INSTITUTO

TECNOLOGICO DE
APIZACO
DISEÑO ORGANIZACIONAL

MARIA FERNANDA PEREZ MORENO

CLASE:4-5PM
 TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

¿Qué son las técnicas de organización?

son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional;
son disponibles durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo
con las necesidades de cada grupo social.

Las principales técnicas de organización son las siguientes:

 
1. Organigrama: Son representaciones graficas de la estructura formal de una
organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
 
2. Manuales: Son documentos detallados que contiene en forma ordenada y
sistemática información acerca de la organización de la empresa.
 
3. Diagramas de procedimientos o de flujo: Es la representación gráfica que
muestran las sucesiones de los pasos de que consta un procedimiento.
 
4. Carta de distribución de actividades (Diagramas de distribución del
trabajo): Se analizan los puestos que integran un departamento o sección,
para lograr una división de funciones y mejorar la estructura de los grupos de
trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince
personas.
 
5. Análisis de puestos: Es una técnica en la que se clasifican
pormenorizadamente las labores que se desempeñan en una unidad de
trabajo específica e impersonal (puesto), así como las características,
conocimientos y actitudes, que debe poseer el personal que lo despeña.
Como podemos observar, para organizar una empresa se utilizan diferentes
técnicas y una de ella son los organigramas los cuales son básicos para
establecer la estructura organizacional de una empresa

CUESTIONARIO

¿Qué partes comprende un manual de organización, manual

de bienvenida y manualidad de calidad?

MANUAL DE ORGANIZACION
Documento que contiene información detallada referente a los
antecedentes, marco jurídico administrativo, estructuras y
funciones de las unidades administrativas que integran la
institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicación y coordinación;
asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.

MANUAL DE BIENVENIDA
El manual de bienvenida es un soporte de comunicación
imprescindible en el plan de acogida y de gran utilidad para
cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o
directivo. Este manual resume la cultura corporativa de la
organización; incluye toda la información necesaria y útil para que
la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva
posible.

3 objetivos del Manual:

1.- Acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de

gestión y la cultura corporativa
2.- Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a
la información ofrecida por otros canales (entrevista personal,
vídeo-bienvenida…) con la finalidad de informar sobre las reglas y
normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura
corporativa.
3.- Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el
proyecto corporativo.

MANUAL DE CALIDAD
El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde
se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a
la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que
apuntan al cumplimiento de dicha política.
El Manual de la calidad ha de proporcionar información acerca del
SGC de la organización y ha de especificar:
1. El alcance del SGC (incluyendo los detalles y la justificación de
cualquier exclusión)
2. Los procedimientos documentados establecidos para el SGC (o
referencia a los mismos)
3. Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC de
la organización.
Además, también puede incluir:
-Las actividades de la organización.
-Las características principales del SGC.
-La política de calidad y los objetivos a ella asociados.
-Declaraciones relativas a responsabilidad o autoridad.
-Una descripción de la organización (por ejemplo, un organigrama)
-Cómo funciona la documentación y dónde debe dirigirse el
personal para encontrar los procedimientos acerca de cómo hacer
las cosas
-Una definición de los términos que tengan un significado singular
para la organización.

El Manual de calidad puede utilizarse para facilitar una panorámica

general o “mapa del SGC”. Su formato y la estructura son decisión
de la organización y dependerán de su tamaño, cultura y
complejidad. Además, algunas organizaciones pueden elegir
utilizarlo para otros propósitos (por ejemplo, fines comerciales). En
definitiva, debería ser un verdadero documento de trabajo.
¿Cuál es el objetivo de un manual de organización y de
calidad?

MANUAL DE ORGANIZACION
Objetivo General:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la
estructura orgánica y funcional formal, así como los tramos de
control y responsabilidad y los canales de comunicación que
permitan una adecuada funcionalidad administrativa de la
institución.
Objetivos específicos:
 Definir la estructura orgánica formal de la institución que
establezca los niveles jerárquicos, líneas de autoridad y
responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
 Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto
y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de
trabajo y duplicidad de funciones.
 Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada
interrelación entre las unidades administrativas integrantes de la
institución.
 MANUAL DE CALIDAD

Objetivos:
 Declarar la Política de la Calidad de la empresa y recoger la
estructura soporte que garantice su aplicación.
 Definir los requisitos generales que deben ser establecidos en la
empresa para garantizar la implantación del Sistema de la
Calidad y su cumplimiento, con las normas aplicables.
 Constituir la base para la presentación de la empresa al exterior,
mediante la información que proporciona sobre el nivel de
calidad que puede alcanzar en sus bienes o servicios.
 Ser un documento operativo dentro de la empresa al definir
específicamente, en el ámbito de su organización, las
responsabilidades en lo referente a la calidad.
 Constituir la parte relativa a la calidad de los requisitos que se
establecen, de forma contractual, entre la empresa, el proveedor
y el cliente.

¿Quién debe resguardar y dar a conocer un manual de

organización y calidad?
Están obligados a elaborar y mantener actualizado el manual de
organización todas las dependencias y los organismos públicos
descentralizados, así como cada una de sus unidades
administrativas y órganos desconcentrados; y los fondos y
fideicomisos y empresas de participación estatal mayoritaria que,
así lo marque su ordenamiento de creación.
¿Cada cuánto y por qué motivo se lleva a cabo una revisión
al manual de organización y al manual de calidad?
La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organización
surge al modificarse las tareas al interior de los órganos
administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en
su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias,
entidades o unidades administrativas deberán informar
oportunamente a los responsables de elaborar el manual de
organización, sobre todo cambio en torno a las actividades o
responsables de proporcionar un servicio, al público o de apoyo
interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones
correspondientes.
¿Qué es un mapa de procesos y que objetivos persigue?
El mapa de procesos forma parte del conjunto de acciones
encaminadas a incrementar la calidad de la organización. Cuando
se realiza de forma correcta, el mapa de procesos mostrará un
objetivo concreto y nos ayudará a medirlo frente a los objetivos
generales de la empresa. 
¿Dónde encuentro documentado y publicado un mapa de
procesos?
El mapa de procesos dará una idea del flujo de trabajo del proceso,
lo que ayudará a comprender el proceso y su funcionamiento e
identificar secuencias de eventos, puntos de decisión y tiempos de
espera / demoras. Pueden por tanto ayudar a agilizar las
actividades al identificar y eliminar los pasos sin valor agregado.
En ellos se definen métricas de calidad y articulan medidas de éxito
como puede ser las características del producto que cumple con las
expectativas de calidad.
El mapeo de procesos enumera específicamente qué roles dentro
de la empresa son responsables de cada paso, suavizando las
transferencias y evitando cuellos de botella, juegan con la fuerza
del cerebro para reconocer y recordar patrones de forma
visualmente intuitiva y deben comunicar quién, qué, dónde, cuándo
y cómo de un proceso.

¿Cuántos niveles tiene un mapa de procesos?

Los mapas de procesos, a menudo utilizados por las empresas, son
imágenes de las actividades que se están produciendo en cualquier
tipo de proceso. También se refiere a menudo a diagramas de flujo.
El mapeo de procesos es el procedimiento de aprender a
comprender y analizar las razones por las que un proceso "actúa" o
"se comporta" de una manera específica. Luego, una vez que se
analiza un proceso, el mapeo puede utilizarse con el fin de
mejorarlo facilitando los componentes de la situación y haciéndolos
más convenientes.
En algunos casos, este mapeo conduce a la formulación de un
proceso totalmente nuevo o hace que ciertos elementos del
proceso sean infalibles. Varios niveles del "proceso" se asocian con
el mapeo de procesos.
Nivel macro
El nivel macro es el primer nivel del proceso de mejora. Este nivel
por lo general existe para ofrecer una visión detallada de un
proceso completo o de varios procesos diferentes.
Nivel mínimo
El nivel mínimo es el más popular dentro de los niveles de mapeo
de procesos. En este nivel, los mapas de los procesos suelen cruzar
las fronteras departamentales y llevar a que varias personas se
mezclen. Cada paso en este nivel simboliza una actividad. Las
actividades representadas también constan de muchas tareas
diferentes.
Nivel micro
El nivel micro es el nivel de proceso que a menudo se requiere para
llevar a cabo un análisis exhaustivo, detallado y extenso de
cualquier tipo de proceso de trabajo o función. Todos los pasos
diferentes bajo el nivel micro son tareas. La mayoría de estas tareas
se llevan a cabo por una persona individual. Después de observar y
llevar a cabo todos los niveles del proceso, es vital desarrollar un
acuerdo o entendimiento de cada dueño del proceso con respecto
a la definición y propósito de toda la situación.