CURSO:

DISEÑO, ANÁLISIS Y
MEJORA DE
PROCESOS

SEMANA 5

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

 Característica del proceso
Todo proceso, para ser considerado como tal, debe cumplir
una serie de características:
1. Poder ser definido. Siempre tiene que tener una misión,
una razón de ser.

2. Tiene límites, claramente especificados, su comienzo y su

fin.

3. Puede ser representado gráficamente.

4. Debería ser medido y controlado, a través de indicadores

que permitan hacer un seguimiento de su desarrollo y
resultados e incluso mejorar.

5. Tener un responsable.
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DESPLIEGUE DE PROCESOS
v

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 DESPLIEGUE DE PROCESOS
Proceso cuyo objetivo es definir cómo se identifican,
desarrollan, despliegan y revisan los procesos.
De lo general a lo particular.

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 DESPLIEGUE DE
PROCESOS
•Es la identificación
de los procesos y
sus interrelaciones

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 CADENA DE VALOR

MAPA DE
PROCESOS

DIAGRAMA DE
FLUJO

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 Jerarquía de los Procesos
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4

Proceso Actividad Tareas/Funciones

Macroproceso

Inicio

Inicio Inicio . …………

Proceso 1 …………………………
Función 1 …………………………
Actividad 1
…………………………
….
Función 2
Proceso 2 Actividad 2

Función 3

Actividad 3

Proceso 3 Fin

Fin

Fin

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 Definir el nivel de detalle

El nivel 1 del MAPEO Satisfacción

comprende los macro
procesos, es decir la de la El nivel 2 del
MAPEO representa
más amplia demanda los procesos que
agrupación de
procesos integran los macro
procesos

Pronosticar fabricar Distribuir

la venta el producto el producto

El nivel 4 explica
El nivel 3 del las acciones que
MAPEO detalla integran una
cada proceso actividad
actividad por
actividad.

El nivel 5 describe
instruccionesRecop.
detalladas
Lic. José M.de
Aguilar M.Sc.
cómo ejecutar ciertas
Nivel 1 Documentación de
Procesos por Niveles
Nivel 0
Procesos
Modelo
de Negocio,
de Negocio
Macro

Nivel 2
Procesos
Específicos
Tomar
Nivel 3 &&&&&
Actividades,
Procedimientos Nivel 4
y Rutinas Guías de trabajo Registros
&&&&&
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 MATRIZ DE DESPLIEGUE DE PROCESOS

NIVEL 1 NIVEL
2
NIVEL
3
NIVEL
4
DOCUMENTOS FUNCIÓN
REQUERIDOS RESPON-
SABLE
PLANIFICACIÓN DE Procedimiento GERENCIA
RECURSOS para la DE
(MACRO PROCESO) planificación OPERACIO
del recurso -NES

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 MATRIZ DE DESPLIEGUE DE PROCESOS

NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL NIVEL DOCUMENTOS FUNCIÓN

3 4
REQUERIDOS RESPON-
SABLE

ANÁLISIS DE Procedimiento GERENCIA

MATERIA PRIMA para analizar DE
(PROCESO requerimiento OPERACIO
PARTICULAR) de materia NES
prima

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 MATRIZ DE DESPLIEGUE DE PROCESOS

NIVEL NIVEL NIVEL 3 NIVEL DOCUMEN- FUNCIÓN

1 2 4 TOS RESPON-
REQUERI- SABLE
DOS
REVISIÓN DE INSTRUCTI- ENCARGA
STOCK EN VO DO DE
BODEGA BODEGA

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 MATRIZ DE DESPLIEGUE DE PROCESOS

NIVEL NIVEL NIVEL NIVEL 4 DOCUMENTOS FUNCIÓN

1 2 3 REQUERIDOS RESPONSA
-BLE
LISTADO Registros BODEGUE-
DE RO
VERIFICA-
CIÓN

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CARACTERIZACIÓN

DE

PROCESOS

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
• Consiste en identificar
condiciones y/o
elementos que hacen
parte del proceso, tales
como:
• ¿quién lo hace?,
• ¿Para quién o quienes se
hace?,
• ¿Por qué se hace?,
• ¿Cómo se hace?,
• ¿Cuándo se hace?, ?¿Qué se
requiere para hacerlo?.
Los procesos deben
documentarse en función de la
naturaleza de sus actividades,
los requisitos del cliente/usuario
y de los requisitos legales o
reglamentarios que apliquen de
acuerdo a la cadena de valor.

La caracterización es sinónimo
de Documentación.
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Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
 Componentes que deben
tenerse en cuenta al
caracterizar un proceso.

Objetivo: • Es el objetivo a lograr mediante la realización del proceso.

Alcance: • Dónde inicia y hasta dónde va el proceso.

Documentos: • Información como medio de soporte relacionada al proceso.

Parámetros de • Control de los atributos para la salida de lo que se va a

control: entregar.

Requisitos: • Dadas las características del proceso y el sector en el que

se encuentra, hay unos requisitos a tener en cuenta.

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 CARACTERIZACION DEL PROCESO
MAPA!A1
versión: 0,1 Página: 1 de 1 Código: CP-
CONTENIDO:
✓ Nombre Proceso:
Responsable:
✓ Responsable
Objetivo:
✓ Objetivo Alcance:
✓ Alcance Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente

✓ Proveedores
✓ Entradas
✓ Ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar Actuar

Verificar, Actuar)
✓ Salidas
✓ Clientes (D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento

✓ Recursos RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS

✓ Documentos
✓ Requisitos
Indicadores
Documentación Asociada Requisitos Legales
✓

INDICADORES
NOMBRE RELACION MATEMÁTICA RESPONSABLE FRECUENCIA DE ANALISIS FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO

EJEMPLO: FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE

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EJEMPLO: FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

EJEMPLO: FORMATO DE CARACTERIZACIÓN DE
PROCESOS

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
Caracterización:
◦ Los documentos de
procesos dicen mucho
sobre la filosofía de tu
negocio.
◦ Los documentos mal
redactados y
desactualizados pueden
ser una señal de falta de
cuidado.
◦ Los documentos
actuales y precisos
empoderan a los
equipos y mejoran la
eficiencia.
Cómo realizar una documentación
de procesos:

1. Determinar el alcance del documento e identificar el

proceso.
2. Tener en cuenta la audiencia para la que se escribe.
◦ 3. Escriba un título y una introducción que describan
cuál es el proceso, por qué o cuándo los usuarios
deben llevarlo a cabo.
◦ 4. Asegúrese de usar los
nombres de los puestos
en lugar de nombres
individuales.
◦ 5. Identificar los límites
del proceso o sea los
puntos de inicio y
finalización.
◦ 6. Determinar los
resultados del proceso o
qué se está
produciendo.
◦ 7. Determinar las
entradas del proceso
o los recursos
necesarios para
realizar el proceso.
◦ 8. Realizar una
tormenta de ideas
sobre todas las
actividades
necesarias para
completar el proceso.
◦9. Organizar los
elementos en pasos
secuenciales.
◦ 10.
Asegurarse
de que toda
la
información
necesaria
esté incluida,
como:
potenciales
peligros,
consejos o
ejemplos
sobre la
resolución de
problemas.
◦ 11. Crea un
gráfico de
flujo del
proceso para
representar
visualmente
los pasos.
◦12. Agregar capturas de pantalla o
gráficos que ofrezcan más claridad.
◦ 13. Poner a prueba el
proceso. Mirar cómo
alguien más lo usa.
◦ 14. Solicitar a los colegas
que revisen el documento
y aporten comentarios.
◦ 15. Recordar que el
documento es un
documento vivo y
necesitará ser actualizado
de forma continua.
Buenas prácticas

◦ Hacer que los documentos sean públicos y visibles para que

lleguen a todos los empleados y lectores.
◦ Almacenarlos en una ubicación central, el acceso
restringido hace que la gente piense que solo es relevante
para un determinado grupo.
◦ Hacer que sean fáciles de buscar y editar, los procesos se
someten a cambios constantes y siempre deben
incorporarse los comentarios nuevos para mejorar la
eficacia. Revisar los documentos al menos una vez por año.
◦ Sea breve, proporcione
solo lo que sea necesario.
◦ Sea flexible, debe estar
dispuesto a modificar un
proceso según sea
necesario para garantizar
que los pasos se sucedan
de manera natural.
◦ Obtenga opiniones de los
empleados, el personal
que interactúa con los
clientes puede ofrecer
información valiosa sobre
la importancia de cada
paso, atajos, etc.
◦Usar flujogramas,
una imagen vale
más que mil
palabras. Incluir una
lista de control para
garantizar que
todos los pasos se
completen.

◦Crear una plantilla

para ayudar a
estandarizar los
documentos y
facilitar el proceso.
◦Elegir un
formato
simple.
◦Documentar
la fecha más
reciente en la
que se
actualizó el
proceso.
◦Guardar una
copia de
seguridad.
¿Cómo mejoro un proceso?
 Posibles mejoras al proceso.
• Eliminar las tareas • Reducir los
que no incorporen transportes
valor para el internos.
cliente ni para la
• Eliminar la
empresa.
necesidad de
• Eliminar puntos de
duplicidades. inspección.
• Eliminar Esperas • Mover al principio
• Mejorar cuellos de del proceso los
botella puntos de
inspección.
Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.
¿Alguna duda o
pregunta?

Recop. Lic. José M. Aguilar M.Sc.