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Administracion Del Tiempo Complemento PDF
Administracion Del Tiempo Complemento PDF
Es un recurso escaso.
No puede ser almacenado ni
ahorrado.
No se puede administrar. El
tiempo nos administra.
No se puede controlar, pero
lo que hacemos con él si.
¿Qué frutos obtengo de la
Administración del Tiempo?
Es el arte de hacer,
que sirva para el
beneficio de las
personas y de las
sociedades.
Entonces... ¿Qué es Administración del
Tiempo?
Como el tiempo
no existe en sí...
Entonces... ¿Qué es Administración del
Tiempo?
La administración
del tiempo es la
administración de
uno mismo.
Estrategias...
Priorización (Covey)
Eficacia (Pareto)
Inmediatez (Pa’yer)
Priorización...
Jefe
Desarrollo
Colaborador
Profesional
Espiritualidad Padre
Salud
Yo Cónyuge
Vecino Hermano
Cuñado
Amigo
Hijo
Roles de una
persona...
El Éxito de la Administración del Tiempo
es el Balance entre todos Tus Roles Clave
“La clave no es dar prioridad a su
agenda, sino agendar sus
prioridades”.
Stephen Covey
“Las cosas que importan más, nunca deben
estar a la merced de las cosas que importan
menos”.
Goethe
Importancia
Una actividad es
importante si usted
personalmente la
encuentra valiosa, si
contribuye con su
misión, valores y metas
de alta prioridad.
Urgencia
Una actividad es
urgente si tu u otras
personas sienten que
requiere atención
inmediata.
La Matriz del Tiempo
Urgente No Urgente
Importante
No
Importante
Comprendiendo el Tiempo
Urgente No Urgente
Importante
Cuadrante de la Cuadrante del
Administración Liderazgo y la Calidad
No
Importante
Cuadrante del Cuadrante del
Engaño Desperdicio
Cuadrante I
Urgente/Importante
Crisis
Problemas presionantes
Proyectos, juntas y
preparaciones contra reloj
Proyectos cuyas fechas
vencen
Cuadrante I
Urgente/Importante
Consecuencias
Estrés
Agotamiento
Administración de crisis
Siempre apagando fuegos
Cuadrante III
Urgente/No Importante
Interrupciones, algunas
llamadas
Alguna correspondencia,
reportes
Algunas juntas
Muchos asuntos inmediatos
presionantes
Cuadrante III
Urgente/No Importante
Consecuencias
Enfoque en el corto plazo
Administración de crisis
Considera que las metas y
planes no valen la pena
Se siente impotente,
excluido del control
Relaciones muy frágiles o
rotas
Cuadrante IV
No Urgente/ No
Importante
Trivialidades, trabajo
minucioso
Algunas llamadas
Desperdiciadores de tiempo
Actividades “escape”
Correspondencia irrelevante
Cuadrante IV
No Urgente/ No
Importante
• Consecuencias
• Total irresponsabilidad
• Despido de los empleados
• Dependiendo de otros o
gobernado por apremios
básicos
Cuadrante II
No Urgente/ Importante
• Preparación
• Prevención
• Aclaración de valores
• Planeación
• Creación de relaciones
• Re-creación verdadera
• Facultar
Cuadrante II
No Urgente/ Importante
• Beneficios
– Visión, Perspectiva
– Equilibrio
– Disciplina
– Control
– Pocas Crisis
La Matriz del Tiempo
Urgente No Urgente
Preparación
Crisis Prevención
Problemas presionantes Aclaración de valores
Planeación
Importante Proyectos, juntas y
preparaciones contra reloj Creación de relaciones
Proyectos cuyas fechas vencen Re-creación verdadera
Facultar
Interrupciones, algunas
llamadas Trivialidades, trabajo minucioso
No Alguna correspondencia, Algunas llamadas
reportes Desperdiciadores de tiempo
Importante Algunas juntas Actividades “escape”
Muchos asuntos inmediatos Correspondencia irrelevante
presionantes
Urgente No Urgente
Importante I II
No
Importante III IV
II
No
problemas, sino
Importante
hacia las
oportunidades. “
Peter Drucker
“Piedras Grandes”
“La filosofía de uno no se expresa mejor con
palabras; se expresa con las elecciones que
hacemos. En el largo plazo, damos forma a
nuestras vidas y a nosotros mismos. El proceso
nunca termina hasta que morimos. Y las
elecciones que hacemos son finalmente nuestra
responsabilidad.”
Eleanor Roosvelt
Eficacia – Ley de Pareto
El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados...
20% Resultados
80% Tiempo
80% Resultados
20% Tiempo
8000
7000
6000
En cambio, si el enfoque hubiera
5000
sido en las demás cuentas, un 25%
4000
de disminución, tiene un impacto
3000
global del 3.5% y el esfuerzo pudo
2000
haber sido el mismo.
1000
0
¿Cómo comienzo? Analiza...
Evasión
Cuando se evita empezar una tarea por miedo al
fracaso.
Activación
Cuando se posterga una tarea hasta que ya no hay más
remedio que realizarla.
Indecisión
Cuando intentas realizar la tarea, pero pierdes el
tiempo pensando en la mejor manera de realizarla sin
llegar a tomar una decisión.
Tip... Si te tienes que comer más de uno...
Diaria
Semanal
Mensual
Anual
De Metas a Tareas
Disciplina Orden
Shitsuke Seiton
5S
Normalización Limpieza
Seiketsu Seisō
Organización
Separar innecesarios
Eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil
Orden
Situar necesarios
Organizar el espacio de trabajo de forma eficaz
Limpieza
Suprimir suciedad
Mejorar el nivel de limpieza de los lugares
Normalización
Señalizar anomalías
Prevenir la aparición de la suciedad y el desorden
Disciplina
Seguir mejorando
Fomentar los esfuerzos en este sentido
Juan ha estado trabajando en un largo reporte de dos
secciones. En las ultimas dos horas ha logrado realizar
el borrador de la primer parte y se dispone en
comenzar la segunda. Sintiendo que se merece de una
pequeña recompensa, se levanta de su lugar y se
dirige a la cafetería, y así poder rellenar su tasa de café.
En ese lugar platica momentáneamente con dos
colegas.
De regreso a su escritorio, Juan se da cuenta que tiene
dos correos nuevos en el Outlook, “Creo que debo
revisarlos”, se dice a si mismo. Después de leer y
contestar los dos correos, Juan comienza nuevamente
con su trabajo del reporte. Sin embargo no puede
Caso...
Usa audífonos.
Organiza tu lugar de trabajo y mantenlo así.
Dar por escrito las instrucciones y aclara
cualquier duda.
Que todos conozcan claramente sus niveles
de facultades.
El Teléfono...
Tips para llamadas telefónicas...
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