Actividad de proyecto 9

Actividad de aprendizaje 1: Estructurar el plan de contingencia y los

recursos necesarios para su implementación de acuerdo con los riesgos
endógenos y exógenos y su impacto en el flujo de distribución.

1. Cree un grupo de trabajo con dos (2) compañeros. Para conformarlo tenga
en cuenta que sus compañeros estén trabajando con empresas y productos
similares a los que usted ha utilizado en las actividades de proyecto
anteriores y realice un listado con el nombre de las tres empresas.  

Trabajé con los temas de arándanos y yogurt, y decidí hacerlo yo mismo.

2. Seleccionen una de las tres (3) empresas.

Seleccione la empresa El Recreo S.A.S.

3. Identifiquen en el proceso de distribución de la empresa los riesgos

externos, internos y sus características (a qué, a quién, cómo los puede
afectar y cuál es el nivel del riesgo).
 A que: A través de este análisis hemos podido darnos cuenta que se afecta la economía
de la empresa cuando hay malos manejos y distribuciones de manera inequitativa.

 A quien: Pueden verse afectados trabajadores, junta directiva, proveedores y clientes,

entre otros.

 Como los puede afectar: Se pueden verse afectados tanto como administrativamente,
financieramente, logísticamente, emocionalmente, entre otras.

 Niveles de riesgo: Riesgo Alto: Riesgo Medio: Riesgo Bajo:

Se puede dar en un contexto de inestabilidad económica, perdida de financiación o

conflictos laborales. Depende de factores internos o externos en actividades que
requieren controles claves. Son riesgos normales a los que está expuesto la empresa
cada día.

4. Establezcan los escenarios de riesgo, para ello utilicen la técnica

estructurada “What if?” (¿y sí...?).
Escenarios ¿y sí?  ¿Y si, la empresa pierde financiación?
 ¿Y si, la empresa pierde clientes?
 ¿Y si, la empresa pierde sus proveedores?
 ¿Y si, la empresa no cuenta con los recursos para seguir operando?
 ¿Y si, la empresa pierde credibilidad con los bancos?
 ¿Y si, los trabajadores de la empresa entran en huelga?
 ¿Y si, la empresa se retrasa en el pago a sus trabajadores?
 Entre otras…

5. Elaboren un mapa de riesgos.

Aumento de Costos Reprocesos Procesos que no se realizan

Pérdida de clientes

No hay retroalimentación de clientes Capacitación Inadecuada Pérdida de Ingresos

Debilitamiento de Imagen

No hay gestión de PQR Falta de visión estratégica

Incorrecta estructuración de planeación y riesgo.

6. Realicen la evaluación de los riesgos encontrados, la operación y el

proceso.

RIESGOS INTERNOS Baja calidad del producto o servicio prestado.

RIESGOS EXTERNOS

 Inestabilidad política.
 Inestabilidad económica.
 Poca fiabilidad del proveedor.
 Interrupciones del suministro.
 Fallo en el equipamiento intralogistico y fallo en comunicaciones.
 Incertidumbre en la demanda o pobre proceso del pronóstico.
 No cumplimiento de normas internas.
 Huelgas o conflictos laborales.
 Falta de comunicación interna en la organización.
 Escasa política de colaboración con proveedores.
 Manipulación indebida de los productos.
  Condiciones climatológicas adversas.
 Desastres naturales.
 Pobre infraestructura.
 Cambios continuos de regulación.
 Presiones externas de clientes.
 Fluctuación de la moneda.

7. Establezcan las estrategias y tácticas a utilizar según los estándares

nacionales e internacionales.

 Estrategias Nacionales Ofrecer productos de alta calidad Generar un

abastecimiento constante Aumentar la capacidad en el territorio nacional
Realizar alianzas estratégicas Intercambio de información para difusión
tecnológica. Diferenciación entre ofertas de la competencia. Contribuir al
desarrollo.

 Estrategias Internacionales Ofrecer productos de alta calidad Generar un alto

abastecimiento alto para la demanda internacional Aumentar la capacidad
mayormente para poder entrar en nuevos mercados Realizar alianzas
estratégicas Intercambio de información para difusión tecnológica.
Diferenciación entre ofertas de la competencia. Aumentar la eficiencia y
contribuir al desarrollo en asuntos internacionales.

8. Realicen el plan de recuperación, teniendo en cuenta los siguientes

puntos:

 Detallen los pasos a seguir en la recuperación en cuanto a qué y cuándo

se debe hacer y las acciones a desarrollar de acuerdo con cada uno de los
riesgos identificados.

 Determinen las tendencias sobre los resultados esperados en caso de que

se de el riesgo.

PLAN DE RECUPERACIÓN: EVALUACION DE RIESGOS

La empresa debe evaluar los posibles desastres que puedan surgir. En donde se deben
crear una lista de potenciales riesgos para las funciones del negocio y crear finalmente un
plan de respuesta de emergencia.

PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS

PLAN DE CONTINUIDAD

SUMINISTROS ESENCIALES COMPILAR INFORMACION

REPORTAR PERDIDAS PROVEEDORES Y CLIENTES REGISTROS DE DATOS Y
SEGURIDAD

Se deben tomar las acciones en cuanto se produce alguna acción inadecuada en la

empresa, en donde se deben explicar los pasos a todos los miembros de la organización
para mantenerse estables, en el cual se deben realizar protocolos estrictos y sesiones
regulares de capacitación. Se debe dar un plan de continuidad de los negocios, ya sea
exactamente el inicio de las operaciones el cual se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. Impacto - Análisis
2. Estrategias de recuperación
3. Desarrollo del plan
4. Capacitación y pruebas Se componen ya sea de auxilios, agua, dinero, cargadores,
sistemas de respaldos.

Aquí las empresas necesitaran tener un listado completo de lo siguiente:

1. Autoridades
2. Agencias de emergencia
3. Clientes
4. Proveedores
5. Seguros
6. Bancos
7. Entre otros Dar reportes de las perdidas en todos los ámbitos de la organización, ya
que así se lleva un control riguroso de esta. Buscar soluciones frente a las problemáticas
que se presenten frente a los clientes y proveedores. Mantener y duplicar los registros de
datos, documentos y contratos importantes, manteniéndolos almacenados en una nube
de alta seguridad.

9. Elaboren el plan de comunicación, para ello tengan en cuenta los

siguientes aspectos:
 Protocolos de comunicación.
 Responsables.
 Tareas de comunicación asignadas.
 Identificación y descripción de los medios de comunicación existentes en
la empresa, para informar eventualidades en los procesos de distribución.

PLAN DE COMUNICACIÓN INTERNO

1. Crear comunidad, debido a que, si los trabajadores se sienten parte de la empresa,

consideran esto y están a gusto, serán más productivos y eficientes.

2. Favorecer el flujo de información entre la plantilla y la empresa. Dar a conocer

novedades y cambios.

3. Una buena relación empresa-trabajador genera fidelidad.

4. Mejora la eficiencia, hacer que los empleados estén informados y conectados entre
ellos.
5. Identificar el talento y potencial de cada uno de los empleados.
6. Conseguir puntos de vista sobre la gestión de la marca y saber cómo mejorar.

PLAN DE COMUNICACIÓN EXTERNO

Proyectar una buena imagen y fortalecer la marca. Ayudar a conocer los recursos que
necesitas para cada acción y reducir costes. Llegar y conocer mejor al público objetivo.
Establecer pautas a cortos, medio y largo plazo. Ganar visibilidad y confianza en los
nuevos clientes.

PLAN DE COMUNICACIÓN: Al realizar un análisis tanto externo como interno de la

empresa.

 Análisis de entorno: Realizar un estudio de mercado y mirar cómo se encuentra el

mercado en que el desarrollamos la actividad.

 Análisis de la empresa: Analizar todo lo externo a la empresa, para detectar posibles

amenazas y oportunidades.

 Análisis DAFO: Usar esta metodología para analizar las características internas
(Debilidades y Fortalezas) y la situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una
matriz cuadrada. Se deben definir los objetivos claros para la elaboración del plan y
buscar alcanzar los objetivos dependerá de la efectividad con que se realice el plan para
esto los.

DEFINICION DE OBJETIVOS: objetivos deben ser:

 Específicos
 Medibles
 Alcanzables
 Orientados a resultados
 Establecidos en un periodo determinado Definir a quien nos dirigimos, cual es nuestro
público, que edad tiene.