Paula Andrea Alvarez Valencia

CLASES DE DOCUMENTOS DEFINICIÓN

CLASES DE
DEFINICION USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTOS
Puede ser que no todo  Comparten los mismos
Se conoce como documento electrónico, el Su diseño y creación documento electrónico se objetivos, los cuales son el
conjunto de la información generada, enviada, se realiza, en la convierta en un documento mantener y preservar la
recibida, almacenada o acumulado por una mayoría de los casos de archivo, además que no información de manera
organización pública o privada, por medio para ser interpretados son físicos, si no que se organizada y preservada.
magnético, los cuales pueden hacer parte a su visual, auditiva e hacen visibles u oídos a
DOCUMENTO ELECTRONICO

vez del archivo de gestión, archivo central o incluso manualmente y través de herramientas  En ambos casos se debe
archivo histórico. Debe ser entendido como el como reflejo y/o como pantallas contar con el personal
conjunto de documentos producidos, recibidos prueba de lo plasmado (computadores, Tablet, idóneo para su
o reunidos por una persona física o jurídica de de manera escrita. iPhone, tv) o de audio manipulación al igual que
modo involuntario, natural y espontáneo En el (grabadoras, celulares, con los equipos para su
transcurso, y como apoyo, de su actividad de la computadores, entre otros). mantenimiento.
que es testimonio, haciendo uso de la Su contenido solo puede
electrónica, que se conservan y transmiten ser leído mediante un
también mediante medios electrónicos en dispositivo electrónico, ya  Su diseño y creación se
depósitos de conservación permanente tras sea iPad, ordenador o realiza, en la mayoría de
efectuar una selección a partir de la móvil. Su autenticidad los casos para ser
identificación y valoración de las series, con depende del hardware o interpretados visual,
medidas de autentificación y de preservación software utilizado para su auditiva e incluso
adecuadas y con una organización respetuosa creación, además que solo manualmente y como
con su modo de producción, con el fin de se podrá mantener si se reflejo y/o prueba de lo
garantizar su valor informativo, legal y cultural conserva en su estructura plasmado de manera
así como de permitir su acceso y uso también original. escrita.
mediante las tecnologías de la información.  Puede ser que no todo
documento electrónico se
 Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se Son el conjunto de Pueden hacer parte de convierta en un
conoce como documento de archivo, el registro documentos que se ellos los documentos documento de archivo,
de información producida o recibida por una usan de manera electrónicos, pero también además que no son
organización pública o privada, en razón de sus frecuente por la hacen parte los físicos, si no que se hacen
funciones y/o actividades. También podemos organización emisora documentos textuales que visibles u oídos a través
decir que el documento de archivo se refiere al y/o receptora y por las se trasmiten a través de de herramientas como
resultado de una acción y es definido por entidades públicas, medios magnéticos o pantallas (computadores,
distintos autores como aquel que el producido privadas y/o personas evidencias físicas. El valor Tablet, iPhone, tv) o de
DOCUMENTO DE ARCHIVO

y/o recibido por institución o individuo durante la naturales interesadas. documental se determina audio (grabadoras,
trayectoria de su comisión o actividad para el de acuerdo con su celulares, computadores,
cumplimiento de sus objetivos y conservado autenticidad y el contenido entre otros). Su contenido
como prueba e información, es decir, su de los documentos debe solo puede ser leído
finalidad es cumplir con alguna gestión. Los permanecer con sus mediante un dispositivo
Documentos de Archivo nacen debido a los soportes, esto permite que electrónico, ya sea iPad,
procesos administrativos. Esto ocurre porque se mantenga la integridad ordenador o móvil. Su
los autores de dichos procesos han de justificar de la información que autenticidad depende del
documentalmente sus decisiones, expresando reposa en el documento. hardware o software
el cumplimiento de la ley, la oportunidad del utilizado para su creación,
criterio adoptado y la lógica, y coherencia del además que solo se podrá
procedimiento seguido. Parte importante de los mantener si se conserva
documentos de archivo son sus valores en su estructura original.
documentales mismos que tienen una estrecha  El proceso de clasificación
relación con la teoría del ciclo vital, estos documental se desarrolla
valores denominados primarios y secundarios de igual forma para ambos
se deben identificar durante una valoración tipos.
documental que se da en el archivo de  Se deben realizar archivos
concentración. para su clasificación.