SINTESIS La administracién y la planeacién Fases de la administracién La administracién es un proceso complejo cuyas fases son la pla- nearién, organizacion, ejecucién y control, que se Hevan a cabo para aecvmar objetivos y metas precisas mediante el trabajo de la gente y recursos de diversa indole. Tatas fases se describen a continuacién: a) planeacidn, para deter- mina los objetivos y los cursos de accién que deban tomarse; b) orga- nein, para distribuir el trabajo entre cl grupo y para establecer y vrconocer Ia autoridad necesaria y la adecuada disposicién de los reoursos; ¢) 14 ejecucién de las tareas por los miembros del grupo, de acuerdo a los planes y programas, y d) control de las actividades, para ‘igilar el cumplimiento de los planes. Estos conceptos se muestran en el cuadro 1 y detallan en el cuadro 2. ‘Por ser el tema fundamental de este volumen, a continuacién pro- fundizaremos sobre la planeacién. La planeacién ___ Es Ia fase iniial del proceso administrative y tiene, por ende, una importancia fundamental; a ella corresponde asegurar la adecuada orientacién de las acciones, al establecer los objetivos y la determi cién de la forma en que se han de utilizar los recursos. a 25 Scanned with CamScanner26 Cuadro 1 Favs fundamentals Preguntas Sei intercon € Qué es lo que se necesita? " litic Qué cursos de accién de- ; Objetivos, politieas, Prose ben adept cies) Planeacion Gimientos y métodes cuando deben seguirse? zQudndo deben tener lugar Divisi6n del trabajo, dist, las acciones y quién debe| Organizacién bucién del trabajo y de, hes erase egacién de autoridad Jefatura, comunicacén Por qué y cémo ejecutan See incentivos sus tareas los miembros] Ejecucién de grupo? gEstin siendo ejecutadas as _acciones. —cuando, dénde y cémo— de acuerdo con los planes? Informes, _comparaciones| costos y presupuestos Cualesquiera que sean el tipo de organizacién o el nivel al que Ileve a cabo la planeacién, ésta siempre se ajustara a una metodologia basica, cuyas principales etapas son: Metodologia de Ia planeacién Andlisis Diagnéstico situacional Pronéstico Determinacién de objetivos Planeacién EstAndares del control Procedimientos Scanned with CamScannerCUADRO 2 Actividades importantes de cada fase fundamental de la administracién * Controt Ejecucion Gomunicar y explicar los ob-[ 1. Comparar los resultados ivos a los subordinados con los planes en general Dirigir las acciones 2, Evaluar los resultados con- tra las metas y estindares [ Planeacién Organizacién vidir el trabajo en ol es operativas 1. Aclarar, an los objetivos 2. Previsién tivos de cada persona que interviene. 3. Establecer condiciones y supo-] 3. Establecer lineas de autor idad siciones bajo las cuales deba hacerse el trabajo 4, Seleccionar e reas para el logro de los ob-| jetivos 5, Establecer un plan de logros| 5. Seleccionar y colocar al indi- viduo en el puesto adecuado Guiar a los subordinados para| 3. Idear medios efectivos para que cumplan con Jas normas| la medicién de las opera de funcionamiento ciones Desarrollar a los subordinados| 4. Hacer que los medios de! para responsabilidades futuras| _medicién sean conocidos Mantener informacién actua-| 5. Obtener datos detallados en formas que muestren’ comparaciones y variacio- nes 6. Sugerir acciones correcti- vas, si son necesarias ada de las acciones 6. Delegar la debida autor Estimular al personal en cada miembro de la adi nistracién 7, Planear estindares y métodos| 7. Proporcionar al personal i talaciones y otros recursos 8. Revisar la organizacién a la luz de los resultados del c trol ‘consultores en educacién, de Ja obra de George R. Terry, Prin 6. Establecer politicas Recompensar y reconocer el| 7. Informar de las interpreta- trabajo bien hecho ciones a los responsables Revisar la ejecucién a Ja luz| 8. Ajustar el plan a la luz de de los resultados del control los resultados del control para cumplirlos 8, Anticipar los posibles proble- mas futuros 79 ed., Editorial Continen- jos de administracién, * Modificado por mea, tal, S. A., México, 1975. Scanned with CamScanner28 Slots y plon de oprondizte as En el caso concreto de una escuela, cada una de estas CAPAS Fes ponderia a las siguientes preguntas: tual de Ia escuela y wus causas? De Seguir ro a largo plazo? Andlisis situacional. ;CuAl es a situacién ac por qué?, gcudles son los principales problemas y § asi, ¢qué puede esperarse en un futuro cercano y en OU rar la escucla?, zen Determinacién de objetivos. ;Qué desea log) eee lidad de alumnos y términos de atencién escolar?, gen nimero y cal egresados? Plan de accién. ;Cual cs el mejor modo de Megar al punto sefig, lado?, zcudles son las diversas formas de alcanzar el objetivo?, zcua) es la mejor?, ¢qué acciones especificas deberdn emprenderse, por quié, y cuando? Planeacién del control. ¢Cémo se vigilara el cumplimiento de los planes?, gquién lo hard y cémo? (Lectura 2.) El andlisis situacional El elemento central del anilisis situacional lo constituye el diag. néstico operacional, que persigue el objetivo de proporcionar a le responsables de la direccién de las instituciones educativas, en especial a los de provincia, una guia para la autoevaluacién que facilite cono- cer el nivel de eficiencia con que se esta operando, asi como las princi pales deficiencias que limitan dicha operacién. El diagnéstico operacional es una técnica para captar y analizar sisteméticamente la informacién que los funcionarios poscen de k institucién. En raz6n a lo anterior, la calidad y confiabilidad de los re- sultados del diagnéstico operacional depender4n sustancialmente dt la idoneidad de la informacién. El diagnéstico operacional rendira sus mejores frutos si se establect como una revisién periédica, semestral o anual, de tal manera que sea factible realizar comparaciones de dos o mas periodos. Esto perm tir evaluar la eficacia de los planes de accién adoptados. Por su enfoque técnico e integral, cabe pensar que el diagnéstice operacional s6lo es aplicable a instituciones que por disponibilidad + ieee y otras condiciones pueden Ilevar una administracién mv! hae bags cmbarEO, esto no es verdad, ya que los, prin Ieee ee le aplicacién “universal y uno de los objetivos Sohaness emma y concientizar sobre la necesidad de una oP pleta y adecuada. (Ejercicio B.) Scanned with CamScanner: i tico permite, con base en los resultad ; EI pronés ‘ados del diagnésti eaimar 10s efectos que Tos problemas pueden tener en el futuro, ae run curso tal. como hasta ese moment asl como €l efecto de sven ee jsibles que pueden agravar o reduci . me jmientos Prev lucir las manifestaci tecimigichos problemas. estacio- peterminacin de objetivos El diagnéstico nos indica en dénde se encuentra la escuela; el “4. en términos generales, en dénde queremos estar al final a una serie de acciones. eri thes operativas, cl objetivo se debe desglosar en metas. Meta ¢s el resultado cuantificado que debe alcanzarse en un periodo deter- minado, de acuerdo a claras medidas de desempefio cualitativas y cuantitativas, tales como cantidad 0 intensidad, calidad, tiempo (du- custsn y/o fecha de terminaci6n), costo de cada tipo de recurso, etc. El ejercicio C contiene ejemplos de objetivos y metas; est disefiado para que cl lector pueda elaborar sus metas de trabajo como director de escuela. Es conveniente mencionar que los objetivos de una institucién, al menos los expresados formalmente como tales, no necesariamente deben coincidir con los objetivos de los grupos que forman parte de la insti- tucién: alumnos, maestros, empleados, etc. En ocasiones, estos objeti- vos distintos pueden Iegar a manifestarse en conflictos, ya que cada grupo presionard, en una u otra forma, para obtener los beneficios que desea. Se puede decir que habr& menos conflictos mientras mayor sea la coincidencia entre los objetivos ¢ intereses de cada grupo con los de la escuela. En las escuelas pequefias, los objetivos institucionales tienden a ser similares a los de sus miembros. Al crecer Ja institucién y diversificarse los grupos que intervienen en ella, posiblemente se acenttia la sepa- racién entre los objetivos organizacionales y Jos de sus miembros. (Lectura 10.) Plan de accién Es el documento que permitiré canalizar Jos esfuerzos de los miem- bros de la institucién a Ia solucién de las principales deficiencias detec- tadas en el diagnéstico operacional. ; El plan de accién no debe ser un enunciado de buenos propésitos, sino una explicacién concreta, realista y detallada de lo que hay ave Scanned with CamScanner30 Sintesisy plon hacer, de cémo hacerlo alcanzar metas precisas, Condicién inicial para la claboracién de un buen plan de accién ts que éste se base en el correcto conocimiento de los problemas y de las condiciones que en ellos inciden. De igual importancia es analizar Ia relacién y jerarquia de dichos problemas, para ast dirigir los esfuer. zos a aquellos aspectos que presentan mayor urgencia. En el capitulo 5, lecturas 20, 21, 23 y 24, se incluye mayor infor. macién sobre los instrumentos para formular un plan de accién, y de quién, cuando y con qué se hara para Planeacién del control La consecucién de los objetivos establecidos en la planeacién se leva a cabo mediante Ia accién ejecutiva de Mevar a la realidad lo, planes. Los resultados que se obtengan al aplicar los planes pueden ser de distinta indole: lograr los objetivos, excederlos 0 no alcanzarlos Es precisamente al ejecutar las acciones planeadas cuando’ se percibe cl grado de realismo y buen juicio que se emple6 al formular los planes, Por esta necesidad de conocer los resultados de las acciones, se re quiere planear el control. Para este fin, los pasos a dar son: a) Determinacién de las bases para la medicién, es decir, qué vamos a observar en cuanto a cumplimiento. En general, las bases para la medicién estin constituidas por las metas debi- damente precisadas y cuantificadas, b) Determinacién de los esténdares. Se entiende por estdndares, para fines de control, aquellas medidas de eficiencia que se quicre mantener como minimas en alguna accién, por ejemplo, el que los programas de estudio de todas las materias cuenten con objetivos educacionales, ¢) Definicién de los instrumentos de la medicién y de los res bonsables de ésta. Es necesario incluir en la planeacién cémo se obtendra la informacién telativa a los resultados de las acciones, qué informes deben, Prioridad. Debe sefial: Scanned with CamScannern Io planificacién educativa Janeacién, tal como se esboz6 en paginas . i cabled general a todas las actividades ocala aa ecabare ee cable cial importancia cuando Ta entendemos como el esfuerzo para racionalizar el proceso de cambio al que se enfrentan hoy dia todas ra jnstituciones escolares. ‘i as Es vital aplicar criterios ¢ instrumentos de planeacién si se pla sean apjetivos tales como adaptar las diferentes funciones de la ‘eseucla a las exigencias del medio, organizar una metodologia para la c ae a Jas Sinejorar cl nivel académico, incrementar el nGmero de estu fan. recibidos, disminuir la desercién, etc, y politieas tales como ce Glanyes Moin sea. més democrdtica, que se desarrollen saneactaes que se fomente la educacién permanente, etc. Con la planificacién se pretende introducir orden y direccién en el proceso de cambio, de manera que se desarrolle dentro de pautas establecidas con anterioridad mmeemmita un control del proceso de ejecucién. La planificacién permite Y Pir a donde se quiere Wegar y lo que se pretende lograr en un fempo determinado, Asimismo, utiliza un conjunto de téenicas expe- vltiadas que facilitan el diagnéstico, Ia determinacién de objetivos Fa formulacién de planes y programas. La planificacién debe ser eva Krada no por sus técnicas, sino bésicamente por sus propésitos y por sus resultados. (Lectura 3.) Tas lecturas 4 a 9 tratan temas de actualidad relacionados con la planeacién educativa. La esevela como sistema Para la mejor planeacién de las actividades de una escuela, es conveniente considerarla como un sistema, ¢s decir, como un conjun- to de elementos que se interrelacionan para alcanzar determinados objetivos. Los resultados que se obtengan dependeran, en gran parte, de la naturaleza de las interrclaciones y del grado de importancia que cada elemento tenga en relacién con los otros. En el caso de la ensefianza-aprendizaje, el sistema mas simple es el de la escuela mas elemental, aquella en la que basta cuantitativa y cualitativamente con un maestro y con un alumno. En el grado en que aumentan los edu- cadores y los educandos, se diversifican los objetivos de aprendizaje Y se vuelven més complejas las relaciones de la escuela con la socie- dad, aumentando asi la complejidad del sistema. Scanned with CamScannereee 32 Sintesis y plan de oprencizole seuela con un enfoae de sistema ae . i esencial La utilidad de considerar a 18 Cr ocer los factores les il i : i Jacién, para estriba en que, a través de él, ¢s pos! iejo y su interrd » Para determinar sobre cuales hay a¥° dadosa. Objetives de un ‘sistema educative de un sistema integral de ensefianza-apren- SIEA, sont ‘inci ybjetivos Los principales objtivos dw as dizaje, que denominaremos Objetivo general de ensefanza-aprendizaje de la sociedad, ee adiantes y 1a modificacion y enrique oe primo empleo de los recursos dls- Satisfacer necesidades mediante la formacién de cimiento de su conducta, ¢ ponibles. Objetivos principales * Producir un conocimiento mejorado, de acuerdo con las necesi- dades sociales y los recursos existentes. + Ampliar y mejorar las capacidades para el aprendizaje del es- tudiante. + Formar recursos humanos propios que aseguren la continuidad de la institucién y faciliten su continuo proceso de innovacién. Estos objetivos son de indole general y se enuncian para definir Ja naturaleza general del sistema. Al disefiar un sistema para un cas? particular, es necesario determinar objetivos especificos, denominan- dolos operativos, (Lectura 12.) Proceso de crecimiento de las organizaciones Los objetivos operativos variaran de una escuela a otra, depe” die i i i endo de las particulares circunstancias que cada una de ellas afrontei también se relacionan con el gr: ve crecimiento n el i imiento co at grado de evolucién en su crecimient Scanned with CamScannerLectura 2 PROCESO DE PLANEACION * BENEFICIOS DE LA PLANEACION El punto de vista que adoptamos aqui es que, si se utilizan buenos procedimientos de planeacién, el resultado de la planeacién formal habré de ser cierto nimero de claros beneficios para cualquier empresa que busque crecer y prosperar en un medio que cambia répidamente. EI uso de la planeacin: a) alienta el pensamiento sistemAtico de la direccién viendo hacia el futuro, b) lleva a una mejor coordinacién de los esfuerzos de la empresa, ¢) lleva al establecimiento de normas de actuacién para el con- trol, d) hace que la empresa afine los objetivos y politicas que la orientan, ¢) da como resultado una mejor preparacién para acontecimien- tos sibitos, y f) proporciona a los ejecutivos participantes un sentido mas vivo de cudles son sus responsabilidades reciprocas. SISTEMA DE PLANEACION Cualquicra que sea el tipo o nivel de la planeacién, su sistema lo constituye una serie de pasos. Una progresién conveniente seria: _, * Tomado de la obra de Philip Kotler, Direccién de mercadoteenia: andlisis, planea- cidn y control, 1% ed., Editorial Diana, México, 1969, pags, 183 y 189 a 197. a Scanned with CamScannerplonsecién situaci6n actual de la EMPFesA Y Por qué> © dirige la empresa? 52 Cop. 1 Administrocién ¥ Diagnéstico: ¢Cudles la Prondstico: néstico... Objetivos Sia una empresa no le gusta el cuadro de hacia d6nde va avana do, tiene que definir de nuevo a dénde quiere ir y cémo habri de Teg? a ello. Esto no quiere decir que tenga que cambiar sus metas ; mentales ni su filosofia, aunque también esto puede verse afc abt 1 seni Algunas veces, el diagnéstico y el pronéstico se suman en una parte tame de situacién; en ot : r ; 7 Fromacitgs em otras ocasiones, la estrategia y Ins tActicas se suman en Wi Scanned with CamScanner33 Estrategia “£] ajedrez es un juego en el que ir a la deri j y la siguiente es seguro que comics al fea nee impe ee Yiral establecer un plan de campaiia.”? Lo mismo puede devitse de Jas empresas. Toda empresa funciona dentro de un medio coat tidor y tiene que proceder a una adaptacién competidora respecte a sus oportunidades. Las jugadas especificas, a las que podriamos lamar tactica, tienen que estar orientadas por una estrategia general. La estra- tegia se ocupa del plan general para alcanzar los objetivos, mientras que la tactica precisa las jugadas (0 movimientos) especificas. Es facil apreciar de inmediato el inmenso nimero de posibles estra- tegias alternativas. ~Cémo habra de escoger una empresa una estrategia de entre la enorme cantidad de las que son posibles? Un punto de vista sostiene que la empresa debera imitar la estrategia de sus rivales que logran més éxito. Un punto de vista contrario sostiene que la empresa de- berd crear una estrategia que represente una desviacién impresionante respecto a las estrategias rivales corrientes. Téctica Los objetivos de la empresa indican en qué posicién quiere estar; la estrategia indica el camino que se propone seguir; la tactica indica los medios determinados que habrd de utilizar. En general, el plan en s{ pasa por encima de los calculos y el raz0- namiento que le sirven de fundamento, y sdlo enuncia la tactica o el programa resultante. Tipicamente, el programa ser4 la seccién més rebuscada del plan. Habr4 una declaracién de cuales serén los recursos que se pondran a disposicién de cada unidad operante de Ta empresa (divisiones y/o departamentos) , cuales seran las acciones espe- cificas que habran de seguirse, cuando habran de emprenderse y quién habré de emprenderlas. Dicho en otras palabras, la tactica tiene que quedar establecida, presupuestada y programada. Control EI plan a largo plazo representa Ja mejor visién que Ja direccién tiene, en el momento de la planeacién, de un adecuado conjunto de ® H. Golombek, The Game of Chess. Londres, Penguin Books, 1954, pag. we. Scanned with CamScanner34 Cap. 1 Administracién y ploneccién Se basa en un detallado conjunto de sy, dex s6lo quedar4 puesta en claro con, dd, las més de las veces se producirén acontecimientos que invalidardn aj, gunos de los supuestos incluidos en el plan. Esto significa dos cosas, en primer lugar, que el plan tiene que incluir una seccién de contro que especifique el tipo de vigilancia que estara en vigor para com. probar lo apropiado del plan; y cn segundo lugar, que la compaiiig podria preparar uno 0 mas subplanes contingentes que redujesen ¢ tiempo de su reaccién ante nucvos problemas. La seccién de control del plan debera establecer normas de actua. cién que habr4n de comprobarse periédicamente, para que aseguren que la estrategia y la tactica de la empresa estén Ilevando a que w alcancen los objetivos de la misma. objetivos, estrategias y tacticas. Puestos y esperanzas cuya val el correr del tiempo. En realidat durante el periodo de planeacién, Scanned with CamScannerEjercicio A DETERMINACION DE OBJETIVOS INSTITUCIONALES, DE GRUPO Y PERSONALES * i les te: objetives institucional aimee po oliste en orden decreciente de importancia los principales objetivs de su B sscuela: .* La versién original fue escrita por ea, consultores en educacién, para el Programa Regional de Desarrollo Educativo, de la Organizacién de Estados Americanos. 9 Scanned with CamScanner