Politicas Saman NIFF

CONJUTO RESIDENCIAL ARBOLEDA CAMPESTRE SAMAN PH
MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES CON BASE A NIIF

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¨CONJUNTO RESIDENCIAL ARBOLEDA DEL

CAMPESTRE SAMAN PH”
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE
ACUERDO CON LAS NORMAS
INTERNACIONES DE INFORMACION
FINANCIERA (NIIF)
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SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL
Marco Legal
La ley 1314 del año 2009, busca que todas las personas naturales y jurídicas
que, de acuerdo a la normatividad vigente, estén obligadas a llevar contabilidad,
así como contadores públicos, funcionarios y demás personas encargadas de la
preparación de estados financieros cumplan con la implementación de las Normas
internacionales de información financiera (NIIF) entendidas estas como el
conjunto de normas e interpretaciones de carácter técnico, aprobadas, emitidas y
publicadas por el Consejo de Normas internacionales de Contabilidad (conocido
por sus siglas en inglés el IASB).
Y el Consejo Técnico de la Contaduría Pública indicó lo siguiente: “Las

propiedades horizontales, estando obligadas a llevar contabilidad, deben cumplir
lo dispuesto en la Ley 1314, y por consiguiente, clasificarse en alguno de los 3
grupos definidos en el direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de la
Contaduría pública para la convergencia a estándares internacionales de
información financiera, considerando para ello los requisitos de clasificación
contemplados en los decretos reglamentarios de la Ley 1314 de 2009.
Por tal razón, estas entidades deben hacer un detenido análisis de los decretos
reglamentarios 2784 de 2012, 2706 de 2012, 3019 de 2013, 3022 de 2013, 3023
de 2013 y 3024 de 2013, con el objeto de establecer el marco normativo y el
cronograma que deben aplicar en su debida implementación.”
En vista de la aplicación del los decretos reglamentarios de la ley 1314 de 2009, y

los requerimientos de la ley 675 de 2001, y ante los Orientaciones Profesionales
No. 003 de 2001 , No. 007 de 2003 y 010 de 2005; El Consejo Técnico de
Contaduría Pública Emite La Orientación Técnica No. 015 del 20 de octubre de
2015, la cual tiene como objetivo dar mayor claridad y profundizar los principios
contables que deben aplicarse a las copropiedades.
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Diagnostico de la Copropiedad
De acuerdo a las directrices dadas por el Consejo Técnico de la Contaduría

Pública la presente copropiedad cumple con los requisitos dentro del marco legal
para pertenecer al grupo tres con los siguientes requisitos a 31 de diciembre de
2012:
1. Cuenta con una planta de personal directo no superior a diez (10) trabajadores.
2. posee activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a quinientos (5OO)
Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMML V)
3. Sus ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV.
Por consiguiente: “Una propiedad horizontal de uso residencial que cumpla con
los requisitos para pertenecer al grupo tres, está obligada a aplicar lo establecido
en el Decreto 2706 del 27 de diciembre de 2012 y las normas que lo modifiquen.
El marco técnico del grupo 3 es un régimen simplificado de contabilidad basada
en el principio del costo, en el que se especifican los principios de reconocimiento,
medición presentación y revelación, de transacciones y otros hechos y
condiciones en los estados financieros con propósito de información general”.
Objetivo del Manual
El objetivo es prescribir el tratamiento contable de cada una de las cuentas de

importancia relativa que integran los estados financieros de la copropiedad; así
como la estructura de éstos, garantizando el cumplimiento con los requerimientos
establecidos por la Normas Internacionales de Información Financiera decreto
3019 de diciembre 27 de 2013.
Alcance del Manual
El presente manual de políticas contables del CONJUNTO SAMAN:
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Políticas Contables:
a) Las políticas contables relacionadas con la preparación y presentación

de la estructura principal de los estados financieros; así como las
divulgaciones adicionales requeridas para su adecuada presentación;
b) Las políticas contables aplicables en los casos de:

i) Reconocimiento y medición de una partida contable; e
ii) Información a revelar sobre las partidas de importancia
relativa.
c) Las políticas contables relacionadas con divulgaciones adicionales

sobre aspectos cualitativos de la información financiera.
Procedimientos Contables:
a) Los procedimientos contables a seguir para atender el cumplimiento de

cada una de las políticas contables adoptadas.
b) Plantillas para elaboración de documentos soportes y control de

inventario que se requieran para cada uno de los procedimientos.
Formalización de la adopción del presente manual o cambios al mismo
Se definirán fechas para la implementación y vigencia del presente manual, sus

actualizaciones y modificaciones requieren el acuerdo formal de aprobación por
parte de la administración de la copropiedad.
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POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

Bases para la elaboración de los estados financieros
1. La Copropiedad prepara los estados financieros utilizando como Marco de

Referencia la ley 1314 de 2009 y su decreto 2706 de 27 de diciembre de
2012, “Marco Técnico Normativo de información financiera para
microempresas”; Orientación Técnica 015 de octubre 10 de 2015
Convergencia con las normas internacionales de información financiera NIIF
en Colombia.
SAMAN PH, continuará llevando sus estados financieros de acuerdo con el
decreto 2649 de 1993, para efectos de su aprobación en asamblea de
copropietarios hasta 31 de diciembre de 2015, y hasta 31 de diciembre de
2016 para efectos tributarios por disposición del gobierno.
Estados financieros
2. La Copropiedad deberá generar un conjunto completo de estados

financieros, que comprenderá:
1. Estado de Situación Financiera

2. Estado del Resultado
3. Informe de Ejecución Presupuestal
4. Revelaciones, las cuales deben ser explicativas en detalles.
Procedimientos:
2.1 La información numérica incluida en los estados financieros, deberá ser

presentada en pesos Colombianos, y en forma comparativa, respecto al
período anterior;
2.2 Los estados financieros deben ser objeto de identificación clara, y en su
caso, perfectamente distinguidos de cualquier otra información. Serán
preparados de forma anual, en armonía con el período contable;
2.3 Cada clase de partidas similares, que posean la suficiente importancia
relativa, deberán ser presentadas por separado en los estados
financieros;
2.4 Las notas a los estados financieros se presentarán de una forma
sistemática. Estas comprenderán aspectos relativos tanto a los
antecedentes de la copropiedad; la conformidad con la normativa
internacional; y las políticas contables relacionadas con los estados
financieros.
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2.5 La responsabilidad de la preparación de los estados financieros

corresponde a la Administración de la Copropiedad de acuerdo al
artículo 51 de la ley 675 parágrafo 5.
1. ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Los elementos de los estados financieros relacionados directamente con la medición

de la situación financiera son los activos, los pasivos y el patrimonio, definidos así:
Activo
Es un recurso controlado, resultado de sucesos pasados, del que se espera obtener
en el futuro un beneficio económico, son necesarios para el cumplimiento de
obligaciones , y dentro de los mas importante tenemos propiedad planta y equipo y
los activos financieros como efectivo, equivalentes de efectivos, cuentas por cobrar y
otros préstamos.
Pasivo
Es una obligación presente surgida a raíz de sucesos pasados al vencimiento de la
cual y para cancelarla espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios
económicos, los pasivos de la copropiedad son:
a. creedores comerciales y otras cuentas por pagar.
b. Costos y gastos acumulados (pasivos estimados).
c. Pasivos financieros (obligaciones financieras, préstamos, otros).
d. Pasivos por impuestos corrientes.
e. Pasivos por beneficios a empleados.
f. Provisiones.
g. Ingresos recibidos por anticipado y dineros recibidos de propietarios o terceros
Patrimonio es la participación residual en los activos., una vez deducidos todos sus
pasivos, está representado por los excedentes de ejercicios, y por reservas ,
donaciones y revaluaciones.
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En ningún caso los excedentes podrán ser distribuidos a los copropietarios, como
consecuencia de que la persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal
es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro.
Para una mejor comprensión de los usuarios e interesados en los estados

financieros, se detallará la información teniendo en cuenta el criterio de
reconocimiento de activos y pasivos.
RECONOCIMIENTO
Reconocimiento es el proceso de incorporación en los estados financieros de una

partida que cumple la definición de un activo, pasivo, ingreso o gasto y que satisface
los siguientes criterios:
1. Es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida

llegue, o salga de la entidad; y
2. la partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad
La falta de reconocimiento de una partida que satisface esos criterios no se

rectifica mediante la revelación de las políticas contables, ni tampoco a través de
notas u otro material explicativo.
Con posterioridad a su reconocimiento inicial, un activo se contabiliza por su costo

menos la amortización acumulada y el valor de las perdidas por deterioro del valor.
MEDICION
Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios en los que se

mide los activos y pasivos en sus estados financieros. La medición se hará al costo
de acuerdo al decreto 2706 de 2012.
CLASIFICACION PARTIDAS CORRIENTES Y NO CORRIENTES

Se observará que se muestre por separado, tanto en el activo como en el pasivo, las
partidas corrientes (dentro de los doce meses siguientes a la fecha de cierre) y las
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partidas no corrientes (con vigencias superiores a doce meses a partir de la fecha de

cierre).
REVELACIONES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Se debe revelar cada una de las partidas de los Activos y los Pasivos por los
importes correspondientes, con detalles o anexos.
Igualmente el procedimiento para su reconocimiento inicial, posterior, las
estimaciones, las mediciones y su incidencia en los estados financieros
Procedimientos:
3.1 Se clasificarán como activos circulantes o corrientes cuando:
1. Se espera realizar o se pretenda consumir, en el transcurso del ciclo

normal de la operación de la entidad;
2. Se mantenga fundamentalmente con fines de conservación del bien
común.
3. Se espera realizar dentro del período de doce meses posteriores a la
fecha del balance; o
4. Se trate de efectivo u otro medio equivalente al efectivo (tal como se
define en la NIC 7), cuya utilización no esté restringida, para ser
intercambiado o usado para cancelar un pasivo, al menos dentro de los
doce meses siguientes a la fecha del balance.
Todos los demás activos deben clasificarse como no circulantes o no

corrientes.
Para el caso del fondo de Imprevistos se debe reclasificar en no corriente

como actividad de inversión.
3.2 Se clasificarán como pasivos circulantes cuando:
1. Se espere liquidar en el ciclo normal de la operación de la entidad;

2. Deba liquidarse dentro del periodo de doce meses desde la fecha del
balance, o
3. La entidad no tenga un derecho incondicional para aplazar la
cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a
la fecha del balance.
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Todos los demás pasivos deben clasificarse como no circulantes.
ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
ACTIVO
1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
Esta política será de aplicación al efectivo y sus equivalentes del efectivo originado
en la Prestación de servicios, en la administración de recursos de terceros o en otras
actividades que ejerza la copropiedad.
RECONOCIMIENTO:
Se reconocerá como efectivo en caja el valor contenido en monedas y billetes

mantenidos en la Copropiedad cuando: se recaude cuotas de administración, cuotas
de parqueadero, cuotas extraordinarias, sanciones y cualquier otro rubro aprobado
por la asamblea de Copropietarios.
Se reconocerá como efectivo el saldo en bancos el efectivo mantenido en
instituciones financieras debidamente autorizadas.
Se reconocerá como equivalentes al efectivo las inversiones a corto plazo de gran

liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo,
estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, por ejemplo los
valores depositados en entidades fiduciarias o CDT cuyo plazo no exceda los 90
Días.
MEDICION:
La caja se medirá por el valor certificado por los conteos reales de monedas y billetes
contenidos en caja de la agrupación. Las diferencias se contabilizarán como cuentas
por cobrar.
Los saldos en bancos y en cuentas de entidades fiduciarias que administren efectivo
de la Copropiedad se medirán por los valores reportados por las entidades
financieras en los respectivos extractos. Las diferencias entre los extractos y los
registros contables se reconocerán como cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
ingresos o gastos, según corresponda.
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REVELACIONES:
SAMAN PH debe revelar los componentes de la partida de efectivo y equivalentes al
efectivo y presentar una conciliación de los saldos que figuran en la contabilidad
contra los saldos reportados por los bancos.
revelará en sus estados financieros cualquier importe significativo de sus saldos de
efectivo y equivalentes al efectivo que no esté disponible para ser utilizado por ella
misma.
El resultado de cualquier cambio en las políticas de determinación del efectivo y
equivalentes al efectivo se presentará en el estado de situación financiera del
conjunto.
INVERSIONES
SAMAN PH Reconocerán como inversiones los títulos valores que se adquieran en

condiciones de rentabilidad y bajo un riesgo mínimo, con la debida autorización del
Consejo de Administración.
RECONOCIMIENTO:
Se reconocerá como una inversión un recurso controlado, resultado de sucesos

pasados, del que se espera obtener en el futuro un beneficio común a futuro.
MEDICION INICIAL:
Las inversiones se medirán al costo histórico. Los costos de transacción, tales como
las comisiones, son gastos, no se suman al costo, sino que se reconocen como
gastos del periodo en el que se adquieren.
SAMAN PH clasificará las inversiones como activos corrientes, cuando se rediman

antes de un año y como no corrientes cuando se rediman después de un año.
REVELACION:
SAMAN PH revelará:
El valor en libros de las inversiones.
Los rendimientos obtenidos reconocidos como ingresos en el periodo.
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FONDO DE IMPREVISTOS:
El Fondo de imprevistos es un activo con destinación específica que debe

mantenerse en cuentas de ahorro, fondos fiduciarios u otras cuentas, y que de
acuerdo con el Articulo 35 de la ley 675 de 2001 la copropiedad constituirá un fondo
para atender obligaciones o expensas imprevistas, el cual se formará e incrementará
con un porcentaje de recargo no inferior al uno por ciento (1 %) sobre el presupuesto
anual de gastos comunes y con los demás ingresos que la asamblea general
considere pertinentes.
La asamblea podrá suspender su cobro cuando el monto disponible alcance el
cincuenta por ciento (50%) del presupuesto ordinario de gastos del respectivo año.
El administrador podrá disponer de tales recursos, previa aprobación de la asamblea
general, en su caso, y de conformidad con lo establecido en el reglamento de
propiedad horizontal.
- El fondo de imprevistos se contabilizará como un ingreso, y se creará como
contrapartida una cuenta por cobrar, y en el momento de recibir su pago se
acreditará la cuenta por cobrar y se debitará el efectivo.
- Cuando la Copropiedad utilice los recursos del fondo de improviso del año en
curso se realizará un debito a la cuenta del estado de resultados y un crédito
al efectivo.
- En el caso de no utilizar sus recursos se creará una reserva con los recursos
del fondo de imprevistos que harán parte de las cuentas del patrimonio, junto
con las reservas del fondo de imprevistos de los años anteriores.
- Los rendimientos Financieros generados por los dineros pertenecientes al
fondo de imprevistos se registrarán como un ingreso en el estado de
resultados.
2. CUENTAS POR COBRAR
RECONOCIMIENTO:
SAMAN PH reconocerá las cuentas por cobrar cuando se haya realizado la
causación de la cuotas de administración ordinarias, extraordinarias, y por otros
conceptos por los cuales se generen ingresos ordinarios y que sea autorizado por
Asamblea de Copropietarios o Consejo de Administración según corresponda.
Las cuentas por cobrar se segregarán de OTRAS CUENTAS POR PAGAR, las
cuales difieren de en su esencia por la clase de actividad de la entidad, tales como
anticipos a contratistas o gastos anticipados y en general, cuando se presenten
derechos de cobro.
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La medición de los ingresos de actividades ordinarias y de las cuentas por cobrar

será por el valor a recibir.
MEDIACION INICIAL:
Las cuentas por cobrar son registradas al monto según la cuenta de cobro, al monto
de la transacción o por su valor razonable; valores estipulados y aprobados por
Asamblea General de Copropietarios anual.
MEDICION POSTERIOR:
Las cuentas por cobrar se medirán posteriormente al costo.
Las cuentas por cobrar se registran por el valor expresado en la factura o
documento de cobro equivalente.
Cuando no se tenga certeza de poder recuperar una cuenta por cobrar, debe
establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) que disminuya
las respectivas cuentas por cobrar, previa autorización de Asamblea de
Copropietarios.
La Copropiedad debe efectuar la causación de los intereses pendientes de
cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva
cuenta por cobrar por intereses.
REVELACION:
El valor en libros de los recursos pendientes de cobro.

El monto de los intereses pendientes de cobro.
Las deudas castigadas por disposición de la Asamblea General de
Propietarios o de las autoridades competentes.
Expensas comunes Necesarias – Obligatorias
Las expensas comunes necesarias son las erogaciones indispensables para el

mantenimiento, reparación, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así
como para el pago de los servicios públicos esenciales relacionados con los bienes
comunes de la copropiedad, expensas comunes necesarias. Estas deben ser
sufragadas por los copropietarios en proporción a su coeficiente de copropiedad, se
denominan cuotas de administración, y su no pago generará intereses.
También están las Expensas comunes Obligatorias, que deben ser aprobadas por
mayoría calificada, son diferentes a las necesarias y tienen destinaciones
específicas.
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- Su derecho de cobro se origina con la cuenta de cobro y se registra

contablemente como un ingreso al crédito y un debito a la cuenta por cobrar.
- Al contabilizar las cuotas ordinarias se debe tener en cuenta la parte

correspondiente al fondo de imprevistos y se debe registrar en cuentas
separadas.
- Cuando las cuotas de administración sean consignadas directamente, y no

exista soporte para generar su recibo de caja se deberá llevar a una cuenta
del pasivo consignaciones por identificar y dar ingreso del efectivo a bancos o
caja.
Expensas comunes Extraordinarias
Las expensas extraordinarias surgen por imprevistos, o cuando los recursos del
fondo de imprevistos no son suficientes para cubrir las expensas comunes.
El incumplimiento de su pago, causará intereses de mora según lo determine la
asamblea (Numeral 4, art 38 y art 30 ley 675 de 2001).
La contabilización de las expensas extraordinarias dependerá de su origen y destino
que sea asignado a ellas:
a. Cuando el objetivo de la cuota extraordinaria sea la obtención de fondos para

cubrir déficit generado por las erogaciones necesarias de expensas comunes,
existencia, seguridad y conservación de bienes comunes, y esta no haya sido
cubierto por las cuotas ordinarias o fondos de imprevistos, la contabilización
será un crédito al ingreso y un debito a la cuenta por cobrar, cuando se
desembolsen los recursos un debito al gasto y un crédito a la cuenta por pagar
o al efectivo.
b. Cuando la cuota extraordinaria tenga como objetivo la construcción , compra
de bienes comunes, esenciales y no esenciales, que no han sido ni serán
desafectados, o la mejora de bienes ya existentes, se asimilará a un contrato
de construcción, y su contabilización será un ingreso y un gasto en las cuentas
del estado de resultados de acuerdo al porcentaje de obra realizada, cuando
la cuenta de cobro sea registrada se debe hacer un debido a la cuenta por
cobrar y un crédito a una cuenta del pasivo denominada ingresos diferidos o
recursos recibidos de cuotas extraordinarias. Cuando los recursos sean
desembolsados se establecerá un debido a la cuenta del gasto y se
amortizará la cuenta del pasivo diferido.
c. En el caso que la cuota extraordinaria tenga como objetivo adquisición, mejora
o reparación de bienes comunes no esenciales, que hayan sido desafectados
de acuerdo a la norma legal, la cuota se reconocerá como cuenta por cobrar
debito y contrapartida una cuenta del pasivo que se denominará ingresos
diferidos, Si los desembolsos realizados generan beneficios económicos se
contabiliza como activos de la copropiedad y se amortiza durante la vida útil; y
la cuenta del ingreso diferido se amortiza de tal forma que logre una relación
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con la depreciación de los activos, la amortización se asemeja a amortización

o depreciación de los nuevos activos.
La medición inicial de los activos que se capitalizan en la copropiedad se

establecerá como suma de todos los costos incurridos en la construcción,
reparación o mejora, según el marco técnico normativo que aplique la
copropiedad.
d. En el caso de bienes muebles, que hayan sido adquiridos por separado,

construidos o fabricados por la copropiedad, distintos de los inmuebles por
destinación o adhesión, estos bienes deben registrarse como un activo de la
copropiedad y ser amortizados durante su vida útil. Cuando la fuente de los
recursos sea obtenida a través de cuotas extraordinarias o de subvenciones,
los recursos recibidos se deben contabilizar como un ingreso diferido y se
amortizarán contra los ingresos en el estado de resultados, de tal forma que el
ingreso registrado compense los gastos por amortización o depreciación, que
se derivan del consumo de los beneficios del activo durante varios períodos.
Intereses Moratorios
Los intereses moratorios corresponde a la indemnización por perjuicios causados por

un deudor que ha incurrido en mora y se cobran de acuerdo con el Art 30 de la ley
675 de 2001, y según lo estipulado en el reglamento de propiedad horizontal de la
copropiedad, en el cual se puede estipular una tasa de no mayor al interés bancario
corriente certificado por la superintendencia Financiera de Colombia.
Los intereses se deben causar con un debito en la cuenta por cobrar y un crédito en
el ingreso, solo se podrá suspender el cobro de los interese moratorios por
autorización de la Asamblea de Copropietarios.
Multas
De acuerdo al Art 59 de la ley 675 de 2001, el incumplimiento de las obligaciones

pecuniarias que tengan consagración en la ley o en el reglamento de propiedad
horizontal, por parte de propietarios tenedores o terceros, dará lugar a requerimiento
escrito, con indicación del plazo para que se ajuste a la norma, sino se impondrá las
sanciones contenidas en el Art 59, y las que contemple el reglamento de propiedad
horizontal sin salirse del marco de la ley.
Se causará con un debito a la cuenta por cobrar y un crédito en la cuenta de ingresos

del estado de resultados.
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Explotación de Bienes Comunes
Se define como el Uso de un bien común del cual se obtiene contraprestación

económica, que será destinada para el pago de expensas comunes, o gastos de
inversión; está reglamentado en el Parágrafo 2 del Art 19 de la ley 675 de 2001,
estos cobros deben ser autorizados por Asamblea de Copropietarios.
Se reconocen con un débito en la cuenta por cobrar y un crédito en el ingreso, de

igual manera se debe contabilizar los gastos que se generen de dicha expensa.
El hecho de que haya explotación económica de bienes comunes no significa que se
deben incorporar como activos de la copropiedad, ya que si no están desafectados
hacen parte integral de los bienes de los copropietarios y no deben ser incorporados
en los estados financieros de la copropiedad.
Deterioro en las cuentas por cobrar (Activos Financieros)
Al finalizar cada periodo, la Copropiedad evaluará sus cuentas por cobrar y se

determinará cuales se consideran irrecuperables, esta característica de irrecuperable
será soportada con el documento del abogado que asesora a la copropiedad para
casos de cartera, exponiendo cada uno de los casos y su fundamento legal para
darle la calidad de irrecuperable, adicionalmente se creará una cuenta por cobrar
denominada “ Deterioro Deudas de Dificil cobro” esta cuenta disminuirá la cartera y
tendrá el tratamiento de una provisión.
3. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
Son propiedades, planta y equipo, los activos que se adquieren para desarrollar el
objeto social de la entidad, que se espera conservar por más de un año.
Los principales aspectos que aborda esta política son:
1. Los elementos se contabilizan como Propiedad, Planta y Equipo.

2. Determinar el tratamiento de los costos posteriores a su adquisición
3. Los cargos por depreciación
4. El deterioro
RECONOCIMIENTO
El conjunto reconocerá el costo de un elemento de propiedades, planta y equipo

como un activo si, y solo si:
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1. Es probable que la agrupación obtenga los beneficios económicos durante

más de un año.
2. El costo del elemento puede medirse con fiabilidad, es decir que la agrupación
no Contabilizará elementos como gastos para luego reconocerlos como
activos de control.
3. Si no son de larga duración y la agrupación requiere controlarlos se
contabilizaran como gasto.
MEDICION INICIAL:
El conjunto medirá un elemento de propiedades, planta y equipo por su costo en el

momento del reconocimiento inicial.
El costo se compone de:
1. El precio de adquisición, que incluye los honorarios legales y de

intermediación, los aranceles de Importación y los impuestos no recuperables,
después de deducir los descuentos comerciales y las rebajas.
2. Todos los costos directamente atribuibles a la ubicación del activo en el lugar y
en las condiciones necesarias para que pueda operar de la forma prevista por
la administración. Estos costos pueden incluir los costos de preparación del
emplazamiento, los costos de entrega y manipulación inicial, los de instalación
y montaje y los de comprobación de que el activo funciona adecuadamente.
3. Compra financiada: Cuando la compra de una Propiedad, Planta y Equipo se

financie más allá de los términos normales del crédito, entendidos como tal
más de un año, reconocerá un activo y un pasivo por el mismo valor, esto es,
por el valor presente de los cánones y opciones de compra (si existieren).
Cada canon se contabilizará separando el abono a capital y el interés.
4. Costos posteriores: De acuerdo con el criterio de reconocimiento, la

agrupación no reconocerá, en el importe en libros de un elemento de
propiedad, planta y equipo, los costos derivados del mantenimiento regular
del elemento.
5. Cuando la agrupación reemplace partes de un activo, estos no se reconocerán

como adiciones y mejoras de las Propiedad, Planta y Equipo. Estos
6. Al mismo tiempo se dará de baja el valor en libros del componente

reemplazado, con independencia de si esta parte se hubiera depreciado de
forma separada o no. Si no fuera practicable para la agrupación determinar el
importe en libros del elemento sustituido, podrá utilizar el costo de la
sustitución como indicativo de cuál era el costo del elemento sustituido en el
momento en el que fue adquirido.
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MEDICION POSTERIOR:
1. La medición posterior será al costo. La agrupación no reconocerá

valorizaciones de Propiedad, Planta y Equipo ni provisiones para la protección
de activos, salvo que demuestre que existe un deterioro de valor.
2. Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de
propiedad, planta y equipo se registrará por su costo menos la depreciación
acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor.
3. La agrupación realizara revaluaciones cada que los cambios en el mercado así
lo ameriten
4. Cuando se revalué, la depreciación acumulada se eliminará contra el costo
Propiedad, Planta y Equipo y se le sumara el valor que sea necesario según el
avalúo, hasta alcanzar el importe revaluado.
REVELACION:
SAMAN PH, revelará para cada una de las clasificaciones de propiedad, planta y
equipo que considere apropiada, la siguiente información:
• La base de medición utilizada, vida útil o vidas útiles de la propiedad, planta y

equipo
• El importe en libros de la propiedad, planta y equipo, su depreciación
acumulada
• La pérdida por deterioro del valor al principio y final del período contable que
se informa.
• Conciliación de los importes al inicio y final del período contable que se
informa que muestre: adiciones, disposiciones, pérdidas por deterioro,
depreciación y otros cambios.
• Todos los activos que no se consideren propiedad planta y equipo dentro de
los estados financieros deberán ser controlados administrativamente,
actualizados y presentados de acuerdo al procedimiento específico. (ANEXO )
4. DEPRECIACION:
MEDICION:
La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es

Inmediatamente es adquirido aunque no esté siendo usado.
Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedad, planta y
equipo que tenga un costo significativo.
El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo.
Método de depreciación
El método de depreciación que se utilizará es línea RECTA
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El método de depreciación aplicado a la Propiedad, Planta y Equipo se revisará

regularmente para evaluar si ha tenido un cambio significativo en los resultados
económicos y establecer uno nuevo de ser necesario.
Vidas útiles: Solo en el caso de impracticabilidad para asignar una vida útil a un
activo de forma individual o del grupo al cual pertenece, se depreciarán en las
siguientes vidas útiles genéricas:
Activo Vida útil estimada en años:
a) Edificaciones 50 años
b) Maquinaria 10 años
c) Muebles y enseres 10 años
d) Equipo de oficina 10 años
e) Equipo de cómputo 5 años
f) Equipo de comunicaciones 5 años
Los mantenimientos periódicos programados que se realizan se llevan al gasto.
Los elementos que pertenezcan a un grupo o subgrupo, se depreciarán según la vida

útil asignada al grupo, salvo que se determine una vida útil específica para el
respectivo bien.
REVELACION:
SAMAN PH, deberá revelar los siguientes aspectos sobre la depreciación:

• Las bases de medición usadas.
• Los métodos de depreciación utilizados por cada uno de los grupos
componentes de la propiedad, planta y equipo.
• Las vidas útiles estimadas para cada uno de los grupos componentes de la
propiedad, planta y equipo.
• Cualquier cambio en la vida útil, en el método de depreciación y en las bases
de medición usadas.
• El monto bruto de la propiedad, planta y equipo y la depreciación acumulada
de la misma, en forma detallada.
5. DETERIORO DEL VALOR DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:
Se entiende que hay deterioro de un activo cuando su valor en libros es superior a su

importe recuperable. El importe recuperable es el mayor valor entre el valor en uso y
el valor razonable menos los costos de venta. Este valor se reconoce como una
pérdida (menor valor del activo) y su contrapartida es un gasto en el estado de
resultados.
MEDICION INICIAL:
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SAMAN PH, registrará una pérdida por deterioro para una propiedad, planta y equipo
cuando el importe en libros del activo es superior a su importe recuperable.
SAMAN PH,reconocerá cualquier pérdida por deterioro de un activo de propiedad,
planta y equipo en el resultado del período contable que se produzca.
Realizará a la fecha sobre la que se informa en el período, una valuación para

determinar la existencia de deterioro de valor; si existe, deberá estimar el importe
recuperable de la propiedad, planta y equipo valuada.
Considerará los siguientes factores para indicio de la existencia de deterioro de valor:
El valor del mercado ha disminuido.

Cambios al entorno legal, económico o del mercado en el que ópera.
Tasa de interés del mercado se han incrementado.
Evidencia de obsolescencia y deterioro físico.
Cambios en el uso del activo.
El rendimiento económico del activo se prevé peor de lo esperado.
MEDICION POSTERIOR:
SAMAN PH medirá a la fecha de cierre sobre la cual se informan los estados

financieros, si los activos de propiedad, planta y equipo que en periodos anteriores se
reconoció una pérdida por deterioro, ésta pudo haber desaparecido o disminuido.
Se reconocerá una revisión del deterioro del valor de la propiedad, planta y equipo,
cuando se incremente el importe en libros al valor semejante del importe recuperable,
ya que la valuación indicó que el importe recuperable había excedido el importe en
libros.
SAMAN PH, reconocerá la reversión de pérdida por deterioro en el resultado del

período contable en el cual se presentaron los indicios que ha desaparecido o
disminuido.
REVELACIONES:
SAMAN PH, revelará para cada activo de propiedad, planta y equipo que ha
presentado una pérdida por deterioro de valor la siguiente información:
El importe de la pérdida por deterioro del valor o las reversiones reconocidas

en resultados del período.
La partida o partidas del estado de resultados integral en la que se encuentra
incluido el importe de la pérdida por deterioro o reversiones reconocidas.
19
_______________________________________________________________________
PASIVOS
Un pasivo es una obligación presente del SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL,

surgida a raíz de sucesos pasados, para cancelarla el conjunto espera desprenderse
de recursos que incorporan beneficios económicos. Las provisiones son un
subconjunto de pasivos.
6. CUENTAS POR PAGAR:
Representan las obligaciones presentes que obedecen a hechos pasados a cargo

del SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL, e implican desembolsos futuros.
Las cuentas por pagar comerciales son cuentas por pagar por bienes o servicios que
han sido suministrados o recibidos por el conjunto y además han sido objeto de
facturación o acuerdo formal con el proveedor.
OTRAS CUENTAS POR PAGAR:

Son otras cuentas relacionadas con depósitos recibidos anticipadamente u otros
pasivos a favor de terceros, que implican un ingreso futuro o un desembolso,
adicionalmente el valor de consignaciones por identificar y cuyo ha ingresado en la
cuenta bancaria de la copropiedad.
RECONOCIMIENTO INICIAL:
Las cuentas por pagar se reconocerán por el monto nominal de la transacción,
menos los descuentos y rebajas obtenidos en su adquisición.
RECONOCIMIENTO POSTERIOR:
Se reconocerán los acreedores comerciales y las otras cuentas por pagar menos los
pagos efectuados, lo que es igual al costo amortizado.
REVELACION:
Se revelarán las distintas partidas que tengan importancia relativa a la fecha de
cierre.
El valor en libros de las obligaciones financieras y cuentas por pagar a su
cargo.
El valor de los intereses correspondientes al periodo contable, que Se

encuentran pendientes de pago
7. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS
Éstas se distinguen de otros pasivos, tales como las cuentas por pagar comerciales
y otras obligaciones acumuladas (o devengadas), que son objeto de estimación, ya
20
_______________________________________________________________________
que se caracterizan por la existencia de incertidumbre acerca del momento del

vencimiento o de la cuantía de los desembolsos futuros necesarios para proceder a
su cancelación.
SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL, solo reconocerá una provisión cuando:

a) SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL. Autorice por asamblea de copropietarios
cuotas extraordinarias con una destinación específica, se creará una
obligación en la fecha sobre la que se informa como resultado de un suceso
pasado.
MEDICION INICIAL:
SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL. Medirá una provisión como mejor estimación
del importe requerido para cancelar la obligación, en la fecha sobre la que se
informa. La mejor estimación es el importe que la agrupación pagaría racionalmente
para liquidar la obligación al final del periodo sobre el que se informa o para
transferirla a un tercero en esa fecha, esta medición se dará por presupuesto y
proyección al coeficiente de cada unidad residencial.
1. ESTADO DE RESULTADOS
Teniendo en cuenta el concepto de resultados como resultado neto y tratado como

medida del rendimiento en la actividad del SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL., se
entiende que los elementos de medida del resultado son los ingresos y los gastos
Para la determinación del Estado de Resultados se tomó para la aplicación en

SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL. , el modelo de un único enfoque o un solo
cuerpo por considerar que es el más idóneo para representar los ingresos y los
gastos.
INGRESOS:
se entiende por tal, a los incrementos por beneficios económicos, producidos a lo
largo del periodo contable en forma de entradas o aumentos de valor de los activos o
bien como decrementos de obligaciones que dan como resultado adiciones en el
patrimonio y estos no están relacionados con capital en el patrimonio.
21
_______________________________________________________________________
En el caso de la propiedad horizontal:

(a) La prestación de servicios por Administración de zonas y bienes comunes.
(b) Otros ingresos.
Medición de los ingresos

Una copropiedad incluirá en los ingresos solamente los valores brutos de los
beneficios económicos recibidos y por recibir por cuenta propia. Para determinar el
valor de los ingresos, se deberá tener en cuenta el valor de cualquier descuento
comercial, descuento por pronto pago y rebaja que sean reconocidas por la
Asamblea de copropietarios.
Revelación
Los ingresos por todo concepto que maneja la copropiedad se revelarán por
separado en el estado de resultados, y de acuerdo al plan de Cuentas definido para
la copropiedad (Ver anexo).
OTROS INGRESOS: Son otros ingresos el incremento del activo por otros
conceptos diferentes a los ingresos ordinarios aprobados por ley 675 para la
copropiedad serán:
(a) Ingreso por arrendamiento de salón social.

(b) Multas por incumplimiento manual de convivencia.
(c) El excedente de otras actividades sociales realizadas por la administración
con un objetivo específico.
(d) Otros ingresos como indemnizaciones, recuperaciones de costos y gastos,
intereses financieros y demás que no estén presentes dentro del giro ordinario de las
operaciones del conjunto.
22
_______________________________________________________________________
Medición de los ingresos

Se incluirá los valores brutos recibidos por otros conceptos en el momento que se
genere.
Revelación
Los ingresos por otros conceptos que reciba la copropiedad serán revelados en
forma específica.
GASTOS: son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo

del periodo contable en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o
bien por la generación o aumento de pasivos.
Los ingresos y los gastos se clasificarán en el estado de resultados en cuentas

mayores de acuerdo con su importancia. Estos se presentarán de acuerdo a su
naturaleza.
Medición de los Gastos

Se miden al costo histórico o monto original consumido u obtenido en efectivo, o
en su equivalente en el momento de realización de un hecho económico. El costo
histórico está representado, en la mayoría de los casos, por el valor pagado más
todos los costos y gastos.
Revelación:
Cada una de las partidas de ingresos y de gastos se revelarán y detallarán

conforme al grado de importancia relativa de cada cuenta.
Las partidas distintas a las presupuestadas serán objeto de aclaración.
23
_______________________________________________________________________
2. INFORME DE EJECUCION PRESUPUESTAL
Lo consideramos como un estado básico, porque representa el resultado de ingresos

y gastos aprobados por la asamblea para un periodo de tiempo determinado, siendo
el más importante para la copropiedad, ya que refleja las variaciones de lo ejecutado
por la administración y lo aprobado por la asamblea, permitiéndonos un control entre
presupuesto y gestión.
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_______________________________________________________________________
“CONJUNTO RESIDENCIAL ARBOLEDA

CAMPESTRE SAMAN PROPIEDAD HORIZONTAL”
Políticas y procedimientos específicos y descriptivos en el área:
EFECTIVO
REGLAMENTO DE CAJA MENOR

INSTRUCCIONES PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
ARTICULO 1. CONSTITUCIÓN.
El consejo de administración en reunión ordinaria, será quien distribuye y asigne el
monto de la CAJA MENOR, a su vez autorizará al administrador para que entregue
por medio de acta, el monto aprobado y las instrucciones de manejo a la persona
que se encargará y será Responsable de la CAJA MENOR.
En el momento en que lo considere conveniente la Administración solicitará al
consejo de administración que se modifique el monto con el cual se ha venido
funcionando la CAJA MENOR. En caso de encontrar viable la solicitud, el consejo
autorizará a la Administración para que destine el nuevo valor.
ARTICULO 2. FINALIDAD Y TOPE MÁXIMO.

Los dineros de la CAJA MENOR, estarán destinados exclusivamente a sufragar
gastos ocasionados por la adquisición de bienes y servicios, hasta por un monto del
veinte (20%) del monto total de caja menor. No se permitirá el fraccionamiento del
gasto con el propósito de no superar el anterior monto.
Los conceptos de pagos autorizados para pagos por caja menor son los siguientes:
2.1. Transportes urbanos (buses, busetas y taxis)
2.2. Portes de correo y telegramas
2.3. Compra de elementos de Mantenimiento que no supere el tope antes
mencionado.
25
_______________________________________________________________________
2.4. Autenticaciones.
2.5. Certificados
2.6. Compra elementos de cafetería, papelería y aseo, entre otros
Artículo 3. MANEJO Y CONTROL DE DINEROS

El manejo de la CAJA MENOR estará a cargo del Administrador del conjunto, el Cuál
será el responsable directo del dinero de la caja.
Se deberán realizar arqueos periódicos, por parte de la Revisoría Fiscal, o del

tesorero del Conjunto si no existe la figura de revisor Fiscal, esto con el fin de tener
control sobre dicha caja.
Artículo 4. ENTREGA DE DINEROS DE CAJA MENOR
Toda entrega de dineros de CAJA MENOR, debe estar respaldada por un documento
equivalente debidamente firmado por el beneficiario del pago donde conste la
compra, el valor y el NIT O la cédula de ciudadanía, o en su defecto la factura original
del bien o servicio que se compro por CAJA MENOR.
Toda Compra que se realice por CAJA MENOR, debe tener la autorización previa del
Administrador.
En el evento que sea necesario vales provisionales, estos también deben contener
fecha, valor, nombre del beneficiario, destino del dinero y el valor entregado. Al
recibir por parte del beneficiario del vale provisional, la factura original, el vale
provisional debe ser Destruido en presencia del beneficiario. El provisional tendrá
una validez no mayor a dos (2) días.
Está totalmente prohibido préstamos personales por CAJA MENOR y cambio de
cheques.
Artículo 5. CONTROL DE DESEMBOLSOS

Se deben realizar periódicamente arqueo de fondos por parte del funcionario
encargado y Supervisado por la Revisoría Fiscal, o Tesorero.
Los documentos que soportan los desembolsos deben estar numerados y con el
sello de pagado, registrando igualmente la fecha del pago.
26
_______________________________________________________________________
Queda entendido que estos registros se deben hacer diario, y su saldo debe coincidir
con el dinero efectivo y vales provisionales que se mantengan en el cofre destinado
para salvaguardar los mismos.
Artículo 6. REEMBOLSO DEL FONDO
Cuando se haya agotado el fondo en un 80%, se debe proceder a solicitar el
reembolso.
Los documentos soportes para efectos del reembolso, deben presentarse
debidamente archivados, numerados y con el sello de pagado.
Adjuntar los documentos, una relación de todos los soportes entregados para el
Reembolso.
Articulo 7.-NORMAS RESTRICTIVAS
A.-Los fondos de Caja menor no podrán ser utilizados para efectuar préstamos
personales.
B.-El dinero de caja menor deberá guardarse en caja metálica junto con los vales
definitivos, provisionales, y facturas y no debe retirarse de la oficina. El Administrador
debe tomar todas las precauciones necesarias para velar por su custodia cuando no
se encuentre en la oficina.
C.-En la caja menor no deberá guardarse dineros de los responsables.
D.-No se autorizarán pagos que no cumplan con los siguientes requisitos: concepto y
fecha del gasto claramente definido, firma y documento de identificación o NIT del
beneficiario, factura del gasto cuando la erogación lo amerite.
E.-Todos los recibos deberán tener el sello de CANCELADO, tan pronto se paga.
Artículo 8. RESPONSABILIDAD
En el evento de que los fondos no coincidan con los recibos y el efectivo, los excesos
serán consignados en la cuenta bancaria de la entidad, y en caso contrario el
funcionario encargado del manejo de la caja los debe reintegrar inmediatamente sin
perjuicio de las sanciones que ello acarrea.
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_______________________________________________________________________
El responsable de la CAJA MENOR se encargará de aclarar y resolver

satisfactoriamente las glosas que presenten tanto el Presidente del Consejo como la
Revisoría Fiscal a las cuentas de reembolsos.
BANCOS
Elaboración de Comprobantes de Egreso - Emisión de cheques

Propósito: Establecer los lineamientos metodológicos para la emisión de
Transferencias, Notas de Débitos y Cheques utilizados como
instrumentos de pago o de transferencias de dinero.
Política: Se llevara un adecuado control de la emisión de cheques como medio

para la cancelación de las obligaciones contraídas en el curso de las
operaciones diarias.
Procedimientos:
1. Las emisiones de transferencias, notas de debito y cheques deberán estar respaldadas
por los soportes correspondientes, debidamente revisados y autorizados por Los
miembros del consejo designados para Firmas y revisión de egresos.
2. Los comprobantes de egreso y los cheques emitidos deben tener una numeración
cronológica y consecutiva.
3. El Administrador revisara diariamente los saldos en las Cuentas Bancarias, para

controlar la disponibilidad financiera.
4. El Administrador llevará un exhaustivo control de las chequeras, las colillas de las

chequeras deben estar debidamente diligenciadas y en su totalidad con los datos
requeridos y con el número del comprobante de egreso al cual corresponde el cheque.
5. En el caso de que la persona que se presenta a realizar el cobro de un cheque no sea el

beneficiario, deberá presentar carta poder o poder notarial para proceder al mismo.
6. Los comprobantes de cheques mal elaborados o deteriorados se anularan colocando el

sello “ANULADO” a lo largo de todas las copias del formato y debe registrarse
inmediatamente en los reportes o libros que sean necesarios o que para el efecto de
control se llevarán, el cheque deberá estar roto y pegado a su respectivo comprobante de
egreso.
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_______________________________________________________________________
7. Se consideran cheques en tránsito aquellos que no aparezcan cancelados por el banco y

no se encuentren físicamente en caja.
8. La apertura de cuentas bancarias será realizada únicamente por el representante legal

de la Copropiedad y se deberán registrar 3 firmar para el control de las cuentas
bancarias, estas corresponden 2 a miembros del consejo y 1 al administrador.
9. Al final de cada mes se llevara a cabo una Conciliación Bancaria por cada cuenta que se
posea, tomando como referencia la información enviada por el Banco a través del
Estado de Cuenta Bancario y la información del auxiliar de contabilidad.
PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO DE CARTERA
La Administración del SAMAN PH en uso de sus atribuciones legales y en desarrollo

de lo establecido en la ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal.
CONSIDERANDO:
Que tanto la ley como el reglamento de propiedad horizontal vigente del Conjunto
constituido por escritura pública, consagra dentro de sus facultades y atribuciones de
la Administración, la de dictar los reglamentos que desarrollan el estatuto de la
copropiedad y definir las funciones y procedimientos de la propiedad horizontal.
RESUELVE
Adoptar el Manual de funciones y procedimientos para cobro de cartera así
CAPITULO 1
Artículo 1. Objetivo.
El presente tiene como objetivo fundamental determinar las funciones, políticas,
procedimientos y régimen disciplinario y sancionatorio de cobro, recaudo y control de
la cartera de la copropiedad.
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_______________________________________________________________________
Artículo 2. Competencia.
Es competencia de la Administración del conjunto establecer los mecanismos de

comunicación, control y recaudo de la Cartera General de la copropiedad, en sus
etapas de facturación, notificación, recuperación y ejecución jurídica.
Será competencia exclusiva del Consejo de Administración la fijación de montos y
procedimientos sancionatorios.
En la Asamblea General de Copropietarios reside la competencia excluyente de
fijación de conductas sancionables pudiendo delegar en el Consejo de
Administración la graduación de sanciones y multas.
Artículo 3. Instancias.
El cobro de cartera generada por expensas comunes de administración, módulos de
contribución, sanciones y multas en firme e ingresos por explotación de zonas
comunes de la copropiedad es de única instancia y en consecuencia no procede
apelación ante ningún órgano diferente a la administración, por tratarse de cobros
revestidos de mérito ejecutivo y regulados por la ley.
En caso de imposición de sanciones, en tanto no se encuentren en firme, procederá
la impugnación mediante los mecanismos fijados en el Régimen Disciplinario de la
Copropiedad.
Artículo 4. Definición de Cartera.

Para los efectos del presente reglamento, se define como “Cartera” la causación de
todo tipo de valores o efectos comerciales a favor de la copropiedad y a cargo de
copropietarios, tenedores de bienes privados a cualquier título y arrendatarios o
tenedores a cualquier título de zonas comunes, por conceptos de: expensas
ordinarias y extraordinarias de administración, módulos de contribución, multas,
intereses de plazo y mora, sanciones pecuniarias, arrendamiento o explotación a
cualquier título de las áreas comunes y locales bajo tenencia del conjunto.
Artículo 5. Clasificación de cartera.
La cartera de la copropiedad se clasifica de manera general en:

1. Cartera corriente, como aquella que se encuentra pendiente de plazo para hacerse
exigible.
2. Cartera vencida, como aquella que se encuentra exigible.
La cartera se compone de obligaciones recaudables en relación a la cuantía, a la

antigüedad, naturaleza de la obligación o condiciones particulares del deudor.
Para este efecto se deberá tener en cuenta lo siguiente:
5.1. Según la cuantía.

a. Mínima Cuantía: Inferior a 2 cuotas de administración
b. Menor Cuantía: Desde 2 hasta 3 cuotas de administración.
c. Mayor Cuantía: Superior a 3 cuotas de administración.
30
_______________________________________________________________________
5.2. Según la antigüedad.

a. Cartera de un (1) día a (45) días de exigibilidad.
b. Cartera de 46 días o más días de exigibilidad.
5.3. Según la naturaleza.

a. Cartera ordinaria: Todo tipo de causación de valores por concepto de cuotas
ordinarias y extraordinarias por expensas comunes de administración, módulos de
contribución, intereses de plazo y de mora, multas no comerciales, sanciones
pecuniarias derivadas del régimen de propiedad
Horizontal y costos y gastos de cobranza.
b. Cartera comercial: Todo tipo de causación de valores por concepto de explotación
económica de áreas comunes y bienes privados entregados bajo tenencia a favor del
conjunto.
5.4. En cuanto al deudor.

a. Deudores internos: Copropietarios y tenedores de bienes privados a cualquier
título, por deudas contraídas a favor del conjunto derivadas del régimen de propiedad
horizontal.
b. Deudores externos: Terceros vinculados por contrato y arrendatarios y tenedores a
cualquier título de zonas comunes.
Artículo 6. Procedimiento de recaudo y recuperación de cartera.

Con el objeto de establecer los procesos de recaudo y recuperación de cartera y la
implementación de las políticas de cobro, el CONJUNTO SAMAN PH distribuirá la
cartera de acuerdo con su naturaleza corriente o vencida.
La copropiedad adopta en el presente Manual el procedimiento en las diferentes
etapas de gestión de recaudo y recuperación de cartera previstas en las
disposiciones siguientes.
Artículo 7. Responsables de la gestión de recaudo.

La gestión de la cartera y su recaudo se encuentra a cargo de la Administración
quien proveerá y dará publicidad a los mecanismos de recaudo.
Artículo 8. Procedimiento de facturación, causación y notificación.
8.1. Procedimiento de facturación y causación de la cartera. La cartera de SAMAN

nace por la expedición de un título de deuda a cargo del deudor, sustentado en un
contrato o en las obligaciones derivadas del régimen de propiedad horizontal. El
título de deuda consistirá en una Factura o un Certificado de deuda, que será
expedido con base en un registro contable originado en una relación contractual,
legal o reglamentaria.
La facturación deberá ser expedida por el responsable de la contabilidad, dentro de
los diez (10) días comunes siguientes a la fecha en que, conforme al contrato, el
31
_______________________________________________________________________
reglamento o la ley, sea procedente la acusación de un cobro, cualquiera sea su

naturaleza.
8.2. Procedimiento de notificación del cobro.

La notificación del título de deuda a cargo del deudor se surtirá:
8.2.1. Por envío al correo electrónico o entrega física en el bien privado, de la factura
de expensas comunes ordinarias y extraordinarias, módulos de contribución, multas,
sanciones, intereses y demás cargos por concepto de gastos de cobranza u
obligaciones a cargo del propietario o tenedor a cualquier título con base en el
reglamento de propiedad horizontal. En este caso la notificación se entenderá surtida
a partir de la fecha de envío del correo electrónico o de recibo en el bien privado.
Si el bien se encuentra desocupado se entenderá surtida dentro de los 3 días
siguientes a la fecha en que el personal de vigilancia deje constancia que se entregó
en el inmueble.
8.2.2. Con la entrega física de la factura en la dirección indicada en el libro de

propietarios.
8.2.3. Por cualquier medio de entrega donde conste el recibo físico por parte del
deudor.
8.3. Procedimiento de recaudo.

La Administración, previo conocimiento y aprobación del Consejo de Administración,
establecerá mecanismos de recaudo efectivo, ágil y accesible para facilitar el
recaudo de la cartera.
Los mecanismos podrán consistir en:
8.3.1. Cuentas de recaudo bancario por ventanilla.

8.3.2. Botón PSE.
8.3.3. Traslado de cuenta.
En ningún caso está autorizado el recibo de pagos de cuentas y facturas en las
oficinas de administración
8.4. Recibo de caja. A todo pago efectuado a favor de la copropiedad deberá
elaborarse un Recibo de Caja por el encargado de la contabilidad a más tardar
dentro de los 30 días siguientes al recaudo efectivo. El recibo será entregado
físicamente al propietario si este lo solicita.
8.5. Firmeza de la obligación. La Obligación quedará en firme a los 3 días calendario
después del envío y notificación del documento de deuda.
8.2. Sin que se haya recibido observación alguna por parte del deudor. Las
obligaciones originadas en el reglamento de propiedad horizontal no admiten
impugnación siendo únicamente procedente la revisión del estado de Cuenta para
corregir errores.
Artículo 9. Gestión de recaudo y cobranza.
32
_______________________________________________________________________
La gestión de recaudo se adelantará por la Administración de acuerdo con la edad

de la cartera.
a. Cartera menor a 90 días. La Administración adelantará toda gestión de recaudo,
consistente en llamadas y envíos de avisos de cobro a la dirección de correo físico o
electrónico registrada en el contrato o el registro de copropietarios.
b. Cartera mayor a 90 días. La Administración remitirá la gestión de cobro a la
oficina o empresa asesora jurídica para que dé inicio al cobro pre jurídico y judicial de
la cartera vencida. Una vez remitida la cartera a cobro jurídico la Administración del
CONJUNTO no podrá adelantar ninguna gestión de cobro o pago sin intervención del
asesor jurídico.
Artículo 10. Etapas.
La gestión de cobranza de las obligaciones a favor de la copropiedad, se desarrollará
en dos (2) etapas, dependiendo de la edad de mora de la obligación vencida.
Se deberán adelantar labores preventivas a través de campañas que incentiven la
cultura de pago de las expensas ordinarias y extraordinarias de administración,
módulos de contribución, multas, sanciones, intereses e ingresos percibidos por
explotación económica de zonas comunes y bienes privados entregados en tenencia
a la copropiedad.
10.1. Etapa Persuasiva.
Para la totalidad de la cartera vencida, independiente de la cuantía y con una edad
de mora entre 1 y 60 días, se desarrollan todas las labores preventivas de cartera y
de acercamiento al deudor en busca de obtener el recaudo de los valores cobrados y
facturados, evitando tener que ingresar a la etapa de cobro Jurídico, lo que se refleja
en una mayor eficiencia en el recaudo de cartera. Se realiza un acercamiento al
deudor mediante la remisión de comunicaciones en la cuales se relaciona la deuda
existente con la Copropiedad, llamadas y/o de Gestión Social, pudiéndose ofrecer
opciones
De plazo y financiación de acuerdo al presente reglamento.
Las comunicaciones escritas serán remitidas a las direcciones de correo físico y/o
electrónico registradas ante la Administración de la copropiedad.
En el expediente del inmueble se dejará copia de estas comunicaciones así como
constancias de las comunicaciones telefónicas o verbales con indicación de la fecha,
hora y persona con la que se habló.
Cuando por circunstancias personales y/o comerciales el deudor no esté en
disposición de la cancelación total de la deuda de contado, podrá solicitar a la
Administración la celebración de un Acuerdo de Pago, con el fin de evitar la
judicialización del cobro. Los Acuerdos de pago se elaborarán
Bajo las siguientes condiciones:
10.1.1. Acuerdo a plazo e intereses. Los acuerdos de pago a plazo mayor de dos
meses se podrán celebrar siempre y cuando exista autorización del consejo de
administración y en ningún caso se podrán negociar intereses o recargos sin
autorización de la Asamblea Ordinaria; el cumplimiento de los acuerdos de pago será
revisado por el Consejo y se determinará el paso a cobro jurídico por su
incumplimiento.
33
_______________________________________________________________________
10.2. Etapa de cobro jurídico.

La etapa de cobro jurídico se iniciará una vez la cartera vencida alcance una edad de
90 días y consistirá en la remisión del cobro a la oficina asesora jurídica.
Para efectuar el traslado formal de la cartera a la etapa de cobro jurídico, se
adelantarán las indagaciones necesarias para establecer la ubicación e identificación
del propietario del predio, tales como dirección actual, nombre del propietario o
tenedor a cualquier título, número de matrícula inmobiliaria, la consistencia o no con
los datos registrados en el sistema y los ajustes necesarios de acuerdo con las
novedades resultantes.
A la oficina Asesora Jurídica se remitirá la cartera vencida mayor a 90 días,
adjuntando la siguiente documentación:
10.2.1. Certificado de tradición y libertad actualizado.
10.2.2. Nombre e identificación del propietario y del tenedor a cualquier título.
10.2.3. Estado de Cuenta.
10.2.4. Direcciones físicas y de Correo electrónico del propietario y del tenedor a
cualquier título.
10.2.5. Números de teléfono fijo y celular del propietario y del tenedor a cualquier
título.
Una vez remitida a cobro jurídico, la Administración deberá mantener actualizada

mes a mes los Estados de Cuenta remitiendo informe al abogado.
Artículo 11. Condiciones y consecuencias de los acuerdos de pago.

La celebración de todo acuerdo de pago conlleva las siguientes condiciones y
consecuencias:
11.1. El deudor deberá comprometerse a continuar cancelando oportunamente las
cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, módulos de contribución,
intereses, multas y sanciones que se causen con posterioridad a la celebración del
acuerdo
11.2. Los Acuerdos por mayor cuantía deberán ser avalados por el representante
legal de la sociedad, en caso de deudas de personas jurídicas, y con suscripción de
pagaré en blanco en cualquier caso.
11.3. El incumplimiento del acuerdo de pago conlleva la resolución del mismo y la
pérdida de beneficios.
11.4. La celebración del acuerdo de pago normaliza la cartera vencida pendiente y en
consecuencia el deudor podrá hacerse beneficiario de descuentos por pronto pago y
apertura en tanto de estricto cumplimiento al mismo.
11.5. En ningún caso habrá lugar a la refinanciación de la deuda ni a la celebración
de nuevo acuerdo de pago dentro de los 12 meses siguientes a la terminación
de uno pendiente.
11.6. Se debe realizar el seguimiento de las financiaciones efectuadas, para verificar
el cumplimiento en los pagos. En caso de incumplimiento se le remitirá una
comunicación, recordando la deuda y notificando el incumplimiento.
Artículo 12. Mecanismos y comunicaciones.
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_______________________________________________________________________
12.1. Mecanismos del cobro preventivo: Cada uno de los funcionarios encargados
por la Administración de la gestión de recaudo de cartera adelantará una gestión que
contendrá como mínimo las siguientes acciones:
12.1.1. Recopilación de la información del deudor. Entendiendo por tal las referencias
con las cuales sea posible contactar al deudor para efectos de comunicaciones y
notificaciones. Comprende la determinación de su domicilio, lugar de trabajo,
direcciones, teléfonos principales y secundarios, teniendo como inicial el reportado
en los documentos obrantes en el archivo de la Administración o aquellos que
establezcan como dirección de notificación la reportada por el deudor al interior de la
administración.
12.1.2. Realización de visitas. Si se conoce el domicilio del deudor, al criterio de la
persona encargada de la recuperación de cartera se podrán realizar visitas con el
propósito de brindar al deudor la información relativa a la obligación pendiente con la
copropiedad, así como las diferentes opciones de facilidades de pago para suscribir
una de éstas, y las implicaciones que ocasionaría el inicio de un proceso jurídico por
el no pago de la deuda o el incumplimiento del acuerdo realizado.
12.2. Mecanismos de cobro jurídico.
Serán los implementados libremente por la oficina asesora jurídica de acuerdo con
su experiencia. La remisión de la cartera a cobro jurídico no requiere de notificación,
siendo claro para el deudor que a partir de la notificación y publicación de la presente
resolución la deuda mayor a 90 días será enviada a la oficina asesora jurídica. Sin
perjuicio de lo anterior, la Administración podrá incluir en la factura o cuenta de cobro
respectiva la indicación de que la cartera se encuentra en cobro jurídico.
Artículo 13. Imputación de pagos.
La Administración estará autorizada libremente a efectuar la imputación de los pagos
parciales recibidos por el deudor, aplicándolos en el siguiente orden:
13.1. Intereses
13.2. Multas
13.3. Sanciones pecuniarias
13.4. Gastos de cobranza
13.5. Honorarios de cobranza
13.6. Expensas extraordinarias de administración
13.7. Expensas ordinarias de administración
Siempre serán abonados en orden de antigüedad.
Artículo 14. Honorarios, costos y gastos de la cobranza.
De conformidad con lo establecido en la ley 675 de 2001, el Reglamento de
Propiedad Horizontal y el artículo 1629 del Código Civil, todos los gastos, costos y
honorarios que cause la cobranza serán a cargo del deudor.
Entiéndase por gastos y costos de cobranza, sin limitar, los incurridos por envíos de
correo expreso, expedición de certificados de tradición y libertad, certificados de
existencia y representación, de registro mercantil, de investigación de bienes en
registros públicos y demás derechos y pagos ocasionados por la recopilación de
información del deudor.
Los honorarios de cobranza serán los acordados por la Administración con la firma
asesora jurídica para la etapa de cobro jurídico y judicial, y en ningún evento
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remplazan o desplazan los señalados por el juez respecto de costas judiciales. En

caso de no acordarse honorarios, se tendrán como tales un valor equivalente al
veinte por ciento (20%) del valor total de la cartera vencida, incluidos multas,
sanciones, intereses y gastos y costos de cobranza.
el presente manual es adaptado por la administración del edificio en fecha mayo 5 de 2016 para
dar cumplimiento a la normatividad vigente y aprobado por consejo de administración.
Para constancia firma
YOLANADA TRENADO HAOT
Representante Legal
36

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La medición inicial de los activos que se capitalizan en la copropiedad se

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