Manual Usuario M-Files

M-Files Online
User Guide
M-Files | 2. Uso diario | 1
Contenido
2. Uso diario .............................................................................................. 2
2.1. Acceso a M-Files ..........................................................................................................................2
2.1.1. Acceso a M-Files Escritorio ............................................................................................2
2.1.2. Acceso a M-Files Web ....................................................................................................3
2.1.3. Acceso a M-Files Mobile .................................................................................................3
2.2. Uso de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files .................................................................4
2.2.1. Área de tareas ................................................................................................................8
2.2.2. Área de listado ................................................................................................................9
2.2.3. Tarjeta de metadatos ......................................................................................................9
2.2.4. Pestaña de vista previa ............................................................................................... 11
2.2.5. Pestaña anclada .......................................................................................................... 12
2.2.6. Personalización de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files ............................. 14
2.2.7. Métodos abreviados de teclado en M-Files Desktop ................................................... 14
2.3. Gestión de contenido ................................................................................................................ 15
2.3.1. Agregar contenido a Vault ........................................................................................... 15
2.3.2. Eliminar y archivar contenido ....................................................................................... 56
2.3.3. Edición de contenido .................................................................................................... 57
2.3.4. Relaciones de objetos ................................................................................................. 80
2.3.5. Colecciones de documentos ........................................................................................ 83
2.3.6. Uso de M-Files Desktop sin conexión ......................................................................... 85
2.4. Compartir contenido .................................................................................................................. 87
2.4.1. Compartir enlaces y accesos directos ......................................................................... 88
2.4.2. Compartir enlaces públicos ......................................................................................... 90
2.4.3. Opciones para compartir PDF y correo electrónico ..................................................... 91
2.5. Búsqueda de contenido ............................................................................................................. 92
2.5.1. Buscando ..................................................................................................................... 93
2.5.2. Uso de vistas ............................................................................................................. 125
2.6. Configuración de usuario ........................................................................................................ 147
2.6.1. Configuración de escritorio de M-Files ...................................................................... 148
2.6.2. Configuración de la pestaña predeterminada para el objeto ..................................... 163
2.6.3. Edición de la configuración de notificaciones en M-Files Desktop ............................ 164
2.6.4. Administración de aplicaciones de Vault en M-Files Desktop ................................... 171
2.6.5. Usuarios sustitutos ..................................................................................................... 172
2. Uso diario
Esta sección explica el uso diario de M-Files para los usuarios de Vault.
Esta sección le indica cómo acceder a M-Files, usar la interfaz de usuario de M-Files Desktop y administrar,
compartir y buscar contenido en M-Files. Además, puede encontrar información sobre la configuración del
usuario en M-Files Desktop. En este capítulo
• Acceso a M-Files
• Uso de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files
• Gestión de contenido
• Compartir contenido
• Encontrar contenido
• Ajustes de usuario
2.1. Acceso a M-Files
Antes de usar su bóveda de M-Files, asegúrese de que el administrador del sistema de M-Files haya
realizado estas operaciones:
• El sistema M-Files ha sido configurado.

• Se ha agregado una conexión de bóveda o conexiones de bóveda para usted.
Puede acceder a M-Files con M-Files Desktop, M-Files Web y M-Files Mobile.
En este capítulo
• Acceso al escritorio de M-Files
• Acceder a la web de M-Files
• Acceso a M-Files móvil
2.1.1. Acceso al escritorio de M-Files

Cuando M-Files Desktop está instalado y sus conexiones de bóveda están configuradas, verá todas las
conexiones de bóveda en su unidad M-Files en el Explorador de archivos. Para utilizar M-Files, haga clic
en el icono de su escritorio. También puede usar el menú de inicio de Microsoft Windows o la unidad M-
Files en el Explorador de archivos.
Iniciando sesión
Para iniciar sesión, haga doble clic en una bóveda en la unidad M-Files. Para iniciar sesión como un
usuario diferente, haga clic con el botón derecho en el almacén y seleccione Iniciar sesión como. Si M-
Files no puede usar sus credenciales de Windows para iniciar sesión, el sistema le pedirá sus
credenciales cuando abra la bóveda.
Saliendo de tu cuenta
Para cerrar sesión, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha de la
interfaz de usuario y seleccione Cerrar sesión.
2.1.2. Acceder a la web de M-Files

Puede ir a las bóvedas de M-Files también con M-Files Web. M-Files Web es un cliente de M-Files basado
en navegador que le permite usar las funciones básicas de M-Files.
Hay dos versiones disponibles: el clásico M-Files Web y el nuevo M-Files Web. Las interfaces de usuario
de las dos versiones son casi las mismas que en M-Files Desktop. Con la Web clásica de M-Files,
consulte la sección Uso de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files para obtener más información
sobre los componentes de la interfaz de usuario. La nueva Web de M-Files tiene su propia guía de usuario
.
Puede obtener la dirección de M-Files Web en su organización del administrador del sistema.
Iniciar sesión en la versión clásica de M-Files Web
1. En su navegador web, vaya a la dirección web de M-Files proporcionada por el

administrador del sistema o un asesor de M-Files.
Si el nombre de su bóveda es Sales Tracker , la dirección puede ser https://sales-

tracker.cloudvault.mfiles.com para implementaciones basadas en la nube o http://sales-
tracker.mydomain.com para bóvedas locales. En su red corporativa, el protocolo de conexión
puede ser HTTP en lugar de HTTPS.
2. Ingrese sus credenciales de inicio de sesión o seleccione Iniciar sesión con las
credenciales actuales de Windows.
3. Opcional: si tiene acceso a muchas bóvedas, seleccione la bóveda a la que desea

conectarse.
Si tiene acceso a una sola bóveda, se conecta automáticamente.
Ahora ha iniciado sesión y ve la pantalla de inicio de M-Files.
2.1.3. Acceso a M-Files móvil

M-Files también está disponible como aplicación móvil para dispositivos iOS y Android. Con las
aplicaciones móviles, puede ver el contenido de la bóveda, marcar sus tareas como completadas y crear y
compartir objetos.
Puede descargar la última versión de las aplicaciones móviles desde su tienda de

aplicaciones:
• M-Files para iOS (iPhone y iPad)

• M-Files para Android (teléfonos y tabletas)
Idioma de la aplicación
Las aplicaciones móviles de M-Files utilizan la configuración de idioma de su dispositivo.

Iniciar sesión en M-Files Mobile
1. Comuníquese con el administrador de su bóveda o con un consultor de M-Files para

obtener la información de inicio de sesión de la bóveda.
2. Abra la aplicación móvil M-Files en su dispositivo.
3. En la pantalla de inicio de sesión, ingrese la dirección completa del servidor, su nombre de

usuario y contraseña.
Si el nombre de su bóveda es Sales Tracker , la dirección puede ser https://sales-

tracker.cloudvault.mfiles.com para implementaciones basadas en la nube o http://sales-
tracker.mydomain.com para bóvedas locales. En su red corporativa, el protocolo de conexión
puede ser HTTP en lugar de HTTPS.
Para las bóvedas en la nube alojadas en M-Files Cloud, M-Files reconoce la dirección del servidor
incluso si solo ingresa la parte del rastreador de ventas. Sin embargo, para asegurarse de que se
utilizan el protocolo y la dirección correctos, recomendamos utilizar siempre la dirección completa
del servidor.
4. Presiona Iniciar sesión.
5. Opcional: si tiene acceso a muchas bóvedas, seleccione la bóveda a la que desea

conectarse.
Si tiene acceso a una sola bóveda, se conecta automáticamente.
Ahora ha iniciado sesión y ve la pantalla de inicio de M-Files.
2.2. Uso de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files
Esta sección trata sobre la interfaz de usuario de M-Files Desktop. Haga clic en diferentes partes de la
captura de pantalla a continuación para obtener una descripción de las áreas en la interfaz de usuario.
1. área de tareas
2. buscando
3. área de listado
4. Tarjeta de metadatos
5. Creando objetos
6. filtros
7. Avance
8. Estado de conexión
9. Ajustes de usuario
10. Favoritos
11. Panel derecho
12. Fijado
13. Ruta de navegación
14. Asignado
15. Recientes
16. Pantalla de inicio
Asignado
Haga clic en la pestaña Asignado para ver los documentos que tiene asignados.
Estado de conexión
El icono de estado de conexión ( ) muestra el estado de su conexión con el almacén. La conexión se

mide con el tiempo de ida y vuelta al servidor que aloja la bóveda. El icono tiene cinco estados:
•
El tiempo de ida y vuelta al servidor es inferior a 50 milisegundos.
•
El tiempo de ida y vuelta al servidor es de 50 a 149 milisegundos.
•
El tiempo de ida y vuelta al servidor es de 150 a 299 milisegundos.
•
El tiempo de ida y vuelta al servidor es de 300 milisegundos o más.
•
No tienes conexión con el servidor.
Haga clic en el icono de estado de conexión ( ) para ver más información sobre su conexión. Esto abre
la
diálogo Estado de la conexión. Si su conexión es lenta o no hay conexión con el servidor, comuníquese
con el administrador del sistema de M-Files. Haga clic en Actualizar para actualizar la información del
estado de su conexión. Haga clic en Analizar conexión para ver más detalles sobre el estado de su
conexión.
Creando objetos
Haga clic en Crear para crear un documento o un objeto. Para obtener más información sobre cómo crear
documentos y objetos, consulte Creación de un documento y Creación de objetos que no son documentos
.
Favoritos
Haga clic en la pestaña Favoritos para ver una vista de los documentos y objetos que ha agregado allí.
Puede agregar objetos a sus favoritos y eliminarlos en el menú contextual o en la tarjeta de metadatos de
un objeto.
Nota: No puede eliminar favoritos con el comando Eliminar.
También puede hacer clic en el acceso directo a Favoritos en el área de tareas para ir a su
vista de Favoritos.
filtros
Cuando busca un objeto o un documento, puede utilizar las funciones de búsqueda avanzada en la
pestaña Filtros. En la pestaña Filtros, puede proporcionar criterios de búsqueda más específicos para su
búsqueda. Para obtener más información, consulte la pestaña Filtros.
Pantalla de inicio
Cuando inicia sesión en M-Files Desktop, se abre la pantalla de inicio en el área de listado. Para ir a la
pantalla de inicio desde otras vistas, haga clic en la pestaña Inicio o en el logotipo de M-Files.
área de listado
El área de listado en M-Files Desktop generalmente contiene vistas y objetos. Para obtener más
información, consulte Área de cotización.
Tarjeta de metadatos
Para ver y cambiar los metadatos del objeto seleccionado, utilice la tarjeta de metadatos. Para obtener
más información, consulte Metadatos de objetos y tarjeta de metadatos.
Ruta de navegación
La ruta de navegación junto al logotipo de M-Files le muestra la vista actual y todas sus vistas principales.
Por ejemplo, la ruta puede ser Sample Vault > Documents > By Customer > A&A Consulting .
Fijado
La pestaña Anclado le permite recopilar elementos que usa con frecuencia en una sola pestaña. Para
obtener más información, consulte Pestaña anclada.
Avance
En el modo de vista previa, puede buscar y copiar el contenido del documento seleccionado. Para obtener
más información, consulte la pestaña Vista previa.
Reciente
Haga clic en la pestaña Reciente para ver una vista de los documentos y objetos a los que ha accedido
recientemente.
panel derecho
El contenido de las pestañas Metadatos, Vista previa, Filtros y Anclado se muestra en el panel derecho.
Para ocultar el panel derecho, haga clic en la pestaña vertical gris en el borde izquierdo del panel derecho.
buscando
Utilice la barra de búsqueda en la parte superior de la interfaz de usuario para encontrar sus documentos y
otros objetos. Para obtener más información, consulte Búsqueda.
área de tareas
En el área de tareas, puede ver accesos directos a diferentes operaciones de M-Files Desktop. Para
obtener más información, consulte Área de tareas.
Ajustes de usuario
Haz clic en tu nombre de usuario en la esquina superior derecha para ver estas opciones:
• Acerca de M-Files
• Establecer una pestaña predeterminada para un objeto
• Configuración de las notificaciones
• Usuarios sustitutos
• Compartido por mí
• Cambiar idioma
• Salir de línea
• Cerrar sesión
• Repositorios Externos
En este capítulo
• área de tareas
• Área de listado
• Tarjeta de metadatos
• Pestaña de vista previa
• Pestaña anclada
• Personalización de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files
• Métodos abreviados de teclado en M-Files Desktop
2.2.1. área de tareas
En el área de tareas, puede ver accesos directos a diferentes operaciones de M-Files Desktop. Haga clic
en la pestaña vertical gris en el lado izquierdo de la interfaz de usuario para mostrar u ocultar el área de
tareas.
Hacer clic... Para...
Crear Cree un nuevo objeto con un enlace rápido. Para obtener más
información sobre cómo crear objetos, consulte Creación de
documentos y otros objetos .
Ir a Vea una lista de enlaces predefinidos a las vistas más utilizadas.
Cuando haya seleccionado un objeto en el área de listado, también puede ver las secciones Ver y
Modificar y Transición de estado en el área de tareas.
Ver y modificar Realice operaciones específicas de objetos, por ejemplo, Desproteger

y Desproteger .
Transición de estado Cambia el estado del objeto seleccionado. Para obtener más
información, consulte Cambiar el estado del flujo de trabajo en el área
de tareas.
Nota: El comando Cambiar estado se muestra en el área de

tareas solo si el objeto tiene un flujo de trabajo y usted tiene
permiso para cambiar el estado del flujo de trabajo.
Personalización del área de tareas
Puede personalizar los accesos directos de las secciones Ver y Modificar e Ir a.

Para... Hacer esto:
Agregue u oculte accesos directos en Ver Haga clic con el botón derecho en un espacio vacío en el
y Modificar . área de tareas y seleccione o anule la selección de un
acceso directo de Comandos .
Agregue un acceso directo de objeto a la Seleccione el objeto, abra la barra de menú con la tecla Alt
sección Ir a . y seleccione Operaciones > Agregar acceso directo al
área de tareas .
Agregue un acceso directo de vista o Haga clic con el botón derecho en una vista o carpeta
carpeta virtual a la sección Ir a . virtual y seleccione Agregar acceso directo al área de
tareas .
Cambie el nombre, elimine o mueva Haga clic con el botón derecho en un acceso directo y
accesos directos en la sección Ir a . seleccione un comando.
2.2.2. Área de listado

El área de listado en M-Files Desktop generalmente contiene vistas y objetos. El área de listado y el
Explorador de archivos de Windows funcionan casi de la misma manera. Una diferencia es que para un
objeto en M-Files Desktop, puede usar los botones de flecha para expandir o contraer para mostrar y
ocultar todos los objetos relacionados. Los objetos relacionados se agrupan con metadatos.
Nota: si el nombre de un elemento en el área de la lista se muestra en texto gris, la ruta completa
del elemento es demasiado larga para Windows (más de 259 caracteres). Por lo tanto, es
necesario cambiar el nombre de partes del mismo para asegurarse de que el contenido funcione
correctamente. Si usa Microsoft Windows 10 o posterior, puede pedirle al administrador del
sistema que habilite rutas de elementos más largas.
Nota: Si la columna Tamaño de un objeto está vacía, el tamaño del objeto se desconoce
temporalmente. Cuando se abre el objeto, el tamaño del objeto se actualiza en la columna
Tamaño.
Clasificación de objetos en el área de listado

Para... Hacer esto:
Cambie el orden de clasificación de los Haga clic en un encabezado de columna en el área de

objetos en el área de listado. listado.
Cambie el orden de clasificación a Haga clic con el botón derecho en un encabezado de

ascendente o descendente. columna y seleccione un orden de clasificación.
Seleccione órdenes de clasificación Mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en otro
secundarias, terciarias y otras. encabezado de columna.
Agregue más columnas al área de listado. Haga clic con el botón derecho en el área del
encabezado de la columna y seleccione Elegir
columnas .
Para obtener información sobre cómo se agrupan los resultados de búsqueda, consulte
Agrupación de resultados de búsqueda.
2.2.3. Tarjeta de metadatos

Haga clic en las diferentes partes de la captura de pantalla para obtener una descripción de
las secciones de la tarjeta de metadatos.
1. Cinta de opción de tarjeta de metadatos

2. Metadatos de objetos
3. Permisos de objeto
4. Flujo de trabajo de objetos
5. Comentarios de objetos
Cinta de opción de tarjeta de metadatos
La cinta de opciones contiene opciones relacionadas con el objeto seleccionado y la tarjeta

de metadatos.
Haga clic en este Para hacer esto:

icono:
Establezca el objeto como seguido o no seguido. Cuando el objeto se

establece como seguido, recibe una notificación por correo electrónico cuando
alguien cambia el documento. Para obtener más información sobre las
notificaciones, consulte Edición de la configuración de notificaciones en M-Files
Desktop.
Nota: La persona que cambió el objeto no recibirá una notificación.

Ancle el objeto a la pestaña Anclado o para desanclar el objeto.
Agregue el objeto a su vista Favoritos o elimínelo de la vista.
Abre una lista de opciones. La lista incluye opciones que cambian la ubicación
de la tarjeta de metadatos.
Oculte o muestre el área de título de la tarjeta de metadatos.
Comentarios de objetos
Haga clic en el icono de comentarios ( ) para ver la vista de comentarios. En la vista de

comentarios, puede ver y agregar comentarios al objeto. Para obtener más información, consulte
Comentarios de objetos.
Permisos de objeto
Haga clic en el área de permisos para abrir el cuadro de diálogo Permisos. En el cuadro de diálogo,
puede cambiar los permisos para el objeto. Para obtener más información, consulte Permisos de objeto.
Metadatos de objetos
Los metadatos le ayudan a encontrar objetos en M-Files. Los metadatos son la información relacionada
con un objeto. Para obtener más información, consulte Metadatos de objetos.
Flujo de trabajo de objetos
Utilice las opciones de flujo de trabajo para seleccionar un flujo de trabajo y un estado de flujo de trabajo
para un objeto. Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo.
2.2.4. Pestaña de vista previa

En el modo de vista previa, puede explorar y copiar el contenido del documento. Haga clic en la pestaña
Vista previa en el panel derecho para abrir la vista previa del documento. Si no puede ver el panel, haga
clic con el botón derecho en un espacio vacío en el área de la lista y seleccione Modo de visualización >
Panel derecho > Normal.
Nota: Para ver la vista previa, el software que admite el formato de archivo debe estar instalado en
su computadora y debe elegirse como la aplicación predeterminada para ese formato de archivo.
Por ejemplo, se necesita Microsoft Office 2013 o posterior para ver una vista previa de los
documentos de Microsoft Office, y se necesita Adobe Acrobat Reader para ver una vista previa de
los archivos PDF.
Para hacer zoom en archivos PDF en la pestaña Vista previa, haga clic con el botón derecho y seleccione
Herramienta Zoom In. Haga clic derecho nuevamente para usar las diferentes herramientas de zoom.
En la pestaña Vista previa , puede ver el contenido de estos tipos de archivos:
• Archivos de correo electrónico (eml, emlx, msg)

• Archivos de archivo web y HTML (htm, html, mht, mhtml)
• Archivos de imagen (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
• Archivos de Microsoft Excel (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
• Archivos de Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• Archivos de Microsoft Word (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
• Archivos OpenDocument (odt, ott, ods, odp)
• archivos PDF
• archivos RTF
• Archivos de texto (txt)
• Dibujos de Visio (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)
2.2.5. Pestaña anclada

La pestaña Anclado le permite recopilar elementos que usa con frecuencia en una sola pestaña. Haga clic
en la pestaña Anclado en el panel derecho para ver sus elementos anclados.
Haga clic en la flecha delante del nombre de un grupo para expandir o contraer un grupo de elementos
anclados. Utilice las opciones en la parte superior de la pestaña Anclado para filtrar elementos
anclados por nombre, agregar un grupo a la pestaña Anclado o expandir o contraer todos los grupos.
Haga clic en un elemento en la pestaña Anclado para verlo en el área de listado, o haga doble clic en él
para realizar la acción predeterminada del objeto. Por ejemplo, al hacer doble clic en un documento que
puede editar, se abrirá el indicador de pago del documento. Para mover un elemento anclado en la
pestaña Anclado, arrastre y suelte el elemento.
Haga clic en el icono de tres puntos ( ) para mostrar más opciones. Por ejemplo, puede cambiar el
nombre de un elemento anclado. Esto cambia el nombre del acceso directo, pero no el nombre del
elemento.
La pestaña Anclado puede contener un máximo de 100 elementos.
Fijar un elemento
Para anclar un elemento a la pestaña Anclado:
1. En M-Files Desktop, busque y seleccione el elemento que desea anclar.
2. Complete uno de estos pasos:
a. Arrastre y suelte el artículo desde el área de listado a
un grupo en la pestaña Anclado. o

b. Haga clic con el botón derecho en el elemento y haga
clic en Anclar. o
C.
Haga clic en el icono Pin () en la cinta de opciones de la tarjeta de metadatos.
El elemento seleccionado se ancla a la pestaña Anclado.
De forma predeterminada, el elemento está anclado al grupo Sin agrupar. Para desanclar un elemento,
haga clic en el icono de tres puntos ( ) y seleccione Desanclar .
Adición de grupos a la pestaña Anclados
Puede dividir los elementos anclados en grupos.
Para agregar un grupo:
1. En M-Files Desktop, haga clic en la pestaña Anclado.
2.
Haga clic en el ícono más () en la parte superior de la pestaña Anclado.
3. Introduzca un nombre para el grupo.
El grupo se agrega a la pestaña Anclado.
4. Opcional: arrastre y suelte elementos en el grupo.
Edición de grupos en la pestaña Anclados
Para cambiar la posición de un grupo:
1. En la pestaña Anclado, arrastre y suelte un grupo.
Para cambiar el nombre de un grupo:
2.
Haga clic en el icono de tres puntos () y seleccione Cambiar nombre.
3. Ingrese un nuevo nombre.
Para eliminar un grupo:
4.
Haga clic en el icono de tres puntos () y seleccione Eliminar.
5. Opcional: si el grupo contiene elementos anclados, seleccione una de estas opciones en el cuadro de
diálogo Eliminar grupo:
Hacer clic Para...
Desprender Quite el grupo y desancle los elementos

anclados que contiene.
Mantener anclado Quite el grupo y mueva los elementos anclados

al grupo Sin agrupar.
2.2.6. Personalización de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files

Puede cambiar la configuración de visualización con las opciones del modo de visualización. Haga clic
con el botón derecho en un espacio vacío en el área de la lista y seleccione Modo de visualización para
ver la configuración.
Con las opciones del modo de visualización, puede hacer lo siguiente:
• Seleccione si los objetos se muestran como iconos o como una lista de detalles.
• Mueva la tarjeta de metadatos hacia el lado derecho de la interfaz de usuario o hacia
abajo.
• Seleccione si se muestra o no el panel de navegación del Explorador de archivos de
Windows.
• Seleccione si el área de tareas, el panel derecho y el panel inferior se muestran como de
costumbre, minimizados o no se muestran en absoluto.
• Mostrar u ocultar anotaciones.
• Habilite o deshabilite las opciones de agrupar objetos por tipo de objeto y agrupar vistas y
carpetas.
• Seleccione un diseño normal o compacto para la interfaz de usuario.
También puede configurar la tarjeta Metadatos o la pestaña Vista previa como pestaña predeterminada
en M-Files Desktop. Para obtener más información, consulte Configuración de la pestaña predeterminada
para el objeto.
2.2.7. Métodos abreviados de teclado en M-Files Desktop
Accesos directos en el área de listado
Use estos accesos directos cuando el área de listado esté activa:

Búsqueda rápida Control + F Consulte Búsqueda rápida .
Nuevo documento Ctrl + N Consulte Creación de un
documento .
Actualizar la lista de objetos F5 Actualiza solo los objetos
que tienen cambios.
Actualizar completamente la lista Mayús + F5 Actualiza todos los objetos
de objetos en el área de listado.
Accesos directos para los objetos seleccionados
Utilice estos accesos directos cuando se seleccione un objeto en el área de listado:

Verificar Control + O Consulte Desprotección de un
documento .
Registrarse Ctrl + yo Consulte Registro de un
documento .
Entra con comentarios Ctrl + ⇧ Mayús + I Consulte Registro de un
documento .
Relaciones Control + L Consulte Relaciones de
objetos .
Miembros de la colección Ctrl + ⇧ Mayús + L Ver Gestión de documentos

Colecciones .
Comentarios Control + M Consulte Comentarios de
objetos .
Subobjetos Control + J Consulte Subobjetos .
Historia Ctrl + H Consulte Historial de versiones
.
Atajos para la tarjeta de metadatos
Use estos accesos directos en la tarjeta de metadatos:

Pestaña ↹ Mover al siguiente campo de propiedad.
⇧ Mayús + Tabulador Mover al campo de propiedad anterior.
↹
Ctrl + yo Inserte un nuevo campo de valor para una propiedad.
Ctrl+D Eliminar el campo de propiedad seleccionado.
Ctrl + N Agregue un nuevo valor a la lista de valores y configúrelo como
el valor de la propiedad.
↑/↓ Muévase entre las opciones de valor de propiedad disponibles.
Control + S Guardar metadatos.
2.3. Gestión de contenido
Esta sección le indica cómo administrar el contenido en M-Files Desktop.
En este capítulo
• Adición de contenido a Vault
• Eliminar y archivar contenido
• Edición de contenido
• Relaciones de objetos
• Colecciones de documentos
• Uso de M-Files Desktop sin conexión
2.3.1. Adición de contenido a Vault

Esta sección le indica cómo agregar contenido a su bóveda de M-Files.
En este capítulo
• Guardar en M-Files
• Creación de documentos y otros objetos
• Creación y finalización de tareas
• Hacer una copia de un objeto existente
• Funciones en Microsoft Outlook Guardar en M-Files
Cuando guarda archivos en su disco M-Files, la información generalmente no se almacena en su disco

duro personal. En M-Files Desktop, verá la unidad M-Files en el Explorador de archivos como otros discos
duros.
Para guardar archivos en su unidad M-Files, use uno de estos:
• Arrastrar y soltar
• Copiar y pegar
• Guardar como en una aplicación
• Cuadro de diálogo Importar archivos y carpetas
Cuando guarda un archivo en M-Files, M-Files le pide que agregue metadatos. Para obtener más
información, consulte Metadatos de objetos.
Guardar muchos archivos en M-Files
Puede guardar muchos archivos en M-Files con arrastrar y soltar, copiar y pegar, y el cuadro de diálogo
Importar archivos y carpetas.
Sugerencia: para guardar muchos archivos con los mismos metadatos, habilite Usar estos
valores como predeterminados para el próximo documento.
Sugerencia: use Omitir esto para seleccionar no guardar un archivo en M-Files. Puede hacer
esto cuando guarda muchos archivos en la bóveda.
Detección de contenidos de archivos duplicados
Si intenta guardar un archivo que ya está en la bóveda, M-Files se lo hará saber. M-Files te muestra los
documentos duplicados sobre los que tienes permisos. Para obtener información sobre cómo se realiza la
detección, consulte ¿Cómo funciona la función de detección de duplicados? página.
El contenido del archivo duplicado se muestra en el área de listado y cuando agrega

contenido nuevo a la bóveda:
• Área de listado: para ver los documentos con contenido de archivo duplicado, expanda el objeto. Los
documentos duplicados se muestran en el nodo Contenido de archivo duplicado.
• Cuando agrega nuevo contenido de bóveda: si M-Files detecta documentos con contenido de archivo
duplicado en la bóveda, muestra el cuadro de diálogo Contenido de archivo duplicado.
Si se abre el cuadro de diálogo Contenido de archivo duplicado, seleccione una de estas

opciones:
Seleccione la opción... Si tu...
no crear No desea agregar el documento a la bóveda.
Crear de todos modos Quiere agregar el documento a la bóveda.
En este capítulo
• Arrastrar y soltar archivos en M-Files
• Copiar y pegar archivos en M-Files
• Guardar en M-Files desde la aplicación
• Guardar carpetas en M-Files
Arrastrar y soltar archivos en M-Files
Para agregar contenido a la bóveda con arrastrar y soltar:
1. En el Explorador de archivos, busque el archivo que desea guardar.
2. Arrastre y suelte el archivo en un espacio vacío en el área de listado en M-Files.
Se abre el cuadro de diálogo Nuevo documento.
3. Seleccione una clase para el archivo en el menú desplegable Clase.
4. Introduzca otros valores de propiedad opcionales.
Haga clic en Agregar propiedad para agregar más propiedades.
5. Haz clic en Crear.
Copiar y pegar archivos en M-Files
1. En el Explorador de archivos, busque el archivo que desea guardar.
2. Haga clic derecho en el archivo y seleccione Copiar.
3. Vaya a la ventana de M-Files, haga clic derecho en un espacio vacío en el área de listado
y seleccione Pegar.
Guardar en M-Files desde la aplicación
Para obtener información sobre cómo guardar su trabajo desde una aplicación de Microsoft Office (Office
2013 o posterior) en Mfiles, consulte Ejemplo: Guardar una presentación de Microsoft PowerPoint en M-
Files con la pestaña M-Files . Para obtener información sobre cómo guardar su trabajo desde otras
aplicaciones de escritorio en M-Files, consulte Ejemplo: Guardar una presentación de Microsoft
PowerPoint en M-Files.
Ejemplo: Guardar una presentación de Microsoft PowerPoint en M-Files con la pestaña M-Files
1. En Microsoft PowerPoint, cree una nueva presentación o abra una.
2. Realice cambios en el documento.
3. Abra la pestaña M-Files en la cinta de Microsoft PowerPoint.

4. Haga clic en Guardar en M-Files.
5. Haga clic en la bóveda donde desea guardar su presentación.
Su presentación se guarda en M-Files.

Ejemplo: guardar una presentación de Microsoft PowerPoint en M-Files
1. En Microsoft PowerPoint, cree una nueva presentación o abra una.
2. Realice cambios en el documento.
3. Haga clic en Archivo > Guardar como > Computadora > Examinar.
Se abre el cuadro de diálogo Guardar como.
4. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Guardar como:
a. Haga clic en la ubicación Equipo y, en el panel derecho, haga doble clic en M-
Files. o
b. Haga clic en la flecha junto a Computadora para expandir la ubicación y haga

clic en M-Files.
5. Haga doble clic en la bóveda donde desea guardar su presentación.
6. En Nombre de archivo, ingrese un nombre de archivo para su presentación.
7. Haga clic en Guardar.
10. Haga clic en Crear.
Su presentación se guarda en M-Files.

Guardar carpetas en M-Files
Nota: Su administrador puede usar conectores de repositorios externos para importar archivos
desde una unidad de red. Antes de importar archivos o carpetas, asegúrese de que el mismo
contenido no esté ya en el almacén.
Cuando guarda una carpeta con subcarpetas o muchos archivos individuales juntos, M-Files puede
mantener la estructura de carpetas anterior. Si desea que la estructura de carpetas permanezca igual, M-
Files organiza los contenidos guardados en carpetas tradicionales. Para hacer esto:
1. En M-Files Desktop, presione la tecla Alt para abrir la barra de menú.
2. Seleccione Crear > Importar archivos y carpetas.
3. Haga clic en ... para seleccionar la carpeta que desea importar.
4. Seleccione:
a. No conserve la estructura de carpetas anterior para descartar la estructura de
carpetas. o
b. Conservar la estructura de carpetas anterior para mantener la estructura de

carpetas. Para importar el contenido, seleccione una carpeta para él en M-Files. Para
crear una nueva carpeta, haga clic en Nueva carpeta.
5. Opcional: si no desea agregar metadatos para el contenido importado, deshabilite

Solicitar metadatos.
6. Haga clic en Aceptar.
Si marcó la casilla de verificación Solicitar metadatos, realice los pasos del 7 al 9 para cada archivo que
importe.
La carpeta se importa a M-Files. Si elige la opción Conservar estructura de carpetas anterior, la carpeta
importada aparece como una nueva carpeta tradicional en M-Files.
Creación de documentos y otros objetos
Esta sección le explica cómo crear nuevos objetos en el almacén. Para obtener información sobre las
diferencias entre documentos y otros tipos de objetos, consulte la definición de un objeto.
En este capítulo
• Metadatos de objetos
• Crear un documento
• Creación de objetos que no son documentos
• Agregar contenido a través del escáner
• Sustitución del contenido de un archivo de documento

• Permisos de objetos
Metadatos de objetos
Los metadatos le ayudan a encontrar objetos en M-Files. Los metadatos son la información relacionada
con un objeto. Por ejemplo, la fecha de creación, la clase y el nombre de un objeto son todos metadatos.
Cuantos más metadatos ingrese para un objeto, más fácil será encontrar el objeto cuando lo necesite.
Editando los metadatos
Puede editar los metadatos del objeto en la tarjeta de metadatos:

Si quieres... Hacer esto:
Editar valores de Haga clic en una propiedad. Los campos obligatorios muestran un asterisco
propiedad. (*).
Añadir propiedades. Haga clic en Agregar propiedad al final de la lista de propiedades.
Eliminar propiedades
Seleccione una propiedad y haga clic en el icono a la izquierda del nombre
añadidas.
de la propiedad.
Cambiar el estado del Consulte Cambiar el estado del flujo de trabajo en la tarjeta de metadatos .
flujo de trabajo.
Cambiar los permisos Consulte Edición de permisos de objetos .

de los elementos
seleccionados.
Haga clic en Guardar para guardar los cambios y crear una nueva versión del objeto.
Sugerencia: puede usar atajos de teclado cuando edita metadatos de objetos. Para obtener más
información, consulte Accesos directos para la tarjeta de metadatos.
Sugerencias de metadatos
Cuando se configuran la capa inteligente de metadatos y los servicios de inteligencia, M-Files muestra
sugerencias de metadatos para un nuevo documento.
Haga clic en una sugerencia para agregarla como un valor para la propiedad sobre la sugerencia. Si hay
un signo más ( + ) a la izquierda del valor sugerido, el valor se agrega como un nuevo objeto o elemento
de la lista de valores. Algunos tipos de propiedades le permiten agregar más de uno de los valores
sugeridos.
Nota: Las sugerencias de metadatos no están disponibles si la tarjeta de metadatos está en el panel
inferior.
Uso de la barra de herramientas de la tarjeta de metadatos
Haga clic en una propiedad para activar la barra de herramientas de la tarjeta de metadatos. La barra de
herramientas está disponible para las propiedades que usan una lista de valores. La barra de
herramientas puede incluir cinco opciones:
Haga clic en el Si quieres...

icono...
Agregue un campo a una propiedad de selección múltiple. De esta forma,

puede crear un vínculo entre un documento y muchos valores de propiedad,
como muchos proyectos diferentes.
Eliminar un campo de una propiedad de selección múltiple.
Actualizar los valores de la propiedad.
Abra un cuadro de diálogo para crear un nuevo valor de propiedad.
Abra un cuadro de diálogo para editar el valor de propiedad seleccionado.
Edición de las propiedades de muchos objetos
Para seleccionar muchos objetos en el área de listado, seleccione una de estas opciones:
Si quieres... Hacer esto:
Seleccione una lista de objetos. Haz clic en el primer objeto, mantén presionada la
tecla ⇧ Shift y haz clic en el último objeto. También
puede hacer clic y arrastrar un cuadro alrededor
de los objetos que desea seleccionar.
Seleccione muchos objetos individuales. Haga clic en el primer objeto, mantenga
presionada la tecla Ctrl y seleccione los otros
objetos.
Seleccione todos los objetos. Usa el atajo Ctrl + A.
Sugerencia: cuando edita los permisos de muchos objetos, le recomendamos, por motivos de
rendimiento, que no realice otros cambios en los metadatos al mismo tiempo.
La tarjeta de metadatos muestra todas las propiedades de los objetos seleccionados. Consulte esta tabla
para obtener descripciones de los valores de propiedades especiales que se utilizan cuando ha
seleccionado objetos que tienen un valor diferente para la misma propiedad:
El valor de la Descripción
propiedad
Los valores de los objetos seleccionados son diferentes.
Ninguno de los objetos seleccionados tiene el valor seleccionado.

El valor de la Descripción
propiedad
Algunos de los objetos seleccionados tienen el valor seleccionado.
Todos los objetos seleccionados tienen el valor seleccionado.
Cuando edita un valor, cambia el valor de todos los objetos seleccionados. Por ejemplo, si reemplaza
(varía) con un nuevo valor, se establece para todos los objetos seleccionados.
Crear un documento
Puede crear documentos como antes y guardarlos directamente en la unidad M-Files. También puede
crear otros tipos de objetos, como clientes o asignaciones. Consulte Creación de objetos que no son
documentos y Creación y finalización de tareas para obtener más información.
Comience a crear un nuevo documento haciendo clic primero en el botón Crear y luego seleccionando
Documento... en el menú contextual, o presionando Ctrl + N en la interfaz de usuario de M-Files. El
cuadro de diálogo del nuevo documento le ayuda a seleccionar la plantilla y la clase correctas para el
nuevo documento. Las plantillas también se pueden buscar escribiendo un término de búsqueda. La
búsqueda muestra todas las plantillas y formatos de archivo que coinciden con los criterios de búsqueda y
resalta los resultados.
Al seleccionar Todo, se muestran todas las plantillas y formatos de archivo definidos para el almacén en
cuestión. La opción Utilizado recientemente muestra todas las plantillas a las que ha accedido
recientemente. Las plantillas utilizadas recientemente también se muestran de forma predeterminada
cuando abre el asistente de selección de plantillas. La opción En blanco muestra todos los formatos de
archivo que se pueden seleccionar para un nuevo documento.
Estas opciones predefinidas van seguidas de una lista de clases que también se pueden utilizar para la
selección de plantillas. Al seleccionar una clase, se muestran las plantillas disponibles para esa clase.
Después de seleccionar una plantilla o un documento en blanco, se abre una tarjeta de metadatos para el
nuevo documento y puede comenzar a editar las propiedades. Las propiedades marcadas con un
asterisco (*) son obligatorias.
Sugerencia: puede usar atajos de teclado cuando edita metadatos de objetos. Para obtener más
información, consulte Accesos directos para la tarjeta de metadatos.
Figura 4: La tarjeta de metadatos de un nuevo documento.
Al hacer clic en Crear, se guarda el documento y se agrega el objeto al almacén. Al seleccionar Abrir
para editar, se asegura de que el documento esté desprotegido para su edición hasta que lo desproteja
manualmente y abra el nuevo archivo en una aplicación adecuada para su edición. Si ha seleccionado
Registrar inmediatamente, el documento estará disponible para otros de inmediato. Al hacer clic en
Cancelar, se descartan todos los cambios y se cierra el cuadro de diálogo.
Cuando crea un documento en alguna otra aplicación, completa la tarjeta de metadatos solo cuando
guarda el documento en la bóveda de documentos en la unidad M-Files.
Sugerencia: al completar la tarjeta de metadatos, puede especificar los permisos para el

documento en el campo Permisos. De esta forma, puede especificar quién puede ver, abrir o
editar el documento.
Convertir un archivo local temporal en un documento
La operación Convertir a documento está disponible para archivos que se importan a M-Files con un
procedimiento inusual, por ejemplo, con símbolo del sistema. M-Files muestra estos archivos locales
temporales con un icono gris. Para convertir un archivo local temporal en un documento de M-Files, haga
clic con el botón derecho en el archivo y haga clic en Convertir en documento.
En este capítulo
• Ejemplo: Creación de un nuevo documento
• Uso de plantillas de documentos
• Documentos de un solo archivo y de varios archivos
Ejemplo: Creación de un nuevo documento
1. Abra M-Files Desktop y vaya a una bóveda.
2.
Haga clic en Crear ().
3. Haga clic en Documento.
4. Para elegir una plantilla:
a. Introduzca un término de búsqueda en el campo de búsqueda y seleccione una
plantilla. o
b. En el menú desplegable Seleccionar clase, seleccione una clase y seleccione una

plantilla de la clase seleccionada.
c. Seleccione una plantilla de las listas rápidas Usadas recientemente, Todas o En

blanco.
5. Haga clic en Siguiente.
6. En el campo Nombre o título, ingrese un nombre.
7. Introduzca los metadatos del objeto. Los campos obligatorios se muestran con un
asterisco ( * ).
Para agregar más campos de metadatos, haga clic en Agregar propiedad debajo de la última
propiedad de metadatos en la lista.
8. Opcional: haga clic en las opciones de permisos en la parte inferior del cuadro de diálogo
para establecer permisos para su documento.
Para obtener información sobre cómo establecer permisos de documentos, consulte

Permisos de objetos.
9. Opcional: haga clic en las opciones de flujo de trabajo para seleccionar un flujo de trabajo
y un estado de flujo de trabajo para el documento.
10. Seleccione una de estas opciones:
a. Seleccione Abrir para editar para cambiar el contenido antes de proteger el

documento.
b. Seleccione Registrar inmediatamente para agregar el contenido al almacén después

de hacer clic en Crear.
11. Haga clic en Crear.
Su documento se agrega a la bóveda.

Uso de plantillas de documentos
Puede crear un nuevo documento utilizando una plantilla predefinida. Cuando selecciona una plantilla en
el nuevo asistente de creación de documentos, la tarjeta de metadatos se completa con los datos
contenidos en la plantilla. También puede editar y agregar metadatos. El nuevo documento contiene el
contenido de la plantilla.
Entre los ejemplos de plantillas útiles se incluyen la plantilla de propuesta, la plantilla de pedido y la
plantilla de presentación de PowerPoint.
Para especificar un documento u otro objeto como plantilla, agregue la propiedad Es plantilla y
establézcala en Sí. Las plantillas son específicas de la clase, pero puede especificar la plantilla para que
afecte a varias clases agregando la propiedad Clases adicionales para el objeto.
Nota: cuando desee guardar un documento como plantilla de documento para usar en M-Files,
guarde el documento como un documento de Microsoft Office, es decir, en el formato .doc(x) ,
.ppt(x) , .xls (x) o similar. No utilice los formatos de plantilla que ofrecen las aplicaciones de
Microsoft Office (por ejemplo, la plantilla de Word, .dotx ).
Para obtener más información, consulte Nueva clase, así como Valores automáticos para obtener
información sobre el uso de plantillas de documentos con valores automáticos.
Documentos de un solo archivo y de varios archivos
En M-Files, puede crear documentos de un solo archivo y documentos de varios archivos.
Un documento de un solo archivo contiene un solo archivo. Por ejemplo, un PDF o un

documento de Word.
Un documento de varios archivos ( ) normalmente contiene muchos archivos. Por ejemplo, puede
incluir una propuesta y sus adjuntos, que son documentos de un solo archivo, en el mismo documento de
varios archivos. Puede hacer doble clic en el documento de varios archivos para ver su contenido.
Conversión de un documento de varios archivos en un documento de un solo archivo
Cuando un documento de varios archivos contiene solo un archivo, puede convertirlo en un documento de
un solo archivo: haga clic con el botón derecho en un documento de varios archivos y haga clic en
Convertir en documento de un solo archivo.
Convertir un documento de un solo archivo en un documento de varios archivos
Para convertir un documento de un solo archivo en un documento de varios archivos, haga clic con el
botón derecho en un documento de un solo archivo y haga clic en Convertir en documento de varios
archivos.
En este capítulo
• Adición de nuevos archivos a documentos de varios archivos
Adición de nuevos archivos a documentos de varios archivos
La función Agregar archivo se puede utilizar para crear nuevos archivos de documentos
para un documento de varios archivos.
Tenga en cuenta, sin embargo, que un documento de varios archivos en M-Files no es igual a una
carpeta en Windows. Un documento de varios archivos es un documento único que contiene cero o más
archivos de documentos y un conjunto común de metadatos. Un archivo de documento es un
componente fijo de un documento de varios archivos. Por ejemplo, un contrato escaneado de una copia
en papel puede ser un documento de varios archivos y sus páginas pueden ser los archivos del
documento.
Nota: Utilice la función Importar archivo... para agregar un archivo existente al documento de
varios archivos. Como alternativa, puede arrastrar y soltar un archivo encima de un documento de
varios archivos.
Realice los siguientes pasos para agregar un nuevo archivo a un documento de varios
archivos:
1. Haga clic con el botón derecho en el documento de varios archivos de su elección.

2. Select Add File to show a list of file types.
3. Seleccione un tipo para el nuevo archivo.
El documento se desprotege y se agrega un nuevo archivo que representa el tipo de su elección

al documento de varios archivos.
4. Ingrese un nombre adecuado para el archivo recién agregado.
Se agrega un nuevo archivo con el nombre y el tipo de su elección al documento de varios

archivos. Creación de objetos que no son documentos
Además de documentos, también puede crear otros objetos como clientes y proyectos. Por lo tanto, puede
usar M-Files para administrar, por ejemplo, su base de datos de clientes agregando y editando objetos de
clientes en la bóveda de documentos. Al igual que los documentos, los objetos como clientes y proyectos
tienen una tarjeta de metadatos, pero pueden existir sin ningún archivo. También se eliminan y editan de
la misma manera que los documentos.
Cuando comience a crear un nuevo objeto, lo primero que verá es la tarjeta de metadatos.
Figura 5: La tarjeta de metadatos para un nuevo cliente.
Una vez que haya ingresado los valores para los campos obligatorios (marcados con un asterisco), el
objeto se puede guardar haciendo clic en Crear. Al hacer clic en Cancelar, se elimina el objeto recién
creado.
La opción Registrar inmediatamente está seleccionada de forma predeterminada para garantizar que el
nuevo objeto se guarde en el repositorio inmediatamente después de hacer clic en Crear. Puede dejar el
objeto desprotegido si planea agregarle metadatos adicionales antes de guardar la información en el
almacén.
Los tipos de objetos se definen mediante M-Files Admin. Para obtener más información,
consulte Tipos de objetos.
Ejemplo: Creación de un nuevo cliente
1. Haga clic en el botón Crear y luego seleccione Cliente... en el menú contextual.
Se abre el cuadro de diálogo Nuevo cliente.
2. En el campo Nombre del cliente, ingrese el nombre del cliente.
3. Opcional: Ingrese otros detalles del cliente en los campos disponibles.
Haga clic en Agregar propiedad para agregar propiedades de cliente adicionales.
4. Haga clic en Crear una vez que esté listo.
Se agrega un nuevo objeto de cliente al almacén.

Agregar contenido a través del escáner
Esta sección ofrece instrucciones sobre cómo agregar nuevos archivos a la bóveda, o reemplazar el
contenido de la bóveda existente, mediante el uso de un escáner.
En este capítulo
• Adición de documentos desde el escáner
• Adición de documentos desde el escáner a un documento de varios archivos
• Sustitución de un documento por un documento del escáner
• Escaneo y reconocimiento de texto (OCR)
Adición de documentos desde el escáner
1. En M-Files, haga clic en el botón Crear y seleccione Agregar documento desde el escáner... en el
menú contextual.
2. Opcional: si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen, seleccione su escáner de la lista y haga
clic en Seleccionar.
3. Escanee su documento usando la aplicación de escáner.
Cuando finaliza el escaneo, aparece el cuadro de diálogo Trabajo del escáner.
4. Selecciona una de las siguientes opciones:

Opción: Objetivo:
Escaneado realizado No desea escanear documentos adicionales.
Escanear más páginas al documento actual Quiere escanear otro documento y combinarlo con
el documento escaneado anteriormente.
Escanear otro documento Quiere escanear otro documento y no
desea combinarlo con el documento escaneado
anteriormente.
5. Opcional: si aparece el cuadro de diálogo Conversión a PDF con capacidad de búsqueda,

seleccione Convertir si desea convertir el documento escaneado en un PDF con capacidad de
búsqueda. De lo contrario, haga clic en Omitir conversión.
Para obtener más información sobre cómo convertir documentos escaneados en archivos PDF con
capacidad de búsqueda, consulte Escaneo y reconocimiento de texto (OCR).
6. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Nuevo documento, complete los metadatos y haga clic en
Crear una vez que haya terminado.
El documento o documentos escaneados se agregan a M-Files.

Adición de documentos desde el escáner a un documento de varios archivos
Complete los siguientes pasos para agregar documentos desde un escáner a un documento de varios
archivos. Para obtener instrucciones sobre cómo convertir documentos de un solo archivo en documentos
de varios archivos, consulte Documentos de un solo archivo y de varios archivos.
1. En M-Files, busque el documento de varios archivos para el que desea agregar un archivo desde
el escáner.
2. Haga clic con el botón derecho en el documento de varios archivos y seleccione Agregar
archivo > Agregar archivo desde el escáner... en el menú contextual.
3. Opcional: si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen, seleccione su escáner de la lista

y haga clic en Seleccionar.

Opción: Objetivo:
anteriormente.

El documento o documentos escaneados se agregan al documento de varios archivos.
Nota: El documento de varios archivos solo tiene un conjunto de metadatos y los archivos
separados que pertenecen al archivo múltiple no tienen metadatos separados.
Sustitución de un documento por un documento del escáner
1. En M-Files, busque y seleccione el documento que desea reemplazar con un documento del escáner.
Los documentos de un solo archivo y los documentos en un documento de varios archivos se

pueden reemplazar con un documento del escáner.
2. Presione Alt para mostrar la barra de menú y seleccione Operaciones > Escaneo y reconocimiento
de texto (OCR) > Reemplazar con archivo del escáner... en la barra de menú.
Como alternativa, puede hacer clic con el botón derecho en el documento y seleccionar Escaneo
y reconocimiento de texto (OCR) > Reemplazar con archivo del escáner... en el menú
contextual.
3. Opcional: si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar origen, seleccione su escáner de la lista y haga
clic en Seleccionar.

Opción: Objetivo:
previamente.

El documento existente en M-Files se reemplaza con el documento del escáner. Escaneo y

reconocimiento de texto (OCR)
Los documentos en papel se pueden agregar a M-Files usando un escáner de red o un escáner local.
Para obtener más información sobre el escaneo en red, consulte Orígenes del escáner. Al usar el
escaneo local, el escáner debe estar conectado directamente a la computadora que se usa para agregar
el archivo escaneado a M-Files. Se puede acceder a las funciones de escaneo presionando la tecla Alt y
luego abriendo el menú Operaciones.
Nota: la integración del escáner en M-Files Desktop utiliza las tecnologías TWAIN y WIA. Solo se
admiten los escáneres que pueden equiparse con un controlador TWAIN o WIA.
Si el módulo OCR (reconocimiento óptico de caracteres) de M-Files está habilitado, M-Files sugiere que el
archivo escaneado se puede convertir a un PDF con capacidad de búsqueda mediante el reconocimiento
de caracteres una vez que se completa el escaneo. Puedes activar el reconocimiento de caracteres o
ignorarlo. También puede definir configuraciones avanzadas para el reconocimiento de caracteres.
Nota: El módulo OCR de M-Files es un producto complementario de M-Files disponible por una
tarifa adicional. Se puede activar con un código de licencia. Para obtener más información,
consulte Habilitación del módulo OCR de M-Files y Administración de licencias de servidor . M-
Files utiliza un motor OCR ofrecido por IRIS. Para consultas sobre la compra del módulo OCR de
M-Files, comuníquese con nuestro equipo de ventas en sales@m-files.com.
También puede convertir un archivo de imagen en un PDF con capacidad de búsqueda. El reconocimiento
óptico de caracteres se realiza en el archivo de imagen para permitir la búsqueda de texto completo en
todo el archivo. Después de la conversión, puede encontrar, por ejemplo, un documento de contrato
convertido a partir de una imagen realizando una búsqueda utilizando los nombres de las partes
contratantes o cualquier otro texto incluido en el archivo de imagen original.
M-Files también sugiere automáticamente el reconocimiento de caracteres si arrastra un archivo de

imagen a M-Files, siempre que tenga instalado el módulo M-Files OCR. M-Files no sugiere el
reconocimiento de caracteres para archivos PDF, porque realizar el reconocimiento óptico de caracteres
en un PDF que ya permite realizar búsquedas reduce la calidad y aumenta el tamaño del archivo PDF.
Debe convertir los archivos PDF que no admiten búsquedas en archivos PDF que admiten búsquedas
manualmente a través del menú contextual del archivo PDF.
El reconocimiento óptico de caracteres se puede realizar en los siguientes formatos de

archivo:
• TIF
• PELEA
• JPG
• jpeg
• BMP
• PNG
• PDF
Los archivos TIFF que usan un canal alfa o compresión JPEG no son compatibles.
Nota: si se realiza el reconocimiento de texto en un archivo de imagen que no se guardó y se

devolvió a M-Files, el archivo solo se guardará como PDF. De lo contrario, el archivo de imagen
original se puede encontrar en el historial de versiones del documento.
Importación de archivos de imagen como archivos PDF con capacidad de búsqueda
Para importar un archivo de imagen a la bóveda como un PDF con capacidad de búsqueda:
1. Arrastre y suelte un archivo de imagen en M-Files.
2. Opcional: en el cuadro de diálogo Conversión a PDF con capacidad de búsqueda, marque la

casilla de verificación Usar detección automática de idioma para configurar M-Files para que
detecte automáticamente el idioma del documento.
3. Opcional: en el cuadro de diálogo Conversión a PDF que admite búsquedas, haga clic en
Avanzado para mejorar la calidad del reconocimiento de texto seleccionando las opciones de idioma
principal y secundario para que coincidan con el idioma utilizado en la imagen.
Al abrir las opciones avanzadas, se desactiva la opción de utilizar la detección automática de

idioma.
4. Haga clic en Convertir para iniciar la conversión.
5. Una vez completada la conversión, aparece el cuadro de diálogo Nuevo documento. Termina de
importar la imagen rellenando los metadatos y haciendo clic en Crear.
El archivo de imagen se importa a la bóveda como un PDF con capacidad de búsqueda, lo que le permite
ubicarlo mediante las funciones de búsqueda de M-Files.
Conversión de un archivo de imagen almacenado en M-Files en un PDF con capacidad de
búsqueda
1. En M-Files, busque el archivo de imagen que desea convertir a un PDF con capacidad de búsqueda.
2. Haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione Escaneo y reconocimiento de texto (OCR)
> Convertir a PDF con capacidad de búsqueda... en el menú contextual.
3. Opcional: en el cuadro de diálogo Conversión a PDF con capacidad de búsqueda, marque la

casilla de verificación Usar detección automática de idioma para configurar M-Files para que
detecte automáticamente el idioma del documento.
4. Opcional: en el cuadro de diálogo Conversión a PDF que admite búsquedas, haga clic en
Avanzado para mejorar la calidad del reconocimiento de texto seleccionando las opciones de idioma
principal y secundario para que coincidan con el idioma utilizado en la imagen.
Al abrir las opciones avanzadas, se desactiva la opción de utilizar la detección automática de

idioma.
5. Haga clic en Convertir para iniciar la conversión.
El archivo de imagen se convierte en un PDF con capacidad de búsqueda y cualquier contenido de texto
en la imagen se puede encontrar utilizando las funciones de búsqueda de M-Files.
Sustitución del contenido de un archivo de documento
Puede usar el comando Reemplazar con archivo... para seleccionar otro documento o archivo cuyo
contenido (datos en el archivo) es para reemplazar el contenido del documento seleccionado.
No obstante, se conservará la primera versión del archivo del documento reemplazado, ya que M-Files
creó una nueva versión del documento cuando se desprotegió. Los metadatos permanecen sin cambios,
por lo que el comando solo afecta el contenido del archivo. Puede ver el historial de versiones abriendo
el cuadro de diálogo Historial (consulte Historial de versiones).
Para sustituir el contenido de un documento por el de otro:
1. Haga clic con el botón derecho en el archivo del documento cuyo contenido desea
reemplazar.
2. Presione la tecla Alt y seleccione Operaciones > Reemplazar con archivo... en la barra
de menú.
3. Ubique y seleccione el archivo que desea usar para reemplazar el contenido del archivo
original.
4. Haga clic en Aceptar.
El contenido del archivo original se reemplaza con el contenido del archivo que seleccionó. Los metadatos
del documento no se ven afectados.
Permisos de objeto
Para abrir el cuadro de diálogo Permisos de un objeto M-Files, haga clic en el área de permisos en la
parte inferior de la tarjeta de metadatos.
Puede seleccionar rápidamente los permisos del documento con listas de control de acceso con nombre.
Una lista de control de acceso consta de varios grupos de usuarios o usuarios y definiciones de sus
permisos.
Edición de permisos de objetos
Para editar los permisos del objeto, haga clic en el área Permisos en la tarjeta de metadatos. El objeto
tiene permisos automáticos si la sección Configuración de permisos seleccionados del cuadro de
diálogo Permisos muestra una lista con las columnas Origen, Descripción y Activo. Para editar estos
permisos, consulte Permisos de muchas fuentes.
Si el objeto no tiene permisos automáticos, puede seleccionar Control total para todos los usuarios
internos, Solo para mí o el menú desplegable para usar una lista de control de acceso con nombre.
Para especificar otros permisos, haga clic en Editar. En el cuadro de diálogo que se abre, anule la
selección de Usar lista de control de acceso con nombre. Haga clic en Agregar para mostrar todos los
usuarios, grupos de usuarios y pseudousuarios registrados en M-Files y edite los permisos para ellos.
Haga clic en Eliminar para eliminar usuarios, grupos de usuarios y pseudousuarios de la lista de control
de acceso. Para especificar qué pueden hacer los usuarios con el objeto, consulte Permitir y denegar
permisos .
Sugerencia: cuando edita los permisos de muchos objetos, le recomendamos, por motivos de
rendimiento, que no realice otros cambios en los metadatos al mismo tiempo.
Permisos de muchas fuentes
Si los permisos efectivos del objeto provienen de muchas fuentes, lo que significa que, además de su
propia configuración de permisos, sus derechos de acceso se ven afectados por permisos automáticos , el
cuadro de diálogo Permisos muestra las fuentes en la sección Configuración de permisos
seleccionada .
Figura 6: Permisos efectivos de muchas fuentes.
En el cuadro de diálogo Permisos , puede seleccionar los permisos finales del objeto. Para que se
otorgue un permiso específico, como el acceso de lectura o edición, a un usuario específico, todos los
permisos vigentes, en todos los niveles, deben permitirlo simultáneamente.
La sección Configuración de permisos seleccionados contiene las columnas que se

explican a continuación.
Fuente
La columna Fuente indica la fuente de la que el objeto ha recibido un permiso dado. En la imagen de
ejemplo más arriba, el objeto tiene permisos automáticos otorgados a través del proyecto IT Training y los
permisos propios del objeto (Este objeto). Ambos restringen los permisos finales del objeto.
Descripción
La columna Descripción proporciona texto descriptivo para el permiso. Si ha creado una regla de
permiso automática basada en un valor, una lista de valores o un tipo de objeto y le ha asignado un
nombre, el nombre se muestra en esta columna.
Activo
Si puede omitir los permisos automáticos al especificar permisos automáticos para el valor, la lista de
valores o el tipo de objeto relevante, puede desactivar los permisos automáticos otorgados a través del
valor anulando la selección del permiso en cuestión. Entonces, la configuración de permisos ya no está
activa y no influye en los permisos finales del objeto.
Permitir y denegar permisos
Para especificar qué pueden hacer los usuarios con el objeto, vaya al cuadro de diálogo Permisos y haga
clic en Editar. Las opciones disponibles son Todo, Cambiar permisos, Quitar, Editar y Leer. Puede
conceder un permiso seleccionando Permitir y denegarlo seleccionando Denegar.
Un usuario con permisos de lectura puede abrir los archivos contenidos en el objeto, así como ver sus
propiedades. El usuario no puede desproteger el documento y, por lo tanto, no puede realizar ningún
cambio en él. Si el usuario no tiene permisos de lectura para el documento, no será visible para el usuario
en las vistas o resultados de búsqueda.
permisos de edición permiten a los usuarios editar libremente el documento. Estos permisos incluyen
automáticamente el permiso de lectura y los permisos de edición. Los permisos de edición no incluyen
ningún derecho de eliminación.
eliminación permiten a los usuarios eliminar el documento, pero no destruirlo por completo. Los derechos
de eliminación no incluyen ningún otro derecho.
El derecho a Cambiar permisos determina si el usuario puede cambiar los permisos del documento en
cuestión. Estos permisos no incluyen ningún otro permiso y se pueden usar independientemente de los
demás permisos.
Nota: Los usuarios con derecho a Cambiar permisos les permiten especificar cualquier otro permiso
por sí mismos.
Ejemplo
Los permisos denegados siempre tienen prioridad sobre los permisos permitidos. Esto significa, por
ejemplo, lo siguiente: El usuario A es miembro del grupo de usuarios B. El grupo de usuarios B tiene el
permiso de edición para el documento C. El usuario A , por otro lado, no tiene permisos de edición para el
documento C. Aunque el usuario A tiene permisos de edición para el documento C a través del grupo de
usuarios B , el usuario A no puede modificar el documento porque se le ha negado por separado al
usuario A.
En este capítulo
• Permisos efectivos
• pseudo-usuarios
Permisos efectivos
Un objeto puede tener varios permisos propios, así como permisos automáticos. Todos estos permisos
restringen el uso del objeto cuando se han activado los permisos automáticos ampliados. Para que se
concedan derechos de acceso específicos, como permisos de lectura o edición, a un determinado
usuario, todas las configuraciones deben permitirlo simultáneamente. Es decir, cualquier permiso dado
debe ser otorgado por todas las configuraciones activas para que sea efectivo.
Ejemplo:
Permisos automáticos para objetos a través de cualquier proyecto
El acceso que se especificó para el objeto en sí puede cubrir el control total del documento para todos los
usuarios, mientras que los permisos automáticos a través de un proyecto pueden restringir el uso del
documento de tal manera que se otorgue el control total solo a los administradores de proyectos y a todos
los demás usuarios. tener acceso de solo lectura.
Figure 7: Automatic permissions via a project may restrict the object's permissions.
Tip: You can quickly check the effective permissions by user and access right via the table shown
in the Permissions dialog.
Example:
Restricciones internas a los permisos
• La configuración de permisos del objeto permite un control total para todos los usuarios.
• A través de su clase, al objeto se le han otorgado permisos que dan control total a la
administración y acceso de solo lectura a todos los demás usuarios.
• A través de su propiedad de clase de seguridad, al objeto se le han otorgado permisos que
otorgan control total a la administración y derechos de edición al departamento de
recursos humanos.
Dado que todas estas configuraciones deben permitir cualquier derecho dado para que sea válido, las
configuraciones mencionadas anteriormente se restringen entre sí de tal manera que los siguientes
permisos son válidos en última instancia:
• Control total para la gestión.

• Acceso de solo lectura al departamento de recursos humanos.
• No hay ningún derecho para otros usuarios.
Las restricciones finales siempre están determinadas por los ajustes más estrictos. Como se explicó más
arriba, todas las configuraciones deben permitir los permisos simultáneamente para que sean efectivos.
Cambiar los permisos finales del documento u otro objeto
Dado que todos los permisos restringen el uso de los objetos, los cambios en los derechos de acceso final
se pueden realizar de diferentes formas. En el software del cliente, puede cambiar los derechos de acceso
de la siguiente manera:
Puede cambiar los permisos propios del objeto desde el cuadro de diálogo Permisos. Si el objeto tiene
permisos otorgados a través de propiedades, el botón Detalles se muestra en la pestaña Permisos. El
botón se puede utilizar para cambiar los permisos propios del objeto (activar este objeto primero).
Si se permite la desactivación de los permisos automáticos, puede desactivar los permisos automáticos
por propiedad.
Puede cambiar las propiedades del objeto a través de las cuales se otorgaron permisos automáticos al
objeto (si está permitido).
Si no puede cambiar los permisos o las propiedades asociadas con el objeto en sí y los permisos
automáticos otorgados a través de ellos, debe comunicarse con el administrador para cambiar los
derechos de acceso.
pseudo-usuarios
En lugar de simplemente agregar usuarios o grupos de usuarios a los permisos de un objeto, también
puede agregar los llamados pseudousuarios o usuarios de metadatos.
Puede especificar pseudousuarios directamente para el objeto y usar estos pseudousuarios automáticos
para permisos automáticos y listas de control de acceso con nombre. Los pseudousuarios que se
especifican a través de propiedades también se pueden usar en flujos de trabajo cuando desea
especificar personas para tareas, enviar una notificación a los usuarios o definir permisos para
diferentes estados.
Puede especificar pseudousuarios solo a través de aquellas propiedades que se basan en una lista de
valores de Usuarios o Grupos de usuarios.
Para obtener información sobre cómo se admite esta función en diferentes clientes de M-Files, consulte
Comparación de funciones de M-Files .
Ejemplo:
Puede especificar que el administrador de proyectos de un determinado proyecto siempre tenga acceso a
un objeto si este proyecto está indicado en los metadatos del objeto. Luego, la información del
administrador del proyecto se entrega automáticamente al objeto con el proyecto y, sobre la base de los
permisos automáticos, se le otorga al usuario derechos de acceso del administrador del proyecto al
objeto. Si se cambia el director del proyecto, la información del director del proyecto puede
cambiarse fácilmente para el proyecto. Esta información se transfiere a los documentos u otros objetos
como una tarea en segundo plano (consulte esta nota), por lo que no es necesario actualizar la
información de su administrador de proyectos por separado.
También puede realizar definiciones de usuario multinivel a través de propiedades. Por ejemplo, puede
definir el administrador del proyecto a través de la propiedad del proyecto relacionado (vea la imagen a
continuación). De esta forma, la información del gestor de proyectos se mantiene actualizada
constantemente, ya que está asociada al proyecto en lugar de a cada documento por separado. Puede
especificar el acceso para estos pseudousuarios por objeto o utilizarlos al definir permisos automáticos.
Figura 8: seleccione "Usuario de metadatos" cuando desee especificar pseudousuarios.
Puede especificar permisos automáticos y utilizar las definiciones de pseudousuario en, por ejemplo, la
clase "contrato de empleo", que otorga derechos específicos automáticamente, por ejemplo, al supervisor
de un empleado. En este caso, el supervisor se encuentra automáticamente con la información del
empleado y se le otorgan los derechos correspondientes. Si el supervisor del empleado cambia, estos
derechos se otorgan automáticamente al nuevo supervisor.
Nota: Los permisos de objetos se actualizan como una tarea en segundo plano asincrónica. Los
permisos de objetos se pueden actualizar cuando, por ejemplo, se modifica una lista de control de
acceso con nombre, un usuario, un grupo de usuarios o el valor de un pseudousuario (como un
administrador de proyectos). Puede monitorear el progreso de la tarea en M-Files Admin en la
sección Tareas en segundo plano . Para obtener más información, consulte Supervisión de
tareas en segundo plano.
Para obtener más información sobre los permisos automáticos, consulte Permisos automáticos para
elementos de la lista de valores.
Creación y finalización de tareas

Las asignaciones transfieren información y la responsabilidad de la ejecución de tareas a la persona

correcta. Las asignaciones se pueden usar, por ejemplo, para solicitar a un colega que revise una
propuesta antes de enviarla al cliente.
Las asignaciones se pueden incluir en un flujo de trabajo o pueden ser independientes. Para obtener más
información sobre las asignaciones automáticas incluidas en los flujos de trabajo, consulte Asignar a
usuario.
Para enviar una nueva tarea, cree un nuevo objeto de Tarea. Dado que las asignaciones son objetos,
puede definir la misma asignación para varios objetos. O, a la inversa, añadir varios objetos diferentes a
la misma tarea. Por ejemplo, puede asignar varios borradores a un colega para que los inspeccione con
una sola asignación.
Dado que las asignaciones son objetos independientes, tienen su propio historial de versiones y permisos.
Por este motivo, el documento y la tarea incluidos en él pueden tener permisos separados y, por lo tanto,
solo un usuario que tenga derechos de lectura sobre el documento puede marcar la tarea como
completada. El usuario no necesita tener derechos para editar el documento, lo que significa que los
usuarios con una licencia de solo lectura para M-Files también pueden marcar la tarea como completada.
Tienes tres formas de crear una tarea:
• Cree una tarea y agréguele objetos arrastrándola y soltándola o usando la función Agregar archivo del
menú contextual.
• Seleccione uno o más documentos y seleccione Asignación en el menú Crear.
• Cree una tarea sin agregarle un objeto y defina la tarea completa en el campo de descripción de la
tarea.
Figura 9: La tarjeta de metadatos para una nueva tarea.
Descripción de la tarea
Agregue una descripción de forma libre de la tarea. El aviso de asignación por correo electrónico muestra
la descripción a la persona a quien se asignó la tarea.
Asignado a
Seleccione las personas a las que desea asignar la tarea. Puede agregar más usuarios haciendo clic en el
botón más (+) en la barra de herramientas. Siempre que una asignación sea un objeto separado, todas las
personas a las que se asignó la tarea deben marcar la asignación como completa antes de que cambie al
estado "completa".
Fecha límite
Si lo desea, puede seleccionar una fecha límite para la tarea. El usuario recibe un recordatorio automático
si no ha marcado la tarea como completada cuando se acerca la fecha límite. El recordatorio se enviará
mediante una regla de notificación común que el administrador puede eliminar.
La fecha límite también puede ser útil para crear vistas. El administrador o usuario puede crear una vista
para mostrar los objetos cuya fecha límite se acerca. Para obtener más información acerca de las vistas,
consulte Creación de una vista.
Supervisado por
Puede usar el campo Supervisado por para definir los usuarios a los que desea notificar cada vez que
una tarea se marque como completa. La persona que envía la tarea se define automáticamente como
supervisor de tareas tan pronto como el objeto se guarda por primera vez. Una vez que la propiedad se
haya agregado automática o manualmente a la tarjeta de metadatos, puede cambiar o agregar más
monitores haciendo clic en el botón más (+) en la barra de herramientas.
Marcar como icono completo
Puede marcar la asignación completa haciendo clic en el icono junto al campo Asignado a.
Nota: Si un usuario crea la asignación, solo este usuario y los usuarios con control total del almacén
pueden editar el valor de la propiedad Asignado a. Sin embargo, si la asignación se crea a través
de un flujo de trabajo, solo los usuarios con control total del almacén pueden editar el valor de la
propiedad.
Creación de una nueva asignación para un documento existente
1. En M-Files, busque el documento para el que desea crear una nueva asignación.
2. Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Crear > Asignación... en el menú
contextual.
3. En el campo Nombre o cargo, ingrese un título descriptivo para la tarea.
4. En el campo Descripción de la asignación, ingrese una descripción detallada de la asignación

para asegurarse de que el cesionario esté debidamente informado sobre los detalles de la
asignación.
5. En el menú desplegable Asignado a, seleccione la persona a la que está asignada esta

asignación.
6. Opcional: en el campo Fecha límite, seleccione una fecha límite en la que se debe completar la
tarea.
7. Opcional: a través de los controles de flujo de trabajo en la parte inferior del cuadro de diálogo
Nueva asignación, seleccione un flujo de trabajo para la asignación.
8. Haga clic en Crear para crear la tarea.

La nueva asignación aparece en la vista Asignado a mí del cesionario y se le informa por correo
electrónico sobre la nueva asignación.
Creación de una nueva asignación para un nuevo documento
1. En M-Files Desktop, haga clic en el botón Crear y seleccione Asignación... en el menú contextual.
2. En el campo Nombre o cargo, ingrese un título descriptivo para la tarea.
3. En el campo Descripción de la asignación, ingrese una descripción detallada de la asignación para

asegurarse de que el cesionario esté debidamente informado sobre los detalles de la asignación.
4. En el menú desplegable Asignado a, seleccione la persona a la que está asignada esta

asignación.
5. Opcional: en el campo Fecha límite, seleccione una fecha límite en la que se debe completar la tarea.
6. Opcional: a través de los controles de flujo de trabajo en la parte inferior del cuadro de diálogo Nueva
asignación, seleccione un flujo de trabajo para la asignación.
7. Haga clic en Crear para crear la tarea.
8. Una vez que se haya creado la nueva asignación, haga clic con el botón derecho en la asignación en el
área de listado y seleccione Agregar archivo y elija un formato de archivo adecuado para el nuevo
archivo.
9. Cambie el nombre del nuevo archivo en consecuencia.
10. Opcional: haga doble clic en el archivo recién agregado para editarlo.
La nueva asignación aparece en la vista Asignado a mí del cesionario y se le informa por correo
electrónico sobre la nueva asignación.
Completar una tarea
Una vez que se le ha asignado una tarea, debe completar las tareas asociadas con la tarea y marcar la
tarea como completada para indicar que usted, el encargado de la tarea, ha completado la tarea que se le
asignó.
1. En M-Files, busque y seleccione la tarea que se le ha asignado.
Puede encontrar todas las tareas asignadas a usted en la vista Asignado a mí.
2. Completar todas las tareas requeridas en la asignación.
3. Marque la tarea como completa mediante una de las siguientes acciones:
a. En la tarjeta de metadatos, haga clic en el ícono ✓ (Marcar completo) junto a su
nombre en el campo Asignado a. o
b. En el área de tareas, seleccione Ver y modificar > Marcar como completado. o
c. Haga clic con el botón derecho en la tarea y seleccione Flujo de trabajo > Marcar
como completada.
Se abre el cuadro de diálogo Marcar como completado.
4. Opcional: escriba un comentario en el campo Comentario.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Marcar como completado.
6. Opcional: según la configuración del flujo de trabajo de la tarea, es posible que deba
agregar una firma electrónica para autorizar la finalización de la tarea.
La asignación se completa y se elimina de la vista Asignado a mí. Completar una

asignación de aprobación
Una vez que se le ha asignado una asignación de aprobación, debe completar las tareas asociadas con la
asignación y marcar la asignación como aprobada o rechazada para indicar que usted, el encargado de la
tarea, aprueba o rechaza el objetivo de la asignación. Puede marcar una tarea como rechazada, por
ejemplo, si considera que el documento de destino no se puede publicar.
1. En M-Files, busque y seleccione la tarea que se le ha asignado.
Puede encontrar todas las tareas asignadas a usted en la vista Asignado a mí.
2. Completar todas las tareas requeridas en la asignación.
3. Marque la asignación como aprobada o rechazada realizando una de las siguientes

acciones:
a. En la tarjeta de metadatos, haga clic en el ícono ✓ o X junto a su nombre en el
campo Asignado a. o
b. En el área de tareas, seleccione Ver y modificar > Marcar como
aprobado/rechazado. o
c. Haga clic con el botón derecho en la tarea y seleccione Flujo de trabajo > Marcar
como aprobado/rechazado.
Se abre el cuadro de diálogo Marcar como completado.
4. Opcional: escriba un comentario en el campo Comentario.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Marcar como completado .
6. Opcional: dependiendo de la configuración del flujo de trabajo de la asignación, es posible

que deba agregar una firma electrónica para autorizar la operación.
La asignación se completa y se elimina de la vista Asignado a mí . El usuario definido en la propiedad

Supervisado por recibe un correo electrónico de notificación de la aprobación o rechazo.
Hacer una copia de un objeto existente
Para crear una copia de un objeto existente en el almacén, haga clic con el botón derecho en el objeto de
su elección y seleccione Hacer copia en el menú contextual. Este comando crea un objeto
completamente nuevo utilizando los metadatos y el contenido del objeto de origen. El historial de
versiones no se copia en el nuevo objeto.
Funciones en Microsoft Outlook
M-Files ofrece varias funciones y diversos beneficios para el manejo diario de mensajes de correo
electrónico y para su utilización en las relaciones con los clientes. Por ejemplo, puede automatizar el
almacenamiento de mensajes en M-Files utilizando las reglas de Microsoft Outlook y las funciones de M-
Files. La amplia integración con Microsoft Outlook le proporciona, por ejemplo, las siguientes funciones:
• Los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos se pueden guardar en M-Files en varios
formatos de archivo .
• Puede enviar un mensaje de correo electrónico y, al mismo tiempo, guardarlo en una bóveda de M-
Files de su elección utilizando el botón Enviar y guardar en M-Files en la pestaña M-Files para
Microsoft Outlook.
• Los mensajes de correo electrónico también se pueden guardar automáticamente con sus metadatos
mediante las reglas de Outlook y las funciones de M-Files.
• Las personas de contacto y los clientes se pueden asociar automáticamente con los mensajes de
correo electrónico.
• La bandera de M-Files indica mensajes que se han guardado en M-Files.
• Los mensajes relacionados con un tema en particular están interrelacionados en M-Files. Gracias a
esto, todo el hilo del mensaje es fácilmente accesible y legible en M-Files.
• La función Mostrar en M-Files le permite abrir un mensaje almacenado en la interfaz de usuario de M-
Files.
• Cuando un mensaje de correo electrónico se guarda en M-Files en Microsoft Outlook, la fecha del
documento será automáticamente la misma que la fecha del correo electrónico, sin importar cuándo se
guarde el mensaje en M-Files.
Para deshabilitar el botón Enviar y guardar en M-Files en Microsoft Outlook, configure esta configuración
de registro en la computadora cliente:
Llave HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Motive\M-Files\ <versión>
\Client\Common
\ <nombre del almacén> \MSOutlookRibbon
Nombre del Mostrar enviar y guardar en la pestaña Archivos
valor
Tipo de REG_DWORD
valor
Descripción Cuando está habilitado, el botón Enviar y guardar en M-Files está visible en la cinta de
opciones de M-Files.
Valor por 1 Activado
defecto
Valor 0 Desactivado
1 Activado
Para agregar el botón Enviar y guardar en M-Files a la ventana de redacción predeterminada en
Microsoft Outlook, configure esta configuración de registro en la computadora cliente:
\Client\Common
\ <nombre del almacén> \MSOutlookRibbon
Nombre del MostrarEnviarYGuardarInBuiltInTab

valor
Tipo de REG_DWORD
valor
Descripción Cuando está habilitado, el botón Enviar y guardar en M-Files está visible en la ventana
de redacción predeterminada de Microsoft Outlook.
Valor por 0 Desactivado

defecto
Valor 0 Desactivado
1 Activado
El administrador del sistema M-Files también puede aplicar esta configuración a varias computadoras
cliente. Para obtener más información, consulte Opciones de configuración para el botón "Enviar y guardar
en M-Files" .
En este capítulo
• Guardar un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook en M-Files
• Formatos de almacenamiento
• Creación de una regla de Microsoft Outlook para M-Files
• Guardar mensajes en carpetas de M-Files
• Asociación de mensajes con contactos
• La bandera de M-Files
Guardar un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook en M-Files
1. En Microsoft Outlook, realice una de las siguientes operaciones:
a. Busque el mensaje de correo electrónico que desea guardar en M-Files, haga clic con el botón
derecho en el mensaje y seleccione
Guardar en M-Files y luego seleccione la bóveda donde desea guardar el mensaje de correo
electrónico seleccionado.
b. Ubique el mensaje de correo electrónico que desea guardar en M-Files y luego arrastre y suelte el
mensaje en la carpeta de M-Files preferida ubicada en el panel de navegación de Microsoft Outlook.
o
c. Primero redacte un nuevo mensaje de correo electrónico, luego, en la ventana Mensaje , abra la
pestaña M-Files y haga clic en Enviar y guardar en M-Files , y finalmente seleccione la bóveda
adecuada del menú desplegable.
Se abre el cuadro de diálogo Nuevo documento .

2. En el menú desplegable Guardar como tipo , seleccione el formato en el que se

guarda el mensaje de correo electrónico.
Para obtener más información acerca de los formatos de almacenamiento de mensajes

de correo electrónico, consulte Formatos de almacenamiento .
3. Complete los metadatos para el mensaje de correo electrónico y haga clic en Crear una
vez que haya terminado.
Tenga en cuenta que algunas propiedades pueden completarse automáticamente.

Para obtener más información, consulte Metadatos rellenados automáticamente .
El mensaje de correo electrónico seleccionado se agrega a la bóveda seleccionada en M-Files. También

se agrega una marca de M-Files al mensaje en Microsoft Outlook como una indicación de que el mensaje
se ha guardado en M-Files. Formatos de almacenamiento
Los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos se pueden guardar fácilmente desde Microsoft
Outlook directamente en M-Files. Las capacidades de MFiles descritas en esta sección están disponibles
en las versiones de Microsoft Outlook 2013, 2016 y 2019, y en las versiones de Aplicaciones de Microsoft
365 para empresas compatibles con Microsoft.
Microsoft Outlook ofrece las siguientes opciones para la función Guardar en M-Files :
Figura 10: Los mensajes de correo electrónico se pueden guardar en M-Files en muchos formatos.
Mensaje de Microsoft Outlook (*.msg)
El mensaje de correo electrónico y los archivos adjuntos se almacenan en M-Files en formato MSG. El
archivo almacenado y sus archivos adjuntos se abren como un mensaje en Microsoft Outlook.
mensaje de Microsoft Outlook; adjuntos separados (*.msg; *.*)
El mensaje de correo electrónico se almacena como un documento de varios archivos: el texto del
mensaje se almacena en formato MSG y los archivos adjuntos en sus formatos de archivo originales. El
archivo MSG almacenado se abre como un mensaje en Microsoft Outlook. Los archivos adjuntos se abren
en las aplicaciones asociadas con el formato de archivo.
Solo texto; sin archivos adjuntos (*.txt)
El mensaje de correo electrónico se almacena como un archivo de texto. El archivo almacenado se abre,
por ejemplo, en el Bloc de notas. Los archivos adjuntos no se guardan.
Solo texto; adjuntos separados (*.txt; *.*)
El mensaje de correo electrónico se almacena como un documento de varios archivos: el texto del
mensaje se almacena como texto sin formato y los archivos adjuntos en sus formatos de archivo nativos.
Los archivos adjuntos se abren en las aplicaciones asociadas con el formato de archivo.
documento MHTML; sin archivos adjuntos (*.mht)
El mensaje de correo electrónico se almacena en M-Files en formato MHT. El archivo almacenado

se abre en un programa que admita la lectura de M-FilesHT, como Internet Explorer. documento
MHTML; adjuntos separados (*.mht; *.*)
El mensaje de correo electrónico se almacena como un documento de varios archivos: el contenido del
mensaje se almacena en formato MHT y los archivos adjuntos en sus formatos de archivo originales. Los
archivos adjuntos se abren en las aplicaciones asociadas con el formato de archivo.
Guardar archivos adjuntos en M-Files
La función Guardar archivos adjuntos en M-Files solo almacena archivos adjuntos de correo
electrónico. Los archivos adjuntos se almacenan en sus formatos de archivo nativos. Si un mensaje de
correo electrónico contiene varios archivos como adjuntos, estos archivos se guardan como un
documento de varios archivos. Si el mensaje contiene un archivo adjunto, el archivo se guarda como un
documento de un solo archivo. Los archivos adjuntos se abren en las aplicaciones asociadas con el
formato de archivo.
Nota: si prefiere almacenar varios archivos adjuntos como documentos separados en lugar de un
solo documento de varios archivos, comuníquese con su consultor de M-Files para obtener
información adicional.
Creación de una regla de Microsoft Outlook para M-Files
Al utilizar las reglas de Microsoft Outlook, puede automatizar fácilmente el guardado de tipos específicos
de mensajes de correo electrónico en M-Files según, por ejemplo, el remitente, el asunto o el destinatario
de un mensaje. Por ejemplo, puede especificar que todos los mensajes de propuesta que envíe se
guarden en M-Files sobre la base de que el campo de asunto contenga la palabra propuesta .
Nota: estas instrucciones son para Microsoft Outlook 2013. Si está utilizando una versión diferente
de Microsoft Outlook, puede haber pequeñas diferencias en la forma en que se crean las reglas.
Complete los siguientes pasos para crear una regla de Microsoft Outlook para M-Files:
1. Abra Microsoft Outlook y seleccione un mensaje de correo electrónico que represente el tipo de
mensaje para el que desea crear una regla.
Puede seleccionar el mensaje y crear la regla según, por ejemplo, el remitente del mensaje, el texto
en el campo de asunto o el destinatario del mensaje.
2. En la pestaña Inicio , en la sección Mover , haga clic en Reglas y seleccione Crear regla... en el
menú.
Se abre el cuadro de diálogo Crear regla .
3. Haga clic en el botón Opciones avanzadas...
Se abre el cuadro de diálogo Asistente de reglas .
4. Consulta la condición o condiciones que debe cumplir un mensaje de correo electrónico para que se
aplique esta regla.
Si desea crear una regla que se aplique a los mensajes enviados por el remitente seleccionado,
marque la casilla de verificación de <remitente> .
5. Opcional: si es necesario, haga clic en un valor subrayado en el campo de descripción de la regla para
editar la condición de la regla.
6. Haga clic en Siguiente .
7. Marque la casilla de verificación mover una copia a la carpeta especificada .
También puede mover los mensajes directamente a M-Files para que se eliminen de Microsoft
Outlook una vez que se mueven, pero la mejor práctica normalmente es mover una copia del
mensaje a M-Files, en cuyo caso el mensaje real permanece en la carpeta original, como la
carpeta Bandeja de entrada o Bandeja de salida.
8. Haga clic en especificado en el campo de descripción de la regla.
Se abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas .
9. Expanda el nodo M-Files y luego seleccione la bóveda a la que desea mover las copias de los
mensajes que coincidan con esta regla.
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas y luego haga clic
en Siguiente .
11. Opcional: si necesita hacer excepciones a esta regla, marque cualquier casilla de verificación de
excepción que desee que se aplique y edite la excepción en el campo de descripción de la regla, si es
necesario.
12. Haga clic en Siguiente .
13. En el campo de texto, ingrese un nombre descriptivo para la regla.
14. Marque las casillas de verificación Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en... y
Activar esta regla y haga clic en Finalizar para terminar de crear la regla.
Los mensajes de correo electrónico en Microsoft Outlook que coinciden con la regla que acaba de
especificar se mueven automáticamente a la bóveda seleccionada en M-Files.
Nota: si Microsoft Outlook no está abierto cuando recibe un mensaje que coincide con esta regla y,
por lo tanto, se guardaría automáticamente en M-Files, M-Files le sugerirá que guarde los
mensajes pendientes ahora cuando abra Microsoft Outlook la próxima vez.
Guardar mensajes en carpetas de M-Files
Además de usar la función Guardar en M-Files , puede guardar mensajes en M-Files usando las carpetas
de M-Files. Esto ofrece varias funciones adicionales para guardar mensajes:
• Puede guardar mensajes rápida y fácilmente arrastrándolos a las carpetas de M-Files en Microsoft
Outlook.
• Las carpetas de M-Files están automáticamente disponibles para usted en Microsoft Outlook si se ha
instalado M-Files en su computadora. Las carpetas de M-Files utilizadas automáticamente
corresponden a las bóvedas de M-Files a las que ha agregado una conexión de bóveda de
documentos.
• Los mensajes siempre se copian de su carpeta original en Microsoft Outlook: los mensajes no se
eliminan de su carpeta original de Microsoft Outlook cuando los mueve a la carpeta M-Files.
• Puede especificar metadatos que se completan automáticamente para cada carpeta de M-Files.
Las funciones descritas en esta sección están disponibles en las versiones de Microsoft Outlook 2013,
2016 y 2019, y en las versiones de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas compatibles con
Microsoft.
En este capítulo
• Metadatos rellenados automáticamente
Metadatos rellenados automáticamente
Puede especificar propiedades rellenadas automáticamente para que se agreguen a los mensajes de
correo electrónico cuando los guarde en M-Files arrastrándolos a las carpetas de M-Files en Microsoft
Outlook. Estas configuraciones son específicas de la carpeta, lo que le permite utilizar múltiples
subcarpetas para una variedad de casos de uso. La función está disponible en las versiones de
Microsoft Outlook 2013, 2016 y 2019, y en las versiones de Aplicaciones de Microsoft 365 para
empresas compatibles con Microsoft.
Nota: Estas carpetas deben agregarse como subcarpetas en las carpetas de M-Files creadas
automáticamente (que representan sus conexiones de bóveda de M-Files). Si crea una carpeta
directamente en el nivel principal, crea una carpeta normal de Microsoft Outlook, para la cual no
puede especificar las propiedades de M-Files.
Puede encontrar la función Especificar propiedades de M-Files en Microsoft Outlook haciendo clic con el
botón derecho en una carpeta de M-Files.
Figura 11: Diálogo de propiedades para configurar metadatos específicos de carpetas rellenados automáticamente.
Haga clic en el botón Agregar... para definir una nueva propiedad.
Puede, por ejemplo, usar la propiedad Proyecto y configurarla para que tenga el valor fijo Expansión del
hospital
(Miami, Florida) . De esta forma, los mensajes arrastrados a esa carpeta se asocian automáticamente con
la Expansión del Hospital (Miami, FL) . Alternativamente, si desea guardar todas las solicitudes de empleo
en la clase Solicitud de empleo , seleccione la propiedad de carpeta Clase y establezca su valor en
Solicitud de empleo .
También puede especificar las propiedades de la carpeta M-Files para que se lean desde el propio
mensaje de correo electrónico. En este caso, seleccione Agregar... , luego la opción Leer del mensaje de
correo electrónico y elija un campo adecuado del menú desplegable.
Permitir que los usuarios conserven el valor de propiedad de esta carpeta

Esta configuración (visible solo para usuarios con al menos el derecho de administrar vistas comunes)
agrega una columna Conservar al cuadro de diálogo de propiedades de la carpeta. La opción Retener
está disponible para todos los usuarios y también la controla cada usuario individual. Activar la opción
Retener para una propiedad le dice a M-Files que recuerde el último valor proporcionado por el usuario,
ignorando el valor fijo original establecido por el administrador.
Supongamos que la organización está conectada a dos proyectos con el mismo cliente y el proyecto
predeterminado se ha establecido en Alpha . El administrador del proyecto para el proyecto Beta
probablemente querrá habilitar la opción Retener , porque de esta manera la propiedad debe cambiarse
solo una vez. Después de esto, M-Files recuerda que el administrador del proyecto desea asociar sus
correos electrónicos con el proyecto Beta , no con Alpha , aunque el proyecto predeterminado estaba
configurado como Alpha .
permisos
La opción Permisos le permite definir permisos de usuario para los mensajes que se guardan en esta
carpeta de M-Files. Esto no debe confundirse con los permisos de vista para carpetas comunes (ver más
abajo).
Solicitud de metadatos
Puede especificar si la tarjeta de metadatos se mostrará cuando los mensajes se arrastren a la carpeta
MFiles. La tarjeta de metadatos debería mostrarse si desea comprobar o modificar los metadatos
rellenados automáticamente durante el guardado, o si no ha definido ninguna propiedad específica de la
carpeta.
Especificación de carpetas comunes de M-Files
También puede especificar que la subcarpeta M-Files que creó sea común para todos los usuarios, en
cuyo caso la carpeta se mostrará en Microsoft Outlook para todos los usuarios. Un usuario con al menos
el derecho de administrar vistas comunes puede crear y especificar una subcarpeta común de M-Files.
Cuando el usuario arrastra un mensaje a una carpeta común, el mensaje recibe automáticamente los
metadatos (propiedades) que se han especificado para la carpeta común.
La configuración de la carpeta común se aplica una vez que el usuario inicia Microsoft Outlook mientras
está conectado a la bóveda.
Permisos comunes de visualización de carpetas
Tan pronto como se haya habilitado la opción Común para todos los usuarios , la pestaña Permisos
aparece junto a la pestaña Metadatos . Esto le permite seleccionar permisos de visualización para la
carpeta común. Esto no debe confundirse con la opción Permisos en la pestaña Metadatos (ver
arriba).
Definición de metadatos rellenados automáticamente
1. En Microsoft Outlook, seleccione una carpeta de M-Files existente o cree una nueva
carpeta de M-Files:
Si quieres... Haz lo siguiente...
Defina los metadatos que se completan Haga clic con el botón derecho en una carpeta
automáticamente para una carpeta existente de M-Files existente en el panel de navegación y
de M-Files
seleccione Especificar propiedades de M-Files

en el menú contextual.
Si quieres... Haz lo siguiente...
Defina los metadatos que se completan Haga clic con el botón derecho en una bóveda en
automáticamente para una nueva carpeta de el panel de navegación, seleccione Nueva
M-Files carpeta... en el menú contextual, asigne un
nombre a la carpeta y presione la tecla Intro.
Se abre el cuadro de diálogo Propiedades .
2. Haga clic en Agregar... para definir una nueva propiedad.
Se abre el cuadro de diálogo Definir propiedad .
3. En el menú desplegable Propiedad , seleccione una propiedad de M-Files que desee

completar automáticamente y luego seleccione:
a. Use un valor fijo e ingrese o seleccione un valor en el campo a continuación si desea completar el
valor de la propiedad con un valor fijo. o
b. Lea el mensaje de correo electrónico y seleccione un campo de encabezado de correo

electrónico para leer la información mediante el menú desplegable Campo si desea completar el
valor de la propiedad con la información leída del mensaje de correo electrónico importado.
4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir propiedad .
La propiedad rellenada automáticamente se agrega a la lista Propiedades en el cuadro de diálogo

Propiedades .
5. Opcional: en la lista Propiedades del cuadro de diálogo Propiedades, marque la casilla de

verificación Retener de una propiedad que se complete automáticamente si desea que M-Files
recuerde siempre el valor más reciente establecido por cualquier usuario para esta propiedad,
ignorando el valor original establecido en este cuadro de diálogo .
6. Con el menú desplegable Permisos , defina los permisos para los documentos creados a través
de esta carpeta.
7. Opcional: marque la casilla de verificación Solicitar metadatos si desea mostrar la tarjeta de

metadatos y solicitar metadatos adicionales siempre que se arrastre y suelte un mensaje de correo
electrónico en esta carpeta.
8. Mediante el menú desplegable Guardar como tipo , seleccione el formato de mensaje de correo
electrónico para los mensajes guardados en esta carpeta.
9. Opcional: marque la casilla de verificación Común para todos los usuarios si desea mostrar esta
carpeta a todos los usuarios del almacén en Microsoft Outlook.
Si la opción Común para todos los usuarios está habilitada, puede especificar los usuarios
que pueden ver esta carpeta en la pestaña Permisos .
Cuando un mensaje de correo electrónico se arrastra y se suelta en la carpeta de Microsoft Outlook

para la que acaba de establecer definiciones de metadatos que se completan automáticamente, el
mensaje se guarda en M-Files con metadatos que se completan automáticamente.
Asociación de mensajes con contactos
Puede usar M-Files Admin para especificar mensajes que se asocien automáticamente con personas de
contacto y clientes guardados en M-Files en función de la información del remitente y el destinatario. Un
mensaje de, por ejemplo, matt.bay@estt.com se puede asociar automáticamente con la persona de
contacto Matt Bay y el cliente ESTT .
Nota: Esta función está disponible en las versiones de Microsoft Outlook 2013, 2016 y 2019, y en
las versiones de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas compatibles con Microsoft.
Cuando el usuario guarda un mensaje de correo electrónico en M-Files en Microsoft Outlook, M-Files
busca similitudes entre las direcciones de correo electrónico del mensaje y las propiedades que se han
especificado en M-Files Admin. Según la similitud y las propiedades especificadas por el administrador, M-
Files asocia automáticamente el mensaje con clientes o personas de contacto cuando el mensaje se
guarda en la carpeta M-Files en Microsoft Outlook. Para obtener más información sobre cómo especificar
las propiedades en M-Files Admin, consulte Configuración de integración del cliente de correo electrónico .
Esta automatización se lleva a cabo de forma específica a la bóveda (con una carpeta M-Files específica
de la bóveda en Microsoft Outlook), y también se aplica a todas las subcarpetas de la carpeta M-Files en
cuestión.
La bandera de M-Files
El indicador de M-Files, que se muestra en la lista de mensajes de Microsoft Outlook, indica que ya
guardó el mensaje en M-Files.
Si algún otro usuario (por ejemplo, otro destinatario) ha guardado el mismo mensaje en M-Files, M-Files le
solicita que confirme si desea guardar ese mensaje nuevamente. Incluso si no vuelve a guardar el
mensaje, la bandera de M-Files ahora se mostrará en Microsoft Outlook para ese mensaje.
Con la función Actualizar estado de M-Files en el menú contextual del mensaje, puede mostrar
fácilmente todas las banderas de M-Files. Además, los mensajes guardados en M-Files por otros usuarios
tendrán una marca de M-Files en Microsoft Outlook.
2.3.2. Eliminar y archivar contenido

Esta sección trata sobre las formas en que puede eliminar objetos de su bóveda, así como también sobre
cómo archivar el contenido de la bóveda.
En este capítulo
• Eliminación, recuperación y destrucción de objetos
• archivar
Eliminación, recuperación y destrucción de objetos
Eliminación de objetos
Para eliminar un objeto, haga clic con el botón derecho en él y seleccione Eliminar . El objeto no se
destruye de forma permanente, pero se eliminará.
Nota: Puede ver los objetos eliminados en M-Files Desktop solo si tiene al menos uno de estos
permisos:
• Permisos de administrador del sistema

• Permisos de administrador de bóveda
• El permiso Ver y leer todo el contenido de la bóveda (incluidos los objetos
eliminados)
Para mostrar los objetos eliminados, puede crear una vista para ellos o utilizar una búsqueda
filtrada .
Recuperar objetos
Para restaurar un objeto eliminado, haga clic con el botón derecho en él y seleccione Recuperar . Para
buscar objetos eliminados, consulte Eliminación de objetos .
Destruyendo objetos
Para eliminar un objeto de forma permanente, haga clic con el botón derecho en un objeto eliminado y
seleccione Destruir . También puede seleccionar Destruir permanentemente en el cuadro de diálogo de
confirmación cuando elimina un objeto. Para encontrar los objetos eliminados, consulte Eliminación de
objetos .
archivar
Cuando los documentos ya no se necesitan activamente en la bóveda de documentos, se pueden

archivar. Por ejemplo, el administrador del sistema puede almacenar todos los documentos marcados
para archivar por los usuarios en un archivo de almacenamiento separado, desde el cual también se
pueden restaurar para su uso activo.
Marcar para archivar
Puede especificar los objetos que se archivarán seleccionándolos en el área de listado, haciendo clic con
el botón derecho en uno de ellos y luego seleccionando Archivado > Marcar para archivar en el menú
contextual. La operación de archivado realizada a través de M-Files Admin mueve los objetos marcados
de la bóveda a un archivo de archivado separado. Para obtener más información, consulte Archivar
versiones antiguas .
Borrar marcador de archivo
Puede eliminar el marcador de archivado del objeto seleccionado haciendo clic con el botón derecho en él
y seleccionando Archivado > Borrar marcador de archivado en el menú contextual.
2.3.3. Edición de contenido

Esta sección explica cómo se editan los documentos en M-Files primero revisándolos para su edición o
coautoría y luego, cuando haya terminado con los cambios, volviéndolos a guardar en el almacén. La
sección también describe cómo habilitar y usar la función Anotaciones y líneas rojas , cómo usar
comentarios de objetos , flujos de trabajo e historial de versiones , y cómo comparar el contenido del
documento .
En este capítulo
• Desprotección de un documento
• Desprotección de un documento para coautoría
• Desprotección de un documento para coautoría a través de Microsoft SharePoint
• Registro de un documento
• Anotaciones y líneas rojas
• Comentarios de objeto
• Flujos de trabajo
• Historial de versiones
• Historial de conflictos
• Comparación de documentos
• Funciones en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint
• Funciones en AutoCAD
Desprotección de un documento
Desproteger un documento es una función de M-Files que impide la edición simultánea. Otros usuarios
aún pueden ver y abrir un documento extraído en modo de solo lectura.
Cuando está abriendo un documento que aún no se ha desprotegido, se muestra el siguiente mensaje:
Figura 12: El mensaje de pago.
Cuando retira un documento, aparece una pequeña marca de verificación ( ) en el icono del documento
para indicar que
se ha comprobado a usted. Un signo rojo ( ) indica que el documento se ha prestado a otra persona, en
cuyo caso solo podrá abrirlo en modo de solo lectura.
Nota: Cuando desprotege un documento en M-Files Desktop, la interfaz de usuario web de M-Files
indica que el mismo documento está desprotegido para otra persona incluso cuando está
utilizando exactamente la misma cuenta de usuario en ambos clientes. Lo mismo se aplica al
revés, lo que significa que cuando desprotege un documento en M-Files Web y lo visualiza en M-
Files Desktop, parecerá que está desprotegido para otra persona. Esto sucede porque los dos
clientes usan una caché de cliente diferente. Sin embargo, puede utilizar el comando Deshacer
desprotección .
Funciones sin caja

Puede agregar y eliminar archivos de un documento de varios archivos sin desprotegerlo para editarlo.
También puede cambiar el nombre y reemplazar archivos sin desprotegerlos.
Enviar una solicitud de check-in
Si necesita editar un documento que actualmente está desprotegido para otro usuario, puede enviar al
usuario una solicitud de desprotección haciendo clic con el botón derecho en el documento y
seleccionando Enviar solicitud de desprotección en el menú contextual. A continuación, el usuario recibe
un mensaje de correo electrónico en el que se le informa que solicita que se registre el documento. El
mensaje también contiene un enlace al documento en cuestión. La solicitud de registro se envía a la
dirección de correo electrónico asociada con la cuenta de inicio de sesión del usuario.
Deshacer la extracción de documentos
Con la función Deshacer desprotección, puede deshacer la desprotección de un documento sin guardar
los cambios en el servidor. En este caso, perderá todos los cambios que haya realizado en el documento
durante el pago. Esta función es útil cuando ha desprotegido un documento, ha realizado cambios y ha
guardado el documento, pero no desea que los cambios surtan efecto. En otras palabras, desea restaurar
el documento a como estaba antes de que lo desprotegiera.
Si el documento nunca se ha registrado, se elimina cuando se utiliza la función Deshacer desprotección .
Desprotección de un documento para coautoría
Con M-Files, varios usuarios pueden editar un documento al mismo tiempo. Puede consultar un
documento para la coautoría con Microsoft Office para la web cuando las herramientas de Microsoft Office
para la web y la coautoría se han habilitado para su almacén o almacenes .
Nota: Office para la web tiene límites para el tamaño máximo de los archivos. Para obtener más
información, consulte la documentación de Microsoft.
Edición de un documento de Office en el modo de coautoría

Debe tener una cuenta de Office 365 y permisos de edición para el documento que desea editar a través
de la coautoría.
Para desproteger un documento para coautoría:
1. Busque el objeto que desea que esté disponible para la coautoría en M-Files Desktop o en
el clásico MFiles Web.
2. Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Desproteger para

coautoría en el menú contextual.
Nota: La coautoría solo está disponible para documentos DOCX, XLSX, XLSM y PPTX de
un solo archivo.
En M-Files Desktop, se abre una advertencia de seguridad sobre quién puede ver y
modificar el archivo durante la coautoría. Si usa el clásico M-Files Web, salte al paso 4 .
3. En el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad en M-Files Desktop, haga clic en

Comenzar coautoría .
The document is opened in Microsoft Office for the web.
Sugerencia: si está utilizando Google Chrome y el navegador no puede completar la

carga del editor, verifique si la barra de direcciones contiene un ícono que informa al
usuario sobre una redirección bloqueada. Si lo hace, continúe y haga clic en él, y
permita que se lleve a cabo la redirección. Finalmente, cierre la ventana o pestaña del
navegador y haga doble clic en el documento en MFiles para volver a abrir el editor.
4. Edite el documento en el navegador.
Microsoft Office guarda automáticamente su documento cuando realiza cambios en él.
5. Una vez que haya terminado, haga clic en Finalizar la coautoría para cerrar el editor.
En M-Files Web, este comando se llama Guardar y volver a M-Files .
6. Para finalizar la coautoría, haga clic con el botón derecho en el objeto en M-Files Desktop
o en el clásico M-Files Web y seleccione Registrar en el menú contextual.
El usuario que desprotege el documento para la coautoría debe ser el mismo que también
lo desprotege. Los cambios realizados durante la coautoría se atribuyen al usuario que
desprotegió el documento para la coautoría y desprotegió la nueva versión.
Puede rechazar los cambios realizados en la coautoría haciendo clic con el botón derecho en el
objeto y seleccionando Deshacer desprotección en el menú contextual.
Los cambios realizados por usted y cualquier otra persona durante la coautoría se guardan en M-Files, a
menos que haya seleccionado Deshacer desprotección en lugar de proteger el documento. Participar en
la coautoría
Cuando se ha verificado la coautoría de un documento, puede participar en el proceso de creación

siguiendo los siguientes pasos:
1. Localice el documento en coautoría en M-Files Desktop o en el clásico M-Files Web y haga doble clic en
él para abrirlo en el modo de coautoría.
Un documento en coautoría se marca con un icono amarillo que contiene una marca
de verificación blanca.
Se abre un cuadro de diálogo sobre cómo editar el documento en la coautoría o abrirlo en modo
de solo lectura.
2. Select Edit (Co-authoring).
The document is opened in Microsoft Office for the web.
Sugerencia: si está utilizando Google Chrome y el navegador no puede completar la

carga del editor, verifique si la barra de direcciones contiene un ícono que informa al
usuario sobre una redirección bloqueada. Si lo hace, continúe y haga clic en él, y
permita que se lleve a cabo la redirección. Finalmente, cierre la ventana o pestaña del
navegador y haga doble clic en el documento en MFiles para volver a abrir el editor.
3. Edite el documento en el navegador.
4. Una vez que haya terminado, haga clic en Finalizar la coautoría para cerrar el editor.
En M-Files Web, este comando se llama Guardar y volver a M-Files .
Los cambios que realizó en el documento se guardan en M-Files una vez que el usuario que inició la
coautoría finalizó la coautoría y registró el documento.
Desprotección de un documento para coautoría a través de Microsoft SharePoint
Si no está usando Microsoft Office para la web, puede usar la funcionalidad de coautoría a través de
Microsoft SharePoint. En la coautoría a través de Microsoft SharePoint, también una persona sin una
cuenta de M-Files puede participar en el proceso de coautoría. Para obtener instrucciones sobre cómo
configurar las funciones de coautoría para usarlas a través de Microsoft SharePoint, consulte el artículo de
la base de conocimientos Personalización de las funciones de coautoría y uso compartido .
Edición de un documento de Office en el modo de coautoría a través de Microsoft

SharePoint
Debe tener una cuenta de Microsoft para la coautoría de documentos de Office. Si no tiene una, puede
crear la cuenta la primera vez que desproteja un objeto para la coautoría.
1. Busque el objeto que desea que esté disponible para la coautoría en M-Files.
2. O:
a. Haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Desproteger para coautoría en el
menú contextual. o
b. Haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Comenzar la coautoría en el menú
contextual si el archivo es parte de un documento de varios archivos o si ya está prestado.
Nota: De forma predeterminada, la coautoría está disponible solo para archivos
DOCX, XLSX y PPTX. Se abre una advertencia de seguridad sobre quién puede
ver y modificar el archivo durante la coautoría.
3. Haga clic en Comenzar coautoría en el cuadro de diálogo Advertencia de seguridad .
4. En el cuadro de diálogo Co-autoría , haga clic en Enviar enlace para enviar el enlace del
objeto compartido a los participantes de co-autoría a través de su cliente de correo.
También puede hacer clic con el botón derecho en el objeto que ha desprotegido para coautoría y
seleccionar Enviar enlace de coautoría... siempre que desee compartir el enlace de coautoría
con alguien.
Tenga en cuenta que cualquier persona con el enlace puede ver y modificar el
archivo.
5. Haga doble clic en el objeto en el área de listado para comenzar la coautoría.
El documento se abre en Microsoft Office para la web.
6. Haga clic en Editar en el navegador en la esquina superior derecha para comenzar a

editar en el modo de coautoría.
Las funciones de M-Files (como agregar metadatos al contenido) no están disponibles

durante la coautoría.
7. Opcional: haga clic en Abrir en Word (o Abrir en Excel o Abrir en PowerPoint ) arriba
de la cinta de opciones de Office para comenzar la coautoría en la aplicación de escritorio.
8. Guarde sus cambios si está utilizando la aplicación de escritorio.
9. Cierra el documento.
10. Haga clic con el botón derecho en el objeto en M-Files y seleccione Finalizar coautoría
en el menú contextual.
11. Finalmente, haga clic con el botón derecho en el objeto nuevamente y seleccione
Registrar para registrar los cambios.
El usuario que desprotege el documento para la coautoría debe ser el mismo que también lo
desprotege. Este usuario de M-Files es responsable de los cambios realizados en el
documento. Los cambios realizados durante la coautoría se atribuyen al usuario que
desprotegió el documento para la coautoría y registró la nueva versión.
Puede rechazar los cambios realizados en la coautoría haciendo clic con el botón derecho en el
objeto y seleccionando Deshacer desprotección en el menú contextual.
Los cambios realizados por usted y cualquier otra persona durante la coautoría se guardan en M-Files. Si
desea volver a compartir el documento para coautoría, desproteja el archivo para coautoría y envíe un
nuevo enlace al archivo. Participar en la coautoría a través de Microsoft SharePoint
Cuando se ha comprobado la coautoría de un documento, hay dos formas de participar en la coautoría del
documento.
1. O:
a. Si recibe un enlace a un documento en coautoría, haga clic en el enlace para abrir el

documento en el modo de coautoría. o
b. Localice el documento en coautoría en M-Files y haga doble clic en él para abrirlo en el modo
de coautoría (un documento en coautoría está marcado con una nube roja sobre su icono) y
haga clic en Editar (Coautoría) en el cuadro de diálogo Co-autoría .
2. Haga clic en Editar en el navegador en la esquina superior derecha para comenzar a

editar en el modo de coautoría.
3. Opcional: haga clic en Abrir en Word (o Abrir en Excel o Abrir en PowerPoint ) arriba
de la cinta de opciones de Office para comenzar la coautoría en la aplicación de escritorio.
4. Guarde sus cambios si está utilizando la aplicación de escritorio.
5. Cierra el documento.
Los cambios que realizó en el documento se guardan en M-Files una vez que el usuario que inició la
coautoría finalizó la coautoría y registró el documento.
Registro de un documento
Cuando haya editado y guardado un documento y ya no lo use, debe guardar los cambios en el servidor
haciendo clic con el botón derecho en el objeto y seleccionando Registrar en el menú contextual. Como
alternativa, puede seleccionar el objeto y presionar la tecla Alt, y luego seleccionar Operaciones >
Registrar en la barra de menú. Después de esto, otros usuarios podrán ver el documento y editarlo.
Sugerencia: Puede ingresar simultáneamente todos los documentos que haya desprotegido en la
vista Me ha desprotegido . El atajo para registrar un documento es Ctrl + I.
Comprobación con comentarios
Puede comentar los cambios que realizó cuando registra un documento. Haga clic con el botón derecho
en el objeto y seleccione Registrar con comentarios . Como alternativa, seleccione el objeto y presione
la tecla Alt, y luego seleccione Operaciones > Registrar con comentarios . En el cuadro de diálogo
Registrar , puede ingresar una descripción de los cambios que realizó. Los comentarios se muestran en
la vista Comentarios del objeto.
Nota: Los comentarios mantienen su configuración de permisos. Solo los usuarios definidos en la
configuración de permisos, cuando se agregó el comentario, pueden ver estos comentarios.
Anotaciones y líneas rojas
Puede agregar comentarios y sellos, así como dibujar flechas, cuadros y otras formas en sus documentos.
La función es compatible con los tipos de M-Filesás comunes, incluidos Microsoft Word, Microsoft Excel,
Microsoft
Documentos de PowerPoint y Visio, archivos de correo electrónico, archivos RTF, HTML y
archivos web, así como
Archivos OpenDocument y documentos PDF. Cuando selecciona un documento anotado, el área de
tareas muestra las opciones para mostrar u ocultar las anotaciones.
Nota: Las anotaciones no se agregan a los documentos en sí, sino como capas separables que
también se pueden ocultar si es necesario.
Nota: El administrador del sistema M-Files primero debe habilitar la función de anotaciones y
líneas rojas antes de que se puedan anotar los documentos. Para obtener más información,
consulte Anotaciones y líneas rojas .
Habilitación de anotaciones en la interfaz de usuario
Para asegurarse de que las anotaciones estén habilitadas en su interfaz de usuario:
1. Abra M-Files Desktop y acceda a su bóveda.

2. Presione la tecla Alt en su teclado.
3. Abra el menú Ver .
4. Habilite la opción Mostrar anotaciones .
Objetos de anotación
Sus anotaciones se guardan como objetos de anotación separados en el documento principal. M-Files
crea automáticamente estos objetos cada vez que comienza a crear nuevas anotaciones. Los objetos de
anotación contienen un archivo XFDF (formato de datos de formularios XML) que básicamente le dice a
M-Files el tipo, la forma y la ubicación de sus anotaciones.
Formatos de archivo compatibles
Esta función es compatible con los siguientes formatos de archivo:

• Archivos de imagen (tif, tiff, jpg, jpeg, bmp, gif, png)
• Archivos de Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
• archivos PDF
• archivos RTF
• Dibujos de Visio (vsd, vdx, vss, vsx, vst, vtx, vdw)
Solución de problemas
Si tiene problemas con las anotaciones o no puede usarlas, consulte ¿Por qué no puedo convertir un
documento a formato PDF o anotar un documento? para asistencia.
En este capítulo
• Adición de anotaciones a
documentos • Edición de
anotaciones
Adición de anotaciones a documentos
Para crear un objeto de anotación y agregar anotaciones a un documento:
1. Seleccione un documento en el área de listado.
2. Asegúrese de que la pestaña Vista previa esté seleccionada en el panel derecho.
a. Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Crear >
Anotación . o
b. Haga clic en Nuevas anotaciones en el área de tareas en la sección

Anotaciones .
Nota: Esta opción solo está disponible para documentos que no tienen
anotaciones.
Se agrega un objeto de anotación a los objetos relacionados del documento en

el área de listado.
4. Utilice los controles de anotación en la parte superior de la vista previa para agregar
anotaciones.
Los controles de anotación incluyen diferentes formas de resaltar partes del documento e íconos
para guardar e imprimir el documento anotado.
5. En el área de tareas, haga clic en Guardar anotaciones .
El objeto de anotación está registrado.
Edición de anotaciones
Para editar un objeto de anotación:
1. Seleccione un documento anotado o un objeto de anotación en el área de listado.
2. Asegúrese de que la pestaña Vista previa esté seleccionada en el panel derecho.
3. Haga clic en Editar anotaciones en el área de tareas en la sección Anotaciones . 4. Use
los controles de anotación en la parte superior de la vista previa para agregar anotaciones.
Los controles de anotación incluyen diferentes formas de resaltar partes del documento e íconos
para guardar e imprimir el documento anotado.
5. En el área de tareas, haga clic en Guardar anotaciones .
El objeto de anotación está registrado.
Comentarios de objeto
Puede agregar comentarios a los objetos en el almacén con la función Comentarios . Haga clic en el
icono de comentarios
( ) en la tarjeta de metadatos para ver los comentarios de un objeto. Solo puede agregar
comentarios para objetos para los que tiene permisos de edición , y solo cuando no está usando una
licencia de solo lectura . Como excepción, puede agregar un comentario para un objeto cuando cambia su
estado de flujo de trabajo .
Nota: Los comentarios mantienen su configuración de permisos. Solo los usuarios definidos en la
configuración de permisos, cuando se agregó el comentario, pueden ver estos comentarios.
Flujos de trabajo
Durante el ciclo de vida de un documento, diferentes colaboradores pueden cambiar, editar y tomar
diferentes decisiones sobre el documento. Es importante que cada persona que participa en el proceso
conozca sus responsabilidades y las etapas de trabajo.
Los flujos de trabajo de M-Files le permiten modelar los ciclos de vida de los documentos en procesos del
mundo real. Los flujos de trabajo se dividen en estados que representan las etapas de trabajo del
documento u otro objeto.
Figura 13: Los flujos de trabajo facilitan las tareas rutinarias de la organización. Por ejemplo, procesar facturas de
compra.
Los administradores del sistema de M-Files crean y modifican los flujos de trabajo en M-Files Admin. Para
crear y editar flujos de trabajo, consulte Configuración de flujos de trabajo .
Para seleccionar un flujo de trabajo y un estado de flujo de trabajo para un objeto, use los controles de
flujo de trabajo en la parte inferior de la tarjeta de metadatos.
Cambiar el estado del flujo de trabajo en la tarjeta de metadatos
1. Seleccione un objeto en el área de listado.
2. Haga clic en el campo de estado del flujo de trabajo en la parte inferior de la tarjeta de
metadatos.
3. Seleccione el estado del flujo de trabajo.
Se abre el cuadro de diálogo Cambiar estado .
4. Opcional: en Comentario , agregue comentarios sobre la transición de estado al objeto.

Opción Descripción
DE ACUERDO Se realiza la transición de estado y se agrega el

posible comentario.
Cancelar Se realiza la transición de estado pero no se

agrega ningún comentario.
Se cierra el cuadro de diálogo Cambiar estado .
6. Haga clic en Guardar .
7. Opcional: si se abre el cuadro de diálogo Firma electrónica , complete uno de estos

pasos:
a. Si se muestran los campos Nombre de usuario y Contraseña , ingrese sus credenciales de
usuario y haga clic en Firmar . o

b. Si no se muestran los campos Nombre de usuario y Contraseña , haga clic en Firmar para
ingresar sus credenciales de usuario.
Cambiar el estado del flujo de trabajo con el menú contextual
1. En el área de la lista, haga clic con el botón derecho en un objeto y haga clic en Flujo de
trabajo > Cambiar estado .
2. En Transición de estado , seleccione el estado del flujo de trabajo.
4. Haga clic en Aceptar .
Se cierra el Cambio de Estado y se realiza la transición de estado.

pasos:
Cambiar el estado del flujo de trabajo en el área de tareas
1. En el área de listado, seleccione un objeto que tenga un flujo de trabajo.
2. En el área de tareas, haga clic en el nuevo estado en la sección Transición de estado .
Se cierra el Cambio de Estado y se realiza la transición de estado.

pasos:
Historial de versiones
M-Files conserva las versiones anteriores de los objetos. Puede volver a una versión anterior desde el
historial de objetos.
Cuando crea un documento y lo registra, la primera versión del documento se guarda en el servidor.
Cuando desprotege el documento, realiza cambios y lo vuelve a proteger, la segunda versión del
documento se guarda en el servidor. Puede retroceder a una de estas versiones del documento.
En el cuadro de diálogo Historial , el icono identifica una versión anterior del objeto. En este ejemplo,
se muestra un documento de Microsoft Word. No puede cambiar el contenido o los metadatos de
versiones anteriores.
Agregar etiqueta a esta versión
Puede agregar una etiqueta a una versión de objeto. La etiqueta se muestra en la columna Etiqueta de
versión en el cuadro de diálogo Historial .
Para agregar una etiqueta a la versión del objeto seleccionado:
1. Haga clic en Agregar etiqueta a esta versión .

2. Seleccione una etiqueta del menú desplegable.
Para crear una etiqueta de versión:
1. Haga clic en Agregar etiqueta a esta versión .

2. Haga clic en la punta de flecha junto al menú desplegable.
3. Haga clic en Nuevo valor (etiqueta de versión) .
Borrar esta etiqueta de las otras versiones del objeto

Solo los administradores del sistema y los usuarios con Control total de los permisos administrativos del
almacén pueden usar esta opción.
Para quitar la etiqueta seleccionada de otras versiones del objeto, habilite Borrar esta etiqueta de
versión de las otras versiones del objeto . Por ejemplo, puede asegurarse de que solo una versión de
un contrato tenga la etiqueta "Aprobado".
Modificar detalles de la versión
Con la opción Modificar detalles de la versión , puede agregar una o más etiquetas de versión a una
versión de objeto y agregar un comentario que se mostrará en el cuadro de diálogo Historial . Estos
comentarios también se muestran en la vista de comentarios de la tarjeta de metadatos del objeto y en el
historial de comentarios de la función Comentarios (consulte Comentarios del objeto ).
Retroceder
En el cuadro de diálogo Historial , las versiones de los objetos se registran desde la más antigua hasta la
más reciente. Puede restaurar versiones antiguas con la opción Revertir .
Cuando realiza una reversión, M-Files usa el contenido y los metadatos de la versión seleccionada para
crear una nueva versión del objeto. La reversión no tiene efecto en las versiones intermedias. Puede usar
la opción Retroceder solo cuando el objeto no está desprotegido. Tenga cuidado cuando retroceda a una
versión de objeto que tenga un estado de flujo de trabajo, ya que el estado de flujo de trabajo puede
provocar acciones no deseadas .
Nota: Debe tener los permisos correctos para que el objeto restaure una versión anterior del
mismo. Si retrocede a una versión en la que se modifican la configuración de permisos y los
metadatos del objeto, debe tener permisos de modificación y derechos de edición para el
objeto. Si solo se modifican los metadatos o el contenido del objeto, debe tener derechos de
edición sobre el objeto.
Comparar documentos
seleccionados Para comparar el
contenido de un documento:
1. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione dos versiones del documento.

2. Haga clic con el botón derecho en una versión seleccionada y haga clic en Comparar
documentos seleccionados .
Para obtener más información, consulte Comparación de documentos .
Historial de versiones y permisos
Para ver una versión anterior de un objeto, debe tener derechos de acceso a esa versión ya la última
versión registrada.
Historial de conflictos
Cuando la resolución automática de conflictos está habilitada, M-Files resuelve automáticamente los
conflictos que ocurren durante la sincronización de datos entre bóvedas. Los usuarios de Vault pueden
usar el cuadro de diálogo Historial de conflictos para ver y restaurar versiones de objetos descartados.
Para obtener instrucciones sobre cómo configurar la resolución automática de conflictos, consulte
Configuración de la resolución automática de conflictos de replicación .
La configuración especifica si se le informa cuando los cambios realizados en un objeto se descartan en la

resolución de conflictos. Las opciones son:
• Recibes una notificación.

• Se le asigna una tarea.
• No hay indicación de cambios descartados. Mostrar y restaurar versiones de objetos
descartados Para mostrar las versiones de objetos descartados:
1. En M-Files Desktop, haga clic con el botón derecho en un objeto y seleccione Historial de
conflictos .
The Conflict History dialog is opened.
Note: If there are many discarded object versions, it is possible that the oldest ones are
not shown.
Para comparar versiones de documentos :
2. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione dos versiones del documento.
3. Haga clic con el botón derecho en una versión seleccionada y seleccione Comparar
Para restaurar una versión de objeto descartada:
4. Seleccione una versión de objeto descartada.
5. Haga clic en Restaurar versión del objeto .
6. En el cuadro de diálogo de confirmación que se abre, haga clic en Sí .

M-Files usa el contenido de la versión del objeto para crear una nueva versión del
objeto.
Comparación de documentos
Cuando se completa la configuración de la función Comparación avanzada de documentos (consulte

Configuración de la Comparación avanzada de documentos de M-Files ), puede usar M-Files para
comparar el contenido de dos documentos o dos versiones de un documento. Esta sección muestra
algunas formas en las que puede usar la función.
Nota: La extensión de archivo de los documentos comparados debe ser DOC, DOCX, PDF o RTF, y
el tamaño total del archivo debe ser inferior a 16 MB.
Uso del área de listado para comparar el contenido del documento
Para comparar el contenido de la última versión de un documento con una versión o documento diferente,
siga los pasos de esta sección. Para comparar dos versiones anteriores de un documento entre sí,
consulte Comparación del contenido del documento a través del cuadro de diálogo Historial .
1. Inicie sesión en una bóveda.
2. Utilice una búsqueda o una vista para encontrar el documento que desea comparar.
3. Haga clic derecho en el documento en el área de listado y seleccione una de estas

opciones:
a. Haga clic en Comparar > Comparar con la versión anterior para comparar la versión actual del
documento con la versión anterior. o
b. Haga clic en Comparar > Comparar con otra versión para comparar la versión actual del
documento con una versión anterior. Este comando abre el cuadro de diálogo Historial donde
puede seleccionar una versión del documento con la que comparar el contenido. o
c. Haga clic en Comparar > Comparar con otro documento para comparar la versión actual del
documento con un documento diferente. Este comando abre el cuadro de diálogo Abrir de
Windows, donde puede seleccionar un documento con el que comparar el contenido.
Se abre la ventana Comparación de documentos .

4. Para examinar los cambios, use los botones Cambio anterior y Cambio siguiente , los
enlaces de navegación en la lista Resumen de cambios o simplemente desplácese por el
documento.
5. Opcional: para guardar una copia de la comparación en formato PDF o DOCX, utilice los
comandos Guardar como PDF , Guardar como DOCX o Seguimiento de cambios .
Guardar como DOCX crea una versión simple de Microsoft Word de la comparación que ve en el
cuadro de diálogo Comparación de documentos , pero Seguimiento de cambios crea un
documento que le permite controlar los cambios realizados desde la pestaña Revisar en Microsoft
Word.
Comparación del contenido del documento a través del cuadro de diálogo Historial
Cuando comienza a comparar contenido en el área de listado de M-Files Desktop, puede comparar la
última versión del documento seleccionado con una versión o documento diferente. Para comparar dos
versiones anteriores de un documento, inicie la comparación en el cuadro de diálogo Historial .
Para comparar el contenido del documento de dos versiones anteriores del documento:
1. Inicie sesión en una bóveda.
2. Utilice una búsqueda o una vista para encontrar el documento que desea comparar.
3. Haga clic derecho en el documento y seleccione Historial .
Se abre el cuadro de diálogo Historial .

4. Mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione las dos versiones que desea comparar.
5. Haga clic con el botón derecho en una versión seleccionada y haga clic en Comparar
The Document Compare window is opened.
documento.
Word.
Comparación del contenido del documento a través de la cinta de opciones de Microsoft

Word
La funcionalidad Comparar solo está disponible para documentos almacenados en M-Files.
Para comparar el contenido del documento abierto en Microsoft Word con el de un documento o versión
de documento diferente:
1. En la cinta del menú de Microsoft Word, abra la pestaña M-Files.
2. Haz clic en Comparar .
a. Haga clic en Comparar > Comparar con la versión anterior para comparar la versión actual del
documento con la versión anterior. o
b. Haga clic en Comparar > Comparar con otra versión para comparar la versión actual del
documento con una versión anterior. Este comando abre el cuadro de diálogo Historial donde
puede seleccionar una versión del documento con la que comparar el contenido. o
c. Haga clic en Comparar > Comparar con otro documento para comparar la versión actual del
documento con un documento diferente. Este comando abre el cuadro de diálogo Abrir de
Windows, donde puede seleccionar un documento con el que comparar el contenido.
The Document Compare window is opened.
documento.
Word.
Funciones en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint
Las funciones de M-Files en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint para Microsoft
Windows facilitan la gestión de documentos. Puede acceder a las funciones desde el menú Archivo , el
menú Oficina o el menú MFiles .
Las funciones de M-Files de esta sección están disponibles en Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft
PowerPoint 2013, 2016 y 2019, y en las versiones de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
compatibles con Microsoft.
Abrir desde M-Files
Puede abrir un documento desde el almacén para leerlo o editarlo. Si tiene
muchas bóvedas, use la función Abrir desde M-Files para seleccionar la
correcta. Esta función también está disponible en los menús Archivo y
Oficina .
Guardar en M-Files Guardar es la forma más fácil de guardar un documento en M-Files. Cuando
guardas en M-
Archivos directamente, la tarjeta de metadatos se abre para su edición. Para
obtener más información, consulte Creación de un documento . Si usa
muchas bóvedas, seleccione la bóveda correcta en el
Guardar submenú. Esta función también está disponible en los menús
Archivo y Oficina .
Explora M-Files
Si el archivo abierto está en M-Files, la función Explorar M-Files lo muestra
en MFiles. Esto facilita el uso de otras funciones de M-Files en el archivo.
Verificar
La función Check Out convierte un documento previamente de solo lectura
en un documento editable.
Nota: Si el documento se edita en modo de solo lectura, todos los

cambios se perderán cuando desproteja el documento.
Registrarse
La función Registrar guarda el documento editado en la bóveda y lo cierra en
Microsoft Word.
Registrar cambios
La función Check In Changes verifica sus cambios e inmediatamente le
desprotege el documento. Esto permite que otros usuarios de Vault vean sus
cambios, pero le permite continuar editando el documento.
Deshacer pago
La función Deshacer desprotección cierra el documento actual y cancela la
desprotección. Si la función Deshacer desprotección se realiza en un
documento editado, se perderán todos los cambios realizados después de la
desprotección del documento.
Nota: No es posible usar Deshacer desprotección en un solo

archivo de un documento de varios archivos. La función tampoco está
disponible en el menú M-Files.
Comparar Con la función Comparar estándar , puede comparar el contenido del

documento actual con una versión anterior del mismo documento. La función
Comparar abre el historial de versiones del documento donde puede
seleccionar una versión anterior con la que comparar la actual.
Si la función Comparación avanzada de documentos se utiliza en su bóveda,

la comparación de documentos funciona de manera diferente. También
puede comparar el contenido con un documento diferente. Para obtener más
información, consulte Comparación del contenido del documento a través de
la cinta de opciones de Microsoft Word .
Nota: Comparar está disponible solo en Microsoft Word.
Insertar propiedad
Consulte Agregar propiedad de M-Files .
Propiedades
La función Propiedades abre la tarjeta de metadatos del documento.
Consulte también Metadatos de objetos .
En este capítulo
• Agregar propiedad de M-Files
Agregar propiedad de M-Files
Para agregar metadatos de objetos al contenido de un documento de Microsoft Word, Microsoft

Excel o Microsoft PowerPoint, haga clic en Insertar propiedad en la pestaña M-Files. También es
posible agregar una firma electrónica a un documento de Microsoft Word con la función Insertar
propiedad . Para obtener más información, consulte Firmas electrónicas .
Nota: Para Microsoft PowerPoint, la función Insertar propiedad está disponible en las versiones
2013, 2016 y 2019, y en las versiones de Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
compatibles con Microsoft.
De forma predeterminada, los campos de metadatos en un documento de Microsoft Word, Microsoft

Excel o Microsoft PowerPoint se actualizan cuando alguien extrae el documento en M-Files. Como
alternativa, es posible habilitar las actualizaciones automáticas para los campos de metadatos. Cuando
esta configuración está habilitada, los campos de metadatos se actualizan cuando se modifican los
metadatos en M-Files Desktop, el clásico M-Files Web o M-Files Mobile. Para habilitar esta función,
dígale al administrador del sistema de M-Files que habilite las actualizaciones automáticas para los
campos de metadatos .
Uso de Insertar propiedad con plantillas de documentos
La función Insertar propiedad puede ser muy útil cuando crea plantillas de documentos. Los campos de
texto o las celdas de la plantilla se rellenan automáticamente con las propiedades seleccionadas cuando
un usuario crea un nuevo documento. Si una propiedad no tiene un valor, los campos de texto o las celdas
de las plantillas de documentos permanecen vacíos.
Para definir un documento existente como plantilla de documento en M-Files, utilice la

propiedad Es plantilla . Para controlar qué usuarios pueden establecer documentos como
plantillas, consulte Permisos de definición de propiedad . Sin embargo, no es necesario
configurar un documento para que sea una plantilla para agregar metadatos al documento.
Una propiedad de M-Files agregada a un documento de Microsoft Word se muestra como un

campo de texto, que se vuelve gris cuando se hace clic. En documentos de Microsoft Excel,
las propiedades de M-Files se muestran como fórmulas de celda. Los documentos de
Microsoft PowerPoint muestran las propiedades como áreas de texto.
Ejemplo: Inserción de propiedades de M-Files en Microsoft Word
1. Encuentre un documento de Microsoft Word en M-Files.
2. Haga doble clic en el documento y haga clic en Desproteger .
El documento seleccionado se abre en Microsoft Word.
3. En Microsoft Word, coloque el cursor donde desee que se agregue la

propiedad M-Files.
4. Abra la cinta de M-Files y haga clic en Insertar propiedad .
Se abre el cuadro de diálogo Insertar propiedad de M-Files .
5. Haga clic en el nombre de una propiedad.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Insertar propiedades

de M-Files .
El valor de la propiedad seleccionada se agrega a la ubicación seleccionada del

documento.
Funciones en AutoCAD
Para facilitar el trabajo con dibujos CAD, los usuarios obtienen acceso a las funciones de M-
Files directamente en Autodesk AutoCAD. Puede acceder a las funciones desde el menú
Archivo o el menú M-Files .
Funciones de M-Files en AutoCAD:
• Abrir desde M-Files

• Guardar en M-Files
• Verificar
• Registrarse
• Deshacer pago
Estas funciones no se admiten en AutoCAD LT. Las versiones de AutoCAD admitidas se

especifican en la Política de ciclo de vida de M-Files .
Para obtener más información sobre estas funciones, consulte Funciones en Microsoft Word,
Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint .
Propiedades
Ver Propiedades .
Insertar campo
Con la opción Insertar campo , puede agregar metadatos de M-Files a dibujos y campos de
AutoCAD. En AutoCAD, puede encontrar los campos de metadatos de M-Files en la
categoría de campo de M-Files en el cuadro de diálogo Selección de campo . Para obtener
más información, consulte Agregar propiedad de M-Files .
2.3.4. Relaciones de objetos

Puede crear relaciones entre objetos para vincular documentos relacionados. Por ejemplo,
una oferta puede contener un documento de oferta, una lista de precios relacionada y un
folleto de la empresa. Cada objeto tiene un historial de versiones independiente y puede
actualizarlos por separado. Las relaciones no crean copias de objetos vinculados sino que
establecen referencias entre ellos.
Con las relaciones, puede especificar conexiones de metadatos entre objetos de la misma
manera que lo hace con la tarjeta de metadatos. Por ejemplo, puede vincular un cliente con
un documento, que luego se mostrará en los metadatos del objeto. Las relaciones
agregadas con la tarjeta de metadatos también se muestran en el cuadro de diálogo
Relaciones .
Sugerencia: Puede utilizar las propiedades de un objeto relacionado para crear

vistas y búsquedas indirectas o para especificar configuraciones de filtro. Para
obtener más información, consulte Búsquedas indirectas .
En este capítulo
• Operaciones de relación
• Relaciones entre objetos en bóvedas separadas
• Subobjetos
Operaciones de relación
En M-Files Desktop, haga clic con el botón derecho en un objeto en el área de listado y
seleccione Relaciones para administrar las relaciones de un objeto.
Adición de relaciones de objetos
Para agregar una relación al objeto seleccionado:
1. En la pestaña Relaciones de este objeto o Todas las relaciones , haga clic

en Agregar relación .
2. En el cuadro de diálogo Seleccionar objeto de destino , seleccione el objeto

de destino.
Para una versión específica, haga clic con el botón derecho en

un objeto y haga clic en Historial .
Sugerencia: también puede arrastrar y soltar objetos desde otras

ventanas al cuadro de diálogo Relaciones para crear muchas relaciones a la vez.
3. Haga clic en Abrir .
4. En el cuadro de diálogo Definir relación , seleccione una de estas

opciones:
Ultima versión La relación siempre apunta a la última versión del objeto de destino.
Versión específica La relación apunta a la versión seleccionada del objeto de destino. La

relación no muestra actualizaciones del objeto.
6. En el cuadro de diálogo Relaciones , haga clic en Cerrar .
Edición de relaciones de objetos
Para editar una relación del objeto seleccionado:
1. En el cuadro de diálogo Relaciones , haga clic en Desproteger .
2. En la pestaña Relaciones de este objeto o Todas las relaciones ,

seleccione la relación.
3. Haga clic en Editar relación .
4. En el cuadro de diálogo Propiedades de relación , seleccione una de estas

opciones:

6. En el cuadro de diálogo Relaciones , haga clic en Registrar .
7. Haga clic en Cerrar .
Eliminar relaciones de objetos
Para eliminar una relación del objeto seleccionado:
1. En el cuadro de diálogo Relaciones , haga clic en Desproteger .

2. En la pestaña Relaciones de este objeto o Todas las relaciones ,

seleccione la relación.
3. Haga clic en Eliminar relación .
5. En el cuadro de diálogo Relaciones , haga clic en Registrar .
Relaciones entre objetos en bóvedas separadas
También puede crear una relación entre los objetos que se guardan en dos bóvedas
diferentes. Los objetos no se exportan de un almacén a otro, sino que se crea un vínculo
entre ellos. Para crear la relación, arrastre un objeto de un almacén a otro o utilice la función
Relaciones .
La relación entre los dos objetos se muestra como un atajo. Cuando hace doble clic en el
acceso directo, MFiles muestra el objeto real en una nueva ventana. Cuando selecciona el
acceso directo, puede ver algunos de los metadatos del objeto relacionado y un vínculo al
objeto en el almacén de destino. También puede cambiar el nombre del acceso directo. Esto
no cambia el nombre del objeto original ni causa ningún conflicto entre las bóvedas.
Nota: Si tiene problemas con la creación de relaciones entre bóvedas, comuníquese

con el administrador de su sistema para asegurarse de que las definiciones de
metadatos de los tipos de objetos coincidan entre bóvedas.
Permisos de acceso directo
Los accesos directos tienen sus propios permisos. De manera predeterminada, M-Files usa
permisos para un nuevo objeto en la bóveda en la que está conectado actualmente.
Accesos directos creados con sincronización
Cuando los datos se sincronizan entre almacenes, a veces los metadatos de los objetos
importados crean accesos directos. Por ejemplo, si un documento relacionado con un
proyecto se importa sin el proyecto, M-Files crea un acceso directo para el proyecto en la
bóveda de destino. Este acceso directo ahora es un enlace al objeto en el almacén de origen.
Subobjetos
Además de las relaciones , los objetos también pueden tener subobjetos. Por ejemplo, un
objeto de cliente puede tener una persona de contacto como subobjeto. El administrador
del sistema especifica los tipos de objetos y las relaciones entre ellos en M-Files Admin. El
atajo Ctrl + J muestra los subobjetos del objeto y le permite editarlos y eliminarlos. Puede
agregar una nueva persona de contacto directamente desde el almacén con la opción
Subobjetos .
2.3.5. Colecciones de documentos

Una colección de documentos es un conjunto de documentos relacionados. A diferencia de
un documento de varios archivos, cada miembro de una colección de documentos es
independiente y tiene sus propios metadatos. Además, la colección de documentos tiene sus
propios metadatos. En un documento de varios archivos , todos los archivos comparten los
mismos metadatos.
En este capítulo
• Creación de colecciones de documentos
• Gestión de colecciones de documentos
Creación de
colecciones de
documentos Para
crear una colección de
documentos:
1. En M-Files, haga clic en el botón Crear .
2. Seleccione Colección de documentos .
Si este tipo de objeto no se muestra en el menú contextual, haga clic en un área

vacía en el área de listado y seleccione Crear > Colección de documentos .
Se abre el cuadro de diálogo Nuevo - Colección de documentos .
3. Seleccione una clase y haga clic en Siguiente .
4. Opcional: seleccione una plantilla.
5. Rellene los metadatos necesarios.
6. Haz clic en Crear .
Se crea la colección de documentos. A continuación, puede agregar miembros

de la colección de documentos .
Gestión de colecciones de documentos
Haga clic con el botón derecho en una colección de documentos en el área de listado y
seleccione Miembros de la colección para abrir la colección de documentos y administrar

su contenido. Agregar miembros de la colección de documentos Para agregar un
miembro de la colección de documentos:

1. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en Agregar .
Sugerencia: también puede arrastrar y soltar objetos desde otras ventanas al

cuadro de diálogo Miembros de la colección para agregar
varios miembros de la colección de documentos a la vez.
Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar objeto de miembro .
2. Busque y seleccione el objeto que desea agregar a la colección de

documentos.
3. Haga clic en Abrir .
4. En el cuadro de diálogo Definir membresía , seleccione una de estas

opciones:

6. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en Cerrar .
Edición de miembros de la colección de documentos
Para editar la pertenencia a un miembro de la colección de documentos:
1. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en

Desproteger .
2. Haga clic en Editar .
3. En el cuadro de diálogo Definir membresía , seleccione una de estas

opciones:

5. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en Registrar

.

Eliminación de miembros de la
colección de documentos Para
eliminar un miembro de la
colección de documentos:
1. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en

Desproteger .
2. Haga clic en Quitar .
4. En el cuadro de diálogo Miembros de la colección , haga clic en Registrar .
2.3.6. Uso de M-Files Desktop sin conexión

Esta sección le explica cómo hacer que el contenido esté disponible sin conexión, cómo
editar documentos en el modo sin conexión y qué sucede cuando vuelve a estar en línea.
En este capítulo
• Disponibilidad sin conexión
• Desconectarse
• Ir en línea
Disponibilidad sin conexión
Puede hacer que los objetos estén disponibles en el modo sin conexión con la función Marcar
para disponibilidad sin conexión o con filtros sin conexión . Para obtener información sobre
cómo conectarse y desconectarse, consulte Desconectarse y conectarse .
Marcado para disponibilidad sin conexión
Puede hacer que objetos individuales, un grupo de objetos, vistas o carpetas virtuales estén
disponibles sin conexión. Si hace que una vista o carpeta virtual esté disponible sin
conexión, M-Files crea un nuevo filtro sin conexión para ella. De esta forma, todos los
objetos nuevos que cumplen las condiciones del filtro se actualizan automáticamente a la
vista sin conexión. Para obtener información sobre cómo editar el filtro sin conexión que
creó, consulte Filtros sin conexión .
Para marcar objetos, vistas o carpetas virtuales para disponibilidad sin conexión:
1. Seleccione los objetos, las vistas o las carpetas virtuales que desea que estén
disponibles sin conexión.
2. Presione Alt y seleccione Operaciones > Disponibilidad sin conexión > Marcar
para disponibilidad sin conexión en la barra de menú.
Los documentos seleccionados se muestran en la vista Sin conexión .
Eliminación de la disponibilidad sin conexión
Para eliminar la disponibilidad sin conexión:
1. Seleccione los objetos, las vistas o las carpetas virtuales que desee eliminar de la
vista Sin conexión .
2. Presione la tecla Alt y seleccione Operaciones > Disponibilidad sin conexión >
Eliminar disponibilidad sin conexión en la barra de menú.
Los documentos seleccionados se eliminan de la vista Sin conexión .
Filtros fuera de línea
Puede definir filtros para asegurarse de tener acceso a objetos importantes sin una conexión
de red desde Otras vistas > Sin conexión .
Para eliminar el filtro fuera de línea, seleccione Eliminar en el menú contextual del filtro. Esto
solo elimina el filtro fuera de línea, no la vista.
Ejemplo: crear un filtro sin conexión para un proyecto
1. En la pantalla de inicio de M-Files, vaya a Otras vistas > Sin conexión .
2. Presiona Alt para abrir la barra de menú.
3. Seleccione Crear > Filtro sin conexión .
Se abre el cuadro de diálogo Propiedades del filtro sin conexión .
4. En el campo Nombre , ingrese un nombre para su filtro fuera de línea.
El nombre se muestra en el área de listado Sin conexión .
5. Haga clic en Definir filtro para especificar las condiciones que deben cumplir
los objetos para que se muestren en esta vista.
Se abre el cuadro de diálogo Definir filtro .
6. En la pestaña Propiedades , haga clic en Agregar condición y agregue

estas condiciones:
a) En el menú desplegable Propiedad , seleccione Proyecto .
b) En el menú desplegable Operador , seleccione = .
c) En el menú desplegable Valor , seleccione un proyecto.
7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir filtro .
8. Seleccione Mostrar documentos y otros objetos .

El filtro sin conexión se muestra en Otras vistas > Sin conexión . Esto le permite acceder a
todos los documentos y objetos en esta vista cuando la conexión a M-Files Server no está
disponible.
Desconectarse
Puede usar M-Files sin una conexión de red.
Para usar M-Files sin una conexión de red, haga clic en su nombre de usuario en la esquina
superior derecha de la interfaz de usuario y seleccione Desconectarse . Entonces tendrá
acceso a la vista Sin conexión , que muestra todos los objetos que están disponibles sin
conexión.
Puede hacer que los objetos estén disponibles sin conexión con el comando Marcar para
disponibilidad sin conexión . Para obtener más información, consulte Disponibilidad sin
conexión . Los miembros de la colección, los objetos de relación y los subobjetos también
están disponibles sin conexión si están relacionados con objetos que están disponibles sin
conexión.
En el modo fuera de línea, puede crear nuevos objetos y editar objetos

disponibles sin conexión.
Ir en línea
Para conectarse en línea desde el modo fuera de línea, haga clic en su nombre de usuario en
la esquina superior derecha de la interfaz de usuario y seleccione Conectarse . Cuando está
en línea, M-Files restaura todas las demás vistas y puede continuar navegando en la bóveda
de documentos como de costumbre. También puede registrar documentos que se muestran
en la vista Sin conexión y guardar los cambios en el servidor.
Debido a que los usuarios pueden editar un documento en el servidor mientras usted lo edita
fuera de línea, M-Files se asegura de que pueda verificar sus cambios cuando se conecte. Si
otros usuarios no editaron el documento, puede guardar la versión sin conexión como la
nueva versión. Pero, si se guardaron nuevas versiones en el servidor cuando estaba
desconectado, MFiles se lo hará saber. A continuación, puede seleccionar cómo continuar:
• Guarde la versión editada sin conexión como un nuevo documento. El

documento en el servidor permanece igual.
• Rechaza los cambios realizados sin conexión y acepta la nueva versión en el
servidor.
• Cancelar Entrar en línea .
Sugerencia: si desprotege el documento antes de desconectarse, otros usuarios

pueden ver que desprotegió el documento. Cuando edita el documento, otros
usuarios no pueden realizar cambios en él.
2.4. Compartir contenido

Esta sección le indica cómo compartir contenido de la bóveda con personas que tienen
acceso a la misma bóveda que usted y con personas ajenas a su organización.
Figura 14: Puede compartir contenido de la bóveda de muchas maneras con usuarios con acceso a la
bóveda y con personas que no usan M-Files.
En este capítulo
• Compartir enlaces y accesos directos
• Compartir enlaces públicos
• Opciones para compartir PDF y correo electrónico
2.4.1. Compartir enlaces y accesos directos

Los usuarios de M-Files pueden tener conexiones de bóveda con diferentes nombres, y cada
usuario puede tener vistas personalizadas. Con M-Files, puede crear accesos directos en los
que las personalizaciones del usuario no tengan efecto.
Uso del cuadro de diálogo Obtener hipervínculo
Utilice el elemento del menú contextual Obtener hipervínculo para crear

vínculos o accesos directos a documentos.
Para obtener instrucciones sobre cómo crear enlaces a objetos, archivos y vistas en M-Files
Web, consulte Creación de M-Files
URL web .
Para crear un enlace o acceso directo:
1. En M-Files, haga clic con el botón derecho en un objeto en el área de listado

y seleccione Obtener hipervínculo .

Seleccione... Para...
Crear acceso directo de Windows (.lnk) Cree un acceso directo que abra el objeto
seleccionado en la aplicación predeterminada
para el formato de archivo.
Crear acceso directo de M-Files (.mflink) Cree un acceso directo que abra el objeto
seleccionado en M-Files Desktop.
Enviar acceso directo de M-Files (.mflink) por Abra un nuevo mensaje de correo electrónico con
correo electrónico el acceso directo de M-Files como archivo
adjunto.
Copiar hipervínculo al portapapeles Copie el hipervínculo del objeto a su portapapeles
en formato HTML. Puede pegar el enlace, por
ejemplo, en un mensaje de correo electrónico.
También puede ingresar la ruta al Explorador de
archivos de Windows para abrir el objeto en
MFiles.
Para copiar el enlace en formato de texto sin

formato, seleccione y copie el texto del campo de
texto y haga clic en Cancelar .
3. Opcional: haga clic en Avanzado para especificar la versión de destino.
4. Opcional: en Versión de destino , seleccione una de estas opciones:


Consejo:
Puede cambiar el comando de URL de texto sin formato para que el enlace haga algo
diferente a abrir el objeto.
Dominio Acción
show Abre el objeto en M-Files Desktop.
mostrar Muestra la tarjeta de metadatos del objeto.

metadatos
abierto Muestra el cuadro de diálogo de pago y abre el documento en la aplicación
predeterminada.
vista Abre el documento en la aplicación predeterminada en modo de solo lectura.
editar Desprotege el objeto y lo abre para editarlo en la aplicación predeterminada.

Por ejemplo, el comando m-files:// edit / <GUID de bóveda> / <ID de

tipo de objeto> - <ID de objeto> ?object= <GUID de objeto> extrae
el documento y lo abre para editarlo en la aplicación predeterminada.
Para obtener más información sobre las propiedades de URL de M-Files, consulte
este artículo de la base de conocimientos .
La aparición de los hipervínculos
Puede pedirle a su administrador que cambie la forma en que se muestran los hipervínculos.
Para obtener más información, consulte Cambiar la apariencia de los hipervínculos .
2.4.2. Compartir enlaces públicos

Puede compartir documentos de M-Files con enlaces públicos temporales. De esta manera,
los documentos están disponibles para cualquier persona que reciba el enlace.
Pídale al administrador del sistema que habilite o deshabilite la función Compartir enlace
público y las opciones específicas para compartir cuando sea necesario. Para obtener más
información, consulte Opciones de configuración para enlaces públicos .
Antes de comenzar, asegúrese de que el administrador de su sistema M-Files

haya realizado estas operaciones:
• Se ha configurado M-Files Web.

• La página de inicio web de M-Files se ha especificado en el cuadro de diálogo
Propiedades de Document Vault .
Para crear un enlace público:
1. En M-Files, busque el objeto que desea compartir.
2. Opcional: haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Historial

para compartir una versión anterior del objeto.
3. Haga clic con el botón derecho en el objeto o en la versión del objeto y

seleccione Compartir enlace público .
Se abre el cuadro de diálogo Compartir enlace público .
4. Seleccione la versión de destino.
5. Utilice Fecha de caducidad (hora local) para seleccionar la fecha y la hora

después de las cuales el enlace público no estará activo.
6. Opcional: en Descripción , ingresa una descripción.
La descripción se muestra en el cuadro de diálogo Compartido por mí .
7. Haga clic en Crear vínculo público .

El enlace público se agrega al campo Enlace público .
8. Haga clic en Copiar para copiar el enlace público al portapapeles.
Ahora puede compartir el enlace público.
Administrar y eliminar enlaces públicos compartidos
En el cuadro de diálogo Compartido por mí , puede administrar y eliminar enlaces públicos

que haya compartido. Los usuarios con derechos administrativos Control total de la bóveda
o Ver y leer todo el contenido de la bóveda pueden ver y administrar los enlaces públicos
compartidos por todos los usuarios de la bóveda.
Para administrar y eliminar enlaces públicos compartidos:
1. En M-Files Desktop, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior

derecha y seleccione Compartido por mí .
Si tiene los derechos Control total de la bóveda o Ver y leer todo el contenido
de la bóveda , también puede seleccionar Archivos compartidos (todos los
usuarios) .
Se abre el cuadro de diálogo Compartido por mí y se muestran todos los enlaces

públicos compartidos por usted.
2. Realice una o ambas de estas operaciones:

Copiar link Copie un enlace público compartido al

portapapeles.
Deja de compartir Eliminar un enlace público compartido. En el
cuadro de diálogo de confirmación que se abre,
haga clic en Sí .
2.4.3. Opciones para compartir PDF y correo electrónico

Haga clic con el botón derecho en un archivo en el área de la lista y seleccione Compartir,
correo electrónico y PDF para usar una de estas opciones para compartir:
• Enviar enlace por correo electrónico

• Enviar copia por correo electrónico
• Enviar como PDF por correo electrónico
• Guardar como pdf
• Convertir a PDF
Enviar enlace por correo electrónico

Con esta opción, M-Files crea un mensaje de correo electrónico con un enlace al archivo
seleccionado. El destinatario debe tener acceso a la bóveda y al archivo.
Enviar copia por correo electrónico
Con esta opción, M-Files crea un mensaje de correo electrónico con una copia
del archivo seleccionado adjunto.
Enviar como PDF por correo electrónico
Con esta opción, M-Files convierte el archivo seleccionado al formato PDF y crea un mensaje
de correo electrónico con el archivo PDF adjunto. El archivo en M-Files permanece en su
formato original.
Guardar como pdf
Esta opción le permite guardar el archivo seleccionado como un archivo PDF sin abrir el
archivo. Una vez que el archivo PDF está listo, se abre el cuadro de diálogo Guardar como .
Seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo PDF.
Si guarda un documento de un solo archivo, el cuadro de diálogo Guardar como muestra el

almacén como la ubicación predeterminada para guardar. Haga clic en Guardar para crear
un nuevo documento en el almacén. Complete los metadatos necesarios y luego haga clic en
Crear . Si guarda un archivo en un documento de varios archivos, el cuadro de diálogo
Guardar como muestra el documento de varios archivos como la ubicación predeterminada
para guardar. Haga clic en Guardar para guardar el archivo PDF en el mismo documento de
varios archivos.
Convertir a PDF
Con la opción Convertir a PDF (reemplaza el archivo original) , M-Files convierte el archivo
seleccionado al formato PDF y reemplaza el archivo original (por ejemplo, un archivo de
Word) con el archivo PDF.
Con la opción Convertir a PDF (agrega un archivo separado) , M-Files convierte el archivo
seleccionado al formato PDF y conserva la versión original. Si convierte un documento de un
solo archivo, M-Files lo convierte en un documento de varios archivos y le agrega el archivo
PDF.
Solución de problemas
Si no puede convertir documentos a formato PDF, consulte ¿Por qué no puedo convertir un
documento a formato PDF o anotar un documento?
2.5. Encontrar contenido
Esta sección describe cómo puede localizar el contenido que está buscando utilizando las
funciones y vistas de búsqueda de M-Files.
Figura 15: Cuando busca, por ejemplo, solicitudes de empleo, M-Files busca su término de búsqueda en los títulos,
metadatos y contenido de los documentos y otros objetos en la bóveda. La búsqueda también es capaz de buscar
formas flexionadas de su término de búsqueda.
En este capítulo
• buscando
• Uso de vistas
2.5.1.
buscando
La forma más eficaz de encontrar sus documentos y otros objetos es utilizar las funciones de
búsqueda de M-Files. Esto es especialmente útil cuando recuerda solo un detalle sobre el
documento u objeto, como la fecha de creación o el usuario que creó el documento.
Búsqueda rápida
Con las búsquedas rápidas , puede buscar palabras asociadas con el objeto.
Opciones de búsqueda y filtros

Las opciones de búsqueda y los filtros le permiten definir más criterios de búsqueda
relacionados con las propiedades y la ubicación de los objetos que está buscando. Puede
ampliar las opciones de búsqueda para una búsqueda rápida haciendo clic en
el botón de opciones de búsqueda () a la derecha del campo de búsqueda rápida. Los filtros
de búsqueda se pueden abrir haciendo clic en la pestaña Filtros en el panel derecho.
Por ejemplo, si desea ver los documentos que un determinado usuario ha desprotegido
durante el último mes, es más fácil hacerlo definiendo criterios de búsqueda en las opciones
de búsqueda que creando una nueva vista.
Clasificación de resultados de búsqueda
El orden en que se enumeran los resultados de la búsqueda se basa principalmente en la

frecuencia o el uso reciente. La idea principal es enfatizar cosas que son relevantes para el
usuario. La siguiente información es de importancia primordial para proporcionar resultados
de búsqueda:
• creó este documento u otro objeto ?

• ¿Cuándo y cuántas veces se editó el documento u otro objeto ?
• ¿Cuándo y cuántas veces se procesó ?
Al usar esta información, encontrará datos relevantes sobre los objetos más nuevos y más
utilizados en la organización . Si han pasado varios años desde la creación del documento
y el documento no se ha actualizado durante mucho tiempo, es posible que el documento no
se considere muy relevante para el usuario y, por lo tanto, no se incluya entre los primeros
resultados de búsqueda.
Además de la información relacionada con el manejo de objetos mencionada anteriormente,

la aparición de la cadena de búsqueda en los metadatos o el contenido del archivo influye en
el orden de los resultados de la búsqueda. La clasificación de un elemento entre los
resultados de búsqueda está influenciada por la cadena de búsqueda que aparece en los
siguientes lugares:
1. El nombre o título del documento u otro objeto.

2. Otros metadatos además del nombre o título del documento u otro objeto
3. Contenido del archivo
El nombre es de especial importancia porque el nombre del documento o del objeto suele
contener información esencial sobre el contenido. Además, M-Files ignora ciertos metadatos
que tienden a disminuir la relevancia de los resultados de búsqueda. La búsqueda de texto
completo en archivos está influenciada, por ejemplo, por la longitud del archivo de tal manera
que se le da más importancia al documento más corto que al largo cuando los dos tienen el
mismo número de coincidencias para la cadena de búsqueda. En cualquier caso, el orden de
los resultados de la búsqueda siempre depende más de los metadatos que del contenido del
archivo.
Sugerencia: si el administrador de su sistema M-Files ha habilitado títulos de objetos

traducidos, puede usar los títulos de objetos traducidos en las búsquedas. Los títulos
de los objetos traducidos también se muestran en el área de título de la tarjeta de

metadatos, en el área de listado, en las notificaciones y en las listas de valores.
Deshabilitar la clasificación por relevancia
El administrador del sistema de M-Files puede configurar los resultados para que se
clasifiquen según las preferencias del usuario en lugar de la configuración de relevancia
predeterminada. Para obtener más información, consulte Deshabilitar la clasificación de los
resultados de búsqueda por su relevancia .
Agrupación de resultados de búsqueda
M-Files agrupa automáticamente los resultados de búsqueda por tipo de objeto. Esto le ayuda
a encontrar la información correcta.
Si hay una gran cantidad de resultados de búsqueda en una agrupación, M-Files muestra
solo una parte de los resultados de búsqueda. Haga clic en Mostrar más resultados para
ver más resultados de búsqueda. Utilice las opciones Siguiente y Anterior para mostrar la
página siguiente o anterior. Para cambiar la cantidad de resultados que se muestran por
página, haga clic con el botón derecho en un espacio vacío en el área de la lista y seleccione
Modo de visualización > Objetos por grupo .
Énfasis de la palabra de búsqueda en los resultados
Cuando realiza una búsqueda, sus términos de búsqueda se marcan en amarillo en el área
de listado, así como en la tarjeta de metadatos y el contenido del archivo (vista previa).
Cuando se utiliza la vista previa, los términos de búsqueda se resaltan en amarillo en el
contenido del archivo para formatos de archivo comunes (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,
etc.).
El contenido de los siguientes tipos de archivos se puede resaltar en la pestaña

Vista previa :

• Archivos de Microsoft PowerPoint (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt,
pps, pot)
• archivos PDF
• archivos RTF
Nota: Si busca una coincidencia exacta usando comillas en su consulta de búsqueda,

como "deportes dat" , se resaltan las coincidencias parciales, como
deportes , además de las coincidencias exactas en el contenido del documento y
los metadatos.
Exportación de resultados de búsqueda
Antes de exportar resultados de búsqueda, asegúrese de que se muestren todos los

resultados de búsqueda necesarios. M-Files exporta solo esos resultados de búsqueda.
Utilice las opciones Mostrar más resultados , Siguiente y Anterior cuando sea necesario.
Para exportar los resultados de la búsqueda, haga clic con el botón derecho en un área vacía
en el área de la lista y seleccione Exportar . Luego, seleccione la información que desea
exportar:
• Para exportar una lista de los resultados de la búsqueda como un archivo

CSV, anule la selección de la casilla de verificación Exportar archivos .
Haga clic en Aceptar , seleccione la ubicación del archivo e ingrese el
nombre del archivo para iniciar la exportación.
• Para exportar una lista de los resultados de la búsqueda como un archivo
CSV y los archivos de objeto, seleccione la casilla de verificación Exportar
archivos .
Haga clic en Aceptar para seleccionar la ubicación del archivo e ingresar el nombre del
archivo. M-Files exporta los archivos de objetos a una carpeta en esa ubicación. El nombre
de la carpeta es <nombre de archivo> (Archivos) . Para iniciar la exportación,
haga clic en Sí en el cuadro de diálogo de confirmación que se abre.
Cuando finalice la exportación, haga clic en Mostrar en carpeta para abrir la

ubicación del archivo en el Explorador de archivos.
Puede usar, por ejemplo, Microsoft Excel o Apache OpenOffice Calc para abrir
archivos CSV.
El número de resultados exportados se puede cambiar con una configuración de registro.

Solicite al administrador del sistema los cambios necesarios.
Resultados de la búsqueda en otras bóvedas
Cuando realiza una búsqueda en M-Files, el panel Resultados de búsqueda en otras

bóvedas en la parte inferior de la lista de resultados de búsqueda le muestra la cantidad de
resultados en cualquier otra bóveda a la que esté conectado. Si el ícono de la bóveda junto al
nombre de la bóveda es azul, significa que hay coincidencias con su consulta en la bóveda.
Si, por el contrario, el icono de la bóveda está gris, significa que los resultados de la
búsqueda aún no están disponibles o que no hay coincidencias con su consulta en la bóveda.
Tenga en cuenta que los resultados de búsqueda en otras bóvedas no se actualizan si su

búsqueda se filtra por condiciones adicionales o refinamientos de búsqueda.
Consejo:
Los resultados de la búsqueda se recuperan solo de las bóvedas en las que está
conectado actualmente. Puede hacer clic en Mostrar todo para ver también las
bóvedas en las que actualmente no ha iniciado sesión.
Puede configurar su cuenta de inicio de sesión para iniciar sesión automáticamente

en una bóveda cuando se inicia Windows. Para obtener instrucciones, consulte Iniciar
sesión automáticamente cuando se inicia Windows .
Cuando hace clic en cualquiera de las bóvedas de este panel, se le dirige a la bóveda en
cuestión y se muestran los resultados de búsqueda de su consulta.
El panel Resultados de búsqueda en otras bóvedas se puede ocultar o mostrar haciendo

clic con el botón derecho en un espacio vacío en el área de la lista y seleccionando Modo de
visualización > Mostrar resultados de búsqueda en otras bóvedas en el menú contextual.
También puede mostrar el panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas minimizado

de forma predeterminada, de modo que solo se muestre el encabezado del panel hasta que
lo expanda. Para mostrar el panel minimizado de forma predeterminada, haga clic con el
botón derecho en un espacio vacío en el área de la lista y seleccione Modo de visualización
> Panel inferior > Minimizado en el menú contextual. Tenga en cuenta que esta
configuración afecta a todos los paneles que se muestran en la parte inferior del área de
listado.
Nota:
Si desea que el panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas esté
deshabilitado de manera predeterminada, puede ajustar la siguiente configuración de
registro en la computadora cliente:

\Cliente
\MFShell\ <bóveda>
Nombre del MultiVaultSearchHabilitado
valor
Tipo de valor REG_DWORD
Descripción Habilita o deshabilita el panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas .
Valor por 1 El panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas está habilitado.

defecto
Valores 0 El panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas está
válidos deshabilitado.
1 El panel Resultados de la búsqueda en otras bóvedas está habilitado.
En este capítulo
• Búsqueda rápida
• Pestaña de filtros
• Condiciones adicionales
Búsqueda rápida
La búsqueda rápida de M-Files Desktop busca objetos que contengan la palabra de

búsqueda en los metadatos o en el contenido del archivo. Normalmente, M-Files busca
coincidencias en ambos, pero puede cambiar la configuración en la pestaña Filtros . M-Files
recuerda su selección hasta que cierre la ventana o cierre la sesión. Consulte la pestaña
Filtros para obtener más formas de refinar su búsqueda.
En el campo de búsqueda, ingrese una cadena de búsqueda que tenga que ver con el
objeto, como el título, la cuenta de inicio de sesión de una persona que lo haya editado o un
cliente relacionado con él, y haga clic en el botón de búsqueda. La cadena de búsqueda no
necesita ser una palabra completa; puede truncar la palabra usando un asterisco. Por
ejemplo, cuando busca datos en Demo Vault con la cadena de búsqueda specific* ,
encontrará un documento denominado Especificaciones técnicas porque el nombre contiene
la cadena buscada. Para obtener una lista completa de los diferentes operadores y
caracteres especiales que puede usar en su consulta de búsqueda, consulte Operadores y
caracteres especiales .
Si no puede encontrar lo que está buscando, hay muchas maneras de reducir su búsqueda y
obtener resultados de búsqueda más específicos, como:
• utilizando comillas u otros operadores y caracteres especiales , como AND

• uso de opciones de búsqueda para búsqueda rápida
• usar un término de búsqueda más preciso agregando palabras clave o usando palabras
clave más enfocadas
• refinar su búsqueda utilizando las funciones de búsqueda avanzada en la pestaña Filtros
Para buscar una forma de palabra en particular, deshabilite la opción Buscar diferentes
formas flexionadas de las palabras en Búsqueda rápida en el cuadro de diálogo Condiciones
adicionales . Esta opción está activada de forma predeterminada. Cuando hace esto para
buscar, por ejemplo, la palabra "corporación", los resultados de la búsqueda incluyen solo los
objetos que coinciden con esta palabra exacta, no corporativo, incorporado , etc.
Las palabras y frases buscadas se almacenan en el menú desplegable de búsqueda, lo que

facilita la repetición de búsquedas recientes.
Figura 16: En la búsqueda rápida, solo necesita ingresar la palabra de búsqueda.
Opciones de búsqueda para Búsqueda rápida
Haga clic en el botón de opciones de búsqueda () a la derecha del campo Búsqueda rápida
para expandir las opciones de búsqueda. Cuando se hace clic en el botón, se muestran
estas opciones:
• Tipo de búsqueda
• Condiciones de la propiedad
• Condiciones adicionales
Algunas condiciones de búsqueda funcionan de manera diferente con diferentes motores de

búsqueda. Consulte dtSearch, Micro Focus IDOL y M-Files Smart Search - Diferencias en M-
Files Search .
Tipo de búsqueda
Seleccione una de estas opciones para especificar la forma en que se relacionan

sus consultas de búsqueda:
Todas las Los objetos coincidentes contienen todas las palabras de búsqueda especificadas.
palabras
Cualquier La búsqueda devolverá todos los objetos que contengan al menos una de las palabras
palabra de búsqueda especificadas.
La búsqueda le permite usar frases de búsqueda más específicas y diferentes
booleano operadores, por ejemplo, AND o NOT. Para ver la lista de operadores, consulte
Operadores booleanos .
Nota: La búsqueda booleana está disponible en almacenes que
utilizan dtSearch o Micro Focus IDOL como motor de búsqueda.
Estado de la propiedad
Cada objeto tiene valores de propiedad que se pueden utilizar como criterios de búsqueda. El
valor del proyecto de propiedad puede ser, por ejemplo , la expansión del hospital (Florida) .
Si realiza una búsqueda con estos valores, la búsqueda devuelve todos los documentos en
los que la propiedad Proyecto contiene el valor Ampliación del hospital (Florida) .
Puede definir una condición de propiedad seleccionando una propiedad, una condición y un
valor de propiedad utilizando los menús desplegables en la sección de opciones de
búsqueda. Puede definir condiciones de propiedad adicionales haciendo clic en el ícono más
( ).
Subordinación de los criterios de búsqueda
Puede especificar fácilmente los criterios de búsqueda utilizando su subordinación, por lo que
las opciones que se muestran en las listas se filtran en función de otras opciones de la lista.
Por ejemplo, si ha seleccionado un determinado flujo de trabajo como criterio de búsqueda,
las opciones de estado se filtran de tal manera que solo los estados relacionados con su flujo
de trabajo seleccionado son visibles y seleccionables. El filtrado correspondiente también se
realizará automáticamente para otras listas de valores interdependientes. Por ejemplo, las
personas de contacto se filtran por cliente si estas listas de valores tienen una relación
jerárquica.
Los criterios de búsqueda subordinados se pueden utilizar con el operador "es". En el cuadro
de diálogo Condiciones adicionales , también se puede utilizar el operador "uno de".
Búsquedas indirectas
Puede especificar criterios de búsqueda también por medio de relaciones de propiedad , lo

que significa que el objeto en sí no necesita tener la propiedad en cuestión. En cambio, la
propiedad seleccionada como criterio de búsqueda es en este caso la propiedad de un objeto
relacionado.
Al utilizar la búsqueda indirecta, puede, por ejemplo, encontrar acuerdos relacionados

con un país específico; incluso si la propiedad Country no se ha definido para el
acuerdo real, es suficiente si se puede encontrar a través de un cliente asociado con
el acuerdo. En este caso, el criterio de búsqueda se especifica como Cliente.País .
Puede especificar estas propiedades de búsqueda indirecta haciendo clic en el botón de

signo más en la lista y luego seleccionando la propiedad de un objeto relacionado para usar
como criterio de búsqueda. En el siguiente ejemplo, primero se seleccionó el Cliente de la
lista y luego la propiedad País del cliente , lo que resultó en el criterio de búsqueda con un
punto, " Cliente.País ", que se muestra en el campo de búsqueda.
Mediante el uso de condiciones adicionales, puede crear criterios de búsqueda

indirecta de tres niveles.
Tip: You can specify indirect views in the same manner, by using the properties of related objects.
You can utilize indirectness in specification of filter settings as well. For more information on
creating views, see Creating a View.
En este capítulo
• Operadores y Caracteres Especiales
Operadores y caracteres especiales

También puede usar diferentes operadores y caracteres especiales en su consulta de

búsqueda para encontrar documentos y objetos que cumplan estrictamente con sus criterios
de búsqueda. La siguiente tabla enumera los operadores y los caracteres especiales que se
pueden usar para ampliar o restringir una búsqueda.
Tipo de búsqueda Operador o Descripción

carácter especial
Coincidencia Comillas:
Encierre las palabras de búsqueda entre comillas para
exacta "frase"
encontrar objetos que contengan todos los términos de
búsqueda en el orden dado.
Ejemplo de búsqueda: "especificación funcional"
Cualquier Signo de el ? carácter coincide con cualquier carácter único excepto

personaje interrogación: un espacio en blanco o un carácter de subrayado ( _ ) en su
individual aplicación posición.
Ejemplo de búsqueda: appl? coincide tanto con "aplicar"

como con "manzana".
Nota: este carácter no se puede utilizar como el

primer carácter de un término de búsqueda.
Cualquier dígito Hachís: 201# El carácter # coincide con cualquier dígito individual en su
único posición.
Ejemplo de búsqueda: 201# coincide, por ejemplo, "2017" y

"2018".

Cualquier número Asterisco:

de caracteres mercado* El carácter * coincide con cualquier número de caracteres en
su posición.
Ejemplo de búsqueda: mercado* coincide con "mercados",

"marketing", etc.

Búsqueda borrosa Barra vertical: Las barras verticales se pueden utilizar para buscar
que| ry variaciones ortográficas del término de búsqueda. El número
de | caracteres utilizados indica cuántos caracteres del
término de búsqueda se ignorarán. Los caracteres a la
izquierda de la primera barra vertical deben tener una
coincidencia exacta en los resultados de búsqueda.
Ejemplo de búsqueda: release s||chedule
Nota: La búsqueda aproximada está deshabilitada

de manera predeterminada y debe ser habilitada
por el administrador del sistema M-Files. Consulte
Habilitación de búsquedas fónicas y aproximadas para
obtener más información.
Tipo de búsqueda Operador o Descripción
carácter especial
Búsqueda fónica El acento grave (`): Puede usar el acento grave ( ` ) para buscar palabras que
`consulta suenen como la palabra en su consulta de búsqueda y
comiencen con la misma letra. Agregue el carácter ` delante
de la palabra de búsqueda para buscar sus coincidencias
fónicas.
Ejemplo de búsqueda: `John Doe
Nota: Para utilizar esta función, su motor de

búsqueda debe ser dtSearch.
Nota: La búsqueda fónica está deshabilitada de

manera predeterminada y debe ser habilitada por el
administrador del sistema M-Files. Para obtener más
información, consulte Habilitación de búsquedas fónicas y
aproximadas .
Nota: Las búsquedas fónicas son inclusivas por

naturaleza y, por lo tanto, ocasionalmente pueden
producir demasiados resultados de búsqueda o su
precisión de búsqueda puede ser baja.
búsqueda de Los documentos que contienen sinónimos de una palabra
sinónimos incluida en su consulta de búsqueda también pueden
aparecer en los resultados de búsqueda.
Por ejemplo, si busca anuncio , los resultados de la

búsqueda también pueden incluir documentos que contengan
palabras como aviso , boletín , publicación o
declaración , además de la palabra anuncio .
Nota: La búsqueda de sinónimos está deshabilitada

de manera predeterminada y debe ser habilitada por
el administrador del sistema M-Files.
Consulte Configuración de la búsqueda de sinónimos

para obtener más información.
Guion bajo:
2018_01 El carácter _ coincide con un espacio en blanco. En
consecuencia, el siguiente carácter inicia un término de
búsqueda y no puede ser un carácter comodín . , # o * .
Ejemplo de búsqueda: 2018_01 coincide tanto con

"2018_01" como con "2018 01".
operadores booleanos
Haga clic en el ícono de opciones de búsqueda () y seleccione Booleano para usar los
operadores booleanos en su búsqueda.
Nota: La búsqueda booleana está disponible en almacenes que utilizan dtSearch o

Micro Focus IDOL como motor de búsqueda.
Tipo de búsqueda Operador Descripción
Todos los términos Y

de búsqueda El operador AND combina dos términos de búsqueda. Los
deben ser documentos encontrados contienen ambos términos.
encontrados
Ejemplo de búsqueda: especificación AND funcional
Se debe encontrar O
uno de los El operador OR recupera todos los documentos que
términos de contienen al menos uno de los términos introducidos.
búsqueda.
Ejemplo de búsqueda: agenda OR actas
Excluir un término NO El operador NOT excluye un término de búsqueda de los

de búsqueda resultados de búsqueda. Se puede usar junto con AND , OR
o W/N .
Ejemplo de búsqueda: agenda Y NO actas

Término de ycualquiera El operador AndAny combina los términos de búsqueda

búsqueda requeridos con los opcionales. Los términos de búsqueda
requerido y un antes del operador AndAny son obligatorios y los términos
término de que aparecen después del operador son opcionales. En otras
búsqueda opcional palabras, los términos de búsqueda posteriores al operador
AndAny se consideran coincidencias solo si los términos de
búsqueda anteriores al operador también se encuentran en el
documento.
Ejemplo de búsqueda: agenda AndAny minutes

consulta facetada () Los corchetes se utilizan para agrupar los términos de
búsqueda.
Ejemplo de búsqueda: (agenda O minutos) Y

mercado*
Esta búsqueda devuelve todos los objetos que contienen la

palabra
"agenda" o "minutas" y que también contienen una palabra o
palabras que comienzan con "mercado".
búsqueda de N/N
proximidad El operador W/N recupera objetos que contienen dos
palabras o frases dentro de una cierta distancia entre sí. El
valor N indica el número de palabras intermedias entre las
palabras o frases de búsqueda.
Ejemplo de búsqueda: agenda W/4 2015
Pestaña de filtros
Con las funciones de búsqueda avanzada en la pestaña Filtros , puede definir criterios de
búsqueda más específicos para el documento u objeto que está buscando. Cuantos más
criterios de búsqueda utilice en la búsqueda avanzada, más probabilidades tendrá de
encontrar el objeto exacto que desea. De esta manera, puede evitar que la búsqueda
devuelva demasiados resultados.
Las funciones de búsqueda avanzada se pueden abrir haciendo clic en la pestaña Filtros en
el panel derecho. La pestaña Filtros también se abre cada vez que activa el campo de
búsqueda rápida.
Sus resultados de búsqueda se actualizan en tiempo real de acuerdo con los

filtros de búsqueda seleccionados.
La pestaña Filtros contiene las siguientes opciones de búsqueda:
• Alcance
• Vista
• Repositorio
• Tipo de objeto
• Refinamientos de búsqueda
Alcance
Puede elegir si desea buscar metadatos, contenidos de archivos o ambos. De forma

predeterminada, se buscan tanto los metadatos como el contenido del archivo.
Vista
Cuando tiene una vista específica abierta, puede elegir buscar solo dentro de la vista en la
que se encuentra actualmente. Tenga en cuenta que la opción Ver solo se muestra si
actualmente tiene una vista abierta en el área de listado. La opción Ver también se muestra
para vistas externas. Sin embargo, la opción Ver no funciona si el administrador de su
sistema no ha reconstruido el índice de búsqueda del repositorio externo.
Repositorio
Puede ampliar o reducir su búsqueda seleccionando los repositorios que desea incluir en su
búsqueda. Para ello, marca los repositorios que quieras incluir en tu búsqueda.
Tipo de objeto
También puede limitar su búsqueda seleccionando uno o más de los tipos de
objetos en la lista.
Refinamientos de búsqueda
Nota: Esta función solo está disponible si su almacén de documentos utiliza el motor de
búsqueda Smart Search o Micro Focus IDOL.
Puede refinar los resultados de su búsqueda seleccionando uno o más de los criterios
disponibles en esta sección. Para obtener más información, consulte Refinamientos de
búsqueda .
Filtros de búsqueda predeterminados
Puede configurar las opciones de búsqueda de uso frecuente para que M-Files las recuerde,
de modo que no tenga que volver a seleccionarlas en el futuro. Para obtener más
información, consulte Filtros de búsqueda predeterminados .
En este capítulo
• Refinamientos de búsqueda
• Filtros de búsqueda predeterminados
Refinamientos de búsqueda
Nota: Esta función solo está disponible si su almacén de documentos utiliza el motor de
búsqueda Smart Search o Micro Focus IDOL. Para obtener más información,
comuníquese con sales@m-files.com .
Puede refinar sus resultados de búsqueda en la pestaña Filtros seleccionando uno o más de
los criterios disponibles en la sección debajo de las opciones Ámbito , Tipo de objeto y
Repositorio . Puede, por ejemplo, optar por buscar solo objetos que se crearon en 2017, se
modificaron en la última semana y se refieren a un determinado usuario de la bóveda.
Para ver más criterios en una categoría específica, haga clic en la opción
Mostrar más .
Nota: Los refinamientos de búsqueda solo se aplican a objetos con metadatos de M-

Files. Cualquier objeto que no tenga metadatos (por ejemplo, objetos no
administrados ) se oculta en los resultados de búsqueda si se seleccionan los
refinamientos de búsqueda.
Una vez que los resultados de su búsqueda se hayan refinado para que coincidan con su
consulta de búsqueda, así como con el criterio o criterios que ha seleccionado, puede refinar
su búsqueda aún más seleccionando criterios adicionales. Tenga en cuenta que después de
haber refinado su búsqueda, los criterios para los que ya no hay coincidencias ahora están
atenuados.
Filtros de búsqueda predeterminados
Puede establecer filtros de búsqueda predeterminados que M-Files recordará siempre cuando
inicie sesión en el almacén utilizando M-Files Desktop. Esto es útil si a menudo selecciona las
mismas opciones de búsqueda en la pestaña Filtros cuando busca documentos u objetos.
Realice los siguientes pasos para establecer filtros de búsqueda

predeterminados:
1. En M-Files Desktop, realice una búsqueda.
La pestaña Filtros se abre en el panel derecho.
2. En la pestaña Filtros , desplace el cursor sobre el criterio de búsqueda que desea

seleccionar como su filtro de búsqueda predeterminado.
Nota: Si su bóveda utiliza el motor de búsqueda IDOL de Micro Focus, puede

configurar cualquier filtro de búsqueda como predeterminado. Si se utiliza
dtSearch en su lugar, puede seleccionar filtros de las opciones de búsqueda
Ámbito , Tipo de objeto y Repositorio de forma predeterminada.
El icono de candado abierto ( ) aparece delante de la casilla de verificación.
3.
Haga clic en el icono de candado abierto ().
El criterio de búsqueda se muestra en negrita y aparece con un ícono de candado

cerrado ( ) debajo de Sus filtros predeterminados en la parte superior de la
pestaña Filtros .
4. Configure tantos filtros como desee repitiendo los pasos 2 y 3.

5. Opcional: para anular la selección de un filtro de búsqueda predeterminado,

haz clic en él debajo de Tus filtros predeterminados .
El filtro de búsqueda se elimina de la lista.
Al buscar documentos y objetos en M-Files Desktop, los filtros predeterminados establecidos

se utilizan automáticamente como criterios de búsqueda.
Puede ver sus filtros de búsqueda predeterminados actuales y refinarlos en la pestaña

Filtros . Los filtros de búsqueda predeterminados se muestran en negrita y se enumeran en
Sus filtros predeterminados .
Para eliminar todos los filtros predeterminados, haga clic en el icono.
Condiciones adicionales
Para abrir el cuadro de diálogo Condiciones adicionales , haga clic en el botón de opciones
de búsqueda () y luego en Condiciones adicionales . Después de aplicar condiciones
adicionales y cerrar el cuadro de diálogo, el número de condiciones activas se muestra entre
paréntesis en el botón Condiciones adicionales .
Nota: Algunas condiciones de búsqueda funcionan de manera diferente con diferentes

motores de búsqueda. Consulte dtSearch, Micro Focus IDOL y M-Files Smart Search -
Diferencias en M-Files Search .
Busque diferentes formas flexionadas de las palabras en Búsqueda rápida
Para buscar una forma de palabra en particular, deshabilite la opción Buscar diferentes
formas flexionadas de las palabras en Búsqueda rápida en el cuadro de diálogo
Condiciones adicionales . Cuando hace esto para buscar, por ejemplo, la palabra
corporación , los resultados de la búsqueda incluyen solo los objetos que coinciden con esta
palabra exacta, no corporación , incorporada , etc.
Nota: La búsqueda de formularios flexionados está habilitada de forma predeterminada.

Si es necesario, el administrador del sistema de M-Files puede deshabilitar esta
opción para todos los usuarios de la bóveda. Para obtener más información, consulte
Deshabilitar la búsqueda de formularios doblados .
Mirar en los metadatos de todas las versiones
Cuando selecciona la opción Buscar en los metadatos de todas las versiones , la

operación de búsqueda busca resultados en los metadatos de todas las versiones del objeto
en lugar de solo en las más recientes.
Se aplican dos limitaciones a esta opción:
• La opción no se utiliza en búsquedas rápidas.

• La configuración de la definición de propiedades No buscar versiones antiguas de
objetos puede tener un efecto en los resultados.
Mostrar última versión
Al seleccionar Buscar en los metadatos de todas las versiones , la búsqueda se realizará

en todas las versiones de cada objeto. Si la opción Mostrar última versión también está
activada, M-Files muestra la versión más reciente de cada objeto devuelto en lugar de
mostrar la versión anterior que realmente coincidía con las condiciones de búsqueda.
Exportación de condiciones de búsqueda
Puede utilizar la función Condiciones de exportación para guardar los criterios de búsqueda.
Para acceder a esta función relacionada con la búsqueda, presione la tecla Alt en su teclado
y seleccione Archivo > Condiciones de exportación... .
El archivo de texto generado contiene los criterios de búsqueda como una cadena que se
puede usar con el método SearchForObjectsByExportedSearchConditions de la API de M-
Files . Para obtener más información sobre el método, consulte la documentación de la API
de M Files .
En este capítulo
• Condiciones basadas en estado
• Condiciones basadas en la propiedad
• Condiciones basadas en la información del archivo
• Condiciones basadas en permisos
Condiciones basadas en estado
Los criterios de búsqueda relacionados con el estado del objeto se especifican

en la pestaña Estado .
Tipo de objeto
Defina el tipo de objeto de los objetos que se buscan. Si no se especifica el tipo de objeto, la
búsqueda se realizará en todos los objetos.
ID de objeto
Cada objeto tiene una identificación individual que M-Files Server crea automáticamente
para cada nuevo objeto usando números consecutivos. Con el criterio de búsqueda de ID,
puede encontrar los objetos de manera eficiente según sus números de ID. Puede hacer
que la búsqueda de ID sea más específica mediante el uso de operadores . Para obtener
más información, consulte Condiciones basadas en la propiedad .
Controlado
Si especifica como criterio de búsqueda que el documento se ha desprotegido y selecciona Sí

en el menú desplegable, la búsqueda devuelve todos los documentos que se han
desprotegido para su edición. Este criterio de búsqueda es útil, por ejemplo, cuando desea
ver todos los documentos en la bóveda que se han desprotegido para cualquier usuario.
Desprotegido a
También puede buscar documentos que se hayan desprotegido para usuarios específicos del
almacén de documentos. Por ejemplo, si desea encontrar todos los documentos en Demo
Vault que se han prestado al usuario AndyN , elija = como operador y seleccione AndyN de la
lista de usuarios. También puede seleccionar != , en cuyo caso verá todos los documentos
que han sido retirados por otros usuarios que no sean AndyN. Desprotegido para mí muestra
todos los documentos que se han desprotegido para el usuario que inició sesión en el
almacén de documentos.
Desprotegido entre
Cuando desprotege un documento, permanece desprotegido hasta que lo desprotege . Por

lo tanto, también puede buscar documentos que se hayan desprotegido anteriormente pero
que no se hayan vuelto a desproteger. Por ejemplo, si desea encontrar todos los
documentos que se desprotegieron entre el 16 y el 17 de febrero de 2013, seleccione
16/2/2013 como como fecha de inicio y 17/02/2013 como fecha de finalización.
Indicadores de objetos
La interacción entre bóvedas ha importado objetos especiales a M-Files que se utilizan para
procesar datos entre bóvedas. Estos se describen como conflictos y atajos. Los conflictos se
crean cuando las versiones en almacenes separados difieren. Los accesos directos se
refieren a objetos que se encuentran en diferentes bóvedas.
Cuando se utiliza un filtro, estos objetos especiales pueden incluirse en la

búsqueda u omitirse de ella.
Eliminado
Si especifica como criterio de búsqueda que el documento ha sido eliminado, verá todos los
documentos eliminados. M-Files conserva todos los documentos eliminados. Para realizar
esta búsqueda, necesita permisos para ver los documentos eliminados.
Ejemplo: Buscar solo proyectos

eliminados Debe tener permisos para
ver los objetos eliminados.
1.
Haga clic en el botón de opciones de búsqueda avanzada () a la derecha del
campo de búsqueda rápida.
2. Haga clic en el botón Condiciones adicionales .

The Additional Conditions dialog is opened.
3. Marque la casilla de verificación Tipo de objeto , seleccione = en el primer

menú desplegable y finalmente seleccione Proyectos en el menú desplegable
más a la derecha.
4. Marque la casilla de verificación Eliminado y seleccione Sí en el menú

desplegable.
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Condiciones

adicionales .
6. Ingrese un término de búsqueda en el campo Búsqueda rápida o déjelo

vacío si no desea filtrar más su búsqueda.
7. Presione Entrar o haga clic en el botón de flecha junto al campo de

Búsqueda rápida para comenzar su búsqueda.
Los resultados de la búsqueda muestran los proyectos eliminados para su término de

búsqueda o todos los proyectos eliminados si omitió el término de búsqueda.
Condiciones basadas en la propiedad
Cada objeto tiene valores de propiedad que se le asignan en la tarjeta de metadatos.

Estos valores de propiedad se pueden utilizar para buscar documentos de manera
precisa. Una propiedad de documento puede ser, por ejemplo , Project y el valor de
este proyecto puede ser Hospital Expansion (Florida) . Si realiza una búsqueda
avanzada con estos valores, la búsqueda devuelve todos los documentos para los que se
ha definido Ampliación del hospital (Florida) como valor de la

propiedad Proyecto .
Para comenzar, haga clic en Agregar condición y defina los valores de la condición según
las instrucciones de esta sección. Para eliminar la condición de propiedad seleccionada, haga
clic en Eliminar condición . Tenga en cuenta que la casilla de verificación junto al nombre de
la propiedad no indica la selección para este propósito, sino que especifica si la condición
está en uso o no.
Nota: Cualquier condición deshabilitada se elimina automáticamente cuando se cierra

el cuadro de diálogo de propiedades.
Propiedades
El criterio definido en la columna Propiedad puede hacer referencia al valor de 1) una

determinada propiedad única o 2) el de todas las propiedades que se han definido para
mostrar valores de una determinada lista de valores (consulte a continuación un ejemplo).
¿Qué significa cualquier propiedad en el nombre de la propiedad?
Muchas de las propiedades van acompañadas de la expresión cualquier propiedad . Si

utiliza este tipo de propiedad como criterio de búsqueda, significa que los resultados de la
búsqueda incluirán todos los objetos en los que el valor de la propiedad coincida con su
término de búsqueda, independientemente del nombre de la propiedad , siempre que se haya
definido para mostrar valores de la lista especificada. Quizás esto se explique mejor con un
ejemplo:
Ejemplo: si ha instalado M-Files para la evaluación, las propiedades Supervisor y Gerente de

proyecto en el almacén de muestra muestran valores de la lista Empleados . Si ahora
selecciona Empleado (cualquier propiedad) como criterio de búsqueda, la búsqueda devuelve
todos los objetos donde la propiedad Supervisor o Gerente de proyecto tiene el valor que
buscó. Si, por el contrario, utiliza la propiedad Supervisor como criterio de búsqueda, la
búsqueda solo devuelve objetos que contienen la propiedad Supervisor con el valor
especificado.
Figura 17: La pestaña de propiedades del cuadro de diálogo de condiciones de búsqueda adicionales.
Operadores
En el campo Operador , también puede determinar otros criterios además de igual a .

Consulte la siguiente tabla para ver la lista de operadores disponibles.
Operador Descripción
=
Igual a
!=
Desigual a
>
Mas grande que
Este operador es útil cuando el valor a seleccionar contiene números. Puede

encontrar fácilmente todos los valores que son mayores que el valor que ha
especificado. Por ejemplo, si su bóveda de documentos contiene el tipo de datos
de la propiedad Departamento como números, el criterio de búsqueda > 10
devuelve los documentos cuyo valor de Departamento es mayor que 10.
>=
Mayor qué o igual a
Operador Descripción
<
Menos que
<=
Menos que o igual a
Uno de
Puede seleccionar algunos valores de propiedad para la búsqueda, por ejemplo,
ciertos proyectos, pero no todos. En este caso, los resultados de la búsqueda son
solo los documentos cuya propiedad Proyecto tiene uno de los valores que
seleccionó con el operador Uno de . Por ejemplo, la propiedad Project del
documento Window Chart E12.dwg es "Hospital Expansion (Florida)" .
no uno de
Esta opción de búsqueda es la contraria a la anterior.
Contiene Cuando desee buscar documentos por combinación de letras, por ejemplo, una
palabra, puede utilizar el operador Contiene . Por ejemplo, si desea buscar todos
los documentos en Demo Vault cuyo valor de propiedad Project contiene las letras
pan , los resultados de la búsqueda incluyen el documento Window Chart
E12.dwg, cuya propiedad Project es "Hospital Expansion (Florida)" . La palabra Ex
pan sion contiene las letras pan que se determinaron como criterio de búsqueda.
Si desea incluir comodines en su criterio de búsqueda, utilice la opción Coincide
con el patrón de comodines .
No contiene
Comienza con
La opción Comienza con funciona casi de la misma manera que la opción Contiene
. Aquí, la palabra debe comenzar con el valor especificado.
no comienza con
Coincide con el La opción de patrón de comodín de coincidencias se puede utilizar con los
patrón de
comodines ? y * . el ? carácter reemplaza cualquier carácter individual, y el
comodines
carácter * reemplaza cualquier número de caracteres. Vea más abajo para ver un
ejemplo .
No coincide con el
patrón de comodín Esta opción de búsqueda es la contraria a la anterior.
Esta vacio
En algunos casos, las propiedades de un documento no tienen valor. Esto
sucede cuando no se especifica ningún valor para la propiedad en la etapa de
llenado de la tarjeta de metadatos, por ejemplo, cuando no se ha especificado
ningún valor para la propiedad Proyecto . El operador Está vacío utiliza el valor
que falta en la búsqueda. Por ejemplo, puede encontrar fácilmente todos los
documentos cuya propiedad Proyecto no tiene ningún valor.
No está vacío
Valores
En la columna Valor , seleccione el valor de la propiedad seleccionada que se utiliza como

criterio de búsqueda. Puede filtrar la lista de valores disponibles haciendo clic con el botón
derecho en Filtro: * y seleccionando Establecer filtro en el menú contextual. Introduzca una
palabra de filtro adecuada en el cuadro de diálogo Establecer filtro en la lista . Tenga en
cuenta que solo puede ingresar un valor de filtro en el campo de texto. Si necesita
seleccionar varios valores de la columna Valor , puede intentar ampliar su filtro utilizando
comodines. Si no aplica, debe seleccionar los valores sin filtro.
Note: You can select multiple values by holding down the Ctrl key while clicking values.
Figure 18: Selecting properties for the search filter.
Por ejemplo, cuando busca proyectos con el operador de patrón de comodín Matches y el
término de búsqueda ????house* , los resultados incluyen todos los objetos cuyo valor de
propiedad Project comienza con cualquier cadena de cuatro caracteres, seguido de la
palabra house y luego cadena con cualquier número de cualquier carácter. Si el almacén
tiene un documento con una propiedad Proyecto Desarrollo del sistema de
gestión de almacenes , se muestra en los resultados de la búsqueda.
Figura 19: Utilización del operador "coincide con el patrón comodín".
Si se selecciona una definición de propiedad basada en una lista de valores jerárquicos como
criterio de búsqueda, también puede seleccionar si desea incluir los valores superiores e
inferiores en la jerarquía en la búsqueda.
Opciones
Si su criterio de búsqueda incluye una propiedad que contiene una marca de tiempo, puede
hacer que la búsqueda sea más específica seleccionando una opción de la columna
Opciones , seleccionando un operador e ingresando un valor adecuado en el campo Valor
. Por ejemplo, puede encontrar todos los documentos creados recientemente. Proporcione
"Creado < 7" como criterio de búsqueda y seleccione la opción DaysFrom() . La búsqueda
devolverá todos los documentos creados durante los últimos siete días. Consulte la
siguiente tabla para ver la lista de opciones disponibles para las propiedades de marca de
tiempo y sus descripciones.
Opción Ejemplo Descripción
Fecha() Creado = 18.12.2015 Devuelve objetos que tienen una

propiedad de marca de tiempo
determinada que contiene una
fecha determinada.
DíasDesde() Creado < 7 Devuelve objetos con una

dada que contiene una fecha
dentro de un número
determinado de días anteriores
a la fecha actual.
DíasHasta() Efectivo hasta < 10 Devuelve objetos con una
dada que contiene una fecha
dentro de un número
determinado de días después
de la fecha actual.
Opción Ejemplo Descripción
Mes() Creado = 05 Devuelve objetos que tienen una

fecha con un mes determinado.
Utilice el formato MM .
Año() Fecha del documento = 2015 Devuelve objetos que tienen una
fecha con un año determinado.
Utilice el formato AAAA .
AñoYMes() Creado = 2015-12 Devuelve objetos que tienen una
fecha con un año y un mes
determinados.
Utilice el formato AAAA-MM .
Figura 20: Uso de opciones para propiedades del tipo de datos de marca de tiempo.
Consulte también Subordinación de criterios de búsqueda y Búsquedas indirectas en
la pestaña Filtros . Siempre puede utilizar la indirecta para especificar las propiedades en la
configuración del filtro. Ejemplo: Búsqueda de proyectos en curso para clientes
estadounidenses 1.

2. Click the Additional Conditions button.
3. Vaya a la pestaña Propiedades y haga clic en Agregar condición para

agregar una condición de propiedad.
4. menú desplegable Propiedad superior , seleccione En curso .
5. menú desplegable Operador superior , seleccione = .
6. menú desplegable Valor superior , seleccione Sí .
7. Haga clic en Agregar condición nuevamente para agregar otra condición de

propiedad.
8. Localice Cliente en el siguiente menú desplegable Propiedad y haga clic en

el signo más junto a Cliente para expandir sus propiedades y seleccione la
propiedad del cliente País .
Esto crea una asociación de propiedad indirecta que usa la propiedad País del objeto
del cliente para definir un país para el proyecto. Como el objeto de proyecto no
incluye datos de país en este caso, el objeto de cliente se puede usar
indirectamente para proporcionarlos.
9. En el menú desplegable Operador , seleccione = . 10. En el menú
desplegable Valor , seleccione EE . UU .

El cuadro de diálogo Condiciones adicionales ahora debería verse así:

adicionales .
12. Ingrese un término de búsqueda en el campo Búsqueda rápida o déjelo vacío si no

desea filtrar más su búsqueda.
13. Presione Entrar o haga clic en el botón de flecha junto al campo Búsqueda
rápida para comenzar su búsqueda.
Los resultados de la búsqueda muestran los proyectos (para el término de búsqueda o

todos los proyectos si no se proporcionó ningún término de búsqueda) que están en curso
para clientes de los Estados Unidos. Condiciones basadas en la información del
archivo
Un documento de M-Files contiene metadatos y cero o más archivos. Puede utilizar la

pestaña Archivos para especificar los criterios de búsqueda relacionados con los archivos.
Nombre del archivo
Si puede recordar el nombre del archivo o partes del mismo, el nombre del archivo es un
criterio de búsqueda eficiente. Si recuerda el nombre exacto, seleccione el signo igual e
ingrese el nombre del archivo en el siguiente campo. Para obtener más información sobre los
operadores disponibles, consulte Condiciones basadas en propiedades .
Tamaño del archivo (KB)

Si desea buscar archivos de un tamaño específico, ingrese el tamaño de archivo

mínimo y máximo aquí.
Archivo creado, archivo cambiado
También puede realizar búsquedas según la hora de creación y modificación de los archivos.
Para obtener más información, consulte Condiciones basadas en estado .
Vinculado a ubicación externa
Puede realizar una búsqueda en archivos que están vinculados a una ubicación externa.
Puede elegir buscar dentro de los archivos que están todos vinculados a una misma
ubicación externa, o dentro de todos los archivos vinculados que son externos a MFiles. Para
obtener más información sobre la vinculación de archivos, consulte Orígenes de archivos
externos .
Mostrar solo duplicados
Utilice la opción Mostrar solo duplicados para crear una vista que contenga solo contenido
duplicado. Esto es útil, por ejemplo, cuando desea eliminar archivos duplicados de la bóveda.
Nota: Esta opción solo está disponible cuando define un filtro para una
vista.
Ejemplo: Búsqueda de imágenes PNG
1.

2. Haga clic en el botón Condiciones adicionales .

3. Vaya a la pestaña Archivos , marque la casilla de verificación Contiene

archivos y seleccione Sí en el menú desplegable adyacente.
4. Marque la casilla de verificación Nombre de archivo y seleccione coincide

con el patrón comodín en el menú desplegable adyacente.
5. Ingresa *.png en el campo de texto junto al menú desplegable.

adicionales .
7. Ingrese un término de búsqueda en el campo Búsqueda rápida o déjelo vacío

si no desea filtrar más su búsqueda.
8. Presione Entrar o haga clic en el botón de flecha junto al campo de Búsqueda

rápida para comenzar su búsqueda.
Los resultados de búsqueda muestran las imágenes PNG encontradas para su término de
búsqueda o todas las imágenes PNG en la bóveda si omitió el término de búsqueda.
Condiciones basadas en permisos
Cada objeto tiene configuraciones de permisos que se le asignan en la pestaña Permisos de

la tarjeta de metadatos. Los objetos también se pueden buscar de acuerdo con su
configuración de permisos. Puede, por ejemplo, crear una lista de búsqueda de todos los
objetos que son visibles solo para la dirección de la empresa. De esta manera, también
puede cambiar los permisos de objetos específicos.
Figure 21: You can also search objects by specific permissions.
list that uses pseudo-users via metadata properties, the search results may not be accurate or you
Nota: Al aplicar la condición Lista de control de acceso y seleccionar un control de
acceso con nombre, es posible que no obtenga resultados. Para obtener más
información, consulte Pseudousuarios y listas de control de acceso con nombre .
Ejemplo: Búsqueda de objetos visibles para el departamento de recursos humanos

Su bóveda debe tener el grupo de usuarios del Departamento de Recursos Humanos y
usted debe ser miembro de ese grupo.
1.
2. Click the Additional Conditions button.
3. Vaya a la pestaña Permisos y marque la casilla de verificación Visible

para el usuario/grupo .
4. En el menú desplegable Operador , seleccione incluye .
5. En el menú desplegable Valor , seleccione Departamento de recursos

humanos .

adicionales .
7. Ingrese un término de búsqueda en el campo Búsqueda rápida o déjelo

vacío si no desea filtrar más su búsqueda.
8. Presione Entrar o haga clic en el botón de flecha junto al campo de

Búsqueda rápida para comenzar su búsqueda.
Los resultados de la búsqueda muestran los objetos que coinciden con su término de
búsqueda y solo son visibles para el departamento de recursos humanos.
2.5.2. Uso de vistas

Su uso diario de M-Files implica principalmente la exploración de vistas en las que los
documentos y otros objetos se han agrupado según los metadatos del objeto, como la
información del proyecto o del cliente.
Por ejemplo, todos los objetos para los que se han especificado los metadatos del proyecto
se pueden agrupar por proyecto. Para obtener más información sobre la configuración de
vistas y niveles de agrupación, consulte Creación de una vista .
Figura 22: las vistas organizan los objetos en el almacén según las propiedades de metadatos de los objetos. Las
vistas se pueden basar, por ejemplo, en tipos de objeto, como Cliente o Proyecto, y se pueden subdividir aún más
según las propiedades de los objetos enumerados, como País o Cliente.
En este capítulo
• Creación de una vista
• Carpetas Tradicionales
• Operaciones específicas de vista
Creación de una vista
En M-Files, los documentos y otros objetos se pueden clasificar en diferentes vistas según
sus metadatos. La creación de vistas se basa en gran medida en la especificación de los
metadatos utilizados para buscar y categorizar documentos.
Las vistas le permiten guardar búsquedas utilizadas con frecuencia y definir niveles de
agrupación. Para obtener información sobre la búsqueda de documentos, consulte Búsqueda
.
Para crear una vista:
1. En M-Files, abra el almacén de documentos en el que desea crear la vista.

2. Haga clic en el botón Crear y seleccione Ver... en el menú contextual.
Se abre el cuadro de diálogo Definir vista .

Hay dos fases en la determinación de una vista:
1. Especifique un filtro para asegurarse de que la vista solo muestre los objetos que desea
ver. Especificar filtros es similar a definir criterios de búsqueda.
2. Determine la estructura de carpetas de los objetos. Esto es útil cuando tiene una gran
cantidad de objetos y desea agruparlos en diferentes niveles según propiedades
específicas.
Figura 23: La ventana Definir vista .
En el ejemplo que se muestra arriba, los documentos deben estar desprotegidos para el
usuario Andy Nash, no deben haber sido eliminados y deben ser del tipo Dibujo . No se han
agregado propiedades a la jerarquía de visualización en esta ventana, por lo que todos los
documentos que cumplen los criterios se muestran en una sola lista.
Nombre
Comience asignando un nombre a la vista. El nombre debe ser lo más descriptivo posible del
contenido de la vista, de modo que los usuarios puedan deducir del nombre de la vista qué
tipo de objetos contiene.
Común a todos los usuarios
Normalmente, las vistas se crean solo para uso personal. Si lo desea, puede definir la vista
para que sea una vista común visible para un grupo de usuarios deseado. Para definir una
vista común, necesita el permiso del almacén de documentos para administrar las vistas
comunes del almacén de documentos común.
Debe considerar cuidadosamente qué vistas necesitan todos los usuarios de M-Files. Por
ejemplo, la vista Documentos por proyectos suele ser necesaria. Los usuarios del software
cliente pueden ocultar vistas innecesarias de sus propias computadoras y el administrador
puede restringir la visibilidad de las vistas configurando los permisos apropiados. Las vistas
también se pueden ensamblar en grupos (paquetes de vistas) desde los cuales, por ejemplo,
las vistas utilizadas por el departamento de ventas son fáciles de encontrar.
Definición del filtro
Consulte Definición de un filtro para una vista .
Mostrar documentos y otros objetos
De forma predeterminada, la vista muestra documentos y objetos según la configuración del

filtro y la estructura de carpetas. Esta opción se puede deseleccionar si, por ejemplo, se
crean nuevas vistas bajo la vista actual. Nota: Al crear una nueva vista dentro de la vista
actual, las condiciones de la vista superior siguen siendo válidas simultáneamente. En otras
palabras, los resultados de la subvista solo incluyen objetos que también cumplen las
condiciones de la vista superior.
Mira en todas las versiones
Si deja la casilla Buscar en todas las versiones sin marcar, la vista solo listará aquellos
objetos cuya última versión cumpla con los criterios especificados.
Si marca la casilla, la búsqueda filtrada se realizará en todas las versiones de cada

documento. Solo se mostrará la versión más reciente que cumpla con los criterios. Por
ejemplo, si TinaS ha modificado las versiones 1 y 2 de un documento, y AndyN ha
actualizado el documento a la versión 3, el criterio de búsqueda Última modificación por =
TinaS devolverá la versión 2 del documento.
Mostrar última versión

Si la opción Mostrar última versión está activada, M-Files mostrará la versión más reciente de
cada objeto devuelto en lugar de mostrar la versión anterior que realmente coincidía con las
condiciones de búsqueda.
Estructura de carpetas
Consulte Niveles de agrupación .
En este capítulo
• Definición de un filtro para una vista
• Niveles de agrupación
• Ver configuración y permisos avanzados
• Crear una vista en una carpeta virtual
• Convertir una carpeta virtual en una vista
• Ejemplo: Creación de una nueva vista para clientes franceses
• Ejemplo: Creación de una vista común que contenga todos los documentos creados por el
usuario actual Definición de un filtro para una vista
Al definir un filtro para la vista, especifica las condiciones según las cuales los objetos se
listarán en la vista. Puede definir criterios para la vista en las pestañas Estado , Propiedades
, Archivos y Permisos .
Figura 24: El cuadro de diálogo Definir filtro .
Para obtener más información sobre los filtros disponibles, consulte Condiciones basadas en
estado, Condiciones basadas en propiedades , Condiciones basadas en información de
archivos y Condiciones basadas en permisos .
Niveles de agrupación
Cuando crea una vista que contiene documentos u otros objetos, puede usar propiedades
para agrupar más objetos en la vista. Por ejemplo, puede crear una vista que muestre
documentos agrupados en carpetas por clientes.
Para definir un nivel de agrupación para una vista:
1. En M-Files Desktop, complete uno de estos pasos:
a. Navegue a una vista para la que desee definir un nivel de agrupación, haga clic con el
botón derecho en un área vacía en el área de listado y luego seleccione Propiedades
.o
b. Si desea definir una nueva vista, navegue hasta la ubicación en la que desea crear
una nueva vista, haga clic con el botón derecho en un área vacía en el área de listado
y luego seleccione Nueva vista . Para obtener instrucciones sobre cómo definir una
nueva vista, consulte Creación de una vista .
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la vista, en la sección Estructura de carpetas

, complete uno de estos pasos:
a. Seleccione un nivel de agrupación en la lista Niveles de agrupación y haga clic en

Agregar para crear un nuevo nivel de agrupación.
b. Seleccione un nivel de agrupación existente y haga clic en Editar para editar el nivel
de agrupación seleccionado.
Se abre el cuadro de diálogo Definir nivel de agrupación .
3. Utilice el menú desplegable Agrupar por para seleccionar el tipo de objeto, la lista de
valores o la función por la que desea agrupar objetos en el nivel seleccionado.
4. Opcional: si seleccionó un tipo de objeto para agrupar el nivel seleccionado, puede hacer
clic en Definir filtro para especificar las condiciones para incluir carpetas en el nivel de
agrupación. Para obtener más información sobre cómo definir las condiciones, consulte
Condiciones basadas en estado, Condiciones basadas en propiedades , Condiciones
basadas en información de archivos y Condiciones basadas en permisos .
5. Si seleccionó un tipo de objeto para agrupar el nivel seleccionado, use la opción

Dirección de referencia para seleccionar la dirección de referencia de los metadatos
entre el tipo de objeto del nivel de agrupación y los objetos en la vista:
a. A <tipo de objeto seleccionado> : los objetos de esta vista tienen metadatos que
hacen referencia al tipo de objeto utilizado como nivel de agrupación. En otras
palabras, la dirección de referencia es desde los objetos en la vista hasta el tipo de
objeto utilizado como nivel de agrupación (ver el ejemplo más abajo ). o
b. Desde <tipo de objeto seleccionado> : el tipo de objeto utilizado como nivel de

agrupación tiene metadatos que hacen referencia a los objetos en esta vista. En otras
palabras, la dirección de referencia es a los objetos en esta vista desde el tipo de
objeto utilizado como nivel de agrupación. Esta opción se usa cuando los objetos en la
vista no tienen referencias de metadatos al tipo de objeto usado para agrupar la vista
(vea el ejemplo más abajo ).
Nota: las vistas y las carpetas virtuales que utilizan referencias de propiedad
del tipo Desde <tipo de objeto seleccionado> no se pueden marcar para
disponibilidad sin conexión .
La selección de Dirección de referencia depende de la estructura de metadatos del

almacén. Como ejemplo, eche un vistazo a esta representación gráfica de una
estructura de metadatos de bóveda simple:
Digamos que desea tener una vista que contenga proyectos agrupados por
clientes . A continuación, filtraría la vista por el tipo de objeto Proyecto y agregaría
el tipo de objeto Cliente como un nivel de agrupación con Al cliente como dirección
de referencia porque los objetos Proyecto en la vista hacen referencia al tipo de
objeto utilizado para agrupar la vista ( Cliente ).
Por otro lado, supongamos que desea tener una vista que contenga clientes
agrupados por proyectos . Lo primero que debe tener en cuenta aquí es que el
tipo de objeto Cliente no tiene información de metadatos sobre los proyectos
(como se ve en la imagen de la estructura de metadatos más arriba ). Esto
significa que la dirección de referencia debe ser desde el tipo de objeto de
agrupación, Proyecto , hasta los objetos Cliente . Por lo tanto, en este escenario,
agregaría el tipo de objeto Proyecto como nivel de agrupación con Desde

proyecto como dirección de referencia y seleccionaría Cliente como la propiedad
utilizada por el tipo de objeto de nivel de agrupación. No es necesario filtrar la
vista por separado en esta instancia porque la propiedad Cliente seleccionada
para el nivel de agrupación filtra la vista para que contenga solo clientes.
Note: If you would like to disable the Reference direction setting in the vault, see
Disabling the Reference Direction Setting for Grouping Levels.
6. Utilice el menú desplegable Propiedad para seleccionar la propiedad que utiliza el

elemento seleccionado en el menú desplegable Agrupar por . Esta selección define la
propiedad por la que desea agrupar en este nivel de agrupación.
7. Opcional: si seleccionó IntegerSegment() en el menú desplegable Agrupar por y una

propiedad del tipo de datos Número (entero) o Número (real) en el menú desplegable
Propiedad , en el campo Tamaño del segmento , defina un tamaño de segmento por el
que desea agrupar objetos en el nivel de agrupación seleccionado.
Si establece, por ejemplo, 10 como tamaño de segmento, los objetos se agrupan en

carpetas virtuales por segmentos 0-9, 10-19, 20-29, etc. Si establece 100 como
tamaño de segmento, los objetos se agrupan por segmentos 0-99, 100-199, 200-299,
etc.
8. Opcional: marque la casilla de verificación Mostrar carpetas vacías si desea incluir

carpetas virtuales vacías en este nivel de agrupación, es decir, carpetas virtuales que no
contienen ningún objeto porque ningún otro objeto hace referencia al objeto en el que se
basa la carpeta virtual. o no se refiere a ningún otro objeto en la vista.
9. Opcional: marque la casilla de verificación Mostrar objetos que tienen un valor vacío
para esta propiedad si desea incluir en este nivel de agrupación objetos que no tienen un
valor para la propiedad seleccionada en el menú desplegable Propiedad como
propiedad de agrupación, y luego seleccione:
a. Mostrar objetos en este nivel : Seleccione esta opción si desea listar dentro del
nivel de agrupación los objetos individuales que no tienen un valor para la
propiedad de agrupación seleccionada. o
b. Mostrar objetos en una carpeta separada : seleccione esta opción si desea

enumerar los objetos que no tienen un valor para la propiedad de agrupación
seleccionada en una carpeta separada en el nivel de agrupación. En el campo
Nombre de la carpeta , ingrese el nombre de la carpeta en la que se enumeran
dichos objetos.
10. Opcional: Abra la pestaña Avanzado para modificar las opciones de rendimiento para ver
y acceder a las carpetas virtuales en este nivel de agrupación. La modificación de esta
configuración puede ser beneficiosa para las vistas o las carpetas virtuales que contienen
una gran cantidad de carpetas. Para obtener más información, consulte Opciones
avanzadas de nivel de agrupación .
11. Haga clic en Aceptar para terminar de crear el nivel de agrupación.
Los objetos en la vista seleccionada ahora están agrupados por el nivel de agrupación que
acaba de definir.
En este capítulo
• Opciones avanzadas de nivel de agrupación
• Opciones de agrupación en la interfaz de usuario de escritorio de M-Files
Opciones avanzadas de nivel de agrupación
La pestaña Avanzado de la configuración del nivel de agrupación contiene opciones de

rendimiento para ver y acceder a carpetas virtuales. La modificación de esta configuración
puede ser beneficiosa para las vistas o las carpetas virtuales que contienen una gran
cantidad de carpetas.
Figura 25: Las opciones avanzadas para un nivel de agrupación.
Mostrar solo las subcarpetas que el usuario seleccionó recientemente
En la configuración avanzada para el nivel de agrupación de vistas, puede especificar si se

mostrarán al usuario todas las carpetas virtuales que pertenecen al nivel o si el usuario puede
seleccionar las carpetas que se utilizarán. La selección de carpetas es útil cuando la vista o
carpeta virtual incluye una gran cantidad de subcarpetas (más de 500). Mediante la selección
de carpetas, el usuario puede seleccionar fácilmente las carpetas a modificar. El uso de la
selección de carpetas es significativamente más rápido que, por ejemplo, agrupar por primera
letra cuando el número de objetos es grande (más de 10.000).
Por ejemplo, si la vista se ha definido Por cliente o Por proyecto y la empresa tiene miles de
clientes o proyectos, la selección de carpetas específicas del usuario facilita a los usuarios
realizar sus tareas diarias en las carpetas de proyectos o clientes requeridas. En este caso, el
usuario emplea la función Seleccionar carpeta para seleccionar solo las carpetas que se
deben usar.
Observaciones importantes
• El conjunto de carpetas seleccionado para cada nivel de agrupación se borra cuando

finaliza la sesión del usuario. En otras palabras, las carpetas deben volver a
seleccionarse, por ejemplo, después de que el usuario cierre sesión en la bóveda.
• La configuración es específica para cada nivel de agrupación.
• La limitación de carpetas se puede utilizar si el nivel de agrupación se especifica sobre la
base de una propiedad que utiliza una lista de valores.
• Para vistas comunes, la limitación de carpetas puede ser especificada por un usuario con
al menos el derecho de administrar vistas comunes.
Otras opciones de rendimiento
Si la recuperación de la lista de subcarpetas es lenta, puede probar cada algoritmo para

determinar cuál es el más rápido para este tipo de vista.
Active la opción No verificar los permisos de objetos para ocultar subcarpetas para
mejorar el rendimiento de la navegación. Sin embargo, esto puede hacer que se muestren
carpetas vacías en la lista.
Opciones de agrupación en la interfaz de usuario de escritorio de M-Files
Puede agregar, cambiar o eliminar niveles de agrupación directamente en la interfaz de

usuario de M-Files Desktop haciendo lo siguiente:
1. Abra M-Files Desktop y cualquier conexión de bóveda.
2. Abra una vista de su elección.
3. Haga clic derecho en un espacio vacío en el área de listado.
4. Realice una de las siguientes operaciones:

Si quieres... Realice los siguientes pasos:
Agregar un nivel de agrupación a una vista

a. Abra el menú Agrupar por .
que aún no tiene ninguna agrupación definida
b. Seleccione el nivel de agrupación de la lista
de opciones o seleccione Definir... para
definir el suyo propio.
Agregar un nivel de agrupación adicional a

a. Abra el menú Agregar nivel de agrupación .
una vista
b. Seleccione el nivel de agrupación de la lista
de opciones o seleccione Definir... para
definir el suyo propio.
Cambiar el nivel de agrupación actual

a. Abra el menú Nivel de agrupación actual .
b. Seleccione un nuevo nivel de agrupación para
reemplazar el actual o seleccione Definir...
para crear un nuevo nivel de agrupación.
Eliminar el nivel de agrupación actual

una. Seleccione Quitar el nivel de agrupación
actual .
5. Opcional: si desea categorizar los objetos o las carpetas virtuales
alfabéticamente, haga clic con el botón derecho en un espacio vacío en el
área de la lista y seleccione Agrupar por primera(s) letra(s) o Agrupar
carpetas por primera(s) letra(s) .
Para que funcione el comando Agrupar por la(s) primera(s) letra(s) , la opción
Permitir que esta propiedad se use como un nivel de agrupación en las vistas
de la propiedad Nombre o título debe estar habilitada.
Ver configuración y permisos avanzados
En la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Definir vista , puede

especificar estos ajustes:
• Establezca si una subvista de una carpeta virtual se muestra en otras

carpetas virtuales del mismo nivel.
• Configure M-Files para indexar la vista para que sea más rápido de usar.
• Configure las búsquedas en la vista para que se realicen solo para el
contenido de la vista.
Configuración de visibilidad de subvistas en carpetas virtuales
Puede configurar una vista creada en una carpeta virtual para que se muestre solo en esa
carpeta virtual o en todas las carpetas virtuales del mismo nivel. Consulte Creación de una
vista en una carpeta virtual para obtener instrucciones sobre cómo crear vistas en carpetas
virtuales. Esta configuración se muestra solo para vistas en carpetas virtuales.
Nota: si el mismo nivel contiene vistas y carpetas virtuales, las vistas creadas en las
carpetas virtuales no se muestran en las vistas del mismo nivel.
Para mostrar su vista en todas las demás carpetas del mismo nivel, seleccione la opción En
todas las carpetas de este nivel . En el ejemplo anterior, la vista recién creada sería visible
en todas las carpetas virtuales bajo la vista Por cliente y clase.
Indexación de la vista
La indexación de la vista se puede utilizar para acelerar el uso de determinadas vistas

importantes en un almacén de documentos de gran tamaño, si los criterios de filtro de la vista
filtran suficientemente el grupo de objetos. Se recomienda indexar la vista solo si la vista no
incluye muchos objetos (por ejemplo, 10 000 objetos en un almacén con un total de 1 000
000 de objetos) y si la vista se usa a diario y funciona lentamente.
Las vistas de indexación deben usarse con moderación y solo para las vistas que se
benefician significativamente de ellas, ya que cada vista indexada en el almacén ralentiza
ligeramente la creación y edición de documentos y otros objetos.
La indexación específica de vista puede ser activada por un usuario con al menos el derecho
de administrar vistas comunes.
Configuración de búsquedas a realizar dentro de la vista
Con Buscar dentro de esta vista de forma predeterminada , puede especificar que las
búsquedas realizadas en esta vista se realicen normalmente solo para el contenido de la
vista. Los usuarios aún pueden usar la configuración Ver en la pestaña Filtros para cambiar
las búsquedas que se realizarán en todo el almacén.
Pestaña de permisos
En la pestaña Permisos del cuadro de diálogo Definir vista , puede especificar los
usuarios que pueden ver la vista. La pestaña se muestra para las vistas comunes.
Crear una vista en una carpeta virtual
También se pueden crear nuevas vistas en carpetas virtuales. Abra la carpeta virtual donde
desea crear una nueva vista. Seleccione Crear > Vista y defina su configuración como se
indica en Creación de una vista . Por ejemplo, puede crear una vista de "Propuestas que
caducan esta semana" en la carpeta Propuestas.
Nota: Cuando crea una nueva vista en una carpeta, la vista principal y las condiciones
de la carpeta son válidas al mismo tiempo. Esto significa que la nueva vista solo
acepta objetos que también cumplen las condiciones de la vista y la carpeta
principales.
Convertir una carpeta virtual en una vista
Las carpetas virtuales también se pueden convertir en vistas a través de la pestaña

Personalizar del cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta virtual , o haciendo clic
con el botón derecho en una carpeta virtual y seleccionando Personalizar carpeta .
Después de la personalización, puede modificar la configuración de visualización de la nueva

vista y crear niveles de agrupación de la misma manera que para otras vistas. Luego, por
ejemplo, en la vista Memo , creada sobre la base de la carpeta virtual Memo , puede agrupar
documentos según los tipos de reuniones.
Nota: Dado que las vistas se pueden crear en carpetas y las carpetas se pueden
convertir en vistas, las vistas y las carpetas virtuales pueden estar disponibles en
paralelo en el área de listado. Por lo tanto, las vistas pueden contener tanto carpetas
como vistas, y las carpetas pueden contener tanto vistas como carpetas.
Una carpeta que se ha convertido en una vista se puede restaurar como una carpeta
haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Quitar personalización de carpeta en el
menú contextual.
Ejemplo: Creación de una nueva vista para clientes franceses

2. Haga clic en el botón Crear y seleccione Ver... en el menú contextual.
Se abre el cuadro de diálogo

Definir vista .
3. En el campo Nombre , ingrese el nombre Clientes franceses .
El nombre aparecerá en el área de listado bajo Mis vistas .

4. Opcional: marque la casilla de verificación Común a todos los usuarios si

desea definir esta vista como una vista común.
5. Haga clic en Definir filtro para especificar las condiciones que deben cumplir
los objetos para que se muestren en esta vista.
6. En la pestaña Estado , marque la casilla de verificación Tipo de objeto ,

seleccione el operador igual (=) en el menú desplegable adyacente y
seleccione el Cliente en el menú desplegable más a la derecha.
7. Vaya a la pestaña Propiedades .

The Properties tab is opened.
8. Haga clic en Agregar condición y agregue la siguiente condición:

a) Utilice el menú desplegable Propiedad para seleccionar la propiedad
País .
b) Utilice el menú desplegable Operador para seleccionar el operador
igual (=).
c) Utilice el menú desplegable Valor para seleccionar Francia como país.
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir filtro y volver al
cuadro de diálogo Definir vista .
10. Marque la casilla de verificación de la opción Mostrar documentos y otros

objetos .
11. Haga clic en Aceptar para terminar de crear la vista.

La vista que acaba de definir aparece en el área de listado en Mis vistas y contiene todos los
objetos y documentos que cumplen las condiciones que ha especificado en la configuración
de filtro de su vista.
Ejemplo: creación de una vista común que contenga todos los documentos creados
por el usuario actual Debe ser administrador del almacén o administrador del sistema para
poder definir una vista común.
2. Presiona Alt para abrir la barra de menú.
3. Seleccione Crear > Ver...
Se abre el cuadro de diálogo Definir vista .

4. En el campo Nombre , ingrese un nombre descriptivo para la vista.
El nombre de la vista puede ser, por ejemplo, Documentos

creados por mí .
5. Marque la casilla de verificación Común para todos los usuarios .

6. Haga clic en el botón Definir filtro....
7. Go to the Properties tab.
The Properties tab is opened.
8. Haga clic en Agregar condición y agregue la siguiente condición:

a) Utilice el menú desplegable Propiedad para seleccionar la propiedad
Creado por .
b) Utilice el menú desplegable Operador para seleccionar el operador
igual (=).
c) Utilice el menú desplegable Valor para seleccionar la opción (usuario
actual) .
9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir filtro .
10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Definir vista y
terminar de crear la vista.
Todos los usuarios del almacén ahora deberían tener una nueva vista en Vistas comunes .
Pueden utilizar la vista para enumerar todos los documentos que han creado en el almacén.
Carpetas Tradicionales
Puede crear carpetas tradicionales en M-Files. Estas carpetas no tienen las propiedades
adicionales proporcionadas por las vistas. Las carpetas tradicionales son comparables, por
ejemplo, a las carpetas de su unidad C: y se pueden usar para importar archivos a M-Files.
Las carpetas tradicionales le permiten conservar la estructura de carpetas original de los
archivos importados. Consulte también Guardar carpetas en M-Files .
Creación de una nueva carpeta tradicional
1. En M-Files Desktop, presione Alt para mostrar la barra de menú y seleccione Crear >
Carpeta tradicional en el menú.
2. Opcional: haga clic con el botón derecho en la carpeta tradicional que acaba de crear y
seleccione Cambiar nombre para cambiar el nombre de la carpeta.
Se crea una nueva carpeta tradicional y se agrega en la vista Carpetas tradicionales .

Puede usar la carpeta para importar archivos y carpetas a M-Files.
Operaciones específicas de vista
Este tema compila una lista de varios comandos y funciones específicos de la

vista.
Uso de los comandos Limpiar vista, Ocultar vista y Mostrar vistas
Limpiar vista... es un comando que un usuario que inició sesión en el almacén de

documentos puede realizar para cualquier vista. Se utiliza para eliminar archivos locales
temporales y todas las carpetas vacías automáticamente. Para hacer esto, presione la tecla
Alt y seleccione Ver > Limpiar vista... en el menú.
Algunas vistas del almacén de muestras de M-Files no se pueden eliminar, pero se pueden
ocultar. Un usuario normal no puede eliminar las vistas que se han creado en M-Files Admin.
En tales casos, puede hacer clic con el botón derecho en la vista en el área de la lista y
Ocultar vista en el menú contextual.
Para mostrar las vistas, presione la tecla Alt y seleccione Ver > Mostrar vistas...
en el menú.
Sugerencia: puede crear una vista que muestre todos los objetos eliminados si tiene
alguno de los siguientes permisos: control total del almacén , permiso para ver todos
los objetos o permiso para ver los objetos eliminados . Simplemente cree una vista con el
filtro Eliminado = Sí (consulte Condiciones basadas en el estado ).
Guardar la configuración de visualización de una vista como configuración

de visualización común
M-Files le permite guardar la configuración de visualización de una vista como configuración

de visualización común . Para usar esta función, necesita derechos administrativos para la
bóveda correspondiente. La función guarda la configuración de visualización común a los
usuarios de forma específica. Puede elegir si la función se aplicará a todos los usuarios o
solo a aquellos usuarios que aún no hayan modificado su propia configuración de
visualización. Con la función, puede, por ejemplo, definir columnas específicas que se
mostrarán para todos los usuarios.
Para hacer esto, presione la tecla Alt y seleccione Ver > Guardar como configuración de
pantalla común... en el menú.
Restablecimiento de la configuración de pantalla a sus valores

predeterminados
Mediante el uso de esta función, puede restablecer los valores de configuración de

visualización modificados a los valores predeterminados establecidos por el administrador del
sistema. Alternativamente, puede restablecer la configuración de pantalla a los valores
predeterminados del software M-Files.
Para hacer esto, presione la tecla Alt y seleccione Ver > Restablecer la configuración de
pantalla a los valores predeterminados... en el menú.
Vincular un informe a una vista
Puede vincular un informe, por ejemplo, a la vista Ventas por cliente o Propuestas por
vendedor . Con las opciones en Ver > Informes en la barra de menú, puede vincular un
informe a una vista y especificar su ubicación. Si desea que esta configuración se aplique a
todos los usuarios, habilite la opción Común a todos los usuarios en la configuración de
vista. Sin embargo, para definir una vista común, necesita los permisos para administrar las
vistas comunes del almacén.
Para obtener más información sobre los informes, consulte Informes y

exportación de datos .
Exportar una vista
Puede exportar el contenido de una vista de la misma forma que exporta los resultados de
búsqueda. Para obtener instrucciones, consulte Exportación de resultados de búsqueda .
Compartir vistas
Puede compartir sus vistas con otros usuarios en la misma bóveda. No puede compartir
puntos de vista comunes. Si comparte una subvista de una vista, los filtros de la vista no
afectarán la subvista compartida.
Para compartir una vista, haga clic con el botón derecho en una vista y seleccione Compartir
vista por correo electrónico . Para compartir muchas vistas, mantenga presionada la tecla
Ctrl y haga clic en las vistas que desea compartir. Luego, haga clic con el botón derecho en
una vista seleccionada y seleccione Compartir vista por correo electrónico .
En ambos casos, se abre un nuevo mensaje de correo electrónico en su cliente

de correo electrónico.
Nota: El mensaje de correo electrónico contiene un acceso directo de M-Files a la vista

como archivo adjunto. De forma predeterminada, el acceso directo caduca en 14 días.
Para cambiar el tiempo de vencimiento predeterminado, comuníquese con su
administrador de M-Files.
2.6. Ajustes de usuario

Esta sección detalla varias configuraciones y operaciones de usuario disponibles

en M-Files Desktop.
En este capítulo
• Configuración de escritorio de M-Files
• Configuración de la pestaña predeterminada para el objeto
• Edición de la configuración de notificaciones en M-Files Desktop
• Administrar aplicaciones de Vault en M-Files Desktop
• Usuarios sustitutos
• Cambio del idioma del software y de la bóveda
• Cambiar la contraseña de M-Files
• Borrado de la memoria caché local de la bóveda
• Mostrar estado
• Refrescando Objetos Externos
• Actualización de M-Files
2.6.1. Configuración de escritorio de M-Files

La configuración de escritorio de M-Files le permite agregar, editar, eliminar y probar
conexiones de bóveda. Además, en la pestaña Configuración , puede modificar varias
opciones relacionadas con el comportamiento específico del usuario y de la computadora del
software cliente, como deshabilitar el indicador de registro automático o cambiar la letra de la
unidad M-Files.
Figura 26: La ventana principal de Configuración de escritorio de M-Files.
Cuando abra la Configuración de escritorio de M-Files, primero verá la pestaña Conexiones

de Document Vault . Si desea agregar una nueva conexión de bóveda, haga clic en el botón
Agregar... y siga las instrucciones en Agregar una conexión de bóveda .
Nota: Antes de comenzar a configurar la conexión de la bóveda de documentos,

consulte con el administrador del sistema de M-Files para asegurarse de que M-Files
Server y la bóveda de documentos se hayan instalado.
En este capítulo
• Agregar una conexión de bóveda
• Configuración específica del usuario
• Configuración de caché y unidad específica de la computadora
• Otras configuraciones específicas de la computadora
• Exportación de conexiones y configuraciones de Vault
Agregar una conexión de bóveda

Puede comenzar a agregar una nueva conexión de bóveda haciendo clic en Agregar... en la
ventana principal de Configuración de escritorio de M-Files.
Nota: Si la computadora que se conecta usa Windows Server 2012 y la computadora

del servidor se configuró para aceptar solo conexiones Transport Layer Security (TLS)
1.2, TLS 1.2 debe habilitarse en las computadoras cliente siguiendo las instrucciones
en Habilitación de TLS 1.2 en Windows Server 2012 Informática .
Figura 27: El cuadro de diálogo Agregar conexión de depósito de documentos .
Para establecer la conexión, primero debe especificar algunas propiedades.
Nombre
Comience asignando un nombre a la conexión del almacén de documentos. El nombre puede

ser cualquier cosa, pero es una buena idea que sea descriptivo. El nombre se mostrará en la
unidad M:\ como un directorio que contiene el contenido de la bóveda de documentos.
Nombre del servidor
Ingrese el nombre de red o la dirección IP del servidor en el que se ha instalado M-Files

Server y que contiene la bóveda de documentos.
Número de servidor/puerto
Especifique el puerto al que conectarse en el servidor. El puerto TCP/IP

predeterminado para M-Files es 2266.
Servidor/Protocolo
Defina el protocolo que se utilizará para la conexión de red. Están disponibles los siguientes
protocolos:
• gRPC
• gRPC locales
• TCP/IP
• SPX
• Llamada a procedimiento local (LPC)
• HTTPS
Nota: Cuando utiliza el protocolo gRPC para las conexiones entre el servidor de M-Files
y los clientes de M-Files, debe estar en uso un certificado TLS válido en el servidor
para la seguridad y el cifrado de la conexión. Para obtener instrucciones, consulte
Administración de certificados de servidor .
Conexión encriptada
Habilite esta opción para asegurar la comunicación entre M-Files Desktop y M-Files Server. El
cifrado RPC no requiere servicios de información de Internet ni ningún otro componente
adicional y, a menudo, es la forma más sencilla de lograr el cifrado de la comunicación de red
entre M-Files Desktop y M-Files Server en la red interna de la organización.
La opción está disponible solo para el protocolo TCP/IP. Si el protocolo es HTTPS, la

conexión siempre se cifra a nivel de protocolo HTTPS. Para las conexiones desde fuera de la
red interna de la organización, se debe seguir utilizando HTTPS o VPN, ya que los
cortafuegos suelen bloquear la comunicación RPC con el puerto TCP predeterminado, 2266.
Nota: Para que funcione el cifrado RPC, tanto el usuario como la computadora deben
poder autenticarse en la computadora del servidor. En la práctica, esto requiere que el
equipo cliente pertenezca al dominio de Windows y que el usuario sea un usuario del
dominio.
Para obtener más información sobre las conexiones cifradas y las instrucciones sobre cómo
configurar el servidor para que requiera conexiones cifradas, consulte Protección de datos en
tránsito con cifrado en M-Files .
También es posible usar claves previamente compartidas en combinación con HTTPS para
asegurar un acceso sin VPN desde fuera de la red privada de la organización.
Configuración del proxy HTTP
Puede especificar un servidor proxy HTTP explícito para las conexiones del almacén de
documentos que utilizan el protocolo HTTPS. Esta opción puede ser necesaria si su
organización desea enrutar todo el tráfico a través de un servidor proxy HTTP. Para utilizar un
servidor proxy HTTP para una conexión de depósito de documentos, habilite la opción
Especificar la configuración del proxy HTTP y, en el campo Servidor proxy HTTP ,
escriba la dirección del servidor proxy y, opcionalmente, el número de puerto en el formato
<dirección del servidor> : <puerto número> .
Servidor / Conexión de prueba
Puede utilizar este botón para comprobar que la conexión funciona

correctamente.
Autenticación
Especifique el método que utilizará el almacén de documentos para autenticar al usuario. Las
opciones de autenticación son Usuario actual de Windows , Usuario específico de Windows y
Usuario de M-Files .
El usuario siempre se autentica en M-Files Server al iniciar sesión en el almacén de

documentos, por ejemplo.
M-Files Server es capaz de comprobar las cuentas de inicio de sesión y las contraseñas de
todos los usuarios de M-Files. Este es el método de autenticación de M-Files. Cuando se usa
la autenticación de Windows, M-Files Server hace que el servidor de dominio verifique las
contraseñas.
Con la autenticación de Windows, los usuarios inician sesión en la base de datos con la
misma información que usan para iniciar sesión en la computadora local o el dominio de la
organización. Si la organización utiliza un dominio, utilizar los inicios de sesión y las
contraseñas del dominio es el método de autenticación más rápido y sencillo. Esto significa
que no se necesitan nuevas contraseñas e inicios de sesión, lo que hace que este sea un
método bastante fácil de usar.
Diferencias entre los distintos métodos de autenticación
Usuario actual de Puede utilizar el método de usuario de Windows actual para iniciar sesión con sus
Windows credenciales de Windows actuales.
Usuario específico
Seleccionar Usuario específico de Windows significa que debe ingresar su nombre
de Windows
de usuario, contraseña e información de dominio de Windows cuando inicie sesión.
Esta opción le permite iniciar sesión con una cuenta diferente a la que utilizó para
acceder a Windows.
Usuario de M-Files
El método de autenticación de M-Files le permite iniciar sesión únicamente en M-
Files. Si su organización no tiene un dominio de Windows o no tiene acceso a él,
debe seleccionar la autenticación de M-Files para iniciar sesión.
Bóveda en el servidor
Cuando hay varias bóvedas de documentos en el servidor, puede usar este campo para
especificar la bóveda de documentos a la que conectarse.
Iniciar sesión automáticamente cuando se inicia Windows
Puede optar por establecer la conexión con el almacén de documentos siempre que se
inicie Windows. Esta es una opción útil si va a utilizar la bóveda de documentos a diario.
Para obtener más información, consulte Cuentas de inicio de sesión .
Visible para todos los usuarios en esta computadora
En Windows, puede haber varios usuarios, cada uno de los cuales tiene su propia
configuración específica de usuario. Es posible proporcionar acceso específico del usuario a
las bóvedas de documentos de M-Files. Si desea que la bóveda de documentos sea visible
para todos los usuarios de esta computadora que se han definido en el sistema operativo,
marque esta casilla.
Conexión de prueba a Document Vault
Después de especificar el contenido de los campos anteriores, puede verificar si puede

conectarse con éxito a la bóveda de documentos. Si la conexión funciona, el servidor ha
respondido a la prueba de conexión.
Analizar conexión
Cuando haya creado la conexión de bóveda y abra el cuadro de diálogo Propiedades de

conexión de bóveda de documentos haciendo doble clic en la conexión de bóveda en el
cuadro de diálogo Configuración de escritorio de M-Files, puede usar el botón Analizar
conexión para mostrar más detalles sobre la conexión. El análisis mide el tiempo de ida y
vuelta entre el cliente y el servidor, así como las velocidades de carga y descarga.
Configuración específica del usuario
Esta configuración le permite modificar ciertos aspectos del comportamiento de M-Files

Desktop específicos de su cuenta de usuario de Windows. Para abrir el cuadro de diálogo
Configuración específica del usuario :
1. Abra la configuración de escritorio de M-Files.

2. Abra la pestaña Configuración .
3. Haga clic en Configuración específica del usuario .
Figura 28: La configuración específica del usuario es específica para los usuarios de Windows por
estación de trabajo.
Cuadros de diálogo y avisos

Puede definir los comentarios que se le pedirán al usuario en cada check-in. Si se ha

seleccionado la opción Registrar inmediatamente para el cierre del archivo, no se
solicitan comentarios.
De forma predeterminada, siempre se muestra una advertencia cuando el usuario cierra la

sesión si el usuario tiene objetos desprotegidos. Los cuadros de diálogo también se cierran
después de un tiempo de espera predeterminado.
Comportamiento al abrir el archivo
Puede definir para cada tipo de extensión de archivo si el formato de archivo específico
siempre se abre en Desprotección o Abierto como estado de solo lectura. También puede
especificar para cada tipo de extensión que, al abrir cada archivo, el software pregunte el
estado en el que se abrirá el archivo.
Comportamiento al cerrar el archivo
Puede definir qué acciones se realizan en el archivo al cerrarlo. La definición se aplica a

todos los formatos de archivo. De forma predeterminada, se le preguntará al usuario qué
desea hacer con el archivo al cerrarlo. Si el usuario no cambia el procedimiento por defecto (
No desproteger ), el cuadro de diálogo se cerrará automáticamente después de un tiempo
elegido y el documento permanecerá desprotegido.
Configuración de caché y unidad específica de la computadora
Esta configuración específica de la estación de trabajo le permite cambiar la letra de la unidad

de M-Files y controlar las opciones relacionadas con la caché de datos local. Para abrir estos
ajustes:

3. Haga clic en Configuración específica de la computadora .
Figura 29: Opciones de unidad y caché de M-Files Desktop.
Manejar
Seleccione la letra de la unidad para la unidad M-Files. La unidad

predeterminada es M:\.
caché local
Al usar M-Files, los documentos se recuperan del servidor a su disco duro local. El caché
local hace que M-Files sea significativamente más rápido de usar en conexiones lentas.
Tamaño máximo de caché en memoria por bóveda

Aquí puede especificar la cantidad de memoria principal de la computadora que la caché de

documentos puede ocupar.
Tamaño máximo de caché en disco por bóveda
Aquí puede especificar la cantidad de espacio en disco de la computadora que la memoria

caché de documentos puede ocupar.
Destruir datos locales
M-Files guarda información sobre el contenido de la bóveda localmente en la memoria caché

de la computadora. Los datos permanecen en el servidor, pero el caché hace que M-Files sea
más rápido de usar. Los archivos locales ocupan espacio en el disco duro de la computadora
y, por esta razón, a veces puede ser necesario destruir los datos locales. Esta función se
puede utilizar para destruir datos almacenados en caché localmente por usuario y por bóveda
de documentos.
Tenga en cuenta que la función Destruir datos locales puede eliminar datos que no se
pueden restaurar desde el servidor de M-Files, como archivos retirados actualmente en su
computadora, contenido sin conexión y archivos locales temporales. Por lo tanto, es
importante asegurarse de haber guardado y comprobado todos los documentos que necesita
antes de destruir los datos locales.
Figure 30: The local vault and user combinations are listed in the Destroy Local Data dialog.
Note:
Si solo desea eliminar archivos locales temporales y vaciar la memoria caché de

metadatos, consulte Borrar la memoria caché local de la bóveda .
La siguiente tabla compara los elementos almacenados en caché localmente que se

eliminan o conservan cuando se ejecuta Borrar caché local o Destruir datos locales
.
Contenido en caché Borrar caché local Destruir datos locales
Archivos locales temporales Opcional Borrar
metadatos Borrar Borrar
Documentos prestados Mantenerse Borrar
Datos de vista previa del Mantenerse Borrar

documento
Contenido sin conexión Mantenerse Borrar

Otras configuraciones específicas de la computadora
Esta configuración específica de la estación de trabajo le permite cambiar el comportamiento

de M-Files Desktop relacionado con los cuadros de diálogo y las indicaciones, la seguridad
de la bóveda , el guardado de archivos y el modo fuera de línea . Para abrir estos ajustes:

4. Abra la pestaña Varios .
Figura 31: La pestaña Varios contiene diferentes configuraciones específicas de la computadora.
Cuadros de diálogo,
avisos y seguridad De
manera predeterminada,
estas configuraciones están
habilitadas:
• Mostrar una advertencia si M-Files Desktop está conectado a un servidor

M-Files anterior
• Permitir que este cliente de M-Files use aplicaciones que están
instaladas en la bóveda de documentos
Guardar en M-Files
En esta sección, puede personalizar las reglas específicas de la aplicación para guardar
archivos en M-Files. Las reglas específicas de la aplicación se pueden usar para, por
ejemplo, excluir archivos temporales y otros archivos no deseados para que no se guarden
en el almacén. Las reglas también se pueden usar para permitir la operación con
aplicaciones que usan métodos especiales para guardar archivos. Las reglas aseguran que,
por ejemplo, se muestre una tarjeta de metadatos de archivos nuevos si la identificación
automática no funciona.
Comportamiento de guardado específico del proceso
Haga clic primero en Personalizar y luego en Agregar para agregar una nueva regla. Se
abre el cuadro de diálogo
Guardar comportamiento específico del proceso .
Figura 32: Configuración general específica del proceso.
En la pestaña General , puede habilitar o deshabilitar la configuración Detectar operaciones

de guardado de archivos desde cuadros de diálogo de archivos estándar . De forma
predeterminada, la configuración está habilitada.
También puede definir formatos de archivo específicos del proceso que siempre o nunca se
aceptan para guardar en M-Files. El uso de un asterisco (*) define que la configuración
específica del proceso es válida para todos los formatos de archivo.
Figura 33: Configuración avanzada específica del proceso.
En la pestaña Avanzado , puede habilitar o deshabilitar la configuración Detectar el cierre

de archivos y aplicar el comportamiento de registro específico del usuario . De forma
predeterminada, la configuración está habilitada.
También puede definir formatos de archivo específicos del proceso que se registrarán
inmediatamente cuando se haya guardado el nuevo archivo con la extensión en cuestión y se
haya completado la tarjeta de metadatos.
Modo offline
De forma predeterminada, los documentos se mantienen listos para el estado fuera de línea
para una transición rápida al modo fuera de línea. Cuando la configuración específica de la
computadora Mantener los documentos preparados para el modo fuera de línea está
habilitada, M-Files descarga los objetos necesarios a intervalos específicos. Deshabilite la
configuración si no usa el modo fuera de línea o si la función genera una carga adicional para
la máquina.
Exportación de conexiones y configuraciones de Vault
Las conexiones y la configuración de la bóveda de documentos se pueden exportar a un

archivo de registro de Windows. Al ejecutar el archivo de registro exportado en otras
computadoras, puede usar los mismos datos de configuración de M-Files en varias
computadoras.
Para exportar configuraciones y conexiones de bóveda:
2. Abra la pestaña Configuración ,
3. En la sección Exportar , seleccione los componentes que desea exportar

marcando las casillas de verificación correspondientes.
4. Haga clic en el botón Exportar...
Se abre el cuadro de diálogo Guardar como .
5. Especifique la ubicación de destino y el nombre de archivo para el archivo

REG.
6. Haga clic en Guardar .
La configuración de los componentes de su elección se guarda en un archivo REG y se

almacena en la ubicación que definió en el cuadro de diálogo Guardar como .
2.6.2. Configuración de la pestaña predeterminada para el objeto

En el panel derecho, la pestaña Metadatos o la pestaña Vista previa se muestran al hacer clic
en un objeto. Puede configurar uno de estos como predeterminado en M-Files Desktop.
Para abrir la pestaña predeterminada para la configuración de objetos:
1. En M-Files Desktop, haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior

derecha.
2. Haga clic en Configuración de usuario > Ficha predeterminada para

objeto .

Seleccione la opción... Si quieres...
metadatos Vea la tarjeta de metadatos del objeto al hacer

clic en un objeto.
Avance Vea una vista previa del objeto al hacer clic en
un objeto. Si no hay una vista previa disponible
para el objeto, se muestra la tarjeta de
metadatos.
Selección automática Vea la misma pestaña con la que vio el objeto
anterior. Si no hay una vista previa disponible
para el objeto, se muestra la tarjeta de
metadatos.
2.6.3. Edición de la configuración de notificaciones en M-Files Desktop
Puede configurar M-Files para que le informe por correo electrónico sobre algunos eventos,
por ejemplo, los cambios realizados en los objetos. Esto puede ser útil cuando desea realizar
un seguimiento de las modificaciones realizadas en un documento específico. Tenga en
cuenta que debe tener permisos de lectura en un documento para recibir notificaciones
relacionadas con él.
Nota: Para usar esta función, el registro de eventos y las notificaciones deben estar
habilitados en el servidor de M-Files. Para obtener más información sobre la
configuración del servidor, consulte Edición de la configuración de notificaciones en el
administrador de M-Files .
Para abrir el cuadro de diálogo Configuración de notificaciones en M-Files Desktop, haga

clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de
usuario > Configuración de notificaciones .
Anule la selección de Habilitar mensajes de notificación para deshabilitar sus

reglas de notificación.
Nota: el administrador del sistema de M-Files puede configurar mensajes de

notificación específicos para que se envíen a todos los usuarios. Esto significa que
puede recibir algunas notificaciones, por ejemplo, para tareas, incluso si ha
deshabilitado los mensajes de notificación.
Figura 34: Puede configurar M-Files para que le informe por correo electrónico de las modificaciones
realizadas en los objetos.
Creación de una nueva regla de notificación
Haga clic en Agregar en el cuadro de diálogo Configuración de notificación

para abrir el cuadro de diálogo Nueva regla de notificación .
Asigne un nombre a la regla. En Notificación enviada , seleccione Cuando ocurre un

evento seleccionado o Cuando el objeto coincide con las condiciones del filtro . El
contenido del cuadro de diálogo cambia según su selección.
Entrega de mensajes
Seleccione una de las opciones de entrega de mensajes que se explican en la

siguiente tabla.
Mensajes de notificación Seleccione esta opción para deshabilitar los mensajes de

deshabilitados notificación.
Un mensaje de notificación
separado para cada evento. Seleccione esta opción si desea recibir un mensaje por separado
para cada evento que cumpla con la regla. El mensaje se envía
inmediatamente cada vez que se cumple la regla de notificación.
Nota: esta opción no está disponible si seleccionó Cuando

el objeto coincide con las condiciones del filtro en
Notificación enviada .
Un mensaje de resumen una vez

al día Seleccione esta opción si desea recibir información sobre eventos a
través de un mensaje de resumen una vez al día.
Si seleccionó Cuando el objeto coincide con las condiciones del

filtro en Notificación enviada , seleccione los días en los que
desea recibir el mensaje de resumen.
El administrador del sistema establece la hora a la que se envía el

mensaje en M-Files Admin. Para obtener más información, consulte
Edición de la configuración de notificaciones en M-Files Admin .
Recurrencia de notificaciones
Seleccione si desea recibir una notificación para un objeto solo una vez o cada día que
seleccionó en Entrega de mensajes . La selección está disponible solo si seleccionó
Cuando el objeto coincide con las condiciones del filtro en Notificación enviada .
Filtrar
Defina un filtro. El filtro determina el grupo de objetos a los que se aplica la regla de
notificación. Para obtener más información acerca de los filtros, consulte Definición de un
filtro para una vista .
Suscripciones a eventos
Si seleccionó Cuando ocurre un evento seleccionado , seleccione la casilla de verificación

para todos los eventos para los que desea un mensaje de notificación.
Excluir notificaciones de eventos causados por el usuario actual
Selecciona esta opción si no quieres ser informado de eventos provocados por ti mismo,
como modificaciones que hayas hecho a un objeto. Esta opción está disponible solo si
seleccionó Cuando ocurre un evento seleccionado en Notificación enviada .
Reglas privadas y comunes
Si desea que se le envíe un mensaje de notificación solo a usted, seleccione Regla privada .
Si desea que se envíe un mensaje de notificación a varios destinatarios seleccionados,
seleccione Regla común . M-Files Admin se utiliza para especificar los permisos para crear
una regla común. Para obtener más información, consulte Administrar vistas comunes y
reglas de notificación en esta tabla .
Destinatarios
Especifique los usuarios o grupos de usuarios que recibirán notificaciones sobre

la base de esta regla.
Habilitación de notificaciones automáticas para las aplicaciones móviles de

M-Files
Puede habilitar las notificaciones automáticas para M-Files Mobile siguiendo las instrucciones
en Configuración de notificaciones automáticas para las aplicaciones móviles de M-Files .
En este capítulo
• Ejemplo: Notificaciones diarias para nuevos pedidos
• Ejemplo: Mensajes de recordatorio para contratos
Ejemplo: Notificaciones diarias para nuevos pedidos
Este ejemplo muestra cómo puede crear una regla de notificación privada para enviarle un
mensaje de resumen diario de todos los objetos de pedido nuevos en la bóveda.
habilitados en el servidor de M-Files.
Para obtener más información sobre la configuración del servidor, consulte Edición de la
configuración de notificaciones en el administrador de M-Files .
1. Abra el escritorio de M-Files.
2. Haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha.

3. Click User Settings > Notification Settings.
The Notification Settings dialog is opened.
4. Click en Add
5. En el campo Nombre , asigne un nombre a su regla, como Nuevos pedidos .
6. En Notificación enviada , seleccione Cuando ocurre un evento

seleccionado .
7. En Entrega de mensajes , seleccione Un mensaje de resumen una vez al

día .
8. Haga clic en el botón Definir filtro .
9. Abra la pestaña Propiedades .
10. Haga clic en Agregar condición .
11. Para la condición de propiedad recién agregada, seleccione Clase como propiedad, =
como operador y Orden como valor.
La condición de propiedad 'Clase' = 'Orden' ahora se muestra en el campo Filtro del

cuadro de diálogo Propiedades de regla de notificación .
13. Habilite las notificaciones para el evento Nuevo documento u otro objeto .
14. Opcional: Si no desea recibir notificaciones de objetos de pedido creados por usted
mismo, habilite la opción Excluir notificaciones de eventos causados por el usuario
actual .
15. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar .
La nueva regla de notificación se agrega a la lista en el cuadro de diálogo

Configuración de notificación .
Ejemplo: Mensajes de recordatorio para contratos
Este ejemplo muestra cómo puede crear una regla de notificación común para contratos que
tienen su fecha límite en 30 días. Se le notificará todos los días a partir de 30 días antes de la
fecha límite hasta que se cumpla la fecha límite.
habilitados en el servidor de M-Files.
Para obtener más información sobre la configuración del servidor, consulte Edición de la
configuración de notificaciones en el administrador de M-Files .
1. Abra el escritorio de M-Files.
3. Haga clic en Configuración de usuario > Configuración de notificaciones

.
Se abre el cuadro de diálogo Configuración de notificaciones .

4. Haga clic en el botón Agregar .
5. En el campo Nombre , asigne un nombre a su regla, como Recordatorio de

contrato .
6. En Notificación enviada , seleccione Cuando el objeto coincida con las

condiciones del filtro .
7. En Entrega de mensajes , seleccione Un mensaje de resumen una vez al

día .
Todos los días de la semana están seleccionados por defecto.
8. En Periodicidad de notificación , seleccione Notificar de cada objeto

coincidente repetidamente .
9. Haga clic en el botón Definir filtro .
10. Abra la pestaña Propiedades .
11. Haga clic tres veces en el botón Agregar condición .
12. Para la primera condición, seleccione Asignados como propiedad, = como operador y
(usuario actual y usuarios a los que sustituye el usuario actual) como valor.
13. Para la segunda condición, seleccione Deadline como propiedad, <= como operador,
DaysTo() como opción y 30 como valor.
14. Para la tercera condición, seleccione Deadline como propiedad, > como operador,
DaysTo() como opción y 0 como valor.
Si no establece esta condición, recibirá notificaciones también después de

la fecha límite.
La condición de propiedad 'Asignados' = '(usuario actual y usuarios para los que el

usuario actual es un sustituto)' AND DaysTo( 'Deadline' ) <= 30 AND DaysTo(
'Deadline' ) > 0 ahora se muestra en el campo Filtro de el cuadro de diálogo
Propiedades de la regla de notificación .
16. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar .
La nueva regla de notificación se agrega a la lista en el cuadro de diálogo

Configuración de notificación .
2.6.4. Administrar aplicaciones de Vault en M-Files Desktop

Se pueden usar varias aplicaciones de terceros para modificar y ampliar el comportamiento
de M-Files Desktop y M-Files Server. Para obtener información sobre cómo administrar e
instalar las aplicaciones, consulte Instalación y administración de aplicaciones de Vault .
Administrar las aplicaciones de la bóveda
Después de instalar una aplicación de cliente específica de la bóveda a través de M-Files

Admin, está disponible para los usuarios de M-Files Desktop. Al iniciar sesión en la bóveda,
M-Files le solicita que habilite la nueva aplicación. Si el administrador requiere que la
aplicación esté habilitada, no puede iniciar sesión y usar la bóveda hasta que haya aprobado
el uso de la aplicación.
Puede administrar aplicaciones cliente específicas de la computadora presionando la tecla Alt

y seleccionando Configuración > Aplicaciones en la barra de menú.
Configuraciones específicas de la computadora
Tenga en cuenta que la configuración específica de la computadora también influye en el uso

de las aplicaciones. De manera predeterminada, la computadora del usuario permite
específicamente que M-Files use aplicaciones que están instaladas en la bóveda de
documentos. Si esta configuración está deshabilitada, no estarán disponibles las aplicaciones
específicas de bóveda opcionales ni obligatorias.
Para habilitar o deshabilitar esta configuración:

2. Seleccione la pestaña Configuración .
4. Seleccione la pestaña Varios .
5. Habilite o deshabilite la configuración de la aplicación en el encabezado

Seguridad .
2.6.5. Usuarios sustitutos

Puede definir usuarios suplentes para periodos de ausencia. Los usuarios sustitutos que
especifique tienen los derechos para llevar a cabo las asignaciones que se le otorgan
durante este período. Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo asignarse un
usuario sustituto, consulte Designación de un usuario sustituto .
Asignaciones y permisos de usuario
Los permisos de asignación y documento pueden diferir. Si la cesión requiere que el

cesionario edite un documento, el usuario sustituto del cesionario debe tener:
• derechos de edición del documento

• ya sea una licencia de usuario nominal o una licencia de usuario concurrente
(consulte Tipo de licencia )
Para obtener más información acerca de las asignaciones, consulte Creación y

finalización de asignaciones .
Notificaciones de asignaciones
Si la asignación se crea después de que se haya especificado el usuario sustituto, el usuario

sustituto también recibirá una notificación de la asignación. Si el usuario sustituto se
especifica después de crear la asignación, el usuario sustituto no recibirá ninguna notificación
por separado de la asignación.
Ver tareas
Puede ver todas las tareas que tiene asignadas en la vista Asignado a mí a la que puede
acceder abriendo la pestaña Asignado en M-Files Desktop.
En este capítulo
• Designación de un usuario sustituto
Designación de un usuario sustituto
2. Haga clic en Configuración de usuario > Usuarios sustitutos .
Se abre el cuadro de diálogo Usuarios sustitutos .
3. Haga clic en Agregar... para seleccionar el usuario o usuarios sustitutos.
Se abre el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios .

4. Seleccione el usuario o usuarios preferidos y haga clic en Agregar .
Puede seleccionar más de un elemento a la vez. Mantén presionada la tecla Ctrl para
seleccionar varios elementos individuales o mantén presionada la tecla ⇧ Shift para
seleccionar elementos adyacentes en la lista.
El cuadro de diálogo Seleccionar usuarios se cierra y el usuario o los usuarios

seleccionados se agregan a la lista de usuarios sustitutos .
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Usuarios sustitutos .
Los usuarios que acaba de designar como sus usuarios sustitutos ahora podrán completar las
asignaciones que se le asignen y recibirán notificaciones sobre dichas asignaciones.
2.6.6. Cambio del idioma del software y de la bóveda

Puede cambiar tanto el software de M-Files como el idioma de la bóveda a través de M-Files
Desktop. Para obtener una lista de los idiomas de interfaz de usuario admitidos, consulte
Versiones de idioma del software M-Files . Para obtener información sobre cómo crear
nuevas localizaciones de almacenes, consulte Traducción de la estructura de metadatos .
Realice los siguientes pasos para cambiar el software y el idioma de la bóveda:
2. Haga clic en Configuración de usuario > Cambiar idioma .
Se abre el cuadro de diálogo Cambiar idioma .
3. Utilice el menú desplegable Idioma del software para cambiar el idioma de

la interfaz de usuario de M-Files.
4. Utilice el menú desplegable Idioma de la bóveda para cambiar el idioma de la

bóveda actual .
La selección de idioma del almacén contiene todos los idiomas a los que se ha
traducido el almacén de documentos.
5. Haga clic en Aceptar para cambiar los idiomas y cerrar el cuadro de diálogo
Cambiar idioma .
2.6.7. Cambiar la contraseña de M-Files

Si está utilizando la autenticación de M-Files, puede cambiar su contraseña completando los
pasos que se proporcionan a continuación.
Nota: Si no puede ver esta opción, significa que su cuenta de inicio de sesión no utiliza
la autenticación de M-Files y, por lo tanto, no tiene una contraseña de M-Files
separada para la bóveda seleccionada.
Para cambiar su contraseña de M-Files:

1. Ingrese a una bóveda a través de M-Files Desktop.
2. O:
a. Haga clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha de la

interfaz de usuario para abrir el menú de usuario y seleccione Cambiar
contraseña... en el menú contextual. o
b. Presione la tecla Alt y seleccione Configuración > Cambiar contraseña... en

la barra de menú.
Se abre el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de M-Files .
3. Ingrese su contraseña actual en el campo Contraseña anterior.
4. Introduzca una nueva contraseña en el campo Nueva contraseña .
5. Confirme su nueva contraseña volviendo a escribirla en el campo Confirmar

nueva contraseña .
6. Haga clic en Aceptar para guardar sus cambios.
Su contraseña de M-Files ahora debe cambiarse a la que especificó en el campo Nueva

contraseña .
2.6.8. Borrado de la memoria caché local de la bóveda

Puede eliminar archivos locales temporales de una bóveda de documentos presionando la
tecla Alt en la interfaz de usuario de M-Files Desktop y luego seleccionando Configuración >
Borrar caché local... en la barra de menú.
Seleccione los archivos locales temporales que desea eliminar y haga clic en Eliminar o haga
clic en Eliminar todo para eliminar todos los archivos locales temporales del almacén. Al
hacer clic en Finalizar , se borra la caché de metadatos del almacén. La memoria caché se
utiliza para almacenar datos como valores de propiedad y referencias a objetos.
Para obtener instrucciones sobre cómo convertir archivos locales temporales en documentos,
consulte Convertir un archivo local temporal en un documento .
Nota:
Si desea eliminar todos los datos almacenados en caché localmente en un almacén,
consulte Destruir datos locales . Tenga en cuenta que la función Destruir datos
locales puede eliminar datos que no se pueden restaurar desde el servidor de M-
Files, como archivos retirados actualmente en su computadora, contenido sin
conexión y archivos locales temporales.
La siguiente tabla compara los elementos almacenados en caché localmente que se

eliminan o conservan cuando se ejecuta Borrar caché local o Destruir datos locales
.
Archivos locales temporales Opcional Borrar
metadatos Borrar Borrar
Documentos prestados Mantenerse Borrar

Datos de vista previa del Mantenerse Borrar

documento
Contenido sin conexión Mantenerse Borrar
2.6.9. Mostrar estado

En M-Files, los objetos se guardan en el servidor de M-Files y se transfieren a los cachés de
las computadoras de los usuarios de M-Files para garantizar que el uso de M-Files Desktop
sea lo más rápido posible.
Con el componente Mostrar estado , puede monitorear las transferencias de archivos desde
el servidor a su computadora y averiguar cuánto tiempo llevará descargar un documento.
Esta herramienta es especialmente útil si utiliza M-Files con una conexión lenta. En el uso
regular de la red de área local, los documentos generalmente se transfieren tan rápido que no
hay tiempo ni razón para verificar la información de estado.
Puede abrir el cuadro de diálogo Mostrar estado a través del acceso directo del menú de
inicio de Windows o haciendo clic con el botón derecho en el ícono de M-Files en el área de
notificación de Windows y seleccionando Mostrar estado .
La pestaña Transferencia de archivos
La columna Estado de la pestaña Transferencia de archivos indica si el archivo se ha

transferido o se está transfiriendo. El estado se indica como un porcentaje. Puede detener la
transferencia seleccionando el documento y haciendo clic en Detener .
Figura 35: La pestaña Transferencia de archivos del componente Mostrar estado .

El botón Configurar... abre la Configuración de escritorio de M-Files. Para obtener más

información, consulte Configuración de escritorio de M-Files .
Conexiones de bóveda de documentos
En la pestaña Conexiones del almacén de documentos , puede ver qué conexiones del
almacén de documentos están disponibles y si el almacén está en línea.
Figura 36: La pestaña "Conexiones de Bóveda de Documentos" del componente "Mostrar Estado".
Ir en línea, ir fuera de línea
Estas funciones le permiten cambiar entre los modos Fuera de línea y En línea. La función del
botón cambia según el estado actual. Consulte también Desconectarse y Conectarse .
Cerrar sesión, iniciar sesión
Si ha iniciado sesión en un almacén de documentos, puede usar el botón Cerrar sesión para
cerrar sesión y salir de M-Files Desktop. La función del botón cambia según su estado actual.
2.6.10. Refrescando Objetos Externos

M-Files también se puede conectar a bases de datos externas. De esta forma, se puede
establecer una conexión bidireccional entre M-Files y, por ejemplo, una base de datos de
clientes. Se puede acceder a los datos del cliente a través de M-Files, así como a través de la
interfaz de usuario de la base de datos externa. Puede actualizar los datos automáticamente
en ambas direcciones.
Al presionar la tecla Alt en la interfaz de escritorio de M-Files y luego seleccionar

Configuración > Actualizar objetos externos en la barra de menú, puede asegurarse de
que M-Files contenga información actualizada sobre objetos externos.
Para obtener más información sobre objetos externos, consulte Conexiones a bases de datos
externas para tipos de objetos .
2.6.11. Actualización de M-Files

Las actualizaciones automáticas mantienen actualizado el software de M-Files. Si hay
disponible una versión más reciente de M-Files, se descarga e instala automáticamente.
Puede retrasar las actualizaciones automáticas por un tiempo limitado si está trabajando en
algo importante cuando una actualización automática esté disponible.
Nota: Para que se ejecuten las actualizaciones automáticas, no son necesarios

permisos administrativos locales en su computadora.
En M-Files Desktop, se le notifica cuando una nueva versión de M-Files está disponible. Haga
clic en Opciones para programar o iniciar la actualización del software M-Files.
La función obtiene la información de actualización más reciente del servidor de

actualizaciones mediante HTTPS en el puerto TCP 443. Esto significa que normalmente no
es necesario cambiar la configuración del firewall.
Para obtener información sobre la actualización manual de M-Files, consulte

Actualización manual de M-Files .
Configuraciones para actualizaciones automáticas
Para abrir la configuración de las actualizaciones automáticas, vaya al menú de inicio de

Microsoft Windows y seleccione Actualizaciones automáticas .
Nota: si el administrador del sistema de M-Files gestiona la configuración de las

actualizaciones automáticas, no podrá cambiarlas y no necesariamente todas las
opciones estarán visibles.
Para obtener una descripción de alto nivel sobre cómo M-Files descarga los paquetes de
actualización cuando la opción Descargar actualizaciones automáticamente en la pestaña
Configuración está habilitada, consulte Proceso de descarga de actualizaciones . Para
asegurarse de que su software M-Files esté siempre actualizado, no desactive las
actualizaciones automáticas.
Para buscar actualizaciones manualmente, abra la pestaña Instalación y haga clic en

Comprobar ahora . Si hay un paquete de actualización disponible, se descarga a su
computadora.
Nota: si las actualizaciones automáticas están deshabilitadas, debe tener permisos de

administrador local en su computadora para instalar una actualización disponible.
Para deshabilitar la instalación automática de actualizaciones, abra la pestaña Configuración

y anule la selección de la casilla de verificación Instalar actualizaciones automáticamente .
Para iniciar la instalación de las actualizaciones disponibles de forma manual, abra la pestaña
Instalación y haga clic en Instalar . Si el botón Instalar está deshabilitado, no hay
actualizaciones disponibles para la instalación.
En la sección Calendario de instalación de la pestaña Instalación , puede seleccionar

los días y la hora preferidos para instalar las actualizaciones de M-Files. Se recomienda
que seleccione una fecha y hora fuera del horario laboral para que las instalaciones no
interrumpan las operaciones de M-Files en su organización. Tenga en cuenta que la
computadora debe estar funcionando y no en modo de suspensión o hibernación cuando la
actualización está programada para instalarse. Si la computadora no se está ejecutando
cuando llega la hora de instalación programada, se intenta instalar o programar la
actualización la próxima vez que se inicie la computadora.
Para obtener más información sobre la programación de instalaciones de actualizaciones y la

desactivación de actualizaciones automáticas, consulte Configuración de actualizaciones
automáticas a través de la configuración del registro .

Manual Usuario M-Files

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M-Files Online

• El sistema M-Files ha sido configurado.

2.1.1. Acceso al escritorio de M-Files

2.1.2. Acceder a la web de M-Files

Iniciar sesión en la versión clásica de M-Files Web

1. En su navegador web, vaya a la dirección web de M-Files proporcionada por el

Si el nombre de su bóveda es Sales Tracker , la dirección puede ser https://sales-

3. Opcional: si tiene acceso a muchas bóvedas, seleccione la bóveda a la que desea

Si tiene acceso a una sola bóveda, se conecta automáticamente.

Ahora ha iniciado sesión y ve la pantalla de inicio de M-Files.

2.1.3. Acceso a M-Files móvil

Puede descargar la última versión de las aplicaciones móviles desde su tienda de

• M-Files para iOS (iPhone y iPad)

Las aplicaciones móviles de M-Files utilizan la configuración de idioma de su dispositivo.

Iniciar sesión en M-Files Mobile

1. Comuníquese con el administrador de su bóveda o con un consultor de M-Files para

2. Abra la aplicación móvil M-Files en su dispositivo.

3. En la pantalla de inicio de sesión, ingrese la dirección completa del servidor, su nombre de

Si el nombre de su bóveda es Sales Tracker , la dirección puede ser https://sales-

4. Presiona Iniciar sesión.

5. Opcional: si tiene acceso a muchas bóvedas, seleccione la bóveda a la que desea

Si tiene acceso a una sola bóveda, se conecta automáticamente.

Ahora ha iniciado sesión y ve la pantalla de inicio de M-Files.

2.2. Uso de la interfaz de usuario de escritorio de M-Files

El icono de estado de conexión ( ) muestra el estado de su conexión con el almacén. La conexión se

El tiempo de ida y vuelta al servidor es de 150 a 299 milisegundos.

Nota: No puede eliminar favoritos con el comando Eliminar.

Ver y modificar Realice operaciones específicas de objetos, por ejemplo, Desproteger

Nota: El comando Cambiar estado se muestra en el área de

Puede personalizar los accesos directos de las secciones Ver y Modificar e Ir a.

2.2.2. Área de listado

Clasificación de objetos en el área de listado

Cambie el orden de clasificación de los Haga clic en un encabezado de columna en el área de

Cambie el orden de clasificación a Haga clic con el botón derecho en un encabezado de

2.2.3. Tarjeta de metadatos

1. Cinta de opción de tarjeta de metadatos

Cinta de opción de tarjeta de metadatos

La cinta de opciones contiene opciones relacionadas con el objeto seleccionado y la tarjeta

Haga clic en este Para hacer esto:

Establezca el objeto como seguido o no seguido. Cuando el objeto se

Nota: La persona que cambió el objeto no recibirá una notificación.

Agregue el objeto a su vista Favoritos o elimínelo de la vista.

Oculte o muestre el área de título de la tarjeta de metadatos.

Haga clic en el icono de comentarios ( ) para ver la vista de comentarios. En la vista de

Flujo de trabajo de objetos

2.2.4. Pestaña de vista previa

En la pestaña Vista previa , puede ver el contenido de estos tipos de archivos:

• Archivos de correo electrónico (eml, emlx, msg)

2.2.5. Pestaña anclada

La pestaña Anclado puede contener un máximo de 100 elementos.

Para anclar un elemento a la pestaña Anclado:

1. En M-Files Desktop, busque y seleccione el elemento que desea anclar.

2. Complete uno de estos pasos:

a. Arrastre y suelte el artículo desde el área de listado a

un grupo en la pestaña Anclado. o

b. Haga clic con el botón derecho en el elemento y haga

El elemento seleccionado se ancla a la pestaña Anclado.

Adición de grupos a la pestaña Anclados

Puede dividir los elementos anclados en grupos.

Para agregar un grupo:

1. En M-Files Desktop, haga clic en la pestaña Anclado.

3. Introduzca un nombre para el grupo.

El grupo se agrega a la pestaña Anclado.