos se deberá primero fijar
estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias.
Reporte de Reposición de Inventario – Para las Sucursales desde Casa Matriz: Al fijar en cada una de las oficinas los
máximos y mínimos, el sistema refleja en este reporte los faltantes de cada una de las sucursales.
Reporte de Ventas: Acumula las ventas x cada una de las sucursales que existan, incluyendo las ventas en Casa Matriz.
Podrá visualizar la cantidad de facturas emitidas.
Reporte de Productos Vendidos: Permite visualizar el detalle de productos vendidos.
Resumen de los procesos de Envío y Recepción de Datos entre las dos Aplicaciones:
Ejemplo de envío de una transacción de ventas desde la sucursal a la oficina principal (Casa matriz):
Paso 1: Efectúe la venta en la sucursal, desde el Módulo de facturación de la Sucursal.
Paso 2: Envíe las transacciones de la sucursal a casa Matriz, para ello haga clic en el menú Sucursales y seleccione Enviar
transacciones, al pulsar el botón denominado Siguiente se generará el archivo a enviar a casa matriz.
Paso 3: Verifique que en el directorio donde se tiene instalada la aplicación a2 Sucursal, en la carpeta Data – Sucursales -
Envíos, está el archivo que ha generado la aplicación denominado SUCENV110200712310002.ZIP donde:
SUC= Sucursal
ENV= Envío
110 = Tipo de Transacción Envío de Transacciones
Fecha = 2007/12/31
0002 = Es el Código de la oficina.
Paso 4: El archivo generado (en este caso SUCENV110200731120002.ZIP) debe ser copiado en la carpeta denominada
RECIBOS de la casa matriz.
Paso 5: En Casa Matriz seleccione la opción Recibir Transacciones ubicada el menú Sucursales. La aplicación indica la
confirmación del proceso.
Paso 6: Revise el reporte de ventas de las sucursales y verifique que la transacción fue correctamente enviada.
Pág. 408
Consideraciones.
Para los casos que requieran consolidar un volumen importante de Transacciones desde las sucursales (oficinas)
a casa matriz, recomendamos que los períodos para hacerlo, sean los más cortos posibles (Diarios), ya que el
tiempo de procesamiento puede afectar el desempeño acostumbrado a visualizar en nuestras aplicaciones a2.
Recuerde realizar sólo un envío por día.
Tenga el cuidado de verificar que los archivos estén ubicados en los directorios indicados en este boletín, ya que
de esto depende el buen funcionamiento de la consolidación de información.
Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos de inventario en las sucursales estén
procesados encasa matriz, ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y lo que la aplicación le indica.
Todas las operaciones son trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la original, con excepción de los
traslados que son convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía de la oficina principal a
cualquiera de las sucursales, el mismo es convertido en la sucursal en un cargo de inventario para poder
alimentar el inventario de la misma.
Es importante tomar en cuenta que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el
sistema de forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que
corresponda, es decir, si generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las
sucursales, la transacción es enviada de forma automática a la sucursal.
Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en
el módulo de oficina principal.
Recuerde que para realizar el reporte de Reposición de Inventario y que este funcione correctamente en el
manejo de Mínimos y Máximos se deberán primero, fijar estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias
Pág. 409
Herramientas adicionales.
Existen una serie de aplicaciones adicionales en el a2 Herramienta Administrativa Configurable que le ayudarán a manejar
situaciones muy importantes en el ámbito de trabajo de la aplicación.
Entre esas aplicaciones se encuentra el a2 Vista, que permite el control de las cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y
que está disponible para su uso una vez que se ha realizado la instalación del a2 Herramienta Administrativa Configurable.
Así como el DBISAM imprescindible herramienta para el trabajo de manejo de las tablas que conforman el sistema y la que
nos permite la resolución de problemas que solo puede lograrse con la manipulación directa de las tablas
Adicionalmente a todo esto se agrego una sección donde se explicará la forma de ejecutar aplicaciones externas al sistema,
estas pueden ser ejecutables (.exe), librerías dinámicas (.dll) y otras aplicaciones externas que se requiera sean ejecutadas
sin salir para ello del sistema.
Todas estas posibilidades pueden ser agregadas al menú de a2 Herramienta Administrativa Configurable como veremos a
continuación.
Pág. 410
a2 Vista
Qué hacer con a2 Vista?

• Principalmente se puede controlar y administrar las transacciones bancarias pendientes que maneja una empresa
(por medio de una interfaz gráfica amigable al usuario).
• Creación de transacciones y manejo de Transacciones de tipo Bancarias, cuentas por Cobrar y cuentas por Pagar
• Control de avisos.
• Impresión de reportes de transacciones y cuentas.
Cómo Instalar?
a2 Vista viene incluido a partir de la versión 3.10 de a2 Herramienta Administrativa Configurable.
Comenzando a Trabajar con a2 Vista.

Inicialmente para que un usuario pueda usar la aplicación, debe
tener configurado la opción ‘Acceso al módulo a2Vista’ ubicada en
las opciones de Menús de Configuración de Usuario, tal como se
visualiza en la siguiente imagen. De lo contrario no podrá acceder
a la aplicación, así tenga el nombre de usuario y la clave correcta.
La primera vez que se ejecute la aplicación, se mostrara la

ventana de acceso al programa tal como se muestra en la
siguiente imagen.
Se puede observar en la imagen la opción de “Permitir siempre el acceso a esta computadora”, si esta es seleccionada
la próxima vez que se ejecute la aplicación no se visualizara la ventana de acceso, de lo contrario, si no es marcada la
opción cada vez que se ejecute el programa se mostrara la ventana de acceso.
Nota: Se recomienda hacer un acceso directo del ejecutable y pegarlo en la carpeta de inicio de Windows, para que
así, cada vez que se inicie Windows la aplicación se ejecute automáticamente, tal como se muestra en la siguiente
imagen:
Pág. 411
Entorno de Trabajo.
Al haber accedido a la aplicación, aparecerá en el lado

derecho de la barra de tareas un Icono de a2, tal como
se muestra en la imagen:
Para poder acceder a la pantalla principal presione clic
derecho del Mouse sobre el icono de a2 en la barra de
tareas para desplegar el menú, el cual tiene las
siguientes opciones:
• Abrir: muestra la pantalla principal de la

aplicación.
• Ver Ventana de Aviso: muestra la ventana
de aviso de transacciones pendientes
• Configurar: visualiza la pantalla de
configuración de la aplicación.
• Acerca de…: visualiza la pantalla de acerca de.
• Cerrar: cierra la aplicación.
La pantalla principal que presenta a2 Vista está comprendida por:
Barra de menú vertical, la cual contiene las siguientes opciones: Transacción, Pendientes y Cuentas, como se muestra en
la imagen siguiente.
Barra de menú Horizontal, con las siguientes opciones: Menú Transacciones y Menú Sistema.
Estas opciones se irán explicando a medida que se trabaje con las mismas desde el menú horizontal o su equivalente en el
menú vertical además de combinaciones directas de teclado.
Pág. 412
Otra pantalla que incluye la aplicación es la de Aviso, la cual se muestra en la
siguiente imagen:
La ventana de Aviso posee tres Fichas, denominadas Pendientes, Cuentas por

Cobrar y Cuentas por Pagar, que visualizan los detalles de cada transacción.
Menú Transacciones:
Dentro del menú transacciones se ubican las operaciones principales de la

aplicación, tales como: Banco, Cuenta, Informes y por ultimo Cerrar. Al hacer clic en el Menú Transacciones o ALT + T,
aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura.
Menú Vertical
Transacción
También se visualiza una barra de menú vertical, en el cual se encuentran dos botones con las operaciones de Nuevo y
Configuración, donde en la operación Nuevo se podrán crear transacciones pendientes y en Configurar se encarga de
controlar y manejar las opciones de la aplicación, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Transacción – Nuevo (Transacciones / Banco / Nuevo)
Con la opción Nuevo se podrán crear transacciones

Bancarias con status de Pendientes.
Al hacer Clic en el botón Nuevo. Se despliega en la sección
derecha (Nueva Transacción) el formulario donde se debe
ingresar la siguiente información:
• Banco: Número de cuenta del banco donde se
generará la transacción.
• Beneficiario: a quien va dirigido el pago.
• Descripción: Identificación de la transacción.
• Monto Total: Total de la Transacción.
• Fecha de inicio: Fecha del primer pago.
• Numero de cuotas: Cantidad de pagos en los que
se dividirá el Monto Total.
• Periodos: Especificar cómo serán los periodos de
Pago, desplegando la lista se muestran las
siguientes opciones: Semanal, Quincenal, Mensual,
Trimestral, Semestral y Anual.
• Hora Aviso: Hora predeterminada en la que
a2Vista notificará sobre la transacción.
• Cuota: Si el pago será fijo o no, dependiendo de
esto se marca o desmarca la opción.
Una vez ingresada la información en la parte inferior de la
pantalla se encuentran 2 botones:
Cancelar: Detiene la operación.

Siguiente: el cual nos permitirá continuar con la operación
mostrando una pantalla con el número de cuotas establecidas anteriormente, la fecha de vencimiento relacionada con el
periodo de pago, también contendrá la hora de aviso y el monto a pagar como muestra la imagen siguiente.
Pág. 413
En esta ventana se tienen 3 botones con las funciones siguientes:
Volver: regresar a la ventana anterior para corregir algún dato de los suministrados.
Guardar: si se está de acuerdo con la información generada se graba.
Cancelar: detiene la operación.
Al Guardar la operación se presentan las siguientes ventanas.
Nota: Las transacciones pendientes se pueden generar para un solo pago o múltiples pagos si se requiere, observe en el
ejemplo el monto total es de 1440 el número de cuotas es 12 lo que genero doce pagos de 120 cada uno. A continuación se
muestra un ejemplo con una sola transacción.
Pág. 414
Editar una Transacción (al momento de su creación)
Al hacer doble clic en cualquiera de las cuotas generadas se puede editar cada una de los datos que poseen tales como la
fecha de vencimiento, la hora del aviso y el monto a pagar, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Transacciones – Configurar (Sistema / Configurar)

La pantalla de configuración está constituida por dos Fichas
Ventana de aviso: que controla todo lo relacionado con los avisos que despliega la aplicación.
Cuentas e impresión: en donde se manejan las cuentas (por cobrar y por pagar) y el encabezado de impresión de los
reportes.
Nota: para poder editar cualquier configuración se debe primero cerrar la ventana de aviso si esta se encuentra visualizada.
Pág. 415
Ventana de Aviso
En este formulario se activa o desactiva la ventana de aviso y el sonido que esta lleva al mostrarse. Si se desactiva la
ventana de aviso las demás opciones que posee la
configuración de ventana de aviso se desactivaran
automáticamente.
• Desactivar ventana de aviso: Permite que la
ventana de aviso se muestre o no cuando se
haya programado tiempo para mostrar el
estado de las transacciones.
• Desactivar sonido de aviso: Permite que el
sonido que se emite cuando se haya
programado tiempo para mostrar el estado de
las transacciones se active o no.
• Refrescar datos cada: se introduce el tiempo
de refrescamiento de datos de la aplicación,
es decir, la actualización de datos catalogado
en horas.
• Tiempo de espera: se introduce los minutos o
en su defecto horas para la aparición de la
ventana de aviso.
• Avisar transacciones: Indicar la cantidad de
días previos al vencimiento de las
transacciones que se tomarán en cuenta para
mostrar el aviso.
• Hora de aviso para Cuentas x Cobrar y Pagar:
A qué hora se dará aviso de las Cuentas x
Cobrar y Pagar.
• Ruta del archivo de sonido: indicar donde se
encuentra el archivo de sonido, el cual va a
sonar cada vez que la ventana de aviso se visualice.
Indicados los parámetros para grabar los parámetros haga Clic en el botón Guardar.
Cuentas e Impresión
En este formulario se activan las siguientes opciones:
Cuentas
• Incluir cuentas por cobrar: Si se encuentra
activada permite acceder a las cuentas por
cobrar desde la ventana de Aviso y el menú de
la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo
contrario no se tiene acceso a las mismas.
• Incluir cuentas por pagar: Si se encuentra
activada permite acceder a las cuentas por
pagar desde la ventana de Aviso y el menú de
la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo
contrario no se tiene acceso a las mismas.
La activación de las cuentas se verá reflejada en la barra

lateral y en el menú principal, si esta activada la opción
dentro del menú principal se activara la cuenta
seleccionada y en la barra lateral se mostrara el botón
de acceso.
Impresión
• Encabezados resultados: Resaltar los
encabezados de los reportes de la aplicación.
Pág. 416
Ejemplo de uso de la opción Cuentas, se desactivo la opción “Incluir Cuentas por Cobrar”, observe que se desactivo la
opción tanto en el menú Vertical como en la Ventana de Aviso.
Incluso se encuentra desactivada en el menú Horizontal como muestra la siguiente Imagen.
Pág. 417
Pendientes
La barra de menú pendiente posee los botones de banco, fecha, detalle e informes operaciones en los cuales se pueden
manejar, visualizar, detallar e imprimir las transacciones pendientes.
Pendientes - Banco
• Banco: Permite visualizar las transacciones pendientes del banco que se seleccione.
• Ver: Permite observar la descripción detallada de las cuotas que conforman la operación seleccionada.
• Regresar: Permite volver a la ventana anterior.
• Borrar: Permite eliminar una operación, seleccione y haga Clic en Borrar por ultimo confirme haciendo Clic en
botón denominado “Si”.
Pág. 418
Pendientes – Banco – Ver

Al ejecutar la opción Ver aparece detallado el contenido de cada operación, adicionalmente se encuentra a disposición un
menú que se activa con el botón derecho del mouse y que será descrito a continuación. En la siguiente imagen tome en
cuenta también que si aparece una transacción en rojo es porque se encuentra vencida, la columna status contiene NP (No
Pagada) o P (por Pagada).
Ya pagada: Cuando la operación ya fue cancelada debe aplicarse esta opción para darle status “P” (Pagada) a la
operación.
Pág. 419
Imprimir: permite visualizar e imprimir un reporte del movimiento de los pagos de la transacción seleccionada.
Eliminar: Eliminar una cuota de la transacción.
Pág. 420
Detalle: Muestra la información detallada de la cuota seleccionada. Observe que automáticamente se activa el botón
Detalle en la barra Vertical. Adicionalmente al visualizar el detalle usted puede pasar la cuota al status de Pagado con un
botón que se encuentra en la esquina inferior derecha llamado “Pagado”
Modificar: Muestra los parámetros modificables de la cuota seleccionada que son Nro. Documento, Vencimiento y Monto a
Pagar.
Pág. 421
Pendientes – Fecha
Permite visualizar todas las transacciones pendientes comprendidas en el rango de fechas Desde – Hasta. También se
toma en cuenta el tipo de transacción Pagadas o por pagar
Una vez que aparecen las transacciones se cuenta con un menú que se activa con el botón derecho del mouse que tiene
disponibles las siguientes opciones:
Ya pagada: Si la transacción ya ha sido cancelada se aplica esta opción para cambiar su estatus y si no aparezca mas
dentro de las pendientes.
Imprimir
Permite visualizar y a la vez imprimir un reporte de las transacciones pendientes. Como se muestra en las siguientes
ventanas.
Pág. 422
Detalle
Permite visualizar el detalle de la transacción y adicionalmente se tiene un botón “Pagado” que se puede utilizar para
indicar la cancelación de la transacción.
Modificar
Al seleccionar esta opción se puede modificar varios aspectos de la transacción como Número de documento, Fecha de
Vencimiento y Monto a Pagar. Se muestra en las ventannas siguientes.
Pág. 423
Pendientes - Detalle
Su función es mostrar los detalles de las transacciones bancarias

pendientes que se visualizan en la ventana de avisos en la sección de
pendientes mostrando el número del documento, el tipo de transacción,
la descripción, la fecha de vencimiento, el monto a pagar, presentando
también los detalles del banco mostrando así el banco, el beneficiario y
el numero de la cuota a pagar. Desde Detalle también se puede cambiar
el estatus de la transacción presionando el botón que aparece en la
esquina inferior derecha con el nombre Pagado presionado Alt. + P o al
hacer clic sobre él.
Pendientes - Informes
Esta ventana de reporte muestra el rango de fechas que se desee buscar y las condiciones que solo afectan a las
transacciones bancarias pendientes. También se activan las operaciones a incluir en el reporte, tales como transacciones
bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y días de vencimiento, esta última opción mostrara el reportes en rangos
de días de vencimiento o en días por vencer esto es configurado en el botón avanzado que se explicara más adelante.
Pág. 424
Filtros Transacciones Bancarias.

Seguido de las opciones de incluir se encuentran los filtros de las transacciones, comenzando con las transacciones
bancarias, luego con las cuentas por cobrar y por último las cuentas por pagar. Los filtros de las cuentas aparecerán
dependiendo del estado de activación que se encuentren, tal como se muestra en la siguiente imagen.
En el formulario de las Transacciones Bancarias se selecciona el banco que se desea buscar en específico, se introduce el
beneficiario y por último se selecciona el tipo de transacción que se desea buscar. Para poder buscar todo lo introducido en
los filtros es necesario activar o marcar la casilla Activar Filtros.
Filtros Cuentas por Cobrar y por Pagar.

Los filtros de cuentas por pagar y cobrar son los mismos para ambos. Dentro de la sección de Activo se selecciona el
estatus de los clientes si, no y todos y luego se seleccionan las transacciones que se desean buscar, tales como facturas,
notas de débito, notas de créditos, notas pendientes y giros.
En parte inferior de la ventana informes se ubican los botones Exportar, Avanzado, Impresora y preliminar, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Pág. 425
Otorga la posibilidad de enviar el informe como archivo ASCII, Documento, Excel, Html y a2Visor.
• Tipo: formato del documento.
• Nombre del archivo destino: calificativo del documento.
• Aceptar: admitir el nombre y tipo.
• Cancelar: anular la operación.
Al aceptar, se muestra la siguiente ventana que especifica el directorio donde se encuentra el informe.
Pág. 426
Botón Avanzado.
Define los rangos de los días de vencimiento y se selecciona el tipo de análisis, como cuentas vencidas o cuentas por
vencer.
Impresora.
Para imprimir el informe.
Desglosa la ventana de impresión, puede definir el número de copias, las propiedades de impresión del documento y
determinar el número de páginas a imprimir.
Pág. 427
Preliminar.
Genera una vista de preámbulo del informe, antes de tener en físico la información.
Cuentas
La barra de menú cuentas posee los botones Por Cobrar, Por Pagar y Fecha, de los cuales dos primeros botones y la
barra cuentas son configurables, es decir, si el usuario no desea ver las cuentas por cobrar y ver las cuentas por pagar o
viceversa o ver los dos tipos de cuentas o viceversa lo puede hacer dentro de la configuración de la aplicación
anteriormente explicadas.
Pág. 428
Cuentas Por Cobrar.

En la sección de cuentas por cobrar se visualizan por cliente todas aquellas cuentas por cobrar que estén en el rango de
fecha entre desde y hasta, mostrando el número del documento, la fecha de vencimiento, el tipo de documento y el monto
por cobrar, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de
transacción a mostrar.
Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se
desplegara un menú con la opción de imprimir, la cual imprime un reporte detallado de las cuentas por cobrar que posee el
cliente seleccionado, tal como se muestra en la siguiente imagen.
Pág. 429
Cuentas Por Pagar.

En la sección de cuentas por pagar se visualizan por proveedores todas aquellas cuentas por pagar que estén en el rango
de fecha entre desde y hasta, mostrando el número del documento, la fecha de vencimiento, el tipo de documento y el
monto por pagar tal como se muestra en la siguiente ventana.
Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de
transacción a mostrar.
Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se
desplegara un menú con la opción de imprimir el cual imprime un reporte detallado de las cuentas por pagar que posee el
proveedor seleccionado tal como se muestra en la siguiente ventana.
Pág. 430
Ventana de Aviso.
La ventana de aviso procederá a notificar las transacciones pendientes hasta la fecha. Todas las opciones que posee la
ventana de aviso se pueden configurar en la sección de configuración como se explico anteriormente. La ventana de aviso
posee una ventana principal la cual informa el número de transacciones pendientes que se tienen. En el caso que se
muestra en la imagen siguiente se puede observar que las transacciones bancarias no poseen pendientes por lo cual la
Ficha ubicada en la parte inferior de la ventana esta deshabilitada, por lo contrario, las cuentas por cobrar y por pagar que
están habilitadas poseen transacciones pendientes.
Como ya se planteo anteriormente la ventana de aviso posee tres Fichas pertenecientes a cada tipo de transacción
bancaria, cuentas por cobrar o por pagar. Al hacer clic en cualquiera de los botones habilitados se detallaran las
transacciones pendientes en una lista, mostrando en el tope de la ventana el número de registros que se tienen y el monto
total. También se podrá detallar las transacciones al hacer clic en Transacciones Bancarias, Cuentas por Cobrar o
Cuentas por Pagar tal como se ve en la siguiente imagen.
Ficha Pendientes.
Dentro de las transacciones bancarias se detalla la descripción, seguidamente se muestra el número de cuota de la
transacción y por último el monto a pagar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen también se detalla el número y
el total a pagar de las transacciones pendientes.
Al hacer doble clic sobre la transacción pendiente se abre la ventana principal con la ventana de detalles, mostrando así los
datos de la transacción como el número de documento, tipo de transacción, descripción, fecha de vencimiento, monto a
pagar, banco, beneficiario y el numero de la cuota. Desde la sección detalle se puede procesar la transacción presionando
Alt + P o al hacer clic sobre el botón Pagado.
Pág. 431
Fichas Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Dentro de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar se detalla el cliente o el proveedor y por último el monto a cobrar o
a pagar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen también se detalla el número y el total a pagar de las cuentas
pendientes. Al hacer Doble Clic sobre alguna de las operaciones se despliega una ventana con la información general de la
misma.
Pág. 432
Ventana de Aviso – Menú Desplegable con botón Derecho del Mouse

Utilizando el botón derecho del Mouse en la ventana de aviso obtenemos un menú con una serie de opciones que
permitirán realizar un conjunto de operaciones, dichas opciones las explicaremos a continuación.
Ver: Permite visualizar las transacciones pendiente, cuentas por cobrar de un cliente en particular o las cuentas por pagar a
un proveedor en particular..
Ver Todas
Permite visualizar las transacciones pendientes de todos los clientes, cuentas por cobrara de todos los clientes o cuentas
por pagar a todos los proveedores.
Pág. 433
Ver Vencidos entre

Esta opción posee un submenú con rangos de periodos vencidos configurables en la sección de configuración de la barra
de menú nuevo explicado anteriormente. Cada uno de los rangos de vencimiento muestra en una lista aparte las
transacciones pertenecientes a ese rango.
En el caso de no haber ninguna transacción dentro de algún rango aparecerá el mensaje siguiente:
Imprimir
Imprime todas las transacciones pendientes mostrada por la ventana de
aviso.
Pág. 434
Actualizar Datos
Actualiza toda la data de la aplicación.
Pagado
Funciona solamente para las transacciones bancarias en las cuales
cambie el estatus de la misma y no será más notificada por la ventana
de aviso.
Pág. 435
DBISAM
DBISAM es el Manejador de las Bases de Datos de a2, con el que podrá visualizar y modificar las tablas del sistema. El
archivo ejecutable del DBISAM es el dbsys.exe.
A continuación se introducirán conceptos básicos del lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query Language),
así como también los distintos usos y la manera de acceder al manejador de Base de Datos DBIsam (relacionado con el
uso de sentencias en SQL).
SQL (Structured Query Language ó Lenguaje Estructurado de Consulta), es en sí un lenguaje de consulta y
programación de bases de datos, utilizado para acceder a los datos y para consultar, actualizar y gestionar sistemas de
bases de datos relaciónales. Este es un lenguaje bastante sencillo y de fácil manejo, es por ello que la base de datos
DBISAM incorpora esta extensión, obteniendo potentes resultados.
El SQL está compuesto por una serie de sentencias y de cláusulas muy reducidas en número, pero muy potentes en
efectividad.
El objetivo principal de SQL es la realización de consultas y cálculos con los datos de una o varias tablas.
UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS

Consulta (Query)
A continuación se dará una explicación detallada de cada uno de los pasos a
seguir para la elaboración de una consulta (Query) en la base de datos.
Se recomienda direccionar la ruta de acceso a las tablas de la base de datos

desde las opciones de configuración del DBISAM, de esta forma se asumirá
por defecto a la hora de acceder a una de las tablas permitiendo trabajar con
mayor comodidad el procedimiento es el siguiente:
• Menú “File” seleccionar “Options...” el cual abrirá una ventana que
permitirá direccionar la aplicación hacia la data sobre la cual se
trabajara.
En la ventana Options se tendrá disponible 3 fichas a saber Global, Remote y
Security.
• Se debe seleccionar la Ficha “Global”, luego presione el Botón “Select” de la ventana “Options“, se mostrará a
continuación la siguiente ventana donde debe indicar donde se encuentra ubicada la data a utilizar, dirección que
se mostrará en el cuadro Private Directory.
Nota: es necesario colocar la dirección de la data, para poder trabajar sobre la misma, de lo contrario al hacer la sentencia
(Query) es necesario indicar entre comillas (simples o dobles) dicha dirección. Esta dirección se colocara completa, en el
lugar donde se coloca el nombre de la tabla Ej: Select * from “C:\a2softway\Empre001\Data\Sinventario” Where
FI_CATEGORIA=”DEFER”
Pág. 436
Modificar tablas:
Para modificar tablas utilizando sentencias SQL, seleccione el menú File y haga
clic en la opción Open Table.
En la ventana que aparecerá se debe indicar.
Connection Type (Tipo de conexión)

• Especificar si la conexión será Local o Remota. En este caso se debe
seleccionar “Local”.
Avalaible Databases (Bases de datos Disponibles).

• Se mostrará de inicio la dirección de datos especificada
inicialmente en Options del menú File. En caso de ser necesario indicar
una nueva ruta de datos para tener disponible debe hacer clic en el botón “Select” para especificarla.
Avalaible Table (Tablas Disponibles).

Una vez indicada la ubicación de la Base de Datos se observará en esta lista las tablas disponibles para trabajar. Estas
tablas se podrán seleccionar individualmente, por rango continuo o por individuales salteadas tal como se seleccionarían
los archivos en una lista de Windows.
• Seleccione la tabla que desea modificar, e indique bajo que modalidad desea abrirla
Esto puede hacerse así:

• Exclusive (Exclusivo): en modo de uso Exclusivo.
• Read-Only (Sólo Lectura): en modo Sólo lectura.
• Exclusive – Read Only (Exclusivo-Sólo Lectura): Exclusivo y Sólo Lectura.
• Shared (Compartido): para utilizar esta modalidad no debe seleccionarse ninguna de las opciones disponibles
(Exclusivo y Sólo Lectura).
Pág. 437
Ficha Browse Data
1. En la ficha denominada Browse Data (Visualizar data) se mostrará el contenido de la tabla es decir todos los registros
que se encuentran en la tabla.
2.- Permitirá seleccionar que campos de la tabla podrán ser visualizados actualmente.
3.- Campos (Columnas) que conforman los Registros (Filas) de la tabla.
4.- Botones para control de los registros (Desplazamiento, Incluir, Eliminar, Grabar, Actualizar).
Ficha Structure (Estructura)

La ficha denominada Structure (Estructura) muestra información de los campos que conforman la tabla detallando
Número de Campo(#), Nombre del campo (Field Name), Tipo de Dato (Data Type), Tamaño (Size), Requierd (Requerido,
Obligatorio), Primary Index (Indice Primario) y Details (Detalles).
Ficha Indexes (Índices)

La ficha Indexes (Índices) muestra los campos de búsqueda de la tabla (Índices Secundarios) los campos que se muestran
son Nombre del Indice (Index Name), Principal (Primary), Claves secundarias (Case-Ins), Único (Unique), Comprimido
(Compression), Campos Indexados (Indexed Fields), Campos descendientes (descindings Fields), Sin estadística (No
stats).
Pág. 438
Utilizando Consultas SQL (Structure Query Language).

Las consultas mediante el uso del lenguaje estructurado de búsquedas o consultas (Structure Query Language, SQL) es
sumamente importante en la manipulación de la información directamente sobre las tablas del sistema en caso de ser
necesario. A continuación se mostraran los comandos más comunes con su respectiva ejemplificación.
Comandos SQL más Utilizados.

• SELECT: Permite visualizar registros que cumplan con criterios
dados.
• INSERT INTO: Incluir un registro en la tabla.
• UPDATE: Modificar o actualizar la información de uno o varios
campos.
• DELETE: Borrar registros especificados.
Ejecutar una consulta SQL

Para ejecutar una consulta SQL seleccione el menú File y haga clic en la
opción New SQL Query:
Se presentará una ventana donde podrá escribir la sentencia SQL.
A continuación se realizará un ejemplo sencillo con el comando SELECT para visualizar la forma de trabajo con el SQL
Query. La siguiente sentencia extrae de la tabla Sinventario todos los Articulas cuya Categoría (FI_Categoria) sea igual a
DEFER (Departamento de Ferretería):
SELECT * FROM SINVENTARIO WHERE FI_CATEGORIA=’DEVIV’
Escriba la sentencia y verifique si está correctamente escrita pulsando el botón Prepare, el cual mostrará un mensaje si
existe error en la sintaxis, luego ejecute la sentencia pulsando el botón Run SQL
Una vez ejecutada la sentencia se muestra la información requerida en la misma, como se muestra a continuación:
Pág. 439
Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones.
Los siguientes operadores deben ser utilizados después de la cláusula WHERE y pueden ser combinados hábilmente
mediante paréntesis para optimizar su uso.
Comodines
Operadores Relacionales:
* Sustituye a todos los campos > Mayor que
Operadores lógicos
Sustituye a cualquier cosa o nada < Menor que
% And
dentro de una cadena >= Mayor o igual que
Or
<= Menor o igual que
Not
Sustituye un solo carácter dentro <> Distinto
_
de una cadena = Igual
Nota: Cuando se requiera utilizar una relación y el contenido sea tipo Texto debe escribirse encerrados entre comillas.
SELECT
La instrucción SELECT permite filtrar los registros que cumplan con los criterios dados. Puede utilizarse operadores
relacionales o de comparación descritos en la tabla Operadores Relacionales.
Sintaxis.
• SELECT * FROM TABLA WHERE CONDICIONES
O
• SELECT CAMPOS FROM TABLA WHERE CONDICIONES

Ejemplos.
SELECT * FROM SoperacionInv WHERE FTI_totalcosto >10000

Muestra todas las operaciones cuyo Costo Total sean mayores a 10000.
SELECT * FROM SoperacionInv WHERE FTI_totalcosto <10000

Muestra todas las operaciones cuyos costos sean menores a 10000.
SELECT * FROM Sclientes WHERE FC_ZONA <>"00003"

Muestra todos los clientes cuya zona sea distinta a la zona 00003 (Zona Norte)
SELECT * FROM Sinventario WHERE FI_DESCRIPCION LIKE "Se*"

Muestra todos los productos cuyo nombre comienza por Se
SELECT * FROM Scuentasxcobrar WHERE FCC_FECHAEMISION BETWEEN "01/08/2010" and "30/08/2010"

Muestra todas las cuentas por cobrar emitidas entre el 01/08/2010 y 30/08/2010.
Pág. 440
INSERT INTO
Para añadir un nuevo registro se debe tomar en cuenta la sintaxis y los datos a introducir en una tabla; los registros
pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción Insert Into.
Sintaxis.
INSERT INTO nombre_tabla (nombre_campo1, nombre_campo2,...) VALUES (valor_campo1, valor_campo2...)
El siguiente ejemplo permite introducir un nuevo cliente en la tabla:
INSERT INTO Sclientes (FC_CODIGO, FC_DESCRIPCION, FC_RIF) VALUES (“00000022”,”Juana Perez”,”J123456”)

Otra forma de aplicación de la sentencia INSERT INTO es para copiar todos los valores de una tabla a otra por ejemplo:
INSERT INTO Sclientes all SELECT * FROM Sclientes1
Nota: los campos a introducir (de la tabla origen a la tabla destino) deben tener el mismo tipo de datos, así como también
los campos principales no deben repetirse; es decir no debe haber duplicidad de datos, de lo contrario generara errores que
imposibilitara la inclusión de los mismos.
UPDATE
UPDATE es la instrucción que permite actualizar campos de registros, se requiere especificar por medio de una clausula
WHERE la condición por la cual habrán de actualizarse los registros. Además, tendrá que especificar cuáles son los nuevos
valores de los campos que desea actualizar.
Sintaxis
UPDATE nombre_tabla SET nombre_campo1=valor_campo1,nombre_campo2= valor_campo2,... WHERE
condiciones_de_selección
Ejemplo.
Se requiere que todos los productos del departamento 0006 tengan escrito en el campo FI_Garantia (Garantía) el valor 1
(un mes de garantía).
UPDATE Sinventario SET FI_Garantia=1 WHERE FI_Categoria=”00006”
De no colocar la cláusula WHERE estaría modificando todos los registros de la tabla.
DELETE
Para borrar registros se utiliza la instrucción Delete. Se requiere indicar el criterio de borrado mediante la cláusula WHERE.
Sintaxis
DELETE FROM nombre_tabla WHERE condiciones_de_selección
Ejemplo:
Se requiere borrar de la tabla el producto cuyo código es 00000023.
DELETE FROM Sinventario WHERE FI_codigo="00000023”
Como puede verse, los campos no numéricos deben estar delimitados por apóstrofes o comillas (“dato” o ’dato’).
Debe tener cuidado con esta instrucción ya que si no especifica una condición WHERE, estará borrando todos los datos de
la tabla.
Pág. 441
Otras opciones importantes
Reparación de tablas con DBISAM
Cuando por alguna causa (falla eléctrica entre otras) se daña alguna de las
tablas del sistema DBISAM provee de una herramienta que permite la
reparación inmediata de la tabla (tomando en cuenta no sea un daño mayor
irreparable) con sólo indicar cuál es la tabla que desea reparar.
• Seleccione la opción Repair (Reparar) del menú Utilities (Utilidades)

• Seleccione la tabla que se desea reparar.
• Hacer Clic en el botón “Abrir”
• Indique los siguientes parametros
Connection Type (Tipo de conexión)

Especificar si la conexión será Local o Remota. En nuestro caso se
debe seleccionar “Local”.
Avalaible Databases (Bases de datos Disponibles).

Se mostrará de inicio la dirección de datos especificada inicialmente
en Options del menú File. En caso de ser necesario indicar una
nueva ruta de datos para tener disponible debe hacer clic en el btón
“Select” para especificarla.
Avalaible Table (Tablas Disponibles).

Una vez indicada la ubicación de la Base de Datos se observará en
esta lista las tablas disponibles para trabajar. Estas tablas se
podrán seleccionar individualmente, por rango continuo o por
individuales salteadas tal como se seleccionarían los archivos en
una lista de Windows.
Seleccione la tabla que desea reparar y haga clic en el botón “Repair”.
Una vez ejecutado el proceso de Reparación se mostrara el siguiente mensaje si la reparación fue exitosa de lo contrario
mostrará un mensaje indicando que la tabla no puede ser reparada.
Reestructure (Reestructurar)
Permite seleccionar una tabla para cambiar la estructura de los campos o
sus tipos de datos. También permite crear indices de búsqueda, con lo
cual el usuario podrá ir a la ventana info de los archivos maestros y
realizar búsquedas con los indices creados.
En el siguiente ejemplo se agregará el índice RIF a la ventana de Info de
Clientes.
Paso a paso
Pasos para crear Indices de Búsqueda.
Clic en el menu Utilities seleccionar la opción Reestructure.
Elegir la tabla a modificar por ejemplo, sclientes.dat.
Pág. 442
Seleccionar la Ficha Indexes y luego desplazar el apuntador una fila más debajo de la ultima fila con información.
Escribir el nombre que desea darle al campo de búsqueda, en el ejemplo: FC_KEYRIF.
Desplazar el apuntador hasta la columna denominada Indexed fields y hacer clic en ella aparecerá entonces un icono con
tres puntos haga clic en este botón.
Aparecerá entonces una ventana donde debe elegir el campo de la tabla con el que se desea hacer la búsqueda y pasarlo
hacia la lista “Index Fields” utilizando los botón de desplazamiento que se encuentran en la parte central de esta ventana.
Pág. 443
Posteriormente haga Clic en el botón Ok.
Definidos todos los elementos del campo hacer Clic en el botón Alter (Alterar).
El mensaje de confirmación de la reestructuración realizada es el siguiente.
Verifiquemos en la ventana de Clientes que aparezca en la ventana de información y búsqueda la opción RIF.
Pág. 444
Anexar librerías dll y programas ejecutables en el menú de a2
a2 Herramienta administrativa configurable le permite incorporar en el menú de a2 programas ejecutables o librerías dll, a
través de la generación de archivos de texto con el formato que se especifica a continuación logrando los resultados que
muestra la Figura:
Se recomienda la elaboración de librerías dll
debido a que de esa manera el programa siempre
tendrá el control de la aplicación, sin embargo
podrá invocar cualquier ejecutable a través de
esta técnica.
Paso a Paso:
Crear un archivo texto con el nombre

SMenuTerceros.Cfg en el directorio data de a2.
Este archivo lo busca la aplicación
automáticamente al iniciarse y registra las opciones que se hayan incluido. En caso de querer crear opciones diferentes
para cada uno de los usuarios, el archivo debe ser creado con el sufijo que corresponda al código del usuario. Por
ejemplo si un usuario tiene código 3 (Campo “code” en el archivo SUsuarios.Dat) el archivo debe ser creado como
SMenuTerceros3.Cfg.
A continuación un ejemplo de un archivo de configuración.
• Aplicaciones a2Softway,[04/10],,
• a2 Contabilidad,[04/10/01],c:\a2contabilidad\a2contabilidad.exe
• a2 Nómina,[04/10/02],c:\a2nomina.exe
Cada uno de los campos debe estar

separado por coma y representa lo
siguiente:
Titulo de la opción: Aplicaciones
a2Softway
Posición a ocupar
[04/10]. Significa que esta opción
será ubicada en el menú 4
(Compras) en la posición 10.
Directorio que ocupa.
C:\a2Contabilidad. Identificamos el
directorio donde se encuentra la librería o programa a ejecutar.
Nombre del procedimiento: Nombre que identifica la rutina que se va a ejecutar en el referido dll.
Si lo que vamos a ejecutar es un archivo .exe, la línea de texto deberá ser:

A2 Contabilidad,[04/10/01],C:\a2contabilidad\a2contabilidad.exe.
Pág. 445
a2 Punto de Venta – Versión 4.12.2
INSTALACIÓN
1. Ubique el archivo InstalarPunto ejecútelo realizando Doble Clic sobre el archivo o seleccionando el mismo y presionando
la tecla Enter.
Aparecerá el siguiente cuadro donde se muestra el directorio por defecto donde será instalado inicialmente el programa.
Esta dirección puede ser modificada de ser necesario.
Botón Examinar:
Permite seleccionar el
directorio destino de la
Botón Comenzar: aplicación.
Inicia la instalación del
punto de venta el
directorio por defecto
es: a2PuntoDeVenta
pero este puede ser
modificado según se
requiera.
Mientras se desarrolla el proceso de instalación van apareciendo diferentes ventanas mostrando características de la
aplicación.
2. Luego de instalar satisfactoriamente la aplicación se despliegan dos pantallas; la primera contiene los accesos directos de
las aplicaciones que se encuentren instaladas en el sistema.(a2 Administrativo, a2 Administrativo Básico, a2 Consulta de
Precios, a2 Manager, a2 Sistema, a2 Punto de Venta, a2 Visor, a2 Contabilidad).
Pág. 449
La segunda pantalla (Instalando su Punto de Venta), permite direccionar el punto de venta. En este momento la carpeta
a2PuntoDeVenta ya fue creada, se debemos entonces abrir dicha carpeta y crear dentro de ella una carpeta con el nombre
“Licencia” donde se debe colocar la licencia del punto de venta (a2cash.a2).
Una vez realizado este paso continuamos con el direccionamiento de los directorios en la ventana “Instalando su Punto de
Venta”.
• Ubicación del a2 Administrativo (ejecutable y archivo de personalización)

• Dirección de la carpeta data.
• Ubicación del archivo de personalización del punto de venta
Ubicación del a2
Administrativo
(ejecutable y archivo
de personalización)
Dirección de la
Carpeta Data.
Ubicación del archivo

de personalización del
punto de venta
(a2Cash.a2).
Usuario del punto: Permite

asignar un usuario para la
apertura del punto de venta;
a su vez éste se guarda en
la herramienta
administrativa Configurable.
Puede crear un usuario para el punto de venta y agregarlo a los demás usuarios, para modificarlo desde a2sistema de ser
necesario, cabe destacar que el usuario que se cree desde la instalación del punto de venta tendrá las direcciones
indicadas arriba en la misma ventana, y si está instalado en una estación solo ese usuario tendrá entrada al punto de
venta, debe ser asignado desde la configuración del punto de venta.
Recuerde que el punto de venta solo funcionara si el archivo de personalización corresponde a la misma empresa que el
Administrativo.
Pág. 450
Instalando con Mapeo de unidades.

En el servidor la carpeta donde se instalo a2 Herramienta Administrativa Configurable debe estar compartida. Debe crear la
conexión con el servidor y la carpeta donde se encuentra instalado el a2Softway herramienta administrativa configurable
utilizando para ello el mapeo de unidades. Asigne una letras a la conexión tomando en cuenta que debe ser la misma para
todos los puntos de venta de manera que todos los usuarios puedan trabajar desde cualquier punto de venta, la única
restricción de acceso será definida por la asignación de usuarios en la configuración del punto de venta.
Los pasos para crear la conexión en caso de existir son los siguientes:
Conectarse al servidor mapeando la unidad de red y asignándola a una letra, en el ejemplo Z:
Seleccionamos la letra para este caso la Z:

S e hace clic en examinar
Aparece la siguiente ventana donde se selecciona el equipo y la carpeta a la que se quiere hacer la conexión.
Pág. 451
Una vez realizado este paso aparece definida la conexión.
Realizados estos pasos se procede a realizar la instalación del punto de venta. Se hace doble Clic en el icono de instalar
Punto de Venta. Cuando aparece la siguiente ventana se hace clic en el botón Comenzar.
Aparecerá una ventana que ira mostrando el progreso de la instalación hasta llegar a la ventana que sigue.
Pág. 452
En esta ventana debe indicarse la ruta donde se encuentra el a2softway en el servidor de la red.
Recuerde que al realizar la instalación en una red debe existir previamente la conexión al servidor la cual se ubicará como
muestra la siguiente imagen.
Pág. 453
Antes de proceder a indicar donde se encuentra la licencia del punto de venta (a2cash.a2), debe crearse en la carpeta
a2puntodeventa una carpeta llamada “LICENCIA”, como muestra la siguiente imagen.
Una vez realizado el paso anterior se procede a copiar en dicha carpeta el archivo a2cash.a2 el cual representa la licencia
del punto de venta.
Procedemos entonces a indicar la ubicación de la licencia del punto de venta
Pág. 454
Se especifica entonces el usuario del punto de venta y su correspondiente clave de acceso al punto de venta.
Por último se hace clic en el botón iniciar para completar la instalación.
Instalando con dirección del Servidor.

Debe compartir en el servidor la carpeta donde se instalo el a2 Herramienta Administrativa Configurable. Para indicar la ruta
que se solicita para la conexión en la ventana “Instalando su Punto de Venta” debe seguir la siguiente sintaxis, \\nombre de
la máquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios).
Ejemplo: Si el nombre de la máquina donde se encuentra instalado el a2 Herramienta Administrativa Configurable es

Servidor y usted instaló el sistema en la carpeta llamada a2softway, comparta esta carpeta y escriba lo siguiente:
\\Servidor\a2softway
\\Servidor\a2softway\EMPRE001\DATA\
\\Servidor\a2puntodeventa\Licencia donde se encuentra el archivo de personalización del punto de venta.
Pág. 455
Ventana principal del punto de venta antes de la apertura de caja
En este momento se puede realizar 2 operaciones, la apertura de la caja para comenzar a trabajar o utilizar el menú
de sistema para configurar la aplicación hacer mantenimiento y asignar usuarios.
Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura caja
Consulta de Artículos
Haga clic en el botón “Consulta” o presione la
combinación de teclas Ctrl+F3.
Escriba el código del artículo en el cuadro “Indique

Item” si existe el artículo en la base de datos de
a2 le mostrará el precio.
Si usted tiene una fotografía del producto

asociada a la ficha del artículo, se mostrara en el
espacio ocupado por el logotipo de a2. Haga clic
en Cancelar o presione la tecla ESC para salir de
esta pantalla.
Bloqueo de Caja
Si por algún motivo el cajero requiere ausentarse
de la caja puede bloquear la misma al hacer Clic en el botón denominado Bloqueo ó las teclas Ctrl+F3, este quedará
temporalmente inactivo fíjese que en la parte superior derecha de la ventana se muestra la frase “CAJA BLOQUEADA”,
para activarlo nuevamente deberá indicar su
nombre de usuario y clave, al hacerlo se
podrán continuar las operaciones en el punto
de venta, es importante resaltar que las
transacciones efectuadas por este quedan
activas para ese turno.
Pág. 456
Manejo de Caja
Este nos permite controlar desde el punto de venta entrada y salida de efectivo, proceso que es muy común en la operación
de un cajero, ejemplos de esto:
• Pago de Fletes en efectivo.
• Cambios de Cheques a empleados.
• Corte de efectivo al supervisor
Corte X
Es la operación que se realiza cuando se cambia de turno en el punto de venta, totalizando todas las operaciones
efectuadas por él cajero en su turno.
Al seleccionar la opción Corte X con un clic o con la combinación de teclas Ctrl + X aparece una ventana donde el cajero
debe indicar los montos en efectivo, cheques, tarjeta de debito y tarjeta de crédito y pueden existir otros montos no
monetarios como la cesta ticket.
Una vez ingresado los montos, oprime el botón Aceptar, seguidamente se imprime el corte, que nos es más que lo que
ingreso el cajero al efectuarlo, quedando la caja cerrada para ese turno.
Una vez efectuado el corte X ó cierre de caja para ese turno podemos visualizar desde la opción arqueo de caja, el cuadre
de la misma y las diferencias si estas existieran.
Clientes Alt-F1
Para comenzar el registro de las transacciones se debe indicar el cliente esto se puede realizar de varias formas:
1.- Escribir el código del cliente.
2.- Utilizar la combinación de
teclas Alt+F1.
3.- Hacer clic en el botón
señalado con Alt+F1.
En caso de utilizar la opción 2 o la

opción 3 aparecerá la lista de
clientes desde donde se
procederá a seleccionar el cliente
que corresponda. Una vez
Pág. 457
seleccionado el cliente el código y la descripción del mismo será mostrado en el área central de la ventana debajo del
TOTAL.
Selección de artículos.
Una vez seleccionado el cliente

tendremos la posibilidad de ingresar
los artículos que formaran parte de la
transacción. Para comenzar el
ingreso de los artículos se puede
utilizar varias formas:
1.- Escribir el código del artículo.

2.- Leer el código con un scanner o
lector óptico.
3.- Utilizar la combinación de teclas
Alt+F1.
4.- Hacer Clic en el botón Alt+F1.
En caso de utilizar la opción 2 o la

opción 3
aparecerá la
lista de
artículos desde
donde se
procederá a
seleccionar el
artículo que
corresponda.
F2 - Devolución
Esta operación tiene una doble función, permite realizar devoluciones de artículos en la transacción que se está realizando
o hacer devoluciones de facturas desde el punto de venta.
Inicialmente se explicara la función de devolución de artículos.

Esta opción nos permite a la hora de que se desee obligar al operador en una transacción en proceso a utilizar cantidades
negativas, para los casos que necesite corregir las cantidades de un ítem seleccionado como lo muestra la figura.
- El operador selecciona el ítem a facturar, pudiéndolo hacer en forma manual es decir no utilizando la captura del código de
barra si no digitalizándolo por medio del teclado.
- Una vez seleccionado el ítem, en este caso el Mouse Inalámbrico, el operador se da cuenta que no son 5 piezas si no 3,
en este caso puede ser útil la opción de “DEVOLUCION”
- Para efectuar la devolución a un ítem en particular se hace clic en el botón “devolución” o se presiona la tecla F2, en la
parte superior derecha de la ventana aparecerá la palabra “DEVOLUCION” indicando que el proceso esta activado.
- Seleccionamos el artículo nuevamente indicando su código, luego se especifica la cantidad que se pretende devolver y
presionamos la tecla “Enter” para que el artículo ingrese al área de lista de artículos con la cantidad especificada en
negativo, como muestra la figura.
Pág. 458
F3 – Anular.
Permite cancelar una operación en su totalidad limpiando el grid de artículos y colocando nuevamente la opción de
selección del cliente para la facturación.
F4 – Eliminar.
Permite seleccionar un artículo

y eliminarlo de la lista que se
muestra en el grid.
Pág. 459
F5 – Cantidad: Permite seleccionar un articulo y cambiar la cantidad asignada inicialmente al artículo.
F6 – Cargar.
Permite seleccionar alguno de los documentos que se encuentren pendientes para facturar (almacenados con la opción F7
Guardar).
F7 – Guardar.
Permite almacenar los artículos de una transacción con status “Pendiente” para su posterior facturación.
F8 – Preliminar.
Permite visualizar una factura antes de impresión.
F9 – Reimprimir.
Permite reimprimir el último documento impreso.
Pág. 460
Las funciones de los botones anteriormente descritos pueden varían tomando en cuenta las políticas que se activen para el
trabajo desde el punto de venta.
F10 - Totalizar.
Una vez incluidos todos los artículos de la transacción se procede a totalizar la misma presionando la tecla F10 o haciendo
clic al botón totalizar.
Una vez iniciada la totalización aparece la siguiente

ventana, donde se procederá a indicar la
naturaleza del pago de la transacción, el monto del
pago y finalmente presionar la tecla F9 o hacer clic
en el botón Aceptar. Una vez realizado este
procedimiento se imprimirá el documento. La
cantidad de opciones para el tipo de pago (Efectivo,
Cheque, T. Debito, T. Crédito) pueden variar según
la configuración que se realice del punto de venta.
Además podrán especificarse otros elementos de
trabajo tales como: Vendedores, Fletes,
Descuentos, entre otros, todo esto dependiendo de
la configuración del punto de venta.
F11 – Precios.
Permite cambiar el tipo que se aplicará en la transacción tomando en cuenta los precios configurados desde le a2
Herramienta Administrativas Configurable.
F12 – Detalles.
Permite agregar un comentario complementario al artículo seleccionado en ese momento.
Pág. 461
Configuración Del Punto De Venta

Para acceder al modulo de
configuración del Punto de Venta se
debe entrar al menú Sistema, pero
debe tomar en cuenta de no realizar la
apertura de la caja porque el menú
Sistema tendría opciones diferentes y
no aparecería la opción de
configuración.
Una vez activada la opción de configuración aparecerá la siguiente ventana.
Página de Configuración Básicos:
Pág. 462
1.- Entrada de datos.
Por Clientes.
Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes
Por Autorizados.
Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes
Cliente por Defecto

Cuál de los clientes aparecerá predeterminado al inicio de la transacción
Permitir modificaciones al momento de la transacción

Define si el cliente podrá ser modificado al momento de iniciar la transacción.
Centro de Costo.
Si está conectado a la Contabilidad permite seleccionar un Centro de Costo si está asignado para el punto de Venta
Deposito Defecto.
Permite indicar el depósito predeterminado para descargar los artículos del inventario
Vendedor defecto.
Indicar el vendedor predeterminado.
Permitir modificar el vendedor al momento de la transacción.

Modificar el vendedor predeterminado.
2.- Configuración Básica.

Permitir cambiar de turno al momento de la apertura.
Muestra al momento de apertura de caja una ventana donde se selecciona el turno de trabajo.
Poder cerrar y cortar caja sin clave de autorización.

Permite al usuario del punto realizar corte de caja o cierre de caja sin solicitar clave de autorización.
Autorizar transacciones a crédito.

Permite realizar operaciones a crédito
Activar foto del cliente al inicio de la transacción.

Si en la ficha del cliente se ha agregado la foto podrá verse desde el punto de venta.
Activar foto del producto durante la selección

Si en la ficha del artículo se ha agregado la foto podrá verse desde el punto de venta.
Mínimo número de líneas por factura.

Permite especificar la cantidad de líneas que deberán aparecer en cada factura.
Serie activa contado.
Serie activa crédito.
Entrada de productos.
Permite indicar como se hará el ingreso de los artículos en el Punto de Venta, se tiene disponible tres modalidades: por
Código, por Referencia o Código único asociado.
3.- Datos adicionales

Los datos adicionales que se refieren a los clientes permiten hacer uso de los de la modalidad de clientes eventuales al
momento de facturar.
Modificar la descripción del Cliente.

Permite indicar el nombre del Cliente que será impreso en la factura.
Modificar el R.I.F.
Permite indicar el R.I.F. del Cliente que será impreso en la factura.
Modificar el N.I.T.
Permite indicar el N.I.T. del Cliente que será impreso en la factura.
Pág. 463
Modificar la dirección de Despacho
Permite indicar la dirección que aparecerá en la factura del Cliente.
Modificar el teléfono
Permite indicar número de teléfono del Cliente que será impreso en la factura.
Activar flete del documento

Visualizará al momento de totalizar un cuadro donde se puede ingresar el valor del flete.
Activar documento de origen

Permite que se muestre al momento de cargar un documento el número y tipo de documento de donde vienen los datos.
Activar clasificación
Muestra la selección de clasificación.
Activar teléfonos para mensajería de texto

Permite ver los teléfonos que se utilizarán para el envío de mensajes de texto.
Clasificación por defecto.

Indicar la clasificación que aparecerá de inicio para las transacciones.
Modificable.
Permite que la lista de clasificación pueda abrirse y cambiar la selección por defecto.
Nota: Documento origen, selección de Clasificación y teléfonos de mensajería de texto se visualizan presionan el
botón F11 antes de totalizar la factura.
4.- Cargar y Guardar operaciones.

Permitir guardar transacciones pendientes.
Al activar esta opción se puede almacenar las transacciones tomando status de pendientes para ser cargadas y facturadas
posteriormente. Estas transacciones guardadas se refieren a las operaciones elaboradas en el punto de venta.
Permitir cargar presupuestos en tránsito.

Permitir cargar pedidos en tránsito.
Permitir cargar apartados en tránsito.
Permitir cargar notas de entrega en tránsito.
Las opciones de Cargar presupuestos, pedidos, apartados y notas de entregas, permiten tomar desde el punto de venta
(para su facturación) documentos con status de tránsito. Las operaciones con status de tránsito son las totalizadas desde el
modulo administrativo.
Pág. 464
Página de Configuración: Avanzado.
1.- Precios y cantidades X defecto

Precio por defecto
Permite indicar el precio con el que inicialmente aparecerán los productos seleccionados. Recuerde que en herramienta
administrativa configurable se pueden manejar hasta 6 precios.
Volver al precio por defecto cada vez que se cambia

Permite regresar automáticamente al precio que se utilizaba antes de cambiar el mismo.
Trabajar con céntimos
Cantidad por defecto

Permite especificar cuál será la cantidad que aparecerá al momento de seleccionar los artículos. Por defecto la cantidad es
1.
Repetir el último producto facturado con la tecla Enter.
Permite una vez que un articulo ingresa al grid que al presionar enter se repita el articulo.
2.- Topes y Montos máximos

Activar monto tope en ventas
Se activa para que el punto de venta pueda emitir un mensaje que nos permita hacer un corte de caja en un momento
específico.
Monto máximo en retiros

Permite indicar cuál es el valor máximo acumulado para poder realizar retiros de caja. Ejemplo si se especifica 30 se podrán
realizar retiros acumulando el monto hasta alcanzar los 30, una vez que se ha llegado a ese valor no se podrán realizar más
retiros.
Monto máximo acumulable en ventas

Permite especificar una cantidad que al ser alcanzada, indicará en el punto de venta un mensaje para hacer un corte X.
% mínimo para procesar un apartado.

Permite indicar cuál es el momento necesario para procesar un apartado.
Clave de configuración del punto

Permite indicar la clave de acceso a la opción de configuración del punto de venta.
Clave autorización Punto

Permite indicar la clave que se utilizará para las transacciones en el punto de venta.
3.- Mostrar en la ventana de selección de productos

Permite mostrar los artículos solo con la descripción o con el código/Referencia y la descripción.
Pág. 465
4.- Configuración de Descuentos y Ofertas.

Autorizar un descuento total en la transacción
Permitir realizar descuentos al totalizar las transacciones.
Obligar los descuentos en porcentajes.

Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos.
Porcentajes máximos en Descuentos Globales.

Permite indicar el monto máximo de descuento al momento de la totalización.
Activar clave para autorizar descuentos por arriba del máximo permitido.
Clave para autorizar descuentos por encima del máximo indicado para los totales.
Autorizar un descuento parcial en la transacción

Permitir realizar descuentos por artículo en la transacción.
Obligar los descuentos parciales en porcentajes

Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos.
Porcentaje máximo en descuentos por ítem.

Permite indicar cuál es el máximo descuento permitido por artículo.
Activar Ofertas y Presentaciones.

Permite visualizar al momento de agregar los artículos las ofertas y las presentaciones para poder seleccionarlas
Página de Políticas Básicas / Avanzadas.

El punto de venta cuenta con dos tipos de políticas: Básicas y Avanzadas. Éstas son independientes de las políticas del a2
administrativo.
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Página Periféricos.
Permite la configuración de dispositivos adicionales como son: Gaveta de dinero, Scanner seriales, Visor y balanzas. Asi
como las etiquetas para el manejo de las balanzas de Peso y Precio.
Pág. 467
Etiquetas de Balanza
Algunas balanzas permiten elaborar la etiquetas de código de barra, éstas contienen los datos del código del producto
(PLU) ó referencia + el peso ó el precio del producto; la aplicación captura ésta información en una sola lectura. Para
ejecutar esta acción es necesario realizarlo a través de la configuración del punto de venta en la pestaña de periféricos.
Balanza con etiqueta de peso:
Ejemplo Balanza por Peso.
El código que se refleja en la etiqueta es: 3 003566 002201
Los últimos 6 dígitos son 002201 si se observa la sección

superior derecha de la etiqueta indica que el peso es: 0.220 lo
que nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de
balanza por peso.
• Dígito identificador: En este campo debe indicarse

el número de dígitos (longitud) que conforman el
dígito verificador. Con él la aplicación podrá
determinar si la etiqueta maneja el precio ó el peso.
En el ejemplo 1.
• Longitud del código (PLU): Corresponde al número

de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6.
• Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código.
• Digito Verificador: Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 3.
• Longitud de la Medida: Corresponde al número de dígitos que conforman el peso del producto. En el ejemplo 6.
• Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 4.
• Aplicar redondeo:
• Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.
Pág. 468
Balanza con etiqueta de precio.
Ejemplo Balanza por Precio.
(1) Digito Verificador

(2) PLU Código del artículo.
(3) Longitud de medida.
(4) Muestra el Precio de artículo.
El código que se refleja en la etiqueta es: 2 861399 009030
Los últimos 6 dígitos son 009030 si se observa la sección inferior

derecha de la etiqueta (4) indica que el precio es: Bs. 9.03 lo que
nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de balanza
por precio.
• Dígito identificador (1): En este campo debe indicarse el número de dígitos (longitud) que conforman al dígito
verificador. Con él la aplicación podrá determinar si la etiqueta maneja el precio ó el peso. En el ejemplo 1.
• Longitud del código (PLU)(2): Corresponde al número de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6.
• Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código.
• Digito Verificador (1): Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 2.
• Longitud de la Medida (3): Corresponde al número de dígitos que conforman el precio del producto. En el
ejemplo 6.
• Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 3.
• Precio incluye impuesto:
• Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.
Pág. 469
Página Configuración de Restricciones.
Permite la limitación de ciertas operaciones tomando en cuenta Departamentos, Productos, Clientes, Autorizados y
Productos para Adultos.
Departamentos.
Permite seleccionar el o los departamentos que tendrán restricciones de manejo, es decir que los artículos asociados a los
departamentos no podrán ser seleccionados.
Productos.
Permite seleccionar artículos para especificar la cantidad que podrá ser vendida.
Clientes.
Permite seleccionar clientes a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta.
Autorizados.
Permite seleccionar autorizados a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta.
Productos para Adultos.
Permite indicar los artículos que tendrán restricción de edad para la venta.
Página Configuración de Forma de Pago.

En esta página definir las formas de pago disponibles
para los usuarios, formas de pago no monetarias y el
manejar el monto para los vueltos.
Formas de Pago Disponibles.

Permite indicar cuáles son las formas de pago
permitidas desde el punto de venta, entre ellas están:
1.- Efectivo.
2.- Cheque.
3.- Tarjeta de Debito.
4.- Tarjeta de Crédito.
Para las formas 2, 3, y 4 puede indicarse el monto

mínimo para la aceptación del mismo.
Por ejemplo Al indicar un monto mínimo para los
cheques de Bs.F 20 y tratar de efectuar una
transacción por debajo de este monto la aplicación le
indicará el siguiente mensaje “El monto mínimo
permitido es de: 20”, como lo indica la figura.
Pág. 470
Formas de Pago No Monetarias.

Por lo general se utilizan para pagos con Cesta Ticket. Se pueden indicar hasta 3 tipos.
Cuando se totaliza aparecen disponibles las nuevas formas de pago.
Manejo de vuelto.
Activar Vuelto en las operaciones en efectivo.
Para que la aplicación maneje e indique el vuelto al operador se deberá activar esta opción.
Veamos cómo funciona:
Monto a Pagar: 6.960 y el cliente entrega al cajero 10.000 en efectivo como lo indica la figura:
Pág. 471
Máximo vuelto a permitir.

Nos permite controlar que los operadores puedan entregar vueltos superiores al indicado en esta opción para cuando se
encuentran activadas “Activar vuelto en las transacciones en efectivo” y “Permitir vuelto en pago que no sea efectivo”
En este ejemplo estamos

indicando que el máximo
vuelto permitido es 50,00 y está permitido el vuelto para pagos en efectivo. Al tratar de pagar con un monto que supere a los
50 aparecerá el siguiente mensaje. Se está cancelando con 100 si restamos 100 – 32 el total seria 68 que es mayor que 50
el mensaje será como muestra la siguiente imagen.
Activar vuelto en las transacciones en efectivo.

Esta opción debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago
en efectivo. De lo contrario se permitirá el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opción “Máximo vuelto a permitir”
Pág. 472
Permitir vuelto en pago que no sea efectivo.
Esta opción debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago
que no sean efectivos.
De lo contrario se permitirá el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opción “Máximo vuelto a permitir”
Ejemplo el cliente posee una transacción que el monto a pagar es de 21.15, y este lo desea efectuar con la emisión de un
cheque por un monto de 30.000, con la finalidad que el cajero le entregue un vuelto, para poder obtener un efectivo por la
diferencia. Al hacerlo y oprimir la opción F9-Aceptar, la aplicación le indicará el siguiente mensaje “El monto no efectivo
supera el monto total”
Activar desglose de moneda.
Al estar desactivada el corte x ó cierre de caja el operador indica solo el monto total en efectivo, como lo indica la figura:
Si esta opción es activada como se muestra en la siguiente figura, cuando se ejecuta el corte de caja se visualizara
diferente mostrando la escala que se defina en la página de “Forma de Pago” en figura.
Pág. 473
Página Configuración de Impresión y Directorios
1.- Impresora Fiscal.

Corte de papel automático.
Activar si la impresora fiscal tiene la capacidad de corte de papel (Hoy en día todas las impresoras fiscales pueden realizar
esta tarea por defecto).
Posee gaveta de dinero.

Indicar si tiene gaveta de dinero conectada al equipo.
Incluir descripción detallada de los ítems.

Permite complementar la descripción del artículo. Para ello se utiliza el botón Detalle (F12) en el Punto de Venta, la
información que allí se coloque aparecerá en la factura complementando la Descripción original del artículo.
Activar archivo de monitoreo (Debug Fiscal).

Es un archivo que va generando a2 para llevar un chequeo de las transacciones enviadas a la impresora fiscal.
Activar la impresión standard al ejecutar un preliminar.

Si la opción esta desactivada la impresión del preliminar saldrá por la impresora fiscal de lo contrario se mostrara por la
impresora asociada al formato que se indique en la sección derecha de la ventana para la impresora No Fiscal. Esta opción
es útil en caso de Tascas o pequeños restaurantes donde el cliente pide un corte de cuenta.
Activar la impresión estándar al guardar un documento.

Permite imprimir un formato al momento de guardar una transacción. Esto puede ser útil para empresas como las
lavanderías donde al momento de dejar la ropa se emite un documento especificando la entrada de los artículos y que debe
ser presentado al momento de retirar la misma para proceder a elaborar la factura.
Activar la impresión standard para los recibos de caja.

Permite imprimir el recibo de pago cuando desde el punto de venta se están manejando las cuentas por cobrar.
Activar cierre directo de impresora fiscal.

Las impresoras BMC/SAMSUNG/ACLAS/OKI en algunas ocasiones no expulsaban por completo el Ticket fiscal por lo que
se debía tener activada esta opción.
Realizar primero la impresión del documento.

Activada la opción se realiza primero la impresión del documento y posteriormente se registra la transacción en el sistema.
De lo contrario primero registra la transacción en el sistema y luego es enviada a la impresora Fiscal.
Es una impresora de 80 Columnas.
Se utiliza para indicar que la impresora instalada es de 80 Columnas en el caso específico de la OKI ML-1120.
Pág. 474
Incluir el código del producto en la impresora fiscal.
Esta opción permite que se imprima la descripción del artículo junto con el código del mismo.
Seleccione modelo de impresora Fiscal.

Permite especificar que impresora fiscal está instalada con el sistema. A la derecha de la lista se muestra un botón llamado
Configurar que dependiendo del modelo de la impresora se activa o no.
Próximo comprobante fiscal.

Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado transacciones debe colocarse el correlativo
correspondiente para la continuidad correcta del Ticket Fiscal.
Próximo Reporte Z.
Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado los cortes Z debe colocarse el correlativo correspondiente
para la continuidad correcta de la información.
Tolerancia Céntimos al Totalizar.
Serial de la impresora.
Indicar el serial de la impresora
Caracteres x Línea.
Cantidad de caracteres que imprimirá por línea dependiendo de las características de la impresora.
Puerto
Indicar el puerto por donde está conectada la impresora fiscal.
2.- Impresora No Fiscal.

Activar Cierre de caja resumido (40 Columnas)
Se activa cuando se está utilizando una impresora de Ticket que por lo general tienen ancho de 76 mm aproximadamente
40 columnas, para que el corte Z y el corte X se impriman si problemas a través de esa impresora. Estos cortes también
pueden imprimirse por la impresora fiscal como documentos No Fiscales.
Permitir cambiar la impresora al momento del corte o cierre.

Para poder especificar la impresión en una impresora diferente a la definida en el punto de venta.
Tamaño de la fuente para el Corte X y Z

Cambiar el tamaño de la fuente para los caracteres en el Corte X y Z.
Tipo de fuente (Corte X/Z)

Cambiar el tipo de fuente para los caracteres del corte X y Corte Z.
Formato Impresión Preliminar.

Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de.
Impresión de Factura
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de facturas cuando no se trabaja con una impresora
fiscal.
Formato al Guardar.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión cuando se guardan transacciones con el botón F7
Guardar.
Devolución de Venta.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de las devoluciones.
Entradas o Salidas (Vale).

Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de las entradas y salidas a través de la opción de
Manejo.
Formato de Apartados.
Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de los apartados.
3.- Activando archivos Locales.

Activar archivos locales para archivos de solo lectura.
Al activar esta opción se permitirá al usuario seleccionar aquellos archivos que serán considerados de uso local para
aligerar de esta forma el transito en la red. Estos archivos serán ubicados en la carpeta a2Softway\a2Local
Pág. 475
Editar archivos para archivos de sólo lectura.

Al hacer Clic en este botón aparecerá una lista de archivos para indicar cuáles de ellos serán considerados archivos locales.
Se debe tomar en cuenta los archivos que realmente no serán actualizados desde el punto de venta. Por ejemplo:
Smonedas, sinstituciones, sbancos, entre otros.
Sincronizar archivos.
La sincronización permite actualizar de forma automática o manual los archivos que se encuentran condicionados como
archivos locales.
4.- Directorios
Directorio Local del Punto de Venta.

Viene asignado por defecto y no deberá modificarse ya que en él se registra toda la configuración del punto.
Directorio Local Datos a2 Administrativo.

En él se guardan los archivos locales que solo serán de lectura. Como estos no se actualizan desde el punto de venta
ayuda a disminuir el tráfico en la red.
Directorio Local de Formatos de Impresión.

Permite definir un directorio local para los formatos de impresión de forma que dichos formatos se utilizados por el punto de
venta de manera particular. Para utilizar esta opción debe crearse una carpeta con el nombre CONFIGR con los formatos
que serán utilizados como local, dentro de la carpeta donde se encuentra instalado el Punto de Venta y posteriormente
especificar la ruta en esta lista.
Directorio para Guardar operaciones (Facturas).

Permite enviar las facturas desde un punto de venta sin impresora a otro que si este capacitado para imprimir. Debe
indicarse la ruta donde serán guardadas las facturas para su posterior facturación.
Configuración de Teclas
Configuración de Teclas – Principal

En el Punto de Ventas se tiene la posibilidad de agregar a la
configuración inicial de botones nuevas páginas de botones. Un
total de cuatro páginas adicionalmente a la página principal, cada
una de estas páginas podrá contener hasta doce botones
asignados a diferentes artículos.
En la configuración inicial tenemos una página de teclas básicas

que se identifica como principal. Sin embargo se puede crear
hasta cuatro grupos de teclas básicas. En la imagen siguiente se
puede observar el grupo de teclas básicas de la página Principal
que van desde la tecla F2 hasta F12. En la parte derecha de la
ventana se observan dos secciones en la parte superior.
Botones Principales
Se refiere a los que aparecen en la parte superior de la ventana
del punto de venta que están asociados a las combinaciones de
teclas Ctrl+F2, Ctrl+F3, Ctrl+F4, Ctrl+F6, Ctrl+F7 y Ctrl+F10 como
muestra la imagen siguiente.
Activación de Teclas Básicas.

Permite crear nuevas páginas de teclas para agilizar las
operaciones de selección de artículos desde el punto de venta.
Configuración de Teclas – Teclas de Función.
Botones de Operación.
Se refiere a los botones Que se encuentran en la página Principal
de Teclas básicas.
Pág. 476
Configuración de Teclas – Otras Teclas.
Se refiere a las teclas de las operaciones de totalización y búsqueda.
Creación de una Nueva página de Teclas Básicas.
1. Seleccionar la etiqueta Principal
2. En la sección Activación de Teclas Básicas

Ingresar el nombre de la nueva tecla básica.
En el ejemplo le daremos el nombre de:
“Ofertas” como muestra la imagen.
3. Asignarle una tecla de control para acceder

a ella. Por defecto tenemos disponible
Ctrl+F12.
Pág. 477
4. Hacer clic sobre la tecla básica creada (Ofertas).
5. Indicar el nombre de los botones de operación (se pueden integrar hasta 12 botones de operación por cada Página de
botones creada), luego indicar las teclas de control, observe que a medida que se escriben los nombres para los
botones y se selecciona la combinación de teclas estas van apareciendo en los espacios correspondiente a la
izquierda de la ventana.
6. Seleccionar el ítem de inventario que se va a situar en cada botón.
Por último Guardar los cambios.
Una vez realizados estos pasos al ingresar a la aplicación el ambiente será el que muestra la siguiente imagen
cuando se haga clic en Ofertas o se utilice las Ctrl+F12.
Por supuesto que el aspecto puede ser mejorado colocando imágenes a los botones sobre todo para cuando sea utilizado
el punto de venta con un monitor TouchScreen.
Pág. 478
Colocar imágenes a los botones del Punto de Venta.
Las imágenes que serán utilizadas para que aparezcan en los botones deben copiarse en la Carpeta a2Botones ubicada
en el Directorio del Punto de Venta.
- Las imágenes deben estar en formato (jpg) y tener un tamaño de 75 x 49 píxeles (ancho x alto).
Una vez copiadas las imágenes en la carpeta se debe proceder de la siguiente forma:
- El nombre de la imagen debe ser modificado y colocado uno nuevo con la siguiente estructura así: Imagexxyy;
donde
xx es el número de la Tecla Básica (del 02 al 05) este se refiere a la cantidad de etiquetas.
yy es el número del Botón de Operación (del 01 al 12) es decir la posición dentro de la página de botones.
Observe que al hacer clic y mantener presionado el botón se muestra el mismo sin imagen.
Pág. 479
Se puede ingresar una segunda imagen que representa al botón de operación cuando se presiona. El nombre de la imagen
debe colocarse así: ImageDxxyy.jpg
En el ejemplo el Monitor lo cambiamos por IMAGE0201, la Nevera por IMAGE0202 y el Mouse por IMAGE0203. Y a las
imágenes que se colocaran de fondo de los botones le colocaremos IMAGED0201 a la que aparecerá de fondo del Monitor,
IMAGED0202 a la que aparecerá de fondo para la nevera y le modificaremos el nombre por IMAGED0203 para la imagen
de fondo del Mouse.
Una vez hechos los cambios los botones se mostrarán de la siguiente forma.
Pág. 480
Otros
Cuando se está trabajando con el a2 Manager de Punto de Ventas debemos configurar las características especificas con
las que trabajaran los puntos de venta esto se realizará desde esta página.
Otros – Esquema de Actualización.
Modo de actualización.
En Línea
Nos permite trabajar con una conexión en red,
actualizando las transacciones en tiempo real. Al
estar activo el punto de venta en modo en línea
ninguna de las opciones de configuración quedan
disponibles ya que estas no son requeridas.
Pág. 481
Modo de Falla
Nos permite trabajar con una conexión en red la cual si por cualquier motivo inesperado presenta una falla en la
comunicación con el servidor, automáticamente todas las transacciones pasan al estatus de modo local es decir
son registradas en la maquina donde está instalado el punto de venta, para esto a2 manager ejecuta una
aplicación que verifica de manera transparente para el operador (cajero) la comunicación entre la estación de
trabajo (punto de venta) y el servidor, una vez restaurada la misma todas las transacciones que fueron
procesadas en modo local son subidas al servidor, actualizando todos los archivos de datos de la aplicación a2
Herramienta Administrativa Configurable
Diferida.
Todas las transacciones son registradas en la estación de trabajo es decir en modo local, para que en un proceso
posterior estas sean registradas en el servidor actualizando los archivos correspondientes.
Correlativo local de facturas y de devoluciones.

Nos permite cuando el punto de venta está en modo local (Diferida) poder llevar un correlativo independiente al
registrado en el a2 Herramienta administrativa para las facturas así como para las devoluciones, para que estas opción
esté disponible se hace necesario indicarle Activar correlativos locales.
Autorizar la activación en Modo de Falla de forma Manual.

Posibilidad de hacerlo en forma automática ó manual, automática se define que cuando se presenta la falla en la
comunicación con el servidor, el punto de venta automáticamente queda en modo de actualización en diferido, autorizar
la activación de forma manual le permite al responsable establecer el punto de venta en modo de falla cuando lo
requiera.
Pág. 482
Activar correlativos Locales
Para los modos de actualización, Falla y diferida, requieren el manejo de correlativos locales, y esta opción deberá
estar activa, no así para el modo en línea ya que estos son tomados de la aplicación a2 Herramienta Administrativa
Configurable, este paso es muy importante tomarlo en cuenta ya que de el depende que cada punto de venta pueda
manejar sus propios correlativos locales para el manejo de todas las transacciones que se procesen en ellos.
Sincronizar automáticamente al momento de abrir la caja.

Para mantener la información relacionada con el manejo de las operaciones en el punto de venta de forma local se
hace necesario que esta esté actualizada, el poder definir este proceso de actualización de forma automática nos
permitirá al momento de la apertura de la caja, garantizar que todas las transacciones procesadas en el punto de venta
sean registradas con datos actualizados para el momento que se efectuó dicha apertura. Ejemplo: Precios de Ventas
Archivos locales:
• Cierres de cajas
• Cuentas por cobrar
• Detalle de Inventario
• Detalle de partes de productos compuestos
• Históricos de clientes
• Operaciones de inventario
• Proveedores
• Retenciones
• Transacciones bancos
• Transacciones cuentas bancarias
Tiempo de Chequeo en (segundos)

Es aquel que se define para que la aplicación verifique el estatus de la comunicación, dicho cheque nos permitirá una
vez restablecida esta actualizar las transacciones procesadas en modo local.
Copiar las operaciones al Servidor

Al estar el punto de venta en modo diferido tenemos la posibilidad de copiar los cortes X así como los cierres Z al
servidor ó no hacerlo es decir Nunca.
Directorio a2Manager
Se debe indicar la ubicación (directorio) donde se encuentra instalado a2 Manager.
Configurar el punto de Venta - Monitoreo:
Activar monitoreo para el punto de venta

Se deberá indicar que el punto de venta pueda ó no ser monitoreado por a2 Manager.
Aplicar los puntos a través de

Posibilidad de indicar el esquema de puntos que maneja la aplicación a2 manager lo cuales serán explicados más
adelante en cuál de las tres formas de pagos no monetarias disponibles serán manejados.
Activar mensajería interna

Posibilidad de interactuar con cada uno de los puntos de ventas ó cajeros por medio de un facilidad que nos permite
enviar mensajes de texto a cada uno de los puntos.
Tiempo de Refrescamiento para la mensajería (Segundos)

El tiempo que la aplicación verifica la recepción de los mensajes enviados.
Indique nombre del servidor (Mensajería)

Se debe indicar el nombre de la maquina ó servidor.
Pág. 483

Configuración de la herramienta administrativa a2

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Tabla de Contenido.

MÓDULOS CASA MATRIZ Y SUCURSALES .......................................................................................................... Pág. 390

HERRAMIENTAS ADICIONALES ............................................................................................................................ Pág. 410

ANEXAR LIBRERIAS DLL Y PROGRAMAS EJECUTABLES EN EL MENÚ DE a2 .............................................. Pág. 445

PUNTO DE VENTAS ............................................................................................................................................... Pág. 449

Dentro de los Software diseñados y servicio se puede mencionar:

Que ofrece a2.

Generalidades de a2 Herramienta Administrativa configurable

Licencia Final (Personalizada)

15. Ejecute el módulo de sistema como Usuario Master, Clave 1234,

La licencia Demostrativa, tiene una limitación de 50 transacciones.

19. Ejecutar la aplicación a2 Administrativo a través de su acceso directo y comenzar a trabajar.

Pasos para la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable.

Mejora En El Rendimiento De La Red.

Como Activar el Modo Cliente-Servidor.

Desde El Módulo De a2 Sistema

a. Nombre del Host.

b. La Dirección IP Para El Puerto De Conexión Y Dirección IP Para El Puerto Administrativo.

c. Usuario Aplicación Y Usuario Administrador.

Campo Confirmar la Clave.

Campo Max # de Conexiones.

Ficha Base De Datos.

a. Incluir una nueva bases de datos.

Acerca de Instalar la Aplicación Estación y los Puntos De Venta:

Directorio Local: C:\Temp.

5. Luego de poner a punto el servidor, proceda a crear los usuarios de la aplicación.

6. Proceda en la estaciones de la siguiente manera:

Directorio a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway).

Archivos de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway).

El listado de archivos PFG se muestra a continuación:

Estructura de Archivos y Directorios a2

Carpeta de datos de la Empresa Directorios de la carpeta de a2Softway

Directorios de la carpeta de a2Softway

Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable.

a2 Herramienta administrativa configurable. Está conformada

Ventana principal del Módulo a2 Administrativo. Módulo de a2 Herramienta Administrativa

Barra de Menú y Barra de Acceso Rápido.

Acceso con Teclado a la Barra de Menú.

Botones asociados a operaciones con Inventario:

Botones asociados a operaciones con los Clientes:

Botones asociados a operaciones con Proveedores:

Botones asociados a operaciones con Bancos:

Botón asociado a la operación de Salir de la aplicación:

Datos de la empresa Títulos y correlativos Respaldo

Formatos Usuarios Recuperación

1. Estando en el Módulo a2 Usuario, efectuar un Clic en

2. En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde

Formas, la configuración, formatos de impresión, Reportes, el

Resumen Paso a paso como agregar campos.

5. Observe la ventana siguiente, está

6. Escriba el nombre del campo

Paso para trabajar con los Títulos y Correlativos

Entorno de la ventana “Archivo de

Modificar Registro Grabar Registro

Descuento pronto pago

Al hacer Clic en el botón Si, sale de la edición, sin grabar los

Si hace Clic en el botón No, no sale de la edición, quedando en el

Botón Modificar Registro, Permite editar la información que se encuentra en la ficha.

Botón Grabar, graba las modificaciones efectuada en la ficha.

Nota: La Página, Ficha o Ficha, se refiere

En este formulario, se configura la escala de descuentos a los

Los rangos de días varían según como indique el primer “HASTA”,

Botón Series de Facturas, activa la ventana “Series de