UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERÍA

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

SISTEMA DE PAGO DE MATRÍCULA Y PENSIONES

I.E.P Heraldos del Saber

CURSO :
MODELAMIENTO DE DATOS (ST-203W)
PROFESOR :
MEDIANERO ACOSTA, JORGE
INTEGRANTES :
CHIRINOS QUILCARO, ROLANDO ELVIS
ALVARADO NIÑO, DANIEL ALEJANDRO
BRAVO JUAREZ, JHON FRANK
………

CICLO : 2011-1

Sábado, 21 de Mayo de 2011

Lima – Perú
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo trata acerca del estudio del proceso existente acerca del
sistema de pago de matrícula y pensiones en una institución educativa privada, en
este caso, el Colegio HERALDOS DEL SABER del distrito de Independencia.

Comenzaremos viendo una pequeña descripción de la institución educativa en

estudio, luego pasamos a ver sus procesos, poniendo mayor énfasis en el proceso
de matrícula y el pago de pensiones identificando así los problemas existentes y
escogiendo de esto, dos problemas que consideramos las más importantes y
como grupo propiendo las soluciones respectivas.

También presentamos los diagramas de casos de uso con sus respectivas

narrativas de caso de uso en el presente trabajo.
 1. Presentación y Descripción del Sistema

1.1. Descripción de la Empresa

“I.E.P Heraldos del Saber” es una empresa privada con casi 08 años de existencia
en el rubro Educativo, que cuenta con personal docente altamente capacitado
para brindar a sus estudiantes del nivel primario y secundario un servicio de
enseñanza con satisfacción garantizada por niveles BASICO-INTERMEDIO y
AVANZADO.

1.2 Sede

Algunos datos de la sede son:

Sede : Jr. 12 de Julio N°190 Distrito de Independencia

Teléfono : 6953109
Horario de Atención : Lunes a viernes de 8:00a.m. a 15:30p.m.
Persona de contacto: Lic. Julio Bravo Camaca (Director de la I.E.)

1.3 Distribución de la Infraestructura.

El Centro Educativo está ubicado en el distrito de Independencia cuenta con una

área de casi 250m2. En la parte superior está ubicada la Dirección y en la parte
inferior existen aulas de Educación Primaria, Secundaria y el laboratorio de
cómputo

Piso 1: Administrativa – Primaria (1-2)

Piso 2: Alumnado (Primaria 3-4) – Secundaria (Básico) –Laboratorio Computo
(10 Pcs P4)
Piso 3: Alumnado (Resto Primaria) – Secundaria (Intermedio y Avanzado)

1.4 Misión

Contribuir a que los alumnos y alumnas desarrollen sus capacidades y actitudes

que le garanticen desempeños satisfactorios en su vida teniendo como principal
actor del conocimiento el personal Docente altamente Calificado.

1.5 Visión

Ser reconocidos como un colegio líder en el Cono Norte, a través de una

formación integral del alumnado mediante su sistema de enseñanza.
La IEP Heraldos del Saber funciona desde el año 2003 y actualmente el colegio
tiene aproximadamente 200 alumnos en total entre primaria y secundaria; y 15
profesores, 2 trabajadores administrativos y 1 de apoyo.

2.Documentación y Formatos de Registro

Los documentos de los alumnos son archivados en Files únicos por alumno. Los
Registros que se utilizan dentro del Colegio son tipiados a mano por la secretaria
que trabaja en el área de recepción, la cual se vale de los documentos para
elaborarlos en Cuadernos, Word y Excel y tener un Registro Interno de cada uno
de los alumnos.

Los documentos que se utilizan son documentos como La Ficha Única de

Matrícula y el certificado de estudios que es elaborada y visada por la UGEL y
rellenada por el Colegio en cuestión, también se presenta en esos FILES, la
Boleta de Notas, que es llenada por el Colegio a fin de año, el DNI del alumno, el
certificado de conducta y las fotos actualizadas de cada alumno.

En la parte de los flujos presentaremos los documentos que son necesarios para
los Sistemas de Pago de Matrícula y Pensiones, así como también se presentan
los registros internos que se utilizan dentro del Colegio.

3. Descripción de la Problemática

3.1 Problemáticas

El colegio Heraldos del Saber es relativamente nuevo, tiene 8 años funcionando, y

la cantidad de alumnos es mediana pero está en crecimiento paulatinamente, lo
cual generará a su vez que existan más registros por cada alumno inscrito.

Por lo que se puede ver que requieren una herramienta que pueda manejar todos
estos registros para sus operaciones del día a día. No sólo de Matrícula y Pagos,
sino también para llevar otras operaciones, como el Control de Asistencias o de
Notas.

Los alumnos en sí no tienen un código para ser identificados dentro del colegio, el
código que se usa en sus Files de documentos internos es el Código de la UGEL.

Existe una demora en el plazo de entrega de documentos por parte de los padres
de familia para sus hijos que vienen de otro colegio en función a que no entregan
sus FICHA UNICA DE MATRICULA y CERTIFICADO DE ESTUDIOS por parte
de la UGEL y el COLEGIO DE PROCEDENCIA, esto genera un retraso en los
registro de cada alumno ya que el colegio tiene que estar llevando uno por uno los
registros ante la UGEL y este institución solo recibe los registros hasta Abril y
luego reapertura en Octubre pero rezagados pero ya con un costo económico de
por medio.

El colegio, en la actualidad, cuenta con equipos informáticos obsoletos que no

ayudan en la automatización de sus procesos de pago de pensiones y de
matrícula.

De estos problemas hemos escogido dos de los cuales nosotros consideramos

importantes y ver las posibles soluciones.

3.1.1 Problema I:

La empresa no cuenta con un sistema de base de datos para registrar las

matrículas y el pago de pensiones, sino que esto se realiza manualmente
mediante un registro interno organizado por fechas en las que se realizaron las
matrículas y el pago de pensiones. Un problema que esto ocasiona es el tiempo
que se pierde al transcribir los datos de la matrícula y del alumno al registro
interno del colegio. Generalmente las pensiones son registradas en recibos
(Boletas internas del colegio) y adicionalmente en cuadernos contables para que
el Contador externo del colegio puedo registrarlos, ordenarlos y luego declararlos
ante la SUNAT.

3.1.2. Problema II:

Existe una pérdida de tiempo en el registro de la FICHA UNICA DE MATRICULA y

el REGISTRO DE NOTAS del alumno ante la UGEL ya que algunos casos de
alumno nuevo o alumnos de traslado existe una demora en la entrega del
documento por parte de la institución que procede y esto genera una pérdida
económica y administrativa por parte de la institución ya que tienen que esperar
hasta Octubre del año Escolar para entregar estos documento para que sean
revisados y visados por la UGEL.

4. Planteamiento de la Solución

4.1. Solución I:

Diseñar e implementar sistema informatizado compuesto por una base de datos y

una INTERFAZ (aplicación personalizada), con la finalidad de que este pueda
almacenar la información del proceso de matrícula y de pensiones de manera
inmediata. Mediante esta aplicación se podrán generar reportes de pensiones y
movimientos, además tendrá opciones para actualizar datos y controlar morosos
y/o corregir alguna eventualidad.

Este sistema solucionará el problema de la pérdida de tiempo en el registro de

almacenamiento y búsqueda de información del alumno, así como se tendrá un
reporte mensual de todos los alumnos del colegio para que esto ayude a la
dirección a tener una información precisa para una adecuada toma de decisiones.

La conexión de la base de datos con la interfaz es decir la aplicación software que

contará el colegio permitirá tener diferentes opciones de búsquedas e ingreso de
documentos (FICHAS) por registro de cada alumno y el registro de sus pagos
mensuales además el sistema contará con la capacidad de poder generar reportes
con la información almacenada.

4.2. Solución II:

Este sistema se desarrollara siguiendo la metodología UML para el modelado del

sistema, ya que esto permitirá comprende mejor funcionalmente el sistema
mediante el uso de herramientas como CASO DE USO y sus RESPECTIVAS
NARRATIVAS, utilizando estas dos herramientas se va poder comprender mejor
los procesos que implica cada operación que realiza la institución y así poder ver
donde existen problemas de demora en la ejecución normal de sus operaciones
del día a día.
 5. Formatos de Análisis de Requisitos

Autor GRUPO

Fecha Lima 14, Mayo 2011

Descripción: Matrícula de Alumnos y Pago de Pensiones

Actores: Director del Colegio, Secretaria y Alumnos

Precondiciones: La matrícula es abierta en Diciembre del año anterior, y el pago

de pensiones se realiza los 5 primeros días del mes presente.

Flujo Normal:
Matrícula
- Secretaría recepciona los documentos y el pago por concepto de
matrícula del padre o apoderado del alumno y pregunta si es alumno
nuevo o antiguo, en cualquiera de los 2 casos:
- Nuevo alumno: Copia DNI, 6 fotos carné, certificado de estudio,
ficha única de matrícula, libreta de notas (opcional), dinero
(indispensable) , certificado de conducta, Dinero Matricula
(indispensable)
- Alumno Antiguo: Documentos anteriores que ya se encuentran
en el colegio (Actualizan los registros), Dinero Matricula
(indispensable)
- En el caso que fuese alumno de secundaria se necesita un prueba
del COEFICIENTE INTELECTUAL ya que esto permitirá ver en
qué estado se encuentra el alumno, dicho sea de paso el colegio
para alumnos de secundaria cuenta con 3 niveles de enseñanza
(Básico-Intermedio y Avanzado), este test es interno generado y
 revisado por el colegio.
- Secretaría revisa que se cumplan los requisitos del alumno.
- Requisitos: Notas aprobatorias (Certificado de Estudios),
Conducta aprobatoria, Coeficiente Intelectual (Alumnos de
Secundaria), Edad Adecuada (Alumnos de Primaria).
- Una vez matriculado el alumno, los documentos de éste son enviados a
la dirección en modo de Ficha documentaria, previo registro interno por
parte de la secretaria en formatos Excel que maneja la institución.
- La Dirección emite una resolución directoral a la UGEL con las actas de
matrícula de los alumnos. UGEL los recepciona y visa estos
documentos.

Pensiones
- Secretaría recepciona documentos y dinero y emite dos recibos de
pago uno para contabilidad (Registro interno) y otro para el
alumno(Comprobante de pago)
- Documentos: Cuaderno de control (indispensable) necesario
para el pago de la pensión.
- Secretaría registra el pago de pensiones y los digitaliza en formatos
hechos en Excel para el control interno.
- Secretaría emite una relación de los alumnos que han pagado la
pensión mediante un formato hecho en Excel.
- Contabilidad registra en un cuaderno de caja el historial de pago de los
alumnos.

Flujo Alternativo:
 Matrícula
Promoción 1: Familiares Directos, si traes a tus hermanos, cada uno pagara
el 80% del costo de la matrícula.

Pensiones
- Familiares Directos, si traes a tus hermanos, cada uno pagara el 80%
de costo de la pensión.
- El pago podría atrasarse de la fecha, pero se firma un compromiso de
pago en el que se compromete a pagar lo restante durante el mes.
- En caso de que un alumno con buen rendimiento no pueda seguir en el
colegio por problemas económicos, el colegio evalúa hacerle
descuentos en los pagos.
- Existen medias becas para aquel alumno que este en el primer puesto
en cada uno de los 3 niveles de enseñanza del colegio.

Post-Condiciones:
- (no encontradas)
Casos de Uso del Negocio

Introducción

Propósito

El propósito es describir y optimizar el funcionamiento de proceso de matrícula y

pago de pensiones de los estudiantes.

Alcance

En estos casos de usos se describen la interacción entre el director, secretaria,

contador, con los diferentes procesos de matrícula, procesos de pago de
pensiones.

Visión general

En este documento presentamos la especificación de los Casos de Uso del

negocio describiendo sus respectivas narrativas

Diagrama de los Casos de uso del Negocio

ACTORES:

Son aquellos que van a interactuar con el sistema que se está desarrollando.

1. Director
2. Secretaria
3. Contador

CASOS DE USO

En estos vamos a describir un patrón de comportamiento que muestra nuestro

sistema de matrícula y pensiones.

1. Secretaria:
 Recepción Documentos de Matricula.
 Recepción Documentos de Pensión.
 Emite un reporte del alumno al día.
2. Contador:
 Realiza cuaderno de caja

3. Director:
 Crea Ficha documentaria.
 Realiza actas de matrícula.