Importación y exportación de datos

Se reconoce con los términos de importar y exportar, a las acciones de

convertir información creada desde una aplicación o programa al formato
entendible por otro programa para ser utilizada desde ese otro programa; se
trata de una especie de traducción. En ocasiones, estas operaciones son
sencillas de realizar y otras veces, es preciso razonar y seguir una serie de pasos
para conseguirlo.

Vamos a crear, mediante unas situaciones reales de trabajo, la necesidad de

realizar estas maniobras de importación y exportación de datos, dando
solución a todas las posibles situaciones que se puedan dar con ellos.

Situación-1 (de Word a Excel)

Hemos estado trabajando con una base de datos en forma de tabla en un

documento de Word, que utilizamos habitualmente para realizar combinaciones
de correspondencia y etiquetas. Ahora deseamos tener ese mismo bloque de
datos en Excel, para poder realizar con ellos todas las operaciones que nos
ofrece la hoja de cálculo como gestora de bases de datos, tales como: tablas
dinámicas de resumen, gráficas a partir de ellas, filtros avanzados, subtotales….
En resumen, habrá que llevar a Excel esa tabla de datos elaborada en Word.

Método de trabajo:

 Se selecciona toda la tabla de datos en Word, y realizamos la acción

de Copiar.
 Minimizamos el programa Word, ejecutamos Excel.
 Situamos el cursor, en la celda A1 de un libro nuevo (por ejemplo,
aunque podría ser otra celda), y realizamos la acción de Pegar.
  Ya tenemos toda la tabla en Excel con cada dato situado en una
celda.
 Desde Excel, con operaciones de formato podríamos dar otras
anchuras a las columnas o alturas a las filas, etc...

La transferencia de información ya está realizada, hemos exportado datos

desde Word a Excel. Ahora se podría guardar dicha tabla en formato .xlsx desde
Excel.

Nota: Con el procedimiento explicado, conseguimos que los

datos contenidos en Word aparezcan dentro de un libro
Excel, si además queremos que las modificaciones que se
produzcan en el documento origen de datos, tengan su
reflejo en la nueva ubicación de esos datos, debemos marcar
la opción Pegar vínculos, en el momento en que pegamos
los datos en la hoja Excel. Esta opción la encontramos
dentro de la ficha Inicio en el grupo de opciones
Portapapeles, donde aparecerán diversas alternativas de
pegado.