Ing.

ALDEMIR QUINTERO SOLANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Titulo Creación de Reportes

Descripción Creación de Reportes, Informes con parámetros.
Tipo documento Laboratorio
Numero de Documento 3
Resultado de Aprendizaje
Duración 6 horas
Instructor Aldemir Quintero solano

1. Desarrollar las Reportes para dar 3. Conocer las formas distintas de

salida de información. creación de Informes.

2. Crear distintos tipos de Informes

1. Explicaciones dadas en Sesiones 2. Equipos con ACCESS.

3. Investigación en Internet, sitios web de 4. Trabajo colaborativo

Programación.

5. Libros y Revistas pertinentes

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En este laboratorio vamos a crear la salida de la información almacenada en las tablas, lo

que se conoce como Informes o Reportes.

1) Iniciemos nuestro laboratorio abriendo Access y localizando en nuestra base de

datos Contactos.

2) Una vez abierto note que deben existir los siguientes objetos de la base de datos:

Con el trabajo realizado en los laboratorios anteriores se han

creado distintos tipos de objetos:

 Tres tablas: Cargos, Ciudades, Contactos

 Tres Consultas: Consulta1, Consulta2, Consulta3
 Tres Formularios: Cargos, Ciudades, Contactos

Cada uno de estos objetos tiene una finalidad por ejemplo, las
tablas son el objeto principal de las bases de datos en ellas se
almacenará la información; también se encuentran los formularios
que es el objeto indicado para la captura de datos, aunque se
pueden capturar los datos desde las tablas directamente, no es
recomendable hacerlo así puesto que no todos los usuarios de una
base de datos deben tener acceso directo a las mismas, además
de esta manera se pueden ver los demás datos y es más
susceptible a errores de inserción. Por último están las consultas que ayudarán a dar
salida de valores de una o más tablas, considero que es el objeto que ayudará de mejor
manera a los informes para que este pueda presentar los datos.

3) Para empezar con nuestro primer reporte realice clic en la pestaña de crear en el
botón de reportes.
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4) Ahora aparece el área de trabajo para los informes (parecido a la creación de

formularios) y un panel en la parte derecha, el cual contiene los elementos de
datos que podemos insertar en el reporte.

5) Arrastre un objeto de Label (Etiqueta) hacia la parte del header en el formulario

6) Seleccione el botón de propiedades para cambiar algunos atributos de la etiqueta

que se introdujo en el paso anterior.
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7) En el cuadro de propiedades ubique las siguientes propiedades y asigne los valores

que se presentan en la siguiente tabla:

Cuadro de Propiedades.

Propiedad Valor
Titulo (Caption) Mis Contactos
Tamaño de Texo (FontSize) 28
Fuente de Texto (FontName) Arial

8) Su informe debe verse similar a la siguiente imagen

9) Ahora presione el botón de campos existentes.

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10) Una vez presionado el botón aparecerá nuevamente el panel para agregar los
campos de nuestras tablas a nuestro informe.

En es panel presione el link Mostrar todas las tablas (show all tables) .

11) Arrastre los campos de la tabla contactos hacia el cuerpo del reporte.

Cuando se expande la tabla de

contactos se muestran los campos
pertenecientes a ella.

Para este informe es necesario que usted arrastre los

campos uno a uno hasta el cuerpo del reporte.
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12) Su reporte debe ser similar a la imagen que se presenta a continuación:

13) Con esto nuestro informe es funcional, antes de ejecutarlo guardemos nuestro
reporte con el nombre de Rpt1Contactos
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14) Ejecute el Rpt1Contactos realizando doble clic sobre el panel de objetos que se
muestra en la parte derecha de Access. Note que se presentan los datos y estos
son de solo lectura, es decir, no se pueden modificar los valores.

15) Mejore la presentación de su reporte cambiando los títulos de algunas etiquetas

para que no se vean de manera muy técnica, como se muestra en la siguiente
tabla:

Etiqueta Titulo
nombreContacto Nombre
apellidoContacto Apellidos
direccionContacto Dirección
telefonoContacto Teléfono
correoContacto Correo
fNacimientoConcto Fecha de Nacimiento
generoContacto Genero
idCiudad Ciudad
idCargo Cargo
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16) Note como queda nuestro informe

17) También puede agregar en la parte inferior del cuerpo (detalle) del informe una
línea para mejorar la legibilidad o dividir los diferentes registros que existen en la
tabla.
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Otra de las maneras de generar un informe es utilizando el asistente, de la siguiente

manera:

1) Para nuestro segundo informe abra Access sino lo tiene aun abierto

2) Seleccione el botón asistente para Informe de la pestaña de crear.

3) Ahora seleccione en el cuadro de dialogo que aparece la consulta2 y todos los

campos de esta como se presenta en la imagen. Luego presione siguiente.
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4) En el siguiente cuadro usted puede organizar sus contactos por ciudades o dejarlo
que se muestren todos, deje la opción por defecto y presione siguiente:
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5) Ahora el cuadro de dialogo le permitirá agrupar los registros de varias maneras. En

nuestro ejemplo sencillo deje las opciones por defecto y presione siguiente.

6) Ordene por nombre de forma ascendente y presione siguiente.

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7) Deje su cuadro de dialogo como se presenta en la siguiente imagen:

8) Seleccione el estilo que más le guste y presione siguiente

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9) Para terminar colocamos el nombre del informe Rpt2Contactos y presionamos

Finalizar.

10) La presentación de nuestro nuevo informe debe ser similar a la siguiente:

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11) Para cambiar el titulo y los títulos de los campos, vaya a la vista de diseño y
modifíquelos para que queden de una forma correcta.
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Desarrollar los informes para todas las consultas pedidas en la parte de autoevaluación del
anterior laboratorio (Lab 3. Consultas).