La Empresa Restaurantera.

Clase No. 10
• Área de compras y almacén

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Al término del curso, el alumno conocerá las principales funciones de las áreas de compras y
almacén dentro de la empresa restaurantera.

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Compras describe el proceso de adquirir y considera la necesidad de localizar y seleccionar
un proveedor, para negociar un precio y otros términos pertinentes, seguimiento hasta
asegurarse de su envío.

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A la compra se le define de la siguiente manera:
adquirir bienes y servicios de la calidad
adecuada, en el momento y al precio adecuados
y del proveedor más apropiado.

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Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento
especializado que debe formar parte de la propia organización del Restaurante.

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La actividad principal de este departamento
es preparar los pedidos de los productos
perecederos y no perecederos del
establecimiento para satisfacer las
necesidades diarias, semanales y
mensuales del restaurante, con los
proveedores que cuenten con los productos
de acuerdo con la calidad, tiempo de entrega
y precios requeridos.

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 Para un buen sistema de compras, es
necesario establecer una lista detallada de
cada uno de los productos que se requieran
dentro del Restaurante. El gerente debe
estandarizar las características de los productos
con el fin de ajustarlos a las necesidades de la
empresa, en función de:

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• El menú.
• Calidad requerida.
• Mercado disponible.
• Capacidad de almacenamiento
del Restaurante.

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 Comprar por volumen para obtener el
mejor precio posible.
 Surtir oportunamente los almacenes.
 Comprar los precios más bajos, sin
descuidar la calidad del producto.
 Mantener los inventarios al nivel más
bajo.

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• Mantener una buena comunicación con el
departamento de control del costo de
alimentos y bebidas para estar al tanto de
los resultados de costo diarios.

• Localizar proveedores que suministren

adecuadamente las mercancías.

• Centralizar las compras.

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• El gerente de compras podrá adquirir productos de un solo
proveedor.
• Evita que el proveedor visite o trate con varias personas
para una posible compra.
• Permite llevar a cabo procedimientos uniformes y tener un
mejor control de ellos.
• Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por
una sola persona.
• Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y
toma de decisiones en la compra de los productos.

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Se entiende por “Principio” al conjunto de líneas de conducta, incluyendo los valores, tales como:
comprar solo lo que se necesite, registrar lo que se compra, comprar a precio correcto, cuidar
mucho la ética, seleccionar y verificar a los proveedores, asegurar los inventarios mínimos, etc.

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Dentro de los principios básicos de compra se
encuentran los siguientes:

• Calidad.
• Cantidad.
• Precio exacto.
• Proveedor adecuado.

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OBJETIVOS, RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD

Dentro de una compañía sin importar el

tamaño de la empresa, se delegará
responsabilidad y autoridad completas
para la función de adquisiciones a un
funcionario responsable y capaz para el
departamento de compras, ya sea que éste
funcione como un departamento de una
persona, o que dirija las actividades de una
gran empresa.

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 Las políticas son lineamientos o guías de acción que marcan nuestro camino a seguir para el
cumplimiento de los objetivos previamente establecidos.

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Las políticas de compra que deben seguir todos los departamentos de compra son las siguientes:

 Comprar sólo lo que las requisiciones dicen.

 Compras a los precios presupuestados.

 Comprar a los proveedores confiables.

 Pagar a los proveedores oportunamente, es decir, en las fechas convenidas.

 Mantener buenas relaciones con los proveedores, NUNCA PELEAR.

 Comprar artículos de acuerdo a las especificaciones.

 Todas las requisiciones de compra deberán ser aprobadas por los directores del área correspondiente.

 Procurar negociar en la compra, la calidad de los materiales.

 Mantener toda la información de compra actualizada y en orden.

 Capacitarse constantemente en el área de compras.

 Toda la información deberá manejarse en forma confidencial.

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Es fundamental y necesario con el fin de establecer políticas y procedimientos escritos para su distribución
a otros miembros del equipo y a todo el personal de compras de una compañía.

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La orden de compra es un documento que
incluye las condiciones estándares en las que,
el Restaurante desea llevar a cabo la compra o
transacción, las cuales están sujetas a la
aceptación del proveedor.

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El objetivo de la orden de compra es establecer el arreglo detallado al cual se llego con el
proveedor.

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Cantidad o número de artículos que solicita el pedido.

 Características o descripción de los artículos.

 Unidad de medida.

 Número de orden o pedido.

 Precio unitario total.

 Nombre y razón social del comprador y del proveedor.

 Fecha en que se elabora la orden.

 Condiciones de pago.

 Firmas de los responsables del contrato de ambas partes.

 Reglas de facturación.

 El porcentaje de descuentos, si es que los hay.

 Observaciones.

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El objetivo principal del seguimiento es
asegurarse de que el pedido, será
entregado en el plazo y condiciones
pactadas con el proveedor.

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 Una vez que el pedido se ha recibido, el encargado de recibirlo en el almacén debe informarle al
Departamento de Compras que se ha llevado a cabo la recepción asimismo este departamento debe
informar al área que expidió la requisición.

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La función del departamento de compras finaliza cuando recibe las facturas correspondientes a las
compras, y las compras con el pedido y acuse o comprobante de recibo de almacén.

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 Investigación de los precios de los productos.
 Investigación de la calidad de los productos.
 Investigación de créditos.
 Investigación de descuentos.
 Investigación de seriedad de proveedores.
 Investigación de capacidad de entrega de los
productos.

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El almacén es el espacio donde se concentran los productos con los que operará el Restaurante;
en otras palabras, el almacén guarda el activo circulante de la empresa con el cual trabajará en las
cocinas, bares y demás áreas.

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El almacén también es el conjunto de anaqueles, repisas, cajones y cámaras donde se
acomodarán los productos. El espacio que deberá destinarse al almacén para los productos depende
de los siguientes factores:
a) Tipo de establecimiento.
b) Menú o carta de alimentos y bebidas.
c) Volumen de ventas.
d) Frecuencia de entrega de los proveedores.

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Es lograr el cuidado y buen manejo de los productos, evitando daños y pérdidas; por ello, es
importante ordenarlos por grupos, es decir, reunir todos los que sean del mismo tipo, para
colocarlos en estantes especiales, además de asignarles claves, ya sea por orden alfabético,
numérico o combinado para lograr un mejor manejo de los mismos, por ejemplo:

• Frutas en latadas.
• Aceites y grasas.
• Vinagres.
• Especias y condimentos.
• Vegetales enlatados.
• Sopas y cremas enlatadas.
• Pastas.
• Galletas y dulces.
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 Temperaturas adecuadas para los productos.
 Control de carnes por medio de etiquetas.
 Un sistema kárdex que permita tener, como control para cada producto, una tarjeta de almacén.
 Determinación de máximos y mínimos.
 Horarios de operación.
 El acomodo de productos para que facilite la toma de inventarios.
 Personas responsables de la operación.
 Software especializado para equipo de cómputo.

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 El objeto de tener control en los despachos de
mercancías, es evitar que se presenten
pérdidas o robos, por descuidos o malos
manejos del personal. Esto puede llevarse a
cabo mediante formas determinadas y
autorizadas en horarios fijos, según las
políticas de cada empresa.

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 Es indispensable tener horarios establecidos para la entrega de mercancías en todos los
departamentos.

 Dichos horarios tendrán que estar especificados en la puerta del almacén.

 Es indispensable que los departamentos de alimentos y bebidas realicen con anticipación sus
requisiciones de productos.

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 Tarjeta de almacén.
 Tarjetas de control de carnes, para salidas parciales o totales.
 Informe mensual del inventario de mercancías.
 Entrada de productos.
 Salida de productos.
 Orden de requisición de productos al departamento de compras.

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 La compra de productos no perecederos se
realiza de acuerdo con las especificaciones de
máximos y mínimos determinados para un periodo
especifico.

 La rotación de dichos productos dentro del

almacén debe hacerse de dos a cuatro veces al
mes.

 Identificar cuáles productos tienen buena rotación

y cuáles no.

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 En el caso de productos perecederos se realizan compras con mayor frecuencia, con un periodo
de almacenamiento de 72 horas.

 En lo que se refiere a los productos de consumo inmediato, deberá emplearse la política de

primeras entradas primeras salidas (PEPS).

 Es conveniente avisar de inmediato al chef ejecutivo o persona responsable de la cocina sobre

productos deteriorados o con poca rotación para darles salida y evitar pérdidas.

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