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Manual de Procesos
Manual de Procesos
MANUAL DEINTEGRACIÓN
NORMAS Y Y FUNCIONAMIENTO
PROCEDIMIENTOS DEL COMITÉ
EN LADE
NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y
REALIZACIÓN DE OBRAS
ACTUALIZACIÓN DEL DE FONATUR-BMO
ACERVO NORMATIVO COMO
CONTRATISTA
Manual de Normas y
Procedimientos en la realización
de obras de FONATUR-BMO como
contratista
Marzo, 2006.
BASES PARA LAFONATUR-BMO,
INTEGRACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
S.A. DE C.V.DEL COMITÉ DE
NORMATIVIDAD Y LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y
Subdirección de Administración y Finanzas
ACTUALIZACIÓN DEL ACERVO NORMATIVO
Gerencia de Administración
Í N D I C E
PÁGINA
I. PRESENTACIÓN 3
II. OBJETIVOS 5
IV. NORMAS 7
Contratos de Mantenimiento 8
Contratos de Obra 10
Adquisiciones 17
Terminación de Contratos 21
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I. PRESENTACIÓN
Los Manuales Internos vigentes de la Entidad se caracterizan por normar la operación que
las leyes existentes regulan para dar cumplimiento a lo señalado en el artículo 134
constitucional, cuyo propósito es obtener las mejores ventajas para el Estado por tratarse de
recursos presupuestales solicitados por el poder ejecutivo y autorizados por el poder
legislativo, mismos que son estipulados mediante oficios de asignación a quienes se les
concede; no siendo este el caso para FONATUR-BMO, S. A. de C. V. quien ejecuta las obras
o los mantenimientos atendiendo a lo que señalan los artículos primeros de las Leyes que
regulan las actividades de obra y adquisiciones del sector público.
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Asimismo incluye objetivos, marco jurídico que los rige, normas, procedimientos de operación
donde quedan establecidas las acciones efectuadas por el Corporativo y por las Sucursales y
Administraciones Portuarias Integrales y diagramas de flujo, así como formatos e instructivos
de llenado.
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II. O B J E T I V O S
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• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. D.O.F 7-VII-2005
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IV. NORMAS
2. El personal asignado para ésta función en cada centro de trabajo, deberá operar los
mecanismos y controles establecidos por el Corporativo para la adecuada administración
y manejo de las contrataciones de adquisiciones de bienes, arrendamientos de todo tipo
y contrataciones de servicios especializados y en general los servicios de cualquier
naturaleza cuya prestación genere una obligación de pago.
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Gerencia de Administración
• Contrato de obra: Aquel contrato que la Entidad, a través de los representantes legales
de sus Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales, celebren con los
representantes de las Dependencias y Entidades comprendidas en los artículos 2º y 3º
de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, respectivamente y con
gobiernos estatales y municipales, con los que adquiera la obligación de realizar obra
en los términos de su objeto social y del tercer párrafo del artículo 1º de la Ley de
Obras y Servicios Relacionados con las Mismas.
• Contrato de obra con particulares: Aquel contrato que la Entidad, a través de los
representantes legales de sus Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales,
celebren con organizaciones, empresas, personas físicas o morales particulares, con
los que adquiera la obligación de realizar obra en los términos de su objeto social.
4. Queda prohibido para cualquier centro de trabajo celebrar contratos que contengan
cláusula expresa que la obligue a presentar garantías a través de fianzas o a responder
por intereses moratorios o imposición de penas convencionales, en cumplimiento a lo
establecido en el artículo 32 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad, Gasto Público
Federal y el artículo 70 fracción I de su Reglamento.
CONTRATOS DE MANTENIMIENTO
6. Los trabajos se inician cuando el cliente o contratante hace del conocimiento de los
servidores públicos de la Entidad su interés por la realización de trabajos de
mantenimiento a efectuar en sus instalaciones o en los inmuebles que tiene asignados,
indicando sus necesidades.
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Asimismo deberá procurar apegarse a los precios pactados, para lo cual en su caso
celebrará contratos y solicitará las fianzas necesarias al proveedor o prestador de
servicios, para asegurar precios y entrega, a fin de garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas en los instrumentos jurídicos de referencia.
10. Una vez celebrados los contratos de mantenimiento el Gerente o Jefes de Operaciones
en Sucursales y APIS, a través del responsable de obra procederán a lo siguiente:
CONTRATOS DE OBRA
11. Los contratos de obra que celebre la Entidad, no se sujetarán a las disposiciones
establecidas en las Leyes: de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas
y de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público de acuerdo a lo
establecido en el artículo 1º, tercer párrafo de las mismas, excepto que no posea la
capacidad para el desarrollo de la obra y requiera contratar los servicios de un tercero,
sujetándose a la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
12. Los trabajos se inician cuando el cliente o contratante hace del conocimiento de los
servidores públicos de la Entidad su interés por la realización de trabajos de obra y/o
servicios relacionados con la misma, a efectuar en sus instalaciones o en los inmuebles
que tiene asignados, indicando sus necesidades y los proyectos con los que cuenta.
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13. Conjuntamente, los servidores públicos que participarán realizan un recorrido para
conocer físicamente el lugar donde habrán de realizarse los trabajos; asimismo revisan,
en su caso, los documentos proporcionados por el cliente o contratante pudiendo ser: el
proyecto, catálogos de conceptos, planos, precios, necesidades de materiales, mano de
obra, equipo y herramientas que habrán de utilizarse durante el desarrollo de las obras,
documentos que deberán quedar adheridos como anexos del contrato a celebrarse.
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Asimismo deberá procurar apegarse a los precios pactados, para lo cual en su caso,
celebrará contratos y solicitará las fianzas necesarias al proveedor o prestador de
servicios, para asegurar precios y entrega, a fin de garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas en los instrumentos jurídicos de referencia.
18. Una vez celebrados los contratos de obra, el Gerente o Jefes de Operaciones en
Sucursales y APIS, a través del responsable de obra procederán a lo siguiente:
20. Para el manejo de los materiales y herramientas de consumo serán instaladas bodegas
en las obras, mismas que desaparecerán al término del contrato.
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21. Los contratos de obra con particulares que celebre la Entidad, a través de sus
Sucursales y Administraciones Portuarias Integrales se sujetarán a lo dispuesto en los
contratos celebrados entre las partes, al Código Civil Federal y a las disposiciones
legales que en su caso le sean aplicables.
22. Los trabajos se inician cuando el cliente o contratante hace del conocimiento de los
servidores públicos de la Entidad su interés por la realización de trabajos de obra y/o
servicios relacionados con la misma, indicando sus necesidades y en su caso, presenta
los proyectos de que dispone.
23. El cliente o contratante junto con los servidores públicos asignados por la Entidad
realizarán un recorrido para conocer físicamente el lugar donde habrán de realizarse los
trabajos.
25. Una vez celebrados los contratos de obra con particulares, el Gerente o Jefes de
Operaciones en Sucursales y APIS, a través del responsable de obra procederán a lo
siguiente:
26. El Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS, a través del responsable del
área de adquisiciones, determinará el procedimiento de contratación de arrendamiento
de bienes y servicios y se atenderá tomando como referencia lo siguiente:
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Asimismo deberá procurar apegarse a los precios pactados, para lo cual en su caso
celebrará contratos y solicitará las fianzas necesarias al proveedor o prestador de
servicios, para asegurar precios y entrega, a fin de garantizar el cumplimiento de las
obligaciones contraídas en los instrumentos jurídicos de referencia.
28. Para el manejo de los materiales y herramientas de consumo serán instaladas bodegas
en las obras, mismas que desaparecerán al término del contrato.
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30. Para el cumplimiento de las obligaciones que deriven de los contratos celebrados las
Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS, a través de los
Responsables del área de Recursos Humanos, atendiendo los requerimientos
contenidos en dichos contratos, seleccionará y contratará al personal calificado
necesario.
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31. La contratación de personal que efectúen los Responsables del área de Recursos
Humanos en Sucursales y APIS se hará a través de contrato individual de trabajo por
obra o tiempo determinado, según sea el caso, dependiendo su duración de la vigencia
del contrato correspondiente y contendrá los términos y condiciones para la prestación
de los servicios, sueldos, prestaciones, jornadas, horarios de trabajo y días de descanso
correspondientes, en total apego a lo establecido en la Ley Federal del Trabajo.
33. En caso de presentarse algún conflicto de trabajo, los Responsables del área de
Recursos Humanos en Sucursales y APIS darán aviso inmediato al Gerente o Jefe
Administrativo para efecto de que se tomen las acciones que procedan, conforme a lo
establecido en la Ley Federal del Trabajo y las Normas Internas de FONATUR-BMO en
materia laboral.
35. Conforme a los requerimientos técnicos establecidos en cada contrato y a solicitud que
efectúe la Gerencia o Jefaturas de Operaciones a la Gerencia o Jefaturas
Administrativas en las Sucursales o APIS, los Responsables del área de Adquisiciones
procederán, previa evaluación del procedimiento de contratación, a formalizar la
prestación de servicios especializados a través de un contrato en el que se incluirán los
términos y condiciones para llevar a cabo los servicios necesarios para el cumplimiento
de los contratos celebrados por la Sucursal y/o API correspondiente, en el ámbito de su
competencia, en el tiempo y forma convenidos.
36. El costo de las contrataciones por concepto de servicios especializados, será con cargo
a cada uno de los contratos que de ellos deriven, conforme a lo contemplado en los
presupuestos o anexos técnicos y económicos, según sea el caso.
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37. Las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS por conducto de los
Responsables del área de Adquisiciones llevarán a cabo la contratación de servicios
especializados en materia de consultorias, asesorías, estudios e investigaciones, que se
encuentren integrados dentro de los presupuestos, anexos técnicos o económicos que
formen parte integral de los contratos.
38. Las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS por conducto de los
Responsables del área de Adquisiciones, solicitarán a los prestadores de servicios o
proveedores, documentación legal y administrativa relativa a la constitución de la
sociedad, de las personas físicas, en su caso, propuestas técnica y económica, cartas
de confidencialidad, de responsabilidad civil, penal o administrativa; debiendo requerirles
considerando el plazo de ejecución y de ser necesario, las garantías correspondientes a
los anticipos y cumplimiento de contrato, independientemente de aquellas que la
Sucursal y/o API correspondiente, considere necesarias, conforme al tipo de servicios
que derive de cada contrato.
ADQUISICIONES
39. El Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS, a través del responsable del
área de adquisiciones, convocará y adjudicará las adquisiciones, sólo cuando cuente
con la suficiencia presupuestal autorizada, para cumplir con las obligaciones
contractuales contraídas con dependencias, entidades, organizaciones, entidades
paraestatales, empresas de toda índole y personas físicas o morales.
41. El tipo de adquisiciones que efectúen las Sucursales o APIS, para el cumplimiento de
sus obligaciones, se harán en apego a la fracción XII y demás excepciones del Artículo
41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
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43. No obstante que el tipo de arrendamientos y servicios que efectúen las Sucursales o
APIS para el cumplimiento de sus obligaciones contractuales entren en la categoría
tificadas en el artículo 41 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del
Sector Público, con excepción de la fracción XII, que no es aplicable para este tipo de
contrataciones, fomentando una mayor transparencia en las operaciones y la gestión en
el desempeño de FONATUR-BMO y de los servidores públicos, el Gerente o Jefe
Administrativo en Sucursales y APIS, a través del responsable del área de
adquisiciones, contratará arrendamientos y servicios, observando lo siguiente:
44. El Gerente o Jefe Administrativo en Sucursales y APIS, a través del responsable del
área de adquisiciones, convocará, adjudicará o contratará, sólo cuando cuente con la
suficiencia presupuestal autorizada, los arrendamientos y servicios para cumplir con las
obligaciones contractuales contraídas con dependencias, entidades, organizaciones,
entidades paraestatales, empresas de toda índole y personas físicas o morales.
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47. Si las condiciones propias de los contratos de mantenimiento, de obra y de obra con
particulares, por razones del tiempo de respuesta requerido, impiden conocer la
proporción del trabajo a desarrollar, se podrán formular contratos abiertos con un mínimo
del 60% y máximo del 100% de los bienes estimados a adquirir, buscando evitar el
fraccionamiento de las adquisiciones.
48. En los contratos de obra y obra con particulares deberá quedar establecido que el cliente
o contratante deberá efectuar el pago de cuando menos el 30% de anticipo sobre el total
del monto del contrato celebrado, a la firma del contrato, cantidad que se usará para
iniciar los trabajos relacionados con el objeto del contrato tales como: adquisición de
bienes de construcción conforme a los anexos del contrato, gastos de traslado,
arrendamiento de maquinaria y equipo, en su caso, adquisición de equipos que se
instalen en forma permanente y demás insumos que deban aplicarse.
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49. Para la determinación de los montos totales de los contratos se tomarán en cuenta las
cifras determinadas por los responsables de la elaboración de los presupuestos,
explosión de insumos, programas de obras, programas de requerimientos de bienes y/ o
servicios especializados que se utilizarán, análisis de salarios, análisis de costos de
maquinaria activa y tarjeta de análisis de precios unitarios. Dichos documentos formarán
parte integral de cada contrato.
50. Los pagos que deriven de los contratos de mantenimiento se recibirán de forma mensual
y formarán parte del presupuesto para la adquisición de bienes, arrendamientos y/o
contratación de servicios, requeridos para el cumplimiento de las obligaciones
contractuales adquiridas, de conformidad con los términos y condiciones establecidos en
los anexos técnicos y económicos de dichos instrumentos jurídicos.
51. Los pagos que deriven de los contratos de obra y de los de obra con particulares, se
recibirán conforme al avance de obra ejecutada, formarán parte del presupuesto para la
adquisición de bienes, pago de sueldos y salarios y sus repercusiones y en su caso,
arrendamientos y/o contratación de servicios requeridos para el cumplimiento de las
obligaciones derivadas de los contratos, conforme a los términos y condiciones
establecidos en dichos instrumentos jurídicos.
52. Los importes cobrados en cada uno de los contratos, formarán parte del presupuesto de
la Entidad y se destinarán a los pagos de proveedores y prestadores de servicios por
concepto de adquisición de bienes, arrendamientos y/o contratación de servicios,
observando que se cumpla con las normas de calidad y seguridad establecidas en los
anexos de los contratos
53. Las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS, llevarán el control del
registro relativo a los movimientos contables generados en cada uno de los contratos de
obra y de obra con particulares, para lo cual las Gerencias o Jefaturas de Operaciones
en Sucursales y APIS entregarán el día 26 de cada mes o al siguiente día hábil, el
reporte del avance físico de la obra que deberá ser elaborado y firmado por los
superintendentes de obra, revisado por el Responsable de obras y autorizado por el
Gerente o Jefe de operaciones en Sucursales y APIS y contendrá información relativa a
la obra realizada, obra estimada no facturada y remanentes en bodega
54. Las Gerencias o Jefaturas Administrativas en Sucursales y APIS llevarán el control del
registro relativo a los movimientos contables generados en cada uno de los contratos de
mantenimiento, para lo cual las Gerencias o Jefaturas de Operaciones en Sucursales y
APIS elaborarán las cédulas de avances generados.
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TERMINACIÓN DE CONTRATOS
58. Las áreas de mantenimiento y de obras en las Sucursales y APIS, serán las áreas
Responsables del control y archivo de expedientes de mantenimiento, de obra y de obra
con particulares, correspondiéndoles revisar y validar que cada uno de estos contengan
la documentación contemplada en sus carátulas.
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V. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
10 Si decide no aceptar
11 Si decide aceptar
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V. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
14 Si el contrato es correcto
DEPENDENCIA, 17 Recibe contrato para firma, conserva un tanto para si, devuelve otro
ENTIDAD O tanto y se inicia el período de vigencia.
PARTICULAR
GERENCIA DE 18 Recibe contrato y designa al superintendente encargado de la obra
OPERACIONES EN Instruyéndolo acerca de la ejecución del contrato
CORPORATIVO, O EN
SUCURSALES Y APIS 19 Abre expediente de obra con el contrato firmado por las partes.
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V. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN
V.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LA ENTIDAD COMO
CONTRATISTA
INICIO
1 Proyecto
propuesto
2 Proyecto
Requiere de Obras o propuesto
Mantenimiento haciéndolo
del conocimiento del Titular Recibe y revisa proyecto
del Corporativo, Gerentes acerca de la solicitud de
Generales en Sucursales o obra o de mantenimiento.
APIS
3
Proyecto
propuesto
6 Presupuesto y
anexos técnicos
Ya con la información
recabada en el recorrido a las
instalaciones, elabora
presupuesto en el Sistema Neo
data, generando: Presupuesto,
Programa de Obra, Explosión
de Insumos, Programa de
Suministro de Materiales,
Análisis de Salario Real,
Análisis de Costo Horario de
Maquinaria Activa, y Tarjetas
de Análisis de precios básicos.
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Presupuesto y
anexos técnicos
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V. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN
V.2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE LA ENTIDAD COMO
CONTRATISTA
Presupuesto
8 y anexos 12
técnicos
SI
¿Acepta? NO 13
Hace correcciones y lo
devuelve para su verificación
si
15 Contrato
10 14
Recibe contrato
Contrato debidamente analizado y
Avisa a la Entidad que la revisado, lo firma y
Turna para firma devuelve para control y
contratación no procede y
concluye el procedimiento seguimiento
16
Contrato
18
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V. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
AREA DE RECURSOS 8 Recibe oficio, elabora contratos individuales de trabajo, elabora plantilla del
HUMANOS contrato, recaba datos del trabajador e inserta en el Sistema de Nóminas el
movimiento de personal.
ÁREA DE ADQUISICIONES 9 Recibe requisiciones de materiales y determina de acuerdo al plazo de
EN CORPORATIVO, O EN entrega el procedimiento de adquisición o arrendamiento de los bienes o
SUCURSALES Y APIS servicios ya sea por contrato o por entrega inmediata.
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V. PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN
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V. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN
V.4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO DE
DESARROLLO DE LA OBRA
Requisiciones de Presupuesto,
4 materiales, 1 explosión de
mano de obra, insumos global
herramientas programa de
Recibe listados y revisa Recibe nombramiento,
anexos del contrato
5 2
6 2
Solicita Gastos a comprobar
15
Lleva a cabo el proceso de
1 Efectúa el pago al personal contratado adquisición que más convenga
a la Entidad
16
Revisa generadores de obra
11
17
Verifica Hoja de cálculo Elabora y finca pedidos, de
acuerdo de acuerdo al
18 momento que se utilizaran
Anexa fotografías de la obra, elabora conforme avanza la obra
carátula e integra estimación y remite
19
3
5 Avisadela amortización delos anticipos.
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V. PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN
V.4. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO DE
DESARROLLO DE LA OBRA
5
1
FIN 4
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