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Son muchos los proyectos de implantación de una PMO que han acabado en
fracaso, pero aquellos que lo hacen de forma exitosa tienen una serie de
particularidades que son comunes a todos ellos:
Junto a estos aspectos que debemos de tener en cuenta cuando vamos a instaurar
una Oficina de Gestión de Proyectos, hay otros que se tendrían que considerar para
tener una visión global y abarcar todos los posibles riesgos que pudieran acontecer:
Este tipo de proyectos tienen una gran complejidad debido a los múltiples factores
y personas que se ven involucrados en él.
Ningún normativo define las actividades concretas que hay que llevar a cabo para
implantar una PMO. Sin embargo, puede consultarse numerosos planes de
proyecto ejecutados de maneras muy diversas. En este curso vamos a estudiar un
proceso propio que tiene en cuenta los pilares básicos de la PMO a los que
anteriormente hemos hecho referencia.
Inicio.
Planificación.
Ejecución.
Monitorización y Control.
Cierre.
Cada una de estas fases tiene como resultado los entregables definidos en la
metodología del PMBOK ® Guide.
Este ciclo de vida está formado por las fases de Estrategia, Análisis, Desarrollo e
Implantación. Desde un punto de vista general, podemos decir que la estructura de
fases del proyecto y producto sería la que sigue:
Fase de Estrategia
Ejemplo. ¿Por qué estos objetivos no siguen el criterio S.M.A.R.T.? ¿Cómo podrían
definirse de forma correcta?
Reducir los gastos en los proyectos – este objetivo deberá de cuantificarse para
ser específico y deberá de acotarse en el tiempo, una correcta redacción sería
“Reducir un 5% los gastos anuales del proyecto”
Simplificar los procesos – el problema de este objetivo es que no se sabe qué
significa “simplificar, una correcta redacción sería “ Estandarizar los procesos
siguiendo normas internacionales”
Fase de Análisis
Fase de Desarrollo
Otras normas que se pueden considerar aplicar o no son las referidas a la Gestión
de la Calidad o de los procesos de Gestión Documental.
Ejemplo: Llamamos infraestructura física a las mesas, las sillas, etc., y lógica a las
aplicaciones informáticas que soportarán la gestión de la PMO.
La gestión del cambio tiene un pilar básico que es la comunicación antes, durante y
después del cambio:
Antes de la implantación: Se deberá informar que en los próximos meses se va
a ejecutar un proyecto para crear una Oficina de Gestión de Proyectos que
tendrá la misión y visión acordadas.
DIPLOMADO VIRTUAL DIPLOMADO EN PROJECT MANAGEMENT
EN: OFFICE
Para poder llevar a cabo una implantación exitosa es necesario que todas las
personas que vayan a participar en proyectos comprendan la nueva metodología y
sepan aplicarla.
Fase de Implantación
Durante esta fase, el modelo de Oficina de Gestión de Proyectos planificado se
convierte en una realidad. Lo ideal para que el cambio no tenga un gran impacto en
la operativa del día a día de la empresa es ejecutarlo de forma progresiva, es decir,
primero se lleva a cabo un proyecto piloto y cuando éste opera con normalidad se
realiza el despliegue del resto.
1. Proyecto piloto:
2. Despliegue general:
Una vez que se ha garantizado que todo aquello que ha sido definido en fases
previas resulta adecuado y que se ha demostrado a través del proyecto piloto que
la organización puede trabar con normalidad teniendo en cuenta esta nueva unidad
organizativa, se produce el despliegue total de la metodología.
3. Aseguramiento de la calidad:
Por ejemplo, podrían utilizarse las siguientes métricas para este análisis: