SELECCIÓN, EVALUACION,

REEVALUACION Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES

CODIGO: GC-SGC-01 VERSION 01 FECHA 03/03/2022

DESCRIPCION EMITIDO REVISADO APROBO

JUAN CAMILO MINA
NOMBRE
AUXILIAR DE CALIDAD
CARGO
05/03/2022
FECHA

FIRMA
 Versión 01.

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CODIGO: GC-SGC-01

HOJA 1 DE 10

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACION, REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO
DE PROVEEDORES

CONTENIDO

1. OBJETO 2

2. ALCANCE 2

3. REFERENCIA 3

4. DEFINICIONES 4

5. RESPONSABILIDADES 5

6. DESARROLLO 6

7. FORMATO 7

8. LISTA DE DISTRIBUCION 8

9. HISTORIAL DE REVISIONES 9
 10. ANEXOS 10

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HOJA 2 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACION, REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO
DE PROVEEDORES

1. OBJETO

Establecer los pasos a seguir para seleccionar, evaluar, reevaluar y dar seguimiento a
los proveedores en función de su actitud para cumplir con los requisitos exigidos por
el GRUPO MANUELITA S.A, así como definir el tipo de control a ejercer sobre
ellos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para reclutar, seleccionar, evaluar reevaluar y dar

seguimiento a los proveedores que ingresan a GRUPO MANUELITA S.A, hasta
garantizar el cumplimiento de los requisitos establecidos según las políticas y los
indicadores de desempeños o ( KPI ) de las empresa

3. REFERENCIA
NTC-ISO SISTEMA DE GESTION 2ª ACTUALIZACION/
ALA CALIDAD OCTUBRE DEL 2015
9000 DE 2015
FUNDAMENTOS Y
VOCABULARIO
 NTC-ISO SISTEMAS DE GESTION DE 4ª ACTUALIZACION/
LA CALIDAD REQUISITOS SEPTIEMBRE DEL 2015
9001 DE 2015
GTC-ISO APLICACIÓN DEL 4ª ACTUALIZACION/ MAYO
CUADRO DE MANDO DEL 2018
9004 DE 2018
INTEGRAL PARA EL
ÉXITO SOSTENIDO
NTC-ISO PROCEDIMIENTOS DE 1ª ACTUALIZACION/ ABRIL
MUESTREO PARA DEL 2002
2859-1 DEL 2002
INSPECION POR
ATRIBUTOS
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HOJA 3 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACION, REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO
DE PROVEEDORES

(3.3.1) MARCO LEGAL

 NTC ISO 9000 DE 2015

 NTC ISO 9001 DE 2015
 GTC ISO 9004 DE 2018
 NTC ISO 2859-1 DE 2002

(3.3.2) DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FORMATOS/REGISTROS
 Formato de requisición de materiales
 Orden de compra en firma ( ODC )
 Formato de control de inventarios
 ( TABLA 2-A ) –ISO 2859-1
 Matriz de evaluación proveedores
 Matriz de desempeño proveedores-servicios
 Formato indicadores de desempeño de proveedores
  Formato indicadores de desempeño de compras
 Indicadores claves del desempeño logístico ( KPI )
 Formato de gestión del cambio
 Formato de asistencia a reunión

OTROS
 Acuerdo con proveedores
 Base de datos, registro de consulta de postulantes
 Cotizaciones recibidas
 Correos de soporte referente al proceso
 Soporte de aprobación de ensayo y/o certificados de conformidad
 Factura de compra

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HOJA 4 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACION, REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO
DE PROVEEDORES

4. DEFINICIONES

Partes interesadas (3.2.1 ) Personas u organización que puede afectar, verse

afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad Ejemplo: Clientes,
Propietarios, personas de una organización proveedores banca, legisladores,
sindicatos, socios o sociedad en general que puede incluir competidores o grupos de
presión con intereses opuestos NOTA 1 a la entrada este término constituye uno de
los términos comunes y definiciones esenciales para las normas de sistema de gestión
que se proporcionan.

 Acción correctiva (3.3.2): Acción para eliminar la causa de una no

conformidad y evitar que vuelva a ocurrir Nota 1 a la entrada puedo haber más
de una cause para una no conformidad.
  Corrección ( 3.3.3 ): Acción para eliminar una no conformidad detectada

 Auditoria (3.2.4): Proceso sistemático, independiente y documentado para

obtener evidencias objetivas y evaluarías de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoria.

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HOJA 5 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACION, REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO
DE PROVEEDORES

5. RESPONSABILIDADES.

El presente procedimiento define como responsable de su cumplimiento la alta

dirección y los cargos administrativos que intervienen en la selección, evaluación re-
evaluación y seguimiento de GRUPO MANUELITA S.A (anexo 1).

6. DESARROLLO.
ITEM DESCRIPCION REGISTRO RESPONS
ABLE
1 RESECCION DE REQUESICION: El Formato de Coordinad
coordinador de producción debe solicitar requisición or de
de manera escrita en el formato ya de materiales producción
establecido toda la información con / gerencia
respecto a este requerimiento. de
compras.
2 ESPECIFICACIONES DEL PRODUCTO: Formato de Coordinad
Diligenciar toda la información de lo requisición or de
requerido (si se cuenta con ella) de ser un de producción
insumo o requerimiento nuevo, proveer materiales. .
las especificaciones que se tengan y
relacionar el área y la persona encargada.
3 POSIBLES PROVEEDORES: Revisar Base de Coordinad
base de datos con los proveedores datos, or de
existentes para validar si suplen la registros de compras
necesidad o de lo contrario consultar consultas de
proveedores nuevos que cumplan con los postulantes
requisitos

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HOJA 6 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACION,

REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO DE
PROVEEDORES

4 ANALISIS DE Se entregan Gerencia/

COTIZACIONES: Se entrega a cotizaciones coordinador de
gerencia, cotizaciones compras.
5 APROBACION DE Aprobación de Gerencia/
COTIZACIONES: Aprobación gerencia coordinador de
evidenciada a coordinador de compras
compras para seguir con el
proceso.
6 SOLICITUD DE ENSAYO Y/O Correo soporte Coordinador
 CERTIFICADO DE con la solicitud a de producción/
CONFORMIDAD: Se realiza la los posibles área.
solicitud de material para proveedores
ensayo, se entrega al solicitante
del requerimiento, se realiza
acompañamiento para la
valoración de resultados.
7 SELECCIÓN DE Soporte de Coordinador
PROVEEDORES: Con base a aprobación de de compras
la valoración de resultado o ensayo y/o
análisis de certificado de certificado de
conformidad se selecciona el conformidad.
proveedor que cumple con lo
requerido.
8 INCLUIR EN EL LISTADO DE Base de datos Coordinador
ACEPTABLES: Se registran en de compras.
la base de datos ( SIESA )
9 ELABORACION DE ORDEN Orden de compra Auxiliar de
DE COMPRA: Se implementa compras/
formatos de compra permitiendo gerencia
especificar el producto a
comprar.

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HOJA 7 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACION,

REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO DE
PROVEEDORES

10 ACUERDO CON Registro de Coordinador de

PROVEEDORES: El proveedor compra a compras/gerencia
suministra una orden de compra. terceros
11 RECEPCION DE MATERIALE: Verificación por Auxiliar de
Se deberá verificar las facturas medio de almacén/
de compra, evaluando si cuentan facturas de logística
 con las características del compra
material en el área de
almacenamiento
12 EVALUACION DE MUESTRAS: Evaluación de Auxiliar de
Se debe hacer un procedimiento muestras del calidad.
que permita evaluar los producto para su
materiales mediante un plan de aprobación.
muestreo se puede hacer por
medio de las tablas military
estándar.
13 APROBACION O RECHAZO DE Se sella como Auxiliar de
MATERIALES: Se verifica el producto calidad
estado del producto solicitado aprobado si
verificando que cumpla con los cumple los
requisitos establecidos. estándares y/o
no conforme
14 ESTADO, CONTROL Y Se verifica el Auxiliar de
ROTACION: Se verifica la estado de los almacenamiento.
entrada y salida de materiales materiales para
para una adecuada rotación y un adecuado
control en el área de control y
almacenamiento. rotación.
15 CALIFICACION Y Se realiza una Gerencia.
SEGUIMIENTO: Se realiza un calificación y un
análisis y una evaluación de las seguimiento por
actividades realizadas, por el medio de una
proveedor de acuerdo a la evaluación de
especificaciones de la empresa. satisfacción.

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HOJA 8 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACION,

REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO DE
PROVEEDORES

16 RECONOCIMIENTO A Se realiza Gerencia.

PROVEEDORES: reconocimiento a
 Que: (los proveedores permiten proveedores.
un seguimiento, un
reconocimiento por los servicios
o materiales)
Como: ( por medio de
certificados o cartas hechas en
herramientas digitales )
Dónde: ( área administrativa )

17 ASISTENCIA A Se realiza Gerencia.

PROVEEDORES: Se requiere de reconocimiento a
una estrategia directa y un los proveedores.
mejoramiento continuo de un
producto por medio del dialogo,
brindando sugerencias de
mejora, e implementando
formatos que dejen constancia
de dicho procedimiento.
18 AUDITORIA INTERNA: Realizar Se analizan y Gerencia.
métodos que permitan evaluar evalúan los
cada proceso por medio de procedimientos
formatos realizados en Excel. de las diferentes
Que permitan información clara y áreas
ordenada cuando sea necesaria. manteniendo un
registro que
recoja todas las
evidencias de los
procesos para
así mejorar las
operaciones en la
empresa.

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HOJA 9 DE 11

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN, EVALUACION,

REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO DE
 PROVEEDORES

7. FORMATOS

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REEVALUACION Y SEGUIEMIENTO DE
PROVEEDORES

8. LISTA DE DISTRIBUCION.

 Gerente general
 Coordinador de área
 Almacenista/auxiliar de compras
 Líder SGC.
 Líder SST

9. HISTORIAL DE REVISIONES.