SEMANA 4

CURSO:
DISEÑO,
ANÁLISIS Y
MEJORA DE
PROCESOS
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 De dónde vienen los procesos
Algebra - Aljuarismi - Algoritmos

Conjunto prescrito de instrucciones o reglas bien

definidas, ordenadas que permiten llevar a cabo
una actividad mediante pasos sucesivos que no
generen dudas de quién deba hacer dichaRecop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
actividad
 •Pasos del Diseño de un SGA
Identificación Identificar los
Planeación de los Factores Factores
estratégica Críticos de Éxito Críticos de Éxito
de la Industria. del Negocio.

Identificar y
Desarrollar el
analizar la Priorizar
Mapa de
Cadena de procesos.
Procesos.
Valor.

Desglose o
Caracterización Documentación
Despliegue de
de Procesos. de Procesos.
Procesos.
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
Mapeo de Procesos

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Mapeo de Procesos
• Es una metodología que permite
elaborar una representación gráfica
de un proceso, mostrando la
secuencia de tareas que se ejecutan.
• Favorece el análisis y la
comunicación orientada hacia la
mejora de los procesos existentes,
con el propósito de optimizarlos.
• Puede ser como:
Medio para que los equipos
examinen los Procesos
interfuncionales.
Enfoque sobre las conexiones y
relaciones entre las unidades de
trabajo

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

MAPA DE PROCESOS

Representación gráfica de
las partes que componen
un proceso global.

Muestra los elementos

sistemáticos que
conforman una
organización .

Grafica la forma de
MAPA DE interconectarlos hasta
conformar un esquema de
PROCESOS funcionamiento.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

MAPA DE PROCESOS: EJEMPLO DE UNA EMPRESA DE CERÁMICA.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Mapa de
Procesos

• ¿Para qué nos sirven?

– Para entender las relaciones de la
empresa.
– Para rediseñar.
– Para mejorar

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 ERRORES AL REALIZAR LOS
MAPAS DE PROCESOS

- No hay metodología homologada.

Solución: manual con reglas.

-No partir del “como es”. No quieren

hacer el estado actual.
Beneficio: puedo regresar si no funcionó
(Roll back)

-Mapear el “como es” con buenas ideas

(utilizar formatos de hallazgos y
recomendaciones aparte)
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 Identificar los macro
procesos
MAPA DE
PROCESOS
Desarrollar el
inventario de procesos

Coloca los Procesos en

orden – flechas apuntan
hacia la derecha (usa la
información secuencial del
Inventario de Procesos)

Importante, colocar
título de la empresa,
fecha, etiquetar y
colocar flechas

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 EL INVENTARIO DE PROCESOS
PROCESO TIPO PRODUCTO DE SALIDA PROCESO QUE RECIBE
Planeación Estratégica Gerencial Decisiones, Información Todo el sistema
estratégica, Objetivos
estratégicos
Pedidos De Valor Orden de producción Producción
Mantenimiento De apoyo Producción Mantenimiento de equipo

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 MAPA DE PROCESOS CERÁMICA (OTRA FORMA DE PRESENTARLO)
CLIENTES
MINORISTAS MAYORISTAS COLECCIONISTAS

PROCESOS
GERENCIALES

PROCESOS
PRIMARIOS

PROCESOS DE
SOPORTE

PROVEEDORES
BANCOS ARCILLA COMBUSTIBLES

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

•Ejemplo de mapa de procesos con tres agrupaciones

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

•Ejemplo de mapa de procesos con cuatro agrupaciones.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Mapa de Procesos Ejemplo de uno complejo
•TELECOM BUSINESS SYSTEMS – MAPA DE DE PROCESOS
• Proceso
•Cliente •Necesidades
•necesidades

•1
•de Cliente

•clientes potenciales
•Proceso de •capital •Proceso de Monitoreo •requisitos de nuevos productos
•Gerencia •Proceso de de

•prospectos
•de ventas
•Planificación
•plan •Presupuesto •4 •Desempeño y •8
•Estratégica •2•1 •estratégico
•Retroalimentación
•Proceso de
•clientes pot.
•Administración de
•reportes
•Clientes
•15
•Potenciales
•fondeo •Proceso I&D •diseños
•Proceso de •herramientas, materiales de ventas
•Producto A •Planificación de •posicionamiento competitivo
•9
•Primario •Producto •12 •propuesta de costo

•potenciale
•clientes

s
•mensaje del mercado
•planes de procductos
•necesidades •Proceso de
•promociones
•del cliente •Administración
•fondeo

•Proceso de •Herramientas de venta

•demografía • estrategia mkt •de Franquicias:
•Mercadeo • planes mkt •Proceso de
•estrategia
•11
•tecnología •Desarrollo de •Adquisición
•Proceso I&D
•Negocio •Gerencia
•16
•Producto B •7
•Producto B •14 •Franquicias
•especif. de producto

•Proceso de
•nuevos productos

•personas
•Proceso de

•proveedores
•Proceso de
•Y mejoras

•Personal y
•Soporte •prácticas
•Proceso de Soporte

•nuevos
•Desarrollo •compensación •Asignación •Comunicación a
•Administrar RRHH •3 •beneficios •de Capital •6 •SI/TI
•Personal •10 •13
•entrenamiento

•Proveedor •Negocio A
•Negocio B •5

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

HERRAMIENTA PARA EL DISEÑO
Y ANÁLISIS DE PROCESOS

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

¿Qué es el PEPSU?
Presentación visual del proceso,
indica cómo opera en relación a sus
Proveedores, Entradas, Procesos,
Salidas, Usuarios.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 PEPSU

Proveedores Entradas Procesos Salidas Usuarios

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 PEPSU

• Es una herramienta útil

para definir el inicio y el
fin del proceso al facilitar
la identificación de sus
proveedores, entradas,
procesos, salidas y
usuarios.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Proveedores:

• Entidades o personas que

proporcionan las entradas
como materiales,
información y otros
insumos.
• En un proceso puede
haber uno o varios
proveedores, ya sea
interno(s) o externo(s).

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Entradas:
• Son los materiales,
información y otros
insumos necesarios para
operar los procesos.
• Los requisitos de las
entradas deben estar
definidos y se debe
verificar que las entradas
los cumplan.
• Pueden existir una o
varias entradas para un
mismo proceso.
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 Proceso:

• Un proceso es un conjunto de
actividades mutuamente
relacionadas que interactúan,
las cuales transforman
elementos de entrada en
resultados.
• Bajo el título “Proceso” de la
herramienta PEPSU se pueden
registrar los subprocesos que
conforman el proceso que se
está definiendo.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Salidas:
• Una salida es el producto
resultado de un proceso.
• Los productos pueden ser bienes
o servicios.
• Los requisitos de las salidas
deben estar definidos
(necesidades de los usuarios,
estándares definidos por la
institución, normatividad vigente,
etc.), y se debe verificar que las
salidas los cumplan.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Usuarios:

• Son las
organizaciones,
unidades o personas
que reciben un
producto. El usuario
(o cliente), puede ser
interno o externo a la
organización.
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 Las siguientes preguntas ayudan a
llenar el PEPSU:
• ¿Quién recibe las entradas?
• ¿Qué es lo primero que se
hace con la entrada?
• ¿Qué se produce o realiza con
las entradas?
• ¿Qué sucede después?
• ¿Cuáles son las salidas
resultantes de lo que se
produce?
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 PEPSU para el proceso de
solicitud de pago de pensión

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

MATRIZ PEPSU
PROCESO: Empaque
PEPSU
PROVEEDOR ENTRADA PROCESO SALIDA USUARIO

LINEA PRODUCTO EMPAQUE PRODUCTO BODEGA DE

PRODUCCIÓN TERMINA- EMPACADO PRODUCTO
DO TERMINADO.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

Mapa de proceso PEPSU (Proveedores, Entradas, Salidas, Usuarios)

Procesos y sistemas Salidas

Entradas

Provee-
dores
Clientes

Retroalimentación Retroalimentación

Banco de información

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

Hoja de trabajo de la herramienta
PEPSU:

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

FORMULARIO PEPSU
Los formularios no son únicos se adecuan a lo
que la empresa necesite.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

EJEMPLO DE PEPSU
PROCESO: TAZA DE CAFE

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

HERRAMIENTA PARA EL
ANÁLISIS DE PROCESOS
Cursograma Analítico

ANTES Y DESPUÉS

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

# Actividad Minu- Inicio/ Trasla- Demo- Pro- Documen- Decisión
tos Final to
do ra ceso

1 Paciente entra a Emergencia

2 Camina y Pregunta en la
Recepción
3 Enfermera toma datos y signos
vitales
4 Asigna paciente a Dr. De Turno

5 Paciente espera a que llegue el Dr.

6 Dr. De Turno evalúa

7 Llama a especialista y él decide si
el Dr. De Turno sigue
8 Regresa con el paciente y lo trata

9 Enfermera hace papelería para

pago
10 Paciente va a caja

11 Caja cobra y da pase

12 Paciente Sale

13 Seguridad solicita pase para salir

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
TOTALES
# Actividad Minu- Inicio Tras- Demo- Proce- Docu- Decisión
tos /Final mento
lado ra so

1 Paciente entra a Emergencia 2 X

2 Camina y Pregunta en la 3 x
Recepción
3 Enfermera toma datos y signos 10 x x
vitales
4 Asigna paciente a Dr. De Turno 3 x

5 Paciente espera a que llegue el Dr. 15 x

6 Dr. De Turno evalúa 10 x

7 Llama a especialista y él decide si 5 x x
el Dr. De Turno sigue

8 Regresa con el paciente y lo trata 10 x x

9 Enfermera hace papelería para 10 x x

pago
10 Paciente va a caja 5 x

11 Caja cobra y da pase 3 x x

12 Paciente Sale 2 x

13 Seguridad solicita pase para salir 1 x x

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
TOTALES 79 1 (2min) 3 1(15min) 6 5 2
(10min) (44min)
# Actividad Minu- Inicio Tras- Demo- Proce- Docu- Decisión
tos /Final mento
lado ra so

1 Paciente entra a Emergencia 2 X

2 Camina y Pregunta en la 3 x
Recepción
3 Enfermera toma datos y signos 10 x x
vitales
4 Asigna paciente a Dr. De Turno 3 x

5 Paciente espera a que llegue el Dr. 5 x

6 Dr. De Turno evalúa 10 x

7 Llama a especialista y él decide si 5 x x
el Dr. De Turno sigue

8 Regresa con el paciente y lo trata 10 x x

9 Enfermera hace papelería para 5 x x

pago
10 Paciente va a caja 5 x

11 Caja cobra y da pase 3 x x

12 Paciente Sale 2 x

13 Seguridad solicita pase para salir 1 x x

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
TOTALES 64 3 1(5min) 6 5 2
(10min) (39min)
 Usos de la tabla:
*Análisis
*Antes y después. (visual)
*Ayuda al resumen de Mejora

Pasos Símbolo Antes: Despué

Pasos Minutos s: Minutos
Pasos
Inicio/Final 2 3 2 3
Traslado 3 10 3 10
Demora 1 15 1 5
Proceso 6 44 6 39
Documento 5 5
Decisión 2 2

79 64
Total Final
Minutos

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

¿Alguna duda o
pregunta?

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.