PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN DOCUMENTOS DE PAGO

VERSION 2

1. Ingresar al OneDrive (el apoyo de supervisión a compartido un enlace con

una carpeta a su nombre, para ello es fundamental el uso del correo Sena)

Dar Clic, Para Ingresar a su Carpeta

Para Pagó

2. Ingrese a la carpeta del Mes de Pagó correspondiente.

 3. En ese lugar encontrara las siguientes carpetas
• Carpeta del Instructor (se revisará que tengan documentación en la
carpeta del instructor, si esta está bien se revisaran los documentos
de pago en el Secop II).
• Documentos de Pago (este año se solicita que suban los documentos
de pago directamente al Secop II, de todos modos, se recomienda que
la suban acá como un hecho informativo y de trazabilidad de la
información y para revisiones que se puedan hacer posteriormente).

CARPETA DEL INSTRUCTOR.

En la carpeta del instructor deben guardar los documentos de cada uno de los
grupos en los cuales ha dado formación en el mes de cobro.
Las carpetas deben tener el siguiente formato en el nombre.
Ficha - Nombre del Programa Titulado o complementario
Ej.

En cada una de las carpetas del instructor se sugiere seguir la siguiente lista de
chequeo para no olvidar los documentos que la conforman, y descargar de la
plataforma CompromISO los formatos actualizados.
Formación Titulada.
Ficha
Programa
Tipo de Formación TITULADA
SI NO
Programa de Formación
Listado de Aprendices (Rol Instructor- www.senasofiaplus.edu.co)
Proyecto Formativo (Rol Instructor- www.senasofiaplus.edu.co)
Planeación pedagógica del Proyecto Formativo
Guía de Aprendizaje
Instrumentos de Evaluación
Plan de Trabajo
Planeación, seguimiento y evaluación etapa productiva. V3
Formato de Acta
Registro de inasistencia

Formación Complementaria
Ficha
Programa
Tipo de Formación COMPLEMENTARIA
SI NO
Programa de Formación
Listado de Aprendices (Rol Instructor- www.senasofiaplus.edu.co)
Planeación pedagógica del Proyecto Formativo
Guía de Aprendizaje
Instrumentos de Evaluación
Formato de Acta
Registro de inasistencia
Juicios Evaluativos

CARPETA DOCUMENTOS DE PAGO

En esta carpeta, solo debe ir dos (2) documentos (si facturan son tres documentos),
son los que se suben al Secop II.

1. GF_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf
2. GC_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf
 3. FV_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf1 (Este documento solo para las personas
que tiene obligación de generar factura electrónica, si alguien esta en
este campo, por favor me escribe para enviar otro documento con más
indicaciones sobre la factura y el registro de esta en otro aplicativo del
Sena)
CC: debe digitar su documento de identidad o Nit
CRP: Número de su Registro Presupuestal (Enviado al correo en el documento
información RP.xlsx)
MES: mes del mes que se cobra (tres primeras letras en mayúscula sostenida)
AÑO: Año del contrato en ejecución
Nota: No agregar o quitar letras, números o símbolos, ni espacios

Estos documentos deben ser conformados en relación con la siguiente lista:

1. GF_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf 2

Importante: este año cambian algunos de los documentos del pago

inicial, en cuanto se quitó del procedimiento algunos documentos que
antes se solicitaban.
GESTIÓN FINANCIERA PAGOS
Planilla para pago de contratos por concepto de honorarios y/o prestación de Todos los pagos
servicios personales, sin firmas y que se debe descargar del aplicativo (ver indicaciones al
SIC: https://contratistas.sena.edu.co/ final)
Copia de la afiliación de la seguridad social (Salud y Pensión) con fecha del
mes de inicio del contrato o Certificación de que se encuentra afiliado (Salud Primer pago
y Pensión). En la planilla SIC debe ir la palabra afiliación, no número de
planilla. En este pago no se recibirán planillas de pago de seguridad social
RUT con fecha de generación o impresión no mayor a 180 días Primer pago
Certificación bancaria no superior a 30 días Primer pago
Factura de venta (Sólo los que tienen obligación ante la Dian). Cuando aplique
Legalización gastos de viaje, si los hay. Cuando aplique
Certificación de la cuenta AFC y/o AVC y el efectivo pago realizado por el período Cuando se acoja al
objeto de cobro beneficio, para
disminuir base de

1
Tomado de Código: GRF-P-032 PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PAGOS HONORARIOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Las facturas,
para personas responsables de IVA, deberán ser radicadas máximo 5 días hábiles después de haberse generado
2
Se basa en Instructivo Documentos Requeridos para Registro de Obligaciones y Trámite de Pagos, Código GRF-I-002
Versión 07
 retención en la
fuente
Certificado de la cuenta de aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias Cuando se acoja al
o fondos de pensiones obligatorias y el valor pagado de los aportes por el período beneficio, para
objeto de cobro. disminuir base de
retención en la
fuente
Certificado de intereses de vivienda, corrección monetaria, o costo leasing para Cuando se acoja al
vivienda pagados en el año anterior. beneficio, para
disminuir base de
retención en la
fuente
Certificado de pagos efectuados por contratos de prestación de servicios a Cuando se acoja al
empresas de medicina prepagada o por seguros de salud pagados en el año beneficio, para
anterior. disminuir base de
retención en la
fuente
Certificación y soportes según corresponda, de acuerdo con el formato GRF-F- Cuando se acoja al
063– Certificación por Dependientes Contratistas. beneficio, para
disminuir base de
retención en la
fuente

Nota: Las que aparecen en rojo se recomienda para el pago cuando este genere
RETEFUENTE, en la mayoría de los casos es solo el último pago.
Después de que tenga los documentos de la tabla Gestión Financiera en el orden
solicitado, debe unir todos los documentos en un solo documento tipo pdf. (para
ello puede utilizar diferentes herramientas entre ellas Nitro, o la pagina web
https://www.ilovepdf.com/es).

2. GC_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf

GESTIÓN CONTRACTUAL PAGOS

Informe mensual de actividades en el formato GTH-F-062 V08 (Se anexa) Todos los pagos
No deben alterar el formato.
En obligaciones especificas debe ir cada una de las obligaciones del
contrato, cuando en el mes no tengan actividad debe poner en actividad
y evidencia que no aplica para este periodo) *

Planilla de pago de seguridad social, que indique que esta pagada, se debe Desde el segundo pago
observar el número de planilla, fecha de pago, el valor pagado a salud, en adelante
pensión y ARL)
Evidencias mensuales se presentan evidencias de la formación desde casa Todos los pagos (no se
o en alternancia en casos autorizados y otras reuniones relacionadas con admitirán informes
el contrato (las evidencias deben ser mensuales, no se admitirá el que no adjunten
acumulado anual) evidencias).
Constancia de Inducción en Seguridad en Salud en el Trabajo (este Primer pago
documento lo obtienen al hacer la prueba en el aplicativo SIC)*
Informe de legalización de los gastos de viaje que ha legalizado, este Cuando aplique
documento debe presentarse firmado (GTH-F-087 V.01)

Después de que tenga los documentos de la tabla Gestión Contractual en el orden

solicitado, debe unir todos los documentos en un solo documento tipo pdf. (para
ello puede utilizar diferentes herramientas entre ellas Nitro, o la página web
https://www.ilovepdf.com/es).

1. Tanto el documento GF_CC_ CRP_MES_AÑO.pdf como el GC_CC_

CRP_MES_AÑO.pdf, deben subirse al Secop II (se anexa un instructivo
al respecto) y en el OneDrive. Una vez carguen la información pueden
poner un correo a los apoyos de supervisión indicando que la
información esta cargada a los correos de Oscar Orlando Arcila Duque
oarcilad@sena.edu.co y Julio César Zapata López
jczapata@sena.edu.co; o escribir un mensaje al WhatsApp a los
números 320 6708572 (Oscar) y 310 4136501 (Julio)
 PLATAFORMA SI CONTATISTAS

Para generar la planilla de pago mensual hay un aplicativo llamado Sistema de Información
Contratistas (SIC): https://contratistas.sena.edu.co/
Si le da clic en ayuda le da indicaciones
Si la contraseña se les bloquea y no les funciona restaurarla de como ingresa por primera vez
pueden solicitarlo a Oscar Arcila o a Julio Zapata
.

Lo primero que va a encontrar es la página para realizar la inducción en seguridad y salud en el

trabajo, primero lo orienta a una capacitación, después hace la prueba y finalmente descarga el
certificado
En la pestaña Información General
despliegan las opciones y les sale las
siguientes:

• Datos generales, deben verificar y registrar

correo Sena y alterno, número de contacto,
verificar que sus datos personales estén bien y
cambiar la contraseña.
• Educación: Si ingresan por primera vez deben
ingresar sus estudios de secundaria y
universidad.
• Experiencia: Si ingresan por primera vez ingresan
experiencia.
• Datos bancarios: verificar que la información sea
correcta.
• Otros: se explica más adelante, ya que buena
parte de los errores en la planilla viene de este
punto.
• Datos Sociodemográficos, debe diligenciar la
primera vez que ingrese en el año, de lo contrario
no le permitirá generar planilla
• Certificado Inducción SST: Aparecen todos los
certificados de inducción y capacitación
realizados por el usuario, verificar que descarga
el más actualizado
En esta parte se generan buena parte de los errores que aparecen en la planilla de pago:

Las planillas deben generar RETEICA, por ello debe estar marcado NO en Pertenece al régimen
simple de tributación y SI en Reteica

Si seleccionan dependientes, deben presentar el formato GRF-F-063 certificación dependientes para

contratistas con el anexo, en forma mensual.

Aportes a pensiones voluntarias y salud prepago, se presenta que hay instructores que ponen el
valor de la salud o pensión obligatorio en ese punto. Es solo para quienes han pagado esto y tiene
la certificación mensual. Para interés préstamo de vivienda la certificación de lo pagado en intereses
el año anterior, dividido entre 12. No es necesario adjuntar estos documentos, cuando no se genera
Retefuente.

En el número de días se recomienda dejar siempre 30 porque en el primer mes no se presenta

planilla de seguridad social, se presenta la afiliación en estado activo en salud y pensión,
generalmente olvidan actualizar esta información para el segundo periodo.

Después de los pasos anteriores ya pueden dar el clic en Generar Planilla

Si les sale esta ventana, es que tienen información por diligenciar y deben completarla para poder
generar la planilla.

Para el primer pago les va pedir generar el plan de pagos, deben dirigirse al anexo del contrato o a
la modificación del contrato en caso de tener cambio en el plan de pagos (en PDF).

Una vez generado el plan de pagos van a donde está el plan de pagos y tres símbolos a la izquierda
el primero es para gastos de viaje; el segundo ingresos de otros meses recibidos en el mes y el
tercero para informar las actividades desarrolladas en el mes:

Ejemplo de registro de actividades:

Existen los suficientes campos para explicar en forma resumida las actividades desarrolladas en el
mes y relacionadas con el objeto y obligaciones contractuales, en los renglones últimos debe poner
el número de la comisión que tuvieron legalizada y el municipio de Pereira (suscripción del contrato),
esto es para revisión de contabilidad.
Finalmente, si es el primer pago ponen la palabra afiliación, si es el segundo pago en adelante el
número de la planilla de seguridad social del mes anterior, ya que se paga mes vencido, después van
a la fecha, seleccionan el primer día hábil del mes y seleccionan fecha completa, marcan la planilla
que van a generar en el cuadro a la derecha y abajo clic en generar planilla.
La planilla generada debe
estar completa con sus
bordes incluidos y en ella
se ve la seguridad social
del mes anterior (número
de planilla y valores
mínimos que se deben
pagar y también genera la
base de cotización y
valores mínimos a pagar
en salud, pensión y ARL
del mes en ejecución.