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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
0758.GEC-03
CONTROL DE REGISTROS Rev.0
HOJA

REVISIÓN REVISIÓN REVISIÓN REVISIÓN

HOJA

HOJA

HOJA
0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6 0 1 2 3 4 5 6
01 X 26 51 76
02 X 27 52 77
03 X 28 53 78
04 X 29 54 79
05 X 30 55 80
06 31 56 81
07 32 57 82
08 33 58 83
09 34 59 84
10 35 60 85
11 36 61 86
12 37 62 87
13 38 63 88
14 39 64 89
15 40 65 90
16 41 66 91
17 42 67 92
18 43 68 93
19 44 69 94
20 45 90 95
21 46 71 96
22 47 72 97
23 48 73 98
24 49 74 99
25 50 75 100

REVISION MOTIVO DE LA REVISION

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REPRESENTANTE DEL CLIENTE / REPRESENTANTE DE CSSMA DE LA EMPRESA

ESTADO ACTUAL DEL DOCUMENTO

Elaborado : Aldo Wayar Revisado por: Gustavo López Aprobado por: René Núñez

Fecha y Firma: Fecha y Firma: Fecha y Firma:

Cargo: Jefe de Calidad Cargo: Gerente CSSMA Cargo: Gerente de Proyecto
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1. OBJETIVO

El objeto de este Procedimiento es establecer la metodología para el control de los Registros del
Sistema de la Calidad, Seguridad, Salud y Medio Ambiente de Bolinter Ltda.

2. ALCANCE

Todos los registros del sistema de CSSMA de Bolinter Ltda. en el Proyecto “LAZOS (LOOP)
EXPANSION GVT FASE II TRAMO I”.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. Personal de Bolinter.

 Solicitar la inclusión o revisión de los formularios al Sistema de CSSMA de acuerdo a sus

necesidades.
 Generar, archivar y proteger los registros del sistema de CSSMA mientras estén bajo su
custodia.

3.2. Coordinador CSSMA

 Incluir los formularios aprobados en la Lista Maestra de Formularios Aprobados

4. REFERENCIAS Y DEFINICIONES

4.1. REFERENCIAS

CÓDIGO DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTO

ISO 9001: 2000 Sistema de Gestión de Calidad
ISO 14001:1996 Sistema de Gestión Ambiental
OHSAS 18001 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

4.2. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:

 CSSMA. Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

 Formularios. Documentos del Sistema de Gestión de Calidad que sirven para registrar
información.
 LMFA. Lista Maestra de Formularios Aprobados, hace referencia a los formularios aplicables
en la empresa.
 Registro. Evidencia objetiva de la realización de una cierta actividad, que sirve como
información, comprobación de hechos, relacionados con la Calidad de un producto y/o
servicio

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Este documento es controlado por el sistema de CSSMA de BOLINTER Ltda., su modificación se encuentra regulada según
procedimientos internos y su vigencia es valida al momento de su impresión. Fecha de Impresión: 17/03/2022 19:59 O3/p3
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5. FLUJOGRAMA

Flujo grama Responsable Docum. Aplicables

Inicio

6.1 Solicitud de
Elaboración o Modificación
de Formato de Registro
Personal de Bolinter

6.2 Aprobación
Formularios, Coordinador de CSSMA Formulario Propuesto
No
Conforme?

Si

6.3 Inclusión Lista

Maestra Formularios Coordinador de CSSMA GEC-02 / REG-01
Aprobados LMFA

6.4 Generación de Personal de Bolinter Formularios aplicables

Registros

6.5 Archivo de Registros

Personal de Bolinter Registros aplicables

6.6 Protección y Custodia

de Registros Personal de Bolinter Registros aplicables

Fin

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6. DESARROLLO.

6.1. Solicitud de Elaboración o Modificación de Formato de Registro.

Cualquier persona de la empresa puede solicitar la elaboración o modificación de formularios,

que afecten a su área o la gestión de CSSMA. Para dicho fin el coordinador de CSSMA
actuará como facilitador, colaborando en la elaboración de formularios según los formatos de
la empresa.

6.2. Aprobación Formularios.

El Coordinador de CSSMA verificará la compatibilidad y el cumplimiento de los formularios

con los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 y con el manual
integrado de CSSMA. También debe verificar que el contenido del formulario, se encuentre
adecuado a las actividades de su área y refleje su realidad.

6.3. Inclusión Lista Maestra Formularios Aprobados.

El Coordinador de CSSMA mantendrá un listado maestro de los formularios aprobados GEC-

03/REG-01 donde se listarán todos los documentos internos del Sistema de CSSMA
aprobados y se mantendrán actualizadas las revisiones vigentes.

6.4. Generación de Registros.

Los registros se generarán de acuerdo a los procedimientos, estos constituyen la evidencia

objetiva de que una actividad ha sido realizada, un producto ha sido fabricado o un servicio ha
sido prestado y que se cumple con los requisitos especificados. También constituyen la
evidencia de que el sistema de gestión esta implementado y es efectivo.

Todos los registros deberán ser confeccionados en forma clara, legible y deben contener
firma del responsable.

Los registros electrónicos deben contener firma electrónica u otro medio por el cuál se
documenta la responsabilidad del llenado del registro.

6.5. Archivo de Registros.

Los responsables de cada área definirán la forma de archivo, manteniendo los registros
ordenados y de fácil acceso.

6.6. Protección y Custodia de Registros.

a) Registros en Formato Papel.

Estos registros deberán ser protegidos en carpetas, folios u otra herramienta que proteja de
su deterioro, el tiempo de custodia se encontrará establecido en la lista maestra de
formularios aprobados.

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b) Registros en Formato Electrónico.

Los registros electrónicos del sistema de CSSMA merecen un trato especial, ya que deberán
protegerse contra posibles fallas de hardware, virus en el software y otros problemas.

Por esto todos los funcionarios de Bolinter Ltda. que registren electrónicamente deberán
realizar copias de seguridad (back ups) de los mismos.

6.7. Difusión y/o Capacitación.

Toda la documentación que se incluya en el sistema de CSSMA, deberá ser difundida e

informada al personal afectado, por el coordinador de CSSMA y/o autor.

6.8. Documentación Externa.

Cuando se utilice documentación externa que impacte en el Sistema de CSSMA esta se

mantiene controlada, actualizada y distribuida según la necesidad de uso a otros sectores. El
control de esta documentación se realizará de acuerdo al procedimiento GEC-02.

7. ANEXOS.

Ninguno.

8. CAMBIOS.

No Aplica

9. REGISTROS.

Frecuencia
Identificación Clasificación
Llenado Lugar de Responsable Tiempo de
(Como esta
Cuando se Archivo Custodia Custodia
Titulo Código ordenado)
llena form.
Lista Maestra de Cuando se Coord.
GEC-03/ Gerencia
Formularios aprueba un Sistemas de Correlativo 3 años
REG-01 CSSMA
Aprobados Formulario Gestión

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