Compras y Subcontratos para Proyectos EPC ©) spceven ingoniora S.A GO | Feehace | eaicion Cédigo N° ae N°:0 P-SGI-ADQ-03 stoma de Gets nerado ssossotiso soot ousas gon, | 24-07-2014 fceat |Aplicable a: Proyectos de Montaje y Construccién Procedimiento de Trabajo “Compras y Subcontratos para Proyectos” Nombre Firma Cargo Francisco Vilches jefe de Adquisiciones Solange Cafete [= Aprobé —_Eliecer Escalona H. | fi jeneralCompras y Subcontratos para Proyectos EPC @ ngeniera aah ted SADEVEN Ingeni SA. esis Edicion Cédigo N°: i 2407-2014 | NO | PSGFADQ-01 | 2 go 44 Sistoma de GestinIrtgrado 130 9001715614001 OHSAS 1001 INDICE Definiciones: Referencias : Equipo, Personal y EPP Impacto al medio ambiente: Descripcin de ls actividades: 7.1 Compras Menores y Servicios Internos 72 Compras de Materiales ¥ Servicios... : 73 Solcitudes de Ofertas, Ubicacién de Proveedores y Subcontratisas 121 Subcontrataciin de Obras (Fol PArEial) enn 18Modificaciones a Ordenes de Compra y a Subcontratos 1.9 Seguimiento a los Suministros TAAL Entroga de os Suministros a Sadeven Ingenieria SA... 8% Control de Cambios. 9. Registros Asociados.Compras y Subcontratos para Proyectos EPC ® saoeven wnenien wv Ingenieria S.A. | Fecha de UO i see Pagina cia (ee | eSiite | 24-07-2014 | aes cai Sistema de Gestién intogrado 180 6004 = 180 14001 ~ OHSAS 12001 1. Objetivo: El presente documento especifica requisitos y regula las actividades relacionadas con la adquisicién de materiales, equipos, productos, bienes o servicios provenientes de Proveedores y Subcontratistas y destinados a Proyectos y Obras que realiza la empresa Sadeven Ingenieria S.A. NOTA: El proceso de compras destinadas a proyectos mayores de EPC (en los cuales la empresa Sadeven Ingenieria S.A. ejecuta los alcances de Ingenieria, Compras y Construccién) se complementa con los procedimientos “de Adquisiciones” y los que se derivan de él 2. Alcance y Responsabilidades El procedimiento y disposiciones aqui descritos sera utiizado por la empresa Sadeven Ingenieria S.A. Las Compras de productos y servicios de acuerdo a este procedimiento estan relacionadas con Proyectos y Obras que realiza o realice la empresa Sadeven Ingenieria S.A. para sus Clientes, En este procedimiento se ha considerado disposiciones para cumplir con requisites aplicables de las Normas ISO 9001 para el Sistema de Gestién de la Calidad, OHSAS 18001 para el Sistema de Gestién de Seguridad/Salud Ocupacional e ISO 14001 para el Sistema de Gestién Ambiental, cuando se trata de adquisiciones de productos y contratacién de servicios destinados a Proyectos y Obras. Compras menores y Servicios internos: Este procedimiento NO APLICA para gestionar COMPRAS MENORES tales como las que se refieren a adquisiciones de consumibles de uso operativo: agua potable, papeleria y otros insumos de oficinas, materiales, ni para contratar servicios destinados a construccién, mantenimiento e infraestructura internos. La responsabilidad funcional para la gestion de Compras en Sadeven Ingenieria S.A esta establecida en general de la siguiente manera:Compras y Subcontratos para Proyectos EPC @ Oj SADEVEN Ingenierias.a. | Fecha de | inion cédigo N°: Pagina tea eieen Ne0 P-SGI-ADQ-01 ne 24-07-2014 . ee 4de11 Sistoma de Gestin Intogrado 180 $001 10 14001 ~ OHSAS 16001 Las directrices y lineamientos generales de este procedimiento son establecidos por la Gerencia General de la empresa Sadeven Ingenieria S.A. la cual podra realizar cambios y modificaciones para adecuar el presente documento a las realidades y requisitos especificos de la organizacién de la empresa, dependencia o Proyecto en donde son apiicadas, siempre y cuando no alteren las directrices generales y se cumpla con los requisites que establezcan las normas de los sistemas de gestién y las leyes aplicables. El area de Compras de la Organizacién a que estan destinadas las adquisiciones es responsable de: A) Tramitar y gestionar las adquisiciones que se le encomiendan, después de cumplidos los tramites especificados. B) Llevar a cabo el proceso en concordancia con la planificacién y plazos que sean establecidos en cada caso. ©) Realizar seguimiento a los pedidos, hasta que éstos hayan sido satisfactoriamente cumplidos por el proveedor. Los solicitantes de los productos, materiales o servicios son responsables por suministrar a El rea de Adquisiciones respectiva, o de documentar y gestionar en conjunto con ésta por los medios aqui establecidos, la Compra junto con otra informacién de que dispongan para orientar la ubicacion de fos mismos. 3. Definiciones: Producto critico nuevo: Insumo o materia prima, adquiridos por primera vez y que afecte directamente y en forma critica en la fabricacién de los productos que se entregan a nuestros clientes. Definido por la organizacién como sigue: Angulos de acero, Proveedor: Persona Natural o Juridica, que interviene o forma parte del contrato de compraventa y que provee de las mercancias, productos, materias primas 0 servicios solicitados por la empresa. Importacién: Ingreso legal al territorio nacional de mercancia extranjera para su uso consumo en el pais. Importador: Persona natural y/o juridica, responsable de ejecutar la operacién de importacién que cumpla con las Normas de Importacién del Banco Central de Chile y con las demas disposiciones legales, reglamentarias y administrativas vigentes,Compras y Subcontratos para Proyectos EPC. @ @ ‘SADEVEN Ingenieria S.A. ae tte Edicion Cédigo N°: ea 2407-2014 | NO | PSGrADQO1 | 5 Ge 44 Sistema de Gestién ntegrado 180 9001 ISO 44001 = OHSAS 18001 Agente de Aduanas: Profesional auxiliar de la funcién publica aduanera, cuya licencia lo habilita ante la Aduana para prestar servicios a terceros como gestor en el despacho de mercancias 4. Referencias: P-SGLADQ-01 Seleccion y Evaluacion de Proveedores y Subcontratos. P-SGI-ADMFI-01 Gestién Administrativa 5, Equipo, Personal y EPP No Aplica. 6. Impacto al medio ambiente: [Aspecto Impacto [Papel Disminucién de la flora y fauna 7. Descripcién de las actividades: EI procedimiento y disposiciones aqui descritos sera utilizado por !a empresa Sadeven Ingenieria S.A., con las variantes establecidas segiin se especifica en este procedimiento. Las Compras de productos y servicios de acuerdo a este procedimiento estan relacionadas con Proyectos y Obras que realiza o realice la empresa Sadeven Ingenieria S.A. para sus Clientes. En este procedimiento se ha considerado disposiciones para cumplir con requisitos aplicables de las Normas |SO 9001 para el Sistema de Gestion de la Calidad, OHSAS 18001 para el Sistema de Gestién de Seguridad/Salud Ocupacional e ISO 14001 para el Sistema de Gestion Ambiental, cuando se trata de adquisiciones de productos y contratacién de servicios destinados a Proyectos y Obras.Compras y Subcontratos para Proyectos EPC 18)! saDEVEN Ingenieria S.A. Fecha de | eeicion baigo Ne: Pagina icion Ne:0 P-SGI-ADQ-01 a 2407-2014 | N” 6 de 11 Sistoma de Gestién intogrado 130 $004 1S0 44001 - OHSAS 12004 7.1 Compras Menores y Servicios Internos Este provedimiento NO APLICA para gestionar COMPRAS MENORES tales como las que se refieren a adquisiciones de consumibles de uso operativo: hielo, agua potable, papeleria y otros insumos de oficinas, materiales, ni para contratar servicios destinados a construccién, mantenimiento e infraestructura intemnos. 7.2 Compras de Materiales Y Servicios Formas de documentar una Compra: Las solicitudes para adquirir materiales, equipos o productos 0 para subcontratar obra debera ser realizada por escrito utilizando una forma Orden de Compra También es valida la solicitud a distancia de la compra por medio de un correo electrénico, siempre y cuando en su texto esté adecuadamente descrito el producto o servicio a tramitar ye llenen los requisitos de una Solicitud de Compra. Tramitacién y Aprobacién de la Compra: Una Compra puede ser solicitada por el Gestinatario del pedido, por una funcién de Disefio-Ingenieria, la Gerencia del Proyecto, El Administrador de Contratos, pero deberé ser presentada y tener la aprobacién. La aprobacién puede ser manuscrita sobre el mismo formato o reporte en el cual se emitid, o la Compra puede ser transmitida via internet, a quien deba aprobarla, quien puede hacerlo con su acuse de recibo y respuesta afirmativa a través del mismo medio. Verificacion de especificaciones: Con el fin de asegurar que los materiales 0 servicios solicitados estén especificados correctamente por el usuario de acuerdo a los requisitos pertinentes (incluyendo los del aliente y proyecto, de las normas, cédigos y especificaciones, asi como los relacionados con Seguridad y Medio Ambiente cuando apliquen), toda Compra que involucre materiales destinados a ser incorporados a un producto final en su fabricacion 0a la obra de construccién o instalacién y que puedan afectar la calidad, la seguridad, la salud de los trabajadores o el ambiente deberd ser revisada por el Jefe de Area (Calidad, Ingenieria, Proyectos u otro) que tenga conocimientos sobre las caracteristicas y condiciones de lo que se esta pidiendoCompras y Subcontratos para Proyectos EPC Oo : , ® SADEVEN Ingenieria S.A. erie Edicion Cédigo N°: se 2407-2014 | Ni | PSGFADQ-O1 | 7 go 44 Sistema do Gostin ntogrado 130 8004 — 150 14001 — OHSAS “2001 7.3 Solicitudes de Ofertas, Ubicacién de Proveedores y Subcontratistas Ubicacién de Proveedores y Subcontratistas.- En base a las compras, el Area de Adquisiciones procederd a ubicar posibles suplidores de los productos 0 subcontratistas de obra segiin sea el caso, teniendo en cuenta que se deben satisfacer los requisitos generales 0 especificos relacionados con la Calidad, la Seguridad/Salud Ocupacional o el Medio Ambiente segin apliquen; ademas de los especificados en el procedimiento P-SGI- ADQ-01 Adquisiciones y Evaluacion a Proveedores y SubContratistas. Proveedores no evaluados: Para adauisiciones de productos o equipos, cuando se requieran con urgencia y no existan proveedores que cumplan con lo referenciado en el parrafo anterior, 0 que dispongan de los productos solicitados, se podra indagar precios y realizar una primera compra a otra empresa, previa autorizacién del Gerente de Administracién y Finanzas. Posteriormente, en caso de que se le vaya a realizar una segunda compra y se prevea su utilizacién para compras posteriores, se debera iniciar los tramites para evaluar al proveedor. Compras a proveedores aprobados del Cliente para un Proyecto: La Empresa o area de adquisiciones que realiza compras también podra considerar como proveedores confiables y colocarles drdenes de Compra, aunque no hayan sido evaluados internamente ni estén incluidos en un Listado de Proveedores de Sadeven Ingenieria S.A., a Empresas que sean proveedores/ suplidores del Cliente para cuyo contrato u obra esté destinada la compra. NOTA: La anterior consideracién aplica también en los casos donde el Cliente de un Proyecto recomienda 0 exige que se adquieran determinados materiales, equipos, productos 0 servicios de una empresa que él indique. 7.7 Subcontratacién de Obras (Total o Parcial) Cuando la Empresa ceda o encargue a otras compafilas la ejecucién de una obra o parte de ella, la realizacién de procesos especiales, subcontratacién de mano de obra o servicios (tales como la fabricacién de tuberias, de equipos, estructuras metdlicas y otros componentes de obra y productos, esand-blasting 0 limpieza con chorro de arena, pintura etc.), éstos se manejaran bajo la modalidad de un CONTRATO (0 subcontratacién del alcance total o parcial que la empresa tenga con el Cliente). Las siguientes directrices deben ser tenidas en cuenta para el manejo de los subcontratos por Sadeven Ingenieria SA:Compras y Subcontratos para Proyectos EPC ® Pacer “i Edicion Cédigo N°: iti 24-07-2014 | NO | PSGFADQ-01 | 3 go 44 Sistema de Gestion intagrado 130 8004 = 180 14001 ~ OHSAS 12001 La Gerencia de Operaciones por Sadeven Ingenieria S.A. solicitara a adquisiciones 0 a quien considere conveniente, el apoyo para ubicar potenciales empresas especializadas y calificadas a quienes puedan encomendarseles la realizacion de las obras 0 parte de ellas de acuerdo con la disciplina, tipo y caracteristicas involucradas Elgerente de Operaciones podra remitir a adquisiciones una COMPRA, 0 iniciar el proceso por si misma. Las solicitudes de ofertas a potenciales subcontratistas y los andlisis de precios, podran ser realizados 0 coordinados por el Administrador del Contrato correspondiente, con Adquisiciones y Gerencia de Operaciones. Se preparara un documento contractual el cual estard sujeto a las leyes de los organismos gubernamentales y del comercio que apliquen en el pais. En su redaccién, revision y aprobacién participaran las areas de Legal Mercantil, Legal Laboral, de Proyectos, de Ingenieria (si el subcontrato involucra estas actividades) y otras que se considere necesario. El Administrador de Contratos de la obra correspondiente, mantendra seguimiento a las actividades del alcance subcontratado, a os suministros, al cumplimiento con las obligaciones y requisitos contraidos y a la calidad de los servicios del subcontratista. 7.8 Modificaciones a Ordenes de Compra y a Subcontratos Si se llegara a presentar variaciones en las condiciones, requisitos, documentos, cantidades u otros aspectos después de ser puesta la orden de compra o firmado un contrato con el suplidor, El area de Adquisiciones, en consulta con la gerencia de Operaciones, coordinara los cambios aprobados que afecten a los documentos de compra 0 del contrato cuando ya éstos han sido emitidos, colocando érdenes adicionales o tramitando revisiones al contrato identificados con el mismo ntimero de la orden o documento inicial. En caso de que los cambios afecten las especificaciones 0 condiciones iniciales, los mismos deberan estar aprobados por el Area que realiz6 la Compra o contrato verificdndolos y cumpliendo con otros requisitos antes establecidos, y los cambios deben quedar debidamente documentados y aprobados por la Gerencia GeneralCompras y Subcontratos para Proyectos EPC @ SADEVEN Ingenieria S.A. a 7 Eicon Cédigo N°: Pagina 24-07-2014 | NO | P-SGADQ-01 | 9 ao 44 Sistema de Gestin Intagrado 130 8004-180 14001 — OHSAS 18001 7.9 Seguimiento a los Suministros Seguimiento a las Compras: Acorde con lo establecido contractualmente en cada documento de compra que se haya colocado a una empresa suplidora, la unidad que gestiona cada compra es responsable de mantener contacto con dicha empresa para la agilizacién de la entrega, de hacer seguimiento para asegurar que se cumplan los objetivos y requisitos establecidos, hasta que la orden de compra haya sido cerrada a satisfaccion ver ja justificacién del texto que sean todos iguales. Seguimiento a los Subcontratos: El seguimiento a los subcontratos de obras (parciales 0 totales) y al cumplimiento por parte de los —subcontratistas con los requisitos y responsabilidades que Sadeven Ingenieria S.A. adquirié con el Cliente, serd mantenido por la Gerencia de Operaciones y el Administrador de Contratos , estando su control de Progreso o avance integrado a la planificacién, programacién y control que Sadeven Ingenieria S.A. haya presentado al Cliente, y la verificacién, seguimiento y aprobacién de su cumplimiento con ios requisitos inherentes de Calidad, de Seguridad y Salud y Medio Ambiente segiin aplique estaran apegadas al Sistema de Gestion Integrado de Gestion de Sadeven Ingenieria S.A. Aclaratorias y Responsabilidad: Para aclaratorias internas o con el cliente que sean necesarias, E! Area de Adquisiciones 0 el Administrador de Contratos puede solicitar la asistencia de otras areas de la Organizacién competentes, por ejemplo Ingenieria y de! Gerente General 7.10 Verificacion, Inspeccién y Recepcién en Instalaciones del Proveedor. Cuando en la Orden de Compra se establezca inspeccién o verificacién de materiales, equipos o productos y su liberacién antes del despacho a los sitios de destino, la Gerencia 0 el jefe del Proyecto determinard el tipo, alcance y ocasién de las inspecciones las cuales deberan ser compatibles y en concordancia con los requisitos del Cliente y lo que se tenga establecido en el Plan de Calidad y el Procedimiento de Inspeccién y Ensayo y Pruebas correspondiente. La Gerencia 0 el jefe de! Proyecto entonces programara y coordinaré las visitas de Inspeccién, Verificacion y Seguimiento a las instalaciones del Proveedor o el Fabricante, por personal competente para este fin.Compras y Subcontratos para Proyectos EPC ® saoeven Ingenieria S.A. | Fecha de UO 7 Edicion Cédigo N°: Edicion: i 24-07-2014 | Noo P-SGI-ADQ.01 Sistoma do Gostién ntogrado 130 3001 — ISO 14001 — OHSAS 12004 7.11 Entrega de los Suministros a Sadeven Ingenieria S.A. Despacho y Transporte de Materiales y Bienes comprados: En la Orden de Compra o Contrato se estabiecera la responsabilidad del transporte de los materiales, equipos o bienes desde las instalaciones del proveedor hasta el sitio previsto de puesta por él El Area de Adquisiciones y Administrader de Contratos coordinarén entre si y con otras areas involucradas, las gestiones y logistica necesarias (incluyendo aduana, almacenamiento en puerto y tréfico; para bienes importados). Las unidades del sitio de la obra a quienes competa manejarin las responsabilidades del transporte, descarga y almacenamiento en el sitio previsto de llegada. Inspeccién de recepcién.- A\ llegar ios bienes, materiales 0 productos pedidos al destino que se habia establecido en la orden de compra, El Encargado de Bodega a cargo de materiales del Proyecto, en conjunto con el Encargado de Calidad y Jefe de Terreno, realizaran la inspeccién de los Materiales e Insumos. Entregas y evaluacién de trabajos subcontratados.- Si se trata de entrega de obra subcontratada el Administrador de Contrato, estableceré la modalidad en que se realizara a entrega, medicién y aceptacién de los trabajos realizados por el subcontratista. Entrada de Materiales a Bodega Una vez verificados los suministros contra el documento de Orden de Compra , guias de Despachos, Packing List y aceptados los suministros, Bodega procedera a inventariar los Materiales. 8, Control de Cambios: Edicién |Identificacién de la Modificacién Fecha Ne Edicion 9 Edicion tnicial 24.07.2014| saDEVEN Ingenieria S.A. Compras y Subcontratos para Proyectos EPC Co Fecha de | Edicion Codigo N°: oe 2407-2014 | NO | PSGrADQ01 | 44 Go ay sietoma de ostién intagrads 130 3001150 ant NSS 01 9. Registros Asociados: identificaci6n | Nombre del | Almacenamie | Proteccié | Recuperac | Tiempo — | Disposicién | Responsable 25 © = Vrepistro ite mln ions Final SS : Retencis Fecha, usvario | correo Carpota Papel | Servidor | Indefnigo | indefnido | Encargado. de eectrénico | Outlooks Loaistca Abasteciniont @SCLADOOS |Pianila—de| Carpeta [Papel | Servidor ndefinao-|inaainide | Encargado de proveedores y| usuario Logistoa y evaluacién de Abastecimiento Subcontratos Céciga Sofland| Orden de] Carpela [Papel Safland—Indefinrdo | Indefnido | Eneargado de Compra usuario Logistica oy Abastecimiento RSGLADO-OT [Entrega da | Carpeta Papel | Softiand | ndafinido [Indafinido | Encargado de Guas de] usuario, Logictica “y Despacho | [Abastecimiento, WF Conetaivo | Guia Carpeta” | Papel | Servidor | Indefiido|Indefinido J Encargaco de Despacho Proyectos. Logistica y | ‘Abastecmiento RSGIOT— |Minuia de] Carpet | Papel Servidor | Indefindo | Indefnido | Encargaco de Reunion | Proyectos Logistica y Abastecinionto