IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir
desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su importancia (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste
del griego Archeión que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos que
constituyen parte esencial de los recursos de información de una empresa, entidad
pública, privada o un país por cuanto en su documentación se expresa, en forma
única, el desarrollo histórico de sus funciones y actividades. Su importancia se
podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, y la
investigación
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier
otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó
discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas,
películas, pintura, dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,
por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá
comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la
comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de
la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden
práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible
determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son
interdependientes.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DENTRO DE
UNA EMPRESA
Podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada documentación e
información útil (Dicha información puede estar contenida en documentos, sobres,
papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o
electrónicos, cintas o discos de computadora, microformas, fotografías,
fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a
ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de que nos permita posteriormente
la fácil localización de cualquier documento de la forma más rápida, cuando así se
requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el
desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo
gobierno, entidad pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los
documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar
proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar
decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o
fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como
memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien
organizados no tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de
cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información,
elevando los costos de operación y tiempo invertido, produciendo atraso,
confusión y en general una incorrecta administración de la información.
Importancia de los archivos para la investigación Todos los archivos tienen la
responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento para todas las
empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en
documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, sobre los
acontecimientos; son útiles para las investigaciones relacionadas a la historia, la
economía, la administración, la geografía, los procesos políticos, sociales, la
ciencia, la tecnología.

CONCLUSIONES
El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad. - El archivo es la memoria de una empresa, entidad
pública, privada o un país representada en la conservación de los documentos. -
El archivo constituye un centro de consulta de la información, disponible en todo
momento. - El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar
por parte de la ciudadanía en general. - El archivo debe ser funcional y técnico; de
fácil manejo y consulta. - El archivo recopila, conserva y difunde información
registrada en el.

CATALINA BELTRAN COGOLLOS

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