Fase del diseo de sistema 1. Diseo de sistemas. 2. Seleccin del equipo.

Diseo de sistemas: determinacin de los requerimientos del nuevo sistema Aun cuando en el informe de la investigacin exploratoria se ha establecido una alternativa al sistema, dentro del esquema de trabajo del diseador de sistemas hay innumerables criterios disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada as como de un conocimiento amplio de los enfoques que han tenido xito en otras instalaciones. La diversidad casi infinita de los diseos alternativos hace de la tarea un desafi, usualmente los participantes en el informe de la investigacin exploratoria a la gerencia son los que llevan a cabo el diseo de la alternativa recomendada. si los diseadores del sistema no forman parte del grupo, se les contrata o se les lleva a el. Tambin se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos afectados por los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participacin y la cooperacin de todas las reas funcionales, representadas por su personal departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente. Requerimientos del nuevo sistema Despus que el diseador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la informacin contenida en el informe de la investigacin exploratoria, en particular la recomendacin del sistema se determinan los requerimientos del nuevos sistema. Entre los requisitos principales se incluyen:
Requisito Descripcin

1.- Formulacin de nuevas Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de polticas Deben de ser excepciones del sistema. consistentes con los objetivos de la organizacin 2.- Entradas planeadas Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en un forma inicial procesable por la maquina cuando se disea un nuevo sistema son importantes lo elementos de restriccin de tiempo en la entradas y las variaciones en los volmenes de ingreso. Se refiere al diseo de nuevos mtodos y procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y archivos de datos. Se refiere a la cantidad de datos que estarn contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estn en lnea o fuera de lnea. El diseo eficiente de sistemas seala que los almacenamientos de datos se deben conservar a un nivel mnimo. Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la informacin trabajen junto con los diseadores de sistemas con el

3.- Nuevos mtodos y procedimientos

4.- Archivos de datos que es necesario llevar

5.- Salidas necesarias

objeto de que se especifican bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisin deseado y la frecuencia del informe. 6.- Consideraciones del control interno Se refiere al establecimiento de puntos de verificacin y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la responsabilidad total sobre la operacin entera.

Es preciso observar que se debe disear al nuevo sistema en trminos generales. El disear un sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce el potencial del sistema y con frecuencia tambin reduce el xito final del sistema proyectado. Factores humanos Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se consideren los factores humanos en la codificacin y la representacin de los datos. Los diseadores de sistemas deben de considerar el elemento humano as como los procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseo. Cuando resulta ser necesario hacer un trueque ,se le da preferencia al elemento humano sobre las maquinas. Es preciso identificar los errores sistemticos, hasta el grado en que se puedan detectar. Todava mas tambin debe de disearse un sistema de manera que sirva como interfaz para cualquiera que desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a las necesidades as como a las de los clientes. Diseo Del Nuevo Sistema La determinacin de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseo del nuevo sistema; despus de todo un sistema no es nada mas que e l total de sus partes. El diseo de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y mtodos y procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas. Pasos del diseo de sistemas 1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas de informacin. 2. Disear muchas posibilidades de diseo de sistemas a travs de un criterio de bloques o modular. 3. Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares. 4. Seleccionar las alternativas mas adecuadas. 5. Comparar los beneficios tangible e intangibles. 6. Seleccionar el diseo que mejor satisfaga los requisitos. 7. Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisin. 8. Documentar el diseo final para el concurso de proveedores. En las dos primeras etapas de ellas se determina y se disea el nuevo sistema; en las etapas restantes se presenta un mtodo de resolver el diseo final de sistemas. Bsicamente, se dibujan diagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular junto con el personal adecuado de la compaa. Despus de considerar tantos diseos de sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son mas atractivos que otros. Mientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar.

Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseos alternativos del sistema observados que no estn cubiertos en el informe de la investigacin original. Diagramas de flujo y documentacin del nuevo sistema Un paso importante, es la preparacin de los diagramas de flujo del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que se ordenara. La precisin, la sencillez y facilidad de comprensin son los componentes esenciales ya que personal no tcnico los revisara y los evaluara. Concepto modular o construccin por bloques Se debe de enfocar el diseo del nuevo sistema considerando el concepto de modular o construccin de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba hacia abajo. El anlisis resultante se representa por un diagrama de rbol invertido en donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas bajas del rbol. 2. Parte II: Seleccin del equipo e implantacin del sistema Introduccin Con la terminacin de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el anlisis de sistemas y el diseo de sistemas, el comit del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la ltima etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la seleccin del equipo de procesamiento de datos la seleccin final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerir que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigacin exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa. Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comnmente no los son. Esta es la razn para incluir la seleccin del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicacin de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Adems se examinan los factores significativos que intervienen en la seleccin del equipo de procesamiento de datos as como datos importantes para la implantacin del sistema la revisin peridica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras. Criterios Para Seleccin Del Equipo Para una conclusin exitosa del estudio el criterio de seleccin del equipo que adopte el comit de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos mtodos bsicos en las seleccin del equipo solo uno de ellos se recomienda. Criterio recomendado El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisin en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta informacin incluye: Informacin general acerca de la compaa, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta especificaciones sern cubiertas en las secciones subsecuentes. Criterio alterno El segundo criterio es ilgico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes

del equipo que hagan una investigacin propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compaa su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y disean un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los ahorros de costos. El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisin de sistemas. Por ejemplo supngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio ao de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes. Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprcticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo. Seleccin Del Equipo La seleccin del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseo de sistemas. Sus etapas bsicas incluyen: 1. 2. 3. 4. Determinar quienes sern los proveedores fabricantes del equipo. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo.

Determinacin De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunin de orientacin acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunin se les instruye acerca de las reas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes. Hecho esto, cada fabricante indicar por escrito si desea o no recibir una invitacin a concurso. La razn para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisin, y material similar si el proveedor no tiene inters en concursar con respecto al nuevo sistema diseado. La mayora de las organizacin que estn llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algn tipo de equipo basndose en el informe de la investigacin exploratoria. Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su inters la compaa hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados. Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigacin exploratoria y de los desarrollados durante el diseos de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes reas:
y y y y y

Informacin general acerca de la compaa. Planes futuros para el procesamiento de datos. Especificaciones del nuevo sistema. Diagramas de flujo del nuevo sistema. Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante.

Evaluacin De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayora de los casos lo adecuado seria 60 das aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas. Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos:
Criterio 1.- Extensin de la automatizacin propuesta 2.- Desempeo total Descripcin Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema. Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico. Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo bsico y perifrico relacionado junto con sus capacidades, caractersticas de operacin y tcnicas. Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basndose en las premisas del usuario. Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalacin dentro de la empresa. Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo. Se centra en el apoyo del soporte lgico (software) que soporta el equipo.

3.- Tipo de equipo

4.- Entrega del equipo

5.- Requerimientos de instalacin

6.- Soporte o asistencia del proveedor 7.- Disponibilidad y calidad del soporte lgico (software)

8.- Contratos de mantenimiento Se refiere a la conservacin del equipo en un buena condicin operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es as cuando se compra el equipo. 9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares.

Seleccin De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo La seleccin de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difcil para el comit del estudio de factibilidad. El proceso de seleccin es mucho mas fcil si el equipo propuesto es idntico al que se tiene en todos sus propsitos prcticos. Tabla de decisin para el proceso de evaluacin Uno de los mtodos para evaluar el equipo es la utilizacin de una tabla de decisin. El empleo de una tabla de decisin para hacer la evaluacin final no solo define los criterios importantes en una notacin compacta, si no que tambin que se haga una evaluacin

objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante. Mtodo de ponderacin para el proceso de evaluacin Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el mtodo de ponderacin que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una evaluacin para cada factor de ponderacin en la mayora de los casos la calificacin es menor que el valor absoluto del factor de ponderacin. Firma del contrato para el equipo La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comits lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo hara bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le aada los addendums necesarios para proteger al usuario. El anlisis de sistemas, el diseo de sistemas y la seleccin del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no que tambin habr una mayor ingerencia de los recursos de la organizacin en trminos de sus operaciones y personal. El problema de cmo controlar y coordinar las actividades durante el nterin es un tanto difcil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado. Cuadro De Implantacin De Sistemas
Etapa 1.- Adiestramiento a usuarios Descripcin Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseo de sistemas. Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendi en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma.

2.- Prueba del sistema por usuarios

3.- Aprobacin de resultados de la La aprobacin de los resultados de la prueba la debern hacer los prueba usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba. 4.- Conversin al sistema Consiste en la implantacin de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseo de sistemas. Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comits de factibilidad y tcnico.

5.- Liberacin del sistema