Wilmar Alexander Bonilla ruiz

Elaboración de un documento argumentativo sobre la importancia de la

comunicación organizacional en las empresas y la utilidad de la
comunicación interna y externa

La comunicación es un elemento de gran relevancia en las relaciones humanas.

Una persona, por naturaleza, requiere relacionarse con otros individuos para
poder satisfacer sus necesidades de afecto y socialización.
En el caso de las empresas, la comunicación es la base estructural de cualquier
organización.
La transmisión de información es una actividad diaria y de gran importancia.
Las empresas necesitan mantenerse actualizadas, estar al tanto de las nuevas
tendencias e innovar en productos y servicios, lo cual permite su permanencia en
el mundo de los negocios y estar dentro de las empresas altamente efectivas.
Para eso es necesario que se comprometan a nivel corporativo a darle el valor que
realmente se le debe dar a los procesos vitales de comunicación interna y que le
permitan alcanzar los objetivos institucionales y ser competitivas en relación a las
demás organizaciones.
La comunicación organizacional es una herramienta fundamental en las relaciones
laborales hoy en día, ya que da lugar a la transmisión de la información dentro de
las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de las mismas y de
sus colaboradores. 
La comunicación organizacional permite el conocimiento de los recursos humanos,
su desarrollo en la empresa, así como la productividad que generan.
La principal finalidad de la comunicación organizacional es primordial para cumplir
con los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo
de las empresas y de sus empleados para que se vayan preparando para alcanzar
su mejor desempeño en los mercados.

La comunicación interna
Es el conjunto de todas las actividades realizadas por una empresa para crear y
mantener las relaciones entre sus miembros, a través del buen uso de los
diferentes medios de comunicación existentes en la organización.
La comunicación interna ayuda a:
 Que la empresa ofrezca un reconocimiento a quienes la conforman en un
ambiente de cordialidad para que los estimule en las actividades laborales y
se origine una mayor efectividad en los procesos.
 Wilmar Alexander Bonilla ruiz

 Poder conocer en gran medida a la organización y que sus miembros se

familiaricen con ella.
 Aumentar el compromiso de sus colaboradores con la empresa
 Fomentar el intercambio de información en la organización
 Que los empleados entiendan la necesidad de los cambios en la empresa y
a que reduzcan su resistencia los mismos.
 Que la gente sienta que tiene una participación activa en el negocio
 Establecer mejores relaciones entre jefes, colegas y dependientes
Dentro de la comunicación organizacional existen diversos medios utilizados para
comunicar  planes, instrucciones, proyecciones a futuro, situación de la empresa,
nuevas estrategias para diferentes áreas. Estos medios se manejan de forma oral
como lo son: los discursos, reuniones informales con el personal, juntas,
videoconferencias, llamadas telefónicas. En cuanto a la comunicación vía escrita
los medios más utilizados son: memorándum, cartas, informes, emails, manual de
operaciones, folletos, boletín interno, reportes, cursos en línea, entre muchos
otros.
Una ventaja de la comunicación escrita, es el hecho de que proporciona un
registro, referencia y protección legal de aquello que se va a comunicar; además
promueve la aplicación uniforme de procedimientos y normas que colaboran en la
disminución de los costos de comunicación, y además se puede cuidar con
anticipación el contenido y contexto de la información a transmitir.
Para que una comunicación organizacional se vuelva efectiva se debe buscar una
retroalimentación de la información recibida. Por ello, se debe de establecer un
canal en el que jefes y subordinados puedan establecer cierta cercanía para
comunicarse entre sí y para que la comprensión de lo que se quiera transmitir
fluya de manera adecuada.
Es común, que en el proceso de comunicación empresarial surjan obstáculos que
impiden el correcto proceso de transmisión de datos laborales, personales u
organizacionales.

Las principales barreras en la comunicación de las organizaciones son:

 Mala selección de los canales de comunicación
 Falta o ausencia de planeación
 Supuestos
 Distorsión del contexto del mensaje
 Información expresada de forma deficiente
 Barreras de contexto internacional
 Pérdida de información por retención limitada
 Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma.
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 Desconfianza
 Tiempo insuficiente ante los cambios
 Exceso de información

La comunicación organizacional es un factor que facilita que la gestión empresarial

se lleve a cabo con éxito; el buen manejo de ésta, puede hacer perdurar a la
organización.
Un mensaje expresado con claridad y con un canal adecuado de comunicación,
será convertido en una acción por parte del receptor; por otro lado, un mensaje
impreciso y ambiguo, puede causar problemas en una organización.
Las empresas que desean sobresalir en los negocios son aquéllas que le dan un
lugar especial a la comunicación y a la información, debido a que han entendido
que éstas contribuyen en gran medida a mejorar el clima laboral de la empresa y a
elevar su competitividad.
La comunicación organizacional agiliza el flujo de mensajes que se dan entre los
miembros de una empresa e influye en las opiniones y conductas de los mismos
para lograr que se cumplan mejor y más rápido los objetivos a corto y mediano
plazo.
Además hay que tener en cuenta que no sólo es importante una buena
comunicación interna sino también la comunicación externa que tiene la empresa
con sus proveedores, clientes, socios, distribuidores, autoridades
gubernamentales, medios de comunicación, para proyectar una imagen positiva
en ellos.
Mediante una excelente gestión de la comunicación interna y externa de una
empresa, se pueden alcanzar las metas más altas y conseguir los resultados
deseados de la organización.

Comunicación externa

Como bien indica su nombre, la comunicación externa es aquella que se dirige al

público exterior, es decir, la que emite un mensaje fuera de la empresa. Este tipo
de comunicación está enfocada a la opinión pública (ciudadanos, instituciones,
etc). El principal objetivo de la comunicación externa es informar sobre la
empresa, a la vez que actuar e influir sobre la imagen que se da de ésta.
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Herramientas de la Comunicación Externa

Uno de los principales mecanismos de la comunicación externa es el gabinete de

prensa, un organismo encargado de gestionar toda la información de la empresa
para los medios de comunicación, como las notas de prensa o las entrevistas.
Otro ejemplo son las relaciones públicas. A través de eventos, seminarios o
actividades se busca crear y reforzar una imagen positiva de la marca.

La web corporativa de la empresa es otra herramienta esencial, así como sus

redes sociales. Con éstas, las organizaciones pueden mantener informado al
público de su actividad diaria. En los tiempos que corren es indispensable recurrir
a las estrategias online, SEO, SEM, SMM, marketing de contenidos, estrategias de
conversión, etc.

Conclusiones
En la actualidad grandes empresas nos han dado el ejemplo del vital factor de la
comunicación, muchas de ellas han sabido efectuar un adecuado método de
comunicación. El factor humano juega un papel fundamental que se tiene que
saber manejar y explotar, esto con la ayuda de una constante retroalimentación
por parte de directivos y trabajadores. Sin embargo, cabe señalar que de igual
forma muchas empresas no le dan la importancia que se merece a la
comunicación efectiva y es por eso que tienden a sufrir distintos problemas por
este simple pero a la vez difícil factor que se tiene que saber manejar. Engloba
muchos factores y metodologías de acción que se pueden tornar espesos, pero
que sin duda pueden influir en el éxito o fracaso de una empresa. Como
administradores, tenemos que fomentar la comunicación efectiva en las
organizaciones, así como el buen trato y la forma de decir las cosas para que la
información trasmitida sea la adecuada, precisa y de fácil entendimiento hacia las
demás personas y por supuesto hacia nuestro propio equipo de trabajo. En la
actualidad, existen distintas herramientas y métodos de comunicación que facilitan
la interacción entre personas y la transmisión de información. Si se quiere llegar
hacer competitivo en este mundo globalizado, es importante darle el peso
específico que se requiere a las situaciones de comunicación, que al final de
cuentas es algo con lo que la humanidad ha vivido y es de un uso cotidiano en
nuestras vidas, finalmente la comunicación organizacional es un tema profundo
que tiene mucha tela que cortar.