DIPLOMADO MODULO 6 GESTION DE MANEJO INVENTARIOS

POR. DANNA VALENTINA AVILES CORTES

ALEJANDRA AROS CORTES
ANYI CAROLINA VARGAS RAMIREZ

A. HEYDY YOHANA TAMAYO SOLÓRZANO

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SEMESTRE X

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

LERIDA - TOLIMA
2021
 2

Resumen

Mattelsa es una empresa dedicada a fabricar y distribuir prendas de vestir, actualmente

necesita abastecimiento de tela de algodón y poliéster, por lo tanto, se pretende identificar y

seleccionar proveedores aptos que cumplan con las características requeridas y satisfagan estas

necesidades, beneficiando a la empresa en términos económicos, de tiempo y calidad;

seguidamente se describe la factura que maneja Mattelsa y finalmente se establece el sistema de

compra que utiliza, políticas de compra y el plan de compra de los productos tela de algodón y

poliéster para continuar con su proceso de fabricación.

 3

Introducción

La gestión de compras se realiza para satisfacer las necesidades que se estén presentado

en la empresa, este se realiza siguiendo una seria de pasos; primero la detención de necesidades,

segundo la negociación con proveedores, tercero almacenaje, registro y por último el

seguimiento. En el presente trabajo se desarrolló el proceso de compras, la selección de

proveedores y la facturación de Mattelsa empresa de estudio.

 4

Objetivo general

 Analizar el sistema de compras de Mattelsa.

Objetivos específicos

 Identificar el sistema de compras (precio de compra, plazo de pagos, plazo de entregas)

de Mattelsa.

 Realizar el proceso de selección de proveedores (solicitud de información y solicitud de

cotización) de Mattelsa.

 Identificar la Facturación de Mattelsa.

 5

1. Selección de proveedores

1.1 Identificación de la necesidad

Tela Algodón: Se va a solicitar la compra el día de mañana 02/11/2021, esto debido a la

escasez de material para fabricar las prendas de vestir.

Tela poliéster: Se va a solicitar la compra el día de mañana 02/11/2021, esto debido a la

escasez de material para fabricar las prendas de vestir

1.2 Identificar proveedores

Por medio de los canales virtuales como el Internet y redes sociales se pretende encontrar

proveedores aptos y que cumplan con las características que se requiere para cubrir la necesidad

de la empresa.

El nombre del proveedor es COLTEJER y FÁBRICA DE TEXTILES DALTEX S.A.S.

1.3 Solicitud de la propuesta al proveedor

Ejemplo invitación a la Oferta 1.

Señores

COLTEJER

Itagüí - Antioquia

Ref. Solicitud de términos de compra

Respetados señores,
 6

MATTELSA, es una empresa dedicada a PRODUCIR Y COMERCIALIZAR ROPA, por

tal motivo requerimos hacer la compra de:

50 ROLLOS DE TELA DE POLIÉSTER (no absorbente, resistente a manchas, alta

elasticidad, resistencia a la abrasión)

10 ROLLOS DE TELA DE ALGODÓN (Tela sueva con fibras blandas, transpirabilidad,

absorbente, tejido hipoalergénico)

Desde nuestro nivel directivo se ha identificado su empresa como una posible

proveedora, por tanto, requerimos nos amplié información teniendo en cuenta los siguientes

criterios:

 Precio por la cantidad requerida.

 Punto de entrega, por favor aclarar si la entrega es en mi punto:

 Transporte (el valor de este está incluido en el precio de venta o si tiene un costo

adicional especificar)

 Garantía (especificar el tiempo de inicio, coberturas en porcentaje y tiempo de esta).

 Formas de pago (crédito a cuantos días o si es de contado)

Por favor remitir la información solicitada antes del 01 día del mes NOVIEMBRE del

año 2021 hasta las 12:00 PM. De no ser suministrada entendemos que no se encuentra en la

disposición de proveer nuestros requerimientos.

Por favor contestar como respuesta a este correo o enviar a la dirección

mattelsavirtual@mattelsa.net a nombre de Danna Valentina Aviles Cortes.

 7

Cordialmente,

Danna Valentina Aviles Cortes

Jefe / Coordinador de ventas

Tel. 3115105251

Correo. davilescort@uniminuto.edu.co

Ejemplo invitación a la Oferta 2.

Señores

FÁBRICA DE TEXTILES DALTEX S.A.S.

Bogotá - Cundinamarca

Ref. Solicitud de términos de compra

Respetados señores,

MATTELSA, es una empresa dedicada a PRODUCIR Y COMERCIALIZAR ROPA, por

tal motivo requerimos hacer la compra de:

50 ROLLOS DE TELA DE POLIÉSTER (no absorbente, resistente a manchas, alta

elasticidad, resistencia a la abrasión)

 8

10 ROLLOS DE TELA DE ALGODÓN (Tela sueva con fibras blandas, transpirabilidad,

absorbente, tejido hipoalergénico)

Desde nuestro nivel directivo se ha identificado su empresa como una posible

proveedora, por tanto, requerimos nos amplié información teniendo en cuenta los siguientes

criterios:

 Precio por la cantidad requerida

 Punto de entrega, por favor aclarar si la entrega es en mi punto:

 Transporte (el valor de este está incluido en el precio de venta o si tiene un costo

adicional especificar)

 Garantía (especificar el tiempo de inicio, coberturas en porcentaje y tiempo de esta).

 Formas de pago (crédito a cuantos días o si es de contado)

Por favor remitir la información solicitada antes del 01 día del mes NOVIEMBRE del

año 2021 hasta las 12:00 PM. De no ser suministrada entendemos que no se encuentra en la

disposición de proveer nuestros requerimientos.

Por favor contestar como respuesta a este correo o enviar a la dirección

mattelsavirtual@mattelsa.net a nombre de Danna Valentina Aviles Cortes.

Cordialmente,
 9

Danna Valentina Aviles Cortes

Jefe / Coordinador de ventas

Tel. 3115105251

Correo. davilescort@uniminuto.edu.co

1.4 Entrega de la información del proveedor

Se envió la oferta, pero a la fecha no respondieron los proveedores, por lo tanto, se evalúa

de acuerdo con los precios de mercado 04/11/2021.

Variable Tela algodón Proveedor 1 Proveedor 2

Precio $790.000 $776.000

Lugar de entrega Cubre la totalidad de la entrega Cubre la mitad del envío
Garantía Calidad, devolución del dinero. Cambio por defecto en el producto.

Variable Tela poliéster Proveedor 1 Proveedor 2

Precio $55.000 $60.000
Lugar de entrega Cubre la totalidad de la entrega Cubre la mitad del envío
Garantía Calidad, devolución del dinero. Cambio por defecto en el producto.

A continuación, se hace entrega de la evidencia de respuesta de los proveedores.

Fuente: Elaborado por el equipo de trabajo

 10

1.5 Evaluación de proveedores

Se evalúa a los proveedores teniendo en cuenta el método de promedio ponderado,

utilizando los criterios de:

 Precio (valor real que debe pagar alpina)

 Entrega (la facilidad de tener el producto sin un costo adicional y sin contratiempos)

 Garantía (la probabilidad de cambiar el producto a tiempo en el momento que se

identifique el mal estado de este)

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, se realiza la evaluación de los proveedores:

Tabla 1 Promedio ponderado (Elaboro Equipo de trabajo)

Nombre del
Elemento Tela algodón
* 100% algodón
Especificaciones * 100% origen vegetal

Proveedor 1 Proveedor 2 FÁBRICA DE TEXTILES

Pes COLTEJER DALTEX S.A.S.
Criterio
o Calificac Ponderac
Calificación Ponderación
ión ión
60
Precio % 3 1,8 5 3,00
15
Lugar de entrega % 4 0,6 2 0,30
25
Garantía % 4 1,0 3 0,75
Total   3,4   4,05
Le compramos la tela algodón al proveedor No. 2 teniendo en cuenta que
Decisión ofrece accesibilidad al precio.

Tabla 2 Promedio ponderado (Elaboro Equipo de trabajo)

Nombre del Tela poliéster

 11

Elemento
* 100% poliéster
Especificaciones * 100% origen vegetal

Proveedor 1 Proveedor 2 FÁBRICA DE TEXTILES

Pes COLTEJER DALTEX S.A.S.
Criterio
o Calificac Ponderac
Calificación Ponderación
ión ión
60
Precio % 4 2,4 3 1,80
15
Lugar de entrega % 4 0,6 2 0,30
25
garantía % 4 1,0 3 0,75
Total   4   2,85
Le compramos la tela poliéster al proveedor No. 1 teniendo en cuenta que
Decisión ofrece accesibilidad al precio, garantía y realiza la entrega hasta la bodega.

Facturación

La factura de los productos será digital, esto debido a la cultura de Mattelsa sobre el

cuidado del medio ambiente, esta factura está compuesta por: datos personales del comprador de

la mercancía o cliente del servicio prestado, numero de identificación tributario, numeración de

factura, fecha en que se emite la factura, descripción del artículo vendido, monto total de la

transacción comercial, porcentaje de retención de impuestos sobre el valor de la venta.

Sistema de compra

1. Reconocimiento de una necesidad: compra de suministro de tela.

2. Descripción: El encargado del área confección identificó la necesidad de telas tipo

Algodón y Poliéster para la confección de prendas de vestir debido a la escasez

evidenciada.

3. Determinación y análisis fuentes de abastecimiento: Se elige un proveedor, según el

presupuesto planteado para aliarse a Mattelsa con el fin de reducir costos.

 12

4. Preparación y asignación de la orden de compra: 10 rollo de tela de algodón y 50

rollo de tela poliéster.

5. Seguimiento y/o expedición de la orden de compra: Se realiza seguimiento por medio

de la aplicación de rastreo de la empresa donde se va a realizar el envío, en un

periodo de cada día.

6. Recepción e inspección de los artículos: El jefe de bodega recibe la mercancía, llena

las planillas y verifica el buen estado de los artículos.

7. Liquidación de la factura y pago al proveedor: Se cancela a contado la adquisición de

los productos.

8. Mantenimiento de registros: Estar al día con el pago de mercancía, rendimiento de los

proveedores.

Políticas de compra

 Mattelsa requiere acceso a los datos de los proveedores.

 13

 Condiciones de pago (la tendencia a elección es el proveedor con el mayor beneficio en

el periodo).

Plan de sistema de compra

Tabla 3 Plan de sistema de compra (Elaboro Equipo de trabajo)

FECH
DURA
A
CIÓN FUEN
CODI ESTIM MODALI
DESCRIP ESTIM TE DE
GO ADA DAD DE VALOR RESPON
CIÓN ADA LOS
COM INICI CONTRA ESTIMADO SABLE
COMPRA DEL RECU
PRA O DE TO
CONT RSOS
COMP
RATO
RA
TELA 2-nov- 3 VENTA PROPI $ ALMACE
1 ALGODÓN 21 MESES DIRECTA OS 7.760.000 NISTA
TELA
POLIÉSTE 3-nov- VENTA PROPI $ ALMACE
2 R 21 1 MES DIRECTA OS 2.750.000 NISTA

Devolución de mercancía

Políticas desde el papel de vendedor Políticas desde el papel del comprador

Daño en el producto: El producto presenta Daño en el producto: Cuando el producto

averías o destrucción física en el producto y se presenta daños significativos en la estructura

debe reportar en el momento de recibido o entrega física y afecta la producción de la empresa,

al comprador; esto se puede hace máximo hasta 5 se procede a realizar el proceso de

días después de haber recibido el producto. devolución.

Cambio de opinión: Cuando el cliente recibe el Cambio de opinión: Cuando el producto no

producto e inmediatamente decide que el producto cumple con las expectativas del consumidor,

no es lo que quería o esperaba o necesitaba, por lo o cuando la empresa enfrenta diferentes

 14

tanto, se acepta la devolución. situaciones como corto presupuesto para

cancelar el pedido, se acepta la devolución.

Diferente talla: La talla no era la indicada, esto se Pedido incorrecto: En caso de que el

puede hace máximo hasta 30 días después de pedido sea diferente por equivocación al

haber recibido el producto. pactado, se acepta la devolución.

Unidades faltantes o sobrantes: Si el CLIENTE

recibe un paquete con un ítem faltante, debe

comunicarse con MATTELSA en un periodo de

tiempo no superior a 5 días hábiles para realizar la

respectiva investigación del caso y recibirá

respuesta sobre el mismo tan pronto como sea

posible.

Pedido incorrecto: En caso de que el cliente

reciba un producto incorrecto, diferente al que

escogió, se acepta la devolución.

Descuentos en compra

Descuentos comerciales: En las políticas de la empresa se establece brindar descuentos

del 15% de Código Descuento Mattelsa noviembre 2021 Recientemente hemos actualizado 25

Código Descuento y Cupones Mattelsa Black Friday para su conveniencia.

Descuentos condicionados: Para el día sin IVA, Mattelsa aplica para la deducción a la

presente venta, la ley 2155 de 14 de septiembre 2021.

Conclusiones
 15

Las compras son de gran importancia ya que estas proveen a la empresa de materiales

que necesita para realizar sus tareas. Por lo cual se debe tener en cuenta los proveedores que se

seleccionaran e identificar criterios como la calidad de los materiales y el precio.

Es importante llevar a cabo un sistema de compras organizado puesto que mejora la

planificación y la gestión financiera de la empresa, ya que permite ahorrar tiempo, presupuesto y

maximiza el flujo de efectivo, como también evaluar el comportamiento del proveedor.

Bibliografía
 16

Johnson, P. F.,   Flynn, A. E., Leenders, M. R. (2012). Administración de compras y

abastecimientos. McGraw-Hill. https://www-ebooks7-24-com.ezproxy.uniminuto.edu/?il=286

Tramítalo fácil. (2019). ¿Qué es una factura de venta? Partes contables. Recuperado de

https://tramitalofacil.com/c-generalidades/factura-de-venta/