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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 22/11/2021 Fecha:22/11/2021
Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CÓDIGO: CÓDIGO:
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD MM AAAA FECHA INICIAL: DD MM AAAA
FECHA FINAL: DD MM AAAA FECHA FINAL: DD MM AAAA
Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE
Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA: Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: 22/11/2021 Fecha: 22/11/2021
Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CÓDIGO: CÓDIGO:
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:

TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O

LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD MM AAAA FECHA INICIAL: DD MM AAAA
FECHA FINAL: DD MM AAAA FECHA FINAL: DD MM AAAA
Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE
Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA: Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO
 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO
Para el correcto diligenciamiento del presente formato se tendrán en cuenta las siguientes instrucciones.

1 La identificación de la institución, nombre del formato, código, fecha de aprobación y versión, no deberá ser modificado.

UNIDAD POLICIAL: Denominación de la unidad a la cual pertenece la dependencia productora. Se debe escribir el nombre de la unidad, evitar el uso de sigla. Ejemplo:
2 Departamento de Policía Caldas; Secretaria General.

3 DEPENDENCIA PRODUCTORA: Hace referencia a la designación según estructura orgánica, de la oficina o dependencia donde se producen los documentos.

4 CÓDIGO: Corresponde al número asignado a la unidad o dependencia productora de acuerdo a la codificación establecida en las Tablas de Retención Documental.

5 CÓDIGO SERIE/SUBSERIE: Código documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la codificación de las Tablas de Retención Documental. Ejemplo: 15.2

NOMBRE SERIE/SUBSERIE:: Nombre de la serie o subserie documental al que corresponde el o los expedientes, producto de la identificación en las Tablas de Retención
6 Documental. Ejemplo. Conceptos técnicos.

7 TÍTULO CARPETA O LIBRO: Definido por cada unidad con base en el asunto específico de la carpeta o el libro.

8 FECHA INICIAL: Corresponde a la fecha del primer documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
9 FECHA FINAL: Corresponde a la fecha del último documento que se encuentre dentro del expediente, libro o historia laboral. Bajo el formato DD -MM y AAAA.
10 NÚMERO DE FOLIOS: Corresponde a la totalidad de folios que contiene el expediente.
VOLUMEN: Hace referencia a los expedientes de la mismas serie, subserie y asunto que se encuentran en la caja. Ejemplo: si son 3 carpetas de la misma serie se indicaría 1 de
11 3 para la primera carpeta; 2 de 3 para la segunda carpeta y 3 de 3 para la tercera y última carpeta.
12 NÚMERO DE CARPETA: Corresponde al puesto que ocupa la carpeta dentro de la producción documental que reposa en la caja de la respectiva vigencia.
NÚMERO DE CAJA: Corresponde a la caja del archivo de gestión, central, intermedio e histórico donde se encuentra la carpeta, dentro de la producción documental en la
13 respectiva vigencia.

DATOS DE TRANSFERENCIA DCOUEMTNAL - ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO

14 NÚMERO DE TRANSFERENCIA: Número de transferencia o ingreso al depósito de archivo central, intermedio o histórico.

15 NÚMERO DE CAJA: Corresponde al número consecutivo de la caja según su ubicación dentro del archivo central, intermedio o histórico.

16 UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO: Ubicación de la carpeta dentro del archivo central, intermedio o histórico. (deposito o bodega, estante, entrepaño etc…)
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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: de liberación Fecha:de liberación
Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: SECERETARÍA GENERAL UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: GRUPO ADMINISTRACIÓN Y CONSERVACIÓN DEPENDENCIA PRODUCTORA:
DOCUMENTAL CÓDIGO: CÓDIGO:
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: 15.2 CONCEPTOS TÉCNICOS SERIE/SUBSERIE:
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:

TITULO CARPETA O RESPUESTA A CONCEPTOS TÉCNICOS DEL PROCESO DE GESTIÓN TITULO CARPETA O
LIBRO: DOCUMENTAL LIBRO:
FECHA INICIAL: DD 5 MM 01 AAAA 2020 FECHA INICIAL: DD MM AAAA
FECHA FINAL: DD 30 MM 12 AAAA 2020 FECHA FINAL: DD MM AAAA
Nro. DE FOLIOS: 97 VOLUMEN 1 DE 1 Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE
Nro. DE CARPETA: 4 Nro. DE CAJA: 1 Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO
15 35 B. 1 - E. 5 - BJ- 3

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Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: 1GD-FR-0008 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha: de liberación Fecha: de liberación
Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO Versión: 3 RÓTULO IDENTIFICACIÓN CARPETA Y/O LIBRO
POLICÍA NACIONAL POLICÍA NACIONAL

UNIDAD POLICIAL: UNIDAD POLICIAL:

DEPENDENCIA PRODUCTORA: DEPENDENCIA PRODUCTORA:
CÓDIGO: CÓDIGO:
CÓDIGO NOMBRE CÓDIGO NOMBRE
SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE: SERIE/SUBSERIE:
TITULO CARPETA O TITULO CARPETA O
LIBRO: LIBRO:
FECHA INICIAL: DD MM AAAA FECHA INICIAL: DD MM AAAA
FECHA FINAL: DD MM AAAA FECHA FINAL: DD MM AAAA
Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE Nro. DE FOLIOS: VOLUMEN DE
Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA: Nro. DE CARPETA: Nro. DE CAJA:
ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO ESPACIO EXCLUSIVO PARA EL ARCHIVO CENTRAL, INTERMEDIO E HISTÓRICO
Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO Nro. DE TRANSFERENCIA Nro. DE CAJA UBICACIÓN EN EL DEPÓSITO