FORMA COMO LLENAR

EL ARCHIVO
DE CARGA MAXIMA
EN FORMATO EXCEL
Objetivo General: Ofrecer a nuestros clientes la documentación requerida por el
Sistema, con una información básica necesaria para la prestación del servicio de Atención
Especializada de Salud, cuyo objetivo es garantizar un proceso eficaz de la carga de
información en el sistema, tomando en las características y condiciones que la empresa
Contratante ha estipulado con sus clientes, agilizando en tal sentido el servicio con un
mejor proceso de validación y seguimiento.

Resumen: La forma de llenar el archivo tiene como finalidad ofrecer a nuestros clientes
un formato de estructura mínima requerida que permita a nuestras Empresas
Contratantes garantizar a sus afiliados la atención inmediata a los servicios ofrecidos a
través de sus Productos; ofrecemos una estructura a partir de un archivo formato en Excel
con las características necesarias para que nuestros sistemas puedan ser actualizados de
forma automática.

Ventajas:
 Estandarizar la estructura de la información requerida para prestar el servicio.
 Mejorar los tiempos de respuesta de nuestro servicio hacia nuestros clientes afiliados
 Automatizar la recepción de la información en nuestros Sistemas.
 Como está estructurado el archivo
A continuación, presentamos las estructuras requeridas para automatizar la recepción de
información que las Empresas Contratantes deben suministrar para la prestación de
nuestros Servicios Especializados.
Formato de Grabación: Formato en Excel 2003

Campos Formato Longitud Descripción

1 Cedula Titular Alfanumérico 14 Cédula de Identidad del Titular
La cédula no debe tener separadores de miles, ni la letra que contenga la nacionalidad.
Ejemplo : 10975623
2 Cédula del Alfanumérico 14 Cédula de Identidad del Beneficiario
Beneficiario En caso del ser el mismo titular se repite la misma cedula del titular, no debe tener
separadores de miles. , ni la letra que contenga la nacionalidad.

En caso de que el beneficiario , sea menor de edad y no posea cédula de identidad, se

coloca cero
3 Nombre Alfanumérico 40 Nombre del Beneficiario
beneficiario Se debe colocar primeros los los nombres y luego los apellidos

4 Fecha de date 8 Indica la fecha de nacimiento del Beneficiario

Nacimiento Debe estar en Dia-Mes-Año, el año con 4 dígitos

5 Parentesco Alfanumérico 30 Indica el parentesco existente entre el Titular y el beneficiario

Ejemplo : Conyuge, Hijo, Madre, Padre, …..

6 Sexo Alfanumérico 1 M= Masculino

F = Femenino
7 Teléfono Alfanumérico 25 Indica el número de teléfono del Titular o Beneficiario

8 Correo Alfanumérico 50 Correo Electrónico del Titular o Beneficiario

Especificaciones generales del archivo:

Consideraciones Especiales
a. Los Números de Cédulas deben estar sin separadores de miles y sin la letra de la nacionalidad : Ejemplo
10123456

b. Los campos fecha deben tener el formato DDMMAAAA que indica el día en dos (2) dígitos el mes de dos (2)
dígitos y el año en cuatro (4) dígitos, . Ejemplo: 31/12/2014

c. Se debe tomar un parentesco en particular es decir si se coloca Esposa, no se debe colocar después como
conyuge y viceversa.

d. Todos los parentescos deben estar rellenos sin excepción.

e. Todos los titulares deben tener cédulas.

f. Se debe comenzar con el titular seguido de sus beneficiarios.

g. Los beneficiarios que sean titular se le debe llenar la cedula del titular y su cedula en caso de tenerla.

h. Los campos de teléfono y correo electrónico serán obligados por los menos cuando se sea titular
 EJEMPLO DE ARCHIVO DE INFORMACIÓN

Como se puede observar los beneficiarios que sean titular se les coloca la cedula del titular y también la cedula del
beneficiario que va a ser la misma del titular ya que el es titular.

Cuando sea beneficiario se coloca la cedula del titular y la cedula del beneficiario si LA tiene , ósea que se repite la
cedula del titular como beneficiarios tenga.
 TRANSFERENCIA DE INFORMACION

En este paso el cliente debe remitir el archivo a los correos suministrados por la empresa , los cual son los siguientes :

Correos de la Empresa :XXXXXXXXXXX