PLANIFICACIÓN DEL DESARROLLO Código E – PID – FR - 004

INSTITUCIONAL
Versión 04
ACTA DE REUNIÓN
Fecha de Aprobación: 03/05/16

OBJETIVO DE LA REUNION: FECHA: ACTA No.

REUNION CON PROFESIONALES DEL
EQUIPO DUPLAS PSICOJURIDICAS.
TEMA: INDUCCIÓN PARA PRESENTACIÓN DE
CUENTAS DE COBRO 28/02/2022 004

LUGAR: HORA INICIO HORA FINALIZACIÓN

Plataforma MEET 8:00 AM 9:20 AM

ORDEN DEL DÍA

1. Revisión Asistencia.
2. Desarrollo Tema de la Reunión Dra. Catalina Abril.
3. Conclusiones y Varios.
4. Compromisos.

DESARROLLO DE LA REUNIÓN

- Inicia la 1ra. reunión Dra. Catalina Abril en su calidad de supervisora, haciendo las
aclaraciones pertinentes para esta reunión cuyo objetivo será la inducción para el trámite
y pago de las cuentas de cobro según cada una de las obligaciones específicas
contractuales de los profesionales del equipo DUPLAS PSICOJURIDICAS, precisando las
fechas en que se deben pasar las cuentas y en razón de haber 2 grupos con corte
diferentes con una duración entre 8 y 15 días; y donde el primer grupo debe pasarlas el 17
0 18 de cada mes en horas hábiles de 8 a AM a 5 PM y el segundo el 21 o 22 de cada mes.
Explica detalladamente los filtros de supervisión, jurídica, financiera con 2 grupos que
revisan detenidamente y rigurosamente por cuanto alguna vez se presentaron falsedades
en los pagos a la Seguridad Social y que si se detecta algún fraude es causal de suspensión
inmediata del contrato; para pasarla luego a hacienda que ordena los giros o
consignaciones a cada profesional de ahí la importancia en revisar muy bien las cuentas
con sus respectivos soportes, anexos de acuerdo a las actividades realizadas y obligaciones
contractuales específicas de cada profesional y demás para que no sean devueltas y se
demoren los pagos.
De igual manera, informa sobre los cierres que hace hacienda del 25 al 4 o 5 del siguiente
mes y que de pasarse las cuentas después del 25 existe la alta probabilidad que se demore
hasta el siguiente mes para su pago. Por eso es muy importante estar seguros al momento
de su presentación y de que tenga completa y bien toda la documentación para evitar
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devoluciones y demoras.

Indica además los (5) parámetros de cada cuenta así:

1- Certificación de la cuenta bancaria con fecha no mayor a 30 días y no pasar la del
mes de la cuenta anterior.
2- Planilla de pago de la Seguridad Social.
3- Reporte de la verificación o histórico del pago de la seguridad social (esto por lo de
la falsedad alguna vez presentada).
4- El informe de supervisión que lo hace la Dra. Catalina Abril.
5- El recibido a satisfacción, también emitido por la Dra. Catalina Abril.

Además, explica el orden de presentación de la cuenta informando que, a diferencia

del año pasado, el nombre del archivo SGO -CPS- # del contrato- 2022; lo mismo para
la cuenta bancaria y el pago y su verificación o histórico de la seguridad social.

En cuanto a las actividades, informa que la generalidad es la presencialidad o salidas a

territorio y excepcionalmente, cuando existan casos de reuniones virtuales o que se
cruzan con otra actividad y es imposible la salida a territorio, se pueden hacer los
seguimientos telefónicamente. Es decir que se privilegia la presencialidad según las
indicaciones del Director. De igual manera, explica que una vez verificados todos los
filtros de las cuentas, se debe agenda cita para presentar en físico las carpetas de la
cuenta en el archivo.

Se hace la presentación de informes del Dr. Fabio Mendivelso, de cada uno de los
formatos que son los oficialmente aprobados con su logo institucional de la
Gobernación de Cundinamarca. Se presentan los formatos de actas de reuniones, ya
sea del equipo o de asistencias a mesas o comités y el listado de asistentes , así como
el pantallazo de cada reunión; los formatos del registro de llamadas y también el
correspondiente pantallazo de llamadas; la matriz de casos atendidos con toda la
información que allí se pide en las celdas del formato en Excel, al igual que el formato
de cronograma mensual de actividades; se indica que también se debe diligenciar el
listado de asistencia cuando se realizan capacitaciones con 50 o más personas,
indicando datos como el nombre, el cargo, la entidad , el teléfono, etc.
Por otra parte, se explican las instrucciones de diligenciamiento de la matriz de casos
con toda la información requerida en el formato como los datos sociodemográficos de
la víctima, el tipo de violencia experimentada, la descripción de los hechos, las
aclaraciones, la remisión a otras entidades, el estado del caso (seguimiento o cierre) y
se da la indicación de que las fechas de seguimiento se coloquen en color rojo, con el
fin de facilitar la verificación de las actuaciones realizadas con cada caso. Se destaca la
importancia de no alterar ningún formato institucional, ya que todos se encuentran
debidamente aprobados y decodificados. El Doctor Fabio Mendivelso, se compromete
a enviar todos los formatos, especialmente a los miembros nuevos del equipo.
Como otros aspectos mencionados, se indica que las actas pueden diligenciarse a
mano o en computador; la socialización de formatos con comisarias de familia se
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desarrollara en otra capacitación; y los casos de trata de personas serán intervenidos y

las mesas programadas de acuerdo con las directrices de la reunión inicial del equipo.
Documentos para enviar con las Cuentas de cobro:
-El informe mensual de actividades realizadas.
-Los anexos correspondientes al cumplimiento de esas obligaciones contractuales y
demás a que haya lugar en archivos comprimidos.
-El soporte del pago de la Seguridad Social.
-El certificado o histórico de pagos a la Seguridad Social.
-La certificación actualizada de la cuenta bancaria.
-El cronograma de actividades.
-La Matriz de casos atendidos.
-Los oficios a Dra. Catalina Abril y el oficio de la relación de documentos que se anexan
a la cuenta de cobro y el número de cuenta a la que le deben consignar.
Organizar cada carpeta con Obligación 1, actividad desarrollada, Anexos 1; una carpeta
por cada obligación realizada.
Para finalizar, la Doctora Catalina Abril, reitera la importancia de ser rigurosos al
momento de pasar las cuentas de cobro, manifestando que, si después de 15 o 20 días
el pago no se ha efectuado, le informen para averiguar qué ha sucedido. Siendo las
9:20 y agotado el tema se da por terminada la reunión.
CONCLUSIONES
Se resolvieron algunas dudas e inquietudes y se programará la próxima reunión del
equipo.

COMPROMISOS ADQUIRIDOS:

- Agendar fecha para reunión de la Metodología de Trata de Personas.

- Actualización del directorio de las comisarías. Cada dupla actualizará la información del
Directorio de acuerdo con la distribución asignada en el contrato por el supervisor. Se
tendrá como plazo máximo para esta actividad, el día viernes 11 de marzo. La información
mínima que debe contener este directorio es nombre del municipio, provincia, nombre del
comisario de familia, número de celular y correo electrónico institucional. El Doctor Fabio
Mendivelso, entregará todo el directorio actualizado para el día 14/03/2022.

ASISTENTES:
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NOMBRE Y APELLIDOS CARGO ENTIDAD FIRMA

Dra. CATALINA ABRIL Supervisora Secretaría Gobierno

Dra. NUBIA MIREYA OSUNA Contratista Secretaría Gobierno

Dr. FABIO MENDIVELSO CRISTIANO Contratista Secretaría Gobierno

Dr. WILBER ERNESTO GARCÍA Contratista Secretaría Gobierno

Dr. DIEGO MARTINEZ Contratista Secretaría Gobierno

Dr. JULIAN ANDRADE Contratista Secretaría Gobierno

Dra. ADRIANA DEL PILAR ROJAS Contratista Secretaría Gobierno

Dr. Dr. CESAR AGUIRRE Contratista Secretaría Gobierno

Dr. JORGE ELIECER CARRILLO Contratista Secretaría Gobierno

REGISTRO FOTOGRÁFICO DE LA REUNIÓN

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