@ UNOPS Términos de Referencia ‘TERMINOS DE REFERENCIA (Acuerdo con Contratista Independiente) Cargo: Asistente de Recursos Humanos Proyecto: LCR, Nicaragua Lugar de Destino: Managua, Nicaragua Seccién/Unidad: LCR, Nicaragua Contrato/Nivel: LICA a Supervisor: Oficial de Recursos Humanos 1. Antecedentes generales del proyecto/asignacién La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un érgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestién de proyectos (Resolucién 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misién es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los paises a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres éreas prioritarias de UNOPS corresponden a: i) Infraestructura Sostenible: UNOPS disefia, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos més desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educacién y salud, entre otras areas. i) Adquisiciones puiblicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas, los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible. i) Gestién de proyectos: UNOPS gestiona al afio mas de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidacién de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los mas altos esténdares. El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y econémica, |a cual contribuye a los progresos de equidad y bien comtin de los paises en los que opera, promoviendo asi el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas mas necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 paises de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administracién publica de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales, En Nicaragua, UNOPS viene brindando apoyo en la implementacién de proyectos de infraestructura de salud con el Gobierno y diversos Bancos Internacionales de Desarrollo, la asistencia comprenderé entre otros el fortalecimiento de capacidades e implementacién de programas y proyectos de inversién, desarrollo y/o revisién de estudios de inversién, disefios y estudios definitivos, y estrategias de adquisiciones, procesos de licitacién y contrataciones, gerencia de obras de infraestructuras y supervision de obras. Para efectos de cumplir de manera eficiente y pertinente los compromisos adquiridos en el marco de esta asistencia técnica, UNOPS ha estructurado una Unidad Técnica para gestionar la uniformidad, la calidad, e! mapeo de riesgos y lecciones aprendidas y la diseminacién de buenas practicas de gestidn y el seguimiento Pagina t 606 Last updated October 12, 2015@ UNOPS Términos de Referencia de los avances de los proyectos del Programa 2. Propésito y alcance de la asignaci6n Bajo la guia y supervisién de la Oficial Senior de Recursos Humanos, el/la Asistente de Recursos Humanos brinda apoyo a los servicios de Recursos Humanos de la oficina de UNOPS Nicaragua, garantizando una alta calidad del trabajo, una prestacién de servicios precisa, oportuna y debidamente documentada. El/La Asistente de Recursos Humanos promueve un enfoque orientado al cliente y consistente con las reglas y regulaciones de UNOPS en la oficina. El/la Asistente de Recursos Humanos trabaja en estrecha colaboracién con los colegas de los distintos equipos y sedes de UNOPS en Nicaragua, para intercambiar informacién y garantizar una prestacién de servicios coherente con el propésito del érea Elrol del Asistente de Recursos Humanos contribuird directamente en el logro del plan de expansién de la oficina de UNOPS en Nicaragua y en el posicionamiento del area de Recursos Humanos como socio estratégico del negocio. Resumen de funciones clave: Implementacién de estrategias y procedimientos de RR.HH. Implementacién de servicios de RRHH. Creacién e intercambio de conocimientos. i. Asegura la implementacién de estrategias y procedimientos de RRHH, centréndose en el logro de los siguientes resultados: |. Implementa servi Cumplimiento total de los procesos y registros, normas, reglamentos, politicas y estrategias de UNOPS, 5 de RRHH enfocdndose en el logro de los siguientes resultados: Revisién de las solicitudes de contratacién para garantizar que la documentacién esté completa y en conformidad con las politicas y procedimientos de la organizacién. Monitorear el estado de solicitudes de servicio y realizar acciones de seguimiento para garantizar que sean presentadas en plazo oportuno, de manera precisa y que contengan la documentacién completa. Elaboracién de ofertas de trabajo y recopilacién de documentacién relacionada, ‘Apoyo a clientes internos informédndoles de cualquier problema o demora en las etapas del proceso de contratacién. Apoyo en acciones de generacién y seguimiento de contratos Actualizacién y mantenimiento de la informacién en los sistemas de contratacién para la generacién de informes estadisticos. Respuesta a consultas del personal de la oficina y solicitudes de informacién sobre el estado de contrataciones 0 acciones de personal requeridas por UNOPS, tales como ausencias, planes de capacitacién, evaluaciones de desempefio, cursos mandatorios, entre otras. Pagina 2 606 Last updated October 12, 2015@ UNOPS Términos de Referencia Procesamiento de solicitudes de certificaciones laborales. ‘Trémites con Cancilleria o Ministerio de Relaciones Exteriores para proceso de incorporaci6n de personal Internacional. También, soporte en logistica de vuelos, manual de bienvenida, seguros de salud, acreditaciones y visas de trabajo, entre otras. ‘Apoyo a personal internacional con renovaciones de UN Certificate, en los casos que ameriten de acuerdo a politica interna Actualizacién de la base de datos/listados de personal Revisién de la documentacién para procesos de RRHH. Mantenimiento de archivos para todo el personal de la oficina, asegurando que toda la documentacién esté completa y sea custodiada bajo los estandares de UNOPS. Recopilacién y mantenimiento de la herramienta de outreach pasivo, con informacién actualizada de organizaciones e Instituciones para la busqueda de candidato/as. También, colaboracién en procesos de outreach activo a través de generacién de Talent Outreach Plan para procesos de selecci6n y contratacién. Soporte en busqueda de candidato/as para las oficinas locales y regionales, realizando la divulgacién respectiva a nivel interno y a nivel interagencial. Soporte en cualquier actividad relacionada como ferias de empleo y charlas a instituciones o universidades. Asistencia a los supervisores en el seguimiento de a situacién contractual del personal; monitoreo de incrementos, renovaciones de contrato y documentacién relacionada, Asistencia en la elaboracién de informes administrativos, comunicaciones internas y logistica de eventos de la oficina. lil, Asegura la facilitacién de la creacién y el intercambio de conocimientos, centrindose en el logro de los siguientes resultados: Participa y apoya el desarrollo de las capacitaciones para el personal de la oficina, Contribuye a la generacién de redes de conocimiento a nivel local y regional. Lidera la gestién documental digital de la informacién relacionada a capacitacién y desarrollo de la oficina de Nicaragua. Asiste al Oficial de Recursos Humanos en actividades relacionadas a la formacién de personal en la oficina, 3. Seguimiento y control de los progresos Los resultados clave tienen un impacto en la ejecucién general de los servicios de recursos humanos de UNOPS en términos de calidad y precisién del trabajo completado. Los registros precisos y debidamente documentados mejoran la capacidad de UNOPS en la gestién de RRHH asi como colabora para que el equipo actiie de manera eficiente y eficaz frente a las necesidades operativas de la oficina, Pagina 3 606 Last updated October 12, 2015@ UNOPS Términos de Referencia 4, Calificaciones y experiencia Educacién: Se requiere finalizacién de estudios secundarios (diversificado, high schoo!) Un titulo universitario (Iicenciatura o maestria) es deseable y puede reemplazar algunos de los afios de experiencia exigidos. Son deseables las carreras de Administracién, Recursos Humanos, Psicologia Organizacional u otras relacionadas. ‘© De manera similar, un diploma de nivel técnico en drea relevante podré sustituir algunos de los aos, de experiencia exigidos. Experiencia: © Se requiere un minimo de 4 afios de experiencia (0 menos, dependiendo de las credenciales académicas) en el rea de Recursos Humanos de preferencia en organizaciones internacionales. Es altamente deseable experiencia en reclutamiento y seleccién. Deseable experiencia en administracién de personal (registros de personal, contratos, néminas). Es altamente deseable, experiencia asesorando proyectos en temas de Recursos Humanos en el Sistema de las Naciones Unidas, especialmente en UNOPS. ‘© Se valora experiencia en el manejo de herramientas de trabajo como Google Suite. Idiomas: © Se requiere fluidez en el idioma espafiol. © Se requiere nivel intermedio de inglé: Pagina 4 do 6 Last updated October 12, 2015@ UNOPS Términos de Referencia 5. Competencias 9909 93 Last updated Oc Evalda los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones légicas y ppragméticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovacién y la creatividad al proceso de resolucién de problemas. Establece de forma effcaz una linea de accién propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta, Las acciones desembocan en la correcta consecucién de la tarea con especial atencién a la calidad en todas las areas, Identifica las oportunidades y toma a iniciativa para actuar. Comprende ‘que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. ‘rata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima alos demés 2 hacer lo mismo. Deffende las normas éticas y de la organizacién. Mantiene altos estindares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusién. Estd abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su Perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempefio es constante, incluso bajo presién. Siempre persigue mejoras continuas. Expresa ideas 0 hechos de forma clara, concisa y abierta, La comunicacién indica una consideracién por los sentimientos y las necesidades de los demas. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflctos de manera eficaz mediante la superacién de las diferencias de opinién y la busqueda de un denominador comin, ‘Acta como modelo positive que contribuye al espiritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, acta como modelo de liderazgo positive, motiva, dirige e inspira a los demas para que tengan éxito, Pagina 5 de 6 ber 12, 2015@ UNOPS Términos de Referencia Demuestra comprender el impacto que tiene su funcién en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sélidas y es un asociado e ‘competente para otros (si entra en sus funciones). Oa! ‘Autridad del Proyecto. (Nombre 90} CContratista (NombreiCarga): FFima Focha Firma Fecha Pagina 6 de 6 Last updated October 12, 2015