UNIVERSIDAD DE MANAGUA UDEM

RESUME DE LOS SISTEMAS CONTABLES AUTOMATIZADO

NOMBREː CONCEPCION EMILIA HERNANDEZ MEJIA

DOCENTEː MARVIN SOTO

La contabilidad automatizada es el uso de software para completar las tareas de contabilidad
tradicionales. Muchos propietarios de negocios dudan en cambiar a la contabilidad
automatizada. Normalmente, esto se debe a que requiere cambios en tu proceso y una
inversión financiera, y es algo nuevo para ti.
Sin embargo, la automatización de la contabilidad no es algo de lo que habría que alejarse:
debería ser abrazada como una herramienta útil para tu negocio. La automatización del flujo de
trabajo de contabilidad puede ahorrarte tiempo y ayudarte a asegurar que tus finanzas sean lo
más exacto posible. En esta guía, te daremos un resumen de lo que es la contabilidad
automatizada y de cómo puede beneficiar a tu negocio.
La contabilidad automatizada está utilizando software para completar las tareas de
contabilidad. La contabilidad computarizada no es nada nuevo, pero en los últimos años, la
automatización ha incrementado la funcionalidad de estos programas a pasos agigantados.
Al aprovechar la inteligencia artificial y otras funciones sofisticadas, el software de contabilidad
puede hacer todo, desde el seguimiento y el registro de las transacciones hasta la
generación de estados financieros. Esto significa que las tareas como el ingreso de datos y los
cálculos de comprobación ya se están atendiendo, por lo que los profesionales de la
contabilidad se pueden concentrar en las tareas del concepto general.
Aunque Microsoft Excel es una herramienta indudablemente útil, es tiempo de actualizar
tu contabilidad. Las opciones de software de contabilidad avanzadas como QuickBooks, pueden
revolucionar la manera en que tu negocio maneja los procesos de contabilidad.

La contabilidad automatizada vs. la contabilidad manual

La diferencia principal entre la contabilidad automatizada y la contabilidad manual es que el
software es el responsable de completar prácticamente todos los aspectos de tu teneduría de
libros y contabilidad. En lugar de tener un departamento de contabilidad totalmente personal o
contadores públicos contratados para ayudarte con estas tareas, el software te hace la mayor
parte del trabajo.

Aunque la contabilidad automatizada no elimina completamente la necesidad de la ayuda de

un profesional de la contabilidad, puede minimizar tu dependencia en uno. El software de
contabilidad sirve para simplificar todas las tareas menores necesarias para la contabilidad,
pero la perspectiva de un contador puede seguir siendo valiosa para tu negocio. Por ejemplo,
un contador puede interpretar las ideas y los datos financieros y ayudarte a tomar decisiones
informadas sobre tu negocio en marcha.

Beneficios de la contabilidad automatizada.

Siempre que haces un cambio para tu negocio, tiene sentido que quieres asegurarte de que es
una inversión que añada valor. Según el Journal of Accountancy , el 79% de los ejecutivos creen
que la IA en la contabilidad conduce a una mayor productividad, entre otras ventajas. No
importa lo sencilla o compleja que sea la contabilidad de tu empresa, ten la seguridad de que la
contabilidad automatizada puede mejorar significativamente tu flujo de trabajo contable y las
operaciones generales.

Automatizar la contabilidad de tu negocio incluye muchos beneficios para tu empresa:

 Ahorra tiempo: Ya sea que actualmente tú o uno de tus empleados estén completando
las tareas de teneduría de libros y contabilidad, es trabajo que les consume recursos
 valiosos. El valor del ahorro de tiempo no debería ser subestimado. La conversión de tu
sistema de contabilidad a la contabilidad automatizada puede ahorrarte el tiempo que
te tomarías para ingresar información, revisar tus cálculos, ejecutar informes, etc. Y eso
sin mencionar el efecto dominó que tendrá en otros flujos de trabajo. Si usas los
servicios financieros externos, esto significa horas menos facturables y para el personal
de contabilidad interno, un aumento en la productividad.
 Reduce los errores: El ingreso manual de datos puede estar plagado de errores,
especialmente al registrar un gran número de transacciones a la vez. Al integrar tu
software de contabilidad con otras herramientas, los datos se pueden actualizar
automáticamente, asegurando que se hayan registrado correctamente.
 Ahorra dinero: En lugar de tener que contratar a un contador de tiempo completo,
puedes pagar una suscripción de software para que te haga la mayor parte del trabajo.
El precio inicial del software de contabilidad de QuickBooks es de $25 por mes. Esta
herramienta puede simplificar significativamente los procesos de contabilidad, lo que
significa que tu equipo de finanzas necesitará dedicar menos tiempo y recursos a estas
funciones.
 Proporciona ideas valiosas: En lugar de dejar a tu criterio las interpretaciones de tus
datos financieros, tienes acceso a informes detallados y fáciles de leer. Tener un buen
entendimiento de la situación financiera de tu empresa es crítico para una mejor toma
de decisiones y una estabilidad a largo plazo.
 Mejora la gestión del flujo de efectivo: Muchos propietarios de negocios luchan con la
gestión del flujo de efectivo, lo que puede ser perjudicial para su subsistencia. Es
comprensible, la gestión del flujo de efectivo puede ser difícil, especialmente si la
contabilidad se hace incorrectamente. Al automatizar tu contabilidad con software
sofisticado, puedes acceder a herramientas que harán que la previsión de tu flujo de
efectivo sea mucho más fácil. Con el análisis de datos y la presentación de informes en
tiempo real, puedes obtener ideas precisas del flujo de efectivo en un vistazo.
 Simplifica la declaración de impuestos: La declaración de impuestos, ya sea a nivel
personal o en el ámbito de negocios, es algo a lo que la mayoría de nosotros tememos.
Sin embargo, con la contabilidad automatizada, la declaración de impuestos
empresariales se vuelve una carga mucho menos pesada. Monitorea el millaje, guarda
recibos, da seguimiento a los impuestos sobre ventas y maximiza las deducciones, todo
con el software de contabilidad de QuickBooks.

Además de estas ventajas, la contabilidad automatizada con una solución de software basada
en la nube es mucho más segura. Como sabes, mantener los datos financieros seguros es
esencial debido al aumento de los ataques cibernéticos en la última década. No solo es más
seguro el almacenamiento en la nube, sino también es accesible desde cualquier lugar,
permitiendo que mantengas las pestañas abiertas y compartas información financiera en
cualquier momento.

Las dificultades potenciales de la contabilidad automatizada

Algunas dificultades potenciales que pueden surgir si decides automatizar tus procesos de
contabilidad incluyen:
  Cuestiones técnicas: Ya sea en tu computadora, conexión a Internet o el recién conocer
tu software, a veces se pueden producir problemas técnicos. Sin embargo, aunque los
problemas técnicos son posibles, son pocos y muy espaciados. Además, si estás
utilizando QuickBooks, ofrecemos un gran apoyo al producto, el cual incluye el uso de la
tecnología predictiva para ofrecerte ayuda y recursos antes de que surjan problemas.
 Tiempo de capacitación: Cuando te cambias a la contabilidad automatizada,
probablemente necesitarás invertir algún tiempo en la formación para que todos se
sientan cómodos con el software. Afortunadamente, el software de contabilidad
moderno está diseñado para ser fácil de usar, por lo que puedes hacer que tu equipo se
ajuste sin tardanzas. Con QuickBooks Online Advanced puedes reservar una guía del
producto gratis.
 Complejidad: Para algunas empresas, cierto software de contabilidad puede ser
demasiado complejo o costoso para sus necesidades. Estos programas extensos pueden
ser abrumadores y difíciles de navegar. Dicho esto, puedes encontrar soluciones de
contabilidad automatizadas, como QuickBooks, que te permiten seleccionar planes de
niveles basados en tus necesidades.

Los beneficios superan por mucho las desventajas percibidas que podrías estar considerando
cuando se trata de si deberías automatizar la contabilidad o no.

Qué cualidades buscar en el software de contabilidad

No todo el software de contabilidad es exactamente igual. Si estás considerando automatizar la
contabilidad de tu negocio, deberías tomarte el tiempo para comparar diferentes softwares,
específicamente buscando las siguientes cualidades:

 Interfaz de usuario intuitiva

 Características robustas
 Contabilidad basada en la nube
 Integración con otras herramientas
 Acceso multiusuario
 Aplicación móvil
 Seguimiento del tiempo
 Clasificación automática: ventas, gastos, impuesto sobre ventas, etc.
 Procesamiento de facturas y plantillas fáciles de usar
 Informes con ideas significativas
 Procesamiento de pagos
 Gestión del flujo de efectivo
 Control de inventarios
 API avanzada

Encontrarás que el software de contabilidad de QuickBooks verifica todos estos conceptos, y

mucho más. Automatiza tu contabilidad hoy con Quickbooks Online Advanced.
Al encontrar software de contabilidad con una amplia variedad de herramientas, tu negocio se
beneficia a de manera general. Una vez que automatizas tu sistema de contabilidad, aumenta la
productividad y abre recursos para hacer frente a otros desafíos. Aunque podría parecer un
pequeño cambio, automatizar la contabilidad puede tener un impacto duradero en cómo
administras tu negocio.