Método a Seguir en la Preparación del Presupuesto

Objetivo general
Proporcionar pautas generales sobre la secuencia de elaboración del
presupuesto y sobre los compromisos que en torno a ellos asumen los diferentes
niveles de la organización.
Objetivos específicos
 Describir los pasos considerados en los planes empresariales.

Destacar las etapas del proceso presupuestal.

Presentar las relaciones de coordinación consultadas en la preparación del
presupuesto.

Relacionar las principales fuentes de información interna y externa
consideradas para elaborar el presupuesto en el aspecto funcional (ventas,
producción, relaciones industriales).

Señalar cómo los presupuestos funcionales permiten integrar el presupuesto
global y proyectar los estados financieros.

Enunciar y explicar las funciones del comité de presupuestos y del jefe.

Presentar el contenido y los beneficios del manual de presupuestos.

Aspectos generales
Es frecuente encontrar empresarios que resalta el éxito de sus empresas sin
necesidad de recurrir a los presupuestos. Sin embargo, esta apreciación no es cierta
porque de una manera u otra, consciente o inconscientemente, acuden a ellos porque
consultan sus elementos esenciales, aunque en la estructura organizacional no haya
una instancia encargada del trabajo presupuestal. La presupuestación ocurre en el
momento de estimar el valor de la nómina, de precisar la cuantía de las facturas de
ventas o cuando se estudian las condiciones de los créditos o empréstitos, en cuanto
a sus repercusiones sobre los pronósticos de efectivo.

Para los directivos de empresas donde se otorga la debida importancia a los buenos
presupuestos, para quienes no los utilizan y para quienes deseen implementar el
sistema en cualquier organización, se presentan orientaciones de indudables
beneficios
.
• La labor de concientización sobre la conveniencia de los presupuestos se
recomienda considerar su naturaleza flexible y sus limitaciones.

• Las características de la empresa, debidas al tipo de actividad comercial

desarrollada, su prestigio mercantil, su imagen ante los canales de distribución
previstos y sus coeficientes de eficiencia y productividad, condicionan las metas
presupuestales.

• El entorno económico, social, tecnológico y competitivo es de consulta obligada en

el trabajo presupuestal, por cuanto incide en la formulación de los planes,
programas, proyectos y objetivos que constituyen las bases de los pronósticos.

• Es perentorio concretar las áreas de responsabilidad de los encargados de la labor

presupuestal, destacar los formatos a utilizar en la consolidación de los presupuestos
y definir criterios claros sobre la recepción de pautas asociadas con las etapas y el
tiempo que demandará cada una de ellas.

Labor de Concientización
Esta labor deberá adelantarse en los niveles operativo y administrativo. Desde el
punto de vista operativo, la concientización es crucial porque en ella recae la
ejecución de lo que la dirección se propone en materia fabril y comercial. En cuanto
a lo administrativo, se necesita persuadir a los cuadros gerenciales sobre las ventajas
de la adopción de un sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y
financiero de las empresas, facilitar el control y responder a las condiciones
cambiantes del medio. En la fase de concientización es importante tener presente:

• Para prevenir conflictos organizacionales en la ejecución presupuestal es

indispensable que los objetivos trazados por la dirección sean cuantificables, claros
y alcanzables.

• Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y

seleccionar las más favorables, evaluar sus efectos sobre el valor de la empresa en el
mercado y el grado de aceptación por parte de quienes ejecutarán los planes.

• Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y financiero de las

empresas y tampoco trascender las habilidades de quienes los desarrollan.

• La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no pueden convertirse

en camisas de fuerza que ahoguen la iniciativa de sus ejecutores ni presentar
márgenes de maniobra o de error excesivos que propicien la ambigüedad o la
subjetividad.
• Los planes deben generar el compromiso de los planificadores y ejecutores,
propiciar la participación activa en su diseño de todos los integrantes de la
organización. Sólo así será posible utilizar de manera óptima los recursos humanos
disponibles y evitar la competencia entre quienes formulan y ejecutan los planes.

La concientización en la elaboración determina cómo se hacen las cosas y le da

importancia al presupuesto, además proporciona a todos los integrantes de la empresa
una idea o rumbo hacia donde se quiere ir.

Determinación de las características propias de la

empresa.
El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual
adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto. En efecto, las variables
relacionadas a continuación son importantes en el trabajo desarrollado para que los
planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias:
• Situación financiera: El estado financiero de las empresas con respecto al
endeudamiento, la liquidez, la valorización de las propiedades y los índices de la
lucratividad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir
créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o
servicios. La imagen consolidada ante las entidades financieras, los inversionistas
actuales y los proveedores contribuye a la obtención de fondos que aunados a la
generación interna de recursos condicionarán las decisiones a tomar en áreas como
la investigación, el acometimiento de proyectos y el estudio de las oportunidades de
crecimiento. Sin duda, la situación financiera permite dilucidar las posibilidades
reales del progreso y, por tanto, sentará las bases para establecer si las estrategias
competitivas se sustentarán en el crecimiento de las operaciones o en la simple
supervivencia.
• Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestas en
práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la
comercialización de productos, en tanto que la productividad se expresa como la
producción por hora – hombre u hora – máquina. Estos resultados dependen de
elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta y
la destreza de la mano de obra. Los índices de eficiencia, que guardan estrecha
relación con el sistema logístico y la naturaleza de los procedimientos
administrativos, y los coeficientes de productividad tienen influencia notable sobre
los costos y, por ende, sobre la fijación de los precios. En este contexto, las variables
citadas inciden en los presupuestos empresariales.
• Actualización tecnológica: En virtud de la influencia ejercida por el desarrollo
tecnológico industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los
productos, es comprensible una influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a
la competitividad en precios y calidades.
• Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar
la operación normal o la expansión de actividades gravitará en el presupuesto, dada
la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de
capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses. De la
misma manera, la política de inventarios se reflejará en los presupuestos de compras
y producción, y las políticas de salarios y de crédito se expresarán
presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos
monetarios.