Configuración

D.S.I.

1. Administración de Empresas
1.1. Crear una empresa nueva
Entrar en la pantalla Administrar Empresas desde el acceso directo o desde el módulo de
Configuración (Empresas->Administrar Empresas).

En el campo Nombre Empresa tenés que poner un nombre, que no es la Razón Social, sino un
nombre descriptivo de tu empresa. Por ejemplo, si la razón social es “Empresa Nueva”, entonces el
nombre de tu base de datos podría ser “empresa_nueva”. Las copias de seguridad toman el nombre
de la empresa porque es mas fácil manejar un archivo con una nomenclatura mas compacta.

Después de escribir el nombre, presioná el botón para crear la empresa. Ahora ya tenés una
empresa nueva y es hora de cargar los datos como la Razón Social y la Dirección.

1.2. Modificar los datos de la empresa

Para cambiar los datos de la empresa podés seleccionar la empresa creada en la lista con un doble
click o Enter.

Después de cambiar los datos presionás el botón Modificar para guardar los datos. También
tenés la opción de abrir la ventana de Empresa en Tablas Comunes->Empresa. Este menú está en
todos los módulos del sistema.
1.3. Inicializar los datos de una empresa para poder trabajar
Cuando creas una empresa nueva, está vacía, no tiene datos. Si querés facturar, no vas a encontrar
facturas A, B o C, no vas encontrar Remitos. Si querés liquidar sueldos no vas a encontrar conceptos.

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Entonces, para que no tengas que crear todo de nuevo, lo que hacemos es tomar los datos de otra
empresa y se los pasamos a la empresa nueva.
Te damos una empresa de ejemplo llamada master. Esta empresa, es como cualquier otra, pero le
cargamos datos para que puedas usar como base para otras empresas. Siempre te conviene tener una
empresa de referencia para las demás. Entonces, el próximo paso es pasar los datos principales de la
empresa master a tu empresa nueva. Todos los módulos del sistema tienen una ventana de exportación
en el menú Exportación->Exportación de Tablas.

En el combo Empresa Origen ponemos generalmente la empresa master y en el combo Empresa

Destino ponemos la empresa nueva. Para pasar los datos presionamos el botón de Favoritos y
te copia los registros mas importanes para usar en tu empresa nueva.
Para pasar otros registros tenés el botón de Copiar Registros . Esta acción solo te copia los
registros nuevos, pero no los reemplaza. Por último tenés el botón Copiar Registros borrando
los existentes que primero borra los registros de la empresa destino y luego copia los registros
nuevos. Es obligatorio hacer una copia de seguridad, porque este botón primero borra y luego copia
y podés perder información en tu empresa que nunca vas a poder recuperar. Por ejemplo, si usamos
este botón para copiar Liquidaciones, primero borra las liquidaciones de la empresa destino,
perdiendo todos los recibos de sueldo y luego copia las liquidaciones nuevas. Este botón sirve para
copiar los nuevos formatos de exportación de archivos, donde no sucede nada si los borramos.

1.4. Elegir tu empresa para empezar a trabajar

Hay dos formas de cambiar la empresa para empezar a trabajar. La primera es cuando iniciás la
aplicación y elegís la empresa en el login del sistema. La segunda forma es presionando el botón
Cambiar de empresa o presionando la tecla F5.

Tiene que aparacer la lista de empresas creadas y vos tenés que seleccionar una. Te vas a dar cuenta
que cambiaste de empresa por la descripción azul (razón social) que aparece en la botonera del
escritorio o por la barra de estado del escritorio.La barra de estado te indica con que usuario entraste
al sistema y el nombre de la base de datos.

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2. Copias de Seguridad de Empresas
2.1. Copia de seguridad
Para hacer una copia de seguridad tenés que entrar en el módulo de Configuración y después
elegír el item de menú Empresas->Copia de Seguridad.

Elegís la carpeta donde van a ir los archivos de backup y luego apretás el botón para realizar la
copia de seguridad. Los archivos se guardan con un formato donde podés saber el día y la hora.

Es muy importante que estos archivos se guarden en la nube o en algún pendrive cada determinado
tiempo, porque tu computadora puede tener problemas de hardware o problemas de virus y podés
perder toda tu información para siempre.

2.2. Restaurar copias de seguridad

Para restaurar una copia de seguridad tenés que ir al ítem de menú Empresas->Restaurar Copia
de Seguridad.

Simplemente elegís el directorio donde están los archivos de backup. Seleccionás cuales querés
restaurar y apretás el botón . Esta acción reemplaza por completo la empresa que tenías antes.
También hay otra posibilidad, que es restaurar la copia de seguridad en una base de datos nueva.
En la pestaña Empresa podés elegir una copia de seguridad y poner el nombre que vos quieras a la
empresa nueva. Por ejemplo, a veces necesitás tener la empresa original y una copia de una fecha
anterior para controlar datos. Podés crear una empresa con un nombre igual mas el mes y día para
diferenciarla de la copia original. De esta forma tenés las dos empresas para comparar datos.

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2.3. Programar copia de seguridad
La programación de copias de seguridad (Configuración->Empresas->Programación de
copias de seguridad) se utiliza para realizar copias de seguridad de forma automática.

La programación tiene una fecha de inicio y una frecuencia. En la imagen de ejemplo la tarea
comienza el primer día del año vigente, tiene una frecuencia diaria y crea una copia de seguridad a
las 12:00 horas en la carpeta c:\backup de las empresas seleccionadas.
Con el cuadro de selección que está en la definición de la tarea programada, selecciona todas
las empresas y no es necesario indicar cual es la empresa para hacer la copia de seguridad, sino que
te toma todas las empresas. Cuando creás una nueva empresa, se incorpora a la tarea de copia de
seguriad. El archivo de backup se usa en caso de que quieras hacer una copia de seguridad de todas
las empresas en un solo archivo. No es recomendable esta opción porque lo mejor es tener una copia
de seguridad por empresa. Esto te permite restaurar las empresas de forma individual.
IMPORTANTE: no es tan simple como crear la programación y olvidarse de las copias para
siempre, total cuando la computadora explote, seguramente voy a tener mis copias de seguridad.
Primero hay que controlar que se esté haciendo la copia diaria a la hora programada. Y segundo, para
que la programación funcione, tiene que estar prendido el servicio Nacional Server.

Para que este servicio se prenda cada vez que inicies tu computadora, debería estar guardado en la
carpeta Inicio de tu menú de programas.

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3. Escritorio
El escritorio es la pantalla principal y te ofrece muchas formas de organizarlo. Podés mover las
ventanas de los menús a otros lugares, crear accesos directos en las acciones favoritas, cambiar la
imagen de fondo, etc. El escritorio tiene una barra de herramientas con acciones que vamos a explicar.

Los tres primeros botones seleccionan las ventanas del escritorio Menú clásico, Menú árbol o
Acciones Favoritas. El cuarto botón te sirve para reestablecer el escritorio si notás que quedó
como un cuadro de Picasso.
El botón de Interfaz de Usuario es fundamental para cambiar la resolución del sistema. Si
tu monitor tiene una resolución muy alta, entonces vas a ver las letras muy chicas en la pantalla. Por
suerte, podés cambiar las dimensiones de la interfaz de usuario de forma personalizada. Como ayuda
adicional te proveemos una serie de configuraciones según la resolución que elijas.
La figura siguiente te muestra un ejemplo de como podés modificar la distribución del escritorio.
El detalle mas importantes es que podés arrastrar los íconos del menú al panel de Acciones Favoritas
para tener un acceso mas rápido de tus tareas habituales.

Cuando presionás el botón de un módulo, se actualiza la barra de menú del escritorio, para que
puedas navegar por las opciones del módulo. También tenés el menú en forma de árbol que te permite
navegar con mayor visibilidad, pero no es tan práctico como el menú de barras. La elección del menú
depende del usuario, pero es lo mismo usar cualquier tipo de menú.
4. Usar el sistema en la nube con Google Drive o Dropbox
La nube se usa para compartir empresas con otro usuario cuando no están conectados a través de
una red de datos. Por ejemplo, para dos personas que comparten empresas y trabajan con sus
notebooks en sus casas, este sistema es ideal. Pero hay que entender que este sistema no es sincrónico
como una red, sino que es asincrónico, es decir, la información no se actualiza en tiempo real. Por
eso, cuando una persona está trabajando en una empresa, la otra persona no debería trabjar sobre la
misma empresa porque se pueden pisar los datos.

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 El primer paso es tener instalado un sistema que te permita guardar archivos en la nube. Tenés
varias opciones para instalar. A continuación, te mostramos algunas:
https://www.google.com/drive/
https://www.dropbox.com/
https://onedrive.live.com/about/en-us/

Para que funcione ambas personas tienen que tener instaldo en la computadora este sistema de
almacenamiento en la nube y tienen que compartirlo.
El segundo paso es elegir la carpeta donde se van a alojar las empresas para compartir en la nube.
Por ejemplo, en la imagen creamos la carpeta empresas donde van a estar todas las empresas que
queremos compartir.

El tercer paso es asignar esta carpeta en el sistema. Para eso tenemos que abrir la ventana
Configuración->Empresas->Sincronizar Empresas en la Nube.

El cuarto paso consiste en subir todas las empresas que selecciones a la nube. Si hacés click en
una empresa y arrastras el cursor, podés seleccionar todas las empresas. También podés usar la tecla
Ctrl presionada mientras haces click en las empresas para seleccionarlas. Por último apretás el botón
Subir empresas a la nube . El resultado se puede ver a continuación, donde te indica que
empresas ya están en guardadas en la nube.

Para entender mas de como se guardan las empresas en la nube podés mirar la carpeta donde
guardamos las empresas. Tendrías que tener algo como esto:

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 Podés mirar dentro de estas carpetas para ver como están tus empresas guardadas con fecha y hora.
De esta forma, si algún día pasa algo, podés recurrir a estas copias de seguridad para recuperar
información.
El quinto paso es ir a la otra computadora, configurar la carpeta donde están las empresas en la
nube como hicimos al principio y apretár el botón Bajar empresas de la nube . El sistema lo
que hace es revisar si hay empresas nuevas en la nube para bajar en el sistema o si hay empresas
modificadas.
Hasta acá es la configuración del sistema en la nube, ya tenemos las dos computadoras
configuradas y con las empresas sincronizadas. Ahora lo que viene es como ir subiendo empresas en
la nube a medida que vamos trabajando. Para empezar a trabajar, salgamos del sistema y entremos
nuevamente para actualizar la barra de botonos del escritorio del sistema. Ahora en la barra de
herramientas tenés dos botones para salir del sistema.

Si salís con el botón el sistema sale sin sincronizar la empresa. En cambio, si salís con el botón
la empresa se sincroniza en la nube. Al subir una empresa a la nube, se guarda con fecha y hora.
Cuando vos entrás al sistema con otra computadora y en otro lugar físico, se fija si en la nube hay una
empresa con información reciente. Si es así restaura la información nueva y podés trabajar de forma
tranquila. Podés elegir no actualizar la empresa para no perder cambios recientes.

También podés llevar un control general de las empresas sincronizadas. Por ejemplo, en la figura
siguiente vemos que el sistema te indica que hay dos empresas con datos nuevos preparadas para ser
bajadas a tu computadora. Apretando el botón te actualiza todas las empresas seleccionadas.

Lo último que necesitás saber es el conflicto de versiones. Si querés subir a la nube una empresa
que tiene los datos desactualizados respecto a la empresa que está actualmente en la nube, entonces
te sale un cartel que te advierte de esta situación. Si vos subís tu empresa, vas a pisar los datos de otra
persona.

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 Lo que conviene en estos casos es hablar con la persona que subió esta empresa para saber que
hacer con la información y que no se pierda. A veces conviene hacer una copia de seguridad de tu
empresa, para bajar la otra empresa con los datos actualizados y que vos después le puedas agregar
los datos que estuviste trabajando.

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5. Seguridad
5.1. Usuarios
Presioná el botón del módulo Configuración y entrá al menú Configuración>Seguridad-
>Usuario. Cuando entrás a la pantalla estás en el modo de selección. Ingresá un nombre de usuario
y presioná la tecla Enter. Si el usuario no existe, la pantalla se habilita para ingresar un nuevo usuario.
Ingresá los datos y guardá el registro con el botón de Insertar .

Después de crear un nuevo usuario, volvés al principio y te aparece el cursor en el campo Usuario.
Con el cursor titilando en el campo vacío tenés tres opciones. Apretár Enter con el campo vació,
apretar el botón F5 del teclado o presionar con el mouse el botón Buscar . Esto hace que aparezca
la pantalla de selección rápida del usuario. Si empezás a escribir te filtra los usuarios que podés
visualizar para encontrarlo mas rápido.

En la pantalla de selección rápida podés apretar la tecla Enter o hacer doble click sobre el registro.
Esta acción carga el usuario seleccionado en el formulario y se habilita para actualizar el mismo. En
la botonera ahora aparecen los botones para Eliminar (F2 para ejecutar) o Modificar (F3 para
ejecutar) el usuario.
En la pestaña de 2.Grupos se asocian los grupos que tiene el usuario. Al cambiar de pestaña, la
barra de herramientas se adapta para actualizar los grupos. Por ejemplo, si seleccionamos un grupo
existente, la barra de herramientas se habilita para eliminar el grupo, pero no elimina un usuario. Para
eliminar un usuario tenemos que estar en la pestaña 1.Usuario.

5.2. Grupos
Los grupos de usuario se administran en la ventana Configuración->Seguridad->Grupo. Así
como en la ventana de Usuarios se podían asociar grupos al mismo, en la ventana de Grupos se pueden
asociar usuarios. Los grupos y los usuarios están relacionados entre si.

5.3. Permisos
Los permisos se administran en la ventana Configuración->Seguridad->Permisos. Los
permisos se aplican a los grupos. Los permisos se muestran en forma de árbol, donde podés indicar
que permisos tiene cada pantalla del menú.
Los permisos que se pueden aplicar son:
• Mirar: poder acceder a ese ventana y ver información.

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 • Insertar: poder insertar un registro en un formulario.
• Eliminar: poder eliminar un registro en un formulario.
• Modificar: poder modificar un registro del formulario.

Los permisos se modifican haciendo doble click sobre las celdas de la tabla. Podés hacer doble
click sobre el módulo o sobre los permisos individuales.
La ausencia de permisos hace que se pueda entrar a todos los módulos del sistema, pero si hay al
menos un permiso, ahí se aplica la seguridad. Por ejemplo, si ponemos en verde el módulo de Stock,
todos los submenús del módulo de Stock heredan los permisos del nodo superior, salvo que pongamos
permisos específicos.
6. Importación de datos
Si queremos importar datos desde un archivo Excel que puede tener Clientes, Proveedores o
Empleados tenemos la ventana Importación de datos (Configuración->Empresas->Importación
de datos).
El primer paso es convertir tu archivo Excel en formato CSV. El formato CSV es lo mismo que un
archivo Excel, lo podés abrir y seguís viendo las columnas, pero no tiene formato. Internamente es un
archivo de texto que separa los campos con punto y coma (Campo 1;Campo 2;Campo 3;...). El
formato CSV es universal y la ventaja que tiene es que vos podés convertir cualquier planilla de
cálculo de cualquier software a ese formato. No todos usan Excel, algunos usuarios pueden usar el
formato ODT para guardar sus datos.

El segundo paso es saber en que tabla queremos importar nuestros datos al sistema. Los nombres
de las tablas del sistema son descriptivas. Por ejemplo, todas las tablas del módulo de sueldos tienen
el prefijo sld y todas las tablas del módulo de ventas el prefijo vta. Después tenemos que buscar la
tabla por intuición, por ejemplo, la tabla de empleados del módulo de sueldos se llama sld_empleado.
Para seguir con un ejemplo, la figura siguiente muestra los datos de una planilla que queremos
importar.

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 Cuando elegimos la tabla que queremos importar, nos trae su definición de datos. En la columna
de la tabla llamada Columna asignamos a que celda se corresponde con el archivo CSV para importar
los datos.

La columna Fórmula sirve para hacer modificaciones de la información que viene desde el archivo
de importación hasta la tabla de la base. Entre estas funciones está la enumeración.
O.s.d.e.=OSDE,Obra social Osecac=OSECAC,Hospital Británico=HSOB
Otras dos funciones de interés son LEFT(char) y RIGHT(char). Te sirven si por ejemplo tenés un
campo compuesto formado por el Apellido y el Nombre, pero necesitás dividirlo. Generalmente los
campos compuestos están separados por un caracter como la coma. Al usar las funciones
mencionadas, usan ese caracter como delimitador y toman la parte izquierda o derecha del campo
según la función. También podemos poner una cadena de textos fija encerrada entre comillas.
Para realizar la importación apretamos el botón Insertar . Pero si lo que necesitamos es modificar
datos en la tabla, apretamos el botón Modificar . El botón Eliminar te borra todos los registros
de la tabla, pero no se recomienda su uso al menos que sepas bien lo que vas a borrar.
Importante: se recomienda hacer una copia de seguridad de la empresa, porque cualquier error
que cometas en la importación de datos, no tiene vuelta atrás.

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7. Pantalla
7.1. Interfaz de Usuario
La Configuración de la Interfaz de usuario (Configuración->Pantalla->Interfaz de
Usuario) se utiliza para configurar el aspecto de la aplicación.
En esta pantalla se puede cambiar el tipo de letra de la aplicación, el tamaño y los colores, entre
otras opciones. Lo importante de esta pantalla es la forma en como se graban las propiedades. Hay
dos tipos de propiedades de interfaz de usuario: a) la personal del usuario y b) las propiedades
comunes a todos los usuarios.
Las propiedades de interfaz de usuario comunes a los usuarios son aquellas que se establecen para
todos los usuarios. En cambio, las propiedades personales son propias del usuario y no afectan a los
demás usuarios.

Con el botón se guardan las propiedades comunes a todos los usuarios. El botón restablece
las propiedades que vienen predefinidas por el sistema. El botón guarda las propiedades personales
del usuario. Cuando el usuario ingresa al sistema, se cargarán sus propiedades que son distintas a las
propiedades de otro usuario. El botón restablece las propiedades por default.

7.2. Imágenes
En la pantalla Imágenes del sistema (Configuración->Pantalla->Imágenes) se cargan las
imágenes que se utilizarán en otras partes del sistema. En la pantalla Formato de Informe se puede
elegir una imagen como logo para los informes.

El archivo de imagen se selecciona con el botón y si la carga es correcta se previsualiza en el

área debajo del campo Archivo.
7.3. Configuración de Entidades
Permite agregar campos dinámicos definidos por el usuario en algunos formularios del sistema. Se
accede desde el menú Configuración->Pantalla->Configuración de Entidades.

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 En el campo Entidades se selecciona que pantalla tendrá campos dinámicos. Por ejemplo, en el
módulo de Sueldos están las entidades de Convenio, Obra Social y Empleado para agregarles campos
dinámicos (definidos por el usuario).

El campo Código identifica al campo en otras partes del sistema, por ejemplo, para una fórmula.
El campo Tipo de datos establece que información se guardará en el campo. El campo Orden de
listado determina en que orden aparecerán en el formulario los campos.

8. Impresión
El Formato de Informe (Configuración->Impresión->Formato de Informe) se utiliza para
configurar las opciones de impresión de los informes del sistema. La forma de guardar los valores del
Formato de Informes es igual a la Configuración de Interfaz de Usuario explicado con anterioridad.
La pestaña Página tiene los parámetros de la página, donde se puede elegir el tamaño por default
de la página, y los márgenes.
En la pestaña Fuentes y Colores se designa que tipo de letra saldrán en los informes, tanto de
las filas como de la cabecera. También se puede configurar los colores de las filas que salen de los
listados.

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 En la pestaña Opciones se puede indicar opciones como el espacio entre las filas de un formulario
y la imagen logo del formulario. En el combo del logo aparecen las imágenes cargadas en la pantalla
de Imágenes. Una opción util es Abrir PDF al crear (SI/NO) que indica si cuando creamos un
archivo PDF en el sistema se abre automáticamente.
Con el botón se guardan las propiedades comunes a todos los usuarios. El botón restablece
las propiedades que vienen predefinidas por el sistema. El botón guarda las propiedades personales
del usuario. Cuando el usuario ingresa al sistema, se cargarán sus propiedades que son distintas a las
propiedades de otro usuario. El botón restablece las propiedades por default.

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