PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN

DE LA AUDITORÍA
Objetivo:
Realizar le proceso cuidadoso, detallado, documentado,
verificación y conocimiento de toda la información que
permita al equipo auditor conocer las características de la
empresa y de los sistemas de gestión de la prevención

• Hacer la evaluación inicial de un suministrador antes

de establecer relaciones contractuales.
• Verificar en el organismo, que su sistema cumple los
requisitos establecidos y que realmente está
implantado.
• Verificar que, en una relación contractual, el sistema
del suministrador es eficiente.
• Hacer la evaluación, en el marco del propio
organismo, de su sistema con relación a una norma de
calidad, medioambiente, seguridad y salud laboral,
etc.
PASOS PARA LA PLANIFICACIÓN Y
PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

1. Determinación del alcance objetivos y criterios de la

auditoría.

2. Designación del jefe de auditoría y su equipo.

3. Estudio de la documentación relevante.

4. Determinación del plan de auditoría.

5. Preparación de cuestionarios o check-list.

6. Registro de hallazgos en la auditoría

 1. Determinación del alcance, objetivos y
criterios de la auditoría

ALCANCE:

- Certificar uno o varios departamentos

- Que tipo de auditoria se va a realizar :
- Calidad, ambiental, prevención
* Auditoria de sistemas de gestión: de riesgos laborales etc.
* Auditoria de proceso
* Auditoria de producto
* Auditoria de servicio
El alcance debe constar clara e inequívocamente en el
programa de auditoría
que hayan pactado la organización auditada y el equipo
auditor, e incluye:

• Los límites de la auditoría,

• La duración,
• El lugar,
• Las actividades
• Y los procesos a auditar.
• LAS AUDITORIAS TAMBIEN VARIAN EN SU ALCANCE
DEPENDIENDO
DE:

 AUDITORIAS INTERNAS O EXTERNAS

 AUDITORIAS EXTERNAS DE SEGUNDA O TERCERA PARTE

- 2 PARTE: se llevan a cabo por partes que tienen un interés en la organización,

tales como los clientes, o proveedores,

- 3 PARTE: por organizaciones auditoras independientes y externas, tales como

las que proporcionan la certificación/registro de conformidad con las Normas
ISO 9001 o ISO 14001.

* PERIODICIDAD:
- Si se trata de la primera obtención del certificado normalmente la siguiente auditoría se
llevaría a cabo transcurridos tres años.

- Auditorías de seguimiento o renovación del certificado, lo normal es que se

repitan con carácter anual (en ocasiones semestral).

 AUDITORIAS INTERNA DE PRIMERA PARTE:

- se realizan por, o en nombre de la propia organización para la revisión por la dirección o con
otros fines internos, y puede constituir la base para la declaración de conformidad de una
organización.
 OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Algunos posibles objetivos o fines de la auditoría pueden

ser:

 Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema

con los requisitos observados.

 Determinar la eficacia del sistema implantado para alcanzar los

objetivos.

 Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su sistema.

 Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios.

 Permitir la inscripción del sistema del organismo auditado en

un registro.
2. Designación del jefe de auditoría y su equipo
AL DECIDIR EL NÚMERO DE AUDITORES Y SU CUALIFICACIÓN, DEBEMOS FIJARNOS EN:

1. Si se trata de una auditoría de un solo sistema de gestión, de una auditoría de un

sistema integrado de gestión (por ejemplo, calidad y medioambiente) o si se trata de una
auditoría parcial de un departamento de la organización (por ejemplo, el departamento
de compras) o bien, de toda la organización en su conjunto.

2. Cuál es la competencia del equipo auditor que se precisa para conseguir los objetivos
de la auditoría.

3. Cuáles son los objetivos, el alcance, los criterios y la duración prevista de la auditoría.

4. Cuáles son los requisitos normativos y/o de certificación, en su caso, según sea
aplicable, en virtud del tipo de organización de que se trate, o del tipo de certificación,
además del lugar en el que radique la organización.

5. La objetividad, esto es, autonomía e independencia del equipo auditor con respecto a
las actividades a auditar evitando conflictos de intereses.

6. La capacidad de trabajo en equipo del equipo auditor para interaccionar con la

organización auditada y entre los propios auditores entre sí.
 PARA TENER EN CUENTA:

- Si se encuentran fallas en el equipo auditor, se pueden incluir expertos

técnicos

- Los auditores en formación se pueden incluir en el equipo auditor pero no

pueden auditar sin dirección

- Con argumentos razonables basados en principios de las auditorias se pueden

cambiar miembros del equipo auditor.
3. Estudio de la documentación relevante.
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

• Documentación revisada.
una auditoría se ocupa de, en primer lugar, revisar toda la documentación referida
al sistema de gestión auditado, siempre respetando los límites de dicha auditoría.

El sistema documental esta formado asi:

 Manual de calidad (o medioambiente, o seguridad y salud laboral, etc.).

 Manual de procedimientos de la calidad (o medioambiente, o seguridad y salud
laboral, etc.).
 Instrucciones de trabajo o instrucciones operacionales.
 Registros, generados tras la puesta en funcionamiento del sistema, partiendo
de los documentos precedentes.

Otra documentación a revisar puede ser, por ejemplo:

• Permisos y licencias.
• Repertorios normativos y reglamentarios aplicables a la organización, que
deberán estar al día.
• Documentación generada.

• Listas de verificación para cada elemento del SC.

• Formularios para recoger observaciones y formularios
para consignar evidencias.

Son las herramientas de trabajo más importantes del equipo

auditor, ya que le permiten no olvidarse nada por auditar y
llevar a cabo una tarea mucho más ordenada y sistemática,
es decir, mucho más eficiente, a la hora de encontrar
evidencias.
 4. Determinación del plan de auditoría.
Compete al auditor jefe, diseñar el plan de auditoría a llevar a cabo. Una vez
elaborado, debe facilitarse a:

• La organización auditada.
• El cliente o contratista de la auditoría, si es distinto del auditado.
• El equipo auditor.

CONTENIDOS DEL PLAN DE AUDITORÍA

 Objetivos.
 Alcance.
 Personal involucrado, incluido el representante o representantes de la organización
auditada.
 Documentos de referencia.
 Componentes del equipo auditor y sus funciones y responsabilidades.
 Idioma empleado en la auditoría.
 Fecha de realización.
 Duración estimada de las actividades de auditoría.
 Programación de las reuniones con la dirección.
 Requisitos referidos a la confidencialidad.
 Acciones de seguimiento de la auditoría.
 Recursos disponibles.
 Distribución del informe de auditoría y fecha de emisión.
Las principales herramientas que nos facilitan la tarea son:
 Check-List.
 Listas de comprobación.

EJEMPLO
LISTA DE
CHEQUEO
6. Registro de hallazgos en la auditoría
Una vez realizados hallazgos en la auditoría, es decir, no conformidades a
subsanar, aparecerán en el informe de auditoría, pero previamente han de ser
documentados. Esa documentación debe contener, al menos, lo siguiente:

Fecha.
Área afectada.
Punto de la norma afectado.
Descripción de la evidencia hallada.
Personal involucrado.
Firma del auditor.