GDP R06 1 PRESENTACIÓN Cronograma

Gerencia de Proyectos
Cronograma
Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa
Luciano GALLÓN, PhD

luciano.gallon@upb.edu.co
Medellín, 2022
Agenda
- Definición
- Planificar
- Definir
- Secuenciar
- Estimar
- Desarrollar
- Controlar
www.upb.edu.co Formación integral para la transformación social y humana GDP - 2022 2 de 67

Fuente
Project Management Institute. (2017). A guide to the project management body of

knowledge (PMBOK® Guide), 6ed. EE.UU: Project Management Institute. 726p.
¡ Estudiar el CAPÍTULO 6 !

Agenda
- Definición
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- Definir
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- Desarrollar
- Controlar

PMBOK®

Gestión del Cronograma del Proyecto

Tiempo del proyecto

Análisis y evaluación de las actividades necesarias para cumplir
apropiadamente en el plazo estipulado o exigido por el proyecto.

Permitirá reconocer:
ü Qué actividades se necesita realizar.

ü La secuencia de su elaboración.
ü Cuánto tardará cada actividad.
ü Cuánto tiempo requiere todo el proyecto.
ü Cómo controlar el tiempo del proyecto.
ü Qué hacer ante imprevistos.

Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de

Grupo de
Procesos de Procesos de Procesos de Seguimiento y Procesos de
Procesos de Planificación
Iniciación Ejecución Control Cierre
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
6. Gestión del 6.2 Definir las Actividades
Cronograma 6.3 Secuenciar las Actividades 6.6 Controlar el Cronograma
del Proyecto 6.4 Estimar la Duración de las Actividades
6.5 Desarrollar el Cronograma

Agenda
- Definición
- Planificar
- Definir
- Secuenciar
- Estimar
- Desarrollar
- Controlar

Identifica las políticas y los procedimientos de programación, estableciendo

los formatos y criterios para desarrollar y controlar el cronograma.
Deberá contener las actividades del proyecto con sus

duraciones, dependencias y documentos de elaboración.
Para ello, será necesario disponer de:
a. Acta de constitución.
(Define origen del proyecto y requisitos de aprobación).
b. Plan para la dirección del proyecto.
(Línea base del alcance: Aprobado por el patrocinador y EDT/WBS).
c. Factores ambientales.
(Cultura, recursos, habilidades, softwares, entre otros).

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- Planificar
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- Estimar
- Desarrollar
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6.2 Definir las Actividades

Entradas
Proceso de identificar y registrar todas las acciones que
permitirán elaborar los entregables del proyecto con éxito.
Permite descomponer los paquetes de trabajo en

actividades que pueden ser planeadas y controladas.


Herramientas
Descomposición
• Forma de dividir los entregables del proyecto o paquetes
de trabajo en actividades más pequeñas y manejables.
Planificación Gradual
• Método que planifica con más detalle el trabajo a Corto Plazo (CP)
y de una forma general el que se encuentra a Largo Plazo (LP).
• El Nivel de detalle dependerá del ciclo de vida del proyecto.


Salidas
Lista de actividades
• Especificación de todas las actividades necesarias para
cumplir con el cronograma del proyecto.
• Permite que los miembros del equipo comprendan el
trabajo que deben realizar.
Listado de hitos
• Un hito es un punto necesario de verificación
o evento importante dentro del proyecto.

TÍTULO DEL PROYECTO

(Meta)
Cuentas de Control EDT/WBS
Paquetes de Trabajo
Actividades

Monitoreo y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control
Dirigir y Monitorear y
Acta de Plan para la Cerrar el
Gestionar el Controlar el
Constitución dirección proyecto
trabajo trabajo
Descripción
Propósito y Justificación Control
Integrado de
Objetivos medibles Cambios
Interesados

1. Casa Finca
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Estudio Diseño Construcción Acabados Gestión
1.2.1 1.3.1 1.5.1

Maqueta Acondicionamiento Planeación
1.2.2 1.3.2 1.5.2

Planos Áreas de descanso Control
1.3.3
Áreas de recreación
1.3.4
Otras áreas

1.3.1 Acondicionamiento
1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.1.4 1.3.1.5

Planos Revisados Área Terreno Limpio Terreno Nivelado Excavación para
Inspeccionada cimientos
1.3.1.3.1
Alquilar equipo de limpieza
1.3.1.3.2
Alquilar volqueta de 10 toneladas
1.3.1.3.3
Contratar trabajadores para limpieza
1.3.1.3.4
Retirar desperdicios

Agenda
- Definición
- Planificar
- Definir
- Secuenciar
- Estimar
- Desarrollar
- Controlar

6.3 Secuenciar las Actividades
Proceso de identificar y registrar todas las relaciones

entre las actividades del proyecto.
Permite definir la secuencia lógica de trabajo para lograr la

máxima eficiencia, teniendo en cuenta las restricciones.


Herramientas
Método de Diagramación por Precedencia - PDM

Utiliza cuadros, llamados nodos y que representan las actividades y se
conectan mediante flechas, que presentan la dependencia entre ellos.
Actividad 3
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 5
Actividad 4


Herramientas
Determinación de Dependencia
Dependencia OBLIGATORIA: Requerida de forma legal o

mediante contrato, o debido a la naturaleza del trabajo.
Dependencia DISCRECIONAL: Seleccionada de acuerdo

con la experiencia o mejores prácticas, pero puede cambiar.

Herramientas
Determinación de Dependencia
Dependencia EXTERNA: Actividad del proyecto que está

por fuera del control del equipo de trabajo.
Dependencia INTERNA: Actividad del proyecto
que depende del equipo del Proyecto.
Dependencia obligatoria Dependencia discrecional
externa interna


Herramientas
Adelanto y retraso
Adelanto: Permite la aceleración de la actividad sucesora.
Retraso: Causa demora en la actividad sucesora.

Dependencia - Tipos
Se vinculan actividades al definir una dependencia entre sus fechas de inicio y final.
Existen cuatro tipos de dependencia de actividades:
Dependencia Ejemplo Descripción
Final a Inicio La actividad B no puede

iniciar hasta que finalice la A
Inicio a Inicio La actividad B no puede iniciar

hasta que inicie la A
Final a Final La actividad B no puede finalizar

hasta que finalice la A
Inicio a Final La actividad B no puede finalizar

hasta que inicie la A


Diagrama de red
Inicio Final

6.3 Secuenciar las actividades

1.3.1.3 Terreno Limpio
Alquilar equipo de limpieza

Acumular desperdicios en Retirar maleza
zona de acceso
Contratar trabajador para
limpieza
Transportar equipos y
materiales de limpieza
Comprar materiales de limpieza
Alquilar volqueta de 10 ton. Acumular maleza en
zona de acceso

6.3 Secuenciar las actividades

1.3.1.3 Terreno Limpio
Alquilar equipo de
limpieza
Acumular maleza en Retirar

Comprar materiales de zona de acceso maleza
limpieza
Transportar equipos y
materiales de limpieza
Contratar trabajador
para limpieza Acumular desperdicios
en zona de acceso
Alquilar volqueta de
10 ton.

Hito
- Evento significativo
- No tiene una duración, normalmente
- Puede darse después de varias actividades
- Representa mucho trabajo
- Útil para programar objetivos
- Útil para hacer seguimiento

- Lista de Hitos
- Ejemplos
- La firma de los Interesados en documentos clave
- La terminación de productos específicos

Diagrama de Gantt
Henry L. Gantt (USA, 1861–1919)
Henry L. Gantt (1903) "A graphical daily balance in manufacture", in: Transactions
of the American Society of Mechanical Engineers, 24:1322-1336

Diagrama de Gantt - EJEMPLO
Nombre
De tarea

Diagrama de Gantt
- Proporciona un formato estándar para la visualización

- Actividades del proyecto
- Fecha de inicio y fin
- Datos de la programación
- En un formato de calendario
- Símbolos
- Barra clara horizontal: duración de la tarea (actividad)
- Barra negra delgada: resumen de duración de grupo de tareas
- Flecha: dependencia entre tareas (actividades)
- Diamante Negro: Hito

Jerarquía EDT
Resumen de tareas
Mostrada por sangría
Hito
Las flechas muestran

Barra de actividad individual
dependencias


Diagrama de Gantt - EJEMPLO para Seguimiento
Fechas planeadas
Hito aplazado
Fechas reales
o adelantado

Diagrama de Gantt - EJEMPLO para Seguimiento

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- Estimar
- Desarrollar
- Controlar

6.4 Estimar Recursos
Diseñado para identificar tipo, cantidad y características de los

recursos necesarios para cumplir a cabalidad con las actividades.
ü ¿Cuáles son los recursos (personas, equipos y/o materiales) necesarios?
ü ¿Qué cantidad de cada recurso se utilizará?
ü ¿Cuándo estará disponible cada recurso para realizar las actividades del proyecto?

6.4 Estimar Recursos
Estructura de Descomposición de Recursos - EDR / Resource Breakdown Structure - RBS
PROYECTO 1
Materiales Personal
Oficina Informático Subcontratado Persona Propio
Recurso Software Hardware Recurso Recurso
Recurso

6.4 Estimar la Duración
Busca evaluar la cantidad de tiempo de trabajo requerido para finalizar

las actividades individuales, con los recursos estimados.
Requiere de un gran esfuerzo e implica un alto riesgo.

Una estimación errónea impactará en la planificación.

Enfoque DESCENDENTE
De gran utilidad cuando no se cuenta con estimados
precisos de tiempo y costo en la fase inicial.
ü Juicio de Expertos o Método de consenso.
Expertos analizan, comentan y llegan a una decisión:

Enfoque DESCENDENTE
ü Método de distribución o estimación análoga.
Usa datos históricos de proyectos anteriores de acuerdo con

sus características y costos.
Suele utilizarse cuando existe una cantidad limitada de datos.

Enfoque DESCENDENTE
ü Método de proporción o estimación paramétrica
Halla la duración del proyecto, sobre la base de los datos históricos y las
variables del proyecto.
Identifica el número de unidades de trabajo y calcula la duración/esfuerzo

por unidad de trabajo.
27m2 x 10h/m2 = 270h

Enfoque DESCENDENTE
ü Método por tres valores: Optimista, Más probable y Pesimista.
Originado con la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT)
Distribución triangular: Distribución beta:
𝑡" + 𝑡# + 𝑡$ 𝑡" + 4𝑡# + 𝑡$

𝑡! = 𝑡! =
3 6

Enfoque DESCENDENTE
ü Análisis de reservas
Tiempo y esfuerzo adicional a las estimaciones de una

actividad para protegerse del riesgo en su cumplimiento.
A medida que se dispone de datos más precisos y

exactos se puede reducir o eliminar la reserva.

Enfoque ASCENDENTE
De gran utilidad para hacer estimaciones más
precisas de tiempo y costo, exige más recursos.
ü Método de plantilla.
Toma como base proyectos anteriores, adaptándolos al actual.

Enfoque ASCENDENTE
ü Método de estimación paramétrica específico.
Identifica el número de unidades de trabajo y calcula la

duración/esfuerzo por unidad de trabajo específica.
Revoque: 27m2 x 10h/m2 = 270h

Estuco: 27m2 x 5h/m2 = 135h
Pintura: 27m2 x 2h/m2 = 54h
TOTAL = 459h

Enfoque ASCENDENTE
ü Método detallado para la EDT
Se solicitan los datos a los responsables del paquete de trabajo.
Es prudente exigir 3 tiempos: Optimista, Más probable y Pesimista.
Permite obtener estimaciones más precisas y con mayores niveles de compromiso.

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6.5 Desarrollar el cronograma
- Es el proceso de analizar secuencias de actividades, duraciones, requisitos de

recursos y restricciones del cronograma para crear un modelo de programación
para la ejecución, el monitoreo y el control del proyecto.
- El beneficio clave de este proceso es que genera un modelo de programación

con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto.
- Este proceso se lleva a cabo en todo el proyecto.



Herramientas y Técnicas
- El análisis de la red del cronograma
- Es la técnica global que se utiliza para generar el modelo de programación

del proyecto.
- Método de la ruta crítica (ver PMBOKv6 Sección 6.5.2.2)
- Técnicas de optimización de recursos (ver PMBOKv6 Sección 6.5.2.3)
- Técnicas de modelado (ver PMBOKv6 Sección 6.5.2.4).


- El análisis de la red del cronograma
- Incluye, entre otras cosas:
- Evaluar la necesidad de sumar reservas de cronograma para reducir la probabilidad

de un retraso en el cronograma.
- Revisar la red para determinar si la ruta crítica presenta actividades de alto riesgo.
- Es un proceso iterativo que se emplea hasta que se

desarrolle un modelo viable de programación.


Método de la RUTA CRÍTICA

La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa el camino más largo a
través de un proyecto, que determina la menor duración posible del mismo.

6.5 Desarrollar el cronograma Herramientas y Técnicas
Técnica de
OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS
Se utiliza para ajustar las fechas de inicio y
finalización de las actividades, a fin de ajustar
el uso planificado de recursos para que sea
igual o menor que la disponibilidad de los
mismos.


Compresión del cronograma

Se utiliza para acortar o acelerar la duración del cronograma sin reducir el alcance del proyecto

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- Desarrollar
- Controlar

6.6 Controlar el cronograma
Es el proceso de
Monitorear el estado del proyecto para
Actualizar el cronograma del proyecto y
Gestionar cambios a la línea base del cronograma.
- El beneficio clave de este proceso es que la línea base del

cronograma se mantiene a lo largo del proyecto.
- Este proceso se lleva a cabo en todo el proyecto.



- La actualización del modelo de programación requiere conocer el
desempeño real a la fecha.
- Cualquier cambio con respecto a la línea base del cronograma sólo

se puede aprobar a través del proceso Realizar el Control
Integrado de Cambios (PMBOKv6 Sección 4.6).
- Se ocupa de
- Determinar el estado actual (real) del cronograma del proyecto,
- Influir en los factores que generan cambios en el cronograma,
- Reconsiderar las reservas de cronograma necesarias,
- Determinar si el cronograma del proyecto ha cambiado, y
- Gestionar los cambios reales conforme suceden.


Análisis de datos Data analysis

- Análisis del valor ganado - Earned value analysis
- Gráfica de trabajo - Iteration burndown chart
pendiente de iteración
- Revisiones del desempeño - Performance reviews
- Análisis de tendencias - Trend analysis
- Análisis de variación - Variance analysis
- Análisis de escenarios - What-if scenario analysis
“¿Qué pasa si…?”


Análisis del valor ganado
- Descrito en la Sección 7.4.2.2. del PMBOKv6
- Hay medidas de desempeño del cronograma, como

- Variación del Cronograma (SV)
- Índice de Desempeño del Cronograma (SPI)
- Se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con

respecto a la línea base original del cronograma.

6.6 Controlar el cronograma Herramientas y Técnicas
Gráfica de trabajo pendiente en la iteración

Realiza el seguimiento del trabajo que queda por completar en las iteraciones. Se utiliza para analizar la variación
con respecto al trabajo pendiente ideal basado en el trabajo comprometido en la planificación de las iteraciones

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- Planificar
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Gracias
Área de Gestión
Ingeniería Industrial – Ingeniería Administrativa
v202020-202210: Luciano GALLÓN, PhD

v202010: Sergio GÓMEZ, Mg.
Medellín, 2022
Formación integral para la

transformación social y humana

GDP R06 1 PRESENTACIÓN Cronograma

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Tiempo del proyecto

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ü Qué actividades se necesita realizar.

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Grupo de Grupo de Grupo de Grupo de

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6.1 Planificar la Gestión del Cronograma

Identifica las políticas y los procedimientos de programación, estableciendo

Deberá contener las actividades del proyecto con sus

6.1 Planificar la Gestión del Cronograma

Para ello, será necesario disponer de:

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6.2 Definir las Actividades

Permite descomponer los paquetes de trabajo en

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6.2 Definir las Actividades

• El Nivel de detalle dependerá del ciclo de vida del proyecto.

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6.2 Definir las Actividades

www.upb.edu.co Formación integral para la transformación social y humana GDP - 2022 16 de 67

6.2 Definir las Actividades

TÍTULO DEL PROYECTO

Cuentas de Control EDT/WBS

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6.2 Definir las Actividades

www.upb.edu.co Formación integral para la transformación social y humana GDP - 2022 18 de 67

6.2 Definir las Actividades

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

1.2.1 1.3.1 1.5.1

1.2.2 1.3.2 1.5.2

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6.2 Definir las Actividades

1.3.1.1 1.3.1.2 1.3.1.3 1.3.1.4 1.3.1.5

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6.3 Secuenciar las Actividades

Proceso de identificar y registrar todas las relaciones

Permite definir la secuencia lógica de trabajo para lograr la

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6.3 Secuenciar las Actividades

Método de Diagramación por Precedencia - PDM

Actividad 1 Actividad 2 Actividad 5

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6.3 Secuenciar las Actividades

Dependencia OBLIGATORIA: Requerida de forma legal o

Dependencia DISCRECIONAL: Seleccionada de acuerdo

6.3 Secuenciar las Actividades

Dependencia EXTERNA: Actividad del proyecto que está

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6.3 Secuenciar las Actividades

Adelanto: Permite la aceleración de la actividad sucesora.

Retraso: Causa demora en la actividad sucesora.

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