@sowrearonta INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA CAMARA DE COMERCIO DE MEDELLIN PARA ANTIOQUIA - CCMA. VIGENCIA 2018 CGR- CDSIFTCEDR 057 Noviembre de 2019 Caitera 69 No. 44 35 Piso 1+ Codigo Postal 117071 « PBX 518 7000 car@cantralora.qov.co « www contaloria.gov.coe Bogets D.C., Colombia 1@ecowesonia Contralor General de la Reptiblica Vice contralor Contralor Delegado para el Sector Infraestructura Fisica y Telecomunicaciones, Comercio Exterior y Desarrollo Regional Director de Vigilancia Fiscal Gerente Departamental Directora de Estudios Sectoriales Contralor Provincial Coordinador de Gestion Coordinador de Gestion Gerencia Responsable de Auditoria Equipo de auditores: Carlos Felipe Cordoba Larrarte Ricardo Rodriguez Yee Martha Angélica Martinez Piraquive Diego Alberto Ospina Guzman Jorge Hernan Lopera Taborda Martha Marlene Sosa Hernandez. Luz Dolly Cardona Arango Luis Ignacio Barrera Cortés Claudia Patricia Tirado Plata Ana Patricia Montoya Flérez Yineth Gulfo Palacios Consuelo Granada Bolivar Fernando Correa Giraldo John Fredy Agudelo Ortega Carrera 60 No, 44.55 Piso 1+ Gédigo Postal 111071 « PAX S18 7000 car@contralria.gov-co « www. contvatoria.gov.co + Bogeté, 0. C., Colombia@sovresronia 1. CARTA DE CONCLUSIONES TABLA DE CONTENIDO 1.1 OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS 1.2 CONCEPTO SOBRE CONTROL INTERNO FINANCIERO 1.3 OPINION SOBRE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO 1.4CONCEPTO SOBRE EL INFORME ANUAL CONSOLIDADO SIRECI 1.5RELACION DE HALLAZGOS 1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO 2. RELACION DE HALLAZGOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES 2.1 MACROPROCESO GESTION FINANCIERA Y CONTABLE 2.2 MACROPROCESO GESTION PRESUPUESTAL, CONTRACTUAL Y DEL GASTO 3. ANEXOS Anexo 1. Estados Financieros Anexo 2. Aprobacién Presupuestal de Ingresos y Gastos Anexo 3. Relacién de Hallazgos Noa 23 43 44 48 49 Carrera 69 No, 44.35 Piso 1» Gédigo Postal 111071 + PBX S18 7000 car@contraora.gov.co + www contalria,gov.co » Bogotd, D.C., Colombia 3@Oeorresoais Bogota, Doctora . LINA MARIA VELEZ DE NICHOLLS Presidenta Ejecutiva Amara de Comercio de Medellin para Antioquia - CCMA Medellin-Antioquia La Contraloria General de la Repiiblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el articulo 267 de la Constitucién Politica, y de conformidad con lo estipulado en la Resolucién Organica N°0012 del 24 de marzo de 2017, practicé Auditoria Financiera al Estado de Situacién Financiera a 31 de diciembre de 2018 y el Estado de Resultados por el afio terminado en esa fecha. Dichos estados financieros fueron examinados y comparados con los del afio anterior. Las politicas contables mas significativas adoptadas por la Cémara se resumen de la siguiente manera: los estados financieros han sido elaborados de acuerdo con las Normas Internacionales de Informacién Financiera, emitidas por el IASB, y traducidas al espafiol hasta el afio 2015 y sus Politicas Contables, Estimaciones y Errores, adoptadas en Colombia mediante el Decreto 2784 de 2012, decretos reglamentarios 3023 y 3024 de 2013, y el Decreto reglamentario 2420 de 2015 actualizado con el Decreto 2496 de 2015. Es responsabilidad de la administracién de la Camara de Comercio el contenido de la informacién suministrada. Igualmente, es responsable por la preparacién y presentacién fiel de los estados financieros de conformidad con los decretos 2420, 2496 de 2015 y demas decretos reglamentarios. La responsabilidad de la Contraloria General de la Republica consiste en producir un informe que contenga una opinidn sobre si los estados financieros 0 cifras financieras en lo publico estan preparados en todos los aspectos significativos, de conformidad con e! marco de informacién financiera o marco legal aplicable y si se encuentran libres de errores materiales, ya sea por fraude 0 error, un concepto sobre la evaluacién de! sistema de control interno financiero y una opinién sobre la ejecucién presupuestal, de la vigencia 2018. La auditorfa se llevé a cabo de conformidad con las Normas Internacionales de Entidades Fiscalizadoras Superiores ISSAI, con arreglo a las Normas Internacionales de auditoria, lo que significa la plena conformidad con todas las NIAs aplicables y, en Su caso, con las orientaciones suplementarias facilitadas en las notas de practica para las NIAs emitidas por la INTOSAI. Gariera 69 No, 44-95 Pisa 1+ Codigo Postal 111071 + PBX S18 7000 ‘cer@contralora.gov.co « www .contaloria gov.ce + Bogota, D.C., Colombia 4@esowrearonia Tales normas requieren que el auditor cumpla con los requerimientos éticos y que se planifique y efecte la auditoria para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados financieros estan libres de incorreccién material. La auditoria incluye examinar sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados financieros, asi como la adecuada implementacién y funcionamiento de! sistema de control interno. Los procedimientos de aucitoria seleccionados dependen del criterio profesional del auditor, e incluyen la valoracién de los riesgos de incorreccién material en las cifras financieras, debido a fraude o error. En la evaluacién del riesgo, el auditor considera el control interno del sujeto auditado como relevante para todos sus propésitos, con el fin de disefar procedimientos de auditoria que sean apropiados en las circunstancias. La auditoria también incluye, la evaluacion de las polfticas contables aplicadas y de la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la direccién, asi como de la presentacién global de las cifras financieras. Consideramos que la auditorfa proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinién. Durante el proceso auditor no se presentaron limitaciones en la oportunidad, calidad y consistencia de la informacién que incidieran en el trabajo realizado. Las observaciones se dieron a conocer oportunamente a la Entidad dentro del desarrollo de la auditoria, las respuestas de la administracién fueron analizadas y se incorporaron en el informe, lo que se consideré pertinente. 1.1 OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS CON SALVEDAD. En nuestra opinién los estados financieros o cifras financieras a 31 de diciembre de 2018, en lo pliblico, estan libres de representaciones erréneas en sus aspectos mas significativos y expresan fielmente la situacién financiera por el afio terminado a 31 de diciembre de 2018 y los resultados del ejercicio econémico del afio terminado en la misma fecha, de conformidad con los Decretos 2420 y 2496 de 2015 y demas decretos reglamentarios, excepto por las siguientes incorrecciones por valor de $3.428.770.832, de las cuales $2.604.620.578, corresponden a incorreciones de cantidad y $824,150.254 a incorrecciones de clasificacién, presentacién y revelacién. Dichas incorrecciones no superan la Materialidad de Planeacién — MP la cual ascendié a $5.418.197.850 entre las que se encuentran: * LaCCMA, tomo como Costo atribuido los avaliios realizados a los bienes inmuebles con corte a diciembre 31 de 2014, reconociendo una mayor o menor vida util respecto de los reportados en dichos avaltios, generando subestimacién en la Carrera 69 No. 45-55 Pisa 1» Gédlgo Posial 117071 + PBX S18 7000 caor@contralora.gov.co « www. contraloia.gov.co » Bogota, D. C., Colombia 5@covres.onia cuenta 15160511 en $11.111.188 y sobrestimacién en la cuenta 51600501 gasto depreciacién en la misma cuantia, afectando la razonabilidad de los saldos reflejados en los EEFF con corte a diciembre 31 de 2018, * La CCMA durante el proceso de transicién reconocié en su contabilidad la construccién de Montealvernia, identificado con placa 13733 correspondiente al lote y construccién del inmueble ubicado en el municipio de Bello, y al momento de la transicién en el afio 2015, tenia un valor razonable de $25.103.750 y la construccion un valor de $19.160.000, no obstante, la CCMA reconocié toda la propiedad como un terreno por el valor total de la propiedad $44.263.750 + Enel 2018 la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia -CCMA realizé pagos con recursos piblics por concepto de capitalizacién de la inversién privada en KONFIRMAS S.A.S, por valor de $90.727.273. * la CCMA, determiné el valor del terreno correspondiente a la sede principal la cual se encuentra ubicada en una propiedad horizontal, sobre el area total del lote donde se encuentra dicha propiedad, sin tener en cuenta el porcentaje del coeficiente total (30.75%) de las areas privadas de su propiedad; lo que generé sobrestimacién de la cuenta de terreno en la auxiliar 15040503 “Terreno sede principal” en cuantia de $2.513.893.305, al reconocer el valor total del terreno y en consecuencia sobrestimé el patrimonio registrado en la cuenta auxiliar 37059804 “Reconocimiento y valoracién de las PPE" en la misma cuantia + La CCMA no tiene actualizado el saldo de las Propiedades de Inversién de las cuales recibe renta permanente, lo que generé que esta cuenta se encuentre subestimada en cuantia de $824.150.254, + LaCCMA presenta diferencias en el porcentaje (%) del reconocimiento inicial de las inversiones en asociadas en Plaza Mayor, en la que posee 6.016.616 acciones por valor de $7.695.251.864, de los cuales no se pudo establecer con certeza que Porcentaje corresponde a publico y cuanto a privado, generando incertidumbre respecto el saldo de la cuenta 120580 inversiones en asociadas la cual representa el 4.3%, de los activos. Adicionalmente se presenté incertidumbre en la cuenta 120580 Inversiones en Asociadas en la cual no se pudo establecer el porcentaje de participacién pubblico y privado en dichas acciones por valor de $7.695.309.419, correspondiente al 4.3% de! total de los activos publicos de CCMA; generando una incertidumbre inferior al 40% del grupo de activos 1.2 CONCEPTO SOBRE CONTROL INTERNO FINANCIERO La evaluacién del Control Interno Financiero en la fase de planeacién arrojé una calificacién de “ADECUADO", como resultado de evaluar diferentes componentes de Carrera 69 No. 44-35 Piso 1» Codigo Postal 111071 « PBX S16 7000 ‘or@eontraloria.gov.co + wwrw.contalaia.gov.co « Bogetd, D.C... Colombia 6@sowresronia Control como son: el ambiente de control, la evaluacién del riesgo, las actividades de monitoreo e informacién y comunicacién, implementados por Camara de Comercio de Medellin, arrojé una calificacién total de los componentes en el rango de "ADECUADO” con calificacion de 1 De igual forma, al calificar el control interno financiero en la etapa de ejecucién en el formato N°12, arrojé una calificacién de 2 ubicado en el rango de “Parcialmente Adecuado" variando la calificacién de la etapa de planeacién a soportada en los hallazgos presentados. La Matriz de Riesgos y Controles Formato 14, calificados en la etapa de ejecucién dio como resultado en la sumatoria y ponderacién de la evaluacién del disefio y la efectividad del contro! (90%), 1,57; asi mismo, como resultado de la evaluacién de los componentes de control interno (10%) da como resultado 1 (Adecuado), lo que arroja una calificacién sobre la calidad y eficiencia del control interno CON DEFICIENCIAS. 1.3 OPINION SOBRE LA EJECUCION DEL PRESUPUESTO Como resultado de Ia verificacién del cumplimiento por parte de la Camara de Comercio de Medellin - CCMA a lo sefialado por la Superintendencia de Industria y Comercio y normas internas y externas en materia presupuestal que le competen, relacionados con la adecuada utilizacién del presupuesto, el seguimiento a las transacciones y operaciones realizadas con recursos piblicos, para determinar que los bienes y servicios con ellos adquiridos se recibieron, registraron y pagaron segun lo pactado, se conceptiia que la ejecucién presupuestal es Sin Salvedades en lo pblico, en la vigencia 2018 se imputaron, clasificaron y registraron gastos por valor de $71.948.527.047. Teniendo en cuenta lo establecido en la Guia de Auditoria Financiera adoptada por la Contraloria General de la Repéblica, mediante Resolucién Reglamentaria Organica N° 012 del 24/03/2017, en el andlisis de las incorrecciones presentadas en la ejecucién presupuestal, se evidencia que éstas no son materiales ni generalizadas, y no ‘sobrepasan la Materialidad de Planeacién — MP la cual ascendié a $2.158.455.811. Durante el desarrollo de la ejecucién de la auditoria financiera, se recibieron insumos y denuncia del Presidente de la Veeduria Ciudadana “Comercio Visible”, con el radicado de participacién ciudadana SIPAR 2019-166214-80052-IS del 30 de septiembre de 2019, al cual se le dio respuesta parcial de fondo, mediante oficio 2019EE0138787 del 30 de octubre de 2019, los demas aspectos seran atendidos posterior al proceso auditor en atencién a la denuncia AT96. Se realiz6 andlisis al Presupuesto de ingresos y gastos de la CCMA en la vigencia 2018, de un universo de 162 modificaciones, se evalué traslados por $9.467.353.443 equivalente al 64%; adiciones y reducciones por $5.014.775.259 y $436.976.000, equivalentes al 91% y 98% de las modificaciones presupuestales. En la evaluacién de ejecucion presupuestal Garera G9 No. 4435 Pio 1+ Gbtign Postal 111071 + PAX E16 7000 exr@conrairia gov.co + wwrw.contaoia gov.co + Boge, D.C, Colombia 7@ecowes.onis vigencia 2018, con base a la informacién contractual de 87 contratos por $14,998.503.345 y 2.885 Ordenes de Compra por valor por $12.317.539.000; se evalué una muestra de 17 contrato por $9.755.411.548 y 58 Ordenes de Compra por $2.340.522.881, equivalente al 44% ejecucién contractual.” 1.4 CONCEPTO SOBRE EL INFORME ANUAL CONSOLIDADO SIRECI De acuerdo a la Resolucién orgnica N°7350 de 2013, articulo 7, de la cuenta o informe anual consolidado, la CCMA rindié oportunamente en el SIRECI la informacion con corte a 31 de diciembre de 2018, no obstante, se presentaron diferencias entre lo reportado al SIRECI y la informacién registrada en los libros auxiliares de contabilidad que se encuentran en el aplicativo SEVEN. Asi mismo, se verificé la informacién presupuestal rendida en el aplicativo SIRECI, respecto a la registrada en el Presupuesto de la CCMA a 31 de diciembre de 2018 y se determiné que existe consistencia y coherencia de la informacién rendida respecto a los recursos publicos. 1.5 RELACION DE HALLAZGOS, En el proceso auditor se detectaron dieciséis (16) hallazgos adiinistrativos, de los cuales tres (3) corresponden a beneficios del proceso auditor por $627.035.809, recuperados durante el desarrollo de la presente auditoria. 1.6 PLAN DE MEJORAMIENTO. La Entidad debe ajustar el plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan subsanar las deficiencias detectadas y comunicados durante el proceso auditor, que se describen en el informe. El Plan de Mejoramiento debe ser presentado ala Contraloria General de la Reptiblica a través del Sistema de Rendicién de Cuentas @ Informes ~ SIRECI - dentro de los 15 dias habiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la Resolucién Organica N° 7350 del 29 de noviembre de 2013 expedida por la Contraloria General de la Repiiblica. Bogota, D. C., Revis6: Luz Dolly Cardona Arango yGontraldr Provincial. Claudia Tyado ~ Supervicora de auctoria Luis Ignacio Barrera CortepCoorsinador de Gestéa, ‘probado: Colegiatura ExtraordinarifNo, 41 del 07 de novierice ‘Aprobado: Comité de Evaluacion Sactoial No. 063 del 08 de diclemore de 2019, TRO; 85111 Carrera G8 No. #435 Pao 1 Gadigo Posial 111071 « PAX S18 7000 ‘ear@contraloria gov.co « www. contraloriagov.co + Bogotd, D. C., Colombia 8CONTRALORIA 2. RELACION DE HALLAZGOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES 2.1 MACROPROCESO GESTION FINANCIERA Y CONTABLE. El Estado de Situacion Financiera con corte al 31 de diciembre de 2018, de la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia, correspondiente al recurso piiblico, presenté el siguiente comportamiento: EI activo total ascendié a $180.606.593.000, observando que el grupo mas representative es el de Propiedad Planta y Equipo por $112.180.542.000, que representa el 62% del total de los activos, le sigue en su orden los activos financieros (inversiones en CDT) por $53.236.164.000, que representa el 29% del valor de los activos, y los equivalentes del efectivo por $6.120.416.000 que representa el 0.03% de dichos activos. En el pasivo total de $73.468.005.000, la cuenta mas representativa es Obligaciones Financieras por $58.864.116.000, que representan el 80% del grupo. El Patrimonio fue de $107.138.588.000. En cuanto al Estado de Resultados Publicos, los ingresos estuvieron en el orden de $85.820.636.000, siendo el de mayor participaci6n los ingresos de Registro Mercantil $79.085.208.000, que representan el 92% del grupo y los gastos ascendieron a $68.500.291.000. Hallazgo N° 1 Depreciacién Centro Integral de Atencién al Cliente - CIAC (A) El numeral 7.7, denominado vidas utiles, de las Politicas Contables vigente para el afio 2018 en la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia - CCMA, establecen que la vida util de las Edificaciones sera determinada por un experto independiente que realice el respectivo avaltio; por lo anterior, la CCMA en diciembre del aiio 2014, contraté el avaltio de sus edificaciones con la Lonja de Propiedad Raiz de Medellin, quienes establecieron la vida Util remanente para cada inmueble, entre los que se encuentra el CIAC con una vida util NIIF de 94 afios. No obstante, la CCMA al momento de realizar la transicion a las NIIF en el afio 2015, asigno una vida util de 59 afios, ala placa 13732. (Ver cuadro Net): Cuadro N°1: Calculo Depreciacion 2 ‘) | 1 argue tnee Siezaoze7 | seasarara.re | sis.st.i08 TOTAL, =a snares | Fiesta: Runiar 15160501 2078, readin aces fos BOTS y PT. Parque lineal tst60511| 19732 $ 440.161.740 1 ’ ‘Carrera 60 No. 44-35 Piso 1 + Cédigo Postal 117071 » PBX 516 7000 cear@contralora.gov.co « www.contaloniagov.co * Bagotd, D.C., Colombia 9@eouraroes Lo anterior, por falta de seguimiento y control al proceso de convergencia hacia los nuevos estandares internacionales de Informacién Financiera NIIF; lo que generd una subestimacién en la cuenta 15160511 denominada “Parque lineal Maracaibo” por $11.111.188 y en consecuencia la sobrestimacién de la cuenta 51600501 “Gasto depreciacion® que afectaron de manera negativa el resultado del periodo en dicha cuantia, (Hallazgo administrativo) Respuesta CCMA: “Respecto de las observaciones 3, 4,6 y 7, la CCMA, es consiente que debe realizar una revision completa de la cuenta de propiedad, planta y equipos, con el fin de hacer las respectivas correcciones y ajuste para el fin del ejercicio del aio 2019.” Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién en los mismos términos en que fue comunicada, por lo anterior, se valida como hallazgo administrativo, el cual serd insumo para la opinion de los EEFF. Hallazgo N° 2 Reconocimiento terreno sede centro. (A) El articulo 25 de la Ley 675 de 2001, denominado “Obligatoriedad y Efectos” establece: “Todo reglamento de propiedad horizontal deberé seftalar los coeficientes de copropiedad de los bienes de dominio particular que integran el conjunto 0 edificio, los cuales se calcularan de conformidad con fo establecido en la presente ley. Tales coeficientes determinaran: 1. Laproporcién de los derechos de cada uno de los propietarios de bienes privados sobre los bienes comunes del edificio o conjunto. (Subrayado CGR) 2. Elporcentaje de participacién en la asamblea general de propietarios" No obstante, la CCMA, determind el valor del terreno correspondiente a la sede principal la cual se encuentra ubicada en una propiedad horizontal, sobre el drea total del lote donde se encuentra dicha propiedad, sin tener en cuenta el porcentaje del Coeficiente total (30.75%) de las areas privadas de su propiedad. Lo anterior, por falta de control y seguimiento al proceso de reconocimiento y medicién de las Propiedad Planta y Equipo - PPyE de la CCMA, lo que generé sobrestimacion de la cuenta de terreno en la auxiliar 15040503 “Terreno sede principal” en cuantia de $2.513.893.305, al reconocer el valor total del terreno y en consecuencia sobrestimé el patrimonio registrado en la cuenta auxiliar 37059804 “Reconocimiento y valoracién de las PPyE” en la misma cuantia. (Hallazgo administrativo) Respuesta CCMA: ‘Respecto de las observaciones 3, 4,6 y 7, la CCMA, es consiente que debe realizar una revision completa de la cuenta de propiedad, planta y equipos, Carrera 68 No. 44-35 Piso 1» Codigo Postal 11VO7T » PBX S18 7000 ar@contralora.gov co « wwrw-contralovia gov.co + Bogotd,D. C., Colombia 10@eorrea.onia con el fin de hacer las respectivas correcciones y ajuste para el fin del ejercicio del afio 2019.” Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién en los mismos términos en que fue comunicada, por lo anterior se valida como hallazgo administrativo, el cua! sera insumo para la opinién de los EEFF. Hallazgo N° 3 Propiedad de Inversién. (A) La Norma Internacional de Contabilidad - NIC 40 y el numeral 8.4.1 de la politica contable de la CCMA, definen las “Propiedades de Inversién", como: “Las propiedades de inversion son propiedades (terrenos o edificios, 0 partes de un edificio, 0 ambos) que se mantienen por el duefio o e! arrendatario bajo arrendamiento financiero para obtener rentas, plusvalias 0 ambas, y no para: (a) Suuso en la produccién 0 suministro de bienes o servicios, o para fines administrativos, (b) Su venta en ef curso ordinario de las operaciones’. ‘Asi mismo, el marco conceptual establece las caracteristicas cualltativas fundamentales: “Las caracteristicas cualitativas fundamentales son la relevancia y la representacién fiel” (Subrayado CGR) No obstante, la CCMA no actualizé los valores de las areas arrendadas en cada una de sus sedes de acuerdo con el valor del mt, tal como se detalla en el siguiente cuadro: ‘cused Medellin 15170502 | Met plus [626.91] 2012071 | 764.000 | 449,169,438 | a86.120.840 | ae.71.ao2 | Maceo. 15170503] Comtenaico| 344 | 2018-027 | 1.005.000 | 692.590.750 | 476.240.000 | 547 959760 | Cavcasia Puri Wieden into | 15.4 | 20t008 | 1.716.710 ° 2eaar.aes | 26.497.008 | Megat 15170501 | Kantimas | a1,et | 2017-059 | 1.741.000 | 920.656.000 | 55.555310 | ses 190,600 | Medellin 15170804 Konfmae [s20e0| 2018060 | 1.223.000 | 197.008020 | o92.249.470 | 194.640.450[ Bello ‘Total eterencias aren ia CSRS BI PTO CE Te REARS SE, MT RS TOY CTI TNS Lo anterior, por falta de seguimiento y control a la aplicacién de las politicas contables vigentes para la CCMA, limitando que el usuario de la informacion contable, conozca la olasificacion de las PPyE segiin el uso que actualmente se le da a cada propiedad, sobrestimando la cuenta 151605 “Edificaciones” y subestimando la cuenta 151705 “Propiedades de Inversion", en cuantia de $824.150.254. (Hallazgo Administrativo) Carrera 69 No, 44.35 Piso 1+ Gbaiga Postal 111071 + PBX 518 7000 ear@contralorla gov.co + www.contraloria.gov.co + Bogold, D.C., Colombia "1@conrea.onia Respuesta CCMA: “Respecto de las observaciones 3, 4,6 y 7, la CCMA, es consiente que debe realizer una revisién completa de la cuenta de propiedad, planta y equipos, con el fin de hacer las respectivas correcciones y ajuste para el fin del ejercicio del afio 2019.” Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién en los mismos términos en que fue comunicada, por lo anterior, se valida como hallazgo administrativo, el cual sera insumo para la opinion de los EEFF. Hallazgo N° 4 Reconocimiento activo 13733 Montealvernia. (A) El numeral 7.6.2 “medici6n inicial por método del costo” de la politica contable vigente para la COMA, establece que: “La CCMA mediré un elemento de propiedades, planta Y equipo por su costo en el momento del reconocimiento inicial. El costo de un elemento de propiedades, planta y equipo seré el precio equivalente en efectivo en la fecha de reconocimiento.” La CCMA realizo avalio a sus propiedades en diciembre de 2014, afin de tomar dichos valores como costo atribuido, para la medicién inicial de sus PPyE. No obstante, el avallio realizado al activo identificado con placa 13733 correspondiente al lote y construccién del inmueble ubicado en el municipio de Bello, determiné que el terreno tenia un valor razonable de $25.103.750 y la construccién un valor de $19.160.000, y la CCMA reconocis toda la propiedad como un terreno por el valor total de la propiedad en $44.263.750. Lo anterior, por falta de seguimiento y control en la aplicacién de las politicas contables, relacionadas con el reconocimiento de las PPyE; lo que generé que la construccién no haya sido objeto de depreciacién desde el afio 2015 hasta la fecha, sobrestimando la cuenta 15040501 “Terreno Montealvernia’ por valor de $19.160.000 y subestimando la cuenta 151605 “Edificaciones’ en la misma cuantia. Adicionalmente, afecta el patrimonio en la cuenta 370517 “Utilidades Acumuladas’, la cual se encuentra sobrestimada, dado que no se reconocieron los gastos por concepto de depreciacion de dicha construccién por $1.965.128. (Hallazgo adminstrativo) Respuesta CCMA: “Respecto de las observaciones 3, 4,6 y 7, la CCMA, es consiente que debe realizar una revision completa de la cuenta de propiedad, planta y equipos, con el fin de hacer las respectivas correcciones y ajuste para el fin del ejercicio del aito 2019.” Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién en los mismos términos en que fue comunicada, por lo anterior se valida como hallazgo administrativo, el cual sera insumo para la opinién de los EEFF. Carrera 69 No. 44-95 Piso 1 + Cocigo Postal 111071 » PBX S18 7000 ar @contralora.gov.co « www. contralria gov.co « Bogota, D. C., Colombia 12@eorrzaronta Hallazgo N° 5 Vida Util edificio Camara de comercio placa 13797 (A) El numeral 7.4.7 vida util, de la politica contable aprobada en la CCMA, la define como: “Es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo depreciable por parte de la CCMA.” El avalio realizado a dicho inmueble en el afio 2014, al cual fue tomado como costo atribuido en el proceso de transicién a las NIIF, determiné una vida util remanente para este de 59 afios. No obstante, la CCMA viene depreciando el activo identificado con placa 13797 con una vida util de 94 afios; situacién que se presenta por deficiencias de control y seguimiento en la aplicacién de las politicas contables aplicables a la CCMA, lo que generé sobrestimacion de la cuenta 15160501 “Edificio sede centro CCMA", en cuantia de $77.216.902, y en consecuencia la subestimacién de la cuenta 370517 “Utilidades Acumuladas", al no atectar los gastos correspondientes a cada periodo finalizado desde el afio 2015 - 2018, por la misma cuantia. (Hallazgo administrativo) Respuesta CCMA: “Se aclara que la placa relacionada en la observacién debe corresponder a la 13797, la CCMA, realizara las gestiones necesarias con el fin de hacer las respectivas correcciones y ajuste para el fin del ejercicio del afto 2019." Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta lo observado, no obstante, se debe hacer correccién de! numero de la placa en el hallazgo que se incluiré en el informe de auditoria en los mismos términos en que fue comunicado. Hallazgo N°6: Cuadre de Taquillas (A) EI marco conceptual aplicable a las empresas que llevan su contabilidad bajo Normas Internacionales de Informacion Financiera — NIIF, establece las caracteristicas cualitativas de mejora de la informacién financiera tales como: “La comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad son caracteristicas cualitativas que mejoran la utilidad de la informacién que es relevante y esta fielmente representada. Este marco conceptual define la verificabilidad y compresibilidad asi: “La verificabilidad ayuda a asegurar a los usuarios que la informacién representa fielmente Jos fenémenos econémicos que pretende representar” ‘La Compresibilidad La clasificaci6n, caracterizacion y presentaci6n de Ia informacion de forma clara y concisa la hace comprensible”...” Adicionalmente, la Camara de Comercio de Medellin aplica el modelo de control Interno Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway — COSO, el cual contiene las principales directivas para la implantacion, gestion y control de un sistema Carrara 69 No 42-35 Piao 1» Cosiga Postal 111071» PEXTA 7000 egr@contalrla gov. + wi convalorla gov ca» Boek, D.C, Colombia 13« CONTRALORIA de control. No obstante, al realizar el cuadre de las sedes de Yarumal y Bello, se observé que en el libro de contabilidad no se describe el afo en que se realizaron las transacciones, ni existe formato estandarizado, ni segregacién de funciones en cuanto ala actividad de cuadre y cierre de caja, toda vez, que los mismos taquilleros realizan este proceso en todas las sedes incluida la sede principal Lo anterior, debido a falta de control interno contable en la implementacién de mecanismos que facilite el seguimiento y supervisién de las actividades propias de tesorerfa (Taquillas), tanto a nivel interno como a los entes de control. Con el riesgo de generar informacién errénea o desinformacién entre las areas involucradas en el proceso. (Hallazgo Administrativo) Respuesta: “Si bien es cierto, que en la visita realizada a la sede Norte en el municipio Yarumal se constaté que el libro donde se registran las transacciones de caja menor no contiene la indicacién del afio en que se realiza el registro, es menester precisar que la entidad si cuenta con un procedimiento de caja menor (se adjunta el formato de descripcién detallada del proceso de cajas menores), el cual debe ser atendido en todas las sedes en las que se maneje caja menor asi: “Todas las cajas menores deben llevar un registro, en forma electrénica o manuel, en el cual se resume el movimiento de ingresos y egresos ocurrides durante of dia, con el fin de determinar Ia disponibilidad de fondos en la caja y bancos y los valores que se reciban. Cada pago que se realiza se debe registrar en el libro de caja menor, donde se asienta la fecha, el numero de consecutive del recibo de caja, el nombre de! beneficiario (proveedor 0 empleado), concepto de pago, tipo de transaccién (débito o crédito), valor y nuevo saldo. Nota: Se debe hacer un auto arqueo de la caja menor, al menos una vez por semana, para verificar el saido, donde e! total de la caja menor debe ser igual al efectivo de! momento del arqueo mas ef saldo en bancos (cuando se maneja cuenta corriente) més os recibos de caja ya pagados y firmados, Para apoyar este proceso es posible obtener un informe desde SEVEN. Este se ejecuta por las siguientes opciones: mend principal, gestion financiera, tesorerfa, informes, otros y cuadre diario de caja menor. La notas débito del banco se deben cobrar en cada reembolso no se debe esperar al cierre de fin de ano.” ‘No obstante, atendiendo la recomendacién, adelantaremos las gestiones necesarias para reforzar el control que se tiene previsto para validar e! cumplimiento de los procedimientos establecidos en el Sistema de Gestion de calidad, Respecto a la segregacién de funciones en cuanto a la actividad de cuadre y cierre de caja diario, es importante resaltar que estas se encuentran documentadas, tiene definido controles y hay segregacién de funciones, tanto en las taquillas de las sedes alternas, regionales y en la principal, asi como en la tesoreria Para un mayor entendimiento adjuntamos el formato de descripcién del proceso “liquidacion de trémites y servicios en taquillas” en la descripcion de actividades No 9, 10, 11, 12 y 13 podran visualizar el procedimiento para: ‘Garreia 69 No, 44.36 Piso 1+ Gbaigo Postal 111071 » PBX S18 Pao eax@vonivaovia go.co + www. cdntaloia gov.c0 + Bogotd D.C. Colom 14@coveaonia Cuadre de cada Taquilero: Cuadre de Caja de cada Taquilla Notiicar a Tesoreria cuadre de caja de contros satélites y de las sedes regionales Solucionar Inconsistencias Reportar consignaciones y enviar documentos fisicos OANA Considerando Io establecido en el procedimiento y la aplicacién del mismo, la segregacién de funciones para el cuadre diario esta dado de Ia siguiente manera: - Sede Principal: Cada Taquillero realiza el cuadre de su respectiva taquilla, al finalizar la jornada se dirige a tesorerfa con todos los recursos (dinero, Soportes de tarjetas débito y crédito, cheques y consignaciones), luego el tesorero le recibe y verifica los recursos y los soportes que entrega cada Taquillero, para posteriormente preparar as consignaciones y cuadrar toda la sede principal, - Sedes Alternas de Poblado, Unicentro y la Sede Regional de Aburra Norte (Bello): Cada Taquillero realiza el cuadre de su respectiva taquilla, luego entre los Taquilleros de las Sedes se escoge uno para que realice al proceso de cuadre de todos los recursos recibidos enla Sede y en el dia. EI taquillero escogido le recibe y verifica los recursos y los soportes que entrega cada Taquillero, para posteriormente preparar las consignaciones y cuadrar toda la Sede. En Ia noche el taquillero escogido envia un correo electrénico al Tesorero con el cuadre de la ‘Sede y le informa los recursos recibidos. EI Tesorero verifica la informacién recibida en el correo comprando la informacién recibida contra lo que presenta el software Optimizacion. Al dia siguiente e! Tesorero recibe los soportes de las consignaciones, soportes de tarjetas débito y crédito y cheques de las sedes y verifica que todo les cuadre. - _ Sedes Regionales: Cada Taquillero realiza el cuadre de su respectiva taquilla, verifica los recursos y los soportes para posteriormente preparar las consignaciones y cuadrar toda la Sede. En la noche el taquillero envia un correo electronico al Tesorero con el cuadre de la Sede y le informa los recursos recibidos. EI Tesorero verifica la informacién recibida en el correo comprando la informacién recibida contra lo que presenta el software Optimizacion, Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 « Codigo Postal 111071 » PBX 518 7000 cear@cortraloria.gov.co « www contralria,gov.co » Bogota, D.C., Corombia 15@eorrraconia Al dia siguiente ef Tesorero recibe copia de los soportes de las consignaciones, soportes de tarjetas débito y crédito y verifica que todo les cuadre. Cada semana se reciben los soportes fisicos de los cuadres, las consignaciones, soportes de tarjetas débito y crédito, que ya se habian recibido por correo electrénico, En la Tesoreria se realiza diariamente el cuadre de toda la CCMA, cargando la base de datos de los recaudos de todas las Sedes, registrando en el Software financiero las consignaciones y controlando los saldos de las cuentas contables de la caja general y de las bancarias. De esta manera se evidencia que el proceso de cuadre y cierre, no esta concentrado en una sola persona Con fundamento en los argumentos expuestos, solicito respetuosamente al equipo auditor reconsiderar su observacion y sustraer del informe la misma.” Anilisis de la respuesta: La CCMA, en la respuesta no acepta la observacién, argumentando que en las taquillas de la sede central se realizan arqueos entre taquilleros, es decir compajieros del mismo cargo y perfil, lo que no disminuye el riesgo de fraude, en la sedes regionales la situacién es mas preocupante dado que durante las visitas realizadas por la CGR, lo cual es confirmado por la CCMA en la presente respuesta solo tienen un taquillero, quien esta encargado de realizar el cuadre de la regional y reportarlo a la sede central, generando un riesgo alto, el cual fue materializado en marzo del presente afio en la regional del suroeste con un descuadre de $20.000.000 aproximadamente, el cual se encuentra en manos de las auloridades competentes. Por lo anterior, no se desvirtua lo observado y se valida como hallazgo administrativo, para el control interno contable -CIC. Hallazgo No 7: Inversién. (A, B) El Decreto 1074 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en el articulo 2.2.2.38.1.4 establecié que las camaras de comercio ejercerén las funciones sefialadas en el articulo 86 del Cédigo de Comercio y en las demas normas legales y reglamentarias; en dichas funciones no se relacionan las inversiones patrimoniales en empresas privadas. No obstante, la CCMA durante el afio 2018 efectué capitalizacion de $454.000.000 que corresponde a un incremento de prima en colocacién de acciones, en la empresa KONFIRMA S.A.S, en la que posee una participacién del 49.9%, adquirida con recursos privados y que de dicha capitalizacién $90.727.273, fueron financiades con Carrera 69 No, 44.55 Pao 1 » Ghalgo Postal 11071 « PAX S18 7000 sgr@contralria.gov.co « wwew.conttaloria.gov.ca + Bogota, D.C., Colombia 16@esoweaonia recursos piiblicos, los cuales fueron reembolsados en el mes de agosto de 2019, generando asf un Beneficio de auditoria, por $90.727.273 Lo anterior, generé sobrestimacién de las inversiones realizadas con recursos publicos, al reflejar en la cuenta 120570 “Inversiones en Asociadas’, al igual que la cuenta de patrimonio 370517 “Excedentes Acumulados’ al reconocer en el Estado de situacién financiera - ESF publico, inversiones realizadas con recursos privados en cuantia de $90.727.273. As{ mismo, se evidenci6 que la CCMA, posee una participacién con recursos piblicos y privados del 9,46% en la sociedad anénima Promotora de Proyectos S.A, cuyo objeto es gestionar portafolio de inversiones en el sector financiero, gestion de fondos de capital privado y banca de inversién, para el equipo auditor no existe certeza de la conexidad de esta inversién con una de las funciones establecidas en el Decreto N°1074 de 2015. Lo anterior, por falta se seguimiento y control en la Inversién de los recursos piblicos originados de los servicios registrales; generando un Beneficio de auditorla, al realizar el reintegro de los recursos a las finanzas piblicas y trasladar dicha inversion a los fondos privados de la CCMA, en cuantia de $201.088.148. (Hallazgo administrativo y Beneficio de auditoria) Respuesta CCMA: “Capitalzacién KONFIRMA S.A: frente a esta cbservacién vale la pena mencionar que obedece una clasifcacién equivacada del area de pago en la que inicialmente se originé desde Ia cuenta Bancaria de recursos publicos, En agosto de 2019, se Identifies el errry se procedié inmodiatamente con el trasiado de los $ 90.727.273 de la cuenta bancaria do recursos privados cia. Comionto No. 00253345513 a la cuenta de recursos piibices cia. Coriante No. 02780508009, subsanando ast la inconsistoncia. (se adjuntan pantallazes do las transacciones etectuadas para corregir el error).” Anilisis de la respuesta KONFIRM, La CCMA, admite que se realizé un pago con recursos pliblicos a una inversion privada, los cuales fueron reintegrados el 27/08/2019, lo que genera un beneficio de auditorfa dado que el reintegro fue realizado en el 2019, es decir que al cierre de la vigencia auditada 2018, aun no se habia realizado dicho reintegro. Con respecto al reconocimiento contable, se tiene que SOBRESTIMG, las inversiones realizadas con recursos publicos, al reflejar en la cuenta 120570 Inversiones en asociadas en cuantia de $90.727.273, al igual que la cuenta de patrimonio 370517 excedentes acumulados al reconocer en el ESF piblico, inversiones realizadas con recursos privados. Carrara 69 No, 44-95 Piso 1» Gédlgo Postal 117071 » PX Si8 7000 cer@contralora.gov.co + wunw-contaloia.gov.co » Bogots, D.C., Colombla 7CONTRALORIA Respuesta Promotora de Proyectos S.A: "En roalidad, la inversién del 9,46% en la sociedad andnima Promotora de Proyectos S.A esté conformada por recursos fanto pablicos como privados, tal como se relaciona en el cuadro siguiente que contiene las fechas y ‘documentos soporte can los cuales se fue adquiriendo dicha inversién. Se adjuntan los respectives documentos. [race [ee Tipo de Recuso 33/0772003 29.075 800.00|robico 25/0272010 | 22061, 00,00|pcbco 26/02/2010! 12.501.460,00 | Publico 02/12/2011) §3.292.300,00 | publico 03/03/2012 | _90,000,000,00 | publico_ 2870472034 7. 28850000|Privado Totat 378.219.460,00 La Contraloria observa que, en ef aflo 2018, la inversién fue transferidas al fondo pblico, pero en realidad lo que '8¢ hizo fue ajustar la inversién de acuerdo con el tio de recurso con ef cual se habia adquirdo. Anota, también, fa Contraloria que esto implicé asumir las pérdidas de dicha inversién que para esta vigencia ascienden a $5,388,000. Dado que la inversién hace parte de los dos tipas de recursos, las pérdidas se reconocieron en la proporcién ‘correspondiente, por lo cual el valor que se reconocié por desvaloracion de esta inversin en el arto 2017 fue por '$2.933.763 en e! tipo de recurso publica y de $2.454.481 por tipo de recurso privado, para ol total de $5.388,244, tal como se muestra en el comprobante siguiente. En cuanto a que esta inversién no hace parte del objeto social de la CCMA debemos anotar que la Promotora nacié ‘como una incubadora de empresas y que su objeto social es ede ser una firma especializada en Gestién de Fondos de Capital Privado y Banca de inversion Desde 1987, la Promotora ha pemmitido estructurar, movilizar y gestionar importantes recursos de inversién enfocados a'faciliar el crecimiento de pequefias y medianas empresas colombianas, mediante un equipo que ‘cuenta con amplia experiencia y trayectoria 6n estnicturacién financiera y acompanamiento estratégico en procesos de inversion. E! propésito original de fa CCMA en esta inversién fue Fomentar emprendimientes con potencial de crecimiento y fortalecer empresas con allo potencial de crecimiento, en e! marco de su misién del promover el desarrollo cempresarial En la actualidad 1a Promotora gestiona dos fondos. EI fonde Progresa Capital que es un fondo que inicié ‘operaciones en Julio de 2009 ¢ invirtié en siete (7) emprendimientos colombianos que han desarrollado innovacién ‘con potencial de ser competitivos globalmente. Y ef Fondo Escala Capital que es un fando que inicié operaciones fen marzo de 2009 @ invitié en un portafolio de cinco (5) empresas con alfo potencial de crecimiento; este fondo ‘cuenta con compromisos de inversién por $79,693 millones de pesos de inversionistas insttucionales locales, Tondas de pensiones, de companias de Seguros y entidades mulilatorales como la CAF, el BID Invest y Bancoldex, entre otros. ‘Como s2 observa, La inversién en Promotora esté enmarcada dentro de las funciones que les han sido asignadas a las Camaras de Comercio por la Ley, conforme a lo establecido en los numerales 8, 9 y 15 del articulo 4" dol Decreto 2042/2014, que disponen: 8. Promover la formalizacién, e! fortalecimiento y la innavacién empresarial, asi como desarrollar actividades de capacitacién on tas dreas comercial e industrial y otras de interés regional, a través de cursos especializados, seminarios, conforencias y publicaciones. Garrora 68 No. 44-38 Pisa 1+ Gbdigo Postal 111071 » PBX 618 7000 car@contralocia.gov.co « www. coniralria gov.co + Bogold, 0. C., Colombia 18CONTRALORIA 9. Promover el desarrollo regional y empresarial, e! mejoramiento de la competitvided y participar en programas rnacionales de esta Indole. 15. Participar en actividades que tiendan al fortalecimiento del sector empresarial, siempre y cuando se pueda demostrar que e! proyecto representa un avance tecnolégico 0 suple necesidades o implica el desarrollo para fa region. Y segtin fo establece, igualmente, ef Aticulo 6° dol procitado Decrete que sefala Articulo 6". Desarroo de las funciones. Las cémaras de comercio podrén colebrar canvenios entre ollas, asociarse ‘0 contratar con cualquier persona natural 0 juridica para el cumplimiento de sus funciones. También podran cumplir ‘us funciones mediante la consttucién 0 participacién en entidades vinculadas. Ningin mecanismo de asociacién © vinculacién que celebren las cémaras de comercio podr ser alegado como causal eximente de responsabilidad en el cumplimionto de sus funciones. La participacién de las cémaras de comercio en cualquiera de estas actividades, debers ser en igualdad de condiciones frente a los demas competidores, incluso en cuanto al manejo 9 fa informacién, Con funéamento en las razones expuestas, solicitamos al equipo auditor, econsiderar la observacién.” Anilisis de la respuesta Promotora: La CCMA, aduce en la respuesta que esta empresa fue adquirida con recursos pliblicos y privados tal como lo describe en el cuadro inicial. Ahora bien, atendiendo a que la CCMA, aduce que el objeto social de promotora de proyectos es conexo con las funciones de la CCMA, es bueno precisar que el objeto social de Promotora consiste, en ofecer asesorla y gestionar inversiones financieras a las empresas, esto implica, que para que las empresas tengan esta asesoria deban pagar por dichos servicios, asi las cosas, no podemos aducir que si como resultado de dichas inversiones las empresas asesoradas crecen y aumentan su patrimonio, la CCMA este promoviendo dicho crecimiento con recibir utilidades de la empresa asesora, pues la inversion que tiene la CCMA en la empresa promotora de proyectos, le representa unos ingresos por utilidades de vuelta y no un beneficio directo a las empresas asesoradas. También es bueno precisar que, Promotora de Proyectos inicio su negocio en el afio 1987 y la CCMA, realizé la compra de acciones en esa empresa privada desde el afio 2009, esto indica que esta empresa ya tenia una trayectoria en el mercado que pudo haber influido para que la CCMA tomara la decisién de invertir en ella, no la motivacion que se expresa en la respuesta dado que la CCMA no estuvo ni participo en el momento de la creacién. Asi las cosas, es evidente que Promotora de Proyectos gestiona y tiene capital con fines de préstamos financieros segin la respuesta emitida, lo que consolida aun mas lo observado dado que no corresponde a una funcién de la CCMA, otorgar créditos a la empresa, por cuanto para ese fin existe el sector financiero. 18 7000 Colombia Carrera 65 No, 44-95 Piso 1+ Codigo Postal 111071 » POX car@contraloria.gov.co « www. contralriagav.co + Bagot, D. 19@eouweaoria jacién Registro Unico Empresarial y Social Camaras de Hallazgo N°8: Con: Comercio — RUES. (A) EI Marco Conceptual de las empresas que llevan su contabilidad bajo las Normas Internacionales de Informacién Financiera — NIIF, aplicables en Colombia, establece las caracteristicas cualitativas de la informacién financiera util, las cuales, debe ser: Fundamental que se divide en: relevante y representar fielmente de lo que pretende representar. Asi mismo, la caracteristica de representacién fiel en el literal C, establece: *...lnformacién a revelar relacionada: una representacién completa incluye toda la informacion necesaria para que un usuario de los estados financieros comprenda ef fenémeno que esté siendo representado, incluyendo todas las descripciones y explicaciones necesarias. Por ello, la informacién a revelar relacionada puede permitir que un importe reconocido forme parte de una representaci6n fiel de un activo, pasivo, derechos sobre el patrimonio, ingresos o gastos’. Adicionalmente, este marco conceptual establece los objetivos y alcance de los Estados Financieros — EEFF numeral 7.3 el cual dice: “. La informaci6n proporcionada en las notas a los estados financieros incluye: (a) informacién sobre la naturaleza de los elementos reconocidos y no reconocidos y sobre Jos riesgos que surgen de éstos; y 1b) los métodos, suposiciones y juicios, y camblos en estos métodos, suposiciones y juicios, que efectan a los importes presentados o revelados”. No obstante, la CCMA presenta partidas pendientes de conciliar relacionadas con los servicios e impuestos de registros facturados por el Registro Unico Empresarial y Social Camaras de Comercio — RUES, con corte a 31 de diciembre de 2018, tal como se detalla en la siguiente tabla: Cuadro N°3 Conciliacion Cuentas x Pagar RUES ‘CUENTA POR PAGAR EXTRACTO RUE (IMPUESTO DE REGISTRO) pooner Extracto RUES__| CUENTA POR PAGAR EXTRACTO RUE (SERVICIOS) 38.712.700,00 Extracto RUES 69.006.952,00 TOTAL, EXTRACTO RUE |oaisosaso2 | CUENTA POR PAGAR CONTI Ti = zoxsosasoa | QUENTAEOR PAGAR CONTABILIDAD (HPUESTO DE aera 2815053501__| CUENTA POR PAGAR CONTABILIDAD (SERVIOIOS) 286 850.253,00, _ (CUENTA POR PAGAR CONTABILIDAD 9329.394.912,57 DIFERENCIA PENDIENTE DE CONCILIAR -246.615.260,57 Carrera 69 No, 44.35 Piso 1» Gbalgo Postal 111071 » PAX S18 7000 egr@cantaloria.gov.co www.contraoria.gov.co + Bogots, 0. C., Colombia 20@sowercria Fuente: Extracto RUES 91/12/2018 y conilacion cuentas RUES. Lo anterior, por falta de seguimiento y control en la aplicacién de las normas contables vigentes, asi como, la revelacién inadecuada en las notas a los EFF, al no detallar dicha situacién; lo que genera que el usuario, no cuente con la informacién financiera suficiente para la toma de decisiones e incertidumbre respecto a las obligaciones reconocidas en la cuenta 281505 “Cuenta por pagar’, al presentar un saldo sin coneiliar. (Hallazgo administrativo) Respuesta CCMA: La entidad es consciente que debe finalizar el proceso de conciliacién que viene adelantando a la fecha y que debe ser concluido en la presente vigencia Anilisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién, por lo que se valida como hallazgo administrativo Hallazgo N°9: Rendicién cuenta SIRECI (A) La Resolucién organica N°7350 de 2013, articulo 7. De la cuenta o informe anual consolidado. Paragrafo 2. Establece: “Estan obligados a presentar “informe anual consolidado” las Sociedades de Economia Mixta del Orden nacional con participacién estatal menor al 90% de su capital suscrito y pagado y los particulares que manejan fondos o bienes de la nacién, a quienes se les aplica vigilancia y control fiscal, para emitir un concepto sobre la gesti6n en el manejo de los recursos publicos'. La CCMA rindio en el SIRECI la informacion con corte a 31 de diciembre de 2018, en el formato 26 denominado Relacién de bienes de propiedad de las Camaras de comercio, el cual presenta diferencias con respecto a la informaci6n registrada en los libros auxiliares de contabilidad SEVEN, tal como se detalla en la siguiente tabla: Cuadro N°4 Promotora de Proyectos. 139.036 '$205.930.960 Inversion Plaza mayor $8.682.348.673 —$3.962.915.313 TOTAL DIFERENCIAS - '$4.889.225.286 | nie: Rendilon cuenta SIRECTy Libros auntares SEVEN. 3171272078 Lo anterior, por falta de seguimiento y control a la informacién rendida en el SIRECI, con el riesgo que el usuario de la informacién contable y entes de control emitan informes erréneos de la administracién de los recursos pliblicos y sobre los cuales el Gobierno toma decisiones de impacto nacional. (Hallazgo administrativo) Carrera 69 No. 44-95 Piso 1+ Giga Postal 111071 + PBX S18 7000 car@contraloria.gov.co « www conttaloria gov.co + Bogota, D.C., Colombia 2@ covrea.onia Respuesta CCMA: “Etectivamente el reporte en el SIREC! de Promatora de Proyectos presenta un saldo errado porque esa inversion tue ajustada al cierre de 2018 segdn el tipo de recurso con que trabia sido adquirida y como ya se explicé en la ‘observacién 19, lo cual se efectus luego del reporte en le SIRECI, En cuanto @ la inversién en Plaza Mayor, s@ hizo, efectivamente, un reporte errado en el SIREC! con base en ciras anteriores. En los préximos reportes de estas inversiones, se haré conforme a la informacién contable.” Analisis de la respuesta: La CCMA, acepta la observacién, por lo que se valida como hallazgo administrativo. Hallazgo N°10: Inversion Plaza Mayor (A) El numeral 6.5 de la politica contable vigente a 31 de diciembre de 2018, en la CCMA, en concordancia con la NIC 28 Inversiones en asociadas establece: Las inversiones en asociadas se registran por el método de participacién patrimonial, desde la fecha en que comienza la influencia significativa y hasta la fecha en que la influencia significativa cesa efectivamente. Bajo el método de participacion patrimonial, la inversion se registra inicialmente al costo, y el valor en libros se incrementa o disminuye para reconocer la participacién de la CCMA en Ia utilidad 0 pérdida de la entidad participada, después de la fecha de adquisicién’. La CCMA determina en cada fecha de balance, si existe evidencia objetiva de que la inversion en la asociada se deteriora. Si este es of caso, la CCMA calcula el importe def deterioro como Ia diferencia entre el importe recuperable de la asociada y su valor en libros y reconoce la provisién en la cuenta de “ganancias / (pérdidas) de asociadas en el estado de resultados’. Asi mismo, las notas a los EFF, de la CCMA, con corte a 31 de diciembre de 2018 en el numeral 11 revelaron que: *...El método de valoracién de las inversiones patrimoniales con participacién inferior al 20% fue el Flujo de Caja Descontado (FCD), el cual es utilizado para valorar proyectos y compatiias. Este método determina el valor actual de los flujos de fondos proyectados desconténdolos a una tasa que reflaja el costo de capital aportado conocido como WACC". No obstante, se evidencio que la CCMA presenta incertidumbre en el porcentaje de participacién del recurso ptiblico en las Inversiones en asocladas de Plaza Mayor, al no determinar del total de las 6.016.661 acciones, cuantas fueron adquiridas con recursos publicos y cuantas con recursos privados. Lo anterior, por falta de seguimiento y control interno contable, en la informacion registrada en los libros contables, asi como, por parte de las firmas contratadas para Gariera 69 No. 4435 Piao 1 Oadiga Postal 11071 « PBX S18 7000 ‘Sar@contralora.gov.co « www.contaloia.gov.ce + Bogota, D.C, Colombia 22@cowresronia ejercer la labor de revision y supervision; lo que generé incertidumbre de la cuenta 120580 “inversiones en asociadas puiblicas” y el patrimonio piblico registrado en la cuenta 390506, en cuantia de $7.695.309.419, correspondiente al valor total de la inversién en Plaza Mayor. (Hallazgo administrativo) 2.2 MACROPROCESO GESTION PRESUPUESTAL, CONTRACTUAL Y DEL GASTO. Para la vigencia.2018, la ejecucién y cierre presupuestal de la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia, segin reportes de la administracién, establecié un presupuesto aprobado de ingresos de $81.455.245.007 y el presupuesto de gastos de $81.419.283.350. Al cierre de la vigencia 2018, la ejecucién de ingresos de la CCMA fue de $85.820.636.880, presentando una sobre ejecucién que representa el 0.053% por valor de $4.365.391.873. Los gastos presentan una ejecucién a diciembre 31 de 2018 del 88%, respecto del presupuesto aprobado, aicanzando un monto total de ejecucién de $71.948.527.047, quedando un saldo por ejecutar de $9.470.756.303. __Cuadro N°5 Presupuesto vigencia 2018 Presupiesto: [irsjecutado __ |eumplimionto| Ingresos Pais 76520.595.884| 4.994.649,125] 81.455.245.007| 5.020.605.000) 105.36 Egresos Publicos 76.375.478.026| _5.043.805.924[ 681.419.283.950) 71.948.527.047| 88.37) ‘Superdvito deficit Publco 145,117,858] _-109.156.201| __5.961.657| 13.872.108.833| J ‘Fuente: Infarmacion Camara Medel para Anfoqua = CCMA greso Publicos 2018 ig Baldo | % Ejecucion Cuadro N° 6 Presupuesto de In Operacionales 72.907.341.538| 79.065.207.934| -6.157.866.396 108 Registro Mercantil 59,355.520.039| 60.472.974.663| 1.116.854.0624 102 Registro de Proponentes 2.032,963.324| 2.130.865.800[ __-97.902.476| 105 Registro de Entidades sin 2.536.120.508| 2.887.790.100| _-51.669.594 102 nimo de Lucro os Registro Unico Nal Entidades 5 arian pore Operadoras De Libranza | Otepallnaresce Bi 8.982.737.6689] 139.865.166.171 -4.882.428.502 154 Provenientes Del Registro ‘Carrera 69 No, 44-35 Piso 1 » Codigo Postal 111071 « PBX 518 7000 egr@contraloria.gov.c « www. contralriagov.ca + Bagdld, D.C, Colombia 23No Operacionales 3.613.254.346| 6.755.427.946| -3.142.173.600 187 Total Ingresos Publicos —_| 76.520.595.884| 85.820.635.880| -9.300.039.996 112 FFiente: Informe Ejecusen Presupuostal de ingresos-vigoncia 2078, COMA Para la vigencia 2018, el gasto pibblico de la CCMA, tuvo una ejecucién $71.948.527.047 equivalente al 94% del presupuesto definitive de $76.375.478.026. Los gastos operacionales de administracién tuvieron una ejecucién del 98% y los no operacionales la ejecucién fue de 63%, como se visualiza en la siguiente tabla: Cuadro N° 7 Presupuesto de Gastos Publicos 2018 Concepto..” ‘Operacionales Auministrecion 68,253.972.663 | 66.861.456.208 | 1.392.516.455) 98 Direccién y administracion | 66.627.657.109 | 64.869.575.568 | 1.758.081.541 97, Gastos de ventas 1,626.315.554| 1.991.880.640| -365.565.086| 122 Gastos no operacionales 8.121,505.363| 5.087.070.839| 3.034.434.524 63 Total Gasto Publico 76.375.478.026 | 741.948.527.047 |4.426.950.979| 94 Fuente: Informe Ejecuclan Presupuestal Ge Oasios-vgencia 2078, COMA Hallazgo No. 11. Asignacién Lineas telefénicas. (A) (B) EI numeral 2, denominado asignacién de celulares de! GF-LIN-06 Lineamientos telefonia celular CCMA, con su respective anexo “cargos con servicio de telefonia celular corporativa asignada’, establecen los cargos y ntimeros de celulares aprobados para la prestacion del servicio. No obstante, la CCMA asigné entre los afios 2016 y 2018 los siguientes celulares a cargos que no se encuentran aprobados en los lineamientos establecidos por la CCMA, 0 que siendo aprobados tienen un numero mayor a los autorizados en dichos lineamientos asi: Cuadro N°8: Celulares asignados CCMA. Este cargo no esta autorizado para tener celular 3113542103 | Promotor desarrollo $1.957.189 Este cargo no esta autorizado para tener ceiylar | 3119542160 | Promotor desarrollo $1.957.189 Gavrera G9 No, 42.95 Piso T « Gédiga Postal 111071 « PAX STA 7000 egr@contraloria gov.co « wew.contalaria.gov.co + Bogotd D.C., Colombia 24CONTRALORIA. fa | Este cargo no esta autorizado para 3113542089 | Promotor desarrollo $1.957.189 | Pre i tener celular Analista Gobierno Este cargo no esta autorizado para 3127771211 Corporativo |___$2516.986 | tener calular ‘Analista Desarrollo Este cargo no esté autorizado para 31170071 07029 | Empresarial $987.349 | tener celular Este cargo esta creado cont vacarte | 3117481607, Jefe da servicios $ 1.145.910 | en Ia planta de cargos de la CCMA, tral | registrales I no obstante, posee 2 a su cargo, 5 Este cargo no esta creado en a planta 3104695967 | Formacién empresarial $698,996 | G6 cargos de la CCMA Total $41.220, Fuente: Archivo Excel denominade AT-FOR-27 ivertaiodeteléfonoscelulaes [Oi 2018CGR), GF-IN-OS inementos telefon ule CCMA, ydesripcin de eargos aprobadr ena CCMA, Lo anterior, por falta de seguimiento y control en la asignacién de herramientas de trabajo para la prestacién del servicio y cumplimiento de los lineamientos establecidos; lo que generé beneficio de auditoria en cuantia de $11.220.208. (Hallazgo administrative con Beneficio de auditoria) Respuesta CCMA: “si bien es cierto quo of lineamiento de folefonta celular adoptado porla CCMA, establece fen su anexo los cargos y cantidades de celulares auforizados para realizar las actividades y gestiones necesartas ara ef cumplimiento de las funciones que ‘a han sido adjidicadss por Ia ley 0 los decretos regiamentarios de! Gobiemo nacional, también lo es, que ol cumplinionto de las mismas se adgpta a los cambios que pueda presentarse respecto a Ja oferta y demanda de los servicios que se prestan en cada una de las sedes y regionales ‘que comprenden la jurisdiccién de la entidad. Entendida Ia dinamica creciente de los servicios prestados, en cualquier tempo del affo se requiere aumentar la capacidad técnica y operativa de algunas éreas de la organizacién, lo que implica contratar nuevas personas y por tende los elementos necesarios para el cumplimionto de las funciones encomendadas, como en el caso objeto de anéilsis, en ef que claramente se identifica que. por el perfly fas funciones asignadas a os cargos relacionados en a observacién, las Jineas méviles se convierten en una herramienta esencial para el cumplimiento de las mismas, Con fundamento en Jas razones expuestas, no es de recibo para la entidad la connotacién de Ja observacién con _presunta incidencia fiscal, puesto que, para llegar al tal tpiicacién seria necesario establocer que, con la adquisicién de Ia linea telefénica y su respectivo uso, se caus6 un darfo patrimonial producido por una gestion fiscal antieconémica, ineficaz, ineficiente, e inoportuna. ‘Asi pues, para definir que existe una responsabilidad fiscal, os necesario detemminar o! nexo de causalidad entro 6! dao patrimonial y 1a conducta del gostor fiscal, y on este caso, la simple falta de actualizacién de un linaamiento, Irente ala realidad dol gasto, ef cual queda plenamente justiicado en fa ulllzaciGn especifica de algunos empleados ‘on el cumplimiento de las funciones pablicas y delegades, pueden constituir en forma alguna la configuracién de {ales olomentos estructurales de fa responsabilidad fiscal, pues una cosa es la deficioncia an fa oportunidad de actualizacién del lineamianto y otra que el recurso pliblico no se haya utllzado atendiondo los principios de la gestion fiscal Ahora bien, fos recursos invertides en las lineas tolofénicas relacionadas en la obsorvacién han sido utilzados ‘canfome a la naturaleza y destinacién establocida. La Ley 1607 de 2012 en su articulo 182, al referirso a los ingresos de las Cémaras de Comercio, precis6 ol alcance de su nalureleza y destinacién. Al respecto la noma ‘mencionada, sefiala que los ingresos provenientes de la funcién reqistral es una tasa de caracter contibutivo que Garrera 69 No. 44.35 Piso 1« Gbdigo Postal 111071 « PBX S16 7000 car@contraloria.gov.co « wuw.coniraloria.gov.co « Bogots, D.C., Colonia 25CONTRALORIA puede ser destinada al cumplimiento de todas las funciones asignadas por la Ley y 6! Gobiemo Nacional a las ‘Cémaras de Comercio. Alefecto de manera textual, el articulo 182 de la Ley 1607 de 2012 establece: ‘Artioulo 182°, De la tasa contributiva a favor de las Cémaras de Comercio, Los ingresos a favor de las Cémaras de Comercio por el ejercicio de las funciones registrales, actuaimente incorporadas e integradas en el Registro Unico Empresarial y Social- Rues, son los previstos por las feyes vigentes. ‘Su naturaloza es la de tasas, generadas por la funcién pabiica registral a cargo de quien solicit ef registro previslo como obligatorio por la ley, y de caricter contnbutive por cuanto tiene por objeto financiar idaramento, ademas del registro individual solictado, todas las_demds funciones de interés general ‘alnbuldes por la ley y las decretos expedidos por el Gobiemo Nacional con fundamento én el numeral 12 det atticula 86 del Céaigo de Comercio, Los ingresos proveniontes de las funciones de registro, junto con: Jos bienes adquiridas con el producto de su recaudo, continuarén destinéndose a la operacién y administracién de tales registros y al cumplimiento de las ‘demés funciones atibuidas por Ia ley y las decretos expedidos por el Gobiemo Nacional con fundamento en e! ‘rumeral 12 del articulo 86 del Codigo de Comercio, Las tarifas diferenciales y la base gravable de fa tasa contributiva seguiran rigiéndose por lo establecido en e! articulo 124 de la Ley 6 de 1992. Pardgrafo. Los ingresos por las funciones registrales que en lo sucesivo se adicionen al Registro Unico Empresanal y Social- Russ o se asignen a las Cémaras de Comercio, serén cuantificados y liquidados en la ‘misma forma y términos actualmente previstos para el registro mercanti o en las normas que para tal efecto se expidan.” A su ver, e! Decreto 4698 de 2005, incorporado al Decreto Unico 1074 de 2015, definis of destino no sélo de fos derechos resultantes de los registros, sino de todos fos recursos que reciban las Cémaras de Comercio, con el fin de prover una destinacién integral al cumplimiento de todas las funciones pablicas, de todos los deberes que les /imponga la ley y todas las atribuciones y facultades que ejerzan on desarrollo de su finalidad. Con fundamento en las razones expuestas, no resulta comprensible la interpretacién del equipo auditor al Considerar que ef dario al patrimanio pueda deducirse de la inclusién o no en determinada politica 0 lineamiento, cuando existen las suficientes evidencias para deducir que han sido asignados a cargos relacionados de manera _general en la politica y para el cumplimiento exclusivo de (as funciones propias de la Cémara. Como complemento a lo anterior, hacemos la siguiente validacién de las lineas asignadas, segin corresponde a ‘cargos y funciones contemplados en el lineamiento: ‘* Presidencia ejeculiva. Tiene autorzado 1 y posee 2 a su cargo. En realidad, la presidencia ejecutiva tiene ‘asignada solo una linea, tal como esta establecido en la poltica. La segunda linea, la niimero 3108221670, ‘hace parte de! contrato institucional con el operador pero es una linea en la cual la presidenta efecutiva realiza Jos respectivas reembolsos (se adjunta la relacién de los pagos). + Lineas 3113542103, 3113542160 y 3113542089. Estas lineas estén a cargo de tres profesionales Promotor Desarrollo, En el numeral 2 de los Lineamientos telefonta celular CCMA, Gf-Lin-06-V1, $0 establece en la cuarta vifleta: “Jefes y profesionales con actividades de caricter comercial fuera de fas instalaciones de la Entidad.” Los profesionales promotores de desarrollo desempaitan una funcién de carécter comercial pues se ‘encargan de promacionar el servicio registral en las regiones y, por tanto, laboran, propiamente, fuera de Su respectiva sede. + Linea 3127771211 - Analista Gobiemo Corporativo. En el numeral 2, vteta 7 del documento GF-LIN-06-V1, ‘se sofiala: "Profesionales y Asistente de Gobiemo Corporativo que tienen contacto’, y en el numeral 7 de! Anexo del documento GF-LIN-06-V1 se indica: ‘Profesionales y Asistente de Gobiemo Corporativo por su ‘elacionamiento con los miembros de (a Junta Directiva y de las entidades vinculadas: ‘© Profesional Gobiemo Corporativo (2) © Asistente Administrativa Gabiemo Corporativo" Caiera G8 No. 4435 Pleo 1 Gbaiga Posial 111071 » PBX S18 7000 car@contralora.gov.co « wm contalora.gov.co + Bogota, 0. C., Colombia 26@cowearonia Es importante precisar que se present6 una equivocada denominacion de! cargo en ef documento GF-LIN-06-V1 ues fa organizacién no tiene actualmente ef cargo de Asistente de Gobiemo Corporativo, sino de Analista de Gobiemo Coporativo, = Linea 3117007029 - Analista Desarrollo Empresarial. En e! numeral 6 de! documento se indica: “6.Jefes y Coontinadores de Desarrollo Empresarial que ejecutan sus funciones en gran parte por fuera de las instataciones de la CCMA”. En el marco del Desarrollo empresarial, la labor que desemparian los analistas requiere un contacto permanente con los empresarios tanto en e| sitio de trabajo como fuera de él, y el uso de a linea coluiar se have imprescindible para mantenerto. ‘+ Linea 3117481607 - Jefe de servicios registrales. Este cargo esta creado con 1 vacante en ta planta de ‘cargos de la CCMA, no obstante, posee 2 a su cargo. Como se indlcé al inicio do fa respuesta, ef volumen de los servicios prestados y los profesionales a cargo para el cumplimiento eficiente y efectivo del servicio pueden variar, por lo que ha sido necesaro la asignacién de una linea adicional para que sea utilzada por ‘personal bajo su coontinacién, para atender oportunamente los requerimientos del érea. ‘+ Linea 3104695967 - Formacién empresarial. Al igual que las demas lineas los profesionales de formacién ‘empresarial ejecutan funciones comerciales, que requiere de un contacto permanente con los clientes, el lineamiento GF-LIN-06-V1 en el numeral 4 del Anexo del documento indica: "4. Jefes y profesionales que desarrollan funciones comerciales en gran parte por fuera de las instalaciones de la CCMA”.” Anilisis de la respuesta: Si bien es cierto la CCMA, admite que existe una deficiencia en la actualizacién del lineamiento, mediante el cual se asignan las lineas telefonicas de acuerdo a la necesidad de la prestacién del servicio. Ahora bien, analizando cada una de las razones expuesta por la CCMA se tiene lo siguiente: - La CCMA, aduce que todas las lineas telefdnicas fueron adjudicadas a profesionales que realizan funciones en las que requerian el uso de las mismas, y que por tal raz6n no se puede hablar de un presunto detrimento patrimonial, mas que en una simple falta de actualizacién del lineamiento. Teniendo en cuenta lo anterior el hallazgo se ratifica, dado que no se esta cuestionando las funciones de las personas que tiene asignadas las lineas telefénicas, sino el incumplimiento del Lineamiento en cuanto a las cantidades y cargos asignados para dichas Iineas. Esto basado en que el Lineamiento establece cantidades de lineas requeridas por cargo segin su funcién y evidentemente estas fueron incumplidas al asignar un mayor numero del aprobado, asi como, al incluir cargos no autorizados en dicho lineamiento. Por otro lado, la CCMA, aduce que fueron eficientes y eficaces en el uso de recursos lo cual no se puede afirmar dado que la eficacia esta directamente relacionada con el cumplimiento del objetivo, este principio no es flexible, por Io tanto, si el objetivo era usar dos (2) lineas telefénicas y se usd un nimero mayor no podemos hablar de eficacia dado que esta es absoluta. Con respecto a la eficiencia tampoco seria este ol caso, dado que se planeé usar 70 lineas telefénicas para la prestacién del servicio y Carrara 69 No, 44:35 Piso 1» Gbdiga Postal 111077 » PX S18 7000 car@contraloria.gov.co « www contraloria.gov.co + Bogetd, D.C., Colombia 27@eourearonia se usaron 78, es decir, 8 mas de las inicialmente programadas, luego entonces, tampoco fue eficiente. Asi las cosas, la observacién se confirma y ser incluida en el informe con hallazgo administrativo como beneficio de auditoria, dado que la CCMA efectio el pago realizando el traslado de recursos privados a recursos ptiblicos y se modifica el valor dado que la segunda linea telefonica de la presidencia, fue reembolsado mes a mes el pago de esta factura. Hallazgo No. 12: Publicacién contratos SECOP (A) La Circular Externa N° 1 de 21 de junio de 2013 de Colombia Compra Eficiente, establece que las entidades que contratan con cargo a recursos publicos estan obligadas a publicar oportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de esta obligacién su régimen juridico, naturaleza de piblico o privade o la pertenencia a una u otra rama del poder publico. Las instituciones que ejecutan recursos piblicos sin ser entidades del Estado estan obligadas a publicar en el SECOP su actividad contractual que se elecute con cargo a recursos publicos. La Ley Estatutaria 1712 de 2014 "Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informacion Publica” y el Decreto Reglamentario 103 de 2015, son normatividades aplicables a la CCMA én calidad de sujeto obligado, tal como lo dispone el articulo 5 de la citada ley. “Articulo 5. Ambito de aplicacion. Las disposiciones de esta ley seran aplicables. a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados: (-) (C) Las personas naturales y juridicas, publicas o privadas, que presten funcién publica, que presten servicios publicos respecto de la informacién directamente relacionada con la prestacién del servicio publico; (d) Cualquier persona natural, juridica o dependencia de persona juridica que desempefie funcién piblica 0 de autoridad publica, respecto de la informacién directamente relacionada con el desempefio de su funcién. «) La Directriz Juridica N* 11 del 18 de marzo de 2016, Instruccionés normativas para la publicacion en el SECOP de la actividad: contractual de la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia — CCMA, en el numeral 1., establece: “Se deben publicar todas las érdenes de contratacion simplificada y todos los contratos con formalidades plenas suscritos por la CCMA en calidad de contratante (contrato — proveedor), que sean con cargo a recursos piblicos y sin excepci6n de cuantias.” Se evidencid en el Sistema Electronico de Contratacién Publica - SECOP, que las érdenes de compra Nos. 70512 y 71155, suscritas por la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia - CCMA en la vigencia 2018, con recursos publicos en ejercicio de la funci6n publica, no fue publicada su actividad contractual. ‘Garrora 69 No. 44-35 Piso 1» Cécigo Postal 111071 « PBX 518 7000 egr@contraloria.gov.co » www.coniralona.gov.co + Bogota O. G., Colombia 28CONTRALORIA Lo anterior, por debilidades de control, |o que no permite que la comunidad conozea la totalidad de los procesos contractuales, adelantados por la CCMA en un periodo determinado y se pueda ejercer el control ciudadano. (Hallazgo Administrativo) Respuesta CCMA: “La orden de compra 71497 fue publicada en el Sistema ElectrOnico de Contratacién Piblica - SECOP desde 9 de mayo de 2018, con el nimero de constancia 18-4-8076157. ‘Sin embargo, en el campo “nhiimero de proceso” se indicé por un error involuntario el NIT del proveedor (900491335), por tanto, no {ue posible que ia encontrarén en la bisqueda con el numero 71497. (Ver imagen 1) Imagen 4: esate de connate uneosemsncrnde sonia sree ee om SEEGER’ comm de Enel campo “hilmero db contafo™ se encverira correo el nimero dela orden. (Verimagen 3) Imagen 2: = ind nt lan Beat er coma nce | {cn ong ee = Go cre oncame Serommamuasnenass £123 de octubre de 2019 se solicté ante Colombia Compra Eticionte la correccion del campo “niimero de proceso’, ‘adicado 0306615, Respecio a las drdenes 70512 y 71155, donde se evidencio que no fueron publicadas en SECOP, es importante resaltar que la CCMA ha realizado gestiones importantes que implican la adopcién de mayores y mejores controles Gartard 69 No. AbG5 Po 1+ Cédige Postal 111077 » PBX S18 7000 — car@eontralora.gov.co « www. contralria.gov.co » Bogotd, D.C., Colombia 29CONTRALORIA para evitar que excepcionalmente ocurra un evento de estos, prueba de ello es la expedicién, sodializacién y ‘Seguimiento al cumpimiento de la Directriz Juridica 11 del 18 de marzo de 2016, asi como el procedimiento de ‘control establecido por la Direccién Juridica, de la cual se probé, con la informacion entregada al equipo aucitor, ‘que se cumplié los protocolos dados para ese control El pracedimiento establecido exige el seguimiento a la publicacién en ol SECOP, mediante el cual cada cuatro meses realiza una comparacién do las drdenes de compra ingresadas on SEVEN versus las érdenes de compra publicadas en SECOP (informes de seguimionto entrogados a la Contralorfa) y cuando ovidencia faltantes, requiere Via correo electrGnico a las areas para que den cumpimiento a la publicacién. (Ver pantallazos de correos) Do osta manera queda claro que la Direccién Juridica ha actuado de manera diligente, estableciendo los controles que ha considerado oportunos para el cumplimento de las normas transcritas, razén por la cual solleitamos respetuosamente al equipo auditor reconsiderar la cbservacién, toda vez que la no publicacion de las 2 6rdenes de ‘compra, obedece a situaciones que pueden ocurrir en el que hacer ordinario del responsable de tal actividad, que de manera transparente e involuntatia dejo de observar y no a la falta del control debido como se expuso en la observacién. No bstant, la. COMA seguir implementado las accones que sean necesarias para que estos eventos no se ‘epitan” Anilisis de la respuesta: Carrera 69 No, 4235 Figo 1 Gbdlgo Postal 171071» PAX S18 7000 ear@contaloria.gov.co « www.contraloria.gev.co + Bogoté,D. C., Colombia 30@savrexoeia ‘Se consult6 en el SECOP Ia orden de compra 71497, donde se constaté que se publicé el 9 de mayo de 2018; con relacién a las ordenes de compra N°s: 70512 y 71158, la entidad asume que no fueron publicadas en el SECOP durante la vigencia 2018. Por lo tanto, se retira de la observacién en lo correspondiente a la orden de compra 71497, y el hallazgo se ratifica para las érdenes de compra 70512 y 71155. Hallazgo No 13: Ficha de Pago Orden de Compra — OC 70463 de 2018 (A) El marco conceptual aplicable a las empresas que llevan su contabilidad bajo Normas Internacionales de Informacién Financiera - NIIF, establece las caracteristicas cualitativas de mejora de la Informacién financiera tales como: La comparabilidad, verificabilidad, oportunidad y comprensibilidad son caracteristicas cualitativas que mejoran la utilidad de la informacion que es relevante y esta fielmente representada. Este marco conceptual define la verificabilidad y compresibilidad asi: “La venficabilidad ayuda a asegurar a los usuarios que Ia informacién representa fielmente los fendmenos econémicos que pretende representar’ “La Compresibilidad La clasificacién, caracterizacién y presentaci6n de la informacion de forma clara y concisa la hace comprensible” Adicionaimente, la Camara de Comercio de Medellin aplica el modelo de control Interno Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway - COSO, el cual contiene las principales directivas para la implantacién, gestion y control de un sistema de control. La CCMA suscribié el 22 de enero de 2018 la OC 70463 por $42.040.012 y una adicion el 7 de febrero de 2018 por $6.512.620, para un valor total de $49.352.632, con el proveedor NIT 900175265, para prestar él servicio de transmisién en vivo y videoteca de algunos eventos de afiliados, con vigencia del 19 de enero de 2018 al 31 de diciembre de 2018. Se evidencié en el reporte de ficha de pagos del proveedor, que la factura SEVEN 119436, por valor de $10.420.192 figura registrada doblemente en dicho reporte, no obstante, se validé que el egreso se realizé por un solo pago, verificandose en el movimiento contable. 1S hose Rt Mk mt 0 mee we Ce a © muse wis Fuente: Reporte Ficha de Pago Lo anterior, por deficiencias de control en el reporte del sistema contable y financiero que genera incertidumbre de los pagos realizados al proveedor. (Hallazgo Administrativo) Carrera 69 No. 44-35 Piso 1 + Codigo Postal 111071 » PAX 516 7000 car@contraloria.gov.ca « www.contralria.gov.ca + Bogota, D.C., Colombia 34@ecouresronia Respuesta CCMA: “En el momento que la auditora realizé la prueba de campo y encontré tal diferencia, el area encargada de la ‘administracién del sistema procedié de inmediato a su revisién, encontrando que el reporte presentaba una Inconsistencia de vaidacién, lo que impedia que se realizara correctamente el proceso de agrupamiento de los datos por factura, Es de anolar, que la informacion de la factura y su respectivo pago no se encuentran duplicados €en ls registros de nuestro ERP SEVEN a nivel del médulo de proveedores (Factura) ni en el médulo de tesoreria (Orden de page) ni en el médulo contable (Comprobante contabie). Con el fin de evitar tal contusién, se procedié de inmediato a corregir el reporte y a la fecha esta situacién ha sido solucionada y puede ser verifcada para su comprobacién. Con fundamento en la gestién realizada, solicito respotuosamente al equipo aualtor reconsiderar su observacién y sustraer dol informe la misma, toda vez que la mejora ya fue implementada y ha sido efectiva, por lo que no tendria sentido adoptar un plan de mejoramiento para una actividad cumplida.” Anilisis de la respuesta: La entidad asume que la deficiencia observada de doble registro en el reporte de ficha de pago de la orden de compra en mencién, se debié a que éste presentaba una inconsistencia de validacién en el sistema, lo que impedia que se realizara correctamente el proceso de agrupamiento de los datos por factura y procedi a corregir el reporte y a la fecha esta situacién ha sido solucionada. No obstante, e! hallazgo se ratifica dado que no se ha proferido por parte de la CCMA, a directriz interna que implemente la accién de mejora, en relacién a las actualizaciones que a futuro se requiera realizar a la ficha de pago. Hallazgo 14: Traslados Presupuestales vigencia 2018 (A) La Politica de Presupuesto con fecha del 29 de marzo de 2012, de la Camara de Comercio de Medellin para Antioquia, establece en el numeral 3.2. Traslados Presupuestales: “Son las modificaciones que se hacen en cuentas de! presupuesto aprobados, sin que se cambie la cifra de! presupuesto total.” *...Entre Subcuentas de diferentes programas siempre y cuando cuenten con aprobacién de las partes que intervienen...” “Los traslados presupuestales que impliquen cambios en el presupuesto inicialmente aprobade, deben ser aprobados por la Junta Directiva. Por ninglin motivo deben generarse compromisos en una cuenta con anterioridad a Ia aprobaci6n del traslado presupuestal y a la actualizacién del sistema presupuestal.” En la vigencia 2018, se observé en el aplicativo SEVEN, para los traslados presupuestales 16681, 16917 y 16992, que el disefio del flujo de trabajo actual, no permite visualizar las aprobaciones de los traslados presupuestales por las dos partes ‘Garera No. TAGE Piso 1+ Gotiga Powel T1071 » PBK 618 7000 ea1@comaloa gov.c0 + wincontalatia gov.o » Bagels D.C, Colombe 32.@Oeorencnia que intervienen en el mismo, sino, tnicamente los aprobados por los vicepresidentes a cargos de los programas. Lo anterior, por deficiencias del aplicativo SEVEN, con el riesgo que se asuma compromisos sin existir la disponibilidad presupuestal para la ejecucién de los proyectos. (Hallazgo Administrativo) Respuesta CCMA: Pea Obsorvacton [tose | aieo | femenén, ciaeea aisconaon| ‘Nose wevaiza aprodecién en ol Acta “EI ajuste al presupuesto dol Intercambio Empresarial a Espafia {ue aprobado en acia 2169 de julio 26 de 2018. Este evento es elecutado en el centro de costos 31320 ~ Formacion Empresarial 718.600.000 Se anexa extracto del acta y presentacién a la Junta Directiva en la cual consta la adicion presupuestal; el deta. ‘se encuentra on el respectivo ancxo. Gariera 65 No. 44-95 Piso 1+ Gbaiga Postal 111071 + PEK STS 7000 car@eontraloria.gov.co « www, contrat. 9 fombia 33CONTRALORIA Sy Gairera 8 No, 2495 Piso 1 « Cbaigo Postal 111071 + PAX STE TOD car@contralria.gov.co « www.contralotia.gov.co * Bogota, D.C., Colombia 34CONTRALORIA se visualiza aprobacién en el Acta El traslado 16787, fue aprobado mediante acta 2171. Precisamos que, cometimos un error al transeribir el nimero del acta en la cual Tue aprobada este trasiado pues no es la 2172 sino la 2171, tal como consta en el extracto del acta de la respectiva aprobacién, que se anexa a continuacién. AsST ETE BIE SSUET DOT Eo Tense ecetonen we renee 7 ‘Sobre los casos que se relacionan a continuacién, es necesario indicar que los traslados se realizaron conforme a lo establecido en la politica de presupuesto de la CCMA, que permite lraslados “Entre Subcuentas de diferentes programas siempre y quando cuenten con aprobacién de las partes que inlervienen", para esios casos especificamente contaron con la aprobacién de los Vicepresidentes a cargo de los programas, sin embargo, e! disefio del flujo de trabajo actual de Seven no permite visualizar sino una de las dos aprobaciones, por lo que se procederé a solicitar al proveedor que realice el respectivo desarrollo en el aplicativo para que el flujo en el sistema Fetlele la participacién de las partes interviniertes. No obstante, lo antorior, os claro que estos traslados no requieren autorizacién de Junta Directiva, ‘Carrera 65 No. 48-55 Pisa 1» Gédlgo Postal 111071 « PBX ST6 7000 ar@contralora.gov.co « www. contralriagov.co # Bogots, D.C, Colombia 35@eowresronts Obra Sede | No ue aprobado 16681 Poblado 0 | 64,266.00 | 64.266.000 | mediante Acta de Constuccon Sunta Directive ear [Ne fue aprobado 16917 fare 0 | 18371.000 | 15:574.000. |medate Acta do is in Junta Directiva No tw apobada 16062 iain 0 | 9000.00 | 96,000.00 | nedante Aen Go Sta Drove, Con fundamento en las aclaraciones realizadas, solicitamos comedidamente al equipo auditor reconsiderar ta ‘observacién y relirarta del informe, toda vez que los traslados presupuestales han cumplido con los lineamienios cestablecidos.” Anilisis de la respuesta: Para los traslados 16639 y 16787 la entidad soporté que estos fueron autorizados mediante actas 2169 y 2171 de Junta Directiva. Respecto a los traslados presupuestales numeros 16681, 16917 y 16992, la politica de presupuesto de! 29 de marzo de 2012, de la CCMA, establece en el numeral 3.2. Traslados Presupuestales: “Son las modificaciones que se hacen en cuentas del presupuesto aprobados, sin que se cambie la cifra del presupuesto total.” Asi mismo, *...Entre Subcuentas de diferentes programas siempre y cuando cuenten con aprobacién de las partes que intervienen....’, no obstante, en el aplicativo SEVEN el disefio del flujo de trabajo actual no permite visualizar las aprobaciones de los traslados presupuestales por las dos partes que intervienen en el mismo, sino Unicamente por los vicepresidentes a cargos de los programas. Por lo anterior, el hallazgo se ratifica. Hallazgo 15. Orden.de Compra - OC 70637 de 2018 (A) La Politica de Contratacién de febrero de 2016, que rige para la CCMA de conformidad con la facultad conferida por el articulo 26 literal a, de los Estatutos de la Entidad y con la finalidad de administrar de manera eficiente los recursos, establecié en el numeral 4.1.2. Ejecuci6n: El ordenador del gasto sera el supervisor del contrato y el interlocutor de la CCMA frente al contratista con todo, podré delegar su funcién; pero no su responsabilidad; como supervisor en alguno de sus subordinados directos o indirectos. EI supervisor tendré la responsabilidad de planear el contrato, hacerle seguimiento y liquidarlo. “Garrora 69 No. 44-35 Pis6 1» GBdigo Postal 111071 PAX S18 7600 gr@contalora.gov.co « www.conraloiagov.co + Bagot, D.C, Colombia 36CONTRALORIA La CCMA suscribi6 el 6 de febrero de 2018 la OC 70637 con el proveedor con NIT 900175265, para “Continuar con Ja solucién de telepresencia en las salas de arbitraje del centro de conciliacién, arbitraje y amigable composicion’, por $45.336.665. Se evidencié que a la OC 70637, se le asocié la factura XM0000233 de 7 de mayo de 2018 por $5.472.790 (valor sin IVA), la cual correspondia realmente a la OC 70463 del 19 de enero de 2018, lo que condujo a realizar un ajuste a la reserva presupuestal por el valor de dicha factura, Lo anterior, por deficiencias de supervisién contractual, generando reprocesos en la generacién de los registros presupuestales. (Hallazgo Administrativo) Respuesta CCMA: “Frente a esta observacién es importante resaltar que con e! equipo auditor se realiz6 toda la trazabilidad de las actuaciones ejecutadas on ol marco de esta orden, donde pudo vertfcarse que obadecis a una confusion por pare dal proveedior en la facturacién, en ol cual de manera involuntaria eruzé ndmero de drdenes y valores, evento que no fue detectado inmediatamento; Sin embargo, una vez adverida la situaclin 80 procedé de inmediato @ su correccién para evitar que las demas causaciones surtieran ol mismo electo ‘Ahora bien, en la observacién se indica que “debié haberse utilzado el tipo de operacién 8016 “Adiciones" lo que ‘origind que-no se realizara el otros! a dicha orden compra’, al respecio debe aclararse que la situacion preseniada no obedece a una adicion de la orden de compra, como se ha reiterado en varias ocasiones lo que se realizé fue tuna transaccién interna que permitiera corregir el error que se habia presentado al pagar una factura asociada a tuna orden de compra que no correspondia, por lo tanto se requeria realizar los trastados para restitur la reserva a la orden 70837 Aclarada esta situacién, solcitamos comedidamente al equipo auditer revisar la causa que origina la observacién, toda vez que no se trata de una omisién en la suscripcién del otro si, ni mucho menos la legalizacién de un hecho cumplo fuera de la vigencia de la OC. En el mismo sentido, indica la observacién que se causé la factura No. XM0000258 por valor de $7.556.111 del (01/08/2018 por fuera de la vigencia de la OC, al respecto se precisa que es una condicién valida y alustada a las condiciones contractuaies, que el servicio sea facturado postorior a su prestacién y finalizaci6n, tal y como lo describe el equipo auditor, la vigencia de la orden estaba comprondida desde ol 06/02/2018 hasta el 31/07/2018, la factura fue radicada por el proveedor e! 2018/07/04 cobrando los servicias prestados en junio, come se observa ena imagen siguiente: Carrera 60 No, 44.95 Piso 1 Gbaiga Postal 111071 » PAX SI8 7000 car@contraloria gov.co « www.contralora.gov.co Bogots,D. C., Galombia 37@cowres.onis 2 XEGMENTA finalmente causado para su pago en el mes de agosto, segin los plazos que tiene establecida la ontidad. Por las razones expuestas, solicitamos comedidamente al equipo auditor, retirar como observacion lo referente a este punto, toda vez que la actuacion es ajustada a los procedimientos indicados y no se trata de una actuacion extemporénea." Analisis de la Respuest En el proceso de causacién, se cruzé la factura No. XMO000258 con Ia orden de compra 70637, quedando erréneamente causada, lo que obligé a una posterior correccién a través del cédigo presupuestal 8017 a la orden de compra 70463, evento que no fue detectado por el supervisor. Por lo tanto, se ratifica el hallazgo, a fin de que se implemente una accién preventiva, Hallazgo 16: Boletas Teatro Metropolitano (A) (B) EI Articulo 209 de la Constitucién Politica de Colombia, establece: “La funcién administrativa esté al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economia, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacién, la delegacion y la desconcentracién de funciones.” Carrera 63 No. 44.35 Piso 1 » Gosigo Postal 111071 » PBX S16 7000 car@cantalovia.gov.co « wwew.coriralria.gov.co + Boget D. C., Colombia 38